Benchmarking als Instrument
zur Analyse von Leistungen und Prozessen der Prüfungsverwaltung Oberhof 02.-04.11.2004
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 22
Benchmarking ist…
„…das Durchführen von Vergleichen mit anderen Organisationen und das anschließende Lernen aus den Erkenntnissen, die aus diesen Vergleichen resultieren“
„…mit Methode über den Zaun schauen“ oder „Kiebitzen auf Gegenseitigkeit“
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 33
Bearbeitung
Carsten BartelsDiplom-Wirtschaftswissenschaftler
Verwaltungsbenchmarking
Ausstattungsvergleich
Organisationsentwicklung
Studierenden- und Prüfungsverwaltung
Dr. Yvonne BauerDiplom-Sozialwissenschaftlerin
Verwaltungskooperation
Verwaltungsbenchmarking
Organisationsentwicklung
Studierenden- undPrüfungsverwaltung
Dr. Harald GilchDiplom-Physiker
Organisationsentwicklung
Verwaltungskooperation
Gebäudemanagement
Prüfungsverwaltung
Arbeits- und Umweltschutz
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 44
Allgemeine Aufgaben
Prüfungsanmeldungen und -abmeldungen
Organisation der Prüfungen (Raum/Zeit)
Erfassung und Dokumentation der Ergebnisse
Zeugnisausgabe
Fazit auf den ersten Blick!
Zu wenig Unterschiede, standardisierte Abläufe nach Vorgaben, Vergleich ineffektiv
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Besondere Merkmale
zentrale und/oder dezentrale Organisationsstrukturen
unterschiedliche EDV-Unterstützung
unterschiedliche Prüfungsordnungen
wachsende Komplexität durch Modularisierung
Fazit auf den zweiten Blick!
zu große Unterschiede, „bei uns ist alles ganz anders“, systematischer Vergleich nicht möglich
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 66
Wenn man jedoch…
die Unterschiede sichtbar macht
und die Vergleichbarkeit gewährleistet
… ist ein Lernen von den Besten möglich!
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Ansätze für Benchmarking
Kennzahlenorientiert / quantitativ:
Vergleich von Kennzahlen (Input / Output)
Auf der Grundlage von Aufwandschätzungen, Fallzahlen und Basiszahlen
leistungsbezogene Interpretation der Kennzahlen
Prozessorientiert / qualitativ:
Vergleich von Prozessen
Ergänzt durch Aufwandschätzung und Kennzahlenbildung
Optimierungsmaßnahmen entwickeln und evaluieren
in der Prüfungsverwaltung
Weiterer Optimierungsansatz:
Organisationsdiagnose und Organisationsentwicklung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 88
Quantitatives Benchmarking -Ansatz
Standards BM-Gruppe definiert Objekte
quantifizierbar eindeutig abgrenzbar
Datenverfügbarkeit Anspruch an Differenzierung
Objekte
Auswahlkriterien
Aufwand
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 99
Quantitatives Benchmarking -Erhebung der Daten
WS 03/04 SS 04
PrüfungsangebotAnzahl der angebotenen Prüfungen in den durch das P-amtzu verwaltenden Studiengängen
Prüfungsanmeldungen
Anzahl der Prüfungsanmeldungen (Köpfe, nicht Prüfungen)... die im P-amt lediglich zu registrieren sind... die eine Überprüfung von Zulassungsvoraussetzungen durch das P-amt erfordern... die im P-amt einen hohen Beratungsaufwand erfordern
Prüfungsabmeldungen
Anzahl der Prüfungsabmeldungen (Fälle)davon: Storno und erlaubter Rücktrittdavon: nach Entscheidung des Prüfungsausschusses
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1010
Quantitatives Benchmarking -Erhebung der Daten
Personal stud.
