© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH
MHPBoxenstopp Business Message Archive 14.9.2012
Einfache Speicherung und Verwaltung von EDI-Belegen
Compliance konform, schnell und kostengünstig
Carsten Weber | Stefan Westhäußer
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 3
EDI Archivierung - Compliance konform, schnell und kostengünstig
13.30 - 13.45 Uhr Begrüßung Carsten Weber Leiter Softwareprodukte bei MHP, [email protected]
13:45 - 14.45 Uhr BMA Stefan Westhäußer Manager bei MHP
14.15 - 14.30 Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über die Chatfunktion im
rechten Fenster Fragen einreichen.
www.youtube.de/MHPProzesslieferant
TelKo Einwahlnummer Einwahlnummer Schweiz: +41 44 583 1925
Einwahlnummer Deutschland: +49 711 96 59 96 13
Teilnehmer PIN- Code: 621592 mit Raute- Taste bestätigen
Agenda
www.mhp.de/Events
zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten.
MHPBoxenstopp Business Message Archive
MHP Forum und Veranstaltungen www.mhp.de/Events
21.09.2012 JIT/JIS Notfallsystem
21.09.2012 SAP HANA
25.09.2012 DSAG-Jahreskongress
30.10.2012 MHPForum Mobile Intelligence
08.11.2012 MHPForum Produktmodellmanagement + Produktkostenmanagement
22.11.2012 MHPForum Elektromobilität in Kooperation mit der Stadt Ludwigsburg
Weitere MHP Boxenstopps im September www.mhp.de/Events
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 4
Das durchgängige Leistungsspektrum des Prozesslieferanten MHP
Ganzheitliche Beratung für alle Prozess- und IT Themen unserer Kunden
MHP Produkt- und Kompetenzportfolio
MHP Software MHP Beratungsleistung
Management Beratung
Individualentwicklung
Systemintegration
Application Management
Projekt/-Programmmanagement
MHP Business AddOn
MHP Business App
MHP Project Tool
Ganzheitliches Beratungsportfolio über die komplette Wertschöpfungskette
Technology
Services
Application
Mgmt.
Services
Product
Lifecycle
Mgmt.
Supply
Chain
Mgmt.
Production
& Opera-
tions Mgmt.
Customer
Relations
Mgmt.
Finance &
Controlling
Business
Intelligence
After
Sales
Retail
Consulting
Human
Capital
Mgmt.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 5
Vision bezogen auf MHP Software
Prozesslieferant MHP - Softwarekomponenten als Teil der Gesamtlösung
MHP Software ermöglicht die optimale Leistungsentfaltung
ausgewählter Prozesse in der Automobilindustrie
durch Einsatz vordefinierter Lösungen.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 6
Verständnis und Positionierung
Prozesslieferant MHP - Softwarekomponenten als Teil der Gesamtlösung
Standardanwendungssoftware
Backend Frontend
Mobilisierung Mobile Frontend
Ab
gle
ich
White Space
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 7
MHP Business AddOns – Ergänzungen zum SAP Standard
MHP AddOns for SAP
TM MDC BPM BMA
ECM EKA LE
AB/AE
BPM
BMA
MDC
TM
LE
LIB AB/AE
LPE CCM
IO LTV
JIT
QDX
Product
Lifecycle
Management
Supply
Chain
Management
Production &
Operations
Management
Customer
Relationship
Management
Finance &
Controlling
Business
Intelligence
Technology
Services
After
Sales
Retail
Consulting
Human
Capital
Management
Lieferanten-
beurteilung
Auftragsbestand
/-eingang
Reklamations-
Cockpit
Lieferanten-
entwicklung
JIT/ JIS
Notfallsystem
Lieferanten
Performance
Customs Control
Manager
Bestands-
optimierung
Translation
Manager
Master Data
Cockpit
Business Process
Monitor
Business Message
Archive
AddOns mit
Querschnitts-
funktion
Elektronischer
Kontoauszug
Lieferanten-
entwicklung
Auftragsbestand/
Auftragseingang
Business Process
Monitor
Business Message
Archive
Master Data
Cockpit
Translation
Manager
Employee
Correspondence
Management
Liefertermin-
verfolgung
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 8
Eine provokative These oder droht wirklich Gefahr?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
EDI Datenaustausch kippt Gewinn und Verlustrechnung bei Mustermann
AG – Steuerschätzung durchgeführt.
