Zukunftstrend Mobilität: Bringen Sie Ihr Unternehmen in die digitale Welt

Mobiles Arbeiten verändert Unternehmen nachhaltig. Viele Mitarbeiter sind bereits

mit Smartphones und Tablets ausgestattet. Sie wollen nicht mehr nur im Privat-

leben, sondern auch im Arbeitsalltag von mobilen Anwendungen profi tieren. Aus

diesem und vielen anderen Gründen wird das Einsetzen mobiler Lösungen in zu-

kunftsorientierten Unternehmen vorangetrieben. Hinter dem Stichwort Enterprise

Mobility verbirgt sich ein Trend, der für Sie mit den wachsenden Unternehmensan-

forderungen nach Vernetzung und modernen, Cloud-basierten IT-Infrastrukturen

an strategischer Bedeutung gewinnt. Die rasante Entwicklung hin zu mehr Ver-

netzung und Mobilität veranlasst immer mehr mittelständische Unternehmen zum

Umdenken und zur Formulierung einer Mobile Business Strategie zur Stärkung der

eigenen Wettbewerbsfähigkeit. Was eine erfolgreiche Enterprise Mobility-Strategie

ausmacht, bringen wir in diesem White Paper auf den Punkt.

Whitepaper 1

Mobile Endgeräte auf dem Vormarsch

Umsatzsteigerungen und Kostensenkung durch Enterprise Mobility

Allein in Deutschland gab es 2014 mehr als 40 Mio. Smartphone Nutzer. Weltweit soll die Zahl der Smartphone Nutzer bis 2018 gar auf mehr als 2,56 Mrd. anwachsen. Die Durchdringung von Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets setzt sich auch im Geschäftsalltag mit großem Tempo fort. In Verbindung mit immer neuen Cloud-Angeboten, die diesen Trend noch beschleunigen, ist der Paradigmenwechsel in der Unternehmens-IT heute allgegenwärtig. Off en, plattformunab-hängig, fl exibel skalierbar und agil sind nur einige Eigenschaften, die modernen IT-Infrastrukturen heute zugeschrieben werden. Sich ändernde Nutzungs- und Informationsgewohnheiten bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern stellen gerade mittelständische Unternehmen vor enorme Herausforderungen.

Die Anbindung mobiler Endgeräte an die Unternehmens-IT erhöht die Produktivität, bringt bessere Service-Level, durch-gängige Prozessen ohne Medienbrüche und fl exiblen Arbeitszeitmodellen für Ihre Mitarbeiter mit sich. Immer mehr Un-ternehmen wollen Geschäftsprozesse zukünftig mobil abbilden und organisieren und entwickeln sich zu einem Mobile Enterprise. Die Vorteile mobiler Anwendungen liegen auf der Hand und werden in zahlreichen Studien, z.B. der Lünendonk Trendstudie 2014, belegt. Neben quantitativen Vorteilen, wie der Steigerung der Effi zienz und Produktivität von Mitar-beitern, Lieferanten und Partnern gewinnen auch qualitative Verbesserungen an Bedeutung. Durch den mobilen Einsatz von Smartphones und Tablets erhöhen Sie auch die Transparenz und das Vertrauen gegenüber Kunden und schaff en fl exible Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter.

Whitepaper 2

Quelle: Statista

Anzahl der Smartphone-Nutzer in Deutschlandin den Jahren 2009 bis 2014 (in Millionen)

Jan.2009

Jan.2010

Feb.2014

Okt.2013

Jun.2013

Feb.2013

Dez.2012

Okt.2012

Jul.2012

Mrz.2012

Dez.2011

Jul.2011

Dez.2010

6,318,43

40,4

37,435,7

33,431

29,527,3

24

21,3

17,8

14,03

Über 40 Mio.

Smartphone-Nutzer

in Deutschland

in 2014

Quelle: Lünendonk®-Trendstudie 2014, „Mobile Enterprise Review“

Steigerungder Prozesseffi zienz, Umsätze und Mitarbeiterproduktivität ist branchenübergreifend

ein Ziel von Enterprise Mobility.

Mehr als 50%der Unternehmen aus Industrie, Banken

und Dienstleistern haben mehr Erfolg durch Enterprise Mobility.

