Total Economic Impact™ (Betriebswirtschaftliche ...compass.microsoft.com/assets/36/1d/361d12a3-4cbc... · Surface Hub bietet Verkaufsmitarbeitern einen spezifischen Vorteil: Das

Eine „Forrester Total Economic Impact™“-Studie

im Auftrag

von Microsoft

Projektleiter:Sean Owens

Februar 2016

Total Economic Impact™ (Betriebswirtschaftliche Gesamtauswirkung) von Microsoft Surface HubMögliche Kosteneinsparungen und Nutzen für Unternehmen durch Surface Hub

ÜBER FORRESTER CONSULTINGForrester Consulting bietet unabhängige und objektive forschungsbasierte Beratung, um Führungskräften zu helfen, in ihren Unternehmen erfolgreich zu sein. Die Beratungsdienste von Forrester reichen von kurzen Strategiesitzungen bis hin zu kundenspezifischen Projekten, und bringen Sie in direkten Kontakt mit Forschungsanalysten, die ihre Fachkenntnis auf Ihre spezifischen geschäftlichen Herausforderungen anwenden. Weitere Informationen finden Sie auf der Website forrester.com/consulting.

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Inhalt

Zusammenfassung ................................................................................. 3

Haftungsausschluss .............................................................................. 4

TEI-Rahmenwerk und -Methodik ........................................................... 5

Analyse .................................................................................................... 6

Finanzübersicht .................................................................................... 20

Microsoft Surface Hub Überblick ........................................................ 21

Anhang A: Beschreibung des Composite-Unternehmens ............... 23

Anhang B: Total Economic Impact™ – Übersicht ............................. 24

Anhang C: Forrester und das Zeitalter der Kunden .......................... 25

Anhang D: Glossar ............................................................................... 26

Anhang E: Fußnoten ............................................................................ 26

ZusammenfassungForrester Consulting hat im Auftrag von Microsoft eine Total Economic Impact™-(TEI-)Studie durchgeführt und untersucht, welche potenzielle Kapitalrendite (Return on investment, ROI) Unternehmen durch den Einsatz von Surface Hub an traditionellen und innovativen Orten realisieren können. Das Ziel dieser Studie ist, den Lesern eine Rahmenstruktur zur Beurteilung der potenziellen finanziellen Auswirkung einer Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit durch Surface Hub in ihren Unternehmen im Vergleich zu traditionellen Besprechungsräumen mit Displays und Whiteboards ohne Touch-Funktionalität zu geben. Die Touch-fähige Computer-Plattform mit großem Bildschirm kann zur Verbesserung des Ergebnisses der Zusammenarbeit in persönlichen Besprechungen verwendet werden, während die One-Touch-Kommunikationsoptionen eine Einbindung externer Teilnehmer in Besprechungen ermöglichen. Die Studie konzentriert sich auf die positive Auswirkung von Surface Hub auf die Besprechungsplanungszeit, die Fernteilnahme an Besprechungen, die spontane Zusammenarbeit, die Kosten für die Ausrüstung im Besprechungsraum und deren Komplexität und die Zahl der Verkaufsabschlüsse durch anschauliche und interaktive Präsentationen beim Kunden.

Um ein besseres Verständnis von den Vorteilen, Kosten und Risiken in Verbindung mit der Implementierung von Surface Hub zu gewinnen, hat Forrester mehrere Unternehmen (Early Adopter), die zu den ersten Nutzern von Surface Hub gehören, zu den von ihnen festgestellten Kosten und Vorteilen befragt. Die Leser können diese auf die Kommunikation und Zusammenarbeit bezogenen Nutzen für ihre eigene betriebswirtschaftliche Analyse einer Implementierung von Surface Hub verwenden. Jedes Unternehmen installierte Geräte in einem Besprechungsraum oder einem Gemeinschaftsraum (oder auf einem Rollwagen, um es in beiden Bereichen zu verwenden). Sie verwendeten Surface Hub-Geräte, um per Skype for Business eine Verbindung zu entfernt befindlichen Benutzern herzustellen und diese so besser einzubinden, um in persönlichen oder entfernt befindlichen Besprechungen Informationen mit Anmerkungen zu versehen und mit anderen zu teilen, um geteilte Inhalte anzuzeigen oder um Verkaufsgespräche mit Kunden zu führen. Die Ergebnisse wurden in einem repräsentativen Unternehmen zusammengefasst, das am Ende des Jahres 1 sechs Geräte implementiert hat und in den Jahren 2 und 3 eine signifikante Erweiterung des Gerätebestands (horizontale Skalierung, Scale-out) plant.

Vor der Implementierung von Surface Hub waren die Besprechungsräume dieser Unternehmen mit einigen oder allen der folgenden Komponenten ausgestattet: Whiteboards, Leinwänden oder Flachbildschirmen, Desktop-PCs (im Raum), großen Konferenztischen, Lautsprechern, einer Freisprecheinrichtung und anderen Ausstattungsgegenständen. Benutzer von Gemeinschaftsräumen konnten sich glücklich schätzen, wenn diese mit einem Whiteboard und einigen Stühlen ausgestattet waren. Diese Unternehmen sahen einen Vorteil darin, die Möglichkeit zu haben, Zusammenarbeit zu fördern, die Komplexität von Geräten im Besprechungsraum zu verringern und gleichzeitig neue Funktionen, wie die digitale Freihandeingabe, bereitzustellen und die Einbindung von entfernt befindlichen Teilnehmern bei Besprechungen zu verbessern.

SURFACE HUB FÖRDERT PRODUKTIVITÄT IN BESPRECHUNGEN, SENKT KOSTEN UND HILFT BEI DER STEIGERUNG DES UMSATZES

Forresters Befragungen von fünf Kunden und die anschließende Finanzanalyse zeigten, dass ein auf diesen befragten Unternehmen basiertes Composite-Unternehmen die risikobereinigte Kapitalrendite und den Nutzen erzielen konnten, die in Abbildung 1 dargestellt sind.1 Eine Beschreibung des Composite-Unternehmens finden Sie in Anhang A.

Die Analyse des Composite-Unternehmens, die eine langsame Aufstockung des Surface Hub-Bestands im Jahr 1 und eine aggressivere Implementierung in den Jahren 2 und 3 berücksichtigt, zeigt einen Nutzen in den Jahren 1, 2 und 3 von jeweils 110.000 Dollar, 685.000 Dollar und 1 Million Dollar. Die Kosten betrugen während der Implementierung 36.500 Dollar und jeweils rund 71.000 Dollar, 345.000 Dollar und 315.000 Dollar in den Jahren 1, 2 und 3. Die geschätzten Zusammenfassungsmetriken zeigen eine ROI von 138 % und eine Amortisierungsdauer von ca. 9 Monaten.

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„Wir hatten ein Kundengespräch, um ein Projekt vorzustellen. Anstatt eines Whiteboards haben wir Surface Hub verwendet, und es war unglaublich erfolgreich.“ ~ Director der Abteilung „Design and Construction“, Architekturbüro

Quelle: Forrester Research, Inc.

ABBILDUNG 1Übersicht der Finanzergebnisse zeigt der risikobereinigte ROI innerhalb von drei Jahren und die Hauptnutzen

ROI:138 %

Umsatz:▲ 20 %

Druckkosten:▼ 25 Dollar/Besprechung

Eingesparte Besprechungszeit:▼ 15–23 Min./Besprechung

› Nutzen: Während im ersten Jahr eine konservative Implementierung von Surface Hub geplant ist, ist der geplante Umfang der Implementierung in den Jahren 2 und 3 viel größer. Daher wird erwartet, dass auch der zusammengefasste Nutzen in diesen Jahren erheblich größer ist. Weitere Informationen zum erwarteten jährlichen Nutzen finden Sie im Kapitel „Nutzen“, beginnend auf Seite 9. Nachstehend finden Sie eine Zusammenfassung der risikobereinigten Nutzen des Composite-Unternehmens:

• Verbesserung der Produktivität vor und nach Besprechungen um 75 %, was hochgerechnet einen Nutzen von fast 48.000 Dollar im ersten Jahr entspricht. Bei herkömmlichen einstündigen Besprechungen verschwendeten Mitarbeiter des Composite-Unternehmens häufig mindestens 10 Minuten mit der Einrichtung der Video- oder Bildübertragungsdienste für entfernt sitzende Teilnehmer. Nach Beendigung der Besprechung verbrachten die Mitarbeiter weitere 20 Minuten damit, die Notizen abzuschreiben, Fotos von den Whiteboards zu machen und diese Dateien per E-Mail an die Kollegen zu senden.

• Kosteneinsparungen bei der Raumausstattung von mehr als 8.000 Dollar pro jedem Raum, in dem Komponenten installiert oder aktualisiert werden sollen. Räume und Gemeinschaftplätze, in denen kein Surface Hub installiert wird, würden mit Whiteboards ausgerüstet werden. Dies sind häufig analoge Whiteboards, obgleich manchmal auch teurere digitale oder „intelligente“ Whiteboards eingesetzt werden. Bei Verwendung der integrierten Surface Hub-Funktionen ist der Kauf bestimmter audiovisueller Komponenten, wie Monitoren, Projektoren, Bildschirmen, Freisprecheinrichtungen und Videokameras, überflüssig.

• Eingesparte Druckkosten von rund 9.000 Dollar im ersten Jahr. Durch die Möglichkeit zur Zusammenarbeit am Surface Hub müssen keine gedruckten Materialien verwendet werden, um Notizen zu schreiben oder Anmerkungen zu machen, da die Teilnehmer ihre Notizen direkt auf den Bildschirm schreiben können.

• Steigerung der Verkaufsabschlüsse um 20 % bei persönlichen Verkaufsgesprächen in einem

• Besprechungsraum mit Surface Hub, was hochgerechnet einem Nutzen von mehr als 44.000 Dollar im ersten Jahr entspricht. Surface Hub bietet Verkaufsmitarbeitern einen spezifischen Vorteil: Das Gerät dient als Plattform für Präsentationen und für Zusammenarbeit – sowohl für im Raum als auch entfernt befindliche Personen. Aufgrund seines hohen Benutzerkomforts führt es zu einer höheren Abschlussrate bei Verkaufsgesprächen, die unter Verwendung von Surface Hub geführt werden.

• Bessere Zusammenarbeit, Entwicklung hochwertigerer Produkte und Dienstleistungen und insgesamt bessere und schnellere Unternehmensentscheidungen So können beispielsweise Produktentwickler, die an der Errichtung komplexer Anlagen arbeiten, viel leichter die Details ihres Entwurfs darstellen und mit anderen – unabhängig von deren Standort – an derselben Produktdarstellung zusammenarbeiten.

› Kosten: Für das Composite-Unternehmen ergaben sich die folgenden risikobereinigten Kosten:

• Kosten für Surface Hub von rund 33.000 Dollar während der Anfangsphase und 54.000 Dollar im ersten Jahr Die Gerätekosten wurden basierend auf dem erwarteten Einzelhandelspreis geschätzt und schließen einen konservativen Satz an üblichen Zubehörteilen, wie z. B. eine Wandhalterung, einen Rollwagen oder einen zusätzlichen Stift, ein. Wie beim Nutzen werden auch hier in den Jahren 2 und 3 erheblich mehr Gerätekosten erwartet, wie im Abschnitt „Kosten“, beginnend auf Seite 16, näher beschrieben.

• Kosten für Ressourcen für die Implementierung und fortlaufende Verwaltung sowie andere Kosten von rund 3.500 Dollar während der Anfangsphase und von rund 17.000 Dollar im ersten Jahr Diese Kosten beziehen sich auf eine Standard-Implementierung und Support-Dienstleistungen, die von Microsoft und Microsoft-Partnern bereitgestellt werden. Sie decken Support- und Wartungsleistungen für die Surface Hub-Geräte ab.

HaftungsausschlussDer Leser muss Folgendes beachten:› Die Studie wurde von Microsoft in Auftrag gegeben und von Forrester Consulting geliefert. Sie ist nicht als Wettbewerbsanalyse aufzufassen.

› Forrester stellt keine Vermutungen bezüglich potenzieller Kapitalrenditen (ROI) an, die anderen Unternehmen zugute kommen. Forrester empfiehlt den Lesern ausdrücklich, eigene Schätzungen innerhalb der in der Studie dargelegten Rahmenstruktur zu verwenden, um die Angemessenheit einer Investition in Microsoft Surface Hub zu ermitteln.

