TextLab

Verständlichkeit und Terminologievon Texten softwarebasiertprüfen und optimieren

Eine Projekt der UniversitätHohenheim in Kooperationmit CommunicationLab, Ulm

Ein einleitendes Rechenbeispiel (Berger 2004):

„Eine Verwaltung verschickt 10.000 Bescheide im Jahr. Wenn nur bei jedem vierten Schreiben ein Bürger telefonisch nachfragt und jedes Gespräch zehn Minuten dauert, dann verbringen die Behörden-Mitarbeiter 55 Arbeitstage mit Anfragen.“

Warum TextLab?

Quelle: Berger, Peter (2004): Flotte Schreiben vom Amt – eine Stilfibel.Köln u.a.: Heymann.

Ausgangspunkt: Kommunikationsbarrieren

Verwaltungsfachleute verwenden auch im Umgang mit Laien häufig Fachsprache und Fachterminologie (sog. „Illusion der Einfachheit“).

Schreibprozess wird teilweise nicht als Bestandteil der Fachkompetenz angesehen, sondern als notwendiges Übel.

Juristisch korrekte Ausdrucksweisen sind meistens gleichzeitig auch unverständliche Ausdrucksweisen (für den Normalbürger).

Häufig wird dem Thema Verständlichkeit in Verwaltungen nicht die nötige Aufmerksamkeit und die dafür nötige Zeit gewidmet.

Empfänger verstehen die Inhalte von Verwaltungsmitteilungen oft nicht, selbst dann, wenn sie davon überzeugt sind, einen Text verstanden zu haben (sog. „Pseudoverstehen“).

Warum TextLab?

Warum überhaupt verständlich kommunizieren?

1. Öffentlicher Auftrag / Öffentliche FinanzierungWas von den Bürgern bezahlt wird, sollte von diesen auch

verstanden werden

2. Sehr heterogene Adressatenschaft (in Bezug auf Alter, Bildung, spezifische Vorkenntnisse)

3. Zunehmende Komplexität der zu vermittelnden Informationen

4. Zunehmende Informationsbelastung der Bürger

5. Erhöhung der Zufriedenheit und des Kenntnisstands der Adressaten, bessere Vermittlung der Bedeutung Ihrer Institution

6. Vermeidung von Rückfragen, Beschwerden und SchadensfällenAdressaten erwarten verständliche Kommunikation, gerade bei

öffentlichen Einrichtungen

Warum TextLab?

Und wie macht man das?

Die wichtigsten Grundregeln der Verständlichkeit lauten:

Keine Fachsprache, Vermeidung von Anglizismen

Keine Ketten- und Schachtelsätze

Nicht zu viele Informationen pro Satz

Möglichst einfache und häufige Wörter

Nicht zu viele unterschiedliche Wörter

Erläuterung unvermeidbar schwieriger Wörter

Übersichtliche Textgliederung

Einheitliche Botschaften und Terminologien

Verständlichkeitsregeln

Was kann TextLab prüfen und optimieren?

Mit TextLab können Texte aller Art geprüft und optimiert werden, z.B.:

Pressemitteilungen

Verwaltungsmitteilungen

Homepage-Texte

Informationsbroschüren

Rede-Vorlagen

Anwendungsgebiete von TextLab

Wie funktioniert das?

Methodische Grundlage ist die sog. Lesbarkeitsforschung, die bereits in den 1920er Jahren ihren Ursprung hat.

Seitdem wurden die Instrumente der Lesbarkeitsforschung laufend weiter entwickelt und validiert.

Heute stehen eine Vielzahl von lexikalischen, syntaktischen und morphologischen Verständlichkeitsindikatoren zur Verfügung, die dabei helfen, die Verständlichkeit eines Textes objektiv zu beurteilen und sie bei Bedarf zu optimieren.

Die Anwendung des Verfahrens ist schnell und unkompliziert: Text eingeben, Analyse anfordern und schon liefert TextLab zahlreiche Verständlichkeitsindikatoren und Optimierungsvorschläge.

Funktionsweise von TextLab

Was macht TextLab genau?

