1. 1. Zeit ist Geld, E-Mailen auchDie E Mail ist der im Broalltag aktuell am hufigsten genutzteKommunikationskanal. Ursprnglich als kurzer, unkompliziertenInformationsaustausch gedacht, lenkt seine inflationre Nutzungheute immer mehr Personen von der Wertschpfung an ihremArbeitsplatz ab. Wer sich dessen bewusst ist und gegensteuert, gewinntZeit ist Geld, E-Mailen auchWettbewerbsvorteile, spart Zeit und Nerven.Tipps zum E-Mail-Management E-Mail-Management bedeutet einerseits, die Zahl zu bearbeitenderE-Mails auf ein sinnvolles Minimum zu reduzieren und andererseits,mit den verbleibenden so umzugehen, dass ihre Bearbeitung, Ablage,Archivierung und das Wiederfinden abgelegter Dokumente praktikabelund zeitsparend erfolgt.1 1
2. 2. ZEIT IST GELD, E-MAILEN AUCHIhr Posteinganginwieweit Sie sowohl dem E-Mail-Format (Vorsicht bei HTML-E-Mails!) als auch dem Dateiformat der Anlage trauen drfen.Die E-Mail ist ein asynchroner Kommunikationskanal. Das schliet einesofortige Antwort aus. Wer eine erwartet, whlt einen synchronen Kanal,Prfen Sie, welche der verfgbaren Funktionalitten Ihres E-Mail-wie das Telefon oder das persnliche Gesprch. Sehen Sie daher davon Programms Sie dabei untersttzen, Ihren E-Mail-Alltag zu vereinfachen.ab, sich durch eingehende E-Mails in Ihrer Arbeit unterbrechen zu lassen.So sind zum Beispiel der Regelassistent in Outlook, das UmwandelnDas wrde allen Regeln des Zeitmanagements zuwiderlaufen. Schalten von E-Mails in Termine oder Aufgaben, das Kennzeichnen von E MailsSie akustische und optische Signale beim Posteingang ab. zur Wiedervorlage oder Nachverfolgung ein Weg, Ihren Posteingang zu organisieren und klein zu halten.Nehmen Sie sich zwei- bis dreimal tglich Zeit, Ihre E-Mails im Blockabzuarbeiten. Gelingt es Ihnen, 80% der eingegangenen E-Mails nurVertrauen Sie auch bei der E-Mail-Kommunikation langbewhrteneinmal anzufassen, also nach dem ffnen sofort komplett zu bearbeitenklassischen Fertigkeiten wie Prioritten setzen, Zeitmanagement(inklusive Ablage/Archivierung), sparen Sie viel Zeit. Beantworten Sie und Delegieren. Auch hier bieten E-Mail-Programme untersttzendeE-Mails pnktlich. Sie vermeiden damit sowohl zustzliche Nachfragen:Funktionen. Frischen Sie Ihr Wissen bei Bedarf auf. Es lohnt sich.Wo bleibt die Antwort? als auch Zndstoff in der Zusammenarbeit. Was, wenn Sie, obwohl Ihr E-Mail-Postfach auf dem Computer im BroVor Spams schtzen Sie inzwischen Spam-Filter. Stellen Sie hier hohe bereits berquillt, parallel dazu auch unterwegs auf dem SmartphoneAnforderungen, statt sich mit Kompromissen, die Ihre wertvolle ZeitE-Mails bearbeiten? Zu den Fakten: Sie rufen zweimal dieselben Nachrichtenkosten, zufriedenstellen zu lassen. Inzwischen ist Technik verfgbar,ab. Sie antworten zum Teil mobil, zum anderen Teil aus dem Bro.die Sie nahezu vollstndig von Spam befreit und dabei gleichzeitigsicher zwischen Spam und fr Sie wichtigen Nachrichten zu unterschei-Zwei Fragen tauchen auf:den versteht. Nutzen Sie bei Bedarf die Fhigkeit Ihres Spam-Filters,Nutzerinformationen zur Optimierung ihrer Funktion zu verarbeiten. 1. Inwieweit gelingt es Ihnen hier, den berblick zu bewahren? Und:Fttern Sie ihn mit entsprechenden Daten. Geben Sie, soweit es in IhrerMit welchem Aufwand? Haben Sie eine Assistentin, die ebenfallsHand liegt, Ihre dienstliche E-Mail-Adresse sparsam und berlegt weiter. Verantwortung fr Ihre E-Mails trgt, gelten diese Fragen auch fr sie.Sorgen Sie fr einen stets aktuellen Virenschutz. Sehen Sie jedoch davon 2. Handelt es sich bei der mobil bearbeiteten Korrespondenz umab, sich hier ausschlielich auf die Technik zu verlassen. Studien zeigen, geschftsrelevante E-Mails: Wie gelingt die vom Gesetzgeber vor-dass mehr als die Hlfte der Schden, die durch