So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung ebenfalls lauten. Viele
Steuerprüfer machen inzwischen Jagd auf Unternehmen, die der seit 2001
geltenden Verschärfung der Aufbewahrungsregeln nicht nachkommen und
elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel
Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften - nicht konform der neuen
Gesetzgebung archivieren. Die Schonfrist sei nun endgültig vorbei, wird häufig
als Begründung für das harte Vorgehen angeführt*).
*) Hinweis: MHP darf keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne durchführen.
Steuerschätzung?
Verwerfung der Buchführung?
Strafen und Bußgelder?
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 9
Eine provokative These oder droht wirklich Gefahr?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Die Verschuldung der Staaten steigt weiter an.
Der Druck auf die Finanzverwaltung wächst.
Eine der Maßnahmen könnte die Ausnutzung der
rechtlichen Möglichkeiten darstellen.
EDI Datenaustausch kippt Gewinn und Verlustrechnung bei Mustermann
AG – Steuerschätzung durchgeführt.
So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung ebenfalls lauten. Viele
Steuerprüfer machen inzwischen Jagd auf Unternehmen, die der seit 2001
geltenden Verschärfung der Aufbewahrungsregeln nicht nachkommen und
elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel
Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften - nicht konform der neuen
Gesetzgebung archivieren. Die Schonfrist sei nun endgültig vorbei, wird häufig
als Begründung für das harte Vorgehen angeführt*).
*) Hinweis: MHP darf keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne durchführen.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 10
Eine provokative These oder droht wirklich Gefahr?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Mustermann AG führt Archivierung der EDI Belege und stellt auf
elektronische Rechnungen um – 450.000 Rechnungsdokumente
eingespart.
So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung aber auch
lauten. Unternehmen erfüllen inzwischen, die seit 2001 geltenden
Aufbewahrungsregeln und archivieren konform zu der neuen
Gesetzgebung elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI
Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften.
Jährliche Einsparung in einem aktuellen Projekt:
313.000 € durch Wegfall von Papier
Mehr Transparenz und Schnelligkeit
Break Even bereits bei unter 1 Jahr!
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 11
Eine provokative These oder droht wirklich Gefahr?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Die richtige und leistungsfähige
Archivierungslösung für Ihre EDI Belege
ermöglicht Ihnen sehr viel Papier einzusparen
und damit Kosten zu senken!
Sie gewinnen an Transparenz und Schnelligkeit
Mustermann AG führt Archivierung der EDI Belege und stellt auf
elektronische Rechnungen um – 450.000 Rechnungsdokumente
eingespart.
So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung aber auch
lauten. Unternehmen erfüllen inzwischen, die seit 2001 geltenden
Aufbewahrungsregeln und archivieren konform zu der neuen
Gesetzgebung elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI
Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 12
Welche Ausgangsituation finden wir in den Unternehmen vor?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Unternehmen tauschen mit Geschäftspartnern aus der Sicht der
Finanzverwaltung sensible elektronische Dokumente aus.
Das Volumen steigt im Zuge der Optimierung der Prozesse.
Vom Gesetzgeber wurde 2001 festgelegt, dass elektronisch ausgetauschte
Daten (EDI Nachrichten) analog zur schriftlichen Kommunikation mit
Geschäftspartnern archiviert werden müssen.
Häufig werden EDI Nachrichten getrennt von Papierbelegen archiviert. Die
Folge ist ein für Prüfer unzumutbarer Mehraufwand für das Heraussuchen von
Belegen. Mehraufwand, der die das Wohlwollen des Prüfers und damit das
Prüfungsergebnis negativ beeinflussen kann.
