Wissensmanagement im Projekt Project · PDF fileProjekt-landschaft Anforderungs-management Planung & Steuerung Methoden & Technologien Ressourcen-einsatz Motivation & Qualifikation

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Project15Wissensmanagement im ProjektUnternehmensberatung für

nachhaltiges Projektmanagement GbR

Wissensmanagementin Projekten

Axel CroseckGeschäftsführender Partner


Project15Wissensmanagement im Projekt

Zunächst einmal: Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement hat immer mit Innovation zu tun:

Altes Wissen nutzen, umvor dem aktuellen Hintergrundneue Lösungen zu schaffen.

... ist eineintellektuelle Leistung

... ist eineintellektuelle Leistung

Wissens-management ...

Wissensmanagement gibt es, seit Menschen miteinander kommunizieren:

WissenschaftPolitikKulturReligion und Philosophie...



Wissen als strategischer Erfolgsfaktor

Zeichen + Syntax

Daten + Bedeu-tung

Informationen + Vernetzung(Kontext,Erfahrungen,Erwartungen)

Wissen + Anwendungs-bezug

Können + Wollen

Handeln + richtighandeln

Kompetenz + Innovation

Wettbewerbs-Fähigkeit

Darstellung nach Prof. North, FH Wiesbaden




strategisches Wissens-Management

IT-getriebenes Wissens-Management

Zeichen + Syntax

Daten + Bedeu-tung



Können + Wollen







ProjekteProzesse

Kultur Syntax

+ Bedeu-tung



Können + Wollen

Handeln + richtighandel

KompetenzInformations-Technologie

Zeichen +

Daten

n

+ Innovation




Was hat Wissensmanagement mit Projekten zu tun?Projekte

sollen das Unternehmen entwickeln,indem sie Innovationen schaffenin time,in budget,in quality.

Wissensmanagement

soll Wissen bereitstellen,damit Projektein time,in budget,in qualityInnovationen schaffen können.

Zeichen + Syntax

Daten + Bedeu-tung



Können + Wollen






Welches Wissen haben Projekte?

Wissen in Projekten

Kritische Faktorenin Projekten

Fach-Wissen

Methoden-Wissen

Technologie-Wissen

Prozedurales Wissen

Unternehmens-Wissen

Soziales Wissen

Führungs-Wissen

...



Ausgangssituation: Das Wissen über den MisserfolgFakten

(Miss-) Erfolgsquote von Projekten 40% - 60% (seit 1985)Anzahl Projekte in KMU:

Zunahme um den Faktor 4 seit 1985 (Uni Kaiserslautern 2003)20 bis 200 Projekte im Masterplan/Portfolio

Fehlinvestitionen in Deutschland jährlich 41 Mrd. € (TÜV Pfalz 2003)

GründeVerfehlte ZieleFalsche ErgebnisseÜberschrittene TermineÜberzogene Budgets

HintergründeMängel in der FührungSchlechtes AuftragsmanagementZu hoher Druck des Kunden/AuftraggebersSchleichende Demotivation

Wissen in Projekten

Kritische Faktorenin Projekten



Ausgangssituation: Das Wissen über die Hintergründe

Die Gründe und Hintergründe für das Scheitern von Projekten sind bekannt.

Steuerungslogik

Führungssystem

Leitung

Umfeld

Team

Organi-sation

Ziel &Auftrag

Vorgehen

Dennoch werden Fehler wiederholt:auf der Führungsebeneauf der Steuerungsebene

Wissensmanagement bietet die Chance, aus Fehlern zu lernen (kurzfristig),Erfahrungswissen zu sichern (kurzfristig),Kosten zu minimieren (kurzfristig),Projekte zu optimieren (kurzfristig),Innovationen zu schaffen (mittelfristig),Unternehmen nachhaltig zu entwickeln (langfristig).



Was ist projektrelevantes Wissen?

