Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen SAAR Klaus-Peter Ernst Saarpfalz-Kreis eGo-Saar-AKTUELL 17.Oktober 2006 big-Eppel Kultur

Zweckverband „Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen“

SAAR

Klaus-Peter ErnstSaarpfalz-Kreis

eGo-Saar-AKTUELL17.Oktober 2006

big-EppelKultur & Kongress

Das KompetenzteamDas KompetenzteamAusschreibungsplattform / eVergabeAusschreibungsplattform / eVergabe

Klaus-Peter Ernst, Vorsitzender

Saarpfalz-Kreis, Homburg


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AgendaAgenda• Eine Bilanz• Die Beschlüsse• Die rechtlichen Vorgaben• Eine Marktübersicht• Eine Abgrenzung• Die Bedingungen für ein Modell• Das Modell einer Vergabestruktur eGo-Saar• Die Teilnehmer des Software-Testes• Der Livetest beim Saarpfalz-Kreis• Die einheitliche Bekanntmachung • Die Vorteile Vergabe@NET und BieterCockpit• Ein Organisationsmodell• Die Vorteile von Vergabe@Work• Die Alleinstellungsmerkmale• Ausschreibung Ja oder Nein• Die Kosten und Einsparungen• Die Bekanntmachungsplattform eGo-AVA• Ziele und Ausblick


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Eine BilanzEine Bilanz

Kompetenzteam „Ausschreibungsplattform“

Konstituierende Sitzung am 18. Februar 2005

16 Fachleute aus verschiedenen Bereichen

Diskussionen und Beschlüsse in 16 Sitzungen


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Die BeschlüsseDie Beschlüsse

• Des Kompetenzteams– Angleichung des Informationsstandes zum Vergaberecht– Marktanalyse / Kontakt mit Anbietern– Vorstellung von Software

– Beschaffung eines Vergabemanagementsystems

– Empfehlung eines Katalogsystems zur gemeinsamen Beschaffung

• Des Vorstandes und der Verbandsversammlung

– Der Vorstand ist den Ergebnissen des Ko-Teams gefolgt – Die Verbandsversammlung hat am 6. Dezember 2005 einem

Ausschreibungsmanagementsystems die Zustimmung erteilt


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Die rechtlichen VorgabenDie rechtlichen Vorgaben• Umsetzungsfrist für die neue EU-Richtlinie zum Vergaberecht in

nationales Recht ist am 31. Januar 2006 abgelaufen

• Aussage der Bundesregierung:– Das Vergaberecht wird vereinfacht und modernisiert– Das Vergaberecht wird im Rahmen des bestehenden Systems novelliert– Die Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien erfolgt unter Beibehaltung der

Kaskade:

• Zeitplan der Bundesregierung:– Rundschreiben zum 1. Februar 2006 für Aufträge oberhalb der EU-

Schwellenwerte– Anpassung der Verdingungs- und Vergabeverordnung zum 1. Oktober 2006– Modernisierung des dreistufigen Systems ohne zeitliche Festlegung

GWB VgVVOB, VOL,

VOF


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Eine MarktübersichtEine Marktübersicht

von Softwareanbietern und Ausschreibungsverlagen (Auswahl ohne Vollständigkeit)


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Eine AbgrenzungEine Abgrenzung• Bekanntmachungsplattformen

– dienen der elektronischen Bekanntmachung von Ausschreibungen– sind ein Informationsmedium für Auftragnehmer – redaktionell bearbeitet– bieten nicht die Möglichkeit Vergabeunterlagen herunterzuladen

• Vergabe- / Ausschreibungsplattformen bieten zusätzlich– die Möglichkeit Vergabeunterlagen und Angebote elektronisch auszutauschen– zur Rechtssicherheit die qualifizierte elektronische Signatur, vereinfachte

Signatur oder das Mantelbogenverfahren – eine Kommunikationsdrehscheibe zwischen Auftraggeber und Bieter – eine Bearbeitung von Angebotsdaten – eine Prüfung/ Wertung ist nicht oder nur

eingeschränkt möglich

• Integrierte Vergabemanagement-Systeme bieten darüber hinaus– eine Workflow-Steuerung mit hinterlegten Rollen und Rechten sowie

