Was ist einePräsentation?

In diesem Kapitel befassen wiruns grundlegend mit dem Begriff »Präsenta-

tion«. Dabei werden wir Schritt für Schrittund anhand von Beispielen die wesentlichen

Aspekte dieser Kommunikationsformerarbeiten.

Nach der Lektüre dieses Abschnittswerden Sie bereits einschätzen

können, was Sie bei der Konzeptionund beim Vortrag einer Präsentation

beachten sollten.

Die gute Präsentation

ISBN 3-8272-6379-4

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Vortragen und zuhörenSicherlich haben Sie nicht nur aus reinem Interesse zudiesem Buch gegriffen, sondern müssen sich ganz konkretdamit auseinander setzen, wie Sie eine Präsentation erstel-len – und später vortragen. Und wahrscheinlich haben Siebereits an der einen oder anderen Präsentation teilgenom-men. Manchmal ist dies vielleicht sehr informativ undkurzweilig gewesen, und ein anderes Mal haben Sie sichüber die Unzulänglichkeiten des Redners geärgert.

Vielleicht fällt Ihnen der Einstieg in das Thema leichter,wenn Sie mit Ihren Überlegungen an diese Erfahrungenanknüpfen. Beginnen wir also zunächst, das Pferd von deranderen Seite aufzuzäumen. Stellen Sie sich einfach fol-gende Präsentationssituationen vor:

Vorstellung eines Konzepts

Sie sind Kundenberater bei einer Bank. Herr Müller, ein langjähri-ger Privatkunde, hat Sie soeben angerufen und um einen Termingebeten. Nachdem er die Meisterprüfung für das Friseurhandwerkabgelegt hat, plant er, sich mit der Übernahme eines bereits exis-tierenden Ladengeschäfts selbstständig zu machen, und möchteIhnen sein Konzept vorstellen.

Was erwarten Sie?

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Präsentation von Arbeitsergebnissen

Sie arbeiten in einem jungen, expandierenden Dienstleistungsun-ternehmen. Die Firma konnte sich in den ersten beiden Geschäfts-jahren gut am Markt etablieren. Um den Erfolg auch nach außenzu dokumentieren, wurde eine Agentur beauftragt, die CorporateIdentity und den Internetauftritt des Unternehmens gründlich undhochprofessionell zu erneuern. Die ersten Entwürfe wurden nunfertig gestellt. Sie sind mit zwei Kollegen auf dem Weg zum erstenMeeting mit den Mitarbeitern der Agentur.

Worauf bereiten Sie sich vor?

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Vortragen und zuhören

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Wie diese Beispiele und die Erläuterungen im Einleitungska-pitel zeigen, finden Präsentationen in den unterschiedlich-sten Situationen und zu verschiedensten Zwecken statt.Dennoch haben sie eines gemeinsam: Unabhängig vomThema und der konkreten Ausführung einer Präsentationwerden die Informationen immer mündlich vorgetragen. Diesist der zentrale Punkt, den Sie im Kopf behalten müssen,wenn Sie Ihre eigene Präsentation konzipieren und formu-lieren.

Die Kommunikationsform »Präsentation« sieht alsofolgendermaßen aus: Auf der einen Seite haben wir einen(im zweiten bzw. dritten Beispiel eventuell mehrere)Redner, auf der anderen Seite hören die Teilnehmer (eben-falls eine oder mehrere Personen) diesen mündlichen Aus-führungen zu.

Die Rollen von Redner und Publikum bei einer Präsentation

Einführung eines neuen Produkts

Ein internationaler Softwarehersteller präsentiert seine neue Ver-sion eines marktbeherrschenden Betriebssystems. Sie haben – alsSystemadministrator eines ebenso großen Unternehmens – eineEinladung erhalten.

Sie überlegen, ob Sie sich Zeit für diese ganztägige Veranstaltungnehmen sollten.

