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Neues Beurteilungswesen
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Rahmenprogramm1. Tag
Sinn und Zweck des neuen Verfahrens
Prozess des neuen Beurteilungsverfahrens
Das Anforderungsprofil als Grundlage
Beurteilungsverzerrungen
Pragmatik der Leistungsbeurteilung und Befähigungseinschätzung
Übung zur Pragmatik von Beurteilungen
Tagesfeedback
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... zweiter Tag
Beurteilungsgespräche als Leistungscontrolling
„Zehn goldene Regeln“ für Beurteilungsgespräche
Gesprächsführung im Beurteilungsverfahren
Gesprächsablauf in Beurteilungsgesprächen
Kommunikationstechniken
Simulation bzw. AG-Übung zur Gesprächsführung
Abschlussevaluation
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Beurteilungsvorschriften was ist neu?
Anforderungsprofil als Grundlage
Konsequenter Abgleich mit dem Anforderungsprofil
Kommunikation als Bestandteil des Verfahrens
Zweitbeurteiler/-in
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Ziele des Beurteilungswesens
Aussagefähiges Bild der Leistungen und Befähigungen (vergangenheitsorientiert)
Grundlage sachgerechter Personal-entscheidungen
Instrument der Personalentwicklung (zukunftsorientiert)
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Zweck des Beurteilungsverfahrens
Instrument der Bestenauswahl
Instrument der Platzierung
Instrument zur Förderung von Anreizen
Instrument der Personalentwicklung
Führungsinstrument
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Gesprächskultur des Beurteilungswesens
Orientierungsgespräche (auch als MVG)
Beurteilungsgespräche
Koordinierungsgespräche
Konsensgespräche zwischen Erst- und Zweitbeurteiler/-innen
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Koordinierungsgespräch
Was ist der Inhalt ?• Erörterung allgemeiner
Beurteilungsfragen • Einhaltung gleicher
Beurteilungsmaßstäbe
Was ist der Inhalt ?• Erörterung allgemeiner
Beurteilungsfragen • Einhaltung gleicher
Beurteilungsmaßstäbe
Wann ? • Im Vorfeld der Erstellung der Regelbeurteilungen• Regelmäßige Koordinierung
Wann ? • Im Vorfeld der Erstellung der Regelbeurteilungen• Regelmäßige Koordinierung
Wer ist beteiligt ? • Erstbeurteiler/-in
(direkte/r Vorgesetzte/r)• Zweitbeurteiler/-in
(i.d.R. nächsthöhere/r Vorgesetzte/r)
• ggf. Personal-/ Frauen-/ Schwerbehindertenvertretung
Wer ist beteiligt ? • Erstbeurteiler/-in
(direkte/r Vorgesetzte/r)• Zweitbeurteiler/-in
(i.d.R. nächsthöhere/r Vorgesetzte/r)
• ggf. Personal-/ Frauen-/ Schwerbehindertenvertretung
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Orientierungsgespräch
Wann ? bei Übernahme der Tätigkeit bei Änderung der Aufgaben
Wann ? bei Übernahme der Tätigkeit bei Änderung der Aufgaben
Was ist der Inhalt ? Abstimmung der mit den Aufgaben verbundenen Erwartungshaltungen kann auch im Rahmen des Mitarbeiter-Vorgesetzten- Gesprächs erfolgen
Was ist der Inhalt ? Abstimmung der mit den Aufgaben verbundenen Erwartungshaltungen kann auch im Rahmen des Mitarbeiter-Vorgesetzten- Gesprächs erfolgen
Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r)
Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r)
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BeurteilungsgesprächWann ?
mindestens alle 24 Monate rechtzeitig vor der Regel-/Anlassbeurteilung
Wann ? mindestens alle 24 Monate rechtzeitig vor der Regel-/Anlassbeurteilung
Was ist der Inhalt ?Wechselseitiger Austausch von EinschätzungenBegründung der Einschätzung des Erstbeurteilers auf Grundlage des AnforderungsprofilsErörterung der Stärken/Schwächen mit Maßnahmenvereinbarung zur Förderung des Mitarbeiters
Was ist der Inhalt ?Wechselseitiger Austausch von EinschätzungenBegründung der Einschätzung des Erstbeurteilers auf Grundlage des AnforderungsprofilsErörterung der Stärken/Schwächen mit Maßnahmenvereinbarung zur Förderung des Mitarbeiters
Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r)
Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r)
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Konsensgespräch
Was ist der Inhalt ?• Konsensfindung
bei der Beurteilung
Was ist der Inhalt ?• Konsensfindung
bei der Beurteilung
Wann ? • Abweichende Beurteilung
zwischen Erst- und Zweitbeurteiler/-in
Wann ? • Abweichende Beurteilung
zwischen Erst- und Zweitbeurteiler/-in
Wer ist beteiligt ? • Erst- und Zweitbeurteiler/-in
Wer ist beteiligt ? • Erst- und Zweitbeurteiler/-in
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Die Leistung des/r Beurteilenden
1. Beobachten des Arbeitsverhaltens des/r MA
2. Dokumentation des Wahrgenommenen
3. Zuordnen des Dokumentierten zu Kriterien
4. Bewerten des Zugeordneten auf dem Bogen
5. Verwenden der gewonnenen und systematisierten Daten im Beurteilungs-/ bzw. Orientierungsgespräch
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Beurteilungsverzerrungen
Halo-EffektKontrast EffektNikolaus-EffektSoziale StereotypenNähe-EffektMilde-EffektHierarchie-EffektBenjamin-EffektKlebe-Effekt
Rosa-Brille-Effekt
Frauendiskriminierung
Diskriminierung von Teilzeitkräften
Verwechslung innerer und äußerer Verhaltensursachen
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Halo-Effekt
Ein besonderes Merkmal oder eine besondere Fähigkeit überstrahlt alle anderen Beurteilungskomponenten, der/die Beurteilende lässt sich „blenden“ (halo = griechisch: Hof um eine Lichtquelle)
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Welcher Innenkreis ist größer?
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Kontrast EffektBeeinflussung vom näheren Umfeld durch Überbetonung bestehender Unterschiede
Folge:Schwache/r Mitarbeiter/-in gilt im Kollegium
noch schwächerer Mitarbeiter/-innen als relativ leistungsstark, im Umfeld von leistungsstarken Mitarbeitern/-innen jedoch als besonders schwach
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Nikolaus-Effekt(Recency-Effekt)
Die letzten Eindrücke bleiben besser haften und zählen bei Beurteilungen mehr
Folge:„Beurteilungsquartals-
arbeiter/-innen“ werden zu gut bewertet
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Soziale Stereotypen
Emotional gefärbte Schubladen in unserer Vorstellung, in die wir andere Menschen einordnen
Folge:Nicht der Mensch, sondern
das eigene Vorurteil wird beurteilt
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Nähe-Effekt
Je näher der Kontakt zum/r Beurteilenden und je enger die Zusammenarbeit, um so besser fällt die Beurteilung aus
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Milde-Effekt
Durch Konfliktscheue, Mitleid oder dem Wunsch nach Beliebtheit werden Beurteilungen ungerechtfertigter-weise positiv angehoben
Mein Gott, bist du klug
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Hierarchie-Effekt
Je höher der Rang innerhalb einer Hierarchie, desto besser die Beurteilung
Folge:Statt Leistung zu
beurteilen wird sozialer Status belohnt
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Benjamin-Effekt
Je kürzer die Personen auf dem Dienst-posten und je jünger sie sind, um so strenger werden sie beurteilt
Sie müssen ja noch eine Chance haben, sich beur-teilungsmäßig zu verbessern!
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Klebe-Effekt
Die individuelle Beurteilungsgeschichte verzerrt positiv oder negativ die Beurteilung; eine einmal erfolgte Leistungseinschätzung bleibt so an dem/der zu beurteilenden Mitarbeiter/-in „kleben“
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Rosa-Brille-Effekt
Aufgrund einer tendenziellen Selbstüberschätzung („Rosa Brille“) vermag der/die einzelne Mitarbeiter/-in sich kaum angemessen in Beurteilungssysteme einzuordnen
I am the Champion!
