SwyxIt! Benutzerdokumentation - NetCologne€¦ · SwyxIt! Benutzerdokumentation SwyxIt! Die ultraflexible Telefonie-Software für den Windows-PC Stand: April 2013

SwyxIt! Benutzerdokumentation

SwyxIt! Die ultraflexible Telefonie-Software für den Windows-PC

Stand: April 2013

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Inhaltsverzeichnis3

InhaltsverzeichnisSwyxIt! Benutzerdokumentation 1

Neue Funktionen .................................................................................... 9

Einleitung ............................................................................................... 12

Was ist gemeint mit ... ? ...................................................................... 151.1 Teilnehmer ......................................................................... 151.2 Gruppe ................................................................................ 151.3 Rufsignalisierung............................................................... 151.4 Statussignalisierung .......................................................... 151.5 Rufnummer (Telefonnummer) ....................................... 151.6 Rufberechtigungen ........................................................... 161.7 Leitung ................................................................................ 161.8 Trunk und Trunk-Gruppe ................................................ 161.9 Benutzer.............................................................................. 171.10 Aktive Verbindung ............................................................ 171.11 Gehaltene Verbindung .................................................... 171.12 Anklopfen ........................................................................... 171.13 Konferenz ........................................................................... 171.14 Makeln ................................................................................ 181.15 Akustische Signale ............................................................ 181.16 Skin ...................................................................................... 181.17 Call Routing........................................................................ 191.18 Voicemail ............................................................................ 191.19 Fernabfrage ........................................................................ 191.20 CTI........................................................................................ 191.21 Rückruf................................................................................ 201.22 Nachbearbeitungszeit ...................................................... 201.23 Direktansprache ................................................................ 20

Wie funktioniert SwyxIt!...................................................................... 212.1 SwyxWare - Zusammenspiel der Komponenten ......... 212.2 Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule

(Optionspakete) ................................................................ 22

Anmelden und Abmelden .................................................................... 243.1 Anmeldung am SwyxServer mit den Windows-Benut-

zerdaten .............................................................................. 243.2 Anmeldung am SwyxServer mit Benutzernamen und

Kennwort ............................................................................ 243.2.1 Kennwort ändern ....................................................... 25

3.3 Benutzer wechseln............................................................ 253.4 Meldungsprotokoll ........................................................... 263.5 Benutzerrechte .................................................................. 263.6 Aufruf aus der Befehlszeile ............................................. 28

Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche .......................................................... 294.1 Die Oberflächenelemente von SwyxIt! ........................ 29

4.1.1 Menüs......................................................................... 294.1.2 Statusbereich ............................................................. 304.1.3 Symbolleiste ............................................................... 304.1.4 Leitungen mit Display-Elementen ............................. 314.1.5 Eingabefeld mit Suchfunktion ................................... 314.1.6 Funktionstasten.......................................................... 314.1.7 Namenstasten ............................................................ 324.1.8 Infoleiste .................................................................... 364.1.9 Hintergrund ............................................................... 36

4.2 Funktionen der Oberflächenelemente ......................... 364.2.1 SwyxIt! Menüs ........................................................... 364.2.2 Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence) -

Überblick.................................................................... 464.2.3 Funktionstasten - Überblick ...................................... 48

Inhaltsverzeichnis4

Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte ........................................... 525.1 SwyxIt! starten ................................................................... 525.2 Wie rufe ich einen Teilnehmer an?................................ 525.3 Wie nehme ich ein Telefongespräch an? ..................... 535.4 Wie beende ich ein Gespräch?....................................... 535.5 Wie leite ich eine Rückfrage ein? ................................... 535.6 Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern?.. 545.7 Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? ....... 545.8 Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage? ..... 555.9 Wie leite ich einen Anruf direkt weiter? ....................... 555.10 Wie nutze ich Erweiterte Statusinformationen (Rich

Presence)?........................................................................... 56

Leitungen ............................................................................................... 596.1 Telefoniefunktionen......................................................... 59

6.1.1 Anrufen ...................................................................... 596.1.2 Annehmen oder Ablehnen eines Gespräches.......... 606.1.3 Halten ......................................................................... 606.1.4 Wechseln zwischen Leitungen.................................. 606.1.5 Verbinden .................................................................. 616.1.6 Verbinden ohne Rückfrage (Blind Call Transfer)...... 626.1.7 Sperren von Leitungen (Nachbearbeitungszeit) ...... 626.1.8 Verwendung einer bestimmten Leitung

(Signalisierung der jeweiligen Rufnummer) ............. 63

6.2 Funktionen der Leitungstaste ......................................... 646.2.1 Leitungszustand ......................................................... 646.2.2 Leitungstaste konfigurieren ...................................... 72

Das Telefonbuch................................................................................... 797.1 Verwenden des Telefonbuches...................................... 797.2 Importieren/Exportieren von Telefonbucheinträgen. 827.3 Besonderheiten beim Ändern des Globalen Telefon-

buchs ................................................................................... 84

7.4 Globale Kurzwahlen.......................................................... 85

Umleitungen.......................................................................................... 868.1 Sofortige Umleitung ......................................................... 86

8.1.1 Umleitungstasten ....................................................... 868.1.2 Standard-Umleitung und

vorübergehende Umleitung...................................... 878.1.3 Sofortige Umleitung von einem

anderen Endgerät aus ändern.................................... 88

8.2 Verzögerte Umleitung...................................................... 898.3 Umleiten bei Besetzt ........................................................ 898.4 Mobile Erweiterungen...................................................... 90

8.4.1 Parallele Rufsignalisierung......................................... 908.4.2 SwyxIt! Mobile und MobileExtensionManager ........ 91

Voicemail und Fernabfrage ................................................................. 939.1 Voicemails aufzeichnen, abhören und bearbeiten..... 93

9.1.1 Voicemails abhören ................................................... 939.1.2 Aufgezeichnete Nachricht bearbeiten ...................... 95

9.2 Der Ansagen-Assistent ..................................................... 959.3 Konfiguration der Standardvoicemail ........................... 969.4 Fernabfrage ........................................................................ 97

9.4.1 Sofortige Umleitung per Fernabfrage ändern ........ 100

SwyxIt! - Funktionen im Detail ......................................................... 10210.1 Übersicht über die Funktionen von SwyxIt! .............. 10210.2 Lautsprecher und Mikrofon .......................................... 105

10.2.1 Lautstärke regulieren ............................................... 10510.2.2 Mikrofon ausschalten .............................................. 105

10.3 Audio-Modi ...................................................................... 10610.3.1 Anrufe in verschiedenen Audio-Modi

durchführen ............................................................. 107

10.4 Zweitanruf unterbinden................................................. 108

Inhaltsverzeichnis5

10.5 Rufnummer unterdrücken ............................................ 10810.6 Suchfunktion im Eingabefeld........................................ 10810.7 Rufjournal ......................................................................... 109

10.7.1 Informationen zu den Rufen ................................... 10910.7.2 Funktionen im Rufjournal........................................ 11010.7.3 Alle Rufe ................................................................... 11110.7.4 Anrufliste.................................................................. 11210.7.5 Wahlwiederholungsliste.......................................... 11210.7.6 Entgangene Anrufe .................................................. 11310.7.7 Eigene Rückrufwünsche .......................................... 11410.7.8 Mitgeschnittene Gespräche .................................... 11410.7.9 Rufjournal konfigurieren ......................................... 115

10.8 Wahlwiederholung ......................................................... 11610.8.1 Kontextmenü zur Wahlwiederholungstaste ........... 11610.8.2 Automatische Wahlwiederholung .......................... 11710.8.3 Wahlwiederholung konfigurieren .......................... 118

10.9 Namenstaste und Statussignalisierung ....................... 11910.9.1 Kontextmenü zur Namenstaste ............................... 11910.9.2 Namenstasten konfigurieren................................... 12110.9.3 Statussignalisierung ................................................. 12510.9.4 Verschieben/Kopieren von Namenstasten ............. 125

10.10 Verwendung von DTMF-Signalen als Nachwahlziffern .............................................................. 125

10.11 Verknüpfungstasten - Anwendung oder Internet-Adresse über SwyxIt! aufrufen..................... 126

10.12 Namens- und Verknüpfungstasten exportieren und importieren .............................................................. 127

10.13 Rufsignalisierung und Übernahme.............................. 12710.13.1Konfiguration der Rufsignalisierung....................... 128

10.14 Collaboration per Mausklick ........................................ 12910.14.1Definition einer Standardanwendung für

Collaboration ........................................................... 12910.14.2Collaboration mit SwyxIt! Meeting ........................ 130

10.15 Mitschneiden ................................................................... 13110.15.1Mitschneiden von Gesprächen............................... 13110.15.2Anhören und Bearbeiten von mitgeschnittenen

Gesprächen .............................................................. 13210.15.3Wiedergeben und Exportieren

mitgeschnittener Gespräche ................................... 13210.15.4Einspielen eines Mitschnitts in ein Gespräch......... 13310.15.5Mitschneiden konfigurieren ................................... 133

10.16 Projektkennziffer............................................................. 13410.17 Rückruf .............................................................................. 134

10.17.1Rückruf bei Besetzt ................................................. 13510.17.2Rückruf bei nicht angenommenen Ruf .................. 136

10.18 Rufprotokoll ..................................................................... 13810.19 Direktansprache .............................................................. 13810.20 Wählen aus jeder Anwendung heraus ........................ 13910.21 Konferenz ......................................................................... 139

10.21.1Konferenzen starten................................................ 13910.21.2Rückfragen und Hinzufügen................................... 14010.21.3Konferenz verlassen oder beenden........................ 14110.21.4Konferenzräume...................................................... 141

10.22 Rufaufschaltung............................................................... 14210.22.1Mehrere Rufaufschaltungen ................................... 14310.22.2Konfiguration einer Namenstaste für

die Rufaufschaltung ................................................. 143

10.23 Video ................................................................................. 14410.23.1Videofunktionalität ................................................. 14410.23.2Videoanruf starten................................................... 14510.23.3Videoanruf auf Halten legen................................... 145

SwyxIt! Messenger.............................................................................. 14711.1 Senden von Sofortnachrichten..................................... 14711.2 Optionen im SwyxIt! Messenger ................................. 148

Inhaltsverzeichnis6

SwyxIt! einstellen ............................................................................... 15012.1 Benutzerprofil.................................................................. 150

12.1.1 Allgemein ................................................................. 15012.1.2 Listen ........................................................................ 15212.1.3 Mitschneiden ........................................................... 15212.1.4 Namenstasten .......................................................... 15312.1.5 Verknüpfungstasten ................................................ 15312.1.6 Leitungstasten .......................................................... 15412.1.7 Skin........................................................................... 15412.1.8 Ruftöne..................................................................... 15512.1.9 Tastatur..................................................................... 15712.1.10SwyxPhone .............................................................. 15812.1.11Endgeräte................................................................. 16112.1.12Verschlüsselung ...................................................... 162

