Kommunen der ZukunftKommunen der ZukunftMitarbeiterorientiert -motivationsorientiertMitarbeiterorientiert -motivationsorientiert
Wege zu einer neuen VertrauenskulturWege zu einer neuen Vertrauenskultur
ZielvereinbarungenZielvereinbarungen
zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern/Teamszwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern/Teams
AgendaAgenda
•Netzwerk Kommunen der Zukunft•Was verstehen wir unter
Zielvereinbarungen•Zielvereinbarungen bei der
Gemeinde Eppelborn•vorläufige Evaluation•Wie geht es weiter?
Netzwerkknoten-ThemaNetzwerkknoten-Thema
• Strategisches Ziel: Entwicklung von Mitarbeiterakzeptanz im Prozeß der Verwaltungsmodernisierung
• Leitprojekt:Motivationsentwicklung
• Themenschwerpunkt:Auf dem Weg zur Vertrauenskultur: Motivationsentwicklung durch Zielvereinbarungen (Einführung, Aushandlungsprozess, Rückkoppelung)
Leitbild Reformkonzept Projektorganisation
Bürger
orientie
rung
Verwal
tungskultur,Füh
rung,PE
Politik/Verwaltung
FührungVerantwortung
Ideen Regeln Ressourcen
FührungVerantwortung
Ideen Regeln Ressourcen
Kostenrechnung
Produkte
Veränderung derOrganisation
Controlling/Berichtswesen
Kontrakt-management
Delegation derRessourcenver-
antwortung
Budgetierung
Nicht direkt NSM
Erw. NSMder KGSt
(1996)
Rathaus der VerwaltungsmodernisierungRathaus der Verwaltungsmodernisierung
Veränderter StellenwertVeränderter Stellenwertder Personalentwicklungder Personalentwicklung
Personal-entwicklung
Personal-entwicklung
Erwartungenvon Bürgern
(Kunden)
Erwartungenvon Bürgern
(Kunden)
Verwaltungs-modernisierung,
Dstl-Innovat.
Verwaltungs-modernisierung,
Dstl-Innovat.
Neue pro-fessionelle An-forderungen u.
Tätigk.
Neue pro-fessionelle An-forderungen u.
Tätigk.Ansprüche
der MA an dieArbeit
Ansprücheder MA an die
Arbeit
Knappe fi-nanzielle Res. -Personalstärke
Knappe fi-nanzielle Res. -Personalstärke
Formen vonFormen vonZielvereinbarungenZielvereinbarungen
1954: Management by Objectives (Peter F. Drucker: „Die Praxis des Managements“)
ZV im Rahmen des Kontraktmanagements(zw. Beschäftigten(-gruppen) und Vorgesetzten, die in ein umfassendes, durchgängiges Zielsystem eingebettet sind und dem Anspruch folgen, die Verwaltung als Ganzes ziel- und ergebnisorientiert zu steuern)
ZV im Rahmen von Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gesprächen (MVGs)(als Alternative oder Ergänzung zu der Personalbeurteilung)
Zielvereinbarungen mit Entgeltbezug(honorieren die Zielerreichung mit Leistungszulagen oder -prämien: besondere Leistung, arbeitsrechtl. verbindlicher Charakter, Gegenstand der Entgeltpolitik)
Mischformen
Umfeld der ModernisierungUmfeld der Modernisierung
schwierige Übergangsphase beim Modernisierungsprozess: Anfangseuphorie und Entschlossenheit vielerorts verflogen
nachlassende Bereitschaft zur Mitwirkung weitgehender Rückzug der Politik Promotoren als Einzelkämpfer „harte“ Reformmassnahmen (wie
Budgetierung) ja, „weiche“ (wie PE) zögernd Haushaltskonsolidierung: Verwaltungsreform =
Personalabbau + Arbeitsintensivierung
„Wenn Du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Leute zusammen, um Holz zu beschaffen, Werkzeuge vorzubereiten, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern wecke ihnen die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“
(Antoine de Saint-Exupery“
Zielvereinbarungen sind...Zielvereinbarungen sind...
