VoBuVoBu - Dienstleistungsportal|Startseite Inhalte · Das Programm „VoBu“ wurde auf Microsoft Access-Basis entwickelt und dient als komfortable „Schreibmaschine“ zur Erstellung

Referat 7.4 - Informationstechnologie in der Landeskirche und im Oberkirchenrat

Bedienungshandbuch

Wanderbeilage

Vortragsbuch

VoBuVoBuVoBuVoBu

VoBu

Seite 2 v.maldoff okr solutions 2010

Impressum Autoren: Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart, Referat Informationstechnologie, Stand: Oktober 2010 Typographische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden z.B. Menüpunkte immer Fett geschrieben.

Hauptmenüpunkt �� Menüpunkt bezeichnet Menüpfade im Programm

Karte bezeichnet einzelne Karten im Programm

Felder und Spalten bezeichnet einzelne Felder und Spalten im Programm

„Feldinhalte“ und „Spalteninhalte“ bezeichnet einzugebende bzw. auszuwählende Feldinhalte und Spalteninhalte

[Schaltfläche] bezeichnet eine Schaltfläche auf einer Karte

Symbole Besonders praktische und einfache Möglichkeit eine Aktion durchzuführen; Tipp wie eine Arbeit erleichtert werden kann Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten Hinweis

VoBu

v.maldoff okr solutions 2010 Seite 3

Inhaltsverzeichnis:

1 Installation.....................................................................................................................4

1.1 Erstinstallation .......................................................................................................4 1.2 Erneute Installation................................................................................................8

2 Allgemeines.................................................................................................................10

2.1 Verwendung und Zweck des Programms............................................................10 2.2 Anmeldung und Änderung des Kennwortes ........................................................10 2.2.1 Kennwort für die Anwendung............................................................................10 2.2.2 Kennwortänderung............................................................................................11 2.3 Programmbedienung/Eingabehilfen ....................................................................12 2.4 Allgemeiner Programmaufbau.............................................................................14 2.4.1 Titelblatt ............................................................................................................14 2.4.2 Allgemeiner Teil ................................................................................................14 2.4.3 Haushaltsstellen................................................................................................14 2.4.4 Stichworte / Suche ............................................................................................14 2.4.5 Stammdaten......................................................................................................14 2.4.6 Druckaufträge ...................................................................................................14 2.4.7 Beenden............................................................................................................14

3 Bedienung ...................................................................................................................15

3.1 Titelblatt...............................................................................................................15 3.2 Allgemeiner Teil...................................................................................................16 3.3 Haushaltsstellen ..................................................................................................18 3.4 Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen ................................19 3.5 Stichworte / Suche...............................................................................................22 3.5.1 Stichworte .........................................................................................................22 3.5.2 Suche................................................................................................................23 3.6 Stammdaten ........................................................................................................24 3.6.1 Haushaltsstellen................................................................................................24 3.6.2 Sachbuchbereiche ............................................................................................25 3.6.3 Sachbucharten..................................................................................................25 3.6.4 Gliederung ........................................................................................................26 3.6.5 Gruppierung......................................................................................................27 3.6.6 Allgemeiner Teil ................................................................................................28 3.7 Druckaufträge......................................................................................................29 3.7.1 Deckblatt Vortragsbuch.....................................................................................29 3.7.2 Inhaltsverzeichnis Allgemeiner Teil...................................................................29 3.7.3 Beurkundungsblatt ............................................................................................30 3.7.4 Komplettes Vortragsbuch !................................................................................30 3.8 Beenden ..............................................................................................................32

4 Datensicherung...........................................................................................................33

5 Sonderfunktionen .......................................................................................................34

5.1 Mandant erstellen................................................................................................34

6 Abbildungsverzeichnis...............................................................................................35

Erstinstallation VoBu


1 Installation

1.1 Erstinstallation

Bevor mit der Installation begonnen wird, sind alle ungespeicherten Dokumente zu speichern und alle offenen Anwendungen zu beenden! Das Programm kann nur installiert werden, wenn der Benutzer über Installationsrechte verfügt!

• Nach einlegen der Programm-CD öffnet sich ein Fenster in dem der Inhalt der CD angezeigt wird. Hier ist das Programm „Vobu_Setup.exe“ mit einem Doppelklick zu starten. Öffnet sich das Fenster nicht automatisch, findet man den Inhalt der CD auch direkt unter dem CD/DVD-Laufwerk.

• Die Installationsroutine prüft zunächst ob auf dem Rechner eine geeignete Access-Version vorhanden ist. Ist dies der Fall erscheint folgende Meldung, die mit [OK] bestätigt werden kann:

Abbildung 1 Setup – Access Runtime ist vorhanden

Ansonsten wird mit folgender Meldung darauf hingewiesen, dass keine geeignete Access-Version vorhanden ist und zunächst Access Runtime 2002 installiert werden muss:

Abbildung 2 Setup – Access Runtime ist nicht vorhanden

Durch Bestätigung der Meldung mit [OK] gelangt man zum Setup von Microsoft Access 2002 Runtime:

VoBu Erstinstallation


Abbildung 3 Microsoft Access 2002 Runtime – Setup

Bitte nehmen Sie am voreingestellten Installationspfad keine Änderungen vor und starten die Installation über die Schaltfläche [Installieren]. Sobald die Installation erfolgreich abgeschlossen wurde, wird folgende Meldung ausgegeben, die mit [OK] zu bestätigen ist:

Abbildung 4 Microsoft Access 2002 Runtime - Setup erfolgreich abgeschlossen

Nachfolgend ist noch das Service Pack 3 für die Access Runtime zu installieren. Die folgenden Meldungen sind mit [OK] und [Ja] zu bestätigen:

Erstinstallation VoBu


Abbildung 5 Microsoft Access 2002 Runtime – Installation Service Pack 3

Abbildung 6 Microsoft Access 2002 Runtime – Installation Service Pack 3

Dem Lizenzvertrag ist über die Schaltfläche [Ja] zuzustimmen.

Abbildung 7 Microsoft Access 2002 Runtime – Lizenzvertrag Service Pack 3

Nach erfolgreicher Installation des Service Packs wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, die mit [OK] zu bestätigen ist.

VoBu Erstinstallation


Abbildung 8 Microsoft Access 2002 Runtime – Service Pack 3 erfolgreich installiert

• Anschließend startet der Setup-Assistent für die Installation der Wanderbeilagen:

Abbildung 9 Setup – Einstiegsmeldung

Sofern alle geöffneten Anwendungen geschlossen wurden, gehen Sie über die Schaltfläche [Weiter] zur nächsten Maske:

Abbildung 10 Setup – Installation Wanderbeilagen starten

Erneute Installation VoBu


Die Installation wird über die Schaltfläche [Installieren] gestartet. Sobald die Installation beendet wurde, erscheint folgende Meldung:

Abbildung 11 Setup – Installation Wanderbeilagen fertig stellen

Die Installation kann über [Fertigstellen] abgeschlossen werden.

• Das Programm Vortragsbuch wurde in die Programmgruppe „Wanderbeilagen“

unter Start �� Programme installiert und kann entweder dort oder über das ebenfalls erstellt Icon auf dem Desktop gestartet werden. In der Programmgruppe „Wanderbeilagen“ befindet sich ebenfalls das Handbuch zum Programm.

Mit der Installation des Vortragsbuchs wurde auch ein Link für das Inventarverzeichnis unter Start � Programme � Wanderbeilagen erstellt. Die Anwendung kann jedoch auch unter C:\Prog_vobu\Wanderbeilagen aufgerufen werden.

1.2 Erneute Installation Falls es erforderlich ist das Vortragsbuch auf dem gleichen Rechner erneut zu installieren, muss das Programm zunächst geschlossen und eine Datensicherung durchgeführt werden (siehe Kapitel 4). Anschließend starten Sie unter Systemsteuerung �� Software bzw. Programme und Funktionen die Deinstallation der Wanderbeilagen über die Schaltfläche [Entfernen] bzw. [Deinstallieren].

VoBu Erneute Installation


Abbildung 12 Systemsteuerung �� Software/Programme u. Funktionen – Wanderbeilagen entfernen

Die nun erscheinende Sicherheitsabfrage ist mit [Ja] zu bestätigen, wenn das Programm entfernt werden soll, ansonsten kann der Vorgang mit [Nein] abgebrochen werden.

Abbildung 13 Anwendung entfernen – Sicherheitsabfrage

Die Erfolgsmeldung wird mit [OK] bestätigt.

Abbildung 14 Meldung – Programminstallation entfernt

Das Programm ist wie unter Kapitel 1.1 beschrieben erneut zu installieren. Um die bisher gespeicherten Daten des Vortragsbuchs in der neu installierten Programmversion verwenden zu können, muss aus der zuvor erstellten Datensicherung die Datei „vobu_dat.mdv“ („vobu“ kann auch durch einen anderen Namen ersetzt worden sein) kopiert und unter C:\Prog_vobu\Wanderbeilagen eingefügt werden. Mit dem Inventarverzeichnis kann analog verfahren werden, sofern dieses über das Startmenü geöffnet werden soll.

Verwendung und Zweck des Programms VoBu


2 Allgemeines

2.1 Verwendung und Zweck des Programms Die Wanderbeilage „Vortragsbuch“ wird bisher in den meisten Fällen anhand entsprechender Vordrucke des Verlages Ungeheuer und Ulmer geführt. Mit dem Programm „VoBu“ soll nun ein landeskirchenweit einheitlichen Standard bei der Erfassung von Beständen zur Verfügung gestellt und den Kirchenpflegerinnen und Kirchenpflegern vor Ort eine wesentliche Unterstützung bei der Aufnahme Ihrer Daten ermöglicht werden. Das Programm „VoBu“ wurde auf Microsoft Access-Basis entwickelt und dient als komfortable „Schreibmaschine“ zur Erstellung der einzelnen Seiten des Vortragsbuches. Das nach der Haushaltsordnung vorgeschriebene Vortragsbuch ist der Gesamtausdruck in Papierform. Aus diesem Grunde wurden fast keine Plausibilitätsprüfungen eingebaut. Bei der Anwendung wird dadurch so viel Freiheit wie möglich gelassen, um das Vortragsbuch individuell gestalten zu können.

2.2 Anmeldung und Änderung des Kennwortes Vom Programm ist ein „Standard-Name" und ein „Standard-Kennwort" für die Anmeldung angelegt. Das Standard-Kennwort ist nach der Installation sofort auf ein persönlich von Ihnen vergebenes Kennwort abzuändern! Bitte beachten Sie, dass Sie für den Schutz der Daten auf Ihrer VoBu-Installation verantwortlich sind.

2.2.1 Kennwort für die Anwendung Öffnen Sie das Programm über Start � Programme � Wanderbeilagen � Vortragsbuch oder über das Icon „Vortragsbuch“ auf Ihrer Bildschirmoberfläche. Es erscheint das Anmeldefenster. Hier tragen Sie den Anmeldename “wabe“ (Schreibweise: groß oder klein, ohne Anführungszeichen) und das Kennwort „biene“ (Schreibweise: klein, ohne Anführungszeichen) ein und bestätigen die Eingabe mit [OK].

Abbildung 15 Anmeldung

Es erscheint nun das Einstiegsfenster von VoBu:

VoBu Anmeldung und Änderung des Kennwortes


Abbildung 16 Einstiegsfenster VoBu

2.2.2 Kennwortänderung Die Änderung des Kennwortes erfolgt über den Menüpunkt Kennwort ändern am oberen linken Rand des Einstiegsfensters:

Abbildung 17 Kennwort ändern

Es öffnet sich die Maske Kennwortänderung. Geben Sie zunächst das alte und dann das neue Kennwort ein, das im darunter liegenden Feld noch einmal zu bestätigen ist. Das neue Kennwort sollte originell (also nicht der Name des/der Kirchenpflegers/in, der Gemeinde, etc.) und nur dem/der Kirchenpfleger/in bekannt sein.

Programmbedienung/Eingabehilfen VoBu


Abbildung 18 Kennwort ändern – Eingabemaske

Vorsicht! Die Kennwörter werden in diesem Fenster zur einfacheren Eingabe im Klartext angezeigt! Über [OK] wird das Kennwort geändert. Sie erhalten hierüber eine entsprechende Meldung. Bitte denken Sie daran, dass bei der nächsten Anmeldung im Programm bereits das neue Kennwort gilt! Für den Notfall sollte das Kennwort zusätzlich in einem verschlossenen Umschlag im Pfarramt oder bei der Verwaltungsstelle sicher verschlossen hinterlegt werden.

2.3 Programmbedienung/Eingabehilfen Folgende Möglichkeiten stehen für eine einfachere und schnellere Programmbedienung zur Verfügung:

Aktion Auswirkung

Tab Taste um ins nächste Feld zu springen

Tab und Shift Tastenkombination um ins vorherige Feld zu kommen (Shift-Taste: Pfeil nach oben; linker Tastaturrand).

Bleistift Der Datensatz befindet sich in Bearbeitung und ist noch nicht abgespeichert. Mit einem Klick auf den Bleistift kann der Datensatz sofort abgespeichert werden. Hierdurch wird der Bleistift zu einem Dreieck.

Speichern Sobald mit der Erfassung des nächsten Datensatzes begonnen wird, ist der vorherige Datensatz abgespeichert.

Entf Löscht den zuvor markierten Eintrag. Um einen Datensatz zu markieren, klicken Sie mit der Maus

vor diesen. Es erscheint ein schwarzes Dreieck . Über die

VoBu Programmbedienung/Eingabehilfen


Taste „Entf“ wird dieser Datensatz mit einer vorherigen Sicherheitsabfrage gelöscht.

Esc 1.) Eintragungen einer noch nicht abgespeicherte Datensatzzeile löschen: Taste Esc zweimal drücken.

2.) Die Eintragung im aktuellen Feld rückgängig machen: Taste Esc einmal drücken.

Strg und # Bei der Erfassung von Daten kann im aktuellen Datensatz das darüber liegende Feld kopiert werden.

Strg und + Der Cursor springt in den nächsten leeren Datensatz.

Abbildung 19 Eingabehilfen

In vielen Masken und in der Seitenansicht gibt es die Datensatzschaltflächen:

Abbildung 20 Datensatzschaltflächen

Mit den Pfeiltasten kann zwischen den einzelnen Datensätzen gewechselt werden (erster, vorheriger, nächster, letzter Datensatz). Über die Schaltfläche gelangt man in den nächsten leeren Datensatz. Trägt man zwischen den Pfeilen eine Zahl ein und bestätigt die Eingabe mit „Enter“ wird direkt der ausgewählte Datensatz angezeigt.

Allgemeiner Programmaufbau VoBu


2.4 Allgemeiner Programmaufbau Zur zentralen Steuerung dienen die Karteireiter am oberen Rand des Fensters. Hier kann man jederzeit schnell auf andere Bereiche des Programms zugreifen.

Abbildung 21 Programmfunktionen

2.4.1 Titelblatt Das „Titelblatt“ ist das erste Fenster, das nach der Anmeldung zu sehen ist. Hier werden Basis-Daten angezeigt, wie das Datum der Erstanlage, die Bezeichnung der Institution, der Name der Institution und des Kirchenbezirks sowie die Rechtsträgernummer.

In der Mitte erscheint die Liste der Wiedervorlagen.

2.4.2 Allgemeiner Teil Hier werden die Daten für den allgemeinen Teil erfasst und ausgedruckt.

2.4.3 Haushaltsstellen Hier können die Einträge zu vorher angelegten Haushaltsstellen vorgenommen und ausgedruckt werden.

2.4.4 Stichworte / Suche Dieser Bereich hilft bei der Suche nach eingegebenen Daten.

2.4.5 Stammdaten Hier können die Ordnungsnummern des Allgemeinen Teils sowie die Haushaltsstellen erfasst und geändert werden. Die Sachbucharten, Gliederungen und Gruppierungen wurden bereits mit den Daten der landeskirchlichen Haushaltstextdatei hinterlegt. Für den Aufbau des Allg. Teils wurde ein Muster eingepflegt.

2.4.6 Druckaufträge In diesem Bereich können verschiedene Seiten des Vortragsbuches ausgedruckt werden.

2.4.7 Beenden Das Programm kann nur über diesen Menüpunkt beendet werden.

VoBu Titelblatt


3 Bedienung

3.1 Titelblatt

Abbildung 22 Register Titelblatt

Im Titelblatt werden Basisdaten, wie das Datum der Erstanlage, die Bezeichnung der Institution, der Name der Institution und des Kirchenbezirks sowie die Rechtsträgernummer angezeigt. Alle blau geschriebenen Texte sind abänderbar und zu Beginn durch die individuellen Angaben Ihrer Institution zu ersetzen. Im Anschluss daran, erscheint die Liste der Wiedervorlagen. Markiert ist immer die nächste fällige Wiedervorlage. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste, wird direkt in die Bearbeitungsmaske dieses Datensatzes gewechselt. Die Wiedervorlagetermine hinterlegt man im Register Allgemeiner Teil (siehe 3.2) oder bei

Allgemeiner Teil VoBu


den Haushaltsstellen (siehe 3.3). Die Einträge erscheinen auf dem Titelblatt dann automatisch.

3.2 Allgemeiner Teil

Abbildung 23 Register Allgemeiner Teil

Der Allgemeine Teil ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Links befindet sich die Auswahl der allgemeinen Positionen. Rechts kann die zuvor ausgewählte Position bearbeitet werden, sofern diese beschrieben werden darf. Gruppenüberschriften können z.B. nicht beschrieben werden. Die Bearbeitungsmaske auf der rechten Seite teilt sich in drei Bereiche auf: Kopf-, Tabellen-, und Fußbereich. Im Kopfbereich werden die Ordnungsnummer und deren Beschreibung sowie der Name der Kirchengemeinde angezeigt. Zusätzlich kann hier über die Schaltfläche [Drucken] der Druck der ausgewählten Position (einzelne Seiten) angestoßen werden. Sie gelangen zunächst auf eine Seitenansicht. Über das Druckersymbol kann die Seite auf dem Standarddrucker ausgedruckt werden. Im Tabellenbereich kommt nach den Spaltenbeschreibungen der Bereich der Datenerfassung. Jeder Eintrag sollte in einer separaten Zeile (Datensatz) vorgenommen werden.

VoBu Allgemeiner Teil


Über die Spalte Position kann die Sortierung der Einträge auf dem Vortragsbuchblatt beeinflusst werden (siehe 3.4). Die Spalten Rechtsgrundlage, Beilage Nr., Gegenstand und Inhalt der Rechtsverhältnisse sind nach den inhaltlichen Vorgaben zu befüllen. Verliert ein Datensatz seine Gültigkeit kann dieser inaktiv gesetzt werden. Tragen Sie hierzu in der Spalte Beendigung ein Datum und/oder einen Grund ein. Beim Verlassen der Spalte wird die Zeile grau hinterlegt und es können nur noch die Felder Position, Wiedervorlage und Stichwort befüllt werden. Auf dem Ausdruck wird dieser Eintrag durchgestrichen dargestellt. Über die Spalte Wiedervorlage kann ein Wiedervorlagetermin für diesen Eintrag gesetzt werden. Dieser erscheint auf dem Titelblatt in der Liste „Wiedervorlagen“ als Erinnerung. Es ist pro Datensatzzeile nur ein Wiedervorlagetermin möglich. In die Spalte Stichwort kann pro Datensatz ein Stichwort eingegeben werden, welches dann im Register Stichworte / Suche zum Widerauffinden dieses Datensatzes dient. Im Fußbereich kann mit den Pfeiltasten zwischen den einzelnen Zeilen oder über bzw. die Tastenkombination „Strg+“ in den nächsten leeren Datensatz gewechselt werden.

Haushaltsstellen VoBu


3.3 Haushaltsstellen

Abbildung 24 Register Haushaltsstellen

Das Register Haushaltsstellen ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Links befindet sich die Auswahl der im Programm angelegten Haushaltsstellen. Rechts kann die zuvor ausgewählte Haushaltsstelle bearbeitet werden. Die Bearbeitungsmaske auf der rechten Seite teilt sich in drei Bereiche auf: Kopf-, Tabellen-, und Fußbereich. Im Kopfbereich werden die Haushaltsstelle und deren Texte sowie der Name der Kirchengemeinde angezeigt. Wurde die Haushaltsstelle mit dem Unterkonto 000000 angelegt und kein Haushaltsstellentext hinterlegt, wird das Unterkonto ausgeblendet. Zusätzlich kann hier über die Schaltfläche [Drucken] der Druck der ausgewählten Haushaltsstelle (einzelne Seiten) angestoßen werden. Sie gelangen zunächst auf eine Seitenansicht. Über das Druckersymbol kann die Seite auf dem Standarddrucker ausgedruckt werden. Im Tabellenbereich kommt nach den Spaltenbeschreibungen der Bereich der Datenerfassung. Jeder Eintrag sollte in einer separaten Zeile (Datensatz) vorgenommen werden.

VoBu Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen


Über die Spalte Position kann die Sortierung der Einträge auf dem Vortragsbuchblatt beeinflusst werden (siehe 3.4). Die Spalten Rechtsgrundlage, Beilage Nr., Gegenstand und Inhalt der Rechtsverhältnisse sind nach den inhaltlichen Vorgaben zu befüllen. Verliert ein Datensatz seine Gültigkeit kann dieser inaktiv gesetzt werden. Tragen Sie hierzu in der Spalte Beendigung ein Datum und/oder einen Grund ein. Beim Verlassen der Spalte wird die Zeile grau hinterlegt und es können nur noch die Felder Position, Wiedervorlage und Stichwort befüllt werden. Auf dem Ausdruck wird dieser Eintrag durchgestrichen dargestellt. Über die Spalte Wiedervorlage kann ein Wiedervorlagetermin für diesen Eintrag gesetzt werden. Dieser erscheint auf dem Titelblatt in der Liste „Wiedervorlagen“ als Erinnerung. Es ist pro Datensatzzeile nur ein Wiedervorlagetermin möglich. In die Spalte Stichwort kann pro Datensatz ein Stichwort eingegeben werden, welches dann im Register Stichworte / Suche zum Widerauffinden dieses Datensatzes dient. Im Fußbereich kann mit den Pfeiltasten zwischen den einzelnen Zeilen oder über bzw. die Tastenkombination „Strg+“ in den nächsten leeren Datensatz gewechselt werden.

3.4 Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen Mit der Spalte Position kann die Sortierung der Einträge in den Registern Allgemeiner Teil und Haushaltsstellen beeinflusst werden. Wird keine Positionsnummer hinterlegt, erscheinen die Einträge in der Reihenfolge wie sie eingegeben wurden.

Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen VoBu


Abbildung 25 Register Allgemeiner Teil – Einträge nach der Eingabereihenfolge

Sollen nun verschiedene Einträge, unabhängig von der Eingabereihenfolge, nacheinander angezeigt werden, da sie z.B. inhaltlich zusammen gehören, kann dies durch die Vergabe einer Positionsnummer gesteuert werden. Werden in der Spalte Position Zahlen eingetragen, werden die Einträge aufsteigend nach diesen Zahlen sortiert. Werden in der Spalte Position zu den Zahlen noch Buchstaben eingegeben, z.B. A01, B01, B02, etc., wird zusätzlich zur Sortierung gruppiert. Hierdurch können neue Einträge zwischen bereits bestehende einsortiert werden. Im Beispiel auf der nächsten Seite durch die Eingabe der Positionsnummer A02. Auf dem Ausdruck wird jede Gruppe durch einen Strich getrennt. Es gibt hier keine Plausibilitätsprüfung, d.h. es können doppelte Zahlen eingegeben werden.

VoBu Sortierung in den Registern Allg. Teil und Haushaltsstellen


Abbildung 26 Register Allgemeiner Teil – Einträge sortiert nach Positionsnummer

Im Ausdruck sieht dies folgendermaßen aus:

Abbildung 27 Register Allgemeiner Teil – Druck mit Gruppierung

Stichworte / Suche VoBu


3.5 Stichworte / Suche Im Register Stichworte / Suche können - je nach Auswahl - die eingegebenen Stichworte angezeigt oder über die Suchenfunktion nach bestimmten Begriffen gesucht werden.

3.5.1 Stichworte

Abbildung 28 Register Stichworte/Suchen – Stichworte

Bei den Stichworten erscheint eine Liste aller im Programm hinterlegten Stichworte alphabetisch sortiert und mit der Position bei der das Stichwort hinterlegt wurde. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste, wird direkt in die Bearbeitungsmaske dieses Datensatzes gewechselt.

VoBu Stichworte / Suche


3.5.2 Suche

Abbildung 29 Register Stichworte/Suchen – Suchenfunktion

Bei der Suche kann nach einem bestimmten Begriff gesucht werden. Hierbei werden alle Einträge in den Registern Allgemeiner Teil und Haushaltsstellen durchsucht. Im Feld Suchwort ist der zu suchende Begriff einzugeben (hier „Kirchenpflege“). Über Enter bzw. einen Klick auf die Schaltfläche [Suchen] wird der Suchvorgang gestartet und die gefundenen Datensätze aufgelistet. Hinter dem jeweiligen Eintrag in der Liste steht ein (R) oder ein (I). (R) bedeutet, dass sich das gesuchte Wort im betreffenden Registertext befindet. (I) bedeutet, dass sich das gesuchte Wort im Inhalt des gefundenen Datensatzes befindet. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste, wird direkt in die Bearbeitungsmaske dieses Datensatzes gewechselt.

Stammdaten VoBu


3.6 Stammdaten Bei den Stammdaten können Haushaltsstellen oder Ordnungsnummern des Allgemeinen Teils angelegt oder bearbeitet werden. Diese stehen anschließend in den Registern Allgemeiner Teil und Haushaltsstellen zum Erfassen von Einträgen zur Verfügung.

Es sind in diesem Bereich keine Plausibilitätsprüfungen hinterlegt!

3.6.1 Haushaltsstellen

Abbildung 30 Register Stammdaten – Haushaltsstellen

Hier sind die Haushaltsstellen zu hinterlegen, zu denen Einträge erfasst werden sollen. Die Haushaltsstellen können jederzeit abgeändert werden. Tragen Sie die einzelnen Haushaltsstellenelemente ein oder wählen Sie diese über einen Klick auf die Pfeilschaltfläche am Feldende aus. Sobald in einem Feld

VoBu Stammdaten


Eintragungen gemacht wurden, wird die Auswahl auf den eingegebenen Bereich vorgefiltert. Das Objekt und das Unterkonto sind manuell zu hinterlegen. Wurde ein Objekt mit einem Objekttext einmal eingegeben, erscheint dieser Objekttext bei jeder neu angelegten Haushaltsstelle mit den gleichen Werten (Sachbuchbereich, Sachbuchart, Gliederung und Objekt). Wird eine Haushaltsstelle mit dem Unterkonto 000000 und ohne individuellen Haushaltsstellentext angelegt, wird das Unterkonto ausgeblendet. Ändert man eine Haushaltsstelle ab, werden die bereits getätigten Eintragungen auf die geänderte Haushaltsstelle übernommen. Bitte beachten Sie auch die Eingabehilfen unter Punkt 2.3.

3.6.2 Sachbuchbereiche

Abbildung 31 Register Stammdaten – Sachbuchbereiche

Hier können Sachbuchbereiche mit einer Bezeichnung erfasst, geändert und gelöscht werden.

3.6.3 Sachbucharten

Abbildung 32 Register Stammdaten - Sachbucharten

Hier sind die Sachbucharten lt. Haushaltsordnung hinterlegt.

Stammdaten VoBu


3.6.4 Gliederung

Abbildung 33 Register Stammdaten – Gliederung

Es sind die Gliederungen und dazugehörigen Texte der landeskirchlichen Haushaltstextdatei hinterlegt.

VoBu Stammdaten


3.6.5 Gruppierung

Abbildung 34 Register Stammdaten - Gruppierung

Es sind die Gruppierungen und dazugehörigen Texte der landeskirchlichen Haushaltstextdatei hinterlegt (mit Ausnahme der Gruppierung 000000).

Stammdaten VoBu


3.6.6 Allgemeiner Teil

Abbildung 35 Register Stammdaten – Allgemeiner Teil

Hier können die Ordnungsnummern des allgemeinen Teils (5-stellig) und die zugehörigen Texte erfasst, geändert und gelöscht werden. In einer weiteren Spalte wird festgelegt, ob bei der Position die Eingabemaske erscheinen soll (Haken gesetzt) oder diese als Überschrift dient und nicht erfassbar ist (Haken entfernt).

VoBu Druckaufträge


3.7 Druckaufträge

Abbildung 36 Druckaufträge

3.7.1 Deckblatt Vortragsbuch Über einen Klick auf die Schaltfläche [1] wird das Deckblatt des Vortragsbuches in der Seitenansicht geöffnet. Über das Druckersymbol kann die Seite auf dem Standarddrucker ausgedruckt werden.

3.7.2 Inhaltsverzeichnis Allgemeiner Teil Über einen Klick auf die Schaltfläche [2] wird das Inhaltsverzeichnis des Allgemeinen Teils in der Seitenansicht geöffnet. Über das Druckersymbol kann die Seite auf dem Standarddrucker ausgedruckt werden.

Druckaufträge VoBu


3.7.3 Beurkundungsblatt Über einen Klick auf die Schaltfläche [3] wird ein leeres Beurkundungsblatt in der Seitenansicht geöffnet. Über das Druckersymbol kann die Seite auf dem Standarddrucker ausgedruckt werden.

3.7.4 Komplettes Vortragsbuch ! Über diese Druckfunktion kann das komplette Vortragsbuch ausgedruckt werden. Dies empfiehlt sich für den allerersten Ausdruck eines neu erfassten Vortragsbuches! Das komplette Vortragsbuch besteht aus den Elementen „Deckblatt Vortragsbuch“, „Inhaltsverzeichnis Allgemeiner Teil“ sowie „Allgemeiner Teil“ und „Haushaltsstellen“. Durch einen Klick auf die Schaltfläche [4] erscheint zunächst folgende Nachfrage:

Abbildung 37 Komplettdruck Vortragsbuch – Einstiegsmeldung

Bestätigt man diese mit [Ja], wird der Druck des Vortragsbuches gestartet. Vorsicht: Es erscheint keine Seitenansicht. Die Seiten werden sofort auf dem Standarddrucker ausgedruckt. Nach jedem gedruckten Element kommt folgende Meldung mit der der Komplettdruck abgebrochen werden kann (Schaltfläche [Abbrechen]). Bestätigt man die Meldung jedoch mit [OK] wird der Druck fortgesetzt.

Abbildung 38 Komplettdruck Vortragsbuch – Bestätigung des Ausdrucks

Beim Druck des „Allgemeinen Teils“ und der „Haushaltsstellen“ kann zudem ausgewählt werden, ob alles, also auch die Leerseiten, gedruckt werden sollen (Schaltfläche [Ja]) oder nur die Ordnungsnummern bzw. Haushaltsstellen zu denen Einträge erfasst wurden (Schaltfläche [Nein]). Es wird für jede Ordnungsnummer im Allgemeinen Teil und jede Haushaltsstelle ein Blatt gedruckt.

VoBu Druckaufträge


Abbildung 39 Komplettdruck Vortragsbuch – Druck mit Leersätzen oder nicht

Wurde das Vortragsbuch komplett gedruckt erscheint folgende Erfolgsmeldung:

Abbildung 40 Komplettdruck Vortragsbuch – Erfolgsmeldung

Werden im Vortragsbuch Änderungen oder zusätzliche Eintragungen vorgenommen, sind im Anschluss daran sofort die geänderten Ordnungsnummern des Allgemeinen Teils bzw. die Haushaltsstellen in der jeweiligen Maske als Einzeldruck auszudrucken und bei den Unterlagen auszutauschen. Vorsicht: Das Programm führt keine Liste über geänderte Positionen, die dann im Anschluss komplett ausgedruckt werden könnten.

Beenden VoBu


3.8 Beenden Das Programm kann nur über das Register {Beenden} geschlossen werden. Es erscheint zuerst eine Nachfrage, ob alle Änderungen ausgedruckt sind:

Abbildung 41 Beenden von VoBu - Druckabfrage

Mit [Nein] wird der Vorgang abgebrochen. Über die Schaltfläche [Ja] wird bestätigt, dass alle vorgenommenen Änderungen ausgedruckt wurden. Man gelangt zu folgender Meldung:

Abbildung 42 Beenden von VoBu - Bestätigung

Mit [Nein] wird der Vorgang abgebrochen. Über die Schaltfläche [Ja] wird das Programm geschlossen.

VoBu Beenden


4 Datensicherung Die Daten des Vortragsbuchs und des Inventarverzeichnisses befinden sich nur auf Ihrem PC vor Ort. Um einem Datenverlust vorzubeugen sind Sie verpflichtet, in regelmäßigen Abständen eine Datensicherung (Backup) durchzuführen. Sie sind für Ihre Daten selbst verantwortlich!

Um die Daten des Vortragsbuchs und des Inventarverzeichnisses zu sichern, ist der komplette Ordner „Wanderbeilagen“ unter C:\Prog_vobu zu kopieren und auf einem externen Speichermedium (USB-Stick, etc.) einzufügen. Bitte speichern Sie die Daten nicht nur auf einem anderen Laufwerk Ihres PCs! Sollen die Daten auf CD gespeichert werden, verwenden Sie bitte ein Brennprogramm. Es empfiehlt sich auch die Daten nicht immer nur auf einen Datenträger zu speichern, sondern nach jeder Sicherung abzuwechseln. Hierdurch minimieren Sie das Risiko eines Datenverlustes erheblich!!

Bsp.: 1. Woche USB-Stick 1, 2. Woche USB-Stick 2, 3. Woche USB-Stick 3, 4. Woche USB-Stick 1

Mandant erstellen VoBu


5 Sonderfunktionen

5.1 Mandant erstellen

Abbildung 43 Sonderfunktion – Mandant erstellen

Über diese Funktion kann ein neuer Mandant erstellt werden. Im Feld Neuer Mandant ist der Name des neuen Mandanten zu hinterlegen. Über die Schaltfläche [Mandant erstellen] wird der neue Mandant als Kopie der aktuell geöffneten Datenbank erstellt. Zudem werden für diesen Mandant ein Eintrag im Startmenü und ein Icon auf dem Desktop erzeugt. Die Maske „Sonderfunktionen“ kann über die Schaltfläche [schließen] geschlossen werden. Im Hintergrund werden im Programmpfad „C:\Prog_vobu\Wanderbeilagen“ 2 Dateien erzeugt: „Mandant“.mdv und „Mandant“_dat.mdv. Wobei „Mandant“ durch den von Ihnen eingegebenen Namen ersetzt wird. Diese beiden Dateien müssen immer vorhanden sein, damit das Programm gestartet werden kann! Das Kennwort ist für beide Mandanten gleich.

VoBu Mandant erstellen


6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Setup – Access Runtime ist vorhanden .............................................................4 Abbildung 2 Setup – Access Runtime ist nicht vorhanden.....................................................4 Abbildung 3 Microsoft Access 2002 Runtime – Setup ...........................................................5 Abbildung 4 Microsoft Access 2002 Runtime - Setup erfolgreich abgeschlossen..................5 Abbildung 5 Microsoft Access 2002 Runtime – Installation Service Pack 3...........................6 Abbildung 6 Microsoft Access 2002 Runtime – Installation Service Pack 3...........................6 Abbildung 7 Microsoft Access 2002 Runtime – Lizenzvertrag Service Pack 3 ......................6 Abbildung 8 Microsoft Access 2002 Runtime – Service Pack 3 erfolgreich installiert ............7 Abbildung 9 Setup – Einstiegsmeldung .................................................................................7 Abbildung 10 Setup – Installation Wanderbeilagen starten....................................................7 Abbildung 11 Setup – Installation Wanderbeilagen fertig stellen ...........................................8 Abbildung 12 Systemsteuerung � Software/Programme u. Funktionen – Wanderbeilagen

entfernen .........................................................................................................9 Abbildung 13 Anwendung entfernen – Sicherheitsabfrage ....................................................9 Abbildung 14 Meldung – Programminstallation entfernt ........................................................9 Abbildung 15 Anmeldung.....................................................................................................10 Abbildung 16 Einstiegsfenster VoBu....................................................................................11 Abbildung 17 Kennwort ändern............................................................................................11 Abbildung 18 Kennwort ändern – Eingabemaske ................................................................12 Abbildung 19 Eingabehilfen .................................................................................................13 Abbildung 20 Datensatzschaltflächen..................................................................................13 Abbildung 21 Programmfunktionen......................................................................................14 Abbildung 22 Register Titelblatt ...........................................................................................15 Abbildung 23 Register Allgemeiner Teil ...............................................................................16 Abbildung 24 Register Haushaltsstellen ..............................................................................18 Abbildung 25 Register Allgemeiner Teil – Einträge nach der Eingabereihenfolge ...............20 Abbildung 26 Register Allgemeiner Teil – Einträge sortiert nach Positionsnummer ............21 Abbildung 27 Register Allgemeiner Teil – Druck mit Gruppierung .......................................21 Abbildung 28 Register Stichworte/Suchen – Stichworte ......................................................22 Abbildung 29 Register Stichworte/Suchen – Suchenfunktion ..............................................23 Abbildung 30 Register Stammdaten – Haushaltsstellen ......................................................24 Abbildung 31 Register Stammdaten – Sachbuchbereiche...................................................25 Abbildung 32 Register Stammdaten - Sachbucharten .........................................................25 Abbildung 33 Register Stammdaten – Gliederung...............................................................26 Abbildung 34 Register Stammdaten - Gruppierung .............................................................27 Abbildung 35 Register Stammdaten – Allgemeiner Teil.......................................................28 Abbildung 36 Druckaufträge ................................................................................................29 Abbildung 37 Komplettdruck Vortragsbuch – Einstiegsmeldung..........................................30 Abbildung 38 Komplettdruck Vortragsbuch – Bestätigung des Ausdrucks...........................30 Abbildung 39 Komplettdruck Vortragsbuch – Druck mit Leersätzen oder nicht ...................31 Abbildung 40 Komplettdruck Vortragsbuch – Erfolgsmeldung .............................................31 Abbildung 41 Beenden von VoBu - Druckabfrage ...............................................................32 Abbildung 42 Beenden von VoBu - Bestätigung ..................................................................32 Abbildung 43 Sonderfunktion – Mandant erstellen ..............................................................34

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