12.2 SwyxIt! - Lokale Konfiguration ..................................... 162

Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt! ................................ 16913.1 Rufnummernformate in Outlook................................. 16913.2 SwyxIt! und Microsoft Outlook ................................... 169

13.2.1 Konfiguration ........................................................... 17113.2.2 Teilnehmer direkt aus

den Outlook-Kontakten anrufen ............................ 17313.2.3 Anruf aus einer E-Mail heraus starten ..................... 17413.2.4 Anruf aus einem Kalender-Eintrag heraus starten .. 17413.2.5 Outlook-Kontakte bei eingehenden Rufen

verwenden ............................................................... 17513.2.6 Anzeigen und Erstellen von

Outlook-Kontakten während eines Gespräches .... 17513.2.7 Anzeigen und Erstellen von

Outlook-Kontakten aus Listen................................. 17613.2.8 Erstellen und Anzeigen von

Outlook-Journaleinträgen ....................................... 17613.2.9 Erstellen eines Journaleintrags während

eines Gespräches ..................................................... 17713.2.10Outlook-Kalender auf Namenstaste ....................... 17713.2.11Erstellen einer Terminanfrage über

eine Namenstaste..................................................... 17713.2.12Erstellen einer Aufgabenanfrage über

eine Namenstaste..................................................... 17813.2.13Auflösung des Outlook-Kontaktes auf

der Namenstaste ...................................................... 17813.2.14Swyx Voicemail Player ............................................. 178

13.3 Namensauflösung aus Outlook-Kontakten................ 179

Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!............................................ 18114.1 Swyx-Optionspaket für Lotus Notes - Installation .... 18114.2 Konfiguration ................................................................... 181

14.2.1 Rufnummernformate .............................................. 182

14.3 Wählen aus Lotus Notes ................................................ 18314.4 Namensauflösung bei eingehendem Ruf ................... 18414.5 Anzeigen eines Lotus Notes-Kontaktes bei

eingehendem Ruf ............................................................ 18414.6 Anzeigen und Erstellen von

Lotus Notes-Kontakten während eines Gespräches. 18414.7 Anzeigen und Erstellen von

Lotus Notes-Kontakten aus Listen................................ 18414.8 Namenstasten .................................................................. 185

14.8.1 Kalender auf der Namenstaste ................................ 18514.8.2 Erstellen einer Terminanfrage über

eine Namenstaste..................................................... 18614.8.3 Erstellen einer Aufgabenanfrage über

eine Namenstaste..................................................... 18614.8.4 Auflösung des Lotus Notes-Kontaktes auf

der Namenstaste ...................................................... 186

14.9 Swyx-Optionspaket für Lotus Notes - Deinstallation .......................................... 187

Inhaltsverzeichnis7

SwyxIt! mit SwyxPLUS ....................................................................... 18815.1 Voraussetzungen zur Nutzung von SwyxPLUS.......... 18915.2 Installation und Einrichtung.......................................... 189

15.2.1 Installation von DATEV pro ..................................... 18915.2.2 SwyxIt! mit SwyxPLUS installieren .......................... 189

15.3 Wie benutze ich SwyxPLUS VisualContacts ............... 19115.3.1 Aufbau der Benutzeroberfläche.............................. 191

15.4 Nach Kontakten suchen ................................................. 19215.5 Anzeige der Kontakte parallel zum Anruf................... 193

15.5.1 Mehrere Anrufe ....................................................... 193

15.6 Wie benutze ich SwyxPLUS für DATEV pro................ 19415.6.1 Kontakte aus DATEV pro anrufen............................ 19415.6.2 Anrufdaten an die DATEV-Telefonie weiterleiten .. 194

Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+ ............................................................................. 19616.1 CTI SwyxIt! steuert ein SwyxPhone............................. 19616.2 CTI SwyxIt! auf einem Terminalserver steuert

ein lokales SwyxIt! .......................................................... 19716.3 Option "SwyxCTI+" ........................................................ 198

16.3.1 CTI SwyxIt! steuert ein Telefonie-Endgerät ............ 19816.3.2 CTI SwyxIt! steuert ein externes Telefon über

seine Rufnummer .................................................... 199

16.4 Konfiguration der Ruftöne in CTI SwyxIt! .................. 20116.5 Beenden des CTI-Modus ............................................... 20116.6 Änderungen des CTI-Modus nach dem Abmelden,

Beenden und Neustarten von SwyxIt! ........................ 201

Benutzung von Skins .......................................................................... 20317.1 Skin laden ......................................................................... 20317.2 Skin bearbeiten ............................................................... 204

17.2.1 Neu (Menübefehl) ................................................... 20517.2.2 Markieren von einem oder mehreren Objekten.... 206

17.2.3 Kopieren (Menübefehl) ........................................... 20617.2.4 Kopieren von mehreren Elementen ........................ 20617.2.5 Einfügen (Menübefehl)............................................ 20617.2.6 Entfernen (Menübefehl) .......................................... 20717.2.7 Format kopieren (Menübefehl) ............................... 20717.2.8 Format einfügen (Menübefehl) .............................. 20717.2.9 Objekt in den Vordergrund (Menübefehl) ............. 20817.2.10Objekt eine Position nach vorne (Menübefehl) .... 20817.2.11Objekt in den Hintergrund (Menübefehl) ............. 20817.2.12Objekt eine Position nach hinten (Menübefehl) ... 20817.2.13Alle Texte zurücksetzen (Menübefehl) .................. 20817.2.14Skin laden... (Menübefehl)...................................... 20917.2.15Skin editieren (Menübefehl)................................... 20917.2.16Skin speichern... (Menübefehl)............................... 20917.2.17Hilfethemen (Menübefehl) ..................................... 20917.2.18Info über SwyxIt!... (Menübefehl) .......................... 20917.2.19Beenden (Menübefehl) ........................................... 20917.2.20Hintergrundbilder bearbeiten ................................ 20917.2.21Das Kopieren zwischen Skins ................................. 21017.2.22Objekt verschieben................................................. 21117.2.23Tasten bearbeiten (Aktionsflächen)........................ 21117.2.24Informationsflächen (Display-Elemente)

bearbeiten ................................................................ 21717.2.25Schieberegler bearbeiten........................................ 22117.2.26Registerkarten (Seiten)............................................ 22517.2.27SwyxIt! Web Extension ........................................... 227

17.3 Skin speichern ................................................................. 231

SwyxIt! installieren und deinstallieren ............................................. 23318.1 Voraussetzungen............................................................. 23318.2 Vorbereitungen für die Installation ............................. 233

18.2.1 SwyxIt! Handset installieren.................................... 234

Inhaltsverzeichnis8

18.2.2 SwyxIt! Headset installieren.................................... 23418.2.3 SwyxIt! Handset / SwyxIt! Headset

ohne zusätzliche Lautsprecher betreiben .............. 234

18.3 SwyxIt! - Installation der Software............................... 23418.3.1 Installation ............................................................... 23418.3.2 Benutzerdefinierte Installation ............................... 23518.3.3 Installation aus der Befehlszeile.............................. 23718.3.4 Aktualisierung .......................................................... 23818.3.5 Deinstallation ........................................................... 23818.3.6 Besonderheiten bei der Verwendung ab

Windows Vista und Windows Server 2008 .............. 239

18.4 SwyxIt!-Installation im Home Office........................... 23918.5 Trace-Dateien zur Fehlerbehebung............................. 240

Telefonieren aus Drittanwendungen ................................................ 241A.1 Installation der TAPI 2.x ................................................. 241A.2 Drittanwendungen für SwyxIt! konfigurieren am

Beispiel der Microsoft Wählhilfe 1.0............................ 241

Taskleiste und Infobereich................................................................. 243B.1 Symbole in der Taskleiste .............................................. 243

B.1.1 Statussignalisierung im Vorschaufenster................ 243B.1.2 Sprungliste ............................................................... 244B.1.3 Anrufinformationen in der SwyxIt!-Sprungliste ..... 244

B.2 Symbole im Infobereich: ............................................... 246

Übersicht: Drag & Drop .................................................................... 248

SwyxIt! Handset P280........................................................................ 250D.1 Systemvoraussetzungen ................................................ 250D.2 Standardverhalten von SwyxIt! Handset P280 ........... 250D.3 SwyxIt! Handset P280-Funktionen im Detail.............. 251

D.3.1 Signalisierung der oberen LED ................................ 251D.3.2 Lautsprecher-Taste................................................... 251

D.3.3 Headset-Taste........................................................... 252D.3.4 Plus-/Minus-Taste ..................................................... 253D.3.5 „Stumm“-Taste ......................................................... 253D.3.6 Nutzung der Tasten am SwyxIt! Handset P280

bei Anschluss weiterer Endgeräte (z. B. eines SwyxIt! Speakerphone P150)................. 254

D.4 SwyxIt! Handset P280 einem Audio-Modus zuweisen ................................................. 254

Endgeräte ............................................................................................. 257E.1 Übersicht über die verfügbaren Endgeräte................ 257

E.1.1 Handsets................................................................... 257E.1.2 Headsets ................................................................... 257E.1.3 Kabel zum Anschluss eines Headsets ..................... 258E.1.4 Tisch-Telefone.......................................................... 260E.1.5 Schnurlose DECT-Telefone...................................... 260E.1.6 SwyxConnect ........................................................... 260

E.2 Konfiguration der Endgeräte in SwyxIt!...................... 261E.3 Bedienung des SwyxIt! Handset P280 ......................... 261E.4 USB Headset Adapter ohne Tasten.............................. 261E.5 Endgeräte von Fremdherstellern.................................. 261

E.5.1 Automatische Erkennung von Geräten ................... 262E.5.2 SIP-Endgeräte ........................................................... 262E.5.3 IP a/b Adapter ........................................................... 262

SwyxIt! im Terminalserverbetrieb .................................................... 263F.1 CTI SwyxIt! auf einem Terminal Server ...................... 263F.2 TAPI für Windows Terminal Services........................... 263

Technische Begriffe ............................................................................ 265

Funktionscodes ................................................................................... 271

9 Neue Funktionen

Neue FunktionenIn diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht darüber, welcheneuen Möglichkeiten Ihnen SwyxWare bietet.

SwyxIt! 2013

Funktion Erläuterung

Option „SwyxCTI+“ Diese Option bietet die Möglichkeit, mit CTI SwyxIt! ein Telefonie-Endgerät zu steuern oder CTI SwyxIt! mit einem exter-nen Telefon über seine Rufnummer zu verknüpfen. Weitere Informationen entneh-men Sie bitte dem Kapitel 16, Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+, Seite 196.

Option “SwyxPLUS VisualContacts”

SwyxPLUS VisualContacts bietet einen schnellen und effizienten Zugriff auf Kontaktdaten wie Namen, Adressen, Rufnummern, Bilder und kundenspezifi-sche Angaben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Option “SwyxPLUS VisualContacts”, Seite 188.

Option “SwyxPLUS für DATEV pro”

Diese Option ermöglicht die Integration von DATEV pro in SwyxWare. Die DATEV Kontaktdaten und die Telefoniefunktion werden mit SwyxIt! zusammengeführt. Telefonische Kommunikation und Daten-verwaltung werden effektiver und können in weniger Schritten abgewickelt werden.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Option “SwyxPLUS für DATEV pro”, Seite 188.

Verknüpfte Kontakte auf Namenstasten

Namenstasten können mit Kontaktdaten aus angebundenen Anwendungen (z. B. SwyxPLUS VisualContacts, SwyxPLUS für DATEV pro, Microsoft® Outlook, IBM® Lotus Notes) verknüpft werden. Die erweiterten Kontaktinformationen werden im Kontext-menü der Namenstaste dargestellt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Kontextmenü zur Namenstaste, Seite 32.

Erweiterung der Kontaktkarten

Kontaktinformationen aus angebundenen Anwendungen erscheinen ebenfalls auf der Kontaktkarte, falls die entsprechende Namenstaste mit einem Verknüpften Kontakt belegt ist. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Kontaktkarte, Seite 35.

Verbesserte Outlook-Integration

SwyxIt! Wählhilfe und Swyx Voicemail Player wurden mit verbesserter Benutzer-oberfläche und erweiterter Funktionalität für die Unterstützung von neuen Outlook-Versionen ausgestattet. Weitere Informatio-nen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 169.

Unterstützung SwyxIt! Handset P280

USB-Endgerät, welches die Nutzung des kompletten SwyxIt!-Funktionsumfangs ermöglicht. Weitere Informationen entneh-men Sie bitte dem Kapitel Anh. D:, SwyxIt! Handset P280, Seite 250.

Statussignalisierung im Telefonbuch

Erweiterte Statusinformationen der SwyxWare-Benutzer werden nun auch im Telefonbuch mit Hilfe von Symbolen angezeigt.


Neue Funktionen10

Statussignalisierung im Vorschaufenster

Der eigene Status des SwyxWare-Benutzers wird nun auch im SwyxIt!-Vorschaufenster über der Windows-Taskleiste angezeigt und kann direkt gewechselt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel B.1.1, Statussignalisierung im Vorschaufenster, Seite 243.

Kopierfunktion von Rufnummern im Kontextmenü

Über das Kontextmenü können Sie jetzt Rufnummern von der SwyxIt! Oberfläche in die Zwischenablage kopieren, um sie ander-weitig zu nutzen.

Anrufinformationen in der Windows-Sprung-liste und im Windows-Startmenü

Die entgangenen Anrufe und zuletzt gewählten Rufnummern werden nun in der Sprungliste über der Windows-Taskleiste und im Startmenü angezeigt. Über die Sprungliste können Sie nun Anrufe initiie-ren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel B.1.2, Sprungliste, Seite 244.

Neue Symbole in der Taskleiste

Bei entgangenen Anrufen oder neuen Voicemails wird das SwyxIt!-Symbol in der Taskleiste entsprechend markiert. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel B.1, Symbole in der Taskleiste, Seite 243.

Visuelles Hervorheben verpasster Anrufe im Rufjournal

Verpasste Anrufe werden im Rufjournal nun markiert dargestellt. Somit sind verpasste Anrufe besser ersichtlich.

SwyxIt! 2011 R2

Voreinstellungen für verschiedene Arten tele-fonischer Kommunika-tion

Einstellungen für das Freisprechen, Lauthö-ren, Telefonieren mit Headset oder Handset sind in den Konfigurationstypen (Audio-Modi) zusammengefasst. Für jeden Audio-Modus bestimmen Sie Audio-Geräte und die Lautstärke. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.3, Audio-Modi, Seite 106.

Direkte Wahl eines Audio-Gerätes für ein Telefongespräch

Ab Version 2011 R2 können Sie auf der SwyxIt!-Skin wählen mit welchem Audio-Gerät bzw. in welchem Audio-Modus Sie Telefongespräche einleiten, weiterführen und annehmen wollen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.3.1, Anrufe in verschiedenen Audio-Modi durchführen, Seite 107.

Einfachere Konfigura-tion der Audio-Geräte

Die Einstellungen für Audio-Geräte, die vor der Version 2011 R2 mit Hilfe des Sound-Wizards vorgenommen werden konnten, befinden sich ab sofort im Menü “Lokale Konfiguration”. Noch schneller können diese Einstellungen über das Kontextmenü der entsprechenden Funktionstaste aufge-rufen werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So legen Sie Einstellungen zur Verwendung der Audio-Geräte fest, Seite 165.

Neue Funktionen11

SwyxIt! 2011


Erweiterte Statusinfor-mationen (Rich Presence)

Sie können ab Version 2011 im SwyxIt! erweiterte Statusinformationen hinterle-gen. Dadurch geben Sie Ihren Gesprächs-partnern genaue Auskunft über Ihre Verfügbarkeit. Sie können zwischen „Erreichbar“, „Abwesend“, „Nicht stören“ und „Abgemeldet“ wählen und zusätzlich einen Text eingeben, der Ihren momenta-nen Status genauer beschreibt. Des Weite-ren ist die Auswahl eines eigenen Benutzerbildes möglich. Der ausgewählte Status und Ihr Benutzerbild werden bei Ihrem Gesprächspartner, auf der mit Ihrer Rufnummer belegten Namenstaste, angezeigt. Weitere Informationen entneh-men Sie bitte dem Kapitel 4.2.2, Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence) - Überblick, Seite 46.

Änderung der bisheri-gen „Ruhe vor dem Telefon“-Funktion

Bisher wurde ein eingehender Ruf bei Aktivierung der Funktion „Ruhe vor dem Telefon“ direkt an Ihre Standardvoicemail umgeleitet. Ab Version 2011 wird diese Funktion so nicht mehr unterstützt. Eine Rufumleitung zur Standardvoicemail kann jedoch weiterhin mit Hilfe einer Call Routing-Regel oder Umleitung-Konfigura-tion realisiert werden. Weitere Informatio-nen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 4.2.2, Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence) - Überblick, Seite 46.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8, Umleitungen, Seite 86.

Sprachcodec SwyxIt! unterstützt ab Version 2011 die Übertragung von Sprachdaten in HD-Audio-Qualität. Sie können zwischen einer hohen Sprachqualität und somit hoher Bandbreite oder komprimierten Sprachda-ten und niedriger Bandbreite wählen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Registerkarte „Audio-Modus“, Seite 163.

Codec-Transparenz Ab Version 2011 können mit Hilfe der Codec-Transparenz nun auch Endgeräte mit bisher nicht unterstützten Codecs, wie z. B. Videotelefone oder Telepresence-Lösungen an einer SwyxWare betrieben werden.

Verschlüsselung via SRTP-Protokoll

Alle aktuellen SwyxPhone Lxxx sowie SwyxIt! unterstützten die Verschlüsselung der Sprachdaten über das Secure Realtime Transport Protokoll (SRTP) in Zusammen-hang mit SwyxWare.

Abkündigung von Gerä-ten

Folgende Geräte werden mit der Version 2011 nicht mehr unterstützt:• SwyxPhone L420• SwyxPhone S315


12 Einleitung

EinleitungMit SwyxWare nutzen Sie ein softwarebasiertes Telefoniesystem, dasIhnen weitreichende Vorteile bietet.

Der Telefonserver SwyxServer ist das Herzstück, das die kompletteFunktionalität einer komplexen Telefon-Nebenstellenanlage bereit-stellt. Der SwyxServer steuert die Gesprächsvermittlung (um z. B.Gespräche an andere Nebenstellen, in das öffentliche Telefonnetzoder an Ihre Voicemail weiterzuleiten) und verwaltet Endgeräte undBenutzer.

SwyxWare bietet einen skalierbaren Funktionsumfang - damit könnenSie in Abhängigkeit Ihres Kommunikationsbedarfs verschiedene Opti-onspakete erwerben. Damit steht Ihnen ein System zur Verfügung,das Sie auch bei geänderten Anforderungen ganz einfach an Ihreneue Situation anpassen können.

Was ist “SwyxIt!”?

SwyxIt! ist eine Software, die zusammen mit SwyxServer im PC-Netzdes Unternehmens Ihren PC zu einem äußerst leistungsfähigen Kom-forttelefon macht. SwyxIt! bietet Ihnen dabei Leistungs- und Funkti-onsmerkmale, mit denen Sie Ihre Kommunikation erheblicheinfacher, schneller und zielgerichteter durchführen können.

Einen Überblick über die Vielzahl der unterstützten Funktionen beiVerwendung von SwyxIt! als Endgerät für Ihren SwyxServer finden Siein Kapitel 10.1, Übersicht über die Funktionen von SwyxIt!, Seite 102.Mehr über neue Produkte von Swyx erfahren Sie im Internet unter http://www.swyx.com

SwyxIt! HandbuchDiese Dokumentation ist für die Anwender von SwyxIt! konzipiert. Siesteht Ihnen als Online-Hilfe und als PDF zur Verfügung. Darin werdenalle wichtigen Themen zur Nutzung Ihres SwyxIt!-Clients erläutert.

Handbuch „Swyx Extended Call Routing“In dieser Dokumentation finden Sie Beschreibungen zu den Kompo-nenten von SwyxIt!, die Ihnen eine professionelle Rufbehandlungbieten. Dies sind:

der Call Routing Manager

der Grafische Skript Editor

Diese Dokumentation setzt voraus, dass Sie mit den Grundfunktionenvon SwyxIt!, wie sie in der SwyxIt!-Dokumentation beschrieben wer-den, vertraut sind.

Handbuch „SwyxFax Client“Das Handbuch „SwyxFax Client“ beschreibt die Funktionen zum Sen-den und Empfangen von Faxen über Ihren Computer. Erläuterungenzur Serverkomponente SwyxFax Server finden Sie in der Administra-tordokumentation.

Konventionen für die Beschreibungen

Bedienschritte

“Klicken” bedeutet in dieser Dokumentation grundsätzlich: Sie kli-cken einmal mit der linken Maustaste.

“Doppelklicken”: Sie klicken zweimal kurz mit der linken Maustaste.

Ist für einen Bedienschritt die rechte Maustaste erforderlich, weist derText ausdrücklich darauf hin:

„Klicken Sie mit der rechten Maustaste...“

Menübedienung

Anweisungen, die sich auf das Auswählen bestimmter Menüeinträgebeziehen, werden folgendermaßen dargestellt:

“Listen | Telefonbuch...”

verweist auf den Menüpunkt „Telefonbuch...“, den Sie im Menü „Lis-ten“ finden.

Das Kontextmenü zu einem Bedienungselement öffnet sich, wenn Siemit der rechten Maustaste auf das Element klicken.

http://www.swyx.com/de.html

Einleitung13

Besondere Gestaltungselemente

So werden Anweisungen gestaltet, die den Benutzer zu einer Handlung auffordern, die auch in mehreren Bedienschritten (1., 2. usw.) erledigt werden kann.