verbindliche innerbetriebliche Absprachen
Aushandlungsprozesse
ein „partnerschaftlicher“ Austausch auf der Basis geschäftspolitischer Schwerpunkte
Beschreibungen von Zielen (angestrebte Ergebnisse)
gelten für einen bestimmten Zeitraum
eine eigenverantwortliche Selbstverpflichtung
Gütekritrien für Gütekritrien für Zielvereinbarungen sind...Zielvereinbarungen sind...
formale Kriterien meßbar eindeutig zeitlich befristet personenbezogen
inhaltliche Kriterien realisierbar beeinflußbar ernsthaft widerspruchsfrei akzeptiert
Die 7 Elemente einer Die 7 Elemente einer Zielvereinbarung...Zielvereinbarung... Wie ist die Ausgangslage?
Wer sind die beteiligten Personen?
Was ist Gegenstand der Zielvereinbarung?
Welche Maßnahmen können ergriffen werden?
Für welchen Zeitraum gilt die Zielvereinbarung?
Wie messe ich den Zielerreichungsgrad?
Wie werden die Ergebnisse bewertet?
ZielvereinbarungenZielvereinbarungen Warum? Warum?
Motivation Handlungsspielraum partnerschaftliches GegenstromverfahrenCommitment*
SelbststeuerungOptimierung der Verwaltungs- organisation
Mitarbeiterbeteiligung Steuerung
CommitmentCommitment
ist die persönliche, innere Verpflichtung, sein Bestes zu tun, um das vereinbarte Ziel zu erreichen
setzt voraus, daß die Beteiligten sich in den vereinbarten Zielen wiederfinden
setzt voraus, daß alle - das gesamte Team - an der Zielfindung beteiligt waren
ZielvereinbarungenZielvereinbarungen Wie geht das? Wie geht das?
Aushandlungsphase:ZV-Gespräche zw. Führungskraft und Team
Abschluß einer Zielvereinbarung (Commitment)
Umsetzungsphase: Maßnahmen zur Zielerreichung
begleitendes Controlling
3
1 Einführungsphase:ausführliche Information an alle BeteiligtenSchulung der Führungskräfte und Teams
2
• Neu: Organisations- und Vertrauenskultur mit umfassender Mitarbeiterbeteiligung
• ZV verändern zentrale Prozesse in der Organisation
• daher: Einführung auf eine breite Basis stellen
• Es gibt keinen Königsweg zur Einführung
• viel Zeit und Energie für Einführung des neuen Instrumentes verwenden
• Verhältnis der ZV zu anderen Elementen der Personalentwicklung (materielle und immaterielle Leistungsanreize, Führungsleitlinien, Qualifizierung, Beurteilungswesen)
Zu beachten!Zu beachten!
! !
• Gründlichkeit vor Schnelligkeit
• Skepsis/Widerstände normal, Angst und Verunsicherung ernst nehmen(Angst vor Selbstbindung und Zielverfehlungen, Kontrolle des Arbeitshandelns, Zusatzbelastungen, Vorgeschichte der Modernisierung) Umgang mit Zielverfehlungen, Zielabweichungen
• „Standort“ der Verwaltungsspitze (Chefsache)
• Entscheidung: Pilotbereiche oder vollständige Umsetzung
• Evaluation des Instrumentes ZV in Praxis
Zu beachten!Zu beachten! ! ! !