Hilfskr. Geschätzter
Aufw and in VZÄ
Summe in Jahres-stunden
1 2 3 5
Anmeldung zu Prüfungen (einschl. Zulassung) Bekanntgabe von Anmeldefristen, Erfassung der Unterlagen (Prüfungsakte, EDV), Durchführung von Kontrollen (Vollständigkeit, Fristen etc.), Erstellung von Anmeldelisten
Abmeldung von PrüfungenErfassung der Abmeldungen(Prüfungsakte, EDV)
Organisation der PrüfungenErstellung einer Zeit-Raumplanung, Bestellung der Prüfer und Aufsichtskräfte, Erstellung des Prüfungsplans, Information der Prüflinge
Erfassung und Dokumentation der Prüfungsergebnisse Erfassung der Prüfungsergebnisse, Berechnung von Noten und Zw ischenergebnissen, Erstellung von Belegen/Zertif ikaten, Erstellung/Aktualisierung der Prüfungsakten
Produkt/Aufgabe
Istaufwand
von anderer Abteilung erbracht
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1111
Quantitatives Benchmarking -relativer Aufwand
in VZÄ in % in VZÄ in % in VZÄ in %1 2 3 4 5 6 7
Leitung 0,09 0,28 0,86 3,49 1,10 5,46Sekretariat 0,20 0,62 0,01 0,04 0,00 0,00Anmeldung 4,43 13,75 4,24 17,22 1,69 8,38Abmeldung 1,58 4,90 1,11 4,51 1,11 5,51Organisation 3,34 10,37 2,12 8,61 0,13 0,64Erfassung undDokumentation 3,13 9,71 3,82 15,52 6,71 33,28Zwischen- undAbschlussprüfungen 8,77 27,22 2,79 11,33 3,94 19,54Information undBeratung 7,34 22,78 6,51 26,44 3,27 16,22Sonstiges 3,34 10,37 3,16 12,84 2,21 10,96Summe 32,22 100,00 24,62 100,00 20,16 100,00
HS 1 HS 2 HS 3Produkte
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1212
Quantitatives Benchmarking -relativer Aufwand
VZÄ % VZÄ % VZÄ %1 2 3 4 5 6 7
Leitung ... ... ... ... ... ...Sekretariat ... ... ... ... ... ...Anmeldung 4,43 13,75 4,24 17,22 1,69 8,38Abmeldung ... ... ... ... ... ...Organisation ... ... ... ... ... ...Erfassung undDokumentation 3,13 9,71 3,82 15,52 6,71 33,28Zwischen- undAbschlussprüfungen ... ... ... ... ... ...Information undBeratung ... ... ... ... ... ...Sonstiges ... ... ... ... ... ...Summe 32,22 ... 24,62 ... 20,16 ...
HS 1 HS 2 HS 3Produkte
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1313
Quantitatives Benchmarking -Aufwand je Studierende
VZÄje 10.000
Stud. VZÄje 10.000
Stud. VZÄje 10.000
Stud.1 2 3 4 5 6 7
Leitung 0,09 0,02 0,86 0,26 1,10 0,38Sekretariat 0,20 0,05 0,01 0,00 0,00 0,00Anmeldung 4,43 1,06 4,24 1,27 1,69 0,58Abmeldung 1,58 0,38 1,11 0,33 1,11 0,38Organisation 3,34 0,80 2,12 0,64 0,13 0,04Erfassung undDokumentation 3,13 0,75 3,82 1,14 6,71 2,32Zwischen- undAbschlussprüfungen 8,77 2,09 2,79 0,84 3,94 1,36Information undBeratung 7,34 1,75 6,51 1,95 3,27 1,13Sonstiges 3,34 0,80 3,16 0,95 2,21 0,76Summe 32,22 7,69 24,62 7,38 20,16 6,97Studierende 41.886 33.368 28.933
ProdukteHS 1 HS 2 HS 3
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1414
Quantitatives Benchmarking -Aufwand je Studierende
VZÄje 10.000
Stud. VZÄje 10.000
Stud. VZÄje 10.000
Stud.1 2 3 4 5 6 7
Leitung ... ... ... ... ... ...Sekretariat ... ... ... ... ... ...Anmeldung 4,43 1,06 4,24 1,27 1,69 0,58Abmeldung ... ... ... ... ... ...Organisation ... ... ... ... ... ...Erfassung undDokumentation 3,13 0,75 3,82 1,14 6,71 2,32Zwischen- undAbschlussprüfungen ... ... ... ... ... ...Information undBeratung ... ... ... ... ... ...Sonstiges ... ... ... ... ... ...Summe 7,56 1,80 8,06 2,42 8,40 2,90Studierende 41.886 33.368 28.933
ProdukteHS 1 HS 2 HS 3
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1515
Quantitatives Benchmarking -Kennzahlen
Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl
HS 1 HS 2 HS 3Personalaufwand je 1.000 PrüfungsanmeldungenPersonalaufwand je 1.000 PrüfungsrücktrittePersonalaufwand je 1.000 erfasster Noten
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1616
Quantitatives Benchmarking -Kennzahlen
Hochschule Diplom Magister Lehramt sonstige SummeHS 1 2,50 2,50
HS 2 1,32 0,28 0,28 0,62 2,50HS 3 4,27 1,13 1,06 0,14 6,60HS 4 4,23 1,45 0,82 2,09 8,58
Abschlussbezogener Personalaufwand
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1717
Quantitatives Benchmarking -Kennzahlen
HS 1 HS 2 HS 3 HS 4
Anmeldung 22.171 23.109 51.373 45.227Abmeldung ... ... ... ...Organisation 722 12.395 758 25.109Erfassung und Dokumentationder Prüfungsergebnisse 23.662 18.351 29.291 22.560Bearbeitung der Abschlussprüfung ... ... ... ...Informationsangebot ... ... ... .........
