Einführung eines integrierten prozessorientierten Verwaltungsmanagements im Luftfahrt-Bundesamt

- Beitrag zum 10. eGovernment-Wettbewerb in der Kategorie „Modernste Verwaltung Deutschlands“ -

Ziele

Ausrichtung des Verwaltungsmanagements auf die Prozesse/Produkte der

Behörde

Wandel von der inputorientierten zu einer outputorientierten Steuerung

Verbesserung der Empfängerorientierung

Geschäftsprozesse des LBA als Dreh- und Angelpunkt der behördlichen

Planung und Steuerung

Einführung eines integrierten prozessorientierten Verwaltungsmanagements im Luftfahrt-Bundesamt

- Beitrag zum 10. eGovernment-Wettbewerb in der Kategorie „Modernste Verwaltung Deutschlands“ -

Auf der folgenden Seite sind die Elemente des integrierten prozessorientierten

Verwaltungsmanagements dargestellt. Aus der farblichen Gestaltung ist der

Stand der Umsetzung zu entnehmen.

Beim Durchklicken werden zu jedem Element Erläuterungen eingeblendet.

Luftfahrt-Bundesamt

Die Elemente des Verwaltungsmanagements

kontinuierlicher Verbesserungs-

prozess

Qualitäts- management

kontinuierliche Personalbedarfs-

ermittlung

Prozessmanagement

Controlling

Vorgangs- bearbeitungs-

und Dokumenten- management

eLBA

Wissens- Management

teilweise umgesetzt

Umsetzung begonnen

konzeptionell bearbeitet

Kontinuierliche PersonalbedarfsermittlungDas Prozessmanagementsystem enthält Informationen über Bearbeitungszeiten und Fallzahlen. Damit ist eine Ermittlung des geschäftsprozessbezogenen Personalbedarfs möglich. Im Unterschied zu statischen organisatorischen Betrachtungen werden die Bedarfswerte somit auf der Grundlage jeweils aktualisierter bzw. optimierter Verfahren und aktueller Fallzahlen ermittelt. Diese Informationen bilden u. a. eine Entscheidungsgrundlage für die interne Steuerung der Personalressourcen und auch eine belastbare Grundlage für Stellenanforderungen, Gebührenkalkulationen usw.

WissensmanagementZiel des Wissensmanagements ist eine bedarfsgerechte, einfache und schnelle Informationsgewinnung. Dies gilt gleichermaßen für Informationen, die im Rahmen der Vorgangsbearbeitung benötigt werden sowie auch insbesondere für die Beantwortung von Bürgeranfragen.In einer Wissensdatenbank soll das für alle Prozesse erforderliche Organisationswissen für alle Beschäftigten schnell abrufbar gemacht werden. Dabei soll zum einen auf das zu den einzelnen Prozessen in ARIS hinterlegte Wissen zugegriffen werden und zum anderen sollen Inhalte aus allen anderen verfügbaren Datenbanken genutzt werden.

ControllingDas Kernelement des Controllings bildet eine Kosten- und Leistungsrechnung, die sich seit 2002 im Wirkbetrieb befindet. Die darin enthaltenen Elemente der Planung und Steuerung (Produkte) werden mit dem Prozess-management harmonisiert. Im Rahmen des Controlling-Regelkreises ermittelte Plan-Ist-Abweichungen sind u. a. Indikatoren für das Erfordernis von Auditierungen der betreffenden Geschäftsprozesse. Dies ist z. B. der Fall, wenn Abweichungen vom geplanten prozessbezogenen Zeitbedarf festgestellt werden (sog. Verbrauchs-abweichungen).

Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagement (VBS/DMS)Die im LBA erhobenen Geschäftsprozesse bilden die Grundlage für die Definition der Anforderungen an die Vorgangsbearbeitung im Hinblick auf den Zeichnungslauf (Workflow). Je nach dem, ob der Weg eines Vorgangs bzgl. der involvierten Stellen standardisierbar ist oder ob vorgangsindividuelle Beteiligungen gegeben sind, können Standard- oder ad-hoc-Workflows gebildet werden. Mit Hilfe des VBS/DMS ist eine prozessbezogene, effiziente Vorgangs- und Dokumentensteuerung und -bearbeitung sowie -verwaltung möglich.

QualitätsmanagementIm LBA ist die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach einer gängigen QM-Norm, wie z. B. EFQM, CAF, ISO 9000ff, geplant. Kernstück eines zukünftigen Qualitätsmanagement-systems im LBA wird das Prozessmanagement sein.Kontinuierlicher VerbesserungsprozessDas Prozessmanagement im LBA ist Aufgabe der Führungskräfte. Diese setzen sich mit ihren Prozessen auseinander und überprüfen sie turnusmäßig auf Verbesserungspotenzial. Werden Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz und/oder Effektivität der Prozesse identifiziert, wird seitens der Prozessverantwortlichen eine Remodellierung der betreffenden Geschäftsprozesse veranlasst. Der Impuls für Prozessverbesserungen kann von jedem einzelnen Mitarbeiter ausgehen, da die Geschäftsprozesse in einem Online-Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Auf diese Weise wird eine permanente Aufgabenvollzugskritik mit dem Ziel der ständigen Prozessverbesserung erreicht.