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Modell einer Vollkostenrechnung mit SAP zur Implementierung der
Trennungsrechnung in Niedersachsen
Länderworkshop zur Vollkostenrechnung
9. Dezember 2011
Berlin
Dr. Thomas Rupp
Leiter Niedersächsisches Hochschulkompetenzzentrum für SAP
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Kurzvorstellung CCC
• Konzeption/Gründung im Jahr 2000
• Unterstützung von 18 Hochschulen (Landesbetriebe/Stiftungen) in Niedersachsen bei der Einführung, dem Betrieb und der Weiterentwicklung der SAP-Systeme.
• Einrichtung an der Leibniz Universität Hannover angesiedelt und von allen beteiligten Hochschulen finanziert.
• SAP-Module: Finanzbuchhaltung (FI), Anlagenbuchhaltung (FI-AA), Controlling (CO), Haushaltsmanagement (PSM), Reisekostenabrechnung (FI-TV), Personaladministration (HCM-PA), Organisationsmanagement (HCM-OM), Personalkostenplanung (HCM-CP), Materialwirtschaft (MM), Vertrieb (SD), Business Warehouse (BW), Folders Management (FM).
• Seit 2006 als SAP Customer Competence Center zertifiziert.
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Rahmenbedingungen in Niedersachsen
• Seit 2001 flächendeckende kaufmännische Buchführung (weitgehend mit SAP)
• Hochschulen als Landesbetriebe oder als Stiftungen des öffentlichen Rechts
• Kontinuierlicher Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung (KLR Aufgabenheft des Niedersächsischen Ministerium für Wissenschaft und Kultur MWK)
• März 2007: Arbeitsgruppe zur Erstellung eines Konzeptes für das 7 Forschungsrahmenprogramm
• Ausweitung des Konzeptes: Anwendbarkeit auch für EFRE und Trennungsrechnung
• November 2008: Arbeitsgruppe beim MWK zur Erarbeitung von Empfehlungen zur Trennungsrechnung
• Februar 2009: Prüfung des KLR-Konzepts durch KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
• Umsetzung der Systemtechnik/Organisation der Trennungsrechnung in 2009
• Darstellung und Testat der Trennungsrechnung im Jahresabschluss 2010
• Für JA 2011 Schwerpunktprüfung der Trennungsrechnung durch MWK angekündigt.
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KLR – Grundlage der Trennungsrechnung
• Getrennte Darstellung der Kosten und Finanzierung
des wirtschaftlichen Bereiches notwendig.
• Die Kosten- und Leistungsrechnung muss die
notwendigen Informationen liefern (Kostenstellen- und
Kostenträgerrechnung).
• Ermittlung der Vollkosten auf Ebene der einzelnen
Projekte/Kostenträgern der wirtschaftlichen Tätigkeit.
Direkte Kosten (Kostenträgereinzelkosten)
- Personalkosten (Zusatzpersonal, Landespersonal)
- Sachkosten
- AfA
Indirekte Kosten (Kostenträgergemeinkosten)
_____________________________
Vollkosten
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Kostenartenrechnung
• Abgleich Finanzbuchhaltung und Controlling systematisch gegeben
• Die Summe der Kosten/Erlöse der KLR entspricht der Summe der Aufwendungen/Erträge gemäß GuV im Jahresabschluss.
• Personalkosten Landespersonal (für Landesbetriebe) nach hochschulspezifischen Durchschnittssätzen
• Drittmittelpersonal (Zusatzpersonal) wird mit Istkosten gebucht
• Einstellungen in den Sonderposten für Investitionen finden in der KLR keine Anwendung. Es werden immer die Abschreibungen herangezogen.
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Kostenarten
Primärkosten Sekundärkosten
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Kostenartenrechnung 2
• Personalkostendurchschnittssätze werden pro Besoldungs- und Entgeltgruppe (BEG) gebildet.
• Buchung der Abrechnungsergebnisse auf Verrechnungskostenstellen je BEG.
• Ermittlung der Vollzeitäquivalente pro BEG (HCM-Personaladministration)
• Hochschulspezifischer Durchschnittssatz pro BEG (Kosten pro BEG / VZÄ pro BEG)
• Buchung der Vollzeitäquivalente als statistische Kennzahlen im CO
• Umlage, Verteilung oder automatische Umbuchung der Kosten
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Kostenartenrechnung 3
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Verrechnungskostenstellen
pro BEG
Hochschule
1 F&L 2 Verwaltung 3 zentrale
Einrichtungen 4 Gebäude
Fakultät
Institut
Personalabrechnung
Buchung
VZÄ pro BEG
Umlage der Kosten über sek. Kostenarten gemäß
VZÄ der Kostenstellen
(Variante: direkte Buchung der Durchschnittskosten)
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Kostenstellenrechnung
• Verursachungsgerechte Kostenzuordnung: Kosten werden auf
diejenigen Objekte (Kostenstellen/Kostenträger) gebucht, auf die
diese Kosten direkt zuordenbar sind.
• Stark vereinfachte Struktur der Kostenstellenrechnung:
Verrechnungs-
kostenstellen
zentrale
Infrastruktur
dezentrale
Infrastruktur
Endkostenstellen
Prim
ärk
oste
n
1.
2.
3.
Fibu
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Kostenstellenrechnung 2
(…)
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Kalkulationsschema für Projekte
• Kalkulation von Produktivstunden: Die auf den Projekten erfassten Personalkosten (entweder über Zeiterfassung verrechnet oder als Zusatzkosten primär gebucht) bilden die Basis, auf der die Overheadkosten (Infrastrukturkosten) verursachungsgerecht zugerechnet werden.