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Das Schema stellt die Kommunikationssituation bei einerPräsentation in ihren Grundzügen dar. Bitte achten Siebewusst auf die Wörter vortragen und zuhören. Was auchimmer Sie in Ihrer Präsentation zeigen, welche Bilder undGrafiken Sie einfügen, oder mit welchen technischenEffekten Sie beeindrucken, um Ihre Ausführungen zu ver-anschaulichen, und egal, in welchem Rahmen Sie auf-treten: Immer werden Sie vorrangig sprechen und IhrPublikum wird Ihnen in erster Linie zuhören.

Sie werden Ihre Worte durch visuelle Elementeunterstützen: Textfolien, Grafiken oder Diagram-me verdeutlichen Ihre Aussagen und lassen oftauf einen Blick erkennen, wozu bei komplexenZusammenhängen oder reichhaltigem Zahlenma-terial langatmige Erklärungen notwendig wären.Das darf Sie aber nicht über die grundsätzlicheStruktur der Kommunikation hinwegtäuschen.Visualisierungen stehen ausschließlich im Dienst

der gesamten Präsentation, sie sind niemals Selbstzweck.Und Sie machen vor allem nur dann Sinn, wenn sie ausrei-chend kommentiert werden.

Visualisierungen unterstützen den Vortrag.

Vortragen – Zuhören: Eine Präsentation muss so geplant und vorgetragen werden, dass das Publikum die Ausführungen beim Zuhören verstehen kann.

Worum geht es?

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Visuelle Elemente sprechen also – wie das Schema zeigt –eine zusätzliche Kommunikationsebene an: Der Redner zeigteine Grafik, ein Foto oder ein Diagramm, und das Publikumsieht es sich an. Gleichzeitig hört es aber den Ausführungenzu, die zu dieser Darstellung vorgetragen werden.

Für Ihren Erfolg wird es entscheidend sein, ob Sie mit IhremVortrag die Teilnehmer bei der Stange halten können. Dasist so ähnlich wie bei einer Theateraufführung: Das Stückselbst kann noch so packend sein. Wenn die Inszenierungund die Schauspieler nicht begeistern, wird der Funkenicht ins Publikum überspringen.

Worum geht es?Nachdem wir uns im vorhergehenden Abschnitt Ge-danken gemacht haben, wie bei einer Präsentationkommuniziert wird, kommen wir nun zum eigent-lichen Gegenstand einer solchen Veranstaltung.

Wenn Sie sich kurz an die Fragen in unserem Beispielerinnern: Sicher erwarten Sie in allen drei Fällen,dass Sie über den angegebenen Sachverhalt gut in-formiert werden.

Präsentationen informieren...

� ... über ein Ladenkonzept

Herr Müller wird der Bank ein schriftlich ausgearbeitetes Konzeptvorlegen und erläutern, wie er seinen Laden führen möchte. Er wirdsich vielleicht auf Damenhaarschnitte spezialisieren und – abhängigvon der Lage des Geschäfts in einem In-Viertel einer Großstadt –begründen, warum er hofft, mit ausgefallenen Trendfrisuren ineinem jung eingerichteten Laden auch in finanzieller Hinsicht Erfolgzu haben.

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Das Thema einerPräsentation ist ein

Sachverhalt (oderEreignis), über den die

Zuhörer informiertwerden.

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Erstellen Sie selbst eine Präsentation, kommen Sie in ersterLinie einem Informationsbedürfnis Ihres Publikums bzw.Ihres Gesprächspartners entgegen. Dieser Wissenstransferist das inhaltliche Kernstück einer Präsentation. Oft wirddie Präsentation zusätzlich an einen konkreten Anlass ge-koppelt, wie in unseren Beispielen an die Eröffnung einesLadengeschäfts oder die Einführung eines neuen Produkts.Für den Erfolg Ihrer Präsentation wird es daher wesentlichsein, dass Sie Ihr Wissen durch den Vortrag auch wirklichvermitteln können.