Projektrelevantes Wissen umfasst:Führungssystem

Steuerungslogik

Leitung

Umfeld

Team

Organi-sation

Ziel &Auftrag

VorgehenFührungs-kompetenz

Einbindungdes Umfeldes

Anforderungs-management

Ressourcen-einsatz

Motivation &Qualifikation

Konflikt-fähigkeit

Wissens-vernetzung

Führungssystemmeist nicht kommuniziertzufällig bis nicht verfügbarkeine Basis für Wissensaufbauund:oft im Konflikt mit der Linie aufgerieben

Reporting

Aufbau-struktur

Projekt-landschaft

Planung &Steuerung

Methoden &Technologien

Steuerungslogik meist gut dokumentiertgezielt verfügbarBasis für Wissensaufbauaber:oft überbetont / überorganisiert

Das Führungssystem ist die meist genannte Ursache für den Misserfolg von Projekten



Wissenskritische Projektabschnitte

Projektanbahnung

Projektentwicklung

Projektstart

Projektplanung

Projektsteuerung

Projektabschluss


Führungs-kompetenz

Wissen überden Kunden

Projekt-landschaft


Führungs-kompetenz

Wissen überKonkurrenten



Projekt-landschaft

Führungs-kompetenz

Aufbau-struktur

Planung &Steuerung


Ressourcen-einsatz


ReportingFührungs-kompetenz


Konflikt-fähigkeit


Wissens-vernetzung




Bedeutung des Führungs-Wissens für den Projekterfolg

Gut verfügbares Wissen reduziert die Misserfolgsquoteerhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit

Beispiele: PlanungstechnikenProjekt-Organigramme

gering hoch

Beitrag zum Projekterfolg

gerin

gho

chVe

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Führungssystem

Steuerungslogik Projekt-landschaft


Führungs-kompetenz

Wissens-vernetzung

Ressourcen-einsatzKonflikt-

fähigkeit



Planung &Steuerung


Aufbau-struktur

Reporting

Wissensmanagement muss schlecht verfüg-bares Führungs-Wissen verfügbar machen.

Schlecht verfügbares Wissenreduziert die Erfolgswahrscheinlichkeiterhöht die Misserfolgsquote

Beispiele: FührungskompetenzAnforderungsmanagement



Projektbezogenes Wissensmanagement

Projektbezogenes Wissensmanagement ist

Teamwissen Kollektives Wissen

ProjektProjekt

Wissensebeneder projektrelevantes Wissen aus Projekten, Prozessen und Bereichen extrahiert,

Dokumentiertes Wissen

Datenebene

dieses Wissen aufbereitet

Wissensm

anagement und es direkt oder indirekt anderen

Projekten, Prozessen und Bereichen wieder zur Verfügung stellt.

Wis

sens

man

agem

ent

ein gesteuerter Prozess,



Wie wird Wissen verfügbar?

IntellektuelleLeistung

Direkter Austausch

Indirekter

Information Kommunikation

Interpretation

Kontext Wissen

Information

Transformation

Daten

DokumentationNutzung

Z. B. -Meetings

- Netzwerke-Coaching

- ..

Z. B. -Mail-Systeme- Datenbanken

-Portale- ..

Austausch



Projekt

Wissensaustausch findet stattim Projekt selbst,

mit Geschäftsprozessen undder Linienorganisation sowiemit anderen Projekten

Je mehr Schnittstellen, desto höher dieKomplexitätJe höher die Komplexität, destoindirekter der Wissensaustausch Je indirekter der Wissensaustausch,desto notwendiger die Steuerung

Indirekter Wissensaustausch WissensmanagementProjekte sind in ein Umfeld eingebettet:

LinienorganisationProzessorganisationProjektlandschaft



Ziel des Wissensmanagements: NachhaltigkeitZiele

Zielerreichung des Einzel-Projektesin timein budgetin quality

Optimierung des Multiprojekt-managementsNachhaltige Unternehmensentwicklung

WegeSchaffung und Dokumentation von

fachlichem Wissenprozeduralem WissenErfahrungs-Wissen

Bereitstellung des Wissens fürNachbarprojekteFolgeprojekteGeschäftsprozesse

kurzfristig langfristig

Auswirkung

gerin

gho

ch

Wis

sens

beitr

ag fü

r and

ere

Einzel-Projekt-erfolg

SuboptimaleProjekte &Prozesse

Optimierungdes Multiprojekt-

managements

NachhaltigeUnternehmens-

entwicklung



Nachhaltigkeit: Beispiel „Anforderungsmanagement“

Führungssystem

Steuerungslogik

Leitung

Umfeld

Team

Organi-sation

Ziel &Auftrag

Vorgehen

Reporting

Aufbau-struktur

Führungs-kompetenz


Projekt-landschaft


Planung &Steuerung


Ressourcen-einsatz


Konflikt-fähigkeit

Wissens-vernetzung


häufige Schwachstellen

Analyseoberflächlich

Definitionzweideutig

Erfolgs-Faktoren!

Einschätzungfalsch

Vertrag oftunklar Sprache!

Hinterfragenzu unkritisch

Annahme zuungefiltert

Bestandteile

Ziele undNicht-Ziele

Rahmen-bedingungen

ProjektvertragPflichtenheft

Umgang mitChange Requests

WissensmgmtInhalte

möglicheEmpfehlungen

Zielanalyse-Methodik

Arbeiten mit Hypo-thesen & Annahmen

Vertrag als Ab-stimmungs-Basis

Bündelung undBerechnung

Zieldefinitionalt und neu

fortlaufendeDokumentation

Annahme -Wirklichkeit

operationalisierterVertrags-Inhalt

begründeteEntscheidungen



Einführung von Wissensmanagement: Anforderungen

Wissensebene

Datenebene

Teamwissen


Kollektives Wissen

Wissensebene

DatenebeneWis

sens

man

agem

ent W

issensmanagem

ent

ProjektProjekt

Wissensebene

WissensebeneDatenebene

ProjektProjekt

Wissensmanagement-Prozess

Transformation von Wissen in Information

Dokumentation der Information bzgl.Problemen und Lösungen,Maßnahmen und Ergebnissen,Fehlern und Erkenntnissen,harten Fakten und weichen Faktoren,...

Aufbau der direkten Kommunikation Aufbau der indirekten KommunikationAufsetzen von Projekt-Nachbereitungen



Einführung von Wissensmanagement: Vorgehen

Aufbau einer InformationsbasisFestlegung des zu dokumentierenden WissensZerlegung des Wissens in einzelne InformationenHerstellung der Messbarkeit (vorher – nachher)DokumentationKatalogisierung

Nutzung der InformationsbasisZugänglichkeitErweiterbarkeitBewertbarkeitErfahrungsaustausch

Wissensebene

Datenebene

Teamwissen


Kollektives Wissen

Wissensebene

DatenebeneWis

sens

man

agem

ent W

issensmanagem

ent

ProjektProjekt

Wissensebene

WissensebeneDatenebene

ProjektProjekt



Einführung von Wissensmanagement: Erfolgsfaktoren

Management-Commitment:Führungswissen in Projekten als strategischer Erfolgsfaktor

Fehlertolerante Unternehmenskultur:Nicht Fehler vermeiden wollen, sondern ihre Wiederholung

Anreiz-Systeme:Projektbezogene Angebots- und Nachfrage-Märkte

Organisatorische Positionierung:Befugnisse und Zuständigkeiten

Pilotierung:Nicht alles auf einmal, sondern einmal richtig

Einbindung des Umfeldes:Die Güte des Prozesses entscheidet über den Erfolg

Messung der „Kunden“-ZufriedenheitAndere ProjekteProzessownerLinienmanager



Leistungen der Project15

Produktbasierte DiagnosenProjekt AuditsWissens AuditsProzess AuditsKultur AuditsPotenzialanalysen

Umsetzungsorientierte DienstleistungenProjektmanagementWissensmanagementProzessoptimierungOrganisationsentwicklungPersonalentwicklung

Interim Management



Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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