TextLab analysiert Texte u.a. auf:

Lesbarkeit gemäß aller gängigen Lesbarkeitsformeln

Wort- und Satzlängen, Anteil langer Wörter und Sätze

Verwendung von Anglizismen und Fremdwörtern

Verwendung von abstrakten und seltenen Wörtern

Nominalstil und Passivstil

Lexikalische bzw. inhaltliche Dichte

Differenzierungsgrad des Vokabulars

Worthäufigkeit und Textbekanntheit

Terminologie-Verstöße (je nach vorgegebener Terminologie)

Funktionsweise von TextLab

TextLab steht Ihnen als Online-Dienst zur Verfügung. Um Ihren Text zu analysieren können Sie:

Den Text in das Eingabefeld kopierenEine Datei hochladen

Ab Juli 2010 steht Ihnen TextLabauch als Word-Plug-In zur Verfügung.

TextLab in Aktion

TextLab in Aktion

Dann wählen Sie die gewünschte Voreinstellung. Diese beinhaltet speziell auf die zu prüfende Text-sorte festgelegte Einstellungen.

Beispiele:

Voreinstellung für Online-Texte

Voreinstellung für Fachtexte

TextLab in Aktion

Per Knopfdruck erhalten Sie die Analyse-Ergebnisse.

Die Bewertung des Textes erfolgt auf Grundlage der gewählten Voreinstellung.

Im Screenshot sind die Ergebnisse der Lesbarkeitsformeln zu sehen. Die Farbbalken geben einen ersten Anhaltspunkt, wie verständlich Ihr Text ist.

TextLab in Aktion

Zu jedem Formelergebnis können Sie sich Details anzeigen lassen:

In welcher Skala rechnet die Formel?

Was ist der Zielwert für dieses Dokument?

Wie viele Sterne erhält der Text bei dieser Formel?

TextLab in Aktion

Zu allen Formeln und Parametern finden Sie eine Hilfe in TextLab. Diese erklärt Ihnen kurz, worum es bei den Formeln geht und wie diese die Verständlichkeit bewerten.

TextLab in Aktion

Zusätzlich zu den Formeln berechnet Ihnen TextLab noch eine Vielzahl von weiteren Faktoren, die für die Verständlichkeit entscheidend sein können, z.B.:

Anteil Schachtelsätze

Abstrakte Substantive

Fremdwörter

Terminologie-Verstöße

Schachtelsätze

Anteil Inhaltswörter

Wortbekanntheit

TextLab in Aktion

Mögliche Schwachstellen können Sie sich per Knopfdruck direkt im Text anzeigen lassen. Sie sehen direkt, wo es Optimierungspotential gibt.

Zusätzlich erhalten Sie Hinweise zu den identifizierten Schwach-stellen. Sie erhalten entweder eine Erklärung oder einen Verbesserungsvorschlag.

TextLab in Aktion

TextLab liefert Ihnen für viele Fremdwörter, Anglizismen und andere schwierige Wörter leicht verständliche Synonyme.

TextLab in Aktion

Sie können Ihren Text auch direkt in TextLab optimieren. Dazu können Sie sich die verschiedenen Verstöße im TextLab-Editor anzeigen lassen und direkt bearbeiten. Anschließend können Sie per Knopfdruck die Verbesserungen mit einer erneuten Analyse des überarbeiteten Textes ermitteln.

TextLab in Aktion

Abschließend sehen Sie in einem Übersichtsdiagramm, wie Ihr Text zu bewerten ist und ob der Text Ihre Firmen-Vorgaben erfüllt.

Mit TextLab haben Sie die Möglichkeit, Ihre Textqualität auf Grundlage von Kennzahlen zu dokumentieren. So können Sie diese langfristig auf hohem Niveau sichern.

Prof. Dr. Frank BrettschneiderDipl.-Komm-wiss. Jan Kercher

Universität HohenheimKommunikationswissenschaftFruwirthstraße 4670599 StuttgartTel. 0711-459-24030

komm@uni-hohenheim.dehttps://komm.uni-hohenheim.de

Dr. Anikar HaseloffOliver Haug, M.A.

GeschäftsführerCommunication Lab, Ulm Kramgasse 189073 UlmTel. 0176-64144468

info@comlab-ulm.dehttp://www.comlab-ulm.de

Ansprechpartner