Plausibilitätschecks und Formularbibliotheken– die Erstellung der Vergabeunterlagen vollständig und rechtskonform– die elektronische Auswertung der Angebote bis zum Zuschlag– medienbruchfreie Integration in vor- und nachgelagerte Systeme z.B. Haushalts-

oder Beschaffungssysteme


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Die Bedingungen für ein ModellDie Bedingungen für ein Modell

...einer Ausschreibungsplattform / elektronische Vergabe für alle saarländische kommunale Institutionen des eGo-Saar:

– Einheitliche Bekanntmachungsplattform

– Nutzbar für alle Kommunen, Landkreise und sonstige Institutionen

– Einheitliche elektronische Plattform für alle Vergabearten

– Rechtssichere Abwicklung von Ausschreibungen

– Standardisierung des Formularwesens

– Qualitätsverbesserung von Vergaben

– Austausch und Multiplikation von Vergabeunterlagen

– Vollständigkeits- und Plausibilitäts-Prüfung für formalkorrekte Angebote

– Optimierung und Beschleunigung interner Verwaltungsabläufe

– Kosteneinsparung und Zeitreduzierung


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Bsp. Vergabestruktur eGo-SaarBsp. Vergabestruktur eGo-Saar

Gemeinde

AVergaben

Zeichnungsstufen

User

www.vergabeplattform.de

eGo-AVA Bekanntmachungen

Kreisstadt

B

Landkreis

C

Bundesland

D

Gemeinde

E

Gemeinde

F

Stadt

G

Gesellschaft

H

Gesellschaft

I

Einheitlicher Lieferanten- / Bieterstamm

Einheitlicher Formularsatz (VHB) VOL/VOB

LV´s

VergabeCockpit

LV-Manager

LV-Manager

LV-Manager

LV-Manager


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Die Teilnehmer des SoftwaretestesDie Teilnehmer des Softwaretestes

• Kreisstadt Neunkirchen– VOB / Vergabe@Work

• Landeshauptstadt Saarbrücken– VOL / Vergabe Cockpit und Modul Preisanfragen

• Entsorgungsverband Saar– VOB und VOL / Vergabe@Work

• Saarpfalz-Kreis– VOL / Vergabe@Work und Modul Preisanfragen

• Stadtverband Saarbrücken– VOL / Vergabe@Work

• Landkreis St. Wendel– VOB und VOL / Vergabe@Work


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Der Livetest beim Saarpfalz-KreisDer Livetest beim Saarpfalz-Kreis

50

27

15

Jun ´061. öffentliche

Ausschreibung

Jul ´062. öffentliche

Ausschreibung

Okt ´061. beschränkte Ausschreibung

+ 11 Preisanfragen

Anzahl registrierter Bieter

Steigerung um 333 %


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Die einheitliche BekanntmachungDie einheitliche BekanntmachungLokale Medien

Internetseite

Vergabeplattform


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Die Vorteile Vergabe@Net und BietercockpitDie Vorteile Vergabe@Net und Bietercockpit

• Leichter Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen• Keine Medienbrüche – dadurch schneller und kostengünstiger• Direkte Einsicht in Bedarfs- und Vergabevorhaben der Behörden• Reduktion von Vervielfältigungskosten• Bearbeitung von Ausschreibungen am PC• Elektronische Rücksendung von Angeboten incl. Anlagen • Nachrichten über Vergabeänderungen an alle Bieter gleichzeitig• Beschleunigter Entscheidungs- und Zeichnungslauf• Automatische Plausibilitätsprüfung • Erhöhung von Qualität und Nachprüfbarkeit• Dokumentation aller Aktivitäten innerhalb einer Vergabe


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Ein OrganisationsmodellEin Organisationsmodell

• für saarländische Kommunen

Landkreis

Gemeinde A

Gemeinde B

Gemeinde C

Gemeinde D

RPA LV-Manager

Bekanntmachungen


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Die Vorteile von Vergabe@Work Die Vorteile von Vergabe@Work