So werden Sicherheitshinweise gestaltet, deren Missachtung zu materiel-len Schaden oder Datenverlust führen kann.

So werden Hinweise gestaltet, deren Missachtung zu Lizenzrechtverlet-zungen, Missverständnissen, Störungen und Verzögerungen bei der Soft-warebedienung führen kann.

So werden Informationen gestaltet, die nicht überlesen werden sollten.

So werden nützliche Tipps gestaltet, die die Softwarebedienungerleichtern können.

Online-HilfeUm das Hilfesystem aufzurufen, klicken Sie in der Menüleiste auf„Hilfe | Hilfe“. Viele Eingabefenster enthalten die Schaltfläche „Hilfe“.Um Hilfe zu dem jeweiligen Dialog zu erhalten, klicken Sie einfach auf„Hilfe“. Als schnelle Alternative können Sie auch einfach auf die Funkti-onstaste „F1“ drücken, um das entsprechende Onlinehilfe-Thema aufzu-rufen.

Wenn die Registerkarten Inhalt, Index und Suchen nicht angezeigt wer-den, klicken Sie auf „Einblenden“.

Klicken Sie im Hilfefenster auf eine der Registerkarten:

Registerkarte Zweck

Inhalt Einblenden des Inhaltsverzeichnisses der Hilfe.

Index Suche oder Auswahl bestimmter Wörter bzw. Ausdrücke aus einer Liste mit Stichwörtern.

Suchen Suche nach Stichwörtern innerhalb der Online-Hilfe.

Favoriten Festlegen von Favoriten.

Einleitung14

Weitere InformationDa eine gedruckte Dokumentation fertigungsbedingt nicht immer denaktuellsten Stand der Software widerspiegeln kann, finden Sie hier wei-tere Informationen:

Aktuelle Information zu den Produkten entnehmen Sie bitte der Home-page im Internet:

http://www.swyx.com

Unter der Rubrik ’Support’ der Homepage können Sie die aktuellsteDokumentation (PDF) herunterladen:

http://www.swyx.com/de/service-support.html

Eine Kurzanleitung (Quickstart) ist sowohl gedruckt als auch als PDF zumAusdrucken auf der DVD und im Startmenü verfügbar. Wenden Sie sichhierzu an Ihren Administrator.

http://www.swyx.com/de.htmlhttp://www.swyx.com/de/service-support.html

Was ist gemeint mit ... ?15

1 Was ist gemeint mit ... ?In der SwyxWare-Dokumentation häufig benutzte Begriffe werden indiesem Kapitel näher definiert.

Weitere technische Begriffe, die im Zusammenhang mit der „Voice-over-IP“-Technik auftreten, finden Sie in Anh. G: Technische Begriffe.

1.1 TeilnehmerAls Teilnehmer werden Personen bezeichnet, die ein Telefongesprächmiteinander führen.

Wir unterscheiden dabei

interne Teilnehmer und

externe Teilnehmer.

Interne Teilnehmer sind Teilnehmer innerhalb des Unternehmens, ggf.auch an verschiedenen Unternehmensstandorten. Externe Teilnehmerkönnen entweder über das öffentliche Telefonnetz oder über das Inter-net erreicht werden (Internettelefonie).

1.2 GruppeIn einer Gruppe werden Teilnehmer zu einer logischen Einheit zusam-mengefasst. Die Einrichtung der Gruppen und die Zuordnung von Mit-gliedern erfolgt durch den Administrator. So können zum Beispiel alleVertriebsmitarbeiter innerhalb eines Unternehmens zu einer Gruppezusammengefasst werden, die Sie mit „Vertrieb“ bezeichnen. DieGruppe selbst hat eine eigene Durchwahl (Gruppen-Durchwahl).

Bei Anrufen für die Gruppen-Durchwahl klingelt das Telefon bei allenMitgliedern der Gruppe (Gruppenruf). Das Telefongespräch kann dannvon jedem Gruppenmitglied angenommen werden. Der Adminstratorkann jedoch auch Gruppen mit einer bestimmten Rufverteilung definie-ren. Dabei wird der Ruf je nach Definition zuerst an ein bestimmtesGruppenmitglied geleitet - wird er dort nicht angenommen, weil derMitarbeiter z.B. nicht am Platz ist oder bereits telefoniert, wird der Ruf andas nächste Gruppenmitglied weitergeleitet. Dabei kann der Administra-tor eine Reihenfolge definieren, in der die Gruppenmitglieder angewähltwerden, oder auch eine zufällige Rufverteilung festlegen.

1.3 RufsignalisierungBei der Rufsignalisierung werden eingehende Rufe für einen Teilnehmer(A) auch bei einem anderen Teilnehmer (B) angezeigt. Teilnehmer B hatdie Möglichkeit, diese Rufe anzunehmen. Diese Signalisierung wird vomSystemadministrator über die Beziehungen der Teilnehmer zueinanderfestgelegt.

Die Rufe werden bei Teilnehmer B in der Windows-Taskleiste und in derInfoleiste angezeigt. Die Übernahmetaste ist aktiv. Hat Teilnehmer B eineNamenstaste mit der Rufnummer des Zielteilnehmers (A) belegt, soblinkt diese. Wird der Ruf nach 10 Sekunden nicht angenommen, soertönt ein einmaliger Aufmerksamkeitston. Das Telefongespräch kannvon Teilnehmer B sofort oder nach dem Aufmerksamkeitston übernom-men werden (siehe Kapitel 10.13, Rufsignalisierung undÜbernahme, Seite 127).

Die Rufsignalisierung verhindert, dass ein Anruf „ins Leere“ läuft (fallsdie Standardvoicemail bzw. die Umleitung von Teilnehmer A nicht akti-viert wurden).

Den Aufmerksamkeitston und die Anzeige in der Taskleiste können Siein Ihrem Benutzerprofil ein- und ausschalten, die Rufsignalisierung wirdaber weiterhin in SwyxIt! angezeigt.

1.4 StatussignalisierungDie Signalisierung des Status eines anderen internen Teilnehmers (z.B.wird gerufen, spricht gerade, erreichbar, abwesend etc.) erfolgt über diemit seiner Rufnummer belegte Namenstaste (siehe Kapitel 10.9, Namen-staste und Statussignalisierung, Seite 119).

Diese Signalisierung wird vom Systemadministrator über die Beziehun-gen der Teilnehmer zueinander festgelegt.

1.5 Rufnummer (Telefonnummer)Eine Rufnummer ist eine Ziffernfolge oder eine SIP-URI. Bei der Rufnum-mer wird unterschieden zwischen

internen und

externen Rufnummern


Interne Rufnummern werden verwendet, um interne Teilnehmer oderGruppen anzuwählen, die sich meist innerhalb Ihres Unternehmensbefinden und SwyxServer bekannt sind.

Externe Rufnummern richten sich an andere Teilnehmer im öffentlichenTelefonnetz Sie werden über ihre normale Rufnummer angewählt. Dabeimuss immer die entsprechende Amtsholung vorweg gewählt werden(z.B. die „0“). Externe Teilnehmer in einem öffentlichen IP-Netz (Inter-net) können auch ihre Internetadresse, die SIP-URI oder ihren Domä-nennamen (zum Beispiel ThomasMeier.firma.de) angewählt werden.

Beispiele für gültige Rufnummern

Rufnummer Bedeutung

123 Interne Rufnummer eines Teilnehmers innerhalb des Unternehmens, in dem SwyxServer zum Einsatz kommt.

09776123 Rufnummer eines über das öffentliche Telefonnetz erreichbaren Teilnehmers (Ortsgespräch, die 0 ist in diesem Beispiel die Amtsholung).

002319776123 Rufnummer eines über das öffentliche Telefonnetz erreichbaren Teilnehmers (Ferngespräch, die erste 0 ist in diesem Beispiel die Amtsholung).Beachten Sie bitte, dass Sie die Ortsvorwahl immer verwenden müssen, damit der Ruf zugestellt werden kann.

0001324345456 Auslandsgespräch (die erste 0 ist in diesem Beispiel die Amtsholung).

[email protected] SIP-URI. Diese ist ähnlich einer E-Mail Adresse aufgebaut und besteht aus einem Benutzernamen und dem Realm (Namens-bereich, etwa vergleichbar mit einer Domäne).

1.6 RufberechtigungenDer Administrator hat die Möglichkeit, für Gruppen oder BenutzerRechte für ausgehende Rufe zu konfigurieren, d.h. bestimmte Rufnum-mern (z. B. für Ortsverbindungen, Fernverbindungen oder internatio-nale Verbindungen) sind für den jeweiligen Benutzer oder die Gruppegesperrt. Wird eine gesperrte Rufnummer gewählt, erscheint eineFehlermeldung. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte anIhren Administrator.

1.7 LeitungUnter dem Begriff „Leitung“ wird bei SwyxWare eine möglicheGesprächsverbindung verstanden, die Sie für Ihre Telefonate nutzenkönnen. Da SwyxWare die Übertragung der Gespräche über das IP-Pro-tokoll bzw. SIP-Protokoll abwickelt, ist die neue IP-Telefonie nicht an eineechte „Kabelverbindung“ pro Gespräch gebunden; vielmehr können Siemehrere, voneinander unabhängige Gespräche gleichzeitig über IhreNetzverbindung führen. SwyxWare verwendet den vertrauten Begriffder „Leitung“ weiterhin für die „logische“ Verbindungsmöglichkeiteines Telefonats, obwohl keine „physikalische“ Leitung mehr dahintersteht. Dieses Konzept erlaubt Ihnen einerseits den praktischen undanschaulichen Begriff der „Leitung“ beizubehalten - weiterhin kann einTeilnehmer „auf der anderen Leitung warten“ - wie auch andererseitsvon der neuen Leitungsflexibilität zu profitieren:

So können Sie jetzt z.B. mit wenigen Bedienschritten festlegen, wie vieleLeitungen Sie an Ihrem Arbeitsplatz benötigen, ohne dass dazu wirklicheine neue physikalische Leitung und ein neues Telefon installiert wer-den muss.

1.8 Trunk und Trunk-GruppeUnter „Trunk“ wird ein Anschluss in ein anderes Netzwerk, z.B. dasöffentliche Telefonnetz verstanden. Ein Anschluss an das öffentlicheTelefonnetz kann z.B. ein "ISDN-Trunk" sein, ein Anschluss an das Inter-net ein "SIP-Trunk". Anschlüsse (Trunks) des gleichen Typs können zuGruppen zusammengefasst werden. Die Trunks einer Trunk-Gruppehaben dann gleiche Eigenschaften - die Trunk-Gruppen sind deshalbalso primär als Kapazitätserweiterungen zu sehen.