Ihrem Vortrag wird man anmerken, wie souverän IhreFachkenntnisse sind. Es empfiehlt sich daher, in der Vorbe-reitung – auch wenn Sie vielleicht schon versierter Fach-mann oder kompetente Fachfrau sind – gezielt das eigeneWissen einer kritischen Prüfung zu unterziehen und es aufden aktuellsten Stand zu bringen. Idealerweise referierenSie nur einen Bruchteil dessen, was Sie über das Thema ei-gentlich zu sagen hätten.

Fassen wir noch einmal kurz zusammen: Für eine Präsen-tation gibt es, neben einem konkreten Anlass, ein offiziel-les Thema. Doch über diese Informationsfunktion hinausverfolgen Präsentationen ein weiteres Ziel. Lesen Sie dazuden nächsten Abschnitt.

� ... über Zwischenergebnisse bei einem Auftrag

Bei dem Meeting in der Agentur werden Sie – neben vielem ande-ren – wissen wollen, warum man genau dieses Logo für Ihr Unter-nehmen entworfen hat und ob die Homepage auch die breitePalette Ihres Dienstleistungsangebotes wiedergibt. Am Ende wer-den Sie sich sicher auch für den detaillierten Kostenvoranschlaginteressieren.

� ... über die Leistungsfähigkeit eines neuen Softwarepakets

Und der Softwarehersteller nimmt die Veröffentlichung der neuenProgrammversion zum Anlass, in einer ganztägigen Veranstaltungalle Vorzüge dieses Updates vorzuführen und zu erläutern. Er wirdvor allem herausstellen, um wie viel komfortabler, sicherer undschneller Sie jetzt arbeiten können.

Was will ich erreichen?

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Was will ich erreichen?In einem ersten wichtigen Schritt haben wir uns klar ge-macht, nach welchen grundsätzlichen Regeln eine Präsen-tation abläuft.

So wird auch in allen vorgestellten Beispielen zunächstüber ein Thema informiert: über ein Konzept zur Exis-tenzgründung, über Arbeitsergebnisse oder ein neues Pro-dukt. Ein konkreter Anlass dient als »Aufhänger« für diePräsentation. Doch ist die Information kein Selbstzweck,denn mit der Erläuterung des Themas wird ein Ziel ver-folgt. Um dies zu näher zu erläutern, müssen wir jetzt dieSeiten wechseln. Versetzen Sie sich einmal in die Rolle desFriseurmeisters, des Agenturmitarbeiters oder des Soft-wareherstellers:

Das Ziel einer Präsentation

� Gewährung eines Geschäftskredits

Wenn Sie dem Kundenberater der Bank Ihren Geschäftsplan präsen-tieren, dann sicher nicht nur deshalb, weil Sie ihm erzählen wollen,was für aufregende Pläne Sie für die Zukunft haben. Sie verfolgenmit der Information ein konkretes Ziel, denn sie brauchen die finan-zielle Unterstützung der Bank. Daher müssen Sie Ihren Gesprächs-partner von den hervorragenden Perspektiven überzeugen, die sichIhnen durch die Übernahme des Ladengeschäfts bieten.

� Bestätigung eines Auftrags

Auch beim Treffen in der Agentur gibt es ein Thema, über das ver-handelt wird: das Image und der Internetauftritt Ihres Auftraggebers.Sicher sind Sie hochzufrieden, wenn am Ende der Präsentation undnach der Diskussion Ihre Entwürfe und der Kostenvoranschlaggenehmigt werden, und Sie – weil Sie den endgültigen Zuschlag fürden Auftrag bekommen haben – mit dem Projekt zügig fortfahrenkönnen, ohne alles noch einmal überdenken zu müssen.

� PR für ein neues Produkt

Und das Softwareunternehmen? Genau: Die Zuhörer sollten nachder Veranstaltung so überzeugt sein, dass sie das Update des Pro-gramms für ihr Unternehmen kaufen.

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Jede Präsentation verfolgt eine Absicht, die über die Infor-mation zum Thema und den genannten Anlass hinausgeht.Das Ziel, das mit der Veranstaltung eigentlich erreicht wer-den soll, wird nicht immer ausdrücklich genannt. So wirdbeispielsweise das Softwareunternehmen vielleicht erst aufIhre Nachfrage ein Angebot unterbreiten, Herr Müller, derFriseurmeister, dagegen sein Anliegen offen formulieren.

Auch das Ziel bestimmt den Inhalt einer Präsentation.

Was bedeutet das in der Praxis? Wenn Sie eine Präsenta-tion planen, sollten Sie sich vorab immer die Frage stellen:»Was will ich erreichen?« Das Thema selbst ist bereits vor-gegeben, das Ziel, das Sie mit der Darstellung verfolgen,noch nicht.

Wenn Sie beispielsweise Ihrem Chef über Ihre Arbeitser-gebnisse berichten sollen, können Sie das mit der Absichttun, Ihre beeindruckende Leistung zu dokumentieren(und Ihre Forderung nach einer Gehaltserhöhung zu un-terstreichen), oder Sie wollen in erster Linie erreichen,dass Arbeitsabläufe verändert werden, die Sie schon langebehindern. Das Ziel wird die Linie Ihrer Argumentationentscheidend beeinflussen: Sie werden die Informationenfür Ihren Chef so auswählen und präsentieren, dass dieseIhre Strategie untermauern. Und am Ende werden Sie IhrePräsentation genau dann als Erfolg werten, wenn Sie IhrZiel erreicht haben.

Wen muss ich überzeugen?

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Ob Sie Ihr Publikum mehr informieren oder mehrüberzeugen wollen, ist von Fall zu Fall unterschied-lich. So wird Ihnen der Unterrichtsstoff eines Se-minars vorwiegend sachlich dargeboten werden.Besuchen Sie dagegen die Veranstaltung des Soft-wareunternehmens aus unserem Beispiel, werdenSie damit rechnen müssen, dass die Auswahl derInformationen, die Ihnen zugänglich gemachtwerden, ganz klar von dem Ziel bestimmt ist, Sievon dem Nutzen des Produkts zu überzeugen.

Wen muss ich überzeugen?Der nächste Punkt unserer Überlegungen leitet sich direktaus dem vorhergehenden Abschnitt ab. Sie kennen jetztIhr Ziel und wissen, dass Sie den Inhalt und die Argumen-tation Ihrer Präsentation darauf abstimmen müssen.

Jetzt stellt sich eine weitere Frage: »Wen muss ich eigent-lich überzeugen?« Sicher ist es manchmal nicht ganz ein-fach, diese zu beantworten. Wenn Sie Ihr Publikum an-sprechen wollen, es auf Ihre Seite ziehen wollen, dannmüssen Sie aber wissen, mit wem Sie es zu tun haben.Und je besser Sie die Bedürfnisse kennen, desto genauerkönnen Sie darauf eingehen.

Wer ist mein Gegenüber?

� Zahlen für den Bankberater

Herr Müller kann diese Frage relativ leicht beantworten. Wennihm der Bankmitarbeiter schon länger bekannt ist, wird er ein-schätzen können, wie dieser seine Erfolgschancen bewertet, undkann schon vorab auf die Bedenken eingehen, die der Kundenbe-rater vielleicht äußern wird.

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Eine Präsentation hat nichtnur einen Anlass und einThema, sie verfolgt auchein konkretes Ziel. Undnach diesem Ziel richtet

sich die Auswahl derInformationen und die

Linie der Argumentation.

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Thema, Ziel und Publikum beeinflussen die Konzeption einer Präsentation.

� Der Geschmack des Auftraggebers

Die Agenturmitarbeiter werden sich bei der Präsentation bemü-hen, die Entwürfe mit den Vorgaben in Verbindung zu bringen, diezu Beginn der Zusammenarbeit gemacht wurden. Ob sie damitauch den Geschmack der Auftraggeber treffen, können sie jedochnur bedingt einschätzen. Trotzdem werden sie dies versuchen.

� Wer hat die Einladung zu dem Event angenommen?

Eine Aufgabe für die Presseabteilung der Softwarefirma war sicher-lich, im Vorfeld der Veranstaltung herauszufinden, aus welchenBranchen die Teilnehmer der Veranstaltung kommen und welchenHierarchieebenen sie angehören.

Wen muss ich überzeugen?

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Sie müssen in der Präsentation das Kunststückvollbringen, den Sachverhalt so zu formulieren,dass einerseits Ihre Argumente und Ihr Anliegenklar hervortreten, andererseits gleichzeitig so aufIhre Zuhörer eingehen, dass diese sich wirklichangesprochen fühlen. Denn nur, wenn Ihre Bot-schaft ankommt, wird sie auch die gewünschteWirkung haben.

Es versteht sich von selbst, dass Sie größten Wertdarauf legen sollten, nicht an den Präsenta-tionsteilnehmern vorbei zu reden. Sollte Ihnendas passieren, werden die anwesenden Entscheid-ungsträger Ihnen kaum den Gefallen tun,anschließend in Ihrem Sinne zu handeln.

Präsentation und antike Rede

Soweit es hier dargestellt wurde, ist eine Präsentation ein münd-licher Vortrag mit einer zumeist sehr konkreten Wirkungsabsicht.In diesem Punkt ist sie eng mit der (politischen) Rede verwandt.Doch gehen die visuellen und technischen Hilfsmittel bei einerPräsentation weit über das Instrumentarium der klassischen Redehinaus.

Bereits in der Antike spielte die Kunst der Rede eine große Rolle impolitischen und öffentlichen Leben. Die Rhetorik stellte eine ganzeReihe von Stilelementen zur Verfügung, die bewusst in der sprach-lichen Gestaltung der Rede eingesetzt wurden, um ihre Wirkungsicher zu stellen. Denn damals wie heute heißt die Frage aller Fra-gen: »Wie sag’ ich’s?«. Oft hat man eine ungefähre Ahnung, wieman sein Anliegen formulieren könnte, kommt aber dennoch kei-nen Schritt weiter. Dann ist es eine große Hilfe, wenn man aufbewährte Strukturen, wie Gegenüberstellung und Aufzählung, oderauf bestimmte Diagrammformen zurückgreifen kann, die die Wir-kung der Sprache und Bilder in die gewünschte Richtung lenken.

In weit bescheidenerem Ausmaß als die antike Schulrhetorik ver-steht sich dieses Buch als kleiner Beitrag, Ihnen bei dem »Wie sag’ich’s« und »Wie trag’ ich’s vor?« zu helfen, damit Sie sich bei Ihrenersten Präsentationsschritten ein wenig sicherer fühlen. Denn einesist über die Jahrtausende gleich geblieben: Kein Redner kann seinPublikum überzeugen, wenn er an ihm vorbei kommuniziert.

INFO

Bei einer Präsentationsprechen Sie über ein

Thema und verfolgen damitein bestimmtes Ziel. Damit

Sie die beabsichtigteWirkung erreichen, muss

sich Ihr Publikum auchangesprochen fühlen. Siemüssen daher die Erwar-

tungen der Teilnehmerbereits in Ihre Konzeption

miteinbeziehen.

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Wie komme ich an?In den vorangegangenen Abschnitten haben wir uns mitden Faktoren beschäftigt, die den Inhalt und die Form ei-ner Präsentation wesentlich bestimmen: Thema, Ziel undPublikum. Und wir haben uns ins Bewusstsein gerufen,dass eine Präsentation mündlich vorgetragen und durchvisuelle Elemente ergänzt wird. Mit diesem Wissen kom-men Sie schon relativ weit, wenn Sie ein erstes Konzeptfür eine Präsentation erstellen wollen. Wenn Sie auchnoch den folgenden Abschnitt lesen, können Sie das Kon-zept gezielt zu einem Vortragsmanuskript ausarbeiten.