› Microsoft hat Überprüfungen vorgenommen und Forrester Rückmeldungen gegeben, aber Forrester hat sich die redaktionelle Kontrolle über die Studie und die Studienergebnisse vorbehalten und akzeptiert keine Änderungen an der Studie, die den Ergebnissen von Forrester entgegenstehen oder die Bedeutung der Studie verschleiern.

› Microsoft hat die Namen der Kunden für die Befragungen bereitgestellt, aber nicht an den Befragungen teilgenommen.

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TEI-Rahmenwerk und -Methodik

EINFÜHRUNG

Auf Grundlage der aus den Kundenbefragungen gewonnenen Informationen hat Forrester eine TEI (Total Economic Impact, betriebswirtschaftliche Gesamtauswirkung)-Rahmenstruktur für die Unternehmen entwickelt, die eine Implementierung von Microsoft Surface Hub in Erwägung ziehen. Das Ziel dieser Rahmenstruktur besteht darin, die Kosten, Nutzen, Flexibilität und Risikofaktoren zu ermitteln, die sich auf die Entscheidung zur Investition auswirken, damit Unternehmen besser verstehen können, wie sie bestimmte Vorteile nutzen, Kosten senken und die Gesamtziele des Unternehmens hinsichtlich der Gewinnung, Betreuung und Bindung von Kunden verbessern können.

VORGEHENSWEISE UND METHODIK

Forrester verwendete einen mehrstufigen Ansatz zur Beurteilung der Auswirkungen, die Microsoft Surface Hub auf ein Unternehmen haben kann (siehe Abbildung 2). Im Einzelnen hat Forrester:

› Microsoft-Mitarbeiter aus den Bereichen Marketing, Verkauf und/oder Beratung zusammen mit Forrester-Analysten befragt, um Daten im Zusammenhang mit Surface Hub und dem Markt für Surface Hub zu erheben.

› fünf Unternehmen befragt, die zu den ersten Anwendern (Early Adopter) von Surface Hub gehörten und derzeit Microsoft Surface Hub verwenden, um Daten zu Kosten, Nutzen und Risiken zu erhalten.

› auf Grundlage der Eigenschaften der befragten Unternehmen ein Composite-Unternehmen formuliert (siehe Anhang A).

› mithilfe der TEI-Methodik ein für die Befragungen repräsentatives Finanzmodell erstellt. Dieses Finanzmodell wurde mit den aus den Befragungen gewonnenen Daten zu Kosten und Nutzen gefüllt und auf das Composite-Unternehmen angewendet.

› eine Risikobereinigung des Finanzmodells basierend auf den von den befragten Unternehmen in den Befragungen angegebenen Problemen und Bedenken durchgeführt. Die Risikobereinigung ist ein wichtiger Teil der TEI-Methodik. Während die befragten Unternehmen Kosten- und Nutzenschätzungen bereitstellten, gab es bei einigen Kategorien eine große Bandbreite an Antworten oder eine Reihe von externen Faktoren, die die Ergebnisse möglicherweise beeinflusst haben. Aus diesem Grund wurden einige Kosten- und Nutzen-Gesamtwerte risikobereinigt. Auf diese wird in den entsprechenden Abschnitten näher eingegangen.

Forrester modelliert den Microsoft/Surface Hub-Dienst anhand von vier fundamentalen Elementen der TEI-Methodik: Nutzen, Kosten, Flexibilität und Risiken.

Angesichts der zunehmenden Komplexität von ROI-Analysen, die Unternehmen im Hinblick auf IT-Investitionen durchführen, hat die TEI-Methodik von Forrester den Zweck, ein vollständiges Bild der gesamten wirtschaftlichen Auswirkungen von Kaufentscheidungen zu bieten. Weitere Informationen zur TEI-Methodik finden Sie im Anhang B.

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ABBILDUNG 2TEI-Ansatz

Kaufprüfung durchführen

Kunden-befragungen durchführen

Composite-Unternehmen formulieren

Fallstudie schreiben

Finanzmodell mithilfe TEI-

Rahmenstruktur erstellen

Analyse

COMPOSITE-UNTERNEHMEN

Für diese Studie befragte Forrester die Vertreter der folgenden fünf Microsoft-Kundenunternehmen:

› ein kommerzielles Architekturbüro in den USA

› eine große Anwaltskanzlei aus dem mittleren Westen der USA

› einen europäischen Autohersteller

› ein großes medizinisches Zentrum in den USA

› eine private Forschungsuniversität in den USA

Diese Unternehmen arbeiteten mit Microsoft zusammen und nahmen an dem Early-Adoption-Programm für Surface Hub teil. Dieses startete in der Mitte des Jahres 2015 und umfasste bei den meisten die Bereitstellung und Installation eines 84"- und eines 55"-Geräts. Einige wenige erhielten zusätzliche Geräte.

Alle Unternehmen haben diese Geräte anstelle von anderen Whiteboard- und Präsentationswerkzeugen oder als zusätzliches Hilfsmittel zur Verbesserung der Zusammenarbeit in häufig genutzten Konferenz- oder Gemeinschaftsräumen aufgestellt, sodass ihre Mitarbeiter die Geräte in Teambesprechungen, Kundengesprächen und Teamarbeitssitzungen verwenden können. Mehrere der befragten Unternehmen hatten auch schon Erfahrungen mit Perceptive Pixel-Geräten gesammelt, die von einem von Microsoft akquirierten Unternehmen entwickelt wurden, und waren so mit der Verwendung von Touch- und Freihandeingabe-Bildschirmtechnologie, die in Surface Hub integriert ist, vertraut.

Auf Grundlage der Befragungen entwickelte Forrester eine TEI-Rahmenstruktur, ein Composite-Unternehmen und eine dazugehörige Kapitalrendite-Analyse, die die Bereiche mit finanziellen Auswirkungen aufzeigt. Das von Forrester anhand dieser Ergebnisse formulierte Composite-Unternehmen repräsentiert ein Unternehmen mit folgenden Eigenschaften:

› Es handelt sich um eine in den USA ansässige Design-/Produktionsfirma mit einem großen Verkaufsteam (wie z. B. ein Architekturbüro oder eine Produktionsfirma, obwohl auch andere Branchen für diese Studie relevant sind).

› Es beschäftigt 2.000 Mitarbeiter.

› Es nutzte (und nutzt) unterschiedliche Arten von Konferenzräumen und Automatisierungsoptionen. Räume mit traditionellen Besprechungsraum-Technologien sind mit Whiteboards und viele davon auch mit Bildschirmen ausgestattet, während in größeren Räumen Computer- und Automatisierungslösungen installiert sind.

› Für zwei größere Konferenzräume war schon eine Umrüstung/Aufrüstung geplant, weitere sollten in den nächsten Jahren folgen.

Das Unternehmen hielt eine Teilnahme an dem Programm für gewinnbringend und war sehr an der Verwendung der Geräte interessiert. Auch für die Zukunft sieht das Unternehmen einen großen Nutzen in der Verwendung von Surface Hub-Geräten. Im ersten Jahr ist der Kauf weiterer Geräte und in den Jahren 2und 3 eine großflächige Implementierung geplant:

› Während des Early-Adoption-Zeitraums wurden zwei Surface Hub-Geräte installiert, wobei vier weitere im ersten Jahr folgen sollen.

› In den Jahren 2 und 3 ist eine viel größere Erweiterung (Scale-out) geplant, einschließlich der Installation von weiteren neueren Geräten in Konferenzräumen und der Errichtung neuer Gemeinschaftsplätze.

WESENTLICHE ERGEBNISSE DER BEFRAGUNGEN

Die befragten Unternehmen waren als erste Anwender (Early Adopter) von Surface Hub in der Lage, den Nutzen hauptsächlich hinsichtlich der Zusammenarbeit und Kommunikation zu quantifizieren. Der Geräte-Formfaktor, die Technologie und die integrierte Software können dazu beitragen, die Produktivität von Besprechungen zu erhöhen,

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Kosten zu senken und die Ergebnisse der Kundengeschäftsentwicklung zu verbessern. Die Unternehmen konnten auch einen Nutzen in einigen Bereichen feststellen, in denen sie bereits eine Verbesserung beobachtet oder zukünftig erwartet hatten, nachdem Surface Hub-Geräte unternehmensweit implementiert waren und in weitere unternehmensspezifische Prozesse eingebunden wurden. Dies wurde jedoch nicht quantifiziert.

Die Unternehmen fassten ihre Situation vor und nach der Implementierung von Surface Hub zusammen und gaben die wichtigsten Bereiche an, in denen sie einen Nutzen erzielt haben und voraussichtlich erzielen werden.

SituationDie befragten Unternehmen, die einen Mix aus verschiedensten Branchen darstellen und Surface Hub für eine Vielzahl von Aufgaben verwenden, gaben eine Reihe von Kernproblemen bzw. Möglichkeiten an, von denen sie hofften bzw. hoffen, dass Surface Hub diese lösen bzw. bereitstellen wird:

› Alle Unternehmen hatten das Ziel, die Verschwendung von Zeit für die Vorbereitung des Raums zu verringern oder sogar zu eliminieren. Als wesentliche Faktoren für die Zeitverschwendung wurden die Übertragung von Inhalten auf die Bildschirme, der Umgang mit mehreren Konferenzlösungen bei Einbindung entfernt befindlicher Benutzer und die Weitergabe von Notizen nach einer Besprechung gesehen. „Die meisten Konferenzräume verfügen über einen eigenen PC, sodass die für die Organisation der Besprechung verantwortliche Person oder der Schriftführer frühzeitig in den Raum geht, sich bei dem Computer anmeldet und alles einrichtet, was für die Besprechung benötigt wird“, sagt der Messaging and Collaboration Manager eines medizinischen Zentrums in den USA.

› Mehrere Unternehmen gaben als Ziel an, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Teams fördern und erleichtern zu wollen. Die geplanten Lösungen umfassten die Schaffung weiterer Plätze für spontane Zusammenarbeit und unkonventioneller Besprechungsräume. „Das Potenzial, das wir in Surface Hub gesehen haben, bedingt nicht den Austausch aller Videotechnologie in Konferenzräumen, sondern eine Aufstellung in auf Zusammenarbeit ausgerichteten Konferenzräumen. Sozusagen Huddle-Rooms, also kleine Besprechungsräume, in denen die Menschen am Board arbeiten, sich mit dem Board verbinden oder darauf zeichnen sollen“, sagte der Director der Abteilung „Design and Construction“ des Architekturbüros.

› Einige Unternehmen erzählten, wie die Räume mit Surface Hub-Geräten die Kunden beeindruckt und zu hochwertigeren Verkaufsgesprächen und dadurch zu manch neuen und größeren Verkaufsabschlüssen animiert haben.

› Einige Unternehmen betonten, wie kostspielig die Ausstattung von Besprechungsräumen ist. Übliche Besprechungsräume sind mit einem Bildschirm, Whiteboards, Freisprecheinrichtungen, Kameras, einem großen Konferenztisch, einem Konferenzraum-Computer und weiteren Komponenten ausgestattet. „Wir haben mit der IT-Abteilung gesprochen, um ihnen die grundlegenden Kenndaten zu geben. Unsere derzeitige Konfiguration vor Verwendung von [Surface] Hub besteht aus einem Flachbildschirm, einer Webkamera und einem Computer, der nicht speziell integriert ist“, meinte der Director der Abteilung „Design and Construction“ des Architekturbüros.

› Die Anwaltskanzlei gab das Ziel an, mit einem großen Touch-fähigen Gerät bessere büroübergreifende Zusammenarbeit der

„Die meisten Konferenzräume verfügen über einen eigenen PC, sodass die für die Organisation der Besprechung verantwortliche Person oder der Schriftführer frühzeitig in den Raum geht, sich bei dem Computer anmeldet und alles einrichtet, was für die Besprechung benötigt wird.“

~ Messaging and Collaboration Manager, US Medical Center

„Wir haben ein zweites Büro, und die Mitarbeiter aus beiden Büros arbeiten oft an Projekten zusammen. Uns stellt sich dabei das Problem, wie wir es schaffen können, dass diese Teams so effizient sind wie die Teams, die sich einfach in einem Konferenzraum hier zusammensetzen und am Whiteboard zusammenarbeiten können.“

~ COO, Anwaltskanzlei, USA

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Teams ermöglichen und interaktivere, fesselndere Präsentationen im Gerichtssaal halten zu wollen. „Wir haben ein zweites Büro, und die Mitarbeiter aus beiden Büros arbeiten oft an Projekten zusammen. Uns stellt sich dabei das Problem, wie wir es schaffen können, dass diese Teams so effizient sind wie die Teams, die sich einfach in einem Konferenzraum hier zusammensetzen und am Whiteboard zusammenarbeiten können“, sagte der COO der in den USA ansässigen Anwaltskanzlei.