Verschiedene Trunk-Gruppen können vom Administrator unterschied-lich priorisiert werden. Dadurch wird erreicht, dass Rufe z.B. bevorzugtüber eine kostengünstige Verbindung (z.B. über eine SIP-Trunk direkt insInternet) abgewickelt werden. Steht diese nicht zur Verfügung, wird einniedriger priorisierter Weg gewählt, z.B. ein ISDN-Trunk ins normaleTelefonnetz.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administra-tor-Dokumentation.

1.9 BenutzerEin Benutzer ist eine Person, eine Gruppe oder ein Ort (zum Beispiel einBesprechungsraum), für die/den ein Konto (Account) auf SwyxServereingerichtet wurde. Jedem Konto auf SwyxServer ist ein Benutzername,eine PIN (Personal Identification Number) und in der Regel ein Win-dows-Benutzerkonto (gegebenenfalls auch mehrere) zugeordnet. DiePIN wird bei Verwendung von SwyxPhone, dem Tischtelefon der Swyx-Ware-Produktfamilie, und bei der Fernabfrage zur Benutzerauthentifizie-rung benötigt.

Beim Starten von SwyxIt! wird automatisch Ihr derzeit benutztes Win-dows-Benutzerkonto verwendet, um Ihre Zugriffsberechtigung zu über-prüfen und Ihr Benutzerkonto auf SwyxServer zu erkennen. FindetSwyxServer zu Ihrem Windows-Benutzerkonto kein SwyxServer-Konto,so wird SwyxIt! mit einer Fehlermeldung beendet. Existieren zu IhremWindows-Benutzerkonto mehrere SwyxServer-Konten, so werden Sievon SwyxIt! aufgefordert, sich für eines zu entscheiden.

Für jeden Benutzer werden seine individuellen Einstellungen zentral aufSwyxServer gespeichert (zum Beispiel Einträge im Persönlichen Telefon-buch, Festlegungen von Umleitungen, Zuordnung von Durchwahlnum-mern auf Leitungen). Das heißt, dass, ganz gleich an welchem PC bzw. anwelchem SwyxPhone Sie sich anmelden, Sie immer dieselbe Telefonum-gebung vorfinden werden!

Falls Sie sich mit jemandem ein SwyxPhone teilen, muss der Systemad-ministrator für Sie beide gemeinsam ein Benutzerkonto einrichten. Indiesem Fall müssen Sie sich mit Ihrem Partner bezüglich des Kennwortesund allen Einstellungen absprechen, damit Sie beide die Konfigurationändern können.

1.10 Aktive VerbindungAls aktive Verbindung wird ein geführtes Telefongespräch für den Zeit-raum bezeichnet, in dem Sie Ihren Gesprächspartner hören und IhrGesprächspartner Sie hört.

1.11 Gehaltene VerbindungEine gehaltene Verbindung ist ein Telefongespräch, das Sie führen, aberkurzzeitig unterbrochen haben.

Der Gesprächsteilnehmer, der gehalten wird, hört eine Wartemusik. Diegehaltene Verbindung kann wieder aktiviert werden. Falls Sie parallel einzweites Gespräch auf einer weiteren Leitung führen, wird die bisheraktive Verbindung zu einer gehaltenen Verbindung.

Sie können somit komfortabel mehrere Gespräche „gleichzeitig“ führenund bequem zwischen den einzelnen Gesprächspartnern wechseln(Makeln).

Beispiel:

Während Sie ein Telefongespräch führen, geht ein weiterer Anruffür Sie ein. Der neue Anruf wird als eingehender Anruf angezeigt.Wenn Sie dieses Gespräch annehmen, wird das eben noch aktiveGespräch gehalten, der eingehende Anruf wird aktiv.

1.12 AnklopfenWenn Sie ein Gespräch führen und ein weiterer Anruf eintrifft, wird die-ser Anruf als eingehender Anruf angezeigt und ein Anklopfton (keinKlingeln im eigentlichen Sinne) in das aktive Gespräch eingespielt. Die-ser Vorgang wird als Anklopfen bezeichnet. Sie können nun entschei-den, ob Sie das aktuelle Gespräch halten möchten, um das zweiteGespräch anzunehmen, oder ob Sie ohne Unterbrechung Ihr Telefonatfortführen möchten. Wenn Sie dieses Gespräch annehmen, wird daseben noch aktive Gespräch gehalten, der eingehende Anruf wird aktiv.

1.13 KonferenzEine Konferenz ist ein Gespräch zwischen mindestens drei Teilnehmern.Sie können eine Konferenz einleiten, wenn Sie mindestens zwei Verbin-dungen aufgebaut haben. Zu einer bestehenden Konferenz können vonjedem Teilnehmer noch weitere Gesprächspartner hinzugefügt werden.


Alternativ kann der Systemadministrator einen Konferenzraum einrich-ten, in den sich die Konferenzteilnehmer unabhängig voneinander ein-wählen können.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.21,Konferenz, Seite 139.

1.14 MakelnMakeln nennt man den Wechsel zwischen der aktiven und einer odermehreren gehaltenen Verbindungen. Dabei wird das gerade aktiveGespräch gehalten und ein zuvor gehaltenes Gespräch nun aktiv. (sieheKapitel 1.10, Aktive Verbindung, Seite 17 und Kapitel 1.11, Gehaltene Ver-bindung)

1.15 Akustische SignaleIn der folgenden Tabelle finden Sie eine kurze Übersicht der wichtigstenakustischen Signale und deren Bedeutung.

Signalton Bedeutung

Klingelton Ertönt bei einem eingehenden Ruf. Sie können für verschiedene Rufe (z.B. von bestimmten Rufnum-mern oder interne und externe Rufe) unterschied-liche Klingeltöne wählen.

Freizeichen Hören Sie vor dem Aufbau der Verbindung.

Unterbrochener Wählton

Sie haben eine neue Voicemail.

Besetztzeichen Ertönt nach der Anwahl eines besetzten Teilneh-mers.

Anklopfsignal Wird bei einem besetzten Teilnehmer erzeugt, wenn dieser telefoniert und ein weiterer Anruf eingeht, der auf einer anderen Leitung angenom-men werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass die Funktion „Zweitanruf unterbinden“ nicht aktiviert wurden.

1.16 SkinSkin (englisch: skin = Haut, Oberfläche) bezeichnet die Darstellung desTelefons auf Ihrem Bildschirm (Desktop). Sie können das Erscheinungs-bild Ihrer SwyxIt!-Software auf dem Bildschirm (Form, Hintergrundbildund Texte) nach Ihren persönlichen Vorstellungen gestalten (modifizier-bare Bedienoberfläche).

Per Drag & Drop lassen sich genau die Funktionen für das Telefonzusammenstellen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Mit einemMausklick können neue Kurzwahltasten hinzugefügt oder derenBelegung und Beschriftung geändert werden. Alle Elemente derBedienoberfläche können so angeordnet werden, wie es der persönli-chen Arbeitsweise entspricht. SwyxIt! ist damit die maßgeschneiderteTelefonie-Lösung für die unterschiedlichsten Arbeitsplätze.

Neben der Flexibilität in der funktionalen Gestaltung bietet SwyxIt! dieMöglichkeit, die Oberfläche an den persönlichen Geschmack anzupas-sen. Farbe, Größe und Aussehen der „Tasten“ können verändert oderein beliebiges Hintergrundbild eingefügt werden. Die Skin kann so nachCorporate-Identity-Gesichtspunkten oder nach Ihren individuellenWünschen gestaltet werden. Mit dem integrierten Oberflächen-Editorlassen sich diese Veränderungen schnell und einfach realisieren.

Rufsignalisierung Ertönt, nachdem der angewählte Zielteilnehmer den Anruf nicht entgegengenommen hat und ein Timer (10 Sekunden) abgelaufen ist. Die akustische Signalisierung erfolgt nur einmal durch einen Aufmerksamkeitston, wenn die Rufsignalisierung aktiviert ist.

Rückrufsignal Ertönt, wenn Sie einen „Rückruf bei Besetzt“ hinterlegt haben. Der andere Teilnehmer hat sein Gespräch beendet. Bestätigen Sie den Rückruf, wird eine Verbindung aufgebaut.

Direktrufsignal Ertönt zu Beginn eines Direktrufs. Ein anderer interner Teilnehmer, dem Sie Ihren Status signali-sieren, hat eine Direktrufverbindung zu Ihnen aufgebaut und das Telefon aktiviert den Lautspre-cher. Möchten Sie dem Teilnehmer antworten, heben Sie bitte den Hörer ab.

Signalton Bedeutung


Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum"Swyx Skin Editor".

1.17 Call RoutingCall Routing bezeichnet die Behandlung eingehender Rufe nach vorge-gebenen Regeln, beispielsweise das Weiterleiten eingehender Rufe anandere Teilnehmer.

Mit dem Call Routing Manager steht Ihnen in SwyxIt! ein äußerst mäch-tiges Instrument zur Verfügung, das die Erreichbarkeit in Ihrem Unter-nehmen signifikant verbessert und die Zahl der verlorenen Anrufe starkreduziert. Zu seiner Bedienung stellt der Call Routing Manager einenRegel-Assistenten zur Verfügung, um Regeln zu ändern oder neu zugestalten.

Der Grafische Skript Editor bietet weitere Möglichkeiten der Rufbehand-lung und erlaubt Ihnen, ein komplexes Regelwerk auch grafisch darzu-stellen. Die damit erstellten Regeln sind nur dann einsetzbar, wenn’Extended Call Routing’ auf dem SwyxServer installiert wurde. WeitereInformationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Call Rou-ting Manager".

Beachten Sie bitte, dass der Administrator Ihnen das Recht einräumen muss, die Skin zu verändern.

Beachten Sie bitte, dass der Administrator Ihnen das Recht einräumen muss, Regeln mit dem Call Routing Manager zu erstellen.

1.18 VoicemailSwyxWare bietet seinen Benutzern einen persönlichen Anrufbeantwor-ter.

Die Sprachnachricht des Anrufers wird aufgezeichnet und per E-Mail anSie weitergeleitet, diese E-Mail wird im Weiteren Voicemail genannt.

Die Voicemail-Funktionalität geht weit über die Leistung eines Anrufbe-antworters hinaus. Sie erlaubt Ihnen z.B. anrufer-, uhrzeit- oder datums-spezifische Ansagetexte zu benutzen, Sprachnachrichten wie eine E-Mailan eine andere Adresse weiterzuleiten oder auch - mit einem Mausklick- diese einer ganzen Verteilerliste zugänglich zu machen.

Alternativ können Sie die für Sie hinterlassenen Nachrichten auch vonIhrem SwyxIt!, Ihrem SwyxPhone oder einem anderen Telefonanschlussaus per Fernabfrage abhören und verwalten.

1.19 FernabfrageDie Fernabfrage ermöglicht Ihnen das Abhören der Voicemails voneinem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an Ihre Swyx-Ware-Rufnummer identifizieren Sie sich gegenüber SwyxWare mit HilfeIhrer PIN und können dann zuerst die neuen und anschließend alle vor-handenen Voicemails abhören, wiederholen und ggf. löschen. Außer-dem können Sie das Ziel der sofortigen Rufumleitung ändern oder eineneue Ansage aufnehmen.