Kosten der Prüfungsverwaltung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1818
Quantitatives Benchmarking -Kennzahlen
HS 1 HS 2 HS 3 HS 4Summe 88.683 101.810 260.208 236.128Anzahl StudentInnen 2.840 4.143 12.632 10.230Kosten je Stud u Jahr 31,23 24,57 20,60 23,08Kosten je Stud u Sem 15,61 12,29 10,30 11,54
Kosten der Prüfungsverwaltung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 1919
Quantitatives Benchmarking -Ansatz
normierter und kompakter Vergleich keine unmittelbaren Optimierungsansätze Ansatz mit „rote Lampe“-Funktion
Eigenschaften
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2020
Ansätze für Benchmarking
Kennzahlenorientiert / quantitativ:
Vergleich von Kennzahlen (Input / Output)
Auf der Grundlage von Aufwandschätzungen, Fallzahlen und Basiszahlen
leistungsbezogene Interpretation der Kennzahlen
Prozessorientiert / qualitativ:
Vergleich von Prozessen
Ergänzt durch Aufwandschätzung und Kennzahlenbildung
Optimierungsmaßnahmen entwickeln und evaluieren
in der Prüfungsverwaltung
Weiterer Optimierungsansatz:
Organisationsdiagnose und Organisationsentwicklung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2121
Prozessorientiertes/qualitatives Benchmarking
3. Systematisierung 3. Systematisierung der Prozesse
5. 5. Problem- und Ursachenanalyse
1. Auswahl des Prozesses
2. Visualisierung2. Visualisierung des Prozesses
4. 4. Kennzahlenbildung,Erhebung zusätzlicher Informationen
6. 6. Maßnahmenplanung und - umsetzung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2222
1. Auswahl des Prozesses
Kriterien:
Häufigkeit des Prozesses
Hoher Einsatz von personellen Ressourcen
Anfällig aufgrund vieler Schnittstellen
Ergebnis:
Prüfungsanmeldung und -organisation
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2323
2. Visualisierung des Prozesses
AusschnittPrüfungsanmeldung
Abfrage des Prüfungsangebotesbei den PrüferInnenLeiter P-Amt
Sammeln des PrüfungsangebotesSekretariat
Anmerkung zur EDV-Betreuung:
Semesterumstellung im HISPOS An der HS 1 stehen zwei MitarbeiterInnen mit jeweils einer halbe Stelle zur Verfügung.
EDV-Betreuer Es ist zu berücksichtigen, dass sich das Prüfungsamt in 12 km Entfernung zur Verwaltungs-EDV befindet.
Überarbeitung und Neufassung der Anmeldeformulare Überarbeitung und Neufassung der Anmeldeformulareunter Berücksichtigung neuer bzw. geänderter POs unter Berücksichtigung neuer bzw. geänderter POsP-Amt, EDV-Betreuer, Leiter P-Amt P-Amt, EDV-Betreuer, Leiter P-Amt
Bekanntmachung der Anmeldetermine sowiepauschale Auflistung der termingebundenanzumeldenden PrüfungenLeiter P-Amt
Aus-hang
Inter-net
Anfrage bei LS/ PrüferInnen
Mitteilung der LS/PrüferInnen
A
B
C
D
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2424
3. Systematisierung der Prozesse – Einführung einer Symbolik
Symbol Tätigkeit HS 1 HS 2
A Prüfungsangebot abfragen Abfrage des Prüfungsangebotes bei den PrüferInnen
B Prüfungsangebot erfassen Erfassung/Sammeln des Prüfungsangebotes Erfassung neuer Prüfungsordnungen und Prüfungen ...
CAnmeldeformulare überarbeiten
Überarbeitung und Neufassung der Anmeldeformulareunter Berücksichtigung neuer/geänderter POs Vorbereitung der Anmeldeformulare
DPrüfungsangebot veröffentlichen
Auflistung der angebotenen Prüfungen; Einstellung der Liste ins Internet und Aushang
E
Anmelde- und Abmeldezeiträume veröffentlichen
Aufstellung des vorläufigen Terminplans (Tag der Prüfung);und Veröffentlichung Aushang der Prüfungstermine für das nächste Semester
FAnmeldeformulare zur Verfügung stellen Drucken der Anmeldeformulare; Einstellung ins Internet
Vervielfältigung der Anmeldeformulare;Auslage der Anmeldeformulare
GPrüfungsnummernver-zeichnisse überarbeiten Überarbeitung der Prüfungsnummernverzeichnisse
Vergabe neuer P-nummern nach Abgleich mit bereitsvorhandenen Prüfungen
HPrüfungsanmeldungen entgegennehmen Entgegennahme der Prüfungsanmeldungen Erfassung der Anmeldungen in der EDV
Mastertabelle Prüfungsanmeldung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2525
3. Systematisierung der Prozesse – Einführung von Modulen
Modul Symbol Modulbezeichnung
A-1 A+B+D+G Prüfungsangebot dokumetieren
A-2 C+E+F+W Prüfungsanmeldungen ermöglichen
A-3
H+I+K+Q+R+S+O-C+O-D
Annahme, Erfassung undVollständigkeitskontrolle
A-4 N+PInformation der Prüflinge überden Zulassungsentscheid
A-5 T+UPrüfungsabmeldungen:Erfassung und Bestätigung
A-6 M+Z Zulassungskontrolle, inhaltlich
A-7 Y Ablage der Unterlagen
A-8 L+XNachforderung und Erfassungnachgelieferter Unterlagen
ModultabellePrüfungsanmeldung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2626
Prozessorientiertes/qualitatives Benchmarking
3. Systematisierung 3. Systematisierung der Prozesse
5. 5. Problem- und Ursachenanalyse
1. Auswahl des Prozesses
2. Visualisierung2. Visualisierung des Prozesses
4. 4. Kennzahlenbildung,Erhebung zusätzlicher Informationen
6. 6. Maßnahmenplanung und - umsetzung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2727
4. Erhebung zusätzlicher Informationen
Kriterien:
Rahmenbedingungen (z. B. rechtliche Grundlagen)
Prozesscharakteristika (z. B. Routinetätigkeiten, Einzelfall)
Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten
Arbeits- bzw. Hilfsmittel (z. B. Formulare, Software)
Stärken und Schwächen
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2828
5. Problem- und Ursachenanalyse
Instrumente: Prozessvisualisierungen
Kennzahlen
zusätzliche Informationen
Ziel: angemessene Optimierungsstrategien
entwickeln
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 2929
Automatisierung weiterhin erhöhen.
Verwaltungsvorgänge / Informationswege vereinfachen
Parallelität und Komplexität der Prüfungsordnungen berücksichtigen
Schnittstellen optimieren
Organisationsformen überdenken
Rahmenbedingungen ändern
6. Maßnahmenplanung und -umsetzung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 3030
Ansätze für Benchmarking
Kennzahlenorientiert / quantitativ:
Vergleich von Kennzahlen (Input / Output)
Auf der Grundlage von Aufwandschätzungen, Fallzahlen und Basiszahlen
leistungsbezogene Interpretation der Kennzahlen
Prozessorientiert / qualitativ:
Vergleich von Prozessen
Ergänzt durch Aufwandschätzung und Kennzahlenbildung
Optimierungsmaßnahmen entwickeln und evaluieren
in der Prüfungsverwaltung
Weiterer Optimierungsansatz:
Organisationsdiagnose und Organisationsentwicklung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 3131
Organisationsanalyse
Vorgehen in drei Schritten:
Schritt 1: Vor-Ort-Betrachtung der Prüfungsverwaltung
(IST-Analyse)
Schritt 2: Erarbeitung eines Modellkonzepts
Schritt 3: Dokumentation der Ergebnisse
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 3232
Projektansatz:
qualitative Erhebungen
Einzel-/Gruppengespräche (story-telling)
Workshops
Ergänzend:
quantitative Erhebungen
Analyse von Verfahrens- und Zeitabläufen
Instrumente
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 3333
Kombination zentraler und dezentraler Elemente
viele manuelle Tätigkeiten
optimierbarer EDV-Einsatz
optimierbare Kommunikationsstrukturen
hohe Zufriedenheit bei dezentraler Organisation
Beispiel IST-Situation
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 3434
Berücksichtigung der Rahmenbedingungen
gute Ansätze weiterentwickelt
gleichmäßige Ausstattung für alle Fachbereiche
optimierter EDV-Einsatz
Berücksichtigung spezifischer und unspezifischer
Aufgaben
gemeinsames Prüfungsamt mit Servicestellen
Modellentwicklung
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 3535
Realisierbar
Zukunftsgerecht
geringe Veränderungen für die dezentral verwalteten Fachbereiche
Verbesserungen für zentral verwalteten Fachbereiche
Effizienter Einsatz des vorhandenen Know-hows
Start sofort möglich
Eigenschaften des Modellkonzepts
Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 3636
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!