Sie provozieren Reaktionen der Steuerbehörden, die bis zu einer
Steuerschätzung führen können. Schlanke und wirtschaftliche Lösungen in
Verbindung mit SAP und keine weiteren Insellösungen sind gefragt.
Spannungsfeld zwischen gesetzlichen Anforderungen und Realität
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 13
Welche Ausgangsituation finden wir in den Unternehmen vor?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Welche Daten sind archivierungspflichtig?
Wer die Anforderungen des Gesetzgeber erfüllen will, muss die EDI Dokumente in
einem Archivsystem revisionssicher speichern.
Generell gilt: Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn Sie für die
Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Dazu zählen Dokumente,
die bisher in Papierform revisionssicher aufbewahrt werden.
Aber auch elektronisch ausgetauschte Dokumente wie Geschäftsbriefe, E-Mails und
auch EDI Nachrichten können steuerrelevante Informationen enthalten, und sind
somit zu archivieren und ebenfalls für die elektronische Prüfung vorzuhalten.
Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen (Auszug)
Einfache Regel:
Vergleichen Sie die
Anforderungen an
Papierbelege. Diese
sind meist bekannt.
Vorschriften der
GDPdU
Vorschriften der
GoBS, UStG Welche gesetzlichen Rahmenbedingen gelten hier (u.a.)?
GDPdU – Speicherung und Überlassung von Daten
GoBS, UStG – « Art und Weise » wie Dokumente abgelegt werden müssen
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 14
Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Wo liegen die Unterschiede
Der Hauptunterschied liegt in der Eigenschaft: „elektronische …“
Papierbelege enthalten viele Informationen, die für eine
Überprüfung herangezogen werden können. In die
Überlegungen zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
sind zwingend auch das verwendete Nachrichtenformat mit
einzubeziehen.
Papierbelege werden auf einem bekannten, nachvollziehbaren
Weg ausgetauscht (Post, Fax). Es ist die Echtheit zu
garantieren.
Elektronische Dokumente können einfach manipuliert werden.
Daher muss auch der Weg der „Entstehung“ dokumentiert
werden.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 15
Zum Nachlesen - Auszug aus entsprechender Fachliteratur
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
*) www.schulbuch-zentrum.de - DIE STEUERLICHEN AUFZEICHNUNGSPFLICHTEN - link
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 16
Zum Nachlesen - Die gesetzlichen Rahmenbedingungen
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Wo liegen die Unterschiede
Der Hauptunterschied liegt in der Eigenschaft: „elektronische …“
Papierbelege enthalten viele Informationen, die für eine Überprüfung
herangezogen werden können. Elektronische Dokumente enthalten hingegen
oft nur die zwingend zu technischen Verarbeitung notwendigen Inhalte (z.B.
VDA Format). In die Überlegungen zur Erfüllung der gesetzlichen
Anforderungen sind zwingend auch das verwendete Nachrichtenformat mit
einzubeziehen.
Papierbelege werden auf einem bekannten, nachvollziehbaren Weg
ausgetauscht (Post, Fax). Ein elektronischer Dokumentenaustausch muss daher
ebenfalls dokumentiert werden. Es ist die Echtheit zu garantieren.
Elektronische Dokumente können einfach manipuliert werden. Daher muss auch
der Weg der „Entstehung“ dokumentiert werden. Daraus resultieren
Anforderungen an einen Nachweis der „Entstehung“ (z.B.
Mapping/Konvertierungen müssen wiederholt werden können).