1.20 CTICTI ist die Abkürzung für Computer Telephony Integration und bedeu-tet die Verknüpfung von Telekommunikation mit elektronischer Daten-verarbeitung. Sie können Ihre Gesprächspartner z. B. direkt aus IhrenKontakten (Outlook oder Lotus Notes) heraus anwählen, wenn Sie Swy-xIt! im CTI-Modus verwenden (CTI SwyxIt!).

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

CTI SwyxIt! steuert ein SwyxPhone

CTI SwyxIt! auf einem Terminal Server steuert SwyxIt!

CTI SwyxIt! steuert ein Telefonie-Endgerät (Option CTI+)

CTI SwyxIt! steuert ein externes Telefon über seine Rufnummer (Option CTI+)


1.21 RückrufSwyxWare bietet die Möglichkeit Rückrufwünsche bei anderen, internenTeilnehmern zu hinterlegen. Der Teilnehmer kann dann zu einem späte-ren Zeitpunkt zurückrufen. Ist der angerufene Teilnehmer besetzt, sokann ein „Rückruf bei Besetzt“ gestartet werden. In diesem Fall wird einerneuter Anruf angeboten, sobald der Teilnehmer wieder erreichbar ist.

1.22 NachbearbeitungszeitSie können eine Leitung gezielt für alle weiteren eingehenden Rufe sper-ren, um z. B. nach einem Kundenanruf ausreichend Zeit zu haben, dieKundenanfrage zu bearbeiten.

1.23 DirektanspracheSie können einen Mitarbeiter, der Ihnen seinen Status signalisiert, direktansprechen. Das bedeutet, dass bei Anwahl der Ruf sofort aufgebautwird, wenn dieser Mitarbeiter angemeldet ist und nicht telefoniert. BeiSwyxPhone wird der Lautsprecher des Telefons, bei SwyxIt! die Ausgabeüber die Lautsprecher des PCs aktiviert, der Anrufer kann sofort seineNachricht durchsagen. Dies ist nur möglich, wenn Sie eine Namenstastebelegt haben und die Statussignalisierung des Mitarbeiters, der ange-sprochen werden soll, aktiviert ist.

Wie funktioniert SwyxIt!21

2 Wie funktioniert SwyxIt!In diesem Kapitel werden die technischen Grundkonzepte von SwyxIt!vorgestellt.

SwyxWare - die moderne VoIP-Lösung

Mit SwyxWare nutzen Sie ein softwarebasiertes Telefoniesystem, dasIhnen weitreichende Vorteile bietet.

Nutzung einer Vielzahl von Features, die weit über die Möglichkei-ten klassischer Telefonanlagen hinausgehen

Flexibilität bei der Rufweiterleitung

Benutzerkonzept: Ihre Einstellungen werden an jedem SwyxWare-Endgerät übernommen

einfache Konfigurierung von Benutzerdaten

2.1 SwyxWare - Zusammenspiel der KomponentenSwyxWare besteht aus verschiedenen Komponenten.

Serverkomponenten

SwyxServer

Der Telefonserver SwyxServer ist das Herzstück, das die komplette Funk-tionalität einer komplexen Telefon-Nebenstellenanlage bereitstellt. DerSwyxServer steuert die Gesprächsvermittlung (um z. B. Gespräche anandere Nebenstellen, in das öffentliche Telefonnetz oder an Ihre Voice-mail weiterzuleiten) und verwaltet Endgeräte und Benutzer.

SwyxGate

SwyxGate ist eine Zusatzkomponente zum SwyxServer und ermöglichtIhnen Telefongespräche in das öffentliche Telefonnetz.

Endgeräte

SwyxPhone

Bei SwyxPhone handelt es sich um ein Tischtelefon, das allerdings nichtan eine gewöhnliche Telefon-Steckdose, sondern an das PC-Netz ange-schlossen wird. Sie können SwyxPhone wie jedes andere Tischtelefonbedienen. Weitere Informationen zu den verfügbaren Endgeräten findenSie unter E.1 Übersicht über die verfügbaren Endgeräte.

SwyxIt!

SwyxIt! ist Ihr Telefon auf dem PC-Bildschirm. Dabei führen Sie norma-lerweise Telefongespräche mit Hilfe des SwyxIt! Handset, das Sie wieeinen normalen Telefonhörer bedienen können. Als Vieltelefoniererkönnen Sie auch das SwyxIt! Headset als Kopfhörer-Sprechgarniturbenutzen. Weitere Informationen zu den verfügbaren Endgeräten findenSie unter E.1 Übersicht über die verfügbaren Endgeräte.

Abb. 2-1: Zusammenspiel der SwyxWare-Komponenten

PC mit SwyxIt!

PC mit SwyxIt!

PC mit SwyxIt!

Smartphone mit SwyxIt!

Mobile

SwyxPhone

ISDN Internet

SwyxServer mit SwyxGate

Ethernet

PC mit SwyxIt!


2.2 Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule (Optionspakete)Der Funktionsumfang von SwyxIt! wird durch die auf dem SwyxServerinstallierten Zusatzmodule und die vom Administrator vergebenenFunktionsberechtigungen definiert. Die Beschreibungen in dieserDokumentation beziehen sich immer auf den maximalen Funktionsum-fang aller verfügbaren Optionspakete, wenn nichts anderes vermerkt ist.

Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um Informationen zu dem inIhrem System verfügbaren Funktionsumfang zu erhalten. Eine detail-lierte Beschreibung zu den Optionspaketen sowie den Kombinations-möglichkeiten und Komplettpaketen finden Sie in derAdministratordokumentation. Die folgende Tabelle bietet eine Übersichtüber die einzelnen Zusatzoptionen:

Optionspaket Erläuterung

SwyxConference Das Optionspaket „SwyxConference“ bietet ein professionelles Konferenz-Management. Sie können Konferenzen mit vielen Teilnehmern (mehr als drei) durchführen, virtuelle Konferenz-räume können eingerichtet werden, in welche die einzelnen Teilnehmer sich unabhängig voneinander sowohl aus dem Firmennetz als auch von außen einwählen können.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.21, Konferenz, Seite 139.

SwyxRecord Ist das Optionspaket „SwyxRecord“ verfügbar, so können Sie während eines Telefonats mit einem Mausklick das Gespräch mitschneiden.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.15, Mitschneiden, Seite 131.

SwyxFax Ermöglicht das Senden und Empfangen von Faxen bequem von Ihrem PC aus.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "SwyxFax Client".

SwyxECR (Extended Call Routing

Dieses Paket enthält die volle Nutzung des Grafi-schen Skript Editors. Dieser ist eine zusätzliche Komponente der SwyxIt!-Software, die Ihnen eine komfortable Oberfläche bietet, um insbe-sondere komplexe Regeln für die Rufbehand-lung übersichtlich zu definieren und darzustellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing".

SwyxStandby Das Optionspaket „SwyxStandby“ bietet eine verbesserte Ausfallsicherheit durch den Einsatz eines zweiten Servers.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administrator-Dokumentation.

SwyxMonitor Das Optionspaket „SwyxMonitor“ umfasst zwei zusätzliche Möglichkeiten: die permanente Rufaufzeichnung und das Aufschalten auf ein Gespräch (z.B. in einem Call Center). Wird das Optionspaket „SwyxMonitor“ eingesetzt, so müssen unbedingt die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen bezüglich des Datenschutzes beachtet werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administra-tor-Dokumentation. und unter Kapitel 10.22, Rufaufschaltung, Seite 142.

Swyx-Optionspaket für Lotus Notes

Das Swyx-Optionspaket für Lotus Notes bietet Ihnen eine umfassende Integration von SwyxIt! und Lotus Notes. Es ermöglicht Ihnen beispiels-weise das direkte Wählen aus Lotus Notes. Nutzen Sie außerdem in SwyxIt! die umfassen-den Möglichkeiten der Namensauflösung aus Lotus Notes-Kontakten oder die Anzeige von Kalenderinformationen im Kontextmenü einer Namenstaste. Weitere Informationen entneh-men Sie bitte dem Kapitel 14, Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 181.



SwyxCTI+ Das Optionspaket ermöglicht es mit CTI SwyxIt! ein Telefonie-Endgerät zu steuern oder CTI SwyxIt!mit einem externen Telefon über seine Rufnummer zu verknüpfen. Weitere Informatio-nen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 16, Steue-rung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+, Seite 196.

SwyxMobile Das Optionspaket „SwyxMobile“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Mobiltelefone in SwyxWare zu integrieren. Damit können Sie bestimmte SwyxWare-Funktionen (Ruf halten, Verbinden, Makeln, Mitschneiden usw.) nutzen. Dafür können Sie Mobiltelefone mit SwyxIt! Mobile, einer speziellen Software zum komfortablen Zugriff auf den SwyxMobileExtensionManager verwenden. Jedoch auch ohne SwyxIt! Mobile ist die Nutzung dieser Funktionen per DTMF bzw. Funktionscodes möglich.


Anmelden und Abmelden24

3 Anmelden und AbmeldenDieses Kapitel erläutert das An- und Abmelden von SwyxIt! an bzw. vonSwyxServer.

Wenn Sie SwyxIt! aufrufen, wird automatisch eine Anmeldung an Swyx-Server durchgeführt:

Es wird geprüft, ob Sie berechtigt sind, SwyxIt! zu benutzen.

Wenn ja, werden Ihre persönlichen SwyxIt!-Einstellungen auf den PC übernommen, an dem Sie gerade arbeiten.

Wenn Sie als Benutzer an SwyxServer nicht bekannt sind oder bei der automatischen Suche kein Server gefunden wird, wird ein Anmeldedialog angezeigt, in dem Sie alle erforderlichen Angaben eingeben können.

Nach der Registrierung an SwyxServer steht Ihnen SwyxIt! in vollemUmfang zur Verfügung. Eingehende Rufe an Sie sowie ausgehende Rufevon Ihnen sind möglich.

Wenn Sie SwyxIt! beenden oder sich abmelden, so werden Sie automa-tisch von SwyxServer abgemeldet. Anrufe für Sie werden dann nichtmehr durchgestellt, sondern von SwyxServer selbständig gemäß IhrenVorgaben behandelt, z. B. an Ihre Voicemail weitergeleitet.

Sind beim Abmeldevorgang noch Anrufe in Bearbeitung, so fragt SieSwyxIt!, ob diese Anrufe beendet werden sollen.

Haben Sie auf Ihrem PC einen Bildschirmschoner aktiviert, so ver-schwindet dieser bei einem eingehenden Ruf.