Einsatzfelder von Mobilgeräten im Geschäftsalltag

Einsatzfelder im Überblick:

Einsatzbereiche für mobile Anwendungen gibt es zuhauf. Im mobilen Kundendienst können Aufträge etwa auf smarte Weise disponiert, Prozesse durchgängig abgebildet und unproduktive Wartezeiten vermieden werden. Im Service erleich-tern sie zudem die Fehlerdiagnose und unterstützen komplexe Wartungsprozesse. Projektleiter sehen auf der Baustelle wichtige Informationen wie Preise, Eigenschaften, Bau- und Ausführungsbeschreibungen, technische Dokumentationen oder aktuelle Informationen rund um die komplexe Materiallogistik.

Neben den Mobilanwendungen lässt sich aber auch die Hardware heute optimal auf den jeweiligen Einsatzzweck aus-richten. So eignen sich für gelegentlich im Außendienst tätige Mitarbeiter Tablets mit integrierter PC-Dockingstation, um auf der Baustelle mobil zu bleiben und im Büro wie gewohnt über einen externen Monitor, Maus und Tastatur zu arbeiten. Über unterstützende Apps wie etwa Microsoft OneNote können u.a. Termin-Notizen handschriftlich auf dem Tablet erfasst und im Zuge der automatischen Synchronisation auch auf andere Mobilgeräte wie dem Smartphone über-tragen werden, so dass Handwerker stets ihr komplettes „Büro“ dabei haben und ihre Arbeitsprozesse durch die Di-gitalisierung verkürzen können. Auch für Innendienstmitarbeiter stellen mobile Geräte ganz neue Arten der digitalen Kommunikation bereit. Das Tablet wird zum Begleiter für Besprechungen und ermöglicht zudem das uneingeschränk-te Arbeiten mit allen Softwareprogrammen optional im Home Offi ce. Diese Entwicklungen weichen den klassischen „8 - 17 Uhr-Arbeitsplatz“ auf und ermöglichen die Gestaltung fl exibler Arbeitszeitmodelle, passend für die Organisation von Familie und Beruf.

Allgemeine Organisation:› Microsoft Offi ce 365 organisiert den gesamten Geschäftsalltag: Outlook für E-Mails und Kalenderorganisation, Word zur Textverarbeitung, Excel zur Tabellenkalkulation, PowerPoint für Präsentationen, OneNote für Notizen, Lync für Konferenzen, OneDrive als Datenspeicher› Apps für geschäftsrelevante Prozesse› Integrierte Kamera zur Dokumentation und Scannen von Barcodes, QR-Codes› GPS zur Navigation

Büro:› Offi ce 365 mit Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access, Lync, Sharepoint› Betriebswirtschaftliche Handwerkersoftware von pds

Baustelle:› Aufmaß-Erfassung› Bautagebuch-Dokumentation› Digitale Zeiterfassung

Service & Wartungsgeschäft:› Termineinsatzplanung› Routenmanagement über Bing-Karten› Übermittlung von digitalen Aufträgen› Dokumentation von Checklisten› Kundenunterschrift› Videokonferenzen via LYNC von Baustellen zum Innendienst› Materialbedarfsplanung› Technische Dokumentation› Planung von Aufträgen› Optimale Routenplanung

Lager: › Mobile Datenerfassung via MDE-Geräte

Management:› Zugriff auf Kennzahlen für strategische Unternehmensentscheidungen› Unternehmensinformationen in Echtzeit› Vernetzung von Menschen, Informationen und Prozessen › Betriebswirtschaft 4.0› CRM Informationen rund um Ihre Kunden