Manuskript? Sind Sie über das Wort gestolpert? Aber er-innern Sie sich: Eine Präsentation muss vorgetragen undhörend verstanden werden. Um auf den Vergleich mitdem Theater zurückzukommen: Sie schreiben erst einmalIhr Stück, müssen es aber selbst inszenieren und auchnoch die Hauptrolle spielen.

Kommen wir also auf den Hauptdarsteller zu spre-chen. Als Redner müssen Sie nicht nur fachlicheKompetenz ausstrahlen und sich sprachlich so aus-drücken, dass Ihr Publikum Ihnen folgen kann. Siesollten darüber hinaus noch die so genannte non-verbale Kommunikation im Griff haben. Dazu ge-hören – und wir werden dies später noch im Ein-zelnen sehen – Stimme, Körperhaltung, Mimik,Gestik und Kleidung. Über Ihr persönliches Auftre-ten senden Sie weitere Kommunikationssignale

(zusätzlich zu Ihren vorgetragenen und visuellen Darbie-tungen), und diese sollten – ganz im Sinne einer Theater-rolle – zu dem Stück passen, in dem Sie auftreten.

Zur Inszenierung gehört auch, dass Sie sich um die Räum-lichkeiten, den Empfang der Teilnehmer, die Bewirtungund andere vermeintliche Kleinigkeiten, wie beispielswei-se die Funktionstüchtigkeit der technischen Geräte, küm-mern. Denn wenn Sie nicht für einen reibungslosenAblauf sorgen, kann dies das Kommunikationsklimaempfindlich stören.

Für den Erfolg der Präsentation spielt neben der inhaltlichen Konzeption auch Ihr persönliches Auftreten eine große Rolle: Achten Sie daher auf ein Erscheinungsbild, das dem Anlass angemessen ist.

Wie komme ich an?

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Wie stark diese nonverbalen Kommunikationsfaktorendie Präsentation beeinflussen, hängt ein wenig vom The-ma und dem Rahmen der Präsentation ab. Als Allgemein-regel kann gelten: Je mehr konkrete Informationen und jeweniger Teilnehmer, desto individueller wird der Kontaktmit den Zuhörern ausfallen.

Nehmen Sie die Tatsache, dass Sie auch durch Ihr Auftre-ten und durch die Rahmenbedingungen kommunizieren,nicht auf die leichte Schulter. Setzen Sie sich mit denMethoden einer professionellen Präsentation auseinanderund suchen Sie für sich einen Weg, authentisch und dochüberzeugend auf Ihr Publikum zu wirken.

Nonverbale Signale

� Kleiner Fehler ohne negative Signalwirkung

Herr Müller wird sich für seinen Bankbesuch sicher angemessenkleiden. Aber er spricht persönlich und im Sitzen mit seinemGesprächspartner und kann daher auf große Effekte verzichten.Sogar eine verrutschte Krawatte wird ihm sein Berater verzeihen.Einen schlechten Haarschnitt und eine ungepflegte Erscheinungdagegen nicht.

� Verspätung mit Konsequenzen

Sicher werden Sie als Besucher in der Agentur nicht begeistertsein, wenn Sie zwar aufmerksam empfangen werden, aber dasMeeting noch nicht starten kann, weil die Vorführgeräte im Konfe-renzraum noch nicht vorbereitet sind. Kommt Ihnen nicht auch derGedanke, dass vielleicht mit dem Abgabetermin für das endgültigePR-Konzept ähnlich »großzügig« umgegangen wird?

� Perfekte Organisation als Voraussetzung für den Erfolg

Bei einer Werbeveranstaltung für ein neues Produkt wie in unse-rem Beispiel spielen das professionelle Auftreten des Redners unddie Rahmenbedingungen eine kaum zu unterschätzende Rolle fürdas Gelingen. Da bei dieser PR-Veranstaltung vorrangig um dieSympathie von potenziellen Kunden geworben wird, muss jedeskleinste Detail im Hinblick auf das Ganze abgestimmt sein. Derlogistische Aufwand für so eine Großveranstaltung ist enorm.

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