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 17
Warum nutzen bisher so wenige Unternehmen EDI - Archivlösungen?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Gründe warum Unternehmen dies bisher nicht tun…
Kosten
Zeit
Akzeptanz
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 18
Warum nutzen bisher so wenige Unternehmen Archivlösungen?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Sieben Gründe warum Unternehmen dies bisher nicht tun
„klassische“ EDI Anbieter implementieren ein zusätzliches Archiv => Kosten, Zeit
Es herrscht Unsicherheit, was zu tun ist => Aufschieben
Der „was ich tue, ist ausreichend“-Gedanke – wir archivieren auf Festplatte und
Band => vermeintliche Kosten und Zeitersparnis
Es gab am Markt keine Standard-Lösung => Beim Wechsel der EDI Plattform
erneute Kosten und anschließende Implementierungsphase
Bei den bisherigen Lösungsansätzen ist zusätzlich meist teure Hardware notwendig
=> Budget
Hoher Schulungsaufwand bei den Mitarbeitern für die Bedienung zusätzlicher
Softwarelösungen => Akzeptanzprobleme, eingeschränkter Nutzungskreis für zu
schlechtem Return on Invest (ROI)
Lange Projektlaufzeiten durch die notwendige Anpassungen => Kosten, Zeit
Kosten
Zeit
Akzeptanz
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 19
Besonderheiten – die MHP Lösung
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
EDI Nachrichten
EDI System
(Axway TSIM, Seeburger, SAP PI)
MHP AddOn BMA
Zielarchitektur: Archivierung aller Belege über ein System
Lieferscheine
Gutschriften
Bestellungen
Beliebiges DMS System
z.B. Ixos oder Easy
…Scannersysteme
erfassen die
Papierbelege
In der Regel
vorhanden
Archiv:
z.B. Optisches
Archiv Easy,
Ixos
Fachabteilung
EDI Abteilung
Prüfer
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 20
Besonderheiten – die MHP Lösung
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Worin unterscheidet sich das Konzept der MHP Lösung?
Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
(Wiederherstellungsmöglichkeit ist durch Speicherung der
dafür notwendigen Komponenten und Dokumente gegeben)
Eine Archivierungsort für Papier und EDI
„Freundliches, positives“ Klima bei Betriebsprüfung, da der
Prüfer nur an einer Stelle suchen muss
(keine Unterscheidung zwischen Papier und EDI Belege)
Sehr geringe Schulungskosten für die Anwendern
durch die Verwendung der bekannten
Benutzerumgebung und Dialoge
Es fallen lediglich Hardwarekosten für eventuell
zusätzliche Speicherkapazität an
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 21
Zum Nachlesen - worin unterscheidet sich das Konzept der MHP Lösung?
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Einige Eigenschaften im Überblick
eine „einfache, vollautomatische Katalogisierung“ der EDI Nachrichten inklusive
der Job/Workflow- und Umgebungsparametern
Speicherung einer beinahe unbegrenzten Anzahl an Anhängen
wie z.B. Protokolle (OFTP, Job, Konvertierungen)
oder beliebiger Zwischendateien, die sich im Zugriff innerhalb des Workflows
befinden
Aufbewahrung von erweiterten Referenzen wie Transaktionsnummern,
Protokollen und Dateinamen
Verlinkung mit den originalen SAP Business Objekten wie z.B. Lieferschein,
Rechnung, Bestellung
Aufruf und Anzeige der Datei erfolgt durch die vorhandene SAP ArchiveLink
Schnittstelle (Up- und Download, Versand per Email)
Nutzung der bestehenden Jobs/Workflows auf Ihrem EDI System
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 22
Zum Nachlesen – Beschreibung der Funktionsweise
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Eingehend:
Die Originaldaten werden eingehend mit einer eindeutigen Referenz, einem „Fingerprint“ versehen.
Nach Ablauf der normalen Verarbeitung in Ihrem EDI System werden je nach Konfiguration die
Jobparameter, Protokolle, sowie weitere Informationen in Textform ausgelesen und in einem MHP
ZIDOC zwischengespeichert. Der Fingerprint wird zusätzlich als Referenz eingefügt. Dazu wird ein
separater Workflowschritt verwendet.