Ist Ihr Bildschirmschoner mit der Eingabe eines Kennwortes verbunden,so müssen Sie bei einem eingehenden Ruf zuerst das Kennwort einge-ben und können erst danach über ein SwyxIt! Headset oder die Laut-sprecher und das Mikrofon telefonieren. Haben Sie ein SwyxIt! Handsetangeschlossen und es klingelt, so können Sie einfach abheben und tele-fonieren ohne das Kennwort einzugeben. Die SwyxIt!-Bedienoberflächesteht Ihnen auf dem PC allerdings erst nach Eingabe des Kennwortes zurVerfügung. Swyx bietet auch einen speziellen Bildschirmschoner, derInformationen über einen eingehenden Anruf anzeigt und das

Um sofort nach dem Start Ihres PCs über SwyxIt! erreichbar zu sein, tra-gen Sie die Verknüpfung von SwyxIt! in das Verzeichnis „Autostart“. Swy-xIt! wird nach dem Hochladen des Computers automatisch gestartet.

Annehmen oder Ablehnen eines Rufes ohne Eingabe eines Kennwortesermöglicht.

Weitere Informationen finden Sie in der Knowledge Base auf der Swyx-Website unter

http://www.swyx.com/de/support/knowledge-base/artikel-details.html?tx_swyxkbase_pi1[kbid]=kb2613

Wie Sie SwyxIt! aus der Befehlszeile aufrufen erfahren Sie in Kapitel 3.6,Aufruf aus der Befehlszeile, Seite 28

3.1 Anmeldung am SwyxServer mit den Windows-BenutzerdatenBevor Sie SwyxIt! starten, müssen Sie sich als Benutzer in Ihrem Win-dows-Netzwerk angemeldet haben. Dies geschieht in der Regel unmit-telbar mit dem Starten Ihres PCs, wenn Sie Ihren Benutzernamen undIhr Kennwort eingeben. Alternativ kann die Anmeldung am SwyxServerauch über die Eingabe von Benutzernamen und Kennwort erfolgen.(siehe Kapitel 3.2, Anmeldung am SwyxServer mit Benutzernamen undKennwort, Seite 24).

Nach der Netzwerkanmeldung können Sie SwyxIt! starten, vorausge-setzt, eine gültige Benutzerlizenz ist vorhanden. SwyxIt! meldet Sie alsErstes an SwyxServer an. Ausgehend von Ihrer Windows-Benutzerken-nung wird dabei ein zugehöriges SwyxWare-Benutzerkonto ermittelt.Falls Sie mit mehreren Benutzerkonten arbeiten, fragt Sie SwyxIt!, wel-ches dieser Konten Sie benutzen möchten. Aktivieren Sie die Option„Diesen Benutzernamen immer verwenden“, um automatisch das ausge-wählte Benutzerkonto bei jedem Neustart von SwyxIt! zu verwenden.Wie Sie diese Einstellungen ändern, entnehmen Sie Kapitel 12.2, SwyxIt!- Lokale Konfiguration, Seite 162.

3.2 Anmeldung am SwyxServer mit Benutzernamen und KennwortWenn die Anmeldung von SwyxIt! über Ihr Windows-Benutzerkontonicht erfolgreich ist, können Sie sich auch mit Ihren SwyxWare-Benut-zerdaten anmelden. Dazu benötigen Sie entsprechende Anmeldedaten,die Sie von Ihrem Administrator erhalten. Ihr Kennwort können Sie überdie Oberfläche im Menü „Datei“ auch ändern (siehe Kapitel 3.2.1, Kenn-wort ändern, Seite 25).

http://www.swyx.com/de/support/knowledge-base/artikel-details.html?tx_swyxkbase_pi1[kbid]=kb2613


So melden Sie sich an SwyxIt! mit Ihren SwyxWare-Benutzerdaten an

Wenn Sie SwyxIt! nach der Installation das erste Mal starten und die Anmeldung über Ihr Windows-Benutzerkonto nicht erfolgreich ist, wird ein Anmeldedialog angezeigt. Diesen können Sie jedoch auch bei Bedarf über das Menü aufrufen.

1. Um den Anmeldedialog aufzurufen, wählen Sie im Menü „Datei“ die Option „Anmelden“.

2. Geben Sie den Servernamen sowie Ihren Benutzernamen ein. Diese Informationen werden gespeichert und werden bei der nächsten Anmeldung wieder vorgegeben.

3. Geben Sie das Kennwort ein. Wenn SwyxIt! Ihr Kennwort speichern soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Kennwort speichern“. Damit erfolgt künftig eine automatische Anmeldung am Server und der Anmeldedialog wird nicht mehr angezeigt.

4. Bestätigen Sie das Dialogfeld mit „OK“. Sie werden am Server angemeldet und Ihr Benutzername wird unten auf der Infoleiste angezeigt.

Für den Fall, dass Ihre Anmeldung nicht erfolgreich war, wird der Anmeldedialog mit einer entsprechenden Korrekturaufforderung angezeigt. Prüfen Sie in diesem Fall, ob die Anmeldeinformationen korrekt sind und Ihre Netzwerkverbindung verfügbar ist.

Die Anmeldeinformationen erhalten Sie von Ihrem Administrator. Der Servername kann als Name im Textformat oder in Form einer IP-Adresse vorliegen.

Wenn Sie wieder die Anmeldung über ein Windows-Benutzerkonto verwenden möchten, können Sie dies auch in diesem Dialog aktivieren. Wählen Sie dazu die Option „Anmeldung mit Windows-Konto“ aus.

3.2.1 Kennwort ändernÜber die SwyxIt!-Oberfläche können Sie Ihr Kennwort ändern. DieseOption steht nur zur Verfügung, wenn mit einem SwyxWare-Benutzer-namen und einem Kennwort am SwyxServer angemeldet sind. Sind Sieüber Ihre Windows-Anmeldung am SwyxServer angemeldet, können Siedas Kennwort nicht ändern.

So ändern Sie Ihr Benutzerkennwort

1. Wählen Sie im Menü „Datei“ die Option „Kennwort ändern“. Das Dialogfeld zum Ändern des Kennwortes wird angezeigt.

2. Geben Sie zunächst das alte und dann das neue Kennwort ein und bestätigen Sie das neue Kennwort noch einmal.

3. Schließen Sie die Änderung durch Klicken auf „OK“ ab.Das Kennwort wurde geändert. Wenn Sie die automatischen Anmeldung aktiviert haben („Kennwort speichern“ im Anmeldedialog aktiviert), dann wird die Änderung des Kennwortes auch hier übernommen und muss nicht gesondert eingetragen werden.

3.3 Benutzer wechselnSie haben die Möglichkeit, sich mit SwyxIt! unter einem anderen Benut-zernamen am SwyxServer anzumelden.

So wechseln Sie den angemeldeten Benutzer

1. Wählen Sie im Menü „Datei“ die Option „Benutzer wechseln“. Das Dialogfeld zur SwyxWare-Anmeldung wird angezeigt.

2. Legen Sie fest, ob Sie sich mit einem Windows-Konto oder über einen SwyxWare-Benutzernamen und ein Kennwort anmelden möchten (siehe auch Kapitel 3.1, Anmeldung am SwyxServer mit den Windows-Benutzerdaten, Seite 24 bzw. Kapitel 3.2, Anmeldung am SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort, Seite 24).


Beachten Sie, dass Sie sich nur über ein Windows-Konto anmelden können, wenn Ihr SwyxWare-Benutzername dem jeweiligen Windows-Benutzerkonto zugewiesen ist. Dies wird beispielsweise nicht der Fall sein, wenn Sie sich am Arbeitsplatz eines Kollegen befinden.

3. Wenn Sie die Option „Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort“ ausgewählt haben, geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein.

4. Klicken Sie auf „OK“.5. Wenn Sie sich über Ihr Windows-Konto anmelden, wählen Sie nun

den SwyxWare-Benutzer aus, unter dem Sie sich anmelden möchten.

Sie werden nun unter dem neuen Benutzerkonto am SwyxServer angemeldet.

3.4 MeldungsprotokollDas Meldungsprotokoll enthält Meldungen über erfolgreiche oder fehl-geschlagene Anmeldungen. Hier können Sie prüfen, ob die Anmeldungerfolgreich war, insbesondere wenn Sie über mehrere Konten bei ver-schiedenen Anbietern verfügen.

So rufen Sie das Meldungsprotokoll auf

1. Wählen Sie im Menü „Hilfe“ die Option „Meldungsprotokoll“. Das Fenster mit den Meldungen wird geöffnet. Sie sehen hier Informationen zu den Anmeldeversuchen am SwyxServer (z. B. Name des Servers, Benutzername).

2. Sie haben folgende Möglichkeiten: Über die Schaltfläche „Neu laden“ können Sie die Meldungen aktualisieren.

Über die Schaltfläche „Löschen“ können Sie die angezeigten Meldungen löschen.

3.5 BenutzerrechteEin SwyxWare-Benutzer kann verschiedene Rechte besitzen. Einerseitskönnen ausgehende Rufe eingeschränkt werden, andererseits kann dieNutzung bestimmter Funktionalitäten untersagt werden.

Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Administrator.

Anrufberechtigung

Für die Rufbeschränkung gibt es verschiedene Abstufungen, die derAdministrator variabel gestalten kann, z. B.

Interne Verbindungen

nur Anrufe innerhalb der SwyxWare Ortsverbindungen

nur Anrufe ohne Vorwahl Fernverbindungen

Anrufe innerhalb des Landes; ohne internationale Vorwahl Internationale Rufe

alle Anrufe mit internationaler VorwahlDarüber hinaus kann der Administrator auch bestimmte Rufnummernoder Vorwahlen (z. B. kostenpflichtige Vorwahlnummern) sperren.

Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Administrator.

Verfügbare Funktionen

Es gibt verschiedene Funktionen von SwyxIt!, die der Administrator fürBenutzer zulassen oder sperren kann. Die Zuweisung der Funktionenkann dabei über Funktionsberechtigungen oder ein bestimmtesAdministrator-Profil erfolgen. Weitere Informationen erhalten Sie vonIhrem Administrator.

Umleitungen ändern

Der Benutzer darf seine Umleitungen (sofort, verzögert, bei besetzt)verändern, d.h. festlegen zu welcher Rufnummer umgeleitet wirdoder ob die Rufe direkt zur Voicemail geleitet werden.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8,Umleitungen, Seite 86.

Call Routing Manager (CRM) verwenden

Hier kann der Benutzer selber mit Hilfe des Regel-Assistenten einRegelwerk für die Rufbehandlung erstellen. Weitere Informationenentnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Rou-ting".


Grafischer Skript Editor (GSE) verwenden

Zusätzlich zum Regel-Assistenten des Call Routing Managers wirdhier eine grafische Darstellung der Regeln geboten. Der GrafischeSkript Editor ist Bestandteil des Optionspaketes SwyxECR.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation"Swyx Extended Call Routing".

Collaboration starten

Bei der Collaboration-Funktion ist es dem Benutzer erlaubt, seinenBildschirm während eines Gesprächs über SwyxIt! für seinenGesprächspartner freizugeben. Die Freigabe erfolgt auf der Oberflä-che von SwyxIt!, im Menü „Funktionen | Collaboration“. Innerhalbdieser Freigabe kann der Benutzer dem Gesprächspartner erlauben,Zugriff auf seinen Computer zu nehmen.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.14, Colla-boration per Mausklick, Seite 129.