› Die Ziele des medizinischen Zentrums waren Touch-fähigere Computer-Geräte für Kiosks und Displays zur Anzeige medizinischer Informationen.

› Die beiden Design-Unternehmen (das Architekturbüro und der Autohersteller) unterstrichen die Notwendigkeit von besseren Tools zur Verbesserung der Design-Fähigkeit, der Geschwindigkeit und der Zusammenarbeit.

› Die Universität hatte das Ziel, die Aus- und Weiterbildung durch den Einsatz von Technologie zu verbessern. Dies schloss auch Geräte mit ein, die die Dozenten zur detaillierten Erläuterung von Konzepten und die Studenten zur besseren Zusammenarbeit in Gruppenprojekten verwenden könnten (bzw. bereits verwenden). „Studenten, wie Sie sich vielleicht denken können, greifen neue Technologie schnell auf“, sagte der Instructional Designer an der privaten Forschungsuniversität.

LösungDie Surface Hub-Geräte mit einer Bildschirmgröße von 55" und 84" halfen den befragten Unternehmen, viele der zuvor aufgeführten Probleme zu lösen und so manche der Möglichkeiten zu nutzen. Die Implementierung hat langsam begonnen, aber es wird erwartet, dass sie in späteren Jahren stark zunimmt.Hinsichtlich der noch nicht berücksichtigen Probleme und Möglichkeiten blickten die Unternehmen dank des Potenzials, von Drittparteien entwickelte Anwendungen (wie beispielsweise eine Touch-fähige CAD-Anwendung) verwenden zu können, erwartungsvoll in die Zukunft.

Ergebnisse

Die Befragungen zeigten eine Reihe von Nutzen auf, die sich durch die Verwendung von Surface Hub ergaben:

› Besprechungen können schneller vorbereitet und durchgeführt werden, speziell was die Weitergabe von Notizen nach der Besprechung, von Informationen allgemein und die Teilnahme entfernt befindlicher Teilnehmer anbelangt. Entfernt befindliche Besprechungsteilnehmer konnten schnell und problemlos per einfachem Klick über Skype for Business an der Besprechung teilnehmen. Dies war eine Verbesserung im Vergleich zu den bisherigen Erfahrungen, wo die Teilnehmer häufig einen Mix aus Telefon- und Videokonferenzlösungen verwenden mussten. Besprechungsnotizen konnten ebenfalls schnell als OneNote- oder .png-Datei weitergeleitet werden. „Die Möglichkeit, nach jeder Besprechung OneNote-Dateien per E-Mail zu versenden, spart Zeit bei jeder Besprechung, in der Surface Hub verwendet wird“, sagte der COO der Anwaltskanzlei.

› Ausstattungskosten für Besprechungsräume können eingespart werden. Neue und geplante Kosten zum Aufrüsten von Besprechungsräumen können zugunsten eines einzelnen Surface Hub-Geräts vermieden werden, das als Computer, Bildschirm, Whiteboard, Telefon und Videokonferenzgerät dient. „Wir haben mit der IT-Abteilung gesprochen, um ihnen die grundlegenden Kenndaten zu geben“, sagte der Director der Abteilung „Design and Construction“ des Architekturbüros.

› Verkaufsgespräche mit bestehenden und potenziellen Kunden enden häufiger mit einem Verkaufsabschluss. Die Kunden waren von den gut durchdachten Anzeige- und Präsentationsgeräten beeindruckt, und die Unternehmen waren in der Lage, hochwertigere Präsentationen abzuhalten. Sie hatten die Möglichkeit, den Kunden an den Bildschirm zu bringen und gemeinsam mit ihm ein Diagramm zu zeichnen oder eine Liste von Ideen zu erstellen, wodurch die Besprechung zu einem noch bereichernderen und interaktiveren Erlebnis wurde. „Wir hatten ein Kundengespräch, um ein Projekt vorzustellen. Anstatt eines Whiteboards haben wir Surface Hub verwendet, und es war unglaublich erfolgreich“, sagte der Director der Abteilung „Design and Construction“ des Architekturbüros.

› Prozess- oder unternehmensspezifische Aufgaben werden mit einem höheren Maß an Zusammenarbeit und Qualität erledigt. Wie bereits im vorherigen Abschnitt „Situation“ erwähnt, identifizierten die Unternehmen eine Reihe von Problemen und Möglichkeiten im Zusammenhang mit branchen- oder rollenspezifischen Prozessen, in denen Surface Hub zu Verbesserungen geführt hat oder in denen zukünftig mit Verbesserungen zu rechnen ist. Bestimmte auf Zusammenarbeit ausgerichtete Szenarios wurden bereits geschaffen, wie in einigen Design-, Bildungs- und Verkaufsbereichen (wie zuvor beschrieben). Detailliertere Prozesse werden folgen, wenn erwartungsgemäß ein umfassender Katalog an Anwendungen für die Branchen Medizin, Recht, Design, Fertigung, Bildung und andere Branchen zur Verfügung steht.

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„Wir hatten ein Kundengespräch, um ein Projekt vorzustellen. Anstatt eines Whiteboards haben wir Surface Hub verwendet, und es war unglaublich erfolgreich.“~ Direktor der Abteilung „Design and Construction“, Architekturbüro

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NUTZEN

Das Composite-Unternehmen hat seit Beginn der Verwendung der Surface Hub-Geräte eine Reihe von Nutzen festgestellt. Da die Unternehmen die Geräte in der frühen Phase des Produktlebenszyklus verwenden, konzentrieren sich die von jedem befragten Unternehmen bereitgestellten Informationen hauptsächlich darauf, wie Surface Hub dazu beigetragen hat, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern. Folgende wesentliche Nutzen wurden von den befragten Unternehmen u. a. festgestellt:

› Verbesserung der Produktivität von Besprechungen, insbesondere bei der Vorbereitung von Besprechungen mit entfernt befindlichen Teilnehmern und der Erledigung von Aufgaben nach Besprechungen

› geringere Ausstattungskosten für Besprechungsräume und Druckkosten

› Bessere Resultate in Kundengesprächen, die in Räumen mit Surface Hub-Geräten geführt wurden, führten zu mehr und umfangreicheren Verkaufsabschlüssen.

› stärkere Zusammenarbeit und größerer Einfluss auf die Geschäftstätigkeiten Auch wenn die Unternehmen über diese Nutzen diskutierten, insbesondere in branchenspezifischen Szenarios, wurden sie nicht quantifiziert. Sie werden im letzten Abschnitt „Nutzen“ aufgeführt.

Verbesserung der Produktivität von Besprechungen

Mit Surface Hub können Besprechungen schneller gestartet und beendet werden. Auch die Anzahl an während Besprechungen auszuführenden Aufgaben, wie beispielsweise das Anschließen von Laptops, um individuelle Inhalte zu übertragen, oder Sicherstellen, dass jeder die richtige PowerPoint-Präsentation geöffnet hat und sich auf der richtigen Folie befindet, ist stark gesunken. Die Anwendung Skype for Business bietet Zugang zur Besprechung per einfachen Tastendruck, sodass etwaige, während des Anschlusses eines Geräts auftretende Probleme, wie das Aktualisieren der Auflösung oder Zuweisen von primären und sekundären Monitoren, vermieden werden. Jede während einer Besprechung in den verschiedenen Produktivitätsanwendungen und Webbrowser-Tools erfasste Notiz ist bereits digitalisiert und kann über OneNote oder eine andere Anwendung gespeichert werden. Es muss kein Foto vom Whiteboard geschossen oder eine Abschrift angefertigt werden. Zudem werden die Notizen automatisch vom Surface Hub-Gerät gelöst, wenn Sie dies vergessen sollten. Nach den Besprechungen sind keine großartigen Aufgaben mehr auszuführen. In nur wenigen Klicks können die OneNote-Notizen an alle Teilnehmer gesendet oder in SharePoint gespeichert werden. „Ich selbst habe wahrscheinlich an die 50 Whiteboard-Bilder aus den letzten fünf Jahren auf meinem Telefon, auf die ich permanent zurückgreife. Wenn ich die Notizen nicht abschreibe, durchsuche ich meine Bilder, um das richtige zu finden, wenn ich es brauche. Die Möglichkeit, nach jeder Besprechung OneNote-Dateien per E-Mail zu versenden, spart Zeit bei jeder Besprechung, in der Surface Hub verwendet wird“, sagte der COO der in den USA ansässigen Anwaltskanzlei. Der Direktor der Abteilung „Computing“ der Kanzlei fuhr fort, indem er hervorhob, wie das Gerät die Informationssicherheit unterstützt: „Unsere Sachen liegen nicht mehr da draußen herum oder hängen an den Wänden im ganzen Büro, sodass Außenstehende, die uns besuchen, sie sehen können.“

Tabelle 1 zeigt die geschätzte Zeit, die Teilnehmer von Besprechungen für die Erfassung von Besprechungsinformationen, Notizen und Brainstorming-Ergebnissen mit OneNote, einem Touchscreen und der Stifteingabefunktion benötigen würden. Dabei werden die Anzahl an Besprechungsräumen mit Surface Hub-Geräten, die geschätzte Anzahl an geplanten Besprechungen pro Woche, die durch Surface Hub beeinflusst werden könnten, die durchschnittliche Teilnehmerzahl bei jeder Besprechung und die durchschnittliche Besprechungsdauer berücksichtigt. Bei einer durchschnittlichen einstündigen Besprechung werden (durchschnittlich) weitere 20 Minuten für Aufgaben nach der Besprechung aufgewandt, um die Notizen auf dem Whiteboard abzuschreiben, Fotos von den Whiteboards zu machen, Anmerkungen auf Papier in ein digitales Format zu übertragen oder Texterläuterungen neben einem Diagramm oder Bild aufzuschreiben.

Mithilfe von Surface Hub kann das Unternehmen die Freihandeingabe und OneNote verwenden, um Dokumente mit Anmerkungen zu versehen, Notizen zu schreiben und alle Informationen, die zuvor auf ein Whiteboard geschrieben worden wären, zu erfassen. Während der Ansicht einer Karte, eines Bildes oder eines Diagramms können die Teilnehmer einer Besprechung direkt auf dem digitalen Bild zeichnen, wodurch viel Zeit gespart wird, die normalerweise bei dem Versuch, Pfeile neu zu zeichnen, Notizen neu zu schreiben, Diagramme zu ändern oder Textnotizen aufzuschreiben, aufgewandt werden müsste. Auch wird so Verwechslungen vorgebeugt, zu denen es bei der

„Die Möglichkeit, nach jeder Besprechung OneNote-Dateien per E-Mail zu versenden, spart Zeit bei jeder Besprechung, in der Surface Hub verwendet wird.“~ COO, Anwaltskanzlei, USA

Zuordnung von Textnotizen zum richtigen Bild oder Diagramm kommen könnte. Alles in allem sparen sowohl die Notizenschreiber als auch die anderen Teilnehmer, die die Notizen durchsehen, erheblich Zeit nach der Besprechung. Nach Schätzungen des Unternehmens liegt die Zeiteinsparung durchschnittlich bei 75 %.Darüber hinaus nehmen laut Einschätzung des repräsentativen Unternehmens an 33 aller Besprechungen entfernt befindliche Teilnehmer teil. Diese Besprechungen sind ebenfalls kürzer und leichter zu verwaltet. Mit nur einem Tastendruck kann die Online-Besprechung initiiert werden. „Wir halten büroübergreifende Besprechungen mithilfe von Surface Hub ab. Sie stellen eine Verbindung von ihrem Besprechungsraum zu unserem Surface Hub her. Manchmal stellen mehrere Personen über ihre Surface-Tablets per Skype for Business in ihren eigenen Büros eine Verbindung zu unserem Surface Hub-Besprechungsraum her“, sagte der Director der Abteilung „Computing“ der in den USA ansässigen Anwaltskanzlei.