Zusätzlich zu archivierende Dateien wie Kommunikationsprotokolle oder die Originaldaten (EDI und
SAP Beleg) werden in diesem ZIDOC referenziert und anschließend über die bestehende Integration
ins SAP übertragen. Dort erfolgt eine Ermittlung des zugehörigen SAP Businessobjektes und die
Verlinkung über eine SAP ArchiveLink ID. Nach erfolgreicher Archivierung stehen alle Anhänge, sowie
die originalen Daten, wie z.B. eine EDI Nachricht EDIFACT Delfor D96A und ein erzeugtes IDOC
(DELINS) über die „verknüpften Objekte“ zur Verfügung.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 23
Zum Nachlesen – Beschreibung der Funktionsweise
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Ausgehend:
Hier erfolgt die Verarbeitung in analoger Vorgehensweise. Als eindeutige Referenz
wird hier die vom SAP erzeugte IDOC Nummer verwendet. Die Verknüpfung mit
dem SAP Businessobjekt wie z.B. einer Rechnung erfolgt rückwirkend nach dem
Versand der Nachricht.
Hiermit wird sichergestellt, dass die vom Gesetzgeber vorgeschriebene
Archivierung der Übertragungsnummer möglich ist. Bei Sammelrechnungen
werden die Jobinformationen sowie die originalen Dateien (IDOC etc.)
zwischengespeichert und nach dem Versand der Sammelnachricht wie z.B. der
VDA Sammelrechnung in oben beschriebener Vorgehensweise an das SAP
zurück übertragen. Die Verknüpfung erfolgt über die bereits vorhandene IDOC
Referenz Nummer.
Auf dem EDI System werden die Informationen und Dateien gesammelt und
zurück an das SAP System übergeben (analog wie die SAP Statusverarbeitung).
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 24
Vor der Live Demo – eine „Trockenübung“
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Herkömmliche, meist im
Unternehmen vorhandene
Archivierung für Papierdokumente
MHP AddOn
Business Message Archive
Cockpit
…sucht das zugehörige
EDI Original-IDoc, das SAP
Businessobjekt und verknüpft die
Informationen und Dateien
• z.B. mit der SAP Rechnung
Lieferscheine
Gutschriften
Bestellungen
Beliebiges DMS System
z.B. Ixos oder Easy
…Scannersysteme
erfassen die
Papierbelege
PDF Datei
Dokumentenmanagement System
...verknüpft das PDF mit dem SAP
Businessobjekt
• z.B. mit der SAP Rechnung
SAP ArchiveLink
Download
Anzeige
Restart
Betriebs-
Prüfung
Recherchen
Monitoring
Eine professionelle GUI
Einfache Handhabung
Gewohnte Umgebung
EDI Nachrichten
EDI System
(Axway TSIM, Seeburger, SAP PI)
MHP AddOn
Business Message Archive
Connector
…sammelt Informationen:
• Logbuch – Einträge
• Verwendete Mappings
• Versionen
• Protokolle z.B.
Kommunikation… MHP MA IDoc
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 25
Ihr Nutzen – Ihr Mehrwert
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
eine Integration der EDI Nachrichten in ein einheitliches Archiv (z.B. Easy)
die mögliche Verwendung bereits vorhandener optischer Speicherlösungen
eine hohe Wirtschaftlichkeit durch ein kurze Einführungszeit
eine Integration über die SAP Standard Schnittstelle ArchiveLink
eine gemeinsame Lösung für Papier und EDI Nachrichten
hohe Effektivität durch die Abwicklung und den Zugriff über SAP, eine einheitliche, gewohnte GUI für
den Sachbearbeiter und Prüfer(!)
dieselben Suchfunktionen wie bei in Schriftform vorliegenden Dokumenten
Unabhängigkeit für Änderungen der EDI Softwarelandschaft
Archivierung von Einzel- oder Sammelbelegen
optionale Integration in den MHP Business Partner Monitor
keine zusätzliche, redundante Datenhaltung auf den EDI Systemen
durch kürzere Speicherdauer der Nachrichten eine Verringerung der Datenbankgröße auf den EDI
Systemen und damit schnelleren Zugriff und geringere Hardwarekosten
Das MHP AddOn für Ihr EDI System bietet:
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 26
Sie finden weitere Informationen auf unserer MHP Homepage (www.mhp.de) oder
auf www.apps4erp.de .
Das Business Message Archive – live
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
www.youtube.de/MHPProzesslieferant
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 27
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Verwendung eines MetaIdoc zur
Übermittlung der gesammelten
Informationen an SAP
Auswertung in einem
Funktionsbaustein und Einlesen der
Originaldateien
Suchen und Verlinkung mit dem
Original SAP Beleg z.B. der
Rechnung
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 28
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Für die Fachabteilung sind die
archivierten Dokumente und
Protokolle über die
Anlagenliste - generische
Objektdienste - abrufbar.
Es ist keine zusätzliche
Schulung notwendig, da an
derselben Stelle auch die
eingescannten Papierbelege
abgerufen werden.
Beliebig viele EDI Belege sind
archivierbar.
Im „Standard“ werden bereits
alle gesetzlich geforderten EDI
Belege und Protokolle
archiviert.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 29
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Für die IT-Abteilung wird ein
eigenes Cockpit zur Verfügung
gestellt.
Dort wird das Customizing
durchgeführt und alle Daten
der Archivierungsvorgänge
können eingesehen werden.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 30
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Alle wichtigen Eckdaten aus den EDI Workflows werden hier zusammengefasst.
Archivierungsvorgänge können im EDI System nachvollzogen werden.
Alle Originaldokumente werden typisiert und an das Cockpit übergeben.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 31
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Zur Widerherstellung notwendige Informationen werden dokumentiert und die
dazu notwendigen Bestandteile (wie z.B. Originalbelege, Mapping/
Konvertierungsanweisungen und Konverter) archiviert.
Hierdurch werden die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 32
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Neben den Originalbelegen können auch zusätzliche Textinhalte archiviert
werden.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 33
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Die für das Customizing notwendigen Transaktionen können direkt vom
AddOn Cockpit aus aufgerufen werden.
Eine Einbindung in das MHP AddOn Business Process Monitor ist möglich.
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 34
Zeit für Fragen
15min
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 36
Ist es echte Software mit
Softwarepflege?
Im Gegensatz zu sogenannten
Projektlösungen handelt es sich um
Software mit einem Lizenzvertrag,
welche von einem eigenen
Entwicklungsteam betreut wird.
Ein Softwarepflegevertrag stellt
nicht nur sicher, dass Sie neue
Versionen incl. Updates und
Upgrades, sondern auch einen
professionellen Support mit
definierten Service Level
Agreements durch uns erhalten.
Im Rahmen unserer Excellence
Verpflichtung beziehen wir
Kundenanforderungen in neue
Versionen mit ein.
Fragen und Antworten
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 37
Wie läuft die Einführung ab und wie lange dauert die Einführung?
Die Standardeinführung benötigt ca. 3 Tage.
Im ersten Schritt wird eine Fit/Gap Analyse empfohlen.
Hier werden die vorhandenen Rahmenbedingungen für die Lizenzierung und die
Einführung ermittelt.
Die Implementierung erfolgt in der Regel (abhängig von den Ergebnissen der
Fit/Gap Analyse) Remote und besteht aus dem Einspielen der SAP Transporte für das
Business Message Archive Cockpit und Installation des EDI Connectors.
Abschließend erfolgt auf Wunsch eine kurzes Training, welche die Möglichkeiten
zum Customizing des AddOns im SAP System umfasst.
Fragen und Antworten
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 38
Wie sieht die Releasefähigkeit und Support aus?
Aktuell werden lediglich Standard Bausteine von SAP verwendet, die eine volle
Releasefähigkeit ermöglichen.
Es befindet sich alles im MHP eigenen Namensraum.
AddOn Business Process Manager ist ab dem SAP Release 4.7 verwendbar.
Der ITIL zertifizierte Support wird über unseren 1st Level Support (Service Desk)
sowie den weiteren Supportebenen sichergestellt. Die Eingabe von Tickets erfolgt
über unser eigenes Ticket Tool womit alle Betroffenen immer den aktuellen Stand
der Bearbeitung ersehen können.
Fragen und Antworten
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 39
Ist eine bildhafte Darstellung eines EDI-Beleges möglich ?
Eine bildhafte Darstellung ist im Rahmen der Anzeige eines Texteditors im Standard möglich. Belege
müssen im Originalformat dargestellt werden.
Die Finanzverwaltung ist angehalten ihre Prüfer in dem Umgang mit den gängigen EDIFACT Formaten
auszubilden. Dies in den letzten Jahren erfolgt. Daher sind in dieser Richtung keine Probleme zu
erwarten.
Eine Anzeige ähnlich dem PDF – also als bildliche Rechnung – ist im Rahmen eines Mappings (EDI -
>PDF/XML) möglich. Die Archivierung erfolgt dann automatisch im Rahmen des Standard
Archivvorgangs als zusätzliches Attachment. Wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot. Der Umfang
orientiert sich an einem normalen XML Mapping
Fragen und Antworten aus dem Boxenstopp vom 13.07.2012
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 40
Funktioniert das AddOn auch für andere SAP Module?
Das Addon verwendet SAP Standard Schnittstellen –ArchiveLink, sowie SAP IDocs zur Übertragung der
Informationen. Die einzelnen Business Prozesse z.B. Rechnungen sind jedoch nicht „fest verdrahtet“,
sondern können konfiguriert werden.
Eine Anpassung an andere Systeme ist individuell möglich (z.B. andere Formate als IDoc und
Übertragung per XML). Die installierten Programme können in diesem Fall verwendet werden, es würde
die Übertragung der Informationen angepasst werden. Die zu archivierenden Dateien sind in jedem Fall
binäre Dateien, so dass die egal welcher Herkunft archiviert werden können.
Wir würden in diesem Fall eine Fit-Gap-Workshop empfehlen.
Fragen und Antworten aus dem Boxenstopp vom 13.07.2012
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 41
Wie reagieren die EDI-Anbieter selber auf den Einsatz dieser "Fremdkomponente" - insbes. bzgl.
direkter Konkurrenzsituation zu deren Eigenprodukten ?
Selbstverständlich sind Hersteller von Softwaresystemen interessiert die eigenen Produkte zu verkaufen.
Der Lösungsansatz von MHP geht jedoch einen anderen Weg als der traditionelle Ansatz der Hersteller.
MHP archiviert über das SAP System in existierenden Archivsystemen. Die meisten Anbieter haben hier
im Vergleich bei den Projektkosten ein großes Defizit. Dessen sind diese sich durchaus bewusst. Da es
sich aber in allen Fällen um professionell agierende Unternehmen handelt und MHP mit allen in anderen
Projektbereich ebenfalls partnerschaftlich zusammen arbeitet, gibt es dort keine Reibungspunkte und
eine hohe Akzeptanz.
Unsere Entwicklungen sind durch eigene Namensräume und Benennungen exakt „abgetrennt“ und es
kann daher im Support einfach unterschieden werden.
Meist ist auch bei den Anbietern wenig oder kein SAP KnowHow in dieser Tiefe vorhanden.
Fragen und Antworten aus dem Boxenstopp vom 13.07.2012
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
© 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 44
Kontaktadresse MHP:
Carsten Weber
Leiter MHP Softwareprodukte
Telefon: +49 (0)7141 7856-0
Mobil: +49 (0)151 2030 1264
E-Mail: [email protected]
Stefan Westhäußer
Manager sowie
Produktmanager AddOn Business Message Archive
Telefon: +49 (0)7141 7856-0
Mobil: +49 (0)151 2030 1260
E-Mail: [email protected]
Offene Fragerunde
MHP AddOn Business Message Archive for SAP
Freischaltung Mikrofon: Sie werden nun zentral wieder freigeschalten.
Chat How-To: 1. Am rechten Bildschirmrand den Reiter Chat anklicken und das Chatfenster öffnet sich.
2. Jetzt können Sie Ihre Frage eingeben und anschließend auf senden drücken. 3. Die Unterlagen der WebSession erhalten Sie später als E-Mail.