IT-Sicherheitslcken geschriebene E-Mail-Archivierung?entstanden sind, durch menschliches Fehlverhalten statt durch techni-sche Fehler hervorgerufen wurden. Investieren Sie daher in Ihre eigeneund die Schulung Ihres Personals. Oder wollen Sie erst aus Schaden klugIhr Postausgangwerden? Wenige Sekunden des Nachdenkens vor dem Mausklick ersparenoft qualvolle Stunden nach einem Systemausfall. Prfen Sie zum Beispiel, Bei der E-Mail gilt: Weniger ist mehr. Das bedeutet, weniger E-MailsBEVOR Sie eine E-Mail und deren Anhang ffnen, inwieweit Absenderschreiben, weniger Anlagen, den Verteiler minimieren und den Inhaltund Betreffzeile dieser Nachricht berhaupt plausibel erscheinen oderkurz und verstndlich formulieren.2 3
3. 3. ZEIT IST GELD, E-MAILEN AUCHVerwenden Sie E-Mails nur, wenn sie fr den jeweiligen Zweck geeignet >> Achtsamkeit ist auch bei den E-Mails geboten, die einen Vorgangsind:und alle daran beteiligten Akteure ausfhrlich abbilden. Sie erkennen sie meist an ihrer Betreff-Zeile mit mehreren AWs>> Sehen Sie zum Beispiel davon ab, E-Mails zu verwenden, wenn (Antwort) und WGs (weitergeleitet). Was kann hier schiefgehen? es um komplexe Sachverhalte geht. Hier ist ein synchroner Einerseits ist die Frage nach der Verstndlichkeit zu stellen. Kommunikationskanal, der Rckfragen unmittelbar zulsst,Andererseits spiegeln solche Korrespondenzen viel von der der E-Mail berlegen. Unternehmens- und Kommunikationskultur wider. Das hat>> Finger auch dann weg von der Tastatur, wenn Konfliktpotenzial bereits Vorgesetzte und Auftraggeber bei der Lektre ins droht.Staunen versetzt.>> Handelt es sich um einen elektronischen Geschftsbrief, geltenReduzieren Sie den Verteiler auf ein sinnvolles Minimum. Vermeiden an diesen vergleichbare Anforderderungen wie an einen klas- Sie, den Posteingang Ihres Adressaten mit Nachrichten zu fllen, die er sischen Geschftsbrief. Das betrifft sowohl die Anrede und diebereits aus einer anderer Quelle erhlt oder die irrelevant fr ihn sind. Abschlussgruformel als auch die Signatur, die, so schreibt esOrientierung bieten hier unternehmensinterne E-Mail-Spielregeln, die der Gesetzgeber vor, alle Angaben zu enthalten hat, die auchsogenannte E-Mail-Policy. Bedenken Sie in der Kommunikation nach auf Ihrem Firmenbriefpapier angegeben werden. Da uns dasauen, dass auch Ihre bestehenden und potenziellen Auftraggeber Lesen auf dem Bildschirm schwerer fllt als auf Papier, gilt es unter der Informationsflut leiden. Bercksichtigen Sie darber hinaus umso mehr, in E-Mails kurz und przise zu formulieren und rechtliche Rahmenbedingungen. Sehen Sie in diesem Zusammenhang Missverstndnissen vorzubeugen. unbedingt davon ab, alle Empfnger als Adresskette (E-Mail-Adresse1; E Mail-Adresse2; E-Mail-Adresse3 - und so weiter) in den Kopf der E-Mail>> Dienen E-Mails der Verstndigung innerhalb von Projektteams, zu setzen, wenn Sie ein und dieselbe E-Mail an mehrere Empfnger, bei denen von einem vertrauensvollen Verhltnis der Beteiligten zum Beispiel Kunden oder Geschftspartner senden. Sie ersparen Ihren ausgegangen werden darf, verlieren zwar die frmliche Anrede Adressaten damit eine untige E-Mail-Flut und sich selbst rechtliche zu Beginn und der Abschlussgruss an Bedeutung, die Forderung Auseinandersetzungen. Verfassen Sie eine Serien-E-Mail analog zum jedoch, auf den Punkt und verstndlich zu fomulieren, bleibt Serienbrief. Prfen Sie, ob Ihr E-Mail-Programm diese Funktion enthlt. bestehen. Falls das nicht der Fall ist, nutzen Sie auf dem Markt (preisgnstig) ver->> Geht es darum, vertrauliche Daten zu bermitteln, stellt sich fgbare Serien-E-Mail-Programme. Achten Sie dabei darauf, selbst die die Frage, inwieweit die E Mail hierfr geignet oder ob besserKontrolle ber die Adressdaten zu behalten, statt