• Informationvermittlung• Bildung einer Projektgruppe• ständiger Informationsfluß
(Netzwerkknoten/PG hausintern)• Anlaufprobleme/Verständigungsschwierig-
keiten• Schulungsveranstaltungen (ZV, Moderations-
und Gesprächstechnik, MA-Gespräche)• ZV als
Qualitätsgrundsatz/Verwaltungsleitbild• Beginn mit Pilotbereichen
ProjektorganisationProjektorganisation in Eppelborn in Eppelborn
• Erscheinungsbild• Image und guter Ruf• Kundenorientierung (Öffnungszeiten,
Personal, Preisgestaltung, Wasserqualität und -temperatur)
• Angebotspalette (Jugend, Familie, Senioren, bes. Veranstaltungen, Ausstattung)
• höhere Besucherzahl• Senkung des Betriebsmittelzuschusses
Beispiel:Beispiel:Steigerung der AttraktivitätSteigerung der Attraktivitätdes Hallenbadesdes Hallenbades
• Schulungsveranstaltung über Leitfaden für die Pilotbereiche (intern)
• Abklärung letzter offener Fragen, insbesondere Verantwortung des Teamleiters und des Teams
• abschließende Festlegung der Themen und Inhalte
• Festlegung des Zeitplanes für Aushandlungsphase
EinführungsphaseEinführungsphase
• Verhandlungszeit: 6 - 10 Std, 2 bis 4 Termine• Spezifizierung des Zieles, ausgiebige Erörterung
der Ausgangslage als Basis• Positionen durchaus unterschiedlich, Zwang zum
Kompromiß, insbes. Finanzen• Team: Pool von Ideen, „graue Mäuse“ gehen aus
sich heraus• Zielerreichungskontrolle: Problem der
qualitativen Messung (Outcomes)• Unsicherheit: Kunden- und
Mitarbeiterbefragungen (spezielle Schulung)• Förderung des Zusammengehörigkeitsgefühls
und der Identifikation mit der Aufgabe• Unterschrift aller Beteiligten
AushandlungsphaseAushandlungsphase
• Zeitdauer: 1 Jahr/ 18 Monate
• Maßnahmen überwiegend entsprechend Zeitplan/Erfolge bei Realisierungen
• Probleme:– Abstimmung im einzelnen (Einbeziehung von
internen Dienstleistern zur Zielerreichung)– Teammitglieder: Bewußtsein neuer
Verantwortung entwickeln, Übersteigerung, Ausbrechen eines TM, Vernachlässigung der ZV bei Urlaub des Teamleiters
UmsetzungsphaseUmsetzungsphase
• vierteljährliches Controlling
• absolut selbständiges Arbeiten aufgrund der ZV
• Umsetzungen permanent, Erfolge sichtbar (intern und für Außenstehende)
• Kunden- und Mitarbeiterbefragungen
• Feedback-Gespräch nach Ende des Quartals
Controlling Controlling
Evaluation intern Evaluation intern • Schlußbewertung beim Bad • AuftragserfüllungAuftragserfüllung: Massnahmeplan fast
vollständig abgearbeitet, durch a.o. Sanierungsarbeiten aber zusätzl. Schließzeiten und damit stagnierende Besucherzahl
• WirtschaftlichkeitWirtschaftlichkeit: Senkung des Betriebsmittelzuschusses dennoch erreicht
• KundenzufriedenheitKundenzufriedenheit: Befragung mit Durchschnittsnote 2,1
• MitarbeiterzufriedenheitMitarbeiterzufriedenheit: Befragung mit Durchschnittsnote 2,47
Evaluation extern Evaluation extern
• Bewertung durch Forschungsprojekt der Hans-Böckler-Stiftung i.Z.m. Verwaltungshochschule Speyer:
• Operationalisierung und Akzeptanz:Operationalisierung und Akzeptanz: nur geringe Probleme, Qualitätsziele i.V.m. weitreichenden Entscheidungs- und Handlungsspielräumen motivationsfördernd (selbst bei größerer Arbeitsbelastung)
• Wirkungen:Wirkungen:- durchweg Zufriedenheit bei den Beschäftigten- stabile Motivation- nachgewiesene Verbesserung der Dienstleistungsqualität und Effizienzsteigerungen
• In Eppelborn:– weitere drei Zielvereinbarungen( „Saubere Gemeinde“,
Öko-Audit, Bürgeramt und -info)
– Fortsetzung in 2.002, gekoppelt an produktorientierten Haushalt (Produkte, Produktgebiete)
• praktische Anwendung und Weiterentwicklung des Leitfadens im veränderten Netzwerkknoten (Eppelborn, Sindelfingen, Wolfsburg, Krefeld, Landkreis Westfalen-Lippe), ggf. unter Einbeziehung des neuen „kommunalen strategischen Managements“ der KGSt von 2000
Wie geht es weiter?Wie geht es weiter?
in schriftlicher Form zubestellen bei:KGSt, Köln
Ihnen, viel Erfolg, ...Ihnen, viel Erfolg, ...
denn
auch der
weiteste Weg
beginnt
mit dem
ersten Schritt!