Mit dem xft document composer holt xft einen weiteren entscheidenden Baustein für ein vollständig integriertes Prozess- und Dokumentenma-nagement auf die SAP-Plattform: die Dokumenterstellung. Damit lassen sich direkt aus den SAP-Anwendungen heraus Dokumente generieren – zentral, fl exibel und ganz ohne Systembrüche. Der Benutzer kann dennoch mit den Tools arbeiten, die ihm am vertrautesten sind: mit Microsoft Word und Excel.

xft document composerDokumenterzeugung

mit Word und Excel in SAP

Integrating your business processes

Ein ganzheitliches Dokumenten- und Prozessmanagement ist erst voll-ständig, wenn nicht nur bereits bestehende Dokumente zentral verfügbar gemacht und in den Prozesskontext eingebunden werden, sondern auch die Erzeugung neuer Dokumente. Dem gegenüber steht das Bedürfnis der Anwender, mit dem vertrauten Textverarbeitungsprogramm arbeiten zu können – in aller Regel Microsoft Word bzw. Microsoft Excel.

Der xft document composer ermöglicht beides. Mit ihm lassen sich Do-kumente direkt aus den SAP-Anwendungen heraus erzeugen, wobei die Verarbeitung vollständig zentral im SAP-System erfolgt. Als Viewer und Editor dient dem Benutzer jedoch Microsoft Word. Damit wird nicht nur jeglicher Systembruch zwischen den Dokumenten und den darin verarbei-teten Daten aufgehoben, sondern auch die Brücke zwischen dem SAP-Sys-tem und der Offi ce-Umgebung des Anwenders geschlagen.

SAP-Integration » 100 % SAP-basiert, wird vollständig in das bestehende

SAP-System und die SAP-Anwendungen integriert » Keine zusätzliche Infrastruktur notwendig » Datenbereitstellung über vordefi nierte,

wiederverwendbare Schnittstellen direkt in ABAP » Vorlagenübergreifende Wiederverwendbarkeit von

Textbausteinen und Anwendungsdaten » Zentrale Installation und Verarbeitung, keine

clientseitige Installation notwendig » Nutzung des SAP-Berechtigungswesens für Zugriff auf

Vorlagen, Daten und Dokumente » Unternehmensweiter Roll-out von Vorlagen über das

SAP-Transportsystem

Dokumenterstellung » 1-Klick-Erstellung direkt aus der Anwendung heraus » Direktzugriff per SAP-Transaktionscode » Interaktiver Dialog zur Template-Auswahl und Abfrage

zusätzlicher Daten möglich » Automatische Dokumenterstellung per

Hintergrundprozess möglich » Nachbearbeitung direkt in Microsoft Word und Excel » Ablage der Dokumente in SAP, Verknüpfung mit dem

Prozesskontext

Vorteile » Dokumente werden direkt in SAP erzeugt und verlassen zu keinem

Zeitpunkt die integrierte Prozessumgebung. » Dokumente können direkt im Kontext des jeweiligen Prozesses

erzeugt werden – auch automatisch, im Hintergrund, ohne Aktivität des Benutzers.

» Die zentrale Datenhaltung in SAP ermöglicht den direkten Zugriff auf Daten aus den SAP-Anwendungen, ohne Datenreplikation oder zusätzliche Schnittstellen, sowie eine hohe Wiederverwertbarkeit von aufbereiteten Daten und Textbausteinen.

» Durch die Nutzung des SAP-Berechtigungswesens für den Zugriff auf Vorlagen, Bausteine und Daten sind sensible Informationen und Prozesse bestmöglich geschützt.

» Es muss keine eigene, separate Infrastruktur aufgebaut werden: Der xft document composer läuft auf dem bestehenden SAP-System mit. Der Benutzer benötigt nur Microsoft Word bzw. Excel für die Anzeige und Nachbearbeitung der Dokumente.

» Weil sich die erzeugten Dokumente nachbearbeiten lassen, eignet sich der xft document composer auch für die Texterstellung in nicht vollständig reglementierten oder standardisierten Kontexten.

Dokumenterstellung direkt im SAP-System

Personalmanagement: Arbeitsvertrag, Bescheinigungen, Bestätigungen, Zeugnisse,… Einkauf: Angebotsschreiben, Verträge, ... Kundenbetreuung und Service: Anschrei-ben, Benachrichtigungen, Kundenstammblatt, ...

Einsatzbereiche

Vorlagen » Erstellung und Bearbeitung der Vorlage (inkl. Defi nition

der Platzhalter) in Microsoft Word und Excel » Platzhalter für Daten, Textbausteine, Tabellen;

komplexe Textbausteine möglich (Schachtelung) » Einfaches Datenmapping per Drag&Drop » Pfl ege von Varianten zur Vorlage, automatische Auswahl

der fachlich korrekten Variante » Versionsverwaltung für Vorlagen und Bausteine » Freigabestatus und Gültigkeitszeiträume (gültig von/bis

Datum) für alle Versionen » Bedingungseditor zur Formulierung von Regeln für die

Dokumenterstellung » Verwaltung von Vorlagenbündeln (z.B.

Einstellungsanschreiben, Arbeitsvertrag, Verpfl ichtung auf Datenschutz, etc.)

Erweiterungsmöglichkeiten » Service-orientierte Architektur und konsequente

Verwendung offener SAP-Standardschnittstellen ermöglichen individuelle Anpassungen und Erweiterungen

» Freigabeprozesse für Vorlagen und Varianten » Auslesen ausgefüllter Dokumente (Inhalte der

Platzhalter) und Weiterverarbeitung in SAP

Funktionen

Basis einer Vorlage ist eine ganz normale Word- bzw. Excel-Datei, in die Platzhalter für Daten, Textbausteine oder Tabellen eingefügt werden. Das Mapping der Daten erfolgt im xft document composer einfach per Drag & Drop. Für die Er-stellung von Vorlagen sind keine besonderen Programmierkenntnisse erforderlich, so dass Vorlagen auch von den Fachabteilungen ange-legt werden können. Mit dem Bedingungseditor können Regeln formuliert werden, nach denen bestimmte Platzhalter bei der Dokumenterzeu-gung gefüllt werden. Außerdem lassen sich zu einer Vorlage verschiedene Varianten (z. B. für verschiedene Organisationseinheiten im Unter-nehmen) anlegen, von denen später automa-tisch die jeweils passende ausgewählt wird.

Grundlage der Dokumente: Vorlagen

Die Dokumenterstellung kann auf verschiedene Weise angestoßen werden:1. durch Aufruf einer speziellen SAP-

Transaktion, direkt im SAP oder über einen Button, der in der jeweiligen SAP-Anwendung zur Verfügung gestellt wird,

2. über ein Dokumentencockpit, das den eigenen Vorlagenvorrat, Favoriten und zuletzt erstellte und bearbeitete Dokumente anzeigt,

3. automatisch im Hintergrund, ohne aktive Beteiligung eines Nutzers.

Anhand anwendungsspezifi scher Attribute wird zunächst automatisch die jeweils richtige Vari-ante der benötigten Vorlage ausgewählt. Dann öffnet sich – je nach Implementierung und An-wendungskontext – entweder direkt das Doku-ment oder zunächst ein Benutzerdialog. Dieser kann eine Auswahl aus verschiedenen passen-den Vorlagen anbieten oder weitere benötigte Informationen abfragen, die nicht bereits durch die Anwendung bekannt sind.

Die Dokumenterstellung

Templateverwaltung in SAP

Beispiel: Word-Dokumenterstellung als Self-Service

Rechnungseingangsverarbeitung: Rechnungsrücksendungen, Lieferan-tenstammblatt, ... Fertigung: Bemusterungsdokumente, Collaborative Engineering, Freigabedokumente, Lieferantenblatt, Testergebnisblatt, ...

xft document composer: Dokumenterzeugung mit Word und Excel in SAP

Über xft

Wer sind wir?Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, E-Mails oder elektronische Be-lege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubin-den. Dazu entwickeln wir eigene Software-produkte auf Basis von SAP  NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezi-fi sche Anwendungen.

Was tun wir?Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digi-talen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-Basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An-bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Know-how steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus na-hezu allen Wirtschaftszweigen.

Was zeichnet uns aus?xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhalt-lich wie räumlich und personell. Die xft-Unter-nehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwick-lung des Walldorfer Software-Anbieters gear-beitet. Als offi zieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbie-ten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungs-partner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-Produkte.

Komplexität wird einfachMit dem xft document composer muss der Endnutzer seine gewohnte Ar-beitsumgebung in Microsoft Word und Microsoft Excel nicht verlassen. Die Dokumenterstellung hingegen wird direkt aus der SAP-Anwendung heraus angestoßen und das entstandene Dokument automatisch in den jeweiligen Prozesskontext eingebunden. Damit wird das SAP-System zur zentralen Informationsinstanz über den gesamten Prozess, ohne dass der Benutzer Daten zwischen den Systemen abgleichen muss.

Raum für FlexibilitätFür die Vorlagenerstellung sind keine Programmierkenntnisse erforder-lich, denn sie erfolgt überwiegend in Word bzw. Excel. So können die Fachabteilungen im Unternehmen selbst neue Vorlagen und benötigte Varianten erstellen. Mit geschachtelten Textbausteinen lässt sich ein nochmals höherer Adaptionsgrad an den jeweiligen Kontext erreichen. Wo das nicht ausreicht – z. B. weil individuelle Vereinbarungen möglich sein müssen –, erlaubt der xft document composer, Dokumente direkt in Microsoft Word bzw. Excel nachzubearbeiten.

Alles an einer StelleDer xft document composer wird vollständig in die bestehende SAP-Sys-temumgebung eingebettet und benötigt keine eigene Infrastruktur. Die Vorlagen und der Datenzugriff werden zentral innerhalb des SAP-Systems gepfl egt und stehen damit anwendungsübergreifend und unternehmens-weit zur Verfügung.

xft document composerHighlights

xft GmbHSAP Partner-Port | Altrottstr. 31 | 69190 WalldorfTel. (06227) 54 555 0 | Fax (06227) 54 555 44info@xft.com | www.xft.com

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