Ref. Metrik Berechnung Anfang Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3

A1Anzahl an Besprechungsräumen und Plätzen mit Surface Hub 6 26 41Geräte

A2Anzahl an geplanten Besprechungen pro Woche, die von 30 260 410Surface Hub beeinflusst werden könnten.

A3Durchschnittliche Anzahl an Teilnehmern pro Besprechung 4 4 4

A4 Prozentualer Anteil der Besprechungen mit entfernt befindlichen Teilnehmern

33 % 33 % 33 %

A5Übliche Dauer von jeder Besprechung (Min.) 60 60 60

A6

Durchschnittliche Zeit, die bei Besprechungen mit entfernt befindlichen Teilnehmern für das Herstellen der Verbindungen dieser Teilnehmer aufgewandt wird (Min.).

10 10 10

A7

Durchschnittliche Zeit nach Besprechungen, die für das Transkribieren und Verteilen von Notizen und anderen Informationen aufgewandt wird (Min.). 20 20 20

A8 Zeiteinsparung vor und nach Besprechungen mit Surface Hub in Prozent 75 % 75 % 75 %

A9Durchschnittlicher Stundensatz der Besprechungsteilnehmer 70 Dollar 70 Dollar 70 Dollar

A10 Zurückgewonnene Zeit für Arbeitsaufgaben in Prozent 50 % 50 % 50 %

At Verbesserung der Produktivität von Besprechungen

A2 * A3 * (A6/60* A4 + A7/60) * 52 * A8 * A9 * 63.609 Dollar 551.278 Dollar 869.323 Dollar

A10

Risikobereinigung ↓25 %

Atr

Verbesserung der Produktivität von Besprechungen: einfache Einbindung entfernt sitzender Teilnehmer und schnellere 0 Dollar 47.707 Dollar 413.459 Dollar 651.992 Dollar

Logistik nach Besprechungen (risikobereinigt)Quelle: Forrester Research, Inc.

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TABELLE 1Verbesserung der Produktivität von Besprechungen in Bezug auf die Verwaltung entfernt sitzender Teilnehmer und Aufgaben nach Besprechungen

Insbesondere für Unternehmen, die derzeit verschiedene Video-, Telefon- und/oder Bildschirmübertragungslösungen verwenden, kann das Herstellen einer Verbindung und Überprüfen, ob jeder online ist, einige Zeit in Anspruch nehmen, und selbst der kleinste Fehler könnte zu signifikanten Verzögerungen (laut Schätzung des repräsentativen Unternehmens von bis zu 10 Minuten) führen, in der die Teilnehmer auf den Start der Besprechung warten. Mit Surface Hub können selbst Unternehmen mit nur einer Lösung die erforderlichen und zeitaufwendigen Einrichtungs-, Installations- und Integrationsschritte umgehen und nun einfach eine Besprechung über Skype for Business initiieren und Video-, Audio- und Bildschirmdaten per einfachen Tastendruck übertragen. Das Unternehmen schätzt, dass es so 75 % dieser Zeit einsparen kann.

Diese Zeitersparnis von 75 % für diese Aufgaben ergibt hochgerechnet eine Zeitersparnis von 15 bis 23 Minuten pro Besprechung. Ein Großteil dieser eingesparten Zeit wird für andere Aufgaben aufgewendet, wie beispielsweise das Erledigen von persönlichen Dingen, anderen Arbeitsaufgaben oder das Führen von Gesprächen mit Kollegen. Das Unternehmen schätzt, dass sich so im ersten Jahr ein akkumulierter Nutzen von bis zu 63.609 Dollar und bei einer signifikanten Ausdehnung der Implementierung in den Jahren 2 und 3 ein entsprechender Anstieg des Nutzens auf 551.278 Dollar in Jahr 2 und 869.323 Dollar in Jahr 3 ergibt.

Da dieser angegebene Nutzen auf einer Reihe von Durchschnitts- und Schätzwerten basiert, besteht das Risiko einer Überschätzung, wo nur eine oder zwei Änderungen zu unterschiedlichen Ergebnissen für den Nutzen führen können. Aus diesem Grund wurde ein Risikobereinigungsfaktor von 25 % angewendet, sodass sich ein risikobereinigter Gesamtwert von 47.707 Dollar in Jahr 1, 413.459 Dollar in Jahr 2 und 651.992 Dollar in Jahr 3 ergibt (siehe Tabelle 1). Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Risiken“.

Das Architekturbüro verwies auf einen weiteren Nutzen, den es aufgrund verschiedener Besprechungen feststellte, bei denen die Kunden ein paar Minuten in der Lobby warten mussten. Auch wenn dies nicht im Finanzmodell berücksichtigt wurde, mussten die Mitarbeiter den Konferenzraum schnell von der vorherigen Besprechung aufräumen, d. h. sie mussten die Whiteboards abwischen, die an die Wände geklebten Beispiele entfernen und herausfinden, welcher Kollege neben den Whiteboard-Notizen „Gespeichert“ geschrieben hatte. Wenn Notizen auf Whiteboards geschrieben werden, besteht ein höheres Risiko, dass vertrauliche Daten offengelegt werden. Auch Überbleibsel abgewischter Notizen können z. B. noch von anderen Mitarbeitern, die an der geöffneten Tür vorbeigehen, oder Kunden, die sich für eine andere Besprechung im Raum aufhalten, gelesen werden. „Vor Surface Hub mussten wir uns wahnsinnig beeilen, um alte Diagramme abzuhängen oder direkt neue aufzuhängen, bevor sie ankommen oder während sie warten“, sagte der Director der Abteilung „Design and Construction“ des Architekturbüros.

Kosteneinsparungen durch vermiedene Kosten für Raumausstattung und Druckkosten

Surface Hub ersetzte eine Reihe von anderen Geräten im Unternehmen. In dem Konferenzsaal, in dem das 84" große Surface Hub-Gerät aufgestellt wurde, wurden keine Whiteboards, Videokameras und Monitoranschlusskabel sowie kein Bildschirm, Projektor, entsprechender Konferenzraum-Computer und Konferenztelefon mehr zusätzlich benötigt. Das Composite-Unternehmen musste auch keinen speziellen Konferenztisch mit integrierter Computer-Aufbewahrung kaufen. Zwar hätten der alternative Projektor und der Bildschirm oder Monitor für sich allein weniger als das Surface Hub-Gerät gekostet, die Gesamtkosten für sämtliche Komponenten jedoch liegen viel näher an den Kosten für das Surface Hub-Gerät, und bei einigen Unternehmen sind die Gesamtkosten sogar höher, insbesondere bei Verwendung des 55" großen Surface Hub-Geräts. Die Kosten pro Whiteboard liegen bei einigen hundert Dollar. Ein 70"-Monitor kostet u. U. 10.000 Dollar oder mehr (obwohl wirtschaftlicher arbeitende Unternehmen möglicherweise einen 40"-Bildschirm für wenige tausend Dollar wählen). Ein Telefonkonferenzgerät und eine Videokamera könnten mindestens 1.000 Dollar kosten. Das Unternehmen schätzt, dass die durchschnittlichen Kosten für die Raumausstattung mindestens 8.300 Dollar betragen.

Hinweis: Darin sind keine Zusatzoptionen wie hochwertigere Monitore oder Projektoren, elektrische Whiteboards oder die Integration oder der Austausch von Konferenzraum-Managementsystemen enthalten. Viele Unternehmen planen jedoch, diese Optionen zu implementieren oder eine Implementierung in der Zukunft in Betracht zu ziehen. Der Autohersteller zeigte eine weitere Option auf: „Wir experimentieren mit der Konfiguration

„Vor Surface Hub mussten wir uns wahnsinnig beeilen, um alte Diagramme abzuhängen oder direkt neue aufzuhängen, bevor [neue Kunden] ankommen oder während sie warten.“

~ Director der Abteilung „Design and Construction“,Architekturbüro

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im Besprechungsraum. Wir brauchen nicht immer einen Tisch und Stühle.“ Mit Surface Hub kann der Hersteller neue Besprechungsraum-Konfigurationen in Betracht ziehen, um flexiblere und private Orte für Besprechungen bereitzustellen, die die Interaktion und Zusammenarbeit mit dem Surface Hub fördern. Diese Konfigurationen können Personen auch dazu anhalten, kürzere Besprechungen durchzuführen. Denn wenn sie die ganze Zeit über stehen müssen, schweifen sie nicht so schnell vom Thema ab, um die Besprechungszeit möglichst kurz zu halten.



B1 Anzahl an installierten Surface Hub-Geräten 2 4 20 15

B2 Anzahl der in Konferenzräumen installierten Surface Hubs in Prozent 50 % 50 % 50 % 50 %

B3Prozentualer Anteil an Konferenzräumen mit Surface Hub-Geräten, für die eine Aufrüstung geplant war

75 % 75 % 50 % 50 %

B4Besprechungsräume und Ad-hoc-Plätze, für die ein Ausbau/eine Ausrüstung bereits geplant ist

B1 * B2 * B3 1 1 5 3

B5

Eingesparte Hardware- und Software-Kosten durch Surface Hub (Whiteboards, Bildschirm usw.), durchschnittlich pro Raum

8.300 Dollar 8.300 Dollar 8.300 Dollar 8.300 Dollar

B6 Prozentualer Anteil der Besprechungen mit gedruckten Informationsmaterialien 25 % 25 % 25 %

B7Besprechungen mit gedruckten Informationsmaterialien pro Woche, die an Besprechungsplätzen mit Surface Hub abgehalten werden

A2*B6 8 65 103

B8Gesamtanzahl an Seiten, die pro Besprechung gedruckt werden und mit Surface Hub vermieden werden können

75 75 75

B9 Anzahl an Farbkopien in Prozent 33 % 33 % 33 %

B10 Kosten für Schwarz-Weiß-Kopie (pro Seite) 0,01 Dollar 0,01 Dollar 0,01 Dollar

B11 Kosten für Farbkopie (pro Seite) 1,00 Dollar 1,00 Dollar 1,00 Dollar

B12Druckkosteneinsparung pro Besprechung

B8 * ((1-B9) * B10 +B9 * B11) 25,25 Dollar 25,25 Dollar 25,25 Dollar

BtKosteneinsparungen durch vermiedene Kosten für Raumausstattung und Druckkosten

B4 * B5+B7 * B8 * ((1-B9) * B10 + B9 *

B10) * 528.300 Dollar 18.805 Dollar 126.853 Dollar 160.152 Dollar


BtrKosteneinsparungen durch vermiedene Kosten für Raumausstattung und Druckkosten (risikobereinigt)


TABELLE 2Kosteneinsparungen durch vermiedene Kosten für Raumausstattung und Druckkosten

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Die Besprechungsraum-Kosteneinsparungen des Unternehmens gelten nur für Besprechungsräume, für die eine Aufrüstung der Ausstattung geplant ist. Tabelle 2 zeigt die Gesamtanzahl an zu kaufenden Geräten an. Wir haben dann die geschätzte Anzahl an Geräten berücksichtigt, die anstatt der geplanten Aufrüstungskomponenten im Konferenzraum installiert werden (aufgerundet). Beachten Sie, dass in späteren Jahren weniger Geräte in den Konferenzräumen und mehr in den Gruppenarbeitsbereichen installiert werden. Das Unternehmen schätzt, dass zwischen eine bis fünf geplante Aufrüstungen pro Jahr vermieden werden könnten, und erwartet eine durchschnittliche Ausstattungskosteneinsparung von 8.300 Dollar pro Raum.

Das Architekturbüro wies auf eine weitere Möglichkeit zur Kosteneinsparung für das Composite-Unternehmen hin: die Einsparung von Druckkosten. Dieses Unternehmen bereitete sich auf Besprechungen mit dem Kunden zur Entwurfsüberprüfung vor, indem es ein Portfolio mit Planungsideen und -entwürfen in Farbe ausdruckte. Diese wurden dann zur Überprüfung, Markierung und Besprechung an die Wände geheftet oder auf dem Konferenztisch verteilt. Mit Surface Hub erhofft sich das Unternehmen, dass die Kosten für Farbkopien wegfallen, da die Bilder auf dem Bildschirm angezeigt werden und die Stift- und Touch-Funktionen zur Markierung der Bilder verwendet werden können (wie im ersten Abschnitt „Nutzen“ erwähnt, wird dadurch auch erheblich Zeit eingespart, die ansonsten für die Abschrift nach der Besprechung aufgewendet werden musste). Nach Einschätzung des Unternehmens betragen die Kosten für eine Farbkopie 1,00 Dollar (eine Schwarz-Weiß-Kopie ist um einiges günstiger). Bei der Vielzahl an ausgedruckten Bildern für jede Besprechung, mehreren Kopien von jedem gedruckten Bild und mehreren Kundenbesprechungen pro Woche bedeutet dies ein erhebliches Kosteneinsparungspotenzial. Hochgerechnet belaufen sich die Druckkosten auf rund 25 Dollar pro Besprechung oder rund 9.000 Dollar im ersten Jahr, die eingespart werden können.

Tabelle 2 zeigt die geschätzten Druckkosten, die das Composite-Unternehmen einsparen kann. Nach Schätzung des Unternehmens werden in einem Viertel der Besprechungen Informationsmaterialien verwendet, von denen wiederum ein Drittel Farbkopien enthalten. Farbkopien sind sehr kostspielig (insbesondere bei großen Formaten, bei denen eher in Farbe investiert wird), wohingegen Schwarz-Weiß-Kopien für große Unternehmen mit einem Kopierer-Vertrag relativ günstig sind.

Die eingesparten Raumausstattungs- und Druckkosten sind in Tabelle 2 zusammengefasst und belaufen sich in der Anfangsphase schätzungsweise auf 8.300 Dollar, da ein Gerät in einem Konferenzraum installiert wurde, für den eine Aufrüstung geplant war. Die Kosteneinsparungen betrugen anschließend 18.805 Dollar in Jahr 1, 126.853 Dollar in Jahr 2 und 160.152 Dollar in Jahr 3. Es wurde ein Risikobereinigungsfaktor von 10 % angewendet, um etwaige Überschätzungen hinsichtlich der Druck- oder Ausstattungskosten zu kompensieren, sodass sich ein risikobereinigter Gesamtwert von 7.470 Dollar während der Anfangsphase, 16.925 Dollar in Jahr 1, 114.168 Dollar in Jahr 2 und 144.137 Dollar in Jahr 3 ergibt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Risiken“.

Umsatzverbesserung aufgrund von Kundenbesprechungen unter Verwendung von Surface Hub

Produktivere Besprechungen und geringere Kosten sind wichtige Punkte, aber noch viel wichtiger ist, wie Surface Hub das Resultat einer Besprechung und Teamarbeit verbessern kann. Genauer gesagt, sind die Kunden sind nicht nur von der Technologie, sondern auch von der interaktiven und miteinbeziehenden Art der Besprechungen beeindruckt. Sie fühlen sich mehr in den Prozess eingebunden, was zu erfolgreicheren Verkaufsgesprächen führt. „Wir können es als natürliche Erweiterung unserer Präsentationen nutzen. Es ermöglicht uns, hochwertigere Präsentationen abzuhalten und unser Know-how in Sachen Design und unsere Synthese mit Technologie unter Beweis stellen“, sagte der Director der Abteilung „Design and Construction“ des kommerziellen Architekturbüros.

Das Unternehmen kann Kundengespräche in Räumen mit Surface Hub führen, um hochwertige Verkaufspräsentationen auf dem Touch-fähigen Gerät auszuführen. Die Kunden sind nicht nur von dem Gerät, sondern auch davon beeindruckt, wie das Unternehmen informationsreiche, hochwertige Präsentationen mit interaktiven Präsentationstechniken abhalten kann. Surface Hub bietet den Teilnehmern der Besprechung zudem die Möglichkeit, gemeinsam am Bildschirm zu stehen, um Notizen auf die Folien zu schreiben und zum Brainstorming einen OneNote-Bildschirm aufzurufen. Kundenverkaufsgespräche in einem Besprechungsraum mit Surface Hub können zu einem Anstieg der Verkaufsabschlüsse führen. Das Unternehmen schätzt, dass jede Woche zwischen 4 und 24 Kundengespräche in einem Raum mit Surface Hub stattfinden, wobei in den Jahren 2 und 3 aufgrund der verstärkten Implementierung ein Wachstum zu verzeichnen sein dürfte. Jeder Verkaufsabschluss hat durchschnittlich einen Wert von 150.000 Dollar, und das Unternehmen hat eine geschätzte Verkaufsabschlussrate in den Besprechungen von 8 %. Das Unternehmen schätzt, dass die Verbesserung der Verkaufsabschlüsse bei persönlichen Verkaufsgesprächen in Räumen mit Surface Hub bei 20 % liegt. Bei der Gewinnspanne des Unternehmens ergibt sich addiert ein jährlicher Nutzen von 49.920 Dollar in Jahr 1, 174.720 Dollar in Jahr 2 und 299.520 Dollar in Jahr 3.

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14


C1

Anzahl der Besprechungen mitpotenziellen Kunden pro Woche in einem Raum mit Surface Hub (zwei pro Raum pro Woche)

4 14 24

C2 Durchschnittliche Verkaufsabschlussgröße (pro Kunde pro Jahr) 150.000 Dollar 150.000 Dollar 150.000 Dollar

C3Durchschnittliche Verkaufsabschlussrate bei direkter Einflussnahme auf den Kunden

10 % 10 % 10 %

C4 Verbesserung der Verkaufsabschlussrate aufgrund von Besprechungen mit Surface Hub 20 % 20 % 20 %

C5 Gewinnspanne 8 % 8 % 8 %

Ct Umsatzverbesserungen aufgrund vonSurface Hub

C1*C2*C3*C4*C5*52 0 Dollar 49.920 Dollar 174.720 Dollar 299.520 Dollar


Ctr

Umsatzverbesserung aufgrund von Kundenbesprechungen unter Verwendung von Surface Hub (risikobereinigt)

0 Dollar 44.928 Dollar 157.248 Dollar 269.568 Dollar

TABELLE 3Umsatzverbesserung aufgrund von Kundenbesprechungen unter Verwendung von Surface Hub

Andere erwartete Nutzen infolge der besseren Zusammenarbeit und höheren Unternehmenseffizienz

Neben den verbesserten Verkaufszahlen kann Surface Hub zur Verbesserung der Resultate von Besprechungen und Teamsitzungen beitragen. Interne Teams können Informationen, Bilder und Notizen effektiver visualisieren und anpassen und so neue und schnellere Einblicke gewinnen. Auch Präsentationen gegenüber Vorgesetzten sind dank einer dynamischeren Präsentation der Informationen und der klareren Übergänge zwischen den Grundkonzepten und den aufgeschlüsselten Details effektiver. Und die Kunden sind nicht nur von der Technologie, sondern auch von der interaktiveren und miteinbeziehenden Art der Besprechungen beeindruckt. Die Kunden fühlen sich mehr in den Prozess eingebunden, wodurch die Projekte schneller durchgeführt werden können und weniger Raum für Missverständnisse bleibt. „Wir haben mit einer Technologiefirma zusammengearbeitet. Sie waren begeistert davon, wie wir Modellaufnahmen von ihren geplanten Räumen eingescannt und Ideen gesammelt haben, was wir mit diesem Raum tun wollten. Sie arbeiteten mit uns am Bildschirm zusammen, um gemeinsam mit uns Notizen und Ideen in Echtzeit aufzuschreiben. Das war unglaublich gewinnbringend“, sagte der Director der Abteilung „Design and Construction“ des Architekturbüros.

Auch wenn dieser Nutzen zum jetzigen Zeitpunkt nicht finanziell messbar ist, so hat das Unternehmen eine Reihe von finanziellen und nicht finanziellen Nutzen festgestellt oder erwartet diese in naher

„Wir haben mit einer Technologiefirma zusammengearbeitet. . . . Sie arbeiteten mit uns am Bildschirm zusammen, um gemeinsam mit uns Notizen und Ideen in Echtzeit aufzuschreiben. Es war unglaublich gewinnbringend.“~ Director der Abteilung „Design and Construction“,Architekturbüro

Aufgrund der Variabilität der Verkaufsabschlüsse wurde ein Risikobereinigungsfaktor von 10 % angewendet. Der risikobereinigte jährliche Nutzen beträgt 44.928 Dollar in Jahr 1, 157.248 Dollar in Jahr 2 und 269.568 Dollar in Jahr 3. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Risiken“.


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Ref. Nutzenkategorie Anfang Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt Barwert

Atr

Verbesserung der Produktivität von Besprechungen: einfache Einbindung entfernt sitzender Teilnehmer und schnellere Logistik nach Besprechungen

0 Dollar 47.707 Dollar 413.459 Dollar 651.992 Dollar 1.113.158 Dollar 874.922 Dollar

BtrKosteneinsparungen durch vermiedene Kosten für Raumausstattung und Druckkosten

7.470 Dollar 16.925 Dollar 114.168 Dollar 144.137 Dollar 282.700 Dollar 225.502 Dollar

CtrUmsatzverbesserung aufgrund von Kundenbesprechungen unter Verwendung von Surface Hub

0 Dollar 44.928 Dollar 157.248 Dollar 269.568 Dollar 471.744 Dollar 373.331 Dollar

Gesamtnutzen (risikobereinigt)

7.470 Dollar 109.559 Dollar 684.875 Dollar 1.065.697 Dollar 1.867.601 Dollar 1.473.756 Dollar

TABELLE 4Gesamtnutzen (risikobereinigt)

Zukunft, die sich aus der Verwendung von Surface Hub ergeben oder ergeben könnten:

› Die Anwaltskanzlei hat damit begonnen, ihre Teams mit Surface Hub zu unterstützen, damit sie besser büroübergreifend zusammenarbeiten und interaktivere, mitreißendere Präsentationen im Gerichtssaal abhalten können. „Unsere Anwälte sind selten alle gleichzeitig im Büro. Wir sind ständig unterwegs zu eidesstaatlichen Aussagen, Verhandlungen usw., und es ist wirklich schwer, das tatsächlich zu spüren – das Gemeinschaftsgefühl, das Sie überkommt, wenn Sie gemeinsam in einem Besprechungsraum arbeiten“, sagte der COO der in den USA ansässigen Anwaltskanzlei. Der COO fährt fort: „In unserer Vision nehmen wir diese Geräte mit zur Verhandlung, um den Richtern und Geschworenen unsere Argumente anschaulich zu präsentieren. Wir sehen dies nicht nur als Möglichkeit an, die Geschworenen zu beeindrucken, sondern auch als Möglichkeit, unsere Informationen zusammenhängender und verständlicher zu präsentieren. So können wir einfach auf den Bildschirm tippen, um einen Bereich einer Abschrift einer eidesstaatlichen Aussage zu vergrößern oder ein Video abzuspielen.“

› Das medizinische Zentrum plant, Surface Hub-Geräte zu implementieren, um die gemeinschaftliche Nutzung medizinischer Informationen zu fördern. „Wir haben eine universitäre Zweigstelle (Satellite Campus) errichtet, und wir haben Ärzte dort, und natürlich haben wir jederzeit eine Art von Satelliten-Bereich. Sie sollten ja in der Lage sein, eine Verbindung zur Zentrale herzustellen“, sagte der Messaging and Collaboration Manager des medizinischen Zentrums (USA). Mit Surface Hub-Geräten können Ärzte miteinander kommunizieren, Videokonferenzen abhalten und die Displays mit Touch- und Stifteingabefunktion zum Schreiben von Informationen auf dem Bildschirm nutzen.

› Die beiden Designunternehmen – das Architekturbüro und der Autohersteller – erwarten signifikante Verbesserungen der Designfähigkeit, der Geschwindigkeit und der Zusammenarbeit sowie die Entwicklung neuer Anwendungen für die Surface Hub-Geräte durch Drittanbieter.

› Die Universität hatte das Ziel, die Aus- und Weiterbildung durch den Einsatz von Technologie zu verbessern. Dies schloss auch Geräte mit ein, die die Dozenten zur detaillierten Erläuterung von Konzepten und die Studenten zur besseren Zusammenarbeit in Gruppenprojekten verwenden können (bzw. bereits verwenden). „Die Studenten arbeiten an Diagnosefällen und können Surface Hub zum Hochladen von Bildern und Dokumenten und zum Schreiben von Anmerkungen verwenden sowie dann die Informationen per E-Mail an sich selbst senden. Sie verwenden kaum noch Whiteboards“, meinte der Instructional Designer der privaten Forschungsuniversität.

Gesamtnutzen

Tabelle 4 zeigt den Gesamtwert aller Nutzen sowie die Barwerte (BWs) bei einem angewendeten Diskontsatz von 10 % an. Im Laufe der drei Jahre erwartet das Composite-Unternehmen einen risikobereinigten Gesamtnutzen in Form eines Barwerts von mehr als 1,4 Millionen Dollar.

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Kosten für Implementierung, Verwaltung und Support

Es wird empfohlen, die physische Geräteinstallation von einem Installationsfachmann eines Drittanbieters ausführen zu lassen. Das Unternehmen entschied sich für diesen Weg und hat mit der Implementierung entsprechend dem folgenden Implementierungsplan begonnen:

› Rollständer (erhältlich von Microsoft) für die Hälfte der 55" großen Surface Hub-Geräte

› Wandhalterungen für die andere Hälfte der 55" großen Surface Hub-Geräte in kleineren Konferenzräumen oder in zentralen, offenen Gemeinschaftsplätzen

› Wandhalterungen für alle 84" großen Surface Hub-Geräten in größeren Konferenzräumen


D1 Anzahl der gekauften neuen 55" großen Surface Hub-Geräte 1 3 15 10

D2 Anzahl der gekauften neuen 84" großen Surface Hub-Geräte 1 1 5 5

D3 Kosten für ein 55" großes Surface Hub (inkl. Zubehör) 10.400 Dollar 10.400 Dollar 10.400 Dollar 10.400 Dollar

D4 Kosten für ein 84" großes Surface Hub (inkl. Zubehör) 22.700 Dollar 22.700 Dollar 22.700 Dollar 22.700 Dollar

Dt Kosten für Surface Hub-Gerät D1 * D3 + D2 * D4 33.100 Dollar 53.900 Dollar 269.500 Dollar 217.500 Dollar

Risikobereinigung 0 %

Dtr Kosten für Surface Hub-Gerät (risikobereinigt)


TABELLE 5Kosten für Surface Hub-Geräte


KOSTEN

Das Composite-Unternehmen nahm eine Reihe von Kosten in Verbindung mit der Surface Hub-Lösung wahr:

› Kosten für den Kauf von Surface Hub-Geräten

› Anfangskosten und fortlaufende Kosten, einschließlich Kosten für die Verwaltung und den Support der Software und Hardware sowie für die Installation, Schulung und Integration

Kosten für Surface Hub-Geräte

Die risikobereinigten Kosten für Surface Hub-Geräte sind in Tabelle 5 angegeben. Microsoft verkauft Surface Hub als Paket. Der Preis beinhaltet die Hardware und das Betriebssystem sowie die wichtigsten Anwendungen für Gruppenarbeit wie OneNote und neuere Versionen von Word, PowerPoint und Excel. Zudem sind gängige Zubehörteile, wie ein Ersatzstift, eine Wandhalterung oder ein Rollwagen, im Lieferumfang enthalten.

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Ref. Metrik Berechnung Anfang Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3E1 Kosten für Surface Hub-Installationsdienst 3.150 Dollar 5.050 Dollar 25.250 Dollar 20.500 Dollar

E2 Fortlaufende Kosten für Surface Hub-Verwaltungsressourcen 4.350 Dollar 17.825 Dollar 28.700 Dollar

E3 Fortlaufende Kosten für Support- und Wartungslizenzen 5.800 Dollar 23.300 Dollar 37.800 Dollar

Et Installationskosten und laufende Surface Hub-Kosten

E1 + E2 + E3 3.150 Dollar 15.200 Dollar 66.375 Dollar 87.000 Dollar

Risikobereinigung ↑10 %

EtrInstallationskosten und laufende Surface Hub-Kosten (risikobereinigt)


Ref. Kostenkategorie Anfang Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt Barwert

Dtr Kosten für Surface Hub-Geräte 33.100 Dollar 53.900 Dollar 269.500 Dollar 217.500 Dollar 574.000 Dollar 468.238 Dollar

Etr Installationskosten und laufende Kosten 3.465 Dollar 16.720 Dollar 73.013 Dollar 95.700 Dollar 188.898 Dollar 150.907 Dollar

Gesamtkosten (risikobereinigt)

36.565 Dollar 70.620 Dollar 342.513 Dollar 313.200 Dollar 762.898 Dollar 619.145 Dollar

TABELLE 6Kosten für Implementierung, Verwaltung und jährliche Wartung

TABELLE 7Gesamtkosten (risikobereinigt)



Die Einrichtung der Surface Hub-Geräte erfordert einige Zeit und Mühen. Die Kosten beinhalteten eine IT-Ressource zum Hinzufügen der Geräte als Netzwerkgeräte und Konferenzressourcen, zum Konfigurieren der wesentlichen Einstellungen und Installieren von Anwendungen sowie eine für Einrichtungen oder Betriebsmittel verantwortliche Ressource zur Verwaltung der Raumlogistik, von räumlichen Umbauten und der optionalen Integration in Raumbeleuchtungssysteme. Die Ressourcenkosten umfassten zudem die Kosten für die Schulung aller potenziellen Besprechungsleiter und -teilnehmer, um ihnen zu zeigen, wie sie über Skype for Business eine Verbindung zu den Besprechungen herstellen, den Bildschirm mit Stifteingabefunktion zum Schreiben von Notizen verwenden und Besprechungsinformationen für spätere Verteilung und Verwendung speichern.Microsofts Standard-Support und Verwaltungsdienst für Surface Hub ist ebenfalls darin eingeschlossen.Diese Implementierungskosten und fortlaufenden ressourcenspezifischen Kosten ergeben addiert die in Tabelle 6 dargestellten risikobereinigten Gesamtwerte.

Gesamtkosten

Tabelle 7 zeigt den Gesamtwert aller Kosten sowie die zugehörigen Barwerte bei einem angewendeten Diskontsatz von 10 % an. Im Laufe der drei Jahre erwartet das Composite-Unternehmen Gesamtkosten im Gesamtbarwert von rund 620.000 Dollar.

FLEXIBILITÄT

Laut Definition der TEI stellt die Flexibilität eine Investition in eine zusätzliche Funktionalität oder Fähigkeit dar, die zu gewissen zusätzlichen Kosten in einen zukünftigen geschäftlichen Nutzen umgewandelt werden kann. Dies gewährt einem Unternehmen das „Recht“ oder die Möglichkeit, nicht aber die Pflicht, sich an zukünftigen Initiativen zu beteiligen. Es gibt eine Reihe von Szenarios, in denen ein Kunde u. U. entscheiden könnte, Surface Hub zu implementieren und später zusätzliche Verwendungen und Geschäftsmöglichkeiten umzusetzen. Die Flexibilität würde auch quantifiziert werden, wenn sie im Rahmen eines bestimmten Projekts evaluiert werden würde (siehe nähere Beschreibung in Anhang B).

Obwohl es sich bei Surface Hub um eine relativ neue Lösung handelt, berichteten die befragten Unternehmen vom Nutzen oder zukünftig erwarteten Nutzen in Geschäftsbereichen, die über den Sales Enablement-Bereich hinausgehen (siehe Beschreibung im Abschnitt „Nutzen“). Sie waren jedoch noch nicht in der Lage, die Auswirkungen zu messen, auch wenn mit einigen wesentlichen Auswirkungen gerechnet wird. Dazu gehören rollen- und branchenspezifische Nutzen, wie z. B.:

› Die Anwaltskanzlei plant, Surface Hub als wichtiges Hilfsmittel bei Präsentationen im Gerichtssaal einzusetzen. Dies erfordert einige Planung und Schulung innerhalb des Unternehmens sowie die Unterstützung vom Facilities Department des Gerichtswesens. Aber sobald Surface Hub in diesem Rahmen einsatzbereit ist, erwartet die Kanzlei, dass sie mithilfe des Geräts fesselndere, überzeugendere Präsentationen halten kann. „Auf dem Bildschirm zu zeichnen, während Sie mit einem Zeugen sprechen, oder den Zeugen dies tun lassen, ist ein viel natürlicherer Weg, als mit der Maus zu hantieren, und außerdem viel interessanter für den Richter und die Geschworenen. Mit einem Stift einen Kreis um einen wichtigen Punkt ziehen oder mit den Händen ein Bild vergrößern – das ist viel überzeugender“, erläuterte ein Senior-Anwalt der US-Anwaltskanzlei. Nach Einschätzung der Anwaltskanzlei führen fesselndere und überzeugendere Präsentationen zu mehr und umfangreicheren positiven Fallergebnissen und somit zu größeren Gewinnen.

› Das medizinische Zentrum hofft, Surface Hub auch außerhalb von Besprechungsräumen verwenden zu können, damit es mehr Patienten und medizinischen Fachkräften hilfreich zur Seite steht. Auch wenn noch zahlreiche HIPAA- und andere Zertifizierungshürden zu überwinden sind, hofft das Zentrum, die Touch-fähigen Surface Hub-Geräte auf kreativere Weise nutzen zu können. So könnte das Gerät beispielsweise ein Körperdiagramm anzeigen, bei dem bestimmte Bereiche angetippt und vergrößert werden können, um detailliertere Informationen bereitzustellen, oder aber es kann zur Überprüfung von Röntgen- oder MRT-Bildern oder zur Anzeige von umfassenden Berichten zum Status der Krankenstation verwendet werden. Diese oder andere Verbesserungen, die das medizinische Zentrum zukünftig realisieren kann, verbessert die Patientenversorgung und verkürzt die Aufenthaltszeit des Patienten im medizinischen Zentrum, sodass das Zentrum schneller neue Patienten aufnehmen und behandeln kann.

› Das Architekturbüro und der Autohersteller wollen das Surface Hub-Gerät zukünftig als zentrales Tool in ihren Design-Prozessen verwenden. Während das primäre Design weiterhin am persönlichen Arbeitsplatz entworfen wird, kann Surface Hub für den Austausch von Ideen mit Kollegen verwendet werden, indem sie während Besprechungen gemeinsam auf den Bildschirm tippen, Objekte vergrößern oder verkleinern, bearbeiten und sogar kleinere Änderungen vornehmen. Das Gerät kann auch als Großbildschirm genutzt werden, sodass Designer oder Ingenieure einen genaueren Blick auf ihre Arbeit werfen und auf den Bildschirm tippen und direkt Objekte vergrößern, verkleinern, bearbeiten oder ändern können. Diese Unternehmen erwarten, dass sie mit Surface Hub ihre Design-Fähigkeit verbessern können, was zu einer Reihe von Nutzen, wie einer kürzeren Entwicklungsphase, weniger Problemen während der Produktion, besserer Produktfunktionen und mehr Verkaufsabschlüssen, führen kann.

› Die Universität möchte die Surface Hub-Geräte in den Klassenzimmern verwenden, um sie zu einem integralen Bestandteil beim Unterrichten und Lernen zu machen. Dozenten können auf dem Bildschirm Präsentationen anzeigen, mit dem Stift Notizen schreiben, die schnell per E-Mail an jeden in der Klasse gesendet werden können, oder die gesamte Unterrichtsstunde aufzeichnen, einschließlich Präsentationen und Notizen, damit Studenten sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut ansehen können. „Wir haben nach Lösungen gesucht, mit denen es einfacher wäre, als ein Video von der Tafel zu machen, insbesondere nach Möglichkeiten zur digitalen Erfassung. Und es gibt einige Lösungen da draußen, aber nichts lässt sich wirklich in ein traditionelles Klassenzimmer übernehmen, wie es mit der Tafel möglich ist. Momentan haben wir Kameraleute, die die Tafel heranzoomen und aufnehmen“, sagte der Instructional Designer an der privaten Forschungsuniversität.

„Auf dem Bildschirm zu zeichnen, während Sie mit einem Zeugen sprechen, oder den Zeugen dies tun lassen, ist ein viel natürlicherer Weg, als mit der Maus zu hantieren, und außerdem viel interessanter für den Richter und die Geschworenen.“~ Senior-Anwalt in einer US-Anwaltskanzlei

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Nutzen Bereinigung

Höhere Produktivität von Besprechungen 25 %

Kosteneinsparungen bei Besprechungsraumausstattung 10 %

Höhere Kundenumsätze 10 %

Kosten Bereinigung

Installationskosten und laufende Kosten 10 %


RISIKEN

Forrester definiert im Rahmen dieser Analyse zwei Arten von Risiken: das „Implementierungsrisiko“ und das „Auswirkungsrisiko“. Das Implementierungsrisiko ist das Risiko, dass eine geplante Investition in Surface Hub von den ursprünglichen oder erwarteten Anforderungen abweichen und zu höheren Kosten als erwartet führen könnte. Als Auswirkungsrisiko wird das Risiko bezeichnet, dass die geschäftlichen oder technologischen Bedürfnisse des Unternehmens durch die Investition in Surface Hub nicht erfüllt werden könnten, was zu einem geringeren allgemeinen Gesamtnutzen für das Unternehmen führt. Je größer die Unsicherheit ist, desto breiter ist die Streuung bei den Ergebnissen der Kosten- und Nutzenschätzungen.

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TABELLE 8Kosten für Implementierung, Verwaltung und jährliche Wartung

Die quantitative Erfassung des Implementierungs- und Auswirkungsrisikos durch eine direkte Anpassung der resultierenden Finanzschätzungen führt zu aussagekräftigeren und präziseren Schätzwerten und zu genaueren ROI-Prognosen. Im Allgemeinen beeinflussen Risiken Kosten und Nutzen. Sie führen zu einer Anhebung der ursprünglichen Kostenschätzungen und zu einer Senkung der ursprünglichen Nutzenschätzungen. Die risikobereinigten Zahlen sind als „realistische“ Erwartungen zu verstehen, denn sie stellen die erwarteten Werte unter Berücksichtigung des Risikos dar.

Für diese Analyse wurde das folgende Implementierungsrisiko erkannt, das sich auf den Nutzen auswirkt:

› Der Nutzen hinsichtlich der Produktivität wurde mit einer höheren Rate angepasst, um etwaige überschätzte Verbesserungen zu kompensieren.

› Die Besprechungsraum-Kosteneinsparungen wurden angepasst, um niedrigere Kosteneinsparungen als erwartet zu kompensieren.

› Der Nutzen hinsichtlich des Verkaufs wurde ebenfalls angepasst, um geringere Verbesserungen als erwartet oder geringere durchschnittliche Verkaufsabschlussgrößen zu kompensieren.

Für diese Analyse wurde das folgende Implementierungsrisiko erkannt, das sich auf die Kosten auswirkt:

› Die Implementierungskosten und die fortlaufenden Kosten wurden angepasst für den Fall, dass die Kosten der Ressourcen höher als erwartet ausfallen oder zusätzliche Erweiterungsoptionen für das Surface Hub-Gerät hinzugefügt werden.

Tabelle 8 zeigt die in den Kosten- und Nutzenschätzungen zur Anpassung des Risikos und der Unsicherheit verwendeten Werte des Composite-Unternehmens. Dem Leser wird dringend empfohlen, je nach seinem Vertrauen in die Kosten- und Nutzenschätzungen eigene Risikofaktoren anzuweisen.

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FinanzübersichtDie in den Abschnitten „Nutzen“ und „Kosten“ berechneten Finanzergebnisse können zur Ermittlung der Kapitalrendite (ROI), des Kapitalwerts (KW) und der Amortisierungsdauer für die Investition des Composite-Unternehmens in Surface Hub verwendet werden.

Die nachfolgende Tabelle 9 zeigt die risikobereinigten Werte für die Kapitalrendite, den Kapitalwert und die Amortisierungsdauer. Diese Werte werden durch Anwenden der risikobereinigten Werte aus der Tabelle 8 im Abschnitt „Risiken“ auf die unbereinigten Ergebnisse im entsprechenden Abschnitt „Kosten“ und „Nutzen“ ermittelt.

ABBILDUNG 3Cashflow-Tabelle (risikobereinigt)

TABELLE 9Cashflow (risikobereinigt)



Anfang Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt BarwertKosten (36.565 Dollar) (70.620 Dollar) (342.513 Dollar) (313.200 Dollar) (762.898 Dollar) (619.145 Dollar)

Nutzen 7.470 Dollar 109.559 Dollar 684.875 Dollar 1.065.697 Dollar 1.867.601 Dollar 1.473.756 Dollar

Nettonutzen (29.095 Dollar) 38.939 Dollar 342.362 Dollar 752.497 Dollar 1.104.704 Dollar 854.611 Dollar

Kapitalrendite 138 %

Amortisierungsdauer (Monate) 9,0

($600,000)

($400,000)

($200,000)

$0

$200,000

$400,000

$600,000

$800,000

$1,000,000

$1,200,000

Anfänglich 1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr

Cash

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Kosten gesamt Nutzen gesamt Cumulative total

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Microsoft Surface Hub ÜberblickDie folgenden Informationen wurden von Microsoft bereitgestellt. Forrester hat keine der Aussagen überprüft und unterstützt weder Microsoft noch seine Angebote.

INTERESSANTE UND PRODUKTIVE BESPRECHUNGEN

Microsoft Surface Hub gestaltet Besprechungen vollkommen neu, sodass Sie das Potenzial der Gruppe optimal ausschöpfen können. Sie müssen nur einmal tippen, um einer Skype for Business-Besprechung beizutreten und problemlos Inhalte zu teilen – so haben Sie mehr Zeit für die Interaktion mit Personen anstelle von Technologie. Und da sich Besprechungsaufzeichnungen und -inhalte einfach versenden lassen, können Sie Ergebnisse und Aktionspläne problemlos mit anderen teilen.

Geplante oder spontane Besprechungen Planen Sie mit Skype for Business Besprechungen im Voraus, oder laden Sie entfernt befindliche Teilnehmer spontan ein, wenn sie an der Diskussion teilnehmen sollen.

Besprechungsstart per einfachen Tastendruck Starten Sie Besprechungen durch Tippen auf den Bildschirm. Beenden Sie Ihre Sitzung mit der Option zum Speichern und Senden von Besprechungsinhalten an die Gruppe zur späteren Verwendung.

Einfach zu teilende Inhalte Inhalte von Laptops, Tablets und Smartphones lassen sich problemlos teilen. Dank InkBack und TouchBack lassen sich Ihre Änderungen auf kompatiblen persönlichen Geräte anzeigen.

Für jeden Benutzer geeignet Jeder Teilnehmer kann unabhängig vom Aufenthaltsort Inhalte anzeigen und Beiträge leisten. Die hervorragende Ton- und Videoqualität macht Besprechungen zu einem Vergnügen.

DIE BESTE METHODE FÜR GEMEINSAMES KREATIVES BRAINSTORMING

Machen Sie die Zusammenarbeit zum produktivsten Aspekt Ihres Arbeitstags. Teilen Sie Ihre Ideen auf einer Leinwand, die so groß ist, wie Ihre Vorstellungskraft es zulässt. Bringen Sie Teams auf eine vollkommen natürliche Art und Weise zusammen – profitieren Sie von Technologie, die nicht stört, sondern im Gegenteil den Ideen freien Lauf lässt. Bauen Sie auf neuen Errungenschaften auf, und setzen Sie stets neue Impulse – speichern Sie Ihre Arbeit, sodass Sie sie auch später nutzen können.

OneNote Whiteboard Mit OneNote Whiteboard können Sie Ideen auf einer unendlichen Leinwand teilen, Inhalte aus anderen Apps einfügen und kommentieren und Remoteteilnehmer zu Brainstorming-Sitzungen einladen.

Flüssige, natürliche Freihandeingabe Die Freihandfunktion von Microsoft Surface Hub bietet eine flüssige und reaktionsfähige Eingabe – wie mit einem Stift auf Papier. Sie kann zudem von zwei Personen gleichzeitig genutzt werden.

Für Teamarbeit entwickelt Ob im selben Raum oder vom anderen Ende der Welt – mit Microsoft Surface Hub ist eine uneingeschränkte Zusammenarbeit möglich.

Haben Sie Ihre Ideen jederzeit dabei. Speichern Sie Ihr Whiteboard als umfassende OneNote-Datei, und senden Sie diese per E-Mail an andere, damit Ihre Ideen nach Ende der Besprechung nicht verloren gehen.

PLATTFORM FÜR BEEINDRUCKENDE ANWENDUNGEN FÜR GROSSE BILDSCHIRME

Neben den integrierten Programmen für die Teamarbeit, wie Skype for Business, Microsoft Office und OneNote, bietet Microsoft Surface Hub auch Kompatibilität mit einer Vielzahl von Anwendungen. Für Windows 10 entwickelte universelle Apps sind perfekt für Microsoft Surface Hub und den großen Bildschirm geeignet. Sie können auch Apps von Ihrem persönlichen Gerät verbinden und sie auf Microsoft Surface Hub anzeigen.

Windows-Apps. Sie können universelle Windows-Apps im System von Microsoft Surface Hub ausführen oder Anwendungen auf Ihrem persönlichen Gerät verbinden.

Vertraute Apps. Microsoft Surface Hub verfügt über vertraute Microsoft-Software und -Dienste, die von Ihrem Unternehmen bereits genutzt werden, z. B. Skype for Business, Office und OneNote.

Eigene Apps erstellen. Erstellen Sie auf der Microsoft Surface Hub-Plattform beeindruckende Umgebungen, die genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.

Integrierte Lösung. Microsoft Surface Hub-Apps nutzen den großen Bildschirm, Touch- und Freihandeingabe und integrierte Hardware, wie Kameras und Sensoren.

FORTSCHRITTLICHE TECHNOLOGIE FÜR DEN MODERNEN ARBEITSPLATZ

Microsoft Surface Hub lässt sich hervorragend in den modernen Arbeitsplatz integrieren und sorgt in jedem Umfeld der Zusammenarbeit, ob in großen Konferenz- oder kleinen Büroräumen, für eine höhere Produktivität. Dank des vollständig integrierten Designs, der Auswahl zwischen zwei Bildschirmgrößen sowie der flexiblen Montagekonfigurationen kann die Lösung optimal an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Die Bereitstellung und Remoteverwaltung von Microsoft Surface Hub ist ebenfalls einfach.

Jeder Raum. Dank des vollständig integrierten Designs, der flexiblen Montagekonfigurationen und der Auswahl zwischen zwei Größen lässt sich die Lösung optimal an jeden Raum anpassen.

Jeder Benutzer. Gehen Sie einfach zum Microsoft Surface Hub, und legen Sie sofort los. Die übersichtliche, intuitive Oberfläche sorgt für eine natürliche und ansprechende Erfahrung.

Verbunden. Microsoft Surface Hub bietet eine Vielzahl von Eingängen, u. a. für Funkprojektion, HDMI, NFC, Bluetooth und Anschlüsse für Peripheriegeräte.

Skalieren im Entwicklungstempo des Unternehmens. Microsoft Surface Hub wurde für eine zentrale Verwaltung und Aktualisierung konzipiert, sodass Sie die Bereitstellung problemlos skalieren können.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website https://www.microsoft.com/microsoft-surface-hub/.

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Anhang A: Beschreibung des Composite-UnternehmensFür diese TEI-Studie hat Forrester ein Composite-Unternehmen erstellt, um die quantifizierbaren Nutzen und Kosten hinsichtlich der Implementierung von Surface Hub zu veranschaulichen. Das Composite-Unternehmen basiert auf den Eigenschaften der befragten Kunden:

› Es handelt sich um eine in den USA ansässige Planungs-/Produktionsfirma mit 2.000 Mitarbeitern und einem großen Verkaufsteam (wie z. B. ein Architekturbüro oder eine Produktionsfirma, obwohl auch andere Branchen für diese Studie relevant sind).

› Es nutzt unterschiedliche Arten von Konferenzräumen und Automatisierungsoptionen. Alle Räume sind mit Whiteboards und viele davon auch mit Bildschirmen ausgestattet, während in größeren Räumen Computer- und Automatisierungslösungen installiert sind. Für zwei größere Konferenzräume war schon eine Umrüstung/Aufrüstung geplant, weitere sollten in den nächsten Jahren folgen.

› Das Unternehmen ist bereits Kunde von Microsoft und nutzt viele andere Microsoft-Lösungen.

Das Unternehmen plant im ersten Jahr den Kauf einiger weiterer Geräte und in den Jahren 2 und 3 eine großflächige Implementierung:

› Während des Early-Adoption-Zeitraums wurden zwei Surface Hub-Geräte installiert, wobei vier weitere im ersten Jahr folgen sollen.

› In den Jahren 2 und 3 ist eine viel größere Erweiterung (Scale-out) geplant, einschließlich der Installation weiterer neuer Gerät in Konferenzräumen und der Errichtung neuer Gemeinschaftplätze.