Lokale Konfiguration ändern

In der lokalen Konfiguration kann der Benutzer festlegen, an wel-chem Server und unter welchem Benutzernamen er sich anmeldet,welcher E-Mail-Client mit der Taste „Voicemail“ geöffnet wird undwelche Sprachkompression verwendet wird.Auf einer weiteren Registerkarte werden die lokalen Einstellungenfür die Sprach-Endgeräte vorgenommen.

Diese Einstellungen gelten für den lokalen Computer und werdennormalerweise nach der Installation nicht mehr geändert.Die lokale Konfiguration kann nicht in der SwyxWare-Administrationvorgenommen werden. Deshalb kann die lokale Konfiguration direktam Computer des Benutzers verändert werden, wenn SwyxIt! abge-

Die Collaboration-Funktion kann nur zwischen SwyxIt!-Benutzern statt-finden. Zu einem SwyxPhone kann keine Collaboration erfolgen. BeideTeilnehmer müssen NetMeeting 3.01 oder neuer auf ihrem Computer ins-talliert und das Recht zur Collaboration haben. Ein Benutzer kann zurgleichen Zeit höchstens eine Anwendungsfreigabe erlauben. Die Collabo-ration-Funktion mit NetMeeting funktioniert nicht unter Windows Vista,da NetMeeting nicht verfügbar ist und nicht über eine SwyxLink-Verbin-dung. Für Windows Vista oder Windows 7 steht die Collaboration-Funk-tion stattdessen basierend auf NetViewer oder SwyxIt! Meeting zurVerfügung.

meldet ist. Sobald SwyxIt! sich erneut anmeldet, werden die geän-derten lokalen Einstellungen wirksam.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.2, Swy-xIt! - Lokale Konfiguration, Seite 162.

Benutzerprofil ändern

Hier können alle Einstellungen vorgenommen werden, die denBenutzer direkt betreffen und die der Benutzer auf allen Telefonie-Clients vorfindet, sobald er sich am SwyxServer angemeldet hat, z. B.Namens- und Verknüpfungstasten, Klingeltöne etcDiese Einstellun-gen können auch in der SwyxWare-Administration unter den Benut-zereinstellungen vorgenommen werden.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 12.1,Benutzerprofil, Seite 150.

Skin ändern

Der Benutzer kann andere Skins verwenden. Skin bearbeiten

Der Benutzer kann seine Skin mit dem Skin Editor bearbeiten undverwenden.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentationzum "Swyx Skin Editor".

Gespräch in SwyxIt! mitschneiden

Der Benutzer kann Gespräche, die er mit SwyxIt! führt, mitschnei-den.Diese Funktionalität ist im Optionspaket SwyxRecord enthalten.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.15,Mitschneiden, Seite 131.

Ändern der Einstellungen für Mobile Erweiterungen

Der Benutzer kann die Einstellungen (Anrufernummer und MobileID) für die Nutzung der Mobilen Erweiterung z. B. mit einem Mobil-telefon (SwyxIt! Mobile) selbst konfigurieren.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.4, MobileErweiterungen, Seite 90.

Videoanrufe

Der Benutzer darf Videoanrufe initiieren und empfangen. Anzahl und Rufnummern der Leitungen ändern

Der Benutzer darf die Anzahl der Leitungen und die Rufnummernder Leitungen festlegen.

Einstellung für die Verschlüsselung ändern

Einstellungen für die Verschlüsselungseinstellungen ändern.


CTI+ (Externes Telefon über Rufnummer)

Der Benutzer darf mit CTI+ ein externes Telefon über seine Rufnum-mer steuern.

3.6 Aufruf aus der BefehlszeileSie können SwyxIt! auch über die Befehlszeile starten. In diesem Fall gel-ten folgende Parameter.

Die Reihenfolge der Parameter ist beliebig. Enthält ein Name eines odermehrere Leerzeichen, sollte er von Anführungszeichen eingeschlossenwerden.

Parameter Erläuterung

-Moder-m

Minimiert startenStartet SwyxIt! in einem minimierten Fenster.

-S oder-s

Name von SwyxServerLegt den Namen des SwyxServer im Netzwerk fest, bei dem SwyxIt! sich anmelden soll.

-B oder-b

Name des Fallback-SwyxServerLegt den Namen des Fallback-SwyxServer im Netzwerk fest, bei dem SwyxIt! sich während eines Ausfalls des SwyxServers anmelden soll.

-U oder-u

Benutzerkonto auf SwyxServerLegt das Benutzerkonto auf dem SwyxServer fest, unter dem SwyxIt! sich anmelden soll.

-d oder-d

WählverfahrenLeitet das Wählverfahren gleich nach dem SwyxIt!-Start ein.

-? HilfeGibt eine Liste der möglichen Parameter und ihre Bedeutung auf dem Bildschirm aus.

Alle in der Befehlszeile angegebenen Parameter ersetzen für diesen Auf-ruf die Parameter in der lokalen Konfiguration von SwyxIt!.

Beispiel:

Um SwyxIt! für den Benutzer „Zeus“ aufzurufen und auf dem Swyx-Server „Olymp“ anzumelden, wechseln Sie in das Verzeichnis, indem SwyxIt! installiert ist, und geben folgenden Befehl über dieBefehlszeile ein:

SwyxIt!.exe -S „Olymp“ -U „Zeus“ -M

Ist SwyxIt! bereits gestartet, so wird ein weiterer Aufruf ignoriert.

Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche29

4 Aufbau der SwyxIt!-OberflächeDieses Kapitel macht Sie mit den Elementen der Bedienoberfläche vonSwyxIt! vertraut.

Als Beispiel wird in dieser Dokumentation die Standard-Bedienoberflä-che (Skin) verwendet, die bei der ersten Installation von SwyxIt! instal-liert wird.

Sie können auch mit einer anderen mitgelieferten oder sogar einerselbst angepassten Oberfläche (Skin) arbeiten. Um die verschiedenenFunktionen von SwyxIt! kennen zu lernen, sollten Sie zunächst dieseStandard-Oberfläche ausprobieren, die alle wichtigen Bedienelementeenthält.

Wenn Sie von Ihrem Administrator die entsprechende Berechtigunghaben, können Sie mit dem Skin Editor Ihre Skin anpassen. Dabei kön-nen Sie beispielsweise bestimmte Tasten mit anderen Funktionen bele-gen oder auch eine komplett neue Skin entwickeln. WeitereInformationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 17, Benutzung vonSkins, Seite 203.

4.1 Die Oberflächenelemente von SwyxIt!Die SwyxIt!-Skin bietet Ihnen verschiedene Bedienelemente. In diesemAbschnitt finden Sie allgemeine Informationen zu den jeweiligen Ele-menten.

Menüs

Symbolleiste

Statusbereich

Leitungen mit Display-Elementen

Eingabefeld mit Suchfunktion

Funktionstasten

Namenstasten

Infoleiste

Hintergrund

4.1.1 MenüsÜber die Menüs können Sie SwyxIt! steuern und konfigurieren. WeitereInformationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 4.2.1, SwyxIt!Menüs, Seite 36.

Je nachdem, welchen Typ von Skin (Bedienoberfläche) Sie einsetzen,können Sie die Menüs unterschiedlich aufrufen. Arbeitet die verwen-dete Skin im „nicht-transparenten“ Modus, wird diese von einem Fens-ter umrahmt und enthält eine Menüleiste am oberen Fensterrand.

Abb. 4-1: Menüleiste

Verwenden Sie eine Skin mit transparentem Hintergrund, dann wirdSwyxIt! ohne Fensterrahmen und ohne Menüleiste angezeigt. In diesemFall müssen Sie zur Bedienung von Menüelementen immer das allge-meine Kontextmenü aufrufen. Weitere Informationen entnehmen Siebitte dem Kapitel 4.1.1.1, Allgemeines Kontextmenü, Seite 30.

Namenstastenauf Registerkarten

MenüleisteSymbolleiste

Leitungen

Eingabefeld

Funktionstasten

Statusbereich mit Funktionstasten

Infoleiste mit Statustext


4.1.1.1 Allgemeines KontextmenüDas allgemeine Kontextmenü ist weitgehend identisch mit dem Menüder Menüleiste. Es unterscheidet sich lediglich durch die vertikaleAnordnung.

Abb. 4-2: Kontextmenü

Neben dem allgemeinen Kontextmenü gibt es noch spezifische Kontext-menüs, die sich auf die einzelnen Skin-Elemente beziehen, z. B. zu denNamens- oder Leitungstasten.

So rufen Sie das allgemeine Kontextmenü auf

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Bedienoberfläche von SwyxIt! auf eine freie Stelle, die nicht durch eine Taste oder ein Display (Informationsfläche) belegt ist. Auf der Standardskin sind diese freien Bereiche kaum vorhanden, wählen Sie auf der Standardskin daher am besten den Bereich unten auf der Infoleiste oder auf der Symbolleiste neben dem Lautstärkeregler.

Das Kontextmenü erscheint.

4.1.2 StatusbereichDer Statusbereich spiegelt Ihre Einstellungen wider, die Sie innerhalbder Erweiterten Statusinformationen hinterlegt haben. Somit können Siesehr schnell erkennen, welchen Status Sie momentan haben und wel-ches Benutzerbild Sie ausgewählt haben. Außerdem können Sie IhrenStatus an dieser Stelle schnell und komfortabel ändern, indem Sie mitder rechten oder linken Maustaste in den Statusbereich klicken. WeitereInformationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.10, Wie nutze ichErweiterte Statusinformationen (Rich Presence)?, Seite 56.

4.1.3 SymbolleisteDie Symbolleiste beinhaltet Funktionstasten und den Lautstärkeregler.Die in der Symbolleiste enthaltenen Funktionen stehen Ihnen auch überdie Menüs zur Verfügung. Eine Beschreibung der Funktionstasten findenSie unter Funktionstasten - Überblick, Seite 48.

Sie haben auch die Möglichkeit, mit dem Skin-Editor weitere Schaltflä-chen selbst zu erstellen. Das Bearbeiten der Skin muss Ihnen derAdministrator erlauben. Weitere Informationen entnehmen Sie bittedem Kapitel 17, Benutzung von Skins, Seite 203.

Symbolleiste


4.1.4 Leitungen mit Display-ElementenMit SwyxIt! können Sie auf drei (Voreinstellung) und mehr Leitungenzurückgreifen. Diese werden auf der Oberfläche als Leitungstasten mitInformationsbereichen dargestellt. Die Leitungstasten dienen alsAnzeige, bieten jedoch auch eine Vielzah

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SwyxIt! Benutzerdokumentation - NetCologne€¦ · SwyxIt! Benutzerdokumentation SwyxIt! Die ultraflexible Telefonie-Software für den Windows-PC Stand: April 2013