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Geschlechterspezifische- und
FrauendiskriminierungIn einzelnen – nicht allen – Behörden zeigen statistische Analysen, dass Frauen deutlich schlechter beurteilt werden als Männer (Quelle: Dulisch: Internet-Lernprogramm)
Mögliche Ursachen:Vorurteile aus SozialisationVermehrte TeilzeitarbeitAusfallzeiten wg. KinderbetreuungFrauen in niedrigeren HierarchienVernachlässigung spezieller „weiblicher“ Kompetenzen (z.B. Kommunikationsfähigkeit)
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Diskriminierung von Teilzeitkräften
Emotional geprägte, negative Einstellungen zur Teilzeitarbeit lassen Teilzeitkräften eine schlechtere Beurteilung zukommen
Mögliche Ursachen: 90% der Teilzeit-
beschäftigten sind Frauen
Emotionale Enttäuschungen („Wenn man sie braucht, ist sie nicht da“)
Teilzeitkräfte können behördlicher „Aufwandskultur“ nicht folgen
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Verwechslung innerer und äußerer
Verhaltensursachen Eigenes „Fehlverhalten“ wird meist
äußeren Ursachen zugeschrieben und dadurch entschuldigt, fremdes „Fehlverhalten“ als in der anderen Person begründet angenommen
Folge:Vernachlässigung schlechter
Arbeitsbedingungen bei der Beurteilung
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Zusammenhang innerer und äußerer Verhaltensursachen
Stabilität Ort der Ursache
In der Person
In der Umwelt
nicht kurzfristig
veränderbarintrovertiert Aufgaben-
schwierigkeit
veränderbarschlechte
LaunePech / Glück
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Beurteilungsgespräche als Leistungscontrolling
Regelmäßiger Soll-Ist-Abgleich des Leistungsverhaltens
Soll = Anforderungsprofil
Ist = wahrgenommene und objektivierte Leistung
Bei Soll-Ist-Diskrepanzen:Ursachenanalyse mit dem Ziel der Förderung
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Die zehn „goldenen“ Regeln für Beurteilungsgespräche
(1) Persönliche Einladung(2) Störungsfreier Besprechungsraum(3) Ausreichend Zeit einplanen(4) Inhaltlich und psychologisch vorbereiten(5) Systematisierter Gesprächsablauf(6) Dialog statt Monolog(7) Konstruktive und konkrete Kritik(8) Mögliche Beurteilungsfehler bedenken(9) Erkannte Beurteilungsfehler revidieren(10) Keine unhaltbaren Versprechungen
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GesprächsablaufInformeller, entspannter Einstieg
Hervorhebung positiver Aspekte der Beurteilung (Beurteilung Verurteilung)
Skizzierung Aufgabengebiet des/r MA
Vorstellung und Diskussion der Ergebnisse
Stellungnahme, Wünsche und Erwartungen des/r MA
Ggf. geplante Förder- bzw. FB-Maßnahmen
Zusammenfassung und positiver Ausklang
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Fragetechnik: Überblick
Offene Fragen
(W-Fragen)
Geschlossene Fragen
(Hilfs-)Verb
Offene Fragen
(W-Fragen)
Geschlossene Fragen
(Hilfs-)Verb
Informationsfrage
Wann treffen wir uns?Informationsfrage
Wann treffen wir uns?Nachfrage
Wie meinen Sie das?Nachfrage
Wie meinen Sie das?
Motivierungsfrage
Was meinen Sie als Experte dazu?
Motivierungsfrage
Was meinen Sie als Experte dazu?
Suggestivfrage
Glauben Sie das etwa wirklich?
Suggestivfrage
Glauben Sie das etwa wirklich?
Provozierende Frage
Hören Sie überhaupt zu?Provozierende Frage
Hören Sie überhaupt zu?
Kontrollfrage
Sind noch Punkte offen?Kontrollfrage
Sind noch Punkte offen?
Alternativfrage
Soll das Referat kurz oder lang sein?
Alternativfrage
Soll das Referat kurz oder lang sein?
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Gestaltkurve des Gesprächs
Informeller
Einstieg
Formale PhaseInformeller
Ausklang
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Konkretisieren von Selbst- und Fremdwahrnehmung
Sichern und Hinterfragen beurteilungsrelevanter Informationen mittels...
Kontrollierten DialogsOffener Fragen:– Was ist geschehen?– Wann ist es geschehen?– Wer war beteiligt?– Wo ist es geschehen?– Wie ist es geschehen?– Welche Auswirkungen hatte es?
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Kontrollierter DialogIch finde, dass wir im Bezirksamt
dringend regelmäßige Teamsitzungen brauchen!
Du meinst, dass wir regelmäßige Sitzungen
brauchen!?
Ja, allerdings!
Ich denke, öfters ein kleiner
Plausch tut´s auch!
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Verschiedene Kommunikationsebenen
Sachebene
Beziehungsebene
eher kontrolliert-bewusste Vorgänge
rationales Verhalten
Worte
Kopf
eher spontane, unbewusste Vorgänge
Bauch
Tonfall
emotionales Verhalten
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Entwickelte Empfängerqualität
Sach-Ohr
Beziehungs-Ohr
Selbstoffenbarungs-Ohr
Appell-Ohr
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Aufbau des BeurteilungsbogensLeistungsbeurteilung (Grundlage: Anforderungsprofil der Stelle!)