• Es wird entweder ein Zuschlagssatz für die gesamte Hochschule oder separate Zuschlagssätze für Teilbereiche der Hochschule ermittelt.
• Bei der Ermittlung des Overheadzuschlags werden alle Kosten (ohne Personalkosten) berücksichtigt, die nicht auf den Projekten direkt zugeordnet wurden. Die Personalkosten des am Projekt beteiligten Personals werden über die Zeiterfassung auf das Projekt verrechnet und nicht über den Overheadsatz.
…
Endkostenstellen
Studiengänge
DFG-Projekte
Studium und
Lehre
Forschung und
Entwicklung
EU-Projekte
… wirtschaftliche
Tätigkeiten
Vermietung…
Auftragsforschung
Dienstleistungen
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Schematische Darstellung
Lehreinheit
Projekte
Zusatzpersonal
Landespersonal
Kosten der Lehreinheit
(ohne Personal)
6 x
Overheadkosten-
Zuschlagssatz =
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Zeiterfassung Landespersonal 1
• Zeiterfassung zur Verrechnung des landesfinanzierten
Personals notwendig.
• Organisatorische Regelungen und technische Umsetzung
klären.
• Personalratsbeteiligung bei der Einführung der
Zeiterfassung.
• Monatliche Erfassung und Buchung der Zeiten.
• Umfang der Zeiterfassung (alle Beschäftigte oder nur
wissenschaftliches Personal)
• Zeiterfassungsbögen werden zu Unterlagen (Vorbelege) für
die Jahresabschlussprüfung (Aufbewahrungsfristen klären).
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Zeiterfassung Landespersonal 2
• Im Rahmen der Trennungsrechnung keine 100%ige
Zeiterfassung notwendig. Es müssen nur die Zeitanteile für
wirtschaftliche Tätigkeiten von den Personen erfasst, die
wirtschaftliche Tätigkeiten ausführen.
• Unterschied zur Zeiterfassung für das 7. FRP (100%
Zeiterfassung der beteiligten Personen).
• Wirtschaftsprüfer präferieren auch für die Trennungsrechnung
eine 100%ige Zeiterfassung.
• Durchschnittsstundensatz pro BEG = Kosten der BEG /
(Vollzeitäquivalente * Durchschnittliche Jahresarbeitszeit in
Stunden).
• Zeiterfassung als Grundlage der Overheadkosten (Zuschlag
auf Personalkosten) daher kein Anreiz Zeiten zu erfassen.
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Zeiterfassung 3 - Plausibilisierung
• Plausibilisierung für die Zeiterfassung
konzipieren:
– Übersicht aller in Frage kommender Projekte
(Klassifizierung, Selektion)
– Rückmeldung von 0-Meldungen
– Mahnungen von Zeiterfassungsbögen
– Projekte ganz ohne Personaleinsatz
unplausibel (z.B. Überwachung mit Bericht:
Erträge im Projekt, Kosten Zusatzpersonal,
Kosten Landespersonal)
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Zeiterfassung 1 - Projektliste
Es werden nur die Projekte der wirtschaftlichen Tätigkeit gelistet.
Auch quartalsweise Erfassung möglich
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Zeiterfassung 2 – Zeiten erfassen und freigeben
BEG – Auswahl von SAP Leistungsarten (Customizing)
Sendende Stelle und Projekte abhängig von Finanzstellenberechtigungen
Wert/Kwähr (Betrag pro Stunde) aus der CO-Planung
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Zeiterfassung 3 – Zeiten buchen
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Ergebnis der Verbuchung der Zeiterfassung
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Formel zur Berechnung auf Hochschulebene
GemeinkostenzuschlagssatzHochschule =
Alle Kosten der Vorkostenstellen (inkl. Personal)
+ alle Kosten auf Sonder- und Haushaltsmittelprojekten
(inkl. Personal)
+ Kosten auf Endkostenstellen (ohne Personal)
– Kosten die nur der Lehre zugerechnet werden
_________________________________
Personalkosten auf Projekten (ohne Sondermittel- und
Haushaltsmittelprojekte)
+ Personalkosten der Endkostenstellen.
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Zuschlagskalkulation in SAP
• Projekt Kalkulationsschema
• Kalkulationsschema
– Basis des Zuschlags (Personalkosten)
– Höhe des Zuschlags (Gemeinkostenzuschlagssatz / pro Jahr
konstant = Vorjahreswert)
– Entlastungsobjekt (dynamisch ermittelt verantwortliche
Kostenstelle)
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Budgetrelevanz der Buchungen
• CO-Vorgänge zur Zeiterfassung und zum Gemeinkostenzuschlag
werden in das PSM budgetwirksam gebucht.
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Ergebnis der Verbuchung der Zeiterfassung
72% Zuschlag auf die Basis der Personalkosten 3.184,80€ = 2.293,06€
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Ergebnis: Vollkosten auf Projektebene
• Direkte Kosten zurechenbar.
• Overheadkosten über Zuschlag auf Personalkosten.
• Indirekte Personalkosten als größtes Problem – Landespersonal bzw. Personal aus Drittmitteln, die Leistungen für wirtschaftliche
Tätigkeiten erbringen um hier entsprechende Kosten ausweisen zu können muss eine Zeitaufschreibung erfolgen.
– Buchung der Zeiterfassungen in aggregierter Form (pro BEG) und nicht personenbezogen
– Monatliche Buchung der Zeiterfassung um aktuