Vergabemanager - staatsanzeiger.de · Ihnen Support und Schulung. 1.2 Unterscheidung Vergabeassistent und Vergabemanager ... digital signierte Angebote bis zur Submission rechtssicher

Ausschreibungsdienst

Benutzerhandbuch

Vergabemanager

Inhaltsverzeichnis

Handbuch Vergabemanager

Für die Metropolregion Rhein-Neckar

I. Kapitel: Allgemeine Grundlagen ...................................................................... 5

1. Ausschreibungen mit dem Staatsanzeiger............................................................................... 5

1.1 Systemhaus ......................................................................................................................... 5

1.2 Unterscheidung Vergabeassistent und Vergabemanager................................................... 5

1.3 Veröffentlichung unter auftragsboerse.de ........................................................................... 6

1.4 Bewerberlisten ..................................................................................................................... 7

1.5 Bieterbenachrichtigung und Neue Version der Vergabeunterlagen (Nachschreiben) ........ 7

2. AI Vergabemanager ..................................................................................................................... 8

2.1 Die Software als Werkzeug ................................................................................................. 8

2.2 Verfahrensvorlagen ............................................................................................................. 8

2.3 Workflow .............................................................................................................................. 8

2.4 Trennung von Erfassungsmaske und Ausgabeformular ..................................................... 8

2.5 Workflowrücksprung ............................................................................................................ 8

2.6 Aktionen ............................................................................................................................... 9

3. Elektronische Vergabe.............................................................................................................. 10

3.1 Allgemein ........................................................................................................................... 10

3.2 Asymmetrische Verschlüsselung ....................................................................................... 10

3.3 Elektronische Signatur ....................................................................................................... 11

3.4 Digitale Signatur ................................................................................................................ 11

3.5 Fortgeschrittene elektronische Signatur ............................................................................ 11

3.6 Qualifizierte elektronische Signatur ................................................................................... 11

3.7 Zertifikat ............................................................................................................................. 12

3.8 Prüfung der elektronischen Signatur ................................................................................. 12

4. Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Angebotsabgabe ............................................. 13

4.1 Benötigt die Vergabestelle eine digitale Signatur? ............................................................ 13

4.2 Erhält der Bieter eine Bestätigung über das elektronische Angebot? ............................... 13

4.3 Kann der Bieter sein elektronisches Angebot zurückziehen? ........................................... 13

4.4 Kann ein Angebot verspätet abgegeben werden? ............................................................ 13

4.5 Was tun, wenn ein elektronisches Angebot verspätet eingeht? ........................................ 13

4.6 Muss der Bieter das Angebotsschreiben unterschreiben? ................................................ 13

4.7 Kann ich fehlende Nachweise eines Angebots nachfordern? ........................................... 14

4.8 Wo erhält der Bieter Hilfe? ................................................................................................ 14

II. Kapitel: Grundfunktionen im Vergabemanager ............................................ 15

1. Programmstart ........................................................................................................................... 15

1.1 Erstmaliger Programmaufruf ............................................................................................. 15

1.2 Eventuelle Verbindungsprobleme ...................................................................................... 16

1.3 Programmupdates ............................................................................................................. 17

Kapitel: Allgemeine Grundlagen

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1.4 Login .................................................................................................................................. 18

1.5 Passwort ändern ................................................................................................................ 19

1.6 Passwort vergessen .......................................................................................................... 19

1.7 Benutzereinstellungen ....................................................................................................... 20

2. Übersichtsseite .......................................................................................................................... 21

3. Vergabedetails ........................................................................................................................... 23

3.1 Vergabe anlegen ............................................................................................................... 24

3.2 Vergabe öffnen .................................................................................................................. 24

3.3 Vergabe aktualisieren ........................................................................................................ 25

4. Sidebar - Projektbaum .............................................................................................................. 26

5. Formulare ................................................................................................................................... 28

6. Rücksprung ............................................................................................................................... 30

7. Termin- und Fristenmanager ................................................................................................... 32

8. Firmenverwaltung ..................................................................................................................... 34

8.1 Einladungscode ................................................................................................................. 34

8.2 Firmensuche ...................................................................................................................... 34

8.3 Neuen Firmenstammdatensatz anlegen ........................................................................... 36

9. Neue Version der Bekanntmachung ....................................................................................... 39

10. Bieternachricht und neue Version der Vergabeunterlagen (Nachschreiben) ..................... 40

10.1 Bieternachricht ................................................................................................................... 40

10.2 Neue Version der Vergabeunterlagen (Nachschreiben) ................................................... 40

10.3 Alle Bieter werden informiert ............................................................................................. 40

11. Neue Version der Vergabeunterlagen (Nachschreiben) im Vergabemanager .................... 42

12. Bieternachrichten im Vergabemanager .................................................................................. 44

12.1 Bieternachrichten erstellen ................................................................................................ 44

12.2 Übersicht der Bieternachricht ............................................................................................ 45

III. Kapitel: Typische Workflowschritte .............................................................. 46

1. Veröffentlichung, Versenden ................................................................................................... 46

1.1 Veröffentlichung ................................................................................................................. 46

1.2 Auf der Vergabeplattform .................................................................................................. 47

2. Vergabeunterlagen drucken und Bewerber erfassen ............................................................ 48

2.1 Bewerber erfassen ............................................................................................................. 48

2.2 Vergabeunterlagen drucken .............................................................................................. 49

3. Angebotsöffnung ...................................................................................................................... 51

3.1 Vor der Angebotsöffnung / Submission ............................................................................. 51

3.2 Beginn der Angebotsöffnung ............................................................................................. 52

3.3 Digitale Angebote entschlüsseln ....................................................................................... 54

3.4 Signaturbeleg exportieren ................................................................................................. 57

3.5 Zertifikat anzeigen ............................................................................................................. 58

3.6 Zertifikat prüfen .................................................................................................................. 59

3.7 Papierangebote erfassen .................................................................................................. 59


3

IV. Fehlerbericht ................................................................................................... 64

V. Kontakt, Weitere Informationen ..................................................................... 65

VI. Ihre Notizen ...................................................................................................... 66


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I. Kapitel: Allgemeine Grundlagen

1. Ausschreibungen mit dem Staatsanzeiger

Der Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers ist in Zusammenarbeit mit Vergabe24 der führende Dienstleister rund um das Thema Vergabe in Baden-Württemberg.

Als Dienstleister für die öffentliche Verwaltung bieten wir

eine Software zur elektronischen Abwicklung von Vergabeverfahren,

Medien zur nationalen Veröffentlichung von Ausschreibungen und

Dienstleistungen zum Vergabeunterlagenversand.

Als Partner der Privatwirtschaft bieten wir

Medien zur Recherche öffentlicher Aufträge, sowie

eine Software zur elektronischen Angebotsabgabe.

Damit ermöglichen wir die vollständige, vergaberechtskonforme, vollelektronische Abwicklung des kompletten Vergabeverfahrens für Vergabestellen und Bieter.

Neben dem obligatorischen Support zu unseren Systemen bieten wir Schulungen für Vergabestellen und Bieter rund um das Thema öffentliche Auftragsvergabe.

1.1 Systemhaus

Der Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH stellt als Systemhaus die Vergabesoftware Vergabemanager zur Verfügung, pflegt die wichtigsten Vergabehandbücher in der Software und bietet Ihnen Support und Schulung.

1.2 Unterscheidung Vergabeassistent und Vergabemanager

Vergabeassistent und Vergabemanager basieren technisch auf demselben System. Systemanforderungen und wesentliche Funktionen sind identisch. Beide werden über denselben Zugang aufgerufen.

Für jeden Nutzer wird vom Staatsanzeiger im System hinterlegt, ob er die Funktionalität des Vergabeassistenten oder des Vergabemanagers zur Verfügung gestellt bekommt.

Vergabeassistent und Vergabemanager unterscheiden sich im Umfang der abgedeckten Verfahrensphasen und den integrierten Formularen der gängigen Vergabehandbücher.

Funktion Vergabeassistent Vergabemanager

Vergabeverfahren nach VOL, VOB und VOF: Öffentliche, offene, beschränkte, nicht offene Verfahren, sowie freihändige Vergaben

X X

Schnittstellen zur Veröffentlichung auf den Vergabe-portalen auftragsboerse.de, EU, BUND.de und HAD

X X

Digitale Angebotsabgabe X X

Vergabeverfahren bis Angebotsöffnung, Niederschrift X X

Vergabeverfahren inkl. Prüfung und Wertung bis Zuschlagserteilung

X

Integration der Formulare aus den Vergabehandbüchern VHB, HVA, KVHB-Bau und VOL-HB BW

X

Erstellung von Leistungsverzeichnissen für VOL X

Nutzern des Vergabemanagers steht, sofern nicht ausdrücklich anders gewünscht, auch die Funktionalität des Vergabeassistenten zur Verfügung.


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1.3 Veröffentlichung unter auftragsboerse.de

auftragsboerse.de ist ein Projekt des Verbands Region Rhein-Neckar und der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH in Kooperation mit den Handwerkskammern Mannheim Rhein-Neckar-Odenwald und Rhein-Main sowie den Industrie- und Handelskammern Rhein-Neckar, Pfalz und Darmstadt. Ziel ist es, den bürokratischen Aufwand bei der Vergabe öffentlicher Aufträge für Unternehmen und Vergabestellen zu reduzieren und eine effiziente, mittelstandsfreundliche Vergabepraxis zu schaffen.

Unternehmen können auf auftragsboerse.de nach öffentlichen Aufträgen aus der Rhein-Neckar-Region suchen sowie Vergabeunterlagen von rund 50 Verwaltungen online abrufen, bearbeiten und digital übermitteln.

auftragsboerse.de bietet den Unternehmen den kostenlosen Zugang zur der Vergabeplattform mit den Vergabeunterlagen und die Bietersoftware für die elektronische Angebotsabgabe. Die Software AI Bietercockpit führt durch das Vergabeverfahren und hilft dabei, ein vollständiges Angebot abzugeben.

Für die digitale Angebotsabgabe wird eine elektronische Signatur benötigt. Dafür fallen für die Unternehmen extra Kosten an.

Link zur auftragsboerse.de: http://www.auftragsboerse.de

http://www.auftragsboerse.de/


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1.4 Bewerberlisten

Im Vergabemanager können Sie tagesaktuell die Bewerber abrufen, die die Vergabeunterlagen über das Vergabeportal auftragsboerse.de heruntergeladen haben. Öffnen Sie dazu die jeweilige Vergabe und gehen in der Menüleiste auf GESCHÄFTSPARTNER – TEILNEHMERÜBERSICHT.

Damit in der Bewerberliste auch die Firmen aufgeführt werden, die die Vergabeunterlagen bei Ihnen in Papier anfordern, müssen Sie die Besteller im Vergabemanager erfassen.

Im III. Kapitel unter „Vergabeunterlagen ausdrucken und Bewerber erfassen“ wird der konkrete Ablauf im Vergabemanager erklärt.

1.5 Bieterbenachrichtigung und Neue Version der Vergabeunterlagen (Nachschreiben)

Nach Veröffentlichen der Bekanntmachung bzw. dem Versenden der Aufforderungen bei beschränkten Verfahren kann die Vergabestelle über zwei unterschiedliche Wege mit den Bewerbern in Kontakt treten: Bieternachricht oder Erstellung einer neuen Version von Vergabeunterlagen.

Die Bieternachricht ist primär als Antwort auf Bieterfragen gedacht. Dazu kann man im Vergabemanager ähnlich einer E-Mail ein kurzes Schreiben an einen oder mehrere Bieter verfassen und falls nötig Dokumente anhängen. Die Vergabeunterlagen bleiben unverändert.

Mit der Erstellung einer neuen Version von Vergabeunterlagen haben Sie die Möglichkeit Vergabeunterlagen, die über das Vergabeportal auftragsboerse.de zur Verfügung gestellt werden, nach Veröffentlichung auszutauschen.

Bisherige Downloader, die die Vergabeunterlagen über das Vergabeportal auftragsboerse.de heruntergeladen haben, werden automatisch per E-Mail über die Bieternachricht oder die neue Version informiert. Nach Erhalt der Benachrichtigungsemail gehen die Bieter in das AI Bietercockpit, synchronisieren und sehen die neue Version der Vergabeunterlagen.

Zukünftige Downloader erhalten nur noch die neue Vergabeunterlagen-Version.

Im II. Kapitel unter „Neue Version der Vergabeunterlagen (Nachschreiben) im Vergabemanager“ wird der konkrete Ablauf von Nachschreiben im Vergabemanager erklärt.


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2. AI Vergabemanager

2.1 Die Software als Werkzeug

Der Vergabemanager ist zu allererst eine Software, die wie ein gut bestückter Werkzeugkasten viele Grundfunktionen bereitstellt, die man für die elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren benötigt. Ganz unabhängig, ob national oder EU-weit, öffentlich oder beschränkt, VOB oder VOL, muss man z.B.

Vergabestellen und Benutzer anlegen und verwalten können,

Formulare ausfüllen und als Druckvorlagen ausgeben können,

externe Dokumente, wie z.B. Pläne zu den Vergabeunterlagen hinzunehmen können,

Bekanntmachungen, einschließlich Vergabeunterlagen an eine Veröffentlichungsplattform versenden bzw. eine Aufforderung zur Angebotsabgabe an ausgewählte Firmen versenden können,

digital signierte Angebote bis zur Submission rechtssicher verschlossen halten und bei Submission öffnen,

u.v.m.

2.2 Verfahrensvorlagen

Mit diesen Grundfunktionen alleine können Sie aber noch nicht arbeiten. Dazu müssen in einem sogenannten Workflow z.B.

Schritt für Schritt alle notwendigen Bausteine angeordnet werden,

Formulare zur Eingabe der erforderlichen Daten definiert und

Formulare zur Ausgabe der erfassten Daten hinterlegt werden.

Im Vergabemanager gibt es keinen starr implementierten Workflow, sondern anhand sogenannter Verfahrensvorlagen werden an verschiedenen Vergabehandbüchern orientierte Abläufe definiert.

2.3 Workflow

In einem workflowbasierten System wird der Anwender Schritt für Schritt durch zuvor definierte Aktivitäten geführt. Dabei werden nach und nach alle für den Beschaffungsprozess notwendigen Informationen gesammelt. Da es eine definierte Reihenfolge gibt, können Aktivitäten aufeinander aufbauen. D.h. wenn Aufgabe B immer nach A ausgefüllt wird, können bestimmte Angaben aus A übernommen werden. Die Workflows enthalten teilweise auch Abzweigungen. Nur wenn Sie ein beschränktes Verfahren durchführen, kommen Sie zur Firmenauswahl. Bei einem öffentlichen Verfahren nicht. Informationen, die man nur bei EU-weiten Verfahren benötigt, werden auch nur dort abgefragt.

Das Gegenteil von workflowbasiert hieße, die Software bietet sämtliche Formulare und Aufgaben an und der Anwender müsste selbst entscheiden, wann er welches Formular ausfüllt und wann er welche Aktion durchführt.

2.4 Trennung von Erfassungsmaske und Ausgabeformular

Der Vergabemanager trennt die Erfassung der für die Vergabe notwendigen Informationen von den auszugebenden Formularen. Häufig ist es zwar so, dass für ein bestimmtes auszugebendes Formular ein korrespondierendes Eingabeformular existiert, aber viele Informationen werden aus vorangegangenen Schritten übernommen.

Nehmen wir z.B. das Datum der Angebotsabgabe. Das erscheint auf vielen Formularen, angefangen beim Angebotskennzettel über die Angebotsaufforderung bis hin zum Bekanntmachungstext. Abgefragt wird das Datum aber nur ein einziges Mal.

2.5 Workflowrücksprung

Möchten Sie eine Information ändern, müssen Sie mit einem sogenannten Workflowrücksprung zu der Aufgabe zurückgehen, an dem diese Information abgefragt wurde. Anschließend gehen Sie wieder durch alle anschließende Workflowschritte, in denen dann die geänderte Information berücksichtigt wird. Bisherige Eingaben gehen nicht verloren.


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2.6 Aktionen

Bestimmte Aktivitäten machen es notwendig, den vordefinierten Ablauf des Workflows zu verlassen und neben der vorgegebenen nächsten Aufgabe eine andere Aktion durchzuführen.

Nachdem eine Vergabe versandt wurde, wäre die nächste Aufgabe im Workflow die Angebotsöffnung. Aber ab und zu ist es notwendig nach dem Versenden die Vergabe aufzuheben. Solche Funktionen werden mit Aktionen umgesetzt und können selbst kleine Workflows, bestehend aus mehreren Aufgaben oder Formularen, sein.


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3. Elektronische Vergabe

3.1 Allgemein

Von allen Interaktionen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand sind Beschaffungsprozesse die Wichtigsten. Anders als in den meisten privatwirtschaftlichen Unternehmungen sind Beschaffungsvorgänge der öffentlichen Hand nicht frei gestaltbar, sondern durch eine Vielzahl rechtlicher Vorgaben eingeschränkt. Zielsetzung dieser Restriktionen ist weniger eine Prozessverbesserung, sondern vielmehr das Erschweren von Korruption und die Gleichbehandlung aller Anbieter. Dabei bestimmt das Vergaberecht nicht nur Form und Inhalt von z.B. Bekanntmachung und Vergabeunterlagen, sondern den Beschaffungsprozess insgesamt.

eVergabe (auch E-Vergabe) bezeichnet die möglichst vollständige elektronische Abwicklung des Beschaffungsprozesses der öffentlichen Hand. Kernstück ist dabei die elektronische Interaktion zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer einschließlich eines digitalen Angebots.

„Diese Techniken ermöglichen es, ... die Effizienz des öffentlichen Beschaffungswesens – insbesondere durch die Verringerung des Zeitaufwands und die durch die Verwendung derartiger neuer Techniken erzielten Einsparungseffekte – zu verbessern,“ beschreibt die Europäische Kommission die Gründe für die E-Vergabe-Richtlinien.

Kern der eVergabe sind die sogenannten elektronischen Angebote, die die herkömmlichen Papierangebote nach und nach ersetzen.

Mit einem Angebot gibt der Bieter einen einseitig unterschriebenen Vertrag über die ausgeschriebene Leistung ab. Damit das Angebot rechtsgültig ist, muss es vom Bieter signiert werden. Bei einem Papierangebot geschieht dies mit der persönlichen Unterschrift. Bei einem elektronischen Angebot erfolgt die Unterschrift elektronisch.

Um Preisabsprachen zu verhindern müssen alle Angebote bis zur Submission verschlossen bleiben. Die Vertraulichkeit wird bei Papierangeboten dadurch gewahrt, dass das Angebot in einem besonders gekennzeichneten Umschlag abgegeben wird, der bis zum Beginn der Submission sicher verschlossen bleibt. Auch hierzu gibt es ein elektronisches Gegenstück.

Folgende Anforderungen muss ein eVergabesystem erfüllen:

Vertraulichkeit Bis zur Submission müssen alle Angebote sicher verschlossen sein.

Integrität Das Angebot darf nicht manipuliert werden können.

Authentizität Es muss nachweisbar sein, dass der Sender der Information derjenige ist, der er vorgibt zu sein, und dass die gesendete Information von ihm stammt.

Nichtabstreitbarkeit Gegenüber Dritten muss sowohl die Herkunft als auch der Erhalt nachweisbar sein. Zudem sollte der Zeitpunkt des Sendens bzw. des Erhalts beweisbar sein.

3.2 Asymmetrische Verschlüsselung

Die Vertraulichkeit bis zum Beginn der Submission wird durch Verschlüsselung der Angebote sichergestellt.

Vor dem Versenden der Vergabeunterlagen erzeugt der Vergabemanager zwei elektronische Schlüsselpaare. Jeweils bestehend aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel dient der Verschlüsselung und kann gefahrlos öffentlich zur Verfügung gestellt werden. Eine derart verschlüsselte Nachricht kann ausschließlich mit Hilfe des privaten Schlüssels entschlüsselt werden.

Der öffentliche Schlüssel wird beim Download der Vergabeunterlagen in die Bietersoftware geladen. Mithilfe dieses öffentlichen Schlüssels wird das Angebot verschlüsselt. Bei der Submission entschlüsselt der Vergabemanager die Angebote mithilfe des privaten Schlüssels.

Zur Sicherstellung der Vertraulichkeit bis zur Submission wäre ein Schlüsselpaar aus privatem und öffentlichem Schlüssel ausreichend. Die „doppelte“ Verschlüsselung mit zwei Schlüsselpaaren ist lediglich eine Möglichkeit das Vieraugenprinzip in der Vergabestelle zu gewährleisten.


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3.3 Elektronische Signatur

Integrität, Authentizität und Nichtabstreitbarkeit wird durch eine digitale Signatur des Bieters sichergestellt.

Häufig werden die Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht korrekt. Der Begriff „digitale Signatur“ bezeichnet eine bestimmte Klasse von mathematischen Verfahren, während „elektronische Signatur“ ein rein rechtlicher Begriff ist, der bewusst weiter gefasst ist.

Ausgangspunkt für die aktuelle Signaturgesetzgebung in der Europäischen Union ist die EU-Richtlinie 1999/93/EG („Signaturrichtlinie“). Diese definiert die Vorgaben für die Regelungen elektronischer Signaturen, die durch die Mitgliedstaaten in nationalen Gesetzen umgesetzt wurden.

Die Signaturrichtline definiert die elektronische Signatur technologieneutral als Daten, die anderen Daten „beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“.

Jeder einem elektronischen Dokument oder einer Nachricht angehängte Name des Urhebers bzw. Absenders erfüllt diese Definition. Damit umfasst diese Definition neben digitalen Signaturen auch andere, nicht auf mathematischen Methoden basierende Verfahren.

Die elektronische Signatur erfüllt somit technisch gesehen den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten. Wie bei einer eigenhändigen Unterschrift, kann bei einer einfachen elektronischen Signatur auch nicht Korrektheit der Unterschrift (Authentizität) bestimmt werden.

3.4 Digitale Signatur

Einen höheren Beweiswert besitzen digitale Signaturen, die es ermöglichen, die Authentizität und Integrität der durch sie signierten Daten zu prüfen. Es existieren zwei Arten von digitalen Signaturen, die digitale Angebotsabgabe ermöglichen: die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur.

3.5 Fortgeschrittene elektronische Signatur

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die es ermöglicht, die Authentizität und Unverfälschtheit der durch sie signierten Daten zu prüfen. Die EG-Richtlinie 1999/93/EG („Signaturrichtlinie“) fordert für fortgeschrittene elektronische Signaturen, dass diese:

ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet sind,

die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen,

mit Mitteln erzeugt werden, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann, und

mit den Daten, auf die sie sich beziehen, so verknüpft sind, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist ein reines Software-Zertifikat. Dieses speichert der Bieter an einer beliebigen Stelle ab. Innerhalb der Angebotsabgabe im Bieterassistent rufen die Bieter dieses Zertifikat auf. Nach Eingabe der PIN-Nummer über die Tastatur wird das digitale Angebot an einen sicheren Angebotsserver übertragen. Die fortgeschrittene Signatur dient nur zur Teilnahme an der eVergabe.

Im Rechtsstreit werden fortgeschrittene elektronische Signaturen als Objekte des Augenscheins behandelt, d. h. die sich auf die Signatur beziehende Partei muss beweisen, dass digitale Signatur und Identifizierungsmerkmal echt sind. Fortgeschrittene elektronische Signaturen können gemäß § 127 BGB für formfreie Vereinbarungen eingesetzt werden.

3.6 Qualifizierte elektronische Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nach dem deutschen Signaturgesetz eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem (zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen) qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wurde.

Der Signaturschlüssel darf dabei ausschließlich in der Signaturerstellungseinheit (Signaturkarte und Kartenlesegerät) gespeichert und angewendet werden.


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Bei der Angebotsabgabe im Bieterassistent steckt der Bieter die Signaturkarte in ein Kartenlesegerät und gibt über dessen Tastatur die zugehörige PIN-Nummer ein. Nach der Eingabe wird das Angebot an einen zugriffssicheren Server übertragen. Mit der qualifizierten Signatur hat man neben der eVergabe zusätzliche Anwendungsmöglichkeiten: z.B. ELSTER, Online-Banking, u.v.m. Mit dem Ende 2010 eingeführten elektronischen Personalausweis ist die qualifizierte Signatur ebenfalls möglich.

Nur Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Nr. 3 SigG können als elektronische Form eine per Gesetz geforderte Schriftform auf Papier ersetzen.

3.7 Zertifikat

Ein Zertifikat ist die elektronische Bescheinigung, dass der öffentliche Signaturprüfschlüssel und damit auch der korrespondierende Signaturschlüssel einer Person zugeordnet wurde und die Identität dieser Person bestätigt werden kann.

Das Zertifikat dient der Identifikation einer Person und muss daher sicher aufbewahrt werden, damit es nicht unzulässig verändert werden kann. Die Feststellung, wer ein Zertifikat beantragt, muss über ein sicheres Verfahren getroffen werden. Ein solches Verfahren ist zum Beispiel Postident, bei dem man seinen Personalausweis in einer Postdienststelle vorzeigen muss, wenn man den Antrag auf ein Zertifikat stellt. So kann man sicher sein, wem ein Zertifikat gehört.

Mit Hilfe des Zertifikats kann somit festgestellt werden, ob eine elektronische Signatur wirklich von einer bestimmten Person stammt.

3.8 Prüfung der elektronischen Signatur

Bei der Angebotsöffnung wird vom Vergabemanager eine automatische Überprüfung der elektronischen Signatur, bzw. des damit verbundenen Zertifikats, angestoßen.

Dabei setzt der Vergabemanager-Server eine Anfrage an das sogenannte OCSP-Relay des Governikus-Servers ab. OCSP (Online Certificate Status Protocol) ist ein Internet-Protokoll, das die Statusabfrage von digitalen Zertifikaten bei einem Validierungsdienst bzw. TrustCenter ermöglicht. Überprüft wird dabei, ob die Zertifikate, die beispielsweise zur Prüfung der Signatur verwendet werden, gesperrt wurden und damit bereits vor dem Ende ihres regulären Gültigkeitszeitraums ihre Gültigkeit verloren haben.

Das OCSP-Relay leitet die Anfrage an das betreffende TrustCenter weiter und führt auf diese Weise die Online-Prüfung durch. Darüber hinaus kontrolliert der Vergabemanager-Server alle anderen relevanten Faktoren, wie zum Beispiel die kryptographische Korrektheit der Signatur oder den Gültigkeitszeitraum des Zertifikates.

Der Anwender hat ebenso die Möglichkeit, die Überprüfung der digitalen Signatur manuell zu initiieren. Aus dem Dialog ANGEBOTSDETAILS heraus lassen sich die Signaturen im weiteren Vergabeverlauf beliebig oft erneut prüfen.


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4. Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Angebotsabgabe

4.1 Benötigt die Vergabestelle eine digitale Signatur?

Nein, nur die Bieter benötigen zur digitalen Angebotsabgabe eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur.

4.2 Erhält der Bieter eine Bestätigung über das elektronische Angebot?

Um ein Angebot digital signiert abzugeben, muss der Bieter die Unterlagen über das Vergabeportal auftragsboerse.de herunterladen. Dort können Bieter die Bietersoftware AI Bietercockpit aufrufen.

In der Bietersoftware AI Bietercockpit kann der Bieter ein Angebot erstellen, per fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur elektronisch unterschreiben und an einen sicheren Angebotsserver übermitteln.

Der Bieter erhält nach erfolgreicher Angebotsabgabe einen Eingangsbeleg mit Datum und Uhrzeit des Angebotsservers.

4.3 Kann der Bieter sein elektronisches Angebot zurückziehen?

Ein Bieter hat die Möglichkeit sein Angebot bis zum tatsächlichen Beginn der Submission in der Bietersoftware zurückzuziehen. Selbstverständlich kann er anschließend erneut ein Angebot abgeben.

4.4 Kann ein Angebot verspätet abgegeben werden?

Nach erfolgreicher Übermittlung des elektronischen Angebots an den Angebotsserver quittiert der Server den Eingang mit Datum und Uhrzeit des Servers. Eben diese Zeit wird als Eingangszeit im Vergabemanager angezeigt.

Ebenso wird der tatsächliche Beginn der Submission im Vergabemanager dokumentiert.

Beginnt ein Bieter nach Ablauf des veröffentlichten Submissionstermins mit der Übermittlung seines Angebots, so erhält er eine deutliche Warnung.

Beginnt der Bieter mit dem Upload des Angebots noch vor Fristende, erhält er selbst dann keinen Warnhinweis, wenn die Übermittlung erst nach dem Submissionszeitpunkt endet. Er sieht jedoch auf oben genanntem Eingangsbeleg die Uhrzeit, zu der der Upload beendet wurde, also die Uhrzeit, die nach der Frist liegt. Diese elektronischen Angebote werden dennoch im Vergabemanager angezeigt, da auch Papierangebote nach Beginn der Submission vorliegen können.

Das Herunterladen der Vergabeunterlagen auf dem Vergabeplattform auftragsboerse.de ist jedoch nach dem Submissionstermin nicht mehr möglich.

4.5 Was tun, wenn ein elektronisches Angebot verspätet eingeht?

Ein Angebot, das aus vom Bieter nicht zu vertretenden Gründen bei Öffnung des ersten Angebots nicht vorlag, ist wie ein rechtzeitig vorgelegenes Angebot zu behandeln.

Ist ein Angebot nach der Öffnung des ersten Angebots eingegangen, so ist es zulässig, dieses Angebot zu öffnen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um ein schriftliches oder ein elektronisches Angebot handelt. Verspätet eingegangene Angebote sind zwingend von der Wertung auszuschließen.

4.6 Muss der Bieter das Angebotsschreiben unterschreiben?

Der Auftraggeber legt fest, in welcher Form die Angebote einzureichen sind. Schriftlich eingereichte Angebote sind immer zuzulassen. Sie müssen unterzeichnet sein.

Bei elektronischen Angeboten ersetzt die digitale Signatur (fortgeschritten oder qualifiziert) die persönliche handschriftliche Unterschrift.


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4.7 Kann ich fehlende Nachweise eines Angebots nachfordern?

In den Vergabeunterlagen geforderte Nachweise oder Erklärungen können auch noch nach der Angebotsabgabe von der Vergabestelle nachgefordert werden. Der Bieter kann diese spätestens innerhalb von 6 Kalendertagen nach der Aufforderung durch den Auftraggeber vorlegen.

4.8 Wo erhält der Bieter Hilfe?

Immer wieder landen Bieter mit Fragen zur Vergabeplattform auftragsboerse.de, der Bietersoftware und der elektronischen Angebotsabgabe bei den ausschreibenden Stellen. Bitte verweisen Sie diese Bieter an unseren eigenen für diese Fragen bereitstehenden Bietersupport. Siehe Kapitel V. „Kontakt, Weitere Informationen“.

Kapitel: Grundfunktionen im Vergabemanager

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II. Kapitel: Grundfunktionen im Vergabemanager

1. Programmstart

Bitte beachten Sie unsere SYSTEMANFORDERUNGEN zur Installation des Vergabemanagers.

Sie erreichen das jeweilige System des Vergabemanagers unter folgenden Adressen:

Testsystem:

Baden-Württemberg https://mrnbw.test.vmstart.de Hessen https://mrnhe.test.vmstart.de Rheinland-Pfalz https//mrnrp.test.vmstart.de

Im Testsystem können Sie Vergaben anlegen, um den Vergabemanager kennenzulernen. Vergaben, die z.B. während der Schulung angelegt wurden, können Sie hier wieder aufrufen. Vergaben, die im Testsystem angelegt wurden, können nicht in das Produktivsystem übernommen werden.

Produktivsystem:

Baden-Württemberg https://mrnbw.vmstart.de Hessen https://mrnhe.vmstart.de Rheinland-Pfalz https//mrnrp.vmstart.de

1.1 Erstmaliger Programmaufruf

Der Vergabemanager basiert auf einer Java-Web-Start-Anwendung. Zur Ausführung muss auf dem Rechner eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung installiert sein (näheres siehe Systemanforderungen).


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Beim ersten Programmstart, sowie nach jedem Update, wird automatisch die aktuelle Version heruntergeladen. Dies kann je nach Internetverbindung einige Minuten in Anspruch nehmen.

Der Vergabemanager benötigt zwei offizielle Erweiterungen für Java. Sollten diese nicht auf Ihrem Rechner installiert sein (was regelmäßig beim ersten Start der Fall sein dürfte), so erhalten Sie beim Start folgenden Hinweis:

Klicken Sie auf PROBLEM AUTOMATISCH BEHEBEN um diese Erweiterungen zu installieren.

Zur Installation dieser offiziellen Java-Erweiterungen benötigen Sie je nach Einstellung und Betriebssystem Administratoren-Rechte. Diese Erweiterungen müssen auch nach jedem Java-Update erneut installiert werden.

1.2 Eventuelle Verbindungsprobleme

Der Vergabemanager ist eine sogenannte Client-Server-Lösung. D.h. der Programmteil, der auf Ihrem Rechner läuft, steuert quasi den Server fern, auf dem die wesentlichen Aufgaben erledigt werden. Diese Arbeitsweise setzt eine problemlose Kommunikation über das Internet voraus. Entsprechend müssen durch Ihre IT bestimmte in den Systemanforderungen genannte Voraussetzungen geschaffen werden.

Bei jedem Start des Vergabemanagers überprüft das Programm diese kritischen Einstellungen. Von dieser Prüfung bekommen Sie als Anwender in der Regel nichts mit. Nur wenn bei dieser Prüfung Probleme festgestellt werden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:


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Wenn Sie auf SERVER-KOMMUNIKATION klicken, erhalten Sie weitere technische Hinweise, die Ihrer IT helfen sollten, das Problem zu identifizieren.

1.3 Programmupdates

Der Vergabemanager arbeitet mit dynamischen Programmupdates. D.h. er greift auf den Server zu und installiert sofort vorhandene Updates.

Somit arbeiten Sie nach dem Einloggen immer auf der aktuellsten Version des Vergabemanagers.

Wenn bei einem Update z.B. Formulare geändert wurden, dann beinhalten neuangelegte Vergaben die geänderten Formulare aus dem Update.

Vor dem Update angelegte Vergaben beinhalten weiterhin den Stand der Formulare, die zum Zeitpunkt der Neuanlage der Vergabe aktuell waren.


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1.4 Login

Um den Vergabemanager zu starten, klicken Sie auf den unter PROGRAMMSTART angegebenen Link oder geben diesen in Ihrem Browser ein. Der Vergabemanager hinterlegt ein Symbol auf Ihrem Desktop, so dass Sie ab dem zweiten Starten nur noch auf das Programmsymbol auf Ihrem Desktop doppelklicken brauchen. Das Anmeldefenster wird aufgerufen. Geben Sie hier Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie anschließend auf ANMELDEN. BENUTZERNAMEN und PASSWORT

erhalten Sie vom Ausschreibungsdienst – Vergabestellensupport.


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1.5 Passwort ändern

Unter EXTRAS – PASSWORT ÄNDERN – können Sie jederzeit Ihr Passwort ändern. Wir empfehlen das Passwort für das Testsystem bei „init“ zu belassen.

Bitte ändern Sie das von uns mitgeteilte Passwort für das Produktivsystem nach der ersten Anmeldung, um einen Missbrauch des Systems zu vermeiden!

Nach der erfolgreichen Anmeldung erscheint die Übersichtsseite des Vergabemanagers auf Ihrem Bildschirm.

1.6 Passwort vergessen

Wenn Sie Ihr Passwort nicht mehr wissen, wenden Sie sich bitte an: [email protected].


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1.7 Benutzereinstellungen

Nach der ersten Installation des VERGABEMANAGERS ist dieser so eingestellt, dass Aufgaben automatisch starten. Einmal gestartete Aufgaben sollten mit einem RÜCKSPRUNG zurückgesetzt werden, um keine anderen Nutzer zu blockieren, die auch in dieser Vergabe mitarbeiten.

Wir empfehlen, die BENUTZEREINSTELLUNG zu ändern. Gehen Sie dazu einmalig unter EXTRAS auf BENUTZEREINSTELLUNGEN.

Gehen Sie in dem Dialog BENUTZEREINSTELLUNGEN auf der linken Seite auf SYSTEMEINSTELLUNGEN .

Wählen Sie dann in der Mitte unter AUFGABENEINGANG das Häkchen bei AKTIVITÄTEN AUTOMATISCH

STARTEN ab.


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2. Übersichtsseite

Die Übersichtsseite besteht aus mehreren unterschiedlichen Bereichen. Sie werden mit Ihrem Namen

begrüßt .

Unten rechts auf der Übersichtsseite sehen Sie, ob Sie sich im Testsystem oder im Produktivsystem

angemeldet haben .

Im linken Fenster werden die anstehenden AUFGABEN angezeigt, die derzeit für Ihren Login bereit

stehen .

Auf der rechten Seite können AKTIVE VERGABEN, IN DENEN SIE EINE FUNKTION INNE HABEN aufgerufen

werden . TERMINE , die in DIESER WOCHE anstehen und NACHRICHTEN , die Sie von der

Vergabeplattform erhalten haben, sehen Sie unten in der Mitte und rechts außen.

Über die Symbolleiste lassen sich die wichtigsten Funktionen bequem aufrufen.


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Über EXTRAS – BENUTZEREINSTELLUNGEN können Sie die Ansicht der Übersichtsseite anpassen.

Es besteht zum Beispiel die Möglichkeit, dass Sie die Spalten der AKTIVEN VERGABEN, IN DENEN SIE

EINE FUNKTION INNEHABEN erweitern.

Standardmäßig wird Ihnen unter AKTIVE VERGABEN, IN DENEN SIE EINE FUNKTION INNEHABEN die VERGABENUMMER, die KURZBEZEICHNUNG und der STATUS angezeigt.


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Über die BENUTZEREINSTELLUNGEN können Sie festlegen, welche Informationen in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

3. Vergabedetails

Je nachdem, ob Sie eine Aufgabe oder eine Vergabe starten, öffnet direkt die anstehende Aufgabe bzw. die Vergabe. Wir empfehlen Ihnen über AKTIVE VERGABEN, IN DENEN SIE EINE FUNKTION INNE

HABEN die jeweiligen Vergabedetails aufzurufen.

Die Grunddaten der Vergabe sehen Sie im oberen linken Bereich . Im unteren linken Bereich sind

alle AUFGABEN aufgeführt, die für diese Vergabe als nächstes zur Verfügung stehen . TERMINE der

geöffneten Vergabe sehen Sie unten in der Mitte , ebenso die NACHRICHTEN unten rechts , die Sie

mit der rechten Maustaste öffnen oder entfernen können.

Oben rechts unter AKTIONEN sind Befehle aufgeführt, die während der Workflowbearbeitung

ausgeführt oder erneut aufgerufen werden können. Die Möglichkeit der Ausführung dieser Aktion ist auf den aktuellen Status des Vergabeprozesses abgestimmt.

Über den Link ÜBERSICHTSSEITE ANZEIGEN gelangen Sie wieder auf die Übersichtsseite und können

eine andere Vergabe öffnen oder neu anlegen .

Die Statusleiste unten im Fenster enthält bei geöffneter Vergabe die Informationen:

Vergabenummer, Vergabe-Phase, Verfahrensart, Servername, Benutzername.


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3.1 Vergabe anlegen

Über die SYMBOLLEISTE – NEU – VERGABE legen Sie neue Vergaben an. Evtl. stehen Ihnen hier noch weitere Einträge zur Verfügung, z.B. Projekt, Preisanfrage, Direktkauf.

Über WEITERE OPTIONEN kann das Formular beim Anlegen einer neuen Vergabe erweitert werden.

3.2 Vergabe öffnen

Über die SYMBOLLEISTE – ÖFFNEN – VERGABE können Sie bestehende Vergaben öffnen. Evtl. stehen Ihnen hier noch weitere Einträge zur Verfügung, z.B. Projekt, Vorinformation.


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Im folgenden Dialog sehen Sie bereits bestehende Vergaben. Über die Auswahlfelder im unteren Bereich können Sie die Anzeige beeinflussen, so dass Sie nur aktive Vergaben sehen oder nur vom Benutzer angelegte Vergaben etc.

3.3 Vergabe aktualisieren

Der Aufgabeneingang bzw. die Prozessübersicht wird regelmäßig vom System aktualisiert. Neu zugeordnete Aufgaben des Benutzers werden angezeigt, beendete Aufgaben werden entfernt. Alternativ können Sie über F5 oder das AKTUALISIEREN in der Menüleiste diese Aktion manuell starten.


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4. Sidebar - Projektbaum

Mit Hilfe des Symbols SIDEBAR aus der Symbolleiste können Sie den PROJEKTBAUM im linken Fensterbereich aus- und wieder einschalten.

Der PROJEKTBAUM enthält eine strukturierte Übersicht aller Formulare der aktuell geöffneten Vergabe und des aktuellen Projektes. Genau wie in der Baumdarstellung des Windows Explorer können Sie durch Anklicken der + und – Zeichen vor den Ordnersymbolen die angezeigte Liste entweder erweitern oder reduzieren. Die Formulare können über den PROJEKTBAUM geöffnet werden. Allerdings nur zur Ansicht: Änderungen in den Formularen werden über einen RÜCKSPRUNG in das Formular ausgeführt.


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Unter VERGABEUNTERLAGEN – VERSIONEN sehen Sie die jeweils erzeugten Versionen der

Vergabeunterlagen . Nach der Submission sehen Sie unter ANGEBOTE bereits erfasste

Papierangebote, ebenso wie digitale Angebote und die dazugehörigen Angebotsdateien. Über einen Rechtsklick können die Angebotsdateien exportiert werden. Die DA84 kann nur exportiert werden, wenn ein entsprechendes GAEB-Bearbeitungsprogramm installiert ist. Falls dies nicht der Fall sein sollte, können Sie die DA84 während der Submission speichern oder über EXTRAS – REVISIONSSTAND

SPEICHERN exportieren. Die Dokumente finden Sie im Projektbaum unter REVISIONSSTÄNDE .


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5. Formulare

Um eine Vergabe zu bearbeiten müssen verschiedene Formulare durchschritten werden. Innerhalb dieser Formulare können verschiedene Feldtypen vorkommen. Je nach Feldtyp können Sie nur Zahlen oder nur Text, nur Dateien oder nur Datum etc. eingeben. Folgende Feldtypen sind im Vergabemanager vorhanden:

Textfeld: In die weiß hinterlegten Felder können Sie optional Texte eingeben.

Standort: Blau geschriebene bzw. blau umrandete Felder kennzeichnen das derzeit aktive Feld.

Pflichtfelder: In die mit Sternchen gekennzeichneten bzw. farbig hinterlegten Felder müssen Sie zwingend Texte eingeben.

vorbelegtes Feld: Felder, die farbig an den Formularhintergrund angepasst sind, zeigen Inhalte an, die in diesem Feld nicht verändert werden können.

Datumsfeld: Am Ende eines Datumsfeldes wird ein Miniaturkalender angezeigt. Das Datum kann über den Kalender oder über die Tastatur erfasst werden.

Optionsfelder: Hier werden zwei oder mehrere Auswahlmöglichkeiten angeboten, von denen nur eine aktiviert werden kann. Die aktivierte Option hat einen farbigen Punkt im Kreis.

Auswahllistenfeld: Steht das Lupensymbol rechts neben einem Eingabefeld, kann über Mausklick eine Auswahlliste mit möglichen Einträgen aufgerufen werden.

Dateifelder: Externe Anlagedateien können hier zu den Formularen hinzugefügt werden. Über die Büroklammer gelangen Sie in Ihr Dateiverzeichnis und können die Datei aussuchen, die Sie


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hochladen möchten. Die Lupe zeigt Ihnen das hochgeladene Dokument an und über das X kann die Datei wieder gelöscht werden.

Kontrollfelder: Über Mausklick werden diese Felder aktiviert bzw. deaktiviert.

Funktionsschaltfläche: Das Aktivieren dieser Schaltfläche löst den Aufruf eines Funktionsdialogs aus. Graue Schaltflächen werden im Formular aufgerufen, orange Schaltflächen sind aktiviert, wenn man mit der Maus drüberfährt, rote Schaltflächen sind Pflichtschaltflächen. Der Workflow kann erst weitergeführt werden, wenn diese Funktion ausgeführt wurde.

Funktionsfelder: Mit Speichern wird der Formularinhalt gespeichert, das Formular selbst bleibt geöffnet. Durch Abbrechen werden bereits erfasste Inhalte in diesem Formular verworfen. Das Formular schließt und wird für alle anderen Anwender gesperrt. Um das Formular allen wieder zugänglich zu machen, müssen Sie einen Rücksprung machen. Das grüne Weiter bedeutet, dass keine Pflichtfelder mehr auszufüllen sind. Beim Klicken auf Weiter werden alle Formularinhalte gespeichert, das Formular geschlossen und der nächste Workflowschritt wird aktiv.

Fehlen Pflichtangaben in einem Formular, so bleibt die Schaltfläche WEITER rot. Sie können auf die rote Schaltfläche klicken – die Maus springt dann in das noch auszufüllende Pflichtfeld. Erst, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, springt die Farbe auf grün.

Über das Drucksymbol wird der Formularinhalt als pdf-Datei ausgegeben. Eventuell besteht die Wahl zwischen Druckvorlage (pdf-Ansicht des Formulars aus dem jeweiligen Vergabehandbuch) und dynamischem Maskenausdruck (pdf-Ansicht des Formulars ohne besonderes Layout).


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6. Rücksprung

Möchten Sie eine Eingabe im bereits durchschrittenen Workflow ändern, müssen Sie mit einem sogenannten RÜCKSPRUNG oder Workflowrücksprung zu der Aufgabe zurückgehen, an dem diese Information abgefragt wurde. Danach gehen Sie wieder durch alle anschließenden Workflowschritte, in denen dann die geänderte Information berücksichtigt wird.

Wenn die aktuelle Aktivität in Bearbeitung ist, wird sie an erster Stelle in der Liste geführt und durch eine Linie von den restlichen Aktivitäten abgetrennt. Die Trennungslinie entfällt, wenn keine Aufgabe in Bearbeitung ist.

Ein Rücksprung wird innerhalb der SIDEBAR unter dem PROJEKTBAUM unter FORMULARE –

VERGABEVERMERK – VERGABEVERMERK dokumentiert. Der Bearbeiter kann eine Begründung erfassen, warum ein Rücksprung durchgeführt worden ist.


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Wichtig: Wenn Sie den Workflowschritt ZUSAMMENSTELLEN DER VERGABEUNTERLAGEN erreicht haben und einen Rücksprung machen, müssen Sie anschließend eine NEUE VERSION der Vergabeunterlagen

erzeugen! Versionen von Vergabeunterlagen, die noch nicht veröffentlicht wurden, können Sie mit

der rechten Maustaste AUSSCHNEIDEN, so dass diese nicht im Vergabemanager verbleiben.


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7. Termin- und Fristenmanager

Sie können im Termin- und Fristenmanager die Termine Ihrer Vergabe planen. Die gesetzlichen Bestimmungen für die Fristen sind im System hinterlegt.

Im oberen Bereich wird die grafische Darstellung in Form eines Balkendiagramms angezeigt. Im unteren Bereich sehen Sie eine Übersicht aller Termine der Vergabe.

Der Termin- und Fristenmanager wird bei jeder Vergabe innerhalb des Workflows automatisch aufgerufen. Sie haben auch die Möglichkeit den Termin- und Fristenmanager während der weiteren Workflow-Bearbeitung über das Symbol TERMINE in der Menüleiste aufzurufen.

Terminänderungen werden in die entsprechenden Formulare übernommen.

Nach Start der Aufgabe TERMINPLANUNG erscheinen im unteren Bereich Standardvorschläge für Termine und Fristen. Diese sind abhängig von verschiedenen Faktoren (z.B. Verfahrensart,

Vergabedaten nur elektronisch verfügbar etc). Über EINSTELLUNGEN können Sie die Eckdaten der

Vergabe ändern und Fristverkürzungen bei Offenen Verfahren erfassen.

Am besten geben Sie als erstes AUSFÜHRUNGSBEGINN und AUSFÜHRUNGSENDE in der Tabelle ein. Termine können Sie erfassen, indem Sie das Datum von Hand in das jeweilige Feld eintragen oder indem Sie den MINIATURKALENDER neben der Datumseingabe aufrufen und über die Pfeiltasten das Datum auswählen. Teilweise müssen Sie für das Datum auch eine Uhrzeit eingeben.


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Das Datum wählen Sie über die Pfeiltasten im oberen Bereich, die Uhrzeit über die Pfeiltasten im unteren Bereich aus.

Anschließend können Sie über TERMINE VORSCHLAGEN auswählen, dass Sie die Termine von AUSFÜHRUNGSBEGINN ab berechnen möchten. Der Termin- und Fristenmanager schlägt Ihnen dann die entsprechenden Termine vor.

Über den Doppelpfeil ÜBERNEHMEN können Sie die vorgeschlagenen Termine annehmen.

Bei Bedarf fügen Sie über TERMIN ANLEGEN einen neuen Termin zu Ihrer Vergabe hinzu oder löschen nicht mehr benötigte Termine mit dem X daneben. Nur selbstangelegte Termine können gelöscht werden.

Die Tabellenspalte MELDUNG zeigt farbige Fehlermeldungen oder Warnsymbole an, falls Regeln verletzt wurden, z.B.

Reine Information ohne Auswirkungen auf den weiteren Verlauf. Beispiel 1: Der Termin liegt auf einem nicht erlaubten Wochentag. Beispiel 2: Die Zuschlags- und Bindefrist endet nach Ausführungsbeginn.

Warnhinweis ohne Auswirkungen auf den weiteren Verlauf. Beispiel: Der Termin liegt in der Vergangenheit.

Der Fehler muss behoben werden. Speichern und Weiter nicht möglich. Beispiel 1: Die Reihenfolge der Termine ist falsch. Beispiel 2: Die Zuschlagsfrist endet vor der Angebotsfrist.

Standardvorschläge oder selbstangelegte Termine können z.B. in Outlook oder Lotus Notes exportiert werden. Dazu markieren Sie den jeweiligen Termin und klicken Sie auf das Symbol. Anschließend öffnet sich für den ausgewählten Termin das Terminfenster im Outlook.

Über VORSCHAU bzw. DRUCKEN ist es möglich eine pdf-Datei von den Terminen zu generieren. Diese können Sie z.B. auf die Vergabeakte heften oder an Personen weitergeben, die an der Vergabe beteiligt sind.

Jahr Monat


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8. Firmenverwaltung

Eine Übersicht der Firmenadressen kann über GESCHÄFTSPARTNER – FIRMENSTAMMDATEN aufgerufen werden. Die Firmenstammübersicht bietet die Möglichkeit der vergabe- und prozessphasenunabhängigen Erfassung und Bearbeitung von Firmenstammdaten.

8.1 Einladungscode

Damit sich Firmen elektronisch an beschränkten Verfahren beteiligen können, müssen diese Firmen vor der Versendung der Aufforderung auf der Vergabeplattform auftragsboerse.de registriert sein.

Solange sich die Firma nicht registriert hat können Sie den Bieter nur per Post auffordern. Auch die digitale Angebotsabgabe ist in diesem Fall nicht möglich.

Firmen gelangen auf zwei Wege in den Vergabemanager:

1. Firma registriert sich auf der Vergabeplattform auftragsboerse.de. 2. Sie legen die Firma an und laden die Firma zur Teilnahme auf der Plattform ein.

Registrierte Firmen

Firmen, die sich auf der Vergabeplattform auftragsboerse.de registrieren, werden automatisch in Ihre Firmenliste übernommen. Solche Firmen können sofort zur Teilnahme an Verfahren aufgefordert werden.

Im Vergabemanager angelegte Firmen

Wenn Sie eine neue Firma im Vergabemanager anlegen, muss diese aufgefordert werden, sich auf der Vergabeplattform auftragsboerse.de zu registrieren. Dazu verschickt der Vergabemanager eine Email mit einem Einladungscode an die Firma. Anschließend registriert sich diese Firma auf der Vergabeplattform unter Angabe des Einladungscodes. Jetzt können Sie die Firma elektronisch zu beschränkten Verfahren auffordern.

Im Vergabemanager angelegte Firmen, die bereits registriert sind

Es kann natürlich vorkommen, dass Sie eine Firma anlegen und einladen, die bereits auf der Vergabeplattform registriert ist. In diesem Fall kann die Firma ihren bestehenden Zugang anhand des Einladungscodes mit der von Ihnen angelegten Firma verknüpfen.

Tipp: Wenn Sie eine neue Firma zur Teilnahme an einer beschränkten Ausschreibung auffordern möchten empfehlen wir folgendes Vorgehen:

Schreiben Sie den Bieter mit einem Standardschreiben an (ein Muster erhalten Sie auf Wunsch beim Staatsanzeiger) und fordern ihn auf, sich auf der Vergabeplattform auftragsboerse.de zu registrieren.

Sobald die Firma Ihrer Aufforderung Folge geleistet hat, können Sie die Firma im Vergabemanager auswählen und an einer beschränkten Ausschreibung beteiligen.

8.2 Firmensuche

Bevor Sie eine Firmenadresse neu anlegen sollten Sie unbedingt prüfen, ob die Firma bereits im

Vergabemanager angelegt ist. Über die Schaltfläche ERWEITERTE SUCHE können Sie verschiedene

Kriterien eingrenzen oder nach ähnlichen Begriffen suchen.


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8.3 Neuen Firmenstammdatensatz anlegen

Über NEU können Sie neue Firmenadressen anlegen.

Alle farbig hinterlegten Felder sind Pflichtfelder. Erfassen Sie die gewünschten Angaben im Register

FIRMENDATEN und klicken Sie auf SPEICHERN. Anschließend sind die Register ERKLÄRUNGEN,

MITARBEITER und GESCHÄFTSBEREICHE ebenfalls aktiv.

Im Register ERKLÄRUNGEN können Sie Bescheinigungen, Erklärungen oder Nachweise der Firma erfassen und die entsprechenden Dokumente hinzufügen.

Erfassen Sie bei Bedarf im Register MITARBEITER die Kontaktdaten der Ansprechpartner.

Sie können die neue Firma im Register Geschäftsbereiche einem Geschäftsfeld nach CPV (Common Procurement Vocabulary) oder STLB (Standard-Leistungsbuch Bau) zuordnen. Das hat den Vorteil, dass Sie später bei einer großen Anzahl von Adressen die Auswahl nach diesem Code eingrenzen können. Wichtig: Vergessen Sie nicht die Eingabe von Staat und der E-Mail-Adresse! Beide Felder sind nicht als Pflichtfelder markiert – werden aber von der Vergabeplattform für den Versand benötigt.

Neu erfasste Adressen sollten Sie noch freigeben , damit die Firma für die Auswahl zu

beschränkten Ausschreibungen zur Verfügung steht. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit SPEICHERN .

Anschließend können Sie die Firma zur Vergabeplattform auftragsboerse.de einladen .


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Dabei wird ein Einladungscode generiert und per Email an die Firma geschickt.

Solange sich die Firma nicht auf der Vergabeplattform registriert hat, sehen Sie in den

Firmenstammdaten die offene Einladung . Nach Registrierung der Firma wird die

Einladungsinformation ausgeblendet.


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Die Berechtigung Firmenstammdaten zu löschen steht nicht allen Nutzern zur Verfügung. Sollten Sie die Möglichkeit benötigen, setzen Sie sich bitte mit uns unter [email protected] in Verbindung. Haben Sie bereits eine bestehende Liste mit Firmen, aus der Sie bei beschränkten Verfahren auswählen? Es gibt die Möglichkeit, dass wir die bestehende Firmenliste in den Vergabemanager importieren. Wenden Sie sich dafür an [email protected].


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9. Neue Version der Bekanntmachung

Nach Veröffentlichung einer Bekanntmachung auf der Vergabeplattform können Sie jederzeit eine geänderte Version der Bekanntmachung veröffentlichen. Die neue Version ersetzt die vorangegangene Version vollständig. Auf der Vergabeplattform gibt es keinen Hinweis auf die Vorgängerversion(en).

Machen Sie einen Rücksprung zum Bekanntmachungstext. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Anschließend gehen Sie mit WEITER durchs Verfahren bis zum Veröffentlichendialog. Dort veröffentlichen Sie erneut. Wenn Sie keine neue Version der Vergabeunterlagen erstellen, werden Sie eine Meldung erhalten, dass die Vergabeunterlagen nicht veröffentlicht werden konnten.

Die neue Version der Bekanntmachung wurde dennoch übermittelt und sofort veröffentlicht. Auf diesem Wege können Sie z.B. auch die Angebotsfrist ändern.

Im Versendendialog sehen Sie, welche Version zuletzt übermittelt wurde.

Wichtig: Bieter werden nicht über die Änderung der Bekanntmachung informiert!


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10. Bieternachricht und neue Version der Vergabeunterlagen (Nachschreiben)

Nach Veröffentlichen der Bekanntmachung bzw. dem Versenden der Aufforderungen bei beschränkten Verfahren kann die Vergabestelle im Vergabemanager über zwei unterschiedliche Wege mit den Bewerbern in Kontakt treten: BIETERNACHRICHT oder NEUE VERSION der Vergabeunterlagen (Nachschreiben).

10.1 Bieternachricht

Die Bieternachricht ist primär als Antwort auf Bieterfragen gedacht. Dazu kann man ähnlich einer E-Mail ein kurzes Schreiben an einen oder mehrere Bieter verfassen und falls nötig Dokumente anhängen. Die Vergabeunterlagen bleiben unverändert. Im Gegensatz zu E-Mails wird diese Kommunikation im Vergabemanager dokumentiert.

Bei Bieternachrichten haben Sie die Möglichkeit entweder gezielt einzelne Bieter zu kontaktieren oder eine Nachricht allen Bietern zukommen zu lassen.

10.2 Neue Version der Vergabeunterlagen (Nachschreiben)

Mit einen Nachschreiben werden einmal versandte Vergabeunterlagen ausgetauscht. Somit wird eine komplett neue Version der Vergabeunterlagen erstellt.

10.3 Alle Bieter werden informiert

BIETERNACHRICHTEN AN ALLE und NACHSCHREIBEN werden in der Auslieferung an die Bieter gleich behandelt. Wenn im Folgenden von Nachschreiben die Rede ist, ist stets auch die BIETERNACHRICHT

AN ALLE gemeint.

Nachdem Sie ein NACHSCHREIBEN über den Vergabemanager an die Vergabeplattform übermittelt haben, geschieht folgendes:

Bisherige Downloader

Bieter, die die Vergabeunterlagen über das Vergabeportal auftragsboerse.de heruntergeladen haben, werden automatisch per E-Mail über die neue Vergabeunterlagen-Version informiert. Nach Erhalt der Benachrichtigungs-E-Mail gehen sie in das AI Bietercockpit, synchronisieren und sehen die neue Vergabeunterlagen-Version.

Zukünftige Downloader

Wer Unterlagen nach Ihrer Übermittlung herunterlädt, erhält nur die neue Version der Vergabeunterlagen.

Bisherige Papierbesteller

Bieter, die die Vergabeunterlagen bereits per Post erhalten haben, müssen von der Vergabestelle benachrichtigt werden.

Dazu klicken Sie vor dem Versenden der neuen Version der Vergabeunterlagen auf ÖFFNEN und

holen alle Dokumente des Nachschreibens aus dem Vergabemanager. Damit stellen Sie sicher, dass alle Bieter dieselben Dateien erhalten.


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Anschließend rufen Sie im Menü GESCHÄFTSPARTNER die TEILNEHMERÜBERSICHT auf. Alle mit PAPIER markierten Firmen müssen von Ihnen beliefert werden. Wir empfehlen per E-Mail.


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11. Neue Version der Vergabeunterlagen (Nachschreiben) im Vergabemanager

Nach Versendung von Vergabeunterlagen können Sie jederzeit eine geänderte Version der Vergabeunterlagen übermitteln. Dabei wird eine neue Version erstellt, die die zuvor veröffentlichte Version vollständig ersetzt.

1. Öffnen Sie die Vergabe im Vergabemanager.

2. Klicken Sie unter den AKTIONEN (oben rechts) auf VERGABEUNTERLAGEN ÄNDERN .

3. Das Formular ÄNDERUNG DER VERGABEUNTERLAGEN wird geöffnet. Unter SCHRITT 1 können Sie die bereits angefügte GAEB-Datei löschen und die geänderten Dateien hochladen. Hier fügen Sie ein pdf-Anschreiben ein, das den Bewerbern die Änderungen genau beschreibt. Unter SCHRITT 2 können Sie die Formulare öffnen und ändern.

4. Unter SCHRITT 3 klicken Sie das Pflichtfeld NEUE VERSION ERSTELLEN an. Dieser Schritt ist

zwingend notwendig.

5. In der Übersicht über die Vergabeunterlagen wird die VERSION 1 (VERÖFFENTLICHT) angezeigt.

Klicken Sie auf NEUE VERSION.

Falls Sie eine weitere Datei hochladen möchten, können Sie über den Punkt DATEI HINZUFÜGEN weitere Dateien hochladen. Dies ist kein Pflichtfeld.

6. Über SCHRITT 4 können Sie die neuen Vergabeunterlagen ausdrucken . Dieses Formular

bestätigen Sie mit OK.


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7. Das Nachschreiben ist jetzt noch nicht versandt. Dazu müssen Sie unter AKTIONEN auf ERNEUT

VERÖFFENTLICHEN klicken!

8. Im folgenden Dialog klicken Sie unten links auf VERSENDEN. Somit haben Sie die neue Version von Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform übermittelt.

9. Nach erfolgreicher Übermittlung erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.

Tipp

Bedenken Sie, dass die Bewerber möglicherweise schon mit den fehlerhaften Dokumenten gearbeitet haben. Wenn der Bewerber als Nachschreiben eine neue Version der Vergabeunterlagen bekommt, muss er alle Positionen bzw. eine neue GAEB-Datei erneut bearbeiten. Darum ist es besser, in einem Anschreiben auf die Änderungen hinzuweisen.


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12. Bieternachrichten im Vergabemanager

12.1 Bieternachrichten erstellen

Bieternachrichten erzeugen Sie über das Menü GESCHÄFTSPARTNER - NACHRICHT AN TEILNEHMER

SENDEN.

Der anschließende Dialog gleicht dem Versenden einer E-Mail.

Die Besonderheit liegt hier beim Empfänger. Sie können bestimmte Teilnehmer auswählen. In diesem Fall geht die Nachricht nur an die von Ihnen ausgewählten Teilnehmer. D.h. auch, dass zukünftige Bewerber leer ausgehen.

Wählen Sie ALLE (AUCH ZUKÜNFTIGE) TEILNEHMER UND BEWERBER verfahren wir analog zu Nachschreiben (s.o.)


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12.2 Übersicht der Bieternachricht

Sie haben die Möglichkeit eine Bieternachricht an alle ausgewählten Teilnehmer per E-Mail versenden bzw. ausdrucken.

Kapitel: Typische Workflowschritte

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III. Kapitel: Typische Workflowschritte

1. Veröffentlichung, Versenden

1.1 Veröffentlichung

Die Veröffentlichung der Bekanntmachung mit den Vergabeunterlagen schließt die Vorbereitungen der Vergabe ab. Durch das Versenden der Vergabe werden Daten an die Vergabeplattform übermittelt.

Die Veröffentlichung auf der Vergabeplattform erfolgt nach dem Versenden automatisch im

angegebenen Zeitraum . Zum Veröffentlichen klicken Sie zum Abschluss noch auf die Schaltfläche

VERSENDEN . Anschließend verlassen Sie den Workflowschritt VERÖFFENTLICHEN über OK.


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1.2 Auf der Vergabeplattform

Zum Veröffentlichen angegebenen Zeitpunkt erscheint Ihre Bekanntmachung auf der Vergabeplattform. Ihre Test- und Schulungsvergaben können auf einer gesonderten Testplattform aufgerufen werden.

Testsystem https://vergabe.test.vmstart.de

Produktivsystem http://www.auftragsboerse.de


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2. Vergabeunterlagen drucken und Bewerber erfassen

Nach Veröffentlichung einer Bekanntmachung mit Vergabeunterlagen können sich interessierte Firmen auf der Vergabeplattform registrieren und die Unterlagen herunterladen. Eventuell möchten Sie aber selbst Vergabeunterlagen per Email oder Post an interessierte Bieter versenden.

In diesen Fällen müssen Sie

1. den Bieter im Vergabemanager erfassen und 2. die jeweils aktuellste Version der Vergabeunterlagen drucken/exportieren.

2.1 Bewerber erfassen

Über die Aktion BEWERBER ERFASSEN können Sie neue Papierbesteller im Vergabemanager

anlegen:


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In diesem Dialog können Sie eine Firma aus dem Firmenstamm des Vergabemanagers als Bewerber auswählen. Wenn die Firma noch nicht bekannt/angelegt ist, müssen Sie die Firma zuerst anlegen. Siehe „Kapitel II . 8.3 Neuen Firmenstammdatensatz anlegen“.

Wichtig: Klicken Sie auf VERGABEUNTERLAGEN GEWÄHRT , damit die Firmen, die die

Vergabeunterlagen bei Ihnen in Papier angefordert haben, in der Bewerberliste erscheinen.

2.2 Vergabeunterlagen drucken

Unter REVISIONSSTAND haben Sie die Möglichkeit die Vergabeunterlagen für die Papierbesteller auszudrucken und/oder zu exportieren.


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ALLES DRUCKEN - um alle Dateien, die zur kompletten Vergabe gehören, auszudrucken.

Wichtig: Alle Dateien werden sofort an Ihren Standarddrucker geschickt und ausgedruckt.

ALLES EXPORTIEREN - um alle Dateien, die zur kompletten Vergabe gehören, zu speichern. Sie

können so auf schnelle Art die kompletten Vergabeunterlagen auf Ihrem Rechner speichern.


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3. Angebotsöffnung

3.1 Vor der Angebotsöffnung / Submission

Sie können den Vergabemanager für die Angebotsöffnung nutzen, egal, ob Sie elektronische Angebote zulassen oder nicht.

Alle digitalen Angebote, die Sie erhalten, werden Ihnen bereits vor der Angebotsöffnung in einer Übersichtstabelle angezeigt, können aber vor dem Termin weder eingesehen noch entschlüsselt werden. Die Nummerierung erfolgt automatisch in der Reihenfolge ihres Eintreffens.

Firmen, die ein schriftliches Angebot abgegeben haben, können schon vor der Angebotsöffnung erfasst werden. Klicken Sie dazu im Workflow-Schritt ANGEBOTSÖFFNUNG unten links auf die

Schaltfläche NEUES ANGEBOT .


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Sie können an dieser Stelle nur die Firmennamen aus der Teilnehmerliste auswählen oder falls es

sich um einen neuen Bewerber handelt, die Adresse und das Angebotsdatum erfassen.

Sie haben aber auch die Möglichkeit die schriftlichen Angebote während der Angebotsöffnung zu erfassen.

3.2 Beginn der Angebotsöffnung

Sobald die Ampel von rot auf grün schaltet, haben Sie die Möglichkeit, die Angebotsöffnung zu beginnen. Vor Ablauf der Angebotsfrist steht die Ampel auf rot.

Grün bedeutet, dass die Uhrzeit der Angebotsöffnung eingetroffen ist. Starten Sie die Angebotsöffnung, in dem Sie unten links auf die Schaltfläche ANGEBOTSÖFFNUNG BEGINNEN klicken.

Ab diesem Zeitpunkt ist ein Rücksprung im Workflow nicht mehr möglich.


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Im Dialog START DER ANGEBOTSÖFFNUNG werden sowohl die beiden Rollen VERHANDLUNGSLEITER und

SCHRIFTFÜHRER bestimmt, als auch die Vergabeschlüssel zur Entschlüsselung der Angebote

geladen. Die beiden Nutzer, die als erster und zweiter Schlüsselinhaber auftreten, werden ausgewählt + ,

geben ihr Passwort in das entsprechende Feld ein + und laden auf diese Weise die

Vergabeschlüssel.

Im nächsten Schritt tragen Sie die Anzahl der anwesenden Bietervertreter ein.


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3.3 Digitale Angebote entschlüsseln

Um die Details eines digitalen Angebots einzusehen, müssen Sie dieses zunächst entschlüsseln.

Hier klicken Sie auf JA .

Das ausgewählte Angebot wird vom Server heruntergeladen und mit Hilfe der Vergabeschlüssel geöffnet.


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Die Details der elektronischen Angebote umfassen vier Reiter: Übersicht, Formale Prüfung I, Angebotsunterlagen, Signatur.

Übersicht: Hier sehen Sie Details zum elektronischen Angebot.

Formale Prüfung I: Hier machen Sie die formale Prüfung.


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Angebotsunterlagen: Hier sehen Sie die Dateien des digitalen Angebots und können die GAEB-Datei exportieren.

Signatur: Hier sehen Sie, ob das Angebot korrekt verschlüsselt war und können den Signaturbeleg exportieren.


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Details der digitalen Signatur

Die Angabe unter SIGNATURSTATUS bezieht sich auf die mathematische bzw. kryptographische

Korrektheit der Signatur, während der ZERTIFIKATSSTATUS das Ergebnis der Online-Validierung

wiedergibt. Da letztere immer wieder ausgeführt werden kann und das Ergebnis nicht dauerhaft abgelegt wird, steht hier nach jedem neuen Öffnen des Dialoges ungeprüft. Sobald Sie die Prüfung

mit ZERTIFIKAT PRÜFEN erneut durchführen, wird hier das aktuelle Ergebnis der Prüfung angezeigt.

Sie können den SIGNATURBELEG EXPORTIEREN , das ZERTIFIKAT ANZEIGEN oder das ZERTIFIKAT

PRÜFEN .

3.4 Signaturbeleg exportieren

Um den Signaturbeleg zu exportieren klicken Sie auf die Schaltfläche . Der Signaturtext kann nun

gespeichert werden.


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3.5 Zertifikat anzeigen

Um das Zertifikat anzuzeigen klicken Sie auf die Schaltfläche .


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3.6 Zertifikat prüfen

Und um das Zertifikat zu prüfen klicken Sie auf die Schaltfläche . Wenn das Zertifikat gültig ist,

erhalten Sie die untenstehende Meldung.

Sollten Sie die untenstehende Meldung erhalten, führen Sie die Prüfung später noch einmal aus.

Technisch bedingt kann es dazu kommen, dass manche Anfragen nicht unmittelbar vom TrustCenter beantwortet werden können. Im TrustCenter sind die Wurzelzertifikate physikalisch auf Signaturkarten in Kartenlesern an die Peripherie angeschlossen. Sobald mehr Anfragen erfolgen als angeschlossene Kartenleser vorhanden sind, können alle überschüssigen Anfragen nicht beantwortet werden. Es kann daher notwendig sein, eine erneute Überprüfung der digitalen Signatur zu starten.

Eine Überprüfung der Signatur ist nur in begründeten Verdachtsfällen angebracht. Im Vergleich zu Papierangeboten wird dort auch nicht bei jedem Angebot die Gültigkeit der damit verbundenen Willenserklärung überprüft. Nur wenn es begründete Zweifel gibt (z.B. Erlöschen der Prokura) wird hier näher untersucht, ob wirklich eine gültige Unterschrift vorliegt.

3.7 Papierangebote erfassen

Die Angebote, die Sie auf dem Postweg erhalten haben, können nach dem Beginn der Angebotsöffnung über die Schaltfläche NEUES ANGEBOT erfasst und einer ersten Prüfung unterzogen werden. Die bereits vor der Submission angelegten Firmennamen können jetzt mit den Angebotsdaten vervollständigt werden.

Klicken Sie unten links auf NEUES ANGEBOT bzw. klicken Sie den bereits erfassten Firmennamen an.


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Wenn Sie die Papierangebote während der Submission erfassen, müssen Sie über BIETER

AUSWÄHLEN eine Bieterfirma dem nun zu erfassenden Papierangebot zuordnen.

Übersicht: Hier tragen Sie die Angebotssumme und weitere Daten zum Angebot ein.


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Bieter auswählen: Im oberen Bereich BEWERBER/TEILNEHMER sehen Sie

alle Firmen, die die Vergabeunterlagen angefordert haben.

Im unteren Bereich sehen Sie alle bereits erfassten Angebote.

Neuer Bieter auswählen: Falls es sich um ein Angebot handelt, das von einem Bieter abgegeben wurde, der nicht im oberen Bereich zur Verfügung steht, müssen Sie über NEUER BIETER den richtigen Bieter auswählen.


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Teilnehmer auswählen: In diesem Schritt können Sie aus allen Bietern auswählen, die bisher an einer Vergabe teilgenommen haben.

Somit haben Sie den Bieternamen erfasst. Tragen Sie dann den Endbetrag,

Anzahl der Nebenangebote und Preisnachlass in die jeweiligen Felder ein.


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Formale Prüfung I: Hier führen Sie die formale Prüfung I durch.

Angebotsunterlagen: Hier könnten Sie das eingescannte Angebot in den

Vergabemanager hochladen.

Fehlerbericht

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IV. Fehlerbericht

Falls Ihnen Fehler in der Software oder in Formularen auffallen sollten, benötigen wir immer einen Fehlerbericht zur Behebung. Bei der Erstellung eines Fehlerberichtes wird eine zip-Datei mit Informationen erzeugt, die es dem Support-Team des Staatsanzeigers ermöglicht, die Situation nachzuvollziehen, in der der Fehler entstanden ist. Die Erzeugung eines Fehlerberichtes wird vom Vergabemanager vorgeschlagen, wenn das System selbst ein Problem feststellt.

Fehlerberichte können darüber hinaus über den Menüpunkt Hilfe manuell erzeugt werden.

Wichtig: Die beste Variante zur Erzeugung eines Fehlerberichtes ist die Tastenkombination:

STRG + ALT + SHIFT + E

Vorteil: Falls Sie eine Fehlermeldung auf dem Bildschirm angezeigt bekommen, wird durch die Erzeugung des Fehlerberichts über die Tastenkombination, die Fehlermeldung mit ausgelesen. Daher lassen Sie bitte die Fehlermeldung auf Ihrem Bildschirm stehen, blenden möglichst die Details ein ohne nach unten zu scrollen und erstellen den Fehlerbericht mit der angegeben Tastenkombination.

Nachdem Sie die Tastenkombination STRG + ALT + SHIFT + E gedrückt haben, klicken Sie auf

EXPORTIEREN . Anschließend speichern Sie die zip-Datei ohne den Namen zu verändern auf Ihrem

PC. Diese Datei hängen Sie an eine E-Mail an und beschreiben uns in der E-Mail den Fehler.

Die E-Mail schicken Sie an: [email protected]

Gerne können Sie die Funktion des Fehlerberichts auch verwenden, um uns über Änderungswünsche zu informieren. Dazu erstellen Sie wie oben beschrieben einen Fehlerbericht und schicken uns den Fehlerbericht per E-Mail. In der E-Mail beschreiben Sie, an welcher Stelle der Änderungswunsch notwendig ist und vor allem, wie die Änderung konkret aussehen soll. Gerne können Sie auch pdf-Dateien mit Beispielen anfügen.

Die E-Mail schicken Sie an: [email protected]

mailto:[email protected]

Kontakt, Weitere Informationen

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V. Kontakt, Weitere Informationen

Sie erreichen das jeweilige System des Vergabemanagers unter folgenden Adressen:

Testsystem:

Baden-Württemberg https://mrnbw.test.vmstart.de Hessen https://mrnhe.test.vmstart.de Rheinland-Pfalz https//mrnrp.test.vmstart.de

Produktivsystem:

Baden-Württemberg https://mrnbw.vmstart.de Hessen https://mrnhe.vmstart.de Rheinland-Pfalz https//mrnrp.vmstart.de

Alle Handbücher für unsere Anwendungen finden Sie unter: http://www.staatsanzeiger.de/mrn.

Wegen Sicherheitsupdates stehen die Systeme jeden Freitag zwischen 17:00 und 17:30 Uhr nicht zur Verfügung.

Bei Fragen oder Anregungen rund um den Vergabemanager können Sie uns gerne anrufen oder per E-Mail erreichen:

Vergabestellen-Support

Telefon 0711.6 66 01-470 [email protected]

Bieter-Support

Telefon 0711.66601-475 [email protected]

mailto:[email protected]

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Kontakt

Ausschreibungsdienst Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbHBreitscheidstraße 6970176 Stuttgart

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Geschäftsführer: Joachim Ciresa USt-IdNr. DE260486684

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