Für die Zwecke dieser Analyse setzt Forrester voraus, dass es sich bei dem Composite-Unternehmen um einen der ersten

Anwender (Early Adopter) von Microsoft Surface Hub handelt, wobei ihm aus der Teilnahme an diesem Programm keine Vorteile entstanden sind, insbesondere nicht hinsichtlich der Kosten für den Erwerb der Surface Hub-Geräte.

Das Composite-Unternehmen sah in den Surface Hub-Geräten einen Weg, die folgenden Geschäftsmöglichkeiten zu adressieren:

› Verbesserung der Produktivität von Besprechungen und Verringerung der Zeitverschwendung und Frustration

› Reduzierung der Ausstattungskosten für Besprechungsräume

› Nutzung von Technologie als Hilfsmittel, um Geschäftsverbesserungen und -möglichkeiten zu schaffen, wie beispielsweise höhere Verkäufe und bessere Zusammenarbeit für fundiertere Geschäftsentscheidungen

ANNAHMEN IN DER RAHMENSTRUKTUR

Tabelle 10 zeigt die Annahmen, die Forrester für dieses Modell zugrunde gelegt hat. Die in den BW- und KW-Berechnungen verwendete Diskontrate beträgt 10 %, und der für das Finanzmodell gewählte Zeithorizont beträgt drei Jahre. Unternehmen verwenden je nach aktueller Umgebung in der Regel Diskontsätze zwischen 8 % und 16 %. Den Lesern wird nahegelegt, sich an die Finanzabteilung ihres Unternehmens zu wenden, um den für die eigene Umgebung am besten geeigneten Diskontsatz zu ermitteln.

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TABELLE 10Annahmen des Modells

Ref. Metrik Berechnung Wert

F1 Arbeitsstunden pro Jahr (40 h/Woche * 52 Wochen) 2.080

F2 Gehalt für Information Worker (Teilnehmer von Besprechungen) 145.000 Dollar

F3 Stündlich (C2/C1) 70 Dollar

F4 Diskontsatz 10 %Quelle: Forrester Research, Inc.

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Anhang B: Total Economic Impact™ – ÜbersichtTotal Economic Impact (TEI) ist eine von Forrester Research entwickelte Methodik, die die Entscheidungsfindungsprozesse eines Unternehmens zu technologischen Fragen optimiert und Anbieter bei der Kommunikation des Wertansatzes ihrer Produkte und Dienstleistungen gegenüber dem Kunden unterstützt. Die TEI-Methodologie unterstützt Unternehmen darin, den messbaren Wert von IT-Initiativen dem gehobenen Management und anderen wichtigen geschäftlichen Interessenvertretern darzulegen, zu rechtfertigen und zu veranschaulichen. TEI hilft zudem Anbietern von Technologie-Produkten bei der Gewinnung, Betreuung und Bindung von Kunden.

Die TEI-Methodik umfasst vier Komponenten zur Beurteilung des Investitionswertes: Nutzen, Kosten, Flexibilität und Risiken.

NUTZEN

Der Nutzen ist der Wert, den das Unternehmen – IT- und/oder Unternehmenseinheiten – durch das vorgeschlagene Produkt oder Projekt erhält. Häufig konzentrieren sich die Begründungen für ein Produkt oder Projekt rein auf die Kosten und Kostensenkung im IT-Bereich und lassen wenig Raum für eine Analyse der Auswirkungen einer Technologie auf das gesamte Unternehmen. Die TEI-Methodik und das resultierende Finanzmodell legen das gleiche Gewicht auf die Ermittlung des Nutzens und die Messung der Kosten. Somit wird eine umfassende Untersuchung der Auswirkungen der Technologie auf das gesamte Unternehmen ermöglicht. Die Berechnung der Nutzenschätzungen erfordert einen offenen Dialog mit dem Benutzerunternehmen, damit der spezifische Wert, der geschaffen wird, erkannt wird. Außerdem verlangt Forrester, dass nach Abschluss des Projekts eine klare Verbindung zwischen den Messungen und der Begründung des geschätzten Nutzens gezogen wird. Damit wird sichergestellt, dass Nutzenschätzungen direkt mit dem Endresultat in Beziehung stehen.

KOSTEN

Unter den Kosten ist die Investition zu verstehen, die zur Gewinnung des Wertes (oder Nutzens) des vorgeschlagenen Projekts erforderlich ist. Für die IT-Abteilung oder für die Geschäftseinheiten können Kosten für Löhne (inklusive Nebenkosten), Subunternehmer oder Materialien entstehen. Die Kosten berücksichtigen alle Investitionen und Ausgaben, die zur Erbringung des beabsichtigten Werts erforderlich sind. Außerdem erfasst die Kostenkategorie in TEI alle über die gegenwärtige Umgebung hinausgehenden Mehrkosten für mit der Lösung verbundene laufende Kosten. Alle Kosten müssen mit dem geschaffenen Nutzen verknüpft werden.

FLEXIBILITÄT

In der TEI-Methodik stellt der direkte Nutzen einen Teil des Investitionswerts dar. Während der direkte Nutzen normalerweise die naheliegendste Möglichkeit darstellt, um ein Projekt zu begründen, ist Forrester der Meinung, dass Unternehmen in der Lage sein sollten, den strategischen Wert einer Investition zu messen. Die Flexibilität stellt den Wert dar, der für zukünftige Investitionen erlangt werden kann, die auf der bereits getätigten Investition aufbauen. So kann beispielsweise eine Investition in eine unternehmensweite Aktualisierung einer Office-Produktivitätssuite die Standardisierung (und damit auch die Effizienz) verbessern und gleichzeitig Lizenzkosten senken. Zusätzlich kann eine eingebettete Zusammenarbeitsfunktion die Mitarbeiterproduktivität erhöhen, wenn sie aktiviert wird. Die Zusammenarbeit ist jedoch nur unter der Voraussetzung einer zusätzlichen Investition in Schulungen zu einem zukünftigen Zeitpunkt möglich. Die Möglichkeit, diesen Nutzen zu realisieren, stellt allerdings bereits einen Barwert dar, der geschätzt werden kann. Die Flexibilitätskomponente von TEI erfasst diesen Wert.

RISIKEN

Das Risiko misst die Unsicherheit der Nutzen- und Kostenschätzungen, die in der Investition enthalten sind. Diese Unsicherheit wird auf zweierlei Art gemessen: 1) mit der Wahrscheinlichkeit, dass die Kosten- und Nutzenschätzungen den ursprünglichen Voraussagen entsprechen, und 2) der Wahrscheinlichkeit, dass die Schätzungen im Zeitverlauf gemessen und verfolgt werden. Bei TEI wird auf die identifizierten Werte eine Wahrscheinlichkeitsdichtefunktion angewendet, die als „Dreiecksverteilung“ bezeichnet wird. Es werden mindestens drei Werte berechnet, um den zugrunde liegenden Bereich für jeden Kostenfaktor und Nutzenaspekt zu schätzen.

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Wandeln Sie große Datenmengen in anschauliche und verständliche Geschäfts-informationen um.

Sorgen Sie für mehr Kundenzufriedenheit.

Das Zeitalter der Kunden

Treiben Sie Ihr digitales Geschäft voran.

Heißen Sie den mobilen Bewusstseins-wandel willkommen.

Forrester verfügt im Zeitalter des Kunden über einen vierstufigen Strategie-Entwurf, der die folgenden Imperative beinhaltet, um neue Wettbewerbsvorteile zu etablieren:

Sorgen Sie für mehr Kundenzufriedenheit, um einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Beschleunigen Sie Ihr digitales Geschäft durch neue Technologie-Strategien, die das Unternehmenswachstum vorantreiben.

Heißen Sie den mobilen Bewusstseinswandel willkommen, indem Sie den Kunden das geben, was sie wollen und wann sie es wollen.

Wandeln Sie große Datenmengen durch innovative Analytik in anschauliche und verständliche Geschäftsinformationen um.

CMOs und CIOs müssen zusammenarbeiten, um diese unternehmensweite Transformation umzusetzen.

Anhang C: Forrester und das Zeitalter der KundenIhre technologisch versierten Kunden wissen nun mehr als Sie über Ihre Produkte, Dienstleistungen, Preisgestaltung und Reputation. Ihre Wettbewerber können die Schritte, die Sie unternehmen, um im Wettbewerb zu bestehen, kopieren oder untergraben. Die einzige Möglichkeit zur Gewinnung, Betreuung und Bindung der Kunden ist, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen.

Ein kundenorientiertes Unternehmen konzentriert seine Strategie, Energie und sein Budget auf Prozesse, die das Wissen über und die Interaktion mit Kunden erhöhen, und priorisiert diese über die Aufrechterhaltung traditioneller Wettbewerbsbarrieren.

Ref. Metrik Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3

TABELLE [BEISPIEL]Beispieltabelle


Anhang E: Fußnoten

1 Forrester nimmt eine Risikobereinigung der zusammengefassten Finanzmetriken vor, um mögliche Unsicherheiten bei der Kosten- und Nutzenschätzung zu berücksichtigen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Risiken“.

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Anhang D: GlossarDiskontsatz: der in der Cashflow-Analyse verwendete Zinssatz, mit dem der Zeitwert von Geld einbezogen wird Unternehmen legen einen eigenen Diskontsatz fest, der auf der Grundlage ihrer Geschäfts- und Investitionsumgebung ermittelt wird. Forrester hat dieser Analyse einen jährlichen Diskontsatz von 10 % zugrunde gelegt. Unternehmen verwenden je nach aktueller Umgebung in der Regel Diskontsätze zwischen 8 % und 16 %. Den Lesern wird nahegelegt, sich an ihr Unternehmen zu wenden, um den für die eigene Umgebung am besten geeigneten Diskontsatz zu ermitteln.

Kapitalwert (KW): der Barwert des (diskontierten) zukünftigen Netto-Cashflows zu einem gegebenen Zinssatz (dem Diskontsatz) Ein positiver Projekt-Kapitalwert bedeutet normalerweise, dass die Investition vorgenommen werden sollte, sofern nicht andere Projekte höhere Kapitalwerte aufweisen.

Barwert (BW): der Barwert der (diskontierten) Kosten- und Nutzenschätzungen zu einem gegebenen Zinssatz (dem Diskontsatz) Der Barwert für Kosten und Nutzen fließt in den Gesamtkapitalwert von Cashflows ein.

Amortierungsdauer: die Gewinnschwelle einer Investition Dies ist der Zeitpunkt, an dem der Nettonutzen (Nutzen abzüglich Kosten) gleich der Anfangsinvestition oder den -kosten ist.

Kapitalrendite, Return on Investment (ROI): ein Maß für die Rendite eines Projekts, angegeben als prozentualer Wert. Um die Kapitalrendite (ROI) zu berechnen, wird der Nettonutzen (Nutzen abzüglich Kosten) durch die Kosten geteilt.

HINWEIS ZU CASHFLOW-TABELLEN

Dieser Hinweis bezieht sich auf die in dieser Studie verwendeten Cashflow-Tabellen (siehe nachstehende Beispieltabelle). Die Spalte für die anfängliche Investition enthält Kosten, die zum „Zeitpunkt 0“ oder zu Beginn von Jahr 1 entstanden sind. Diese Kosten werden nicht diskontiert. Alle anderen Cashflows in den Jahren 1 bis 3 werden unter Verwendung des (im Abschnitt „Rahmenwerk-Annahmen“ angegebenen) Diskontsatzes am Ende des Jahres diskontiert. Die Barwert-(BW-)Berechnungen werden für jede Gesamtkosten- und Nutzenschätzung vorgenommen. Die Kapitalwert-(KW-)Berechnungen werden erst nach den Zusammenfassungstabellen berechnet und entsprechen der Summe der anfänglichen Investition und der diskontierten Cashflows für die einzelnen Jahre.

Aufgrund von Auf- und Abrundungen ergeben die Einzelwerte in den Tabellen nicht unbedingt die angegebenen Summen und die durch Kapitalwert-Berechnungen ermittelten Werte für den Gesamtnutzen, die Gesamtkosten und die Cashflows.

Documents

Total Economic Impact™ (Betriebswirtschaftliche ...compass.microsoft.com/assets/36/1d/361d12a3-4cbc... · Surface Hub bietet Verkaufsmitarbeitern einen spezifischen Vorteil: Das