Befähigungseinschätzung ohne differenzierte Ausprägung (über das Anforderungsprofil hinausgehende Fähigkeiten)
! Nur gezeigte Kompetenzen und Fähigkeiten
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Rahmenprogramm
Form und Inhalt der verschiedenen Gesprächsformen
Grundlagen der Gesprächsführung
Gesprächsablauf in Beurteilungsgesprächen
Fragetechniken zur Konkretisierung und Objektivierung von Sachverhalten
Entwickelte Empfängerqualität als Konfliktprophylaxe
Simulation bzw. AG-Übung zur Gesprächsführung
Abschlussevaluation
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Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen (in Anlehnung an Vorschlag des LEA)
C = „Der Beamte/die Beamtin zeigt Leistungen, die den Anforderungen entsprechen“ (Sollwert; Normalverhalten)
Bedeutung:Die im Anforderungsprofil definierten Leistungs-, Verhaltensmerkmale sind in Qualität und Quantität zu beobachten/wahrnehmbar/feststellbar.
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Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen
B = „... zeigt Leistungen, die die Anforderungen übertreffen.“
Bedeutung:Die Leistung, das Verhalten von C ist stetig (andauernd) und in unterschiedlichen Situationen zu beobachten.(Raum-Zeit-Konstanz)
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Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen
A = „...zeigt Leistungen, die die Anforderungen in herausragender Weise übertreffen.“
Bedeutung:Die Leistung/das Verhalten von B wird durch Leistungen/Verhaltensweisen angereichert, die über die im Anforderungsprofil geforderten Verhaltensmerkmale insbesondere in ihrer Qualität deutlich hinausgehen.
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Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen
D = „...zeigt Leistungen, die den Anforderungen mit Einschränkung entsprechen.“
Bedeutung:Die Leistungs-/Verhaltensmerkmale von C sind grundsätzlich vorhanden, jedoch mit Abstrichen in Qualität oder/und Qualität zu beobachten/wahrnehmbar/feststellbar.
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Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen
E = „...zeigt Leistungen, die den Anforderungen nicht entsprechen.“
Bedeutung:Die Leistungs-/Verhaltensmerkmale von C sind nicht bzw. nur in Ansätzen zu beobachten/wahrnehmbar/feststellbar.
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Kompetenzbereiche im Anforderungsprofil
formale Voraussetzungen
und fachliche Kompetenzen
soziale Kompetenzen
methodische Kompetenzen
persönliche Kompetenzen
Kompetenzen müssen überprüfbar oder beobachtbar sein!
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Der Weg zum Anforderungsprofil
1. Analyse der Aufgabenstruktur(Aufgabenbeschreibung)
2. Beschreibung der Tätigkeiten3. Festlegung der Anforderungskriterien
(geforderte Fachkenntnisse und Fähigkeiten)
4. Gewichtung der einzelnen Anforderungskriterien (Muss-Kann-Anforderungen)
5. Formulierung von beobachtbaren Verhaltensweisen
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Wer erstellt Anforderungsprofile?
Stelleninhaber/-inFührungskräfte aus dem UmfeldMitarbeiter/-innen aus dem UmfeldEhemalige Stelleninhaber/-inBeschäftigte an SchnittstellenGgf. InteressenvertretungModeration
Arbeitsgruppen mit 5-7 Teilnehmenden haben sich bewährt
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Beurteilung
Was ist der Inhalt ?• Leistungsbeurteilung anhand
5-stufiger Bewertungsskala (A bis E)• Potenzial-/Befähigungseinschätzung• Sonstiger Inhalt (z.B. Teilnahme
an Fortbildungsveranstaltungen)• Anforderungsprofil als Anlage
Was ist der Inhalt ?• Leistungsbeurteilung anhand
5-stufiger Bewertungsskala (A bis E)• Potenzial-/Befähigungseinschätzung• Sonstiger Inhalt (z.B. Teilnahme
an Fortbildungsveranstaltungen)• Anforderungsprofil als Anlage
Wann ? • Alle 5 Jahre• Besonderer Anlass (siehe Ziffer 3.3)
Wann ? • Alle 5 Jahre• Besonderer Anlass (siehe Ziffer 3.3)
Wer ist beteiligt ? • Mitarbeiter/-in• Erstbeurteiler/-in
(direkte/r Vorgesetzte/r)• Zweitbeurteiler/-in bei
Änderungen der Beur-teilung mit anwesend
• Nach der Eröffnung: Interessenvertretung nach Wunsch
Wer ist beteiligt ? • Mitarbeiter/-in• Erstbeurteiler/-in
(direkte/r Vorgesetzte/r)• Zweitbeurteiler/-in bei
Änderungen der Beur-teilung mit anwesend
• Nach der Eröffnung: Interessenvertretung nach Wunsch
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... zweiter Taggeänderter Ablauf
Systematik effizienter Beurteilungspragmatik
Gesprächsführung im Beurteilungsverfahren
Beurteilungsgespräche als Leistungscontrolling
Beurteilungsverzerrungen
Übung zur Pragmatik von Beurteilungen
Abschlussevaluation