• Rechtskonformes Vergabeverfahren nach VOL/VOB/VOF• juristisch ausgeprägter Workflow und rollenbasiertes Workflow-

System• Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen• Vergabevorschriften als Hilfefunktion• Vergabehandbuch des Bundes, ZVB, EVB, BVB• Termin- und Fristenmanager• Qualifizierte digitale Signatur und Verschlüsselungsmechanismen• Unterstützt die komplette Ausschreibung von der Planung über LV,

Submission, Auswertung bis zur Archivierung• Permanente Dokumentation aller Aktivitäten


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Die AlleinstellungsmerkmaleDie Alleinstellungsmerkmale

• der Vergabelösung prego eVergabe / AI-AG

– Abwicklung aller Vergabearten VOB – VOL – VOF– Vergabemanagement-System gemäß juristischem Pflichtenheft– Vergabevorlagen incl. Workflow mit juristischer Logik– Prüfung und Wertung der Angebote incl. Preisspiegel– Medienbruchfreie Bieterkommunikation via Vergabeplattform– Schnittstellen zu GAEB-Dateien, Katalogsystemen usw.


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Ausschreibung Ja oder NeinAusschreibung Ja oder Nein• vergaberechtliche Überprüfung des Software-Systems:

– das Produkt bietet mehrere Alleinstellungsmerkmale – kein anderes Produkt eines Wettbewerbers bietet diese Funktionalitäten, bzw. wenn, nur in

eingeschränkter Funktion– das Produkt bietet Schnittstellen zu anderen Systemen, z. B. Doppik, GAEB-Dateien,

Beschaffungs- und Katalogsystemen, Warenwirtschaftssystemen der Lieferanten etc.

• Die Vorschriften des Vergaberechts:– nach § 4 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) – in Verbindung mit § 3a Nr.2 VOL-A – und nach der Vorschrift des § 3 Nr. 4 a) VOL-A – können Aufträge ohne vorherige Öffentliche Vergabebekanntmachung– im Verhandlungsverfahren vergeben werden– wenn der Auftrag wegen seiner technischen Besonderheit nur von einem bestimmten

Unternehmen durchgeführt werden kann.

Das Produkt bietet technische Besonderheiten, die nur vonprego-vergabe in Verbindung mit AI-AG angeboten werden


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Kosten und EinsparungenKosten und EinsparungenKosten ohne Vergabemanagementsystem

Kosten mit Vergabemanagementsystem

Veröffentlichung in der lokalen Presse 500 € 80 €

Vervielfältigung 10 € -

User (eVergabe) - 235 € / Monat

Formularanpassung nach VHB ? inkl.

Bereitstellung der Hardware - inkl.

Anwendungsbetreuung - inkl.

Neuerungen im Vergaberecht (Schwellenwert, Fristen, etc.)

? inkl.

Kosten bei 10 Ausschreibungen pro Jahr

5.100 € 3.620 € *

Ersparnis: 1.480 €

Kosten bei 100 Ausschreibungen pro Jahr

51.000 € 10.820 € *

Ersparnis: 40.180 €

* Ausgehend von einem User


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Die Bekanntmachungsplattform eGo-AVADie Bekanntmachungsplattform eGo-AVA

eGo-AVA Bekanntmachungen


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Die Bekanntmachungsplattform eGo-AVADie Bekanntmachungsplattform eGo-AVA

• erreichbar via– Homepage der Kommunen über „Ausschreibungen“– www.ego-saar.de– Bietercockpit– Suchmaschinen im Internet– Bekanntmachungs- und Ausschreibungsplattformen

• Mit einem Klick erreichen Sie dann:


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Ziele und AusblickZiele und Ausblick

• Gemeinsame Beschaffung / Katalogsystem• Shared-Services• E-Government-Aktionsplan der EU im Rahmen der i2010-Initiative

Alle Vergabebekanntmachungen

der kommunalen Institutionen

über eine gemeinsame Plattform

beim eGo Saar


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……noch Fragen?noch Fragen?

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Klaus-Peter Ernst, Saarpfalz-KreisAm Forum 1, 66424 HomburgTel. 06841 / [email protected]

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