Whitepaper 3

Enterprise Mobility erfordert nachhaltige Konzepte

Formulierung einer Mobile-Enterprise-Strategie

„Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind gut beraten mit einer „Hands-on-Mentalität“ einfach mal strate-gisch in die digitalen Prozesse zu starten“, weiß Jörg Bilz, Prokurist und Head of Sales bei der pds GmbH. „Typischerweise sind zwei Szenarien zu unterscheiden: Zum Einen nutzen die Mitarbeiter ihre privaten Mobilgeräte ohne Wissen und Zustimmung des Managements auch zu geschäftlichen Zwecken, sei es auch nur zur E-Mail-Kommunikation oder etwa zum Download benötigter Dokumente, oder dem Organisieren von Terminen und Aufgaben. Zum Anderen tolerieren Unternehmen den Gebrauch privater Endgeräte und erlauben Mitarbeitern den Zugriff ins Firmennetzwerk oder die Kom-munikation mit dem Microsoft Exchange-Server. In beiden Fällen haben die Unternehmen zunächst keinerlei Kontrolle über die Datenfl üsse, den „Wildwuchs“ bei Apps oder Mobilgeräten oder Datenschutzmaßnahmen.“ Grundlegende Fragen,welcher Mitarbeiter welche Daten auf welchem Gerät benötigt, wie private und betriebliche Anwendungsfelder abge-grenzt werden können oder welche Sicherheitslücken einen Datenabfl uss verursachen können, müssen daher frühzeitig geklärt werden. Um die einhergehenden Risiken eff ektiv zu managen und die Potenziale für das eigene Unternehmen zu kanalisieren, bedarf es daher eines ganzheitlichen strategischen Ansatzes. Dies schließt nicht nur Zielerwartungen und technische Fragen ein, sondern auch die Stärkung des Bewusstsein für einen verantwortungsvolleren Umgang mit den Unternehmensdaten.

In ersten Schritten defi nieren Unternehmen die Zielgruppe und die Ziele der Mobil-Strategie. Sollen z.B. die eigenen Mit-arbeiter im Service, Projektmanagement oder in der Sachbearbeitung mit Mobilgeräten ausgestattet oder Partner und Lieferanten angebunden werden? Ausgehend von der Zielgruppe kann das Unternehmen die Ziele bestimmen, die mit der mobilen Lösung erreicht werden sollen. Eine Mobilanwendung, die dem Servicemitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf benötigte projekt-, auftrags- oder kundenrelevante Informationen erlaubt und gleichzeitig die elektronische Über-mittlung von Auftragsberichten gewährleistet, würde dem Unternehmen einen nachhaltigen und messbaren Mehrwert bieten. Eine automatisierte Auftragsdisposition, etwa mit Navigationsfunktion und integrierter Zeiterfassung, würde zudem das Auftrags-Handling maßgeblich erleichtern. Die Formulierung der Ziele dient der internen Abstimmung und Entscheidungsfi ndung über Inhalte und Funktion der künftigen mobilen Services. Dabei sollten alle Projektbeteiligten(z.B. Fachabteilungen, IT und ggf. Datenschutzbeauftragte) frühzeitig miteinbezogen werden. So können etwa Service-mitarbeiter beschreiben, welche Kundeninformationen und Dokumente benötigt werden und für welche Tätigkeiten eine mobile Unterstützung im Tagesgeschäft tatsächlich geeignet ist.

Im Nachgang werden die technischen Anforderungen festgelegt, die unter Berücksichtigung der vorhandenen Infra-struktur die Basis für einen sicheren und zuverlässigen Datenaustausch bilden, u.a. im Hinblick auf Browser- und Cloud-Fähigkeit, Plattformunabhängigkeit, das Sicherheitskonzept, den Online- oder Offl ine-Zugriff oder Datenfl üsse zwischen den Systemen. Schlussendlich liefert das Anforderungsprofi l die Grundlage für die Entscheidung, in welcher Form und von welchem Anbieter eine mobile Lösung in die IT-Landschaft integriert werden kann. Ist die Wahl auf eine bestehende oder zu entwickelnde Lösung gefallen, muss diese in das IT-Sicherheitskonzept eingebunden werden: wie werden die Datentransfers verschlüsselt, welche Mitarbeiter erhalten welche Berechtigungen und wie können Datenfl üsse doku-mentiert werden. Um Sicherheitsrisiken durch private BYOD-Nutzung (Bring your own Device) zu vermeiden, müssen beteiligte Mitarbeiter über die unternehmensspezifi schen Do´s und Dont´s beim Zugriff auf die Unternehmensdaten informiert werden.

„Gerade kleine und mittelständische Unternehmen tun

sich schwer, das Thema „Mobilität“ strategisch anzugehen“,

so pds Vertriebsleiter Jörg Bilz.

Whitepaper 4

Tatsächlich machen die Cloud und Cloud-fähige Anwendungen heute den Weg zur Enterprise Mobility sehr einfach. „Die hybride Cloud, bei der klassische Inhouse-Anwendungen bedarfsgerecht und nach Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten mit beliebigen Cloud-Anwendungen kombiniert werden können, schaff t eine hervorragende infrastrukturelle Basis, auf der Unternehmen für ihre Mobilstrategie aufsetzen können. Sie steht heute bereits als Synonym für Mobilität, Skalierbarkeit, Elastizität und Flexibilität beim IT-Einsatz und macht es denkbar einfach, Anbindungen und Erweiterungen des Netzwer-kes vorzunehmen, die Kapazitäten nach dem jeweiligen Bedarf exakt steuern und Berechtigungen wie auch Endgeräte bequem verwalten zu können“, erklärt Jörg Bilz. Mit dem Betrieb im Rechenzentrum können Unternehmen Betriebs- und Sicherheitsrisiken vollständig an den Dienstleister abgeben und profi tieren von geringen Initialisierungskosten sowie einem gleichbleibend hohen Kosten-Performance-Verhältnis.

Werden von dem eigenen Lösungsanbieter bereits branchenspezifi sche Mobilanwendungen für den Cloud-Einsatz be-reitgestellt, können Betriebe ihre mobile Strategie direkt umsetzen. Mit pds service und pds zeit bietet pds und das bundesweite Partnernetzwerk bereits fertige mobile, plattformunabhängige End-to-End-Lösungen, die auf die spezifi -schen Anforderungen von Handwerksunternehmen zugeschnitten sind. „Damit konnten wir in Sachen Service-Planung, Echtzeit-Datenzugriff , Rückkopplung zum Unternehmen und zur Auftragserfassung den Generationswechsel in unserem mobilen Kundendienst schnell und erfolgreich umsetzen. Unsere Geschäftsprozesse rund um den Kundendienst verlau-fen heute vollständig digital, samt Projektakte, Baustellendokumentation, automatisierter Zeiterfassung und elektro-nischer Leistungserfassung“, erläutert André Wefers, Geschäftsführer des Kölner SHK-Spezialisten Wefers GmbH. „All unsere betriebenen Anlagen werden damit zu eigenständigen Service-Einheiten, deren Lebenszyklus, Störungs- und Wartungsintervalle heute genauestens erfasst und ausgewertet werden können, was uns wiederum zusätzliche Um-satz-Potenziale eröff net.“

Cloud vereinfacht die Umsetzung von Mobil-Strategien

Wefers GmbH stellt Kundendienst

mit pds Apps und Mobilgeräten

„auf digital“ um.

Nachfrage nach Cloud-Lösungen

mit weiterhin hohen Zuwachsraten

Whitepaper 5

2013

4,4

2014*

6,4

2015*

8,8

2016*

11,8

15,4

2017* 2018*

19,8

+46%

Cloud-Markt wächst ungebremstUmsatz mit Cloud-Lösungen (Hardware, Software, Services)in Mrd. Euro in Deutschland

* PrognoseQuelle: Expertongroup, Bitkom 2014

+39%

+34%

+30%

+28%

Die pds GmbH ist führender Anbieter für Handwerkersoftware im Bau- und Baunebengewerbe. Mehr als 150 auf Bran-chen- und kaufmännische Lösungen spezialisierte Mitarbeiter arbeiten im niedersächsischen Rotenburg (Wümme) an der Weiterentwicklung der Softwareprodukte für Handwerksbetriebe in den DACH-Ländern sowie in Luxemburg. Seit der Firmengründung 1973 liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software mit Branchenanforderungen sowie allen gewerkspezifi schen Besonderheiten des Baugewerbes. Neben klassischer ERP-Software beinhalten pds Lösungen auch mobile Anwendungen für die Baustelle, wie mobiler Kunden- und Wartungsservice, Fahrzeugortung und Zeiterfassung. Die zukunftsweisende Technologie von pds abacus und pds focus gibt pds Anwenderunternehmen die Sicherheit, auch in Zeiten der Cloud einen langfristig orientierten und zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Die Implementierung und Schulung der Software ermöglichen die pds Partner in Kombination mit den pds Seminarzentren in Rotenburg, Frank-furt (Hessen) und Weinstadt (Baden-Württemberg). Für eine ganzheitliche Vor-Ort Betreuung und Implementierung aller IT-Themen sorgen 18 pds Partnerunternehmen.

Ansprechpartner

Katrin KascheTelefon 04261 855-304E-Mail katrin.kasche@pds.de

Jörg BilzTelefon 04261 855-203E-Mail joerg.bilz@pds.de

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Whitepaper 6

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