diese zu freizgig an ein Brief oder das klassische Einschreiben zu verwenden ist.Dritte, zum Beispiel Dienstleister auszulagern. Die unverschlsselte E-Mail ist, was ihre Lesbarkeit auf dem Weg vom Absender zum Empfnger betrifft, vergleichbar mit Formulieren Sie eine E-Mail kurz und przise. Das betrifft sowohl die einer Postkarte. Um auszuschlieen, dass Dritte eine E-Mail Betreffzeile als auch den Textkrper. Prfen Sie vor dem Absenden, auf dem Weg in den Zielposteingang lesen, sollte die E-Mail ob Ihr Text aus Empfngerperspektive verstndlich formuliert ist. Fllt verschlsselt werden. Ihnen das schwer, sollten Sie einen alternativen Kommunikationskanal whlen. Dann sparen Sie Zeit und bewirken mehr. Enthlt Ihre E-Mail45
4. 4. ZEIT IST GELD, E-MAILEN AUCHeine Handlungsaufforderung, prfen Sie, inwieweit die 5 Ws diese frden Empfnger klarer werden lsst: Wer soll was wie bis wann erledigenund weshalb ist das wichtig?Reduzieren Sie Anlagen auf das Ntigste. berlegen Sie insbesonderebei Serien-E-Mails, ob ein Link in der E-Mail der Anlage vorzuziehen wre.Komprimieren Sie Anlagen bei Bedarf.Ihre E-Mail-Ablage und ArchivierungWir leben in Zeiten der E-Mail-Flut. Da erscheint der Gedanke, ihr durchLschen zu begegnen, zunchst durchaus plausibel. Aber Vorsicht! Seit2002 fordert der Gesetzgeber (GDPdU: Grundstze zum Datenzugriff undzur Prfbarkeit digitaler Unterlagen, www.gdpdu-portal.de) die revisi-onssichere Archivierung steuerrelevanter E-Mails ber einen Zeitraumvon bis zu zehn Jahren. Dafr wird ein E-Mail-Archiv bentigt. Wie dieE-Mail-Archivierung erfolgt, ist Bestandteil der firmeneigenen E Mail-Policy.E-Mails, die keiner Archivierungspflicht unterliegen, werden, abhngig Stand: Dezember 2012davon, ob sie spter noch gebraucht werden, abgelegt oder gelscht.Die Ordnerstruktur hat Sie an Ihrem Arbeitsplatz zielgerichtet dabei zuuntersttzen, abgelegte Dokumente unkompliziert und schnell wie-derzufinden. Dabei gilt es, Ressourcen zu schonen, wie zum BeispielSpeicherplatz.ber die AutorinDr.-Ing. Martina DresselWEBGOLD-AkademieWeitere Informationen:Dr.-Ing. Martina Dressel ist Expertin fr ziel-Martina Dressel: E-Mail Knigge, ISBN 978-3-00-026059-9fhrende Kommunikation. Als Unternehmerin,oder unter www.e-mail-knigge.de vierfache Fachbuchautorin und Rednerin inspi-riert sie dazu, Produktivitt mit Lebensqualittim Alltag zu verbinden. Im Umgang miteinan-der und der Technik sollen wir ebenso glcklichsein wie effizient.Download aller BIEG-Leitfden unterwww.bieg-hessen.dewww.webgold.de6 7
5. 5. Zeit ist Geld, E-Mailen auch Die E-Mail ist der im Broalltag aktuell am hufigsten genutzte Kommuni- kationskanal. Ursprnglich als kurzer, unkomplizierten Informationsaus- tausch gedacht, lenkt seine inflationre Nutzung heute immer mehr Personen von der Wertschpfung an ihrem Arbeitsplatz ab. Wer sich dessen bewusst ist und gegensteuert, gewinnt Wettbewerbsvorteile, spart Zeit und Nerven. Unser Leitfaden gibt diese und weitere wertvolle Tipps.ImpressumHerausgeberBIEG Hessenc/o IHK Frankfurt am Main Telefon 069 / 2197 1380Brsenplatz 4 Telefax 069 / 2197 149760313 Frankfurt am Main info@bieg-hessen.deDas BIEG Hessen ist eine GbR und wird vertreten durch die Gesellschafter Trger des BIEG Hessen | Industrie- und Handelskammern:IHK Frankfurt am Main, IHK Hanau-Gelnhausen-Schlchtern, IHK Fulda Frankfurt am Main| Fulda | Hanau-Gelnhausen-Schlchtern | Offenbach am Mainund IHK Offenbach am Main.Verantwortlich fr den InhaltDetlev Osterloh, Geschftsfhrer,BIEG Hessen, IHK Frankfurt am MainDruckDaab Druck & Werbe GmbH, Reinheim HERAUSGEBERLayout und Titelbild BIEG Hessen Telefon 069 2197-1380Birgit Drrc/o IHK Frankfurt am Main Telefax 069 2197-1497 Brsenplatz 4 info@bieg-hessen.de 60313 Frankfurt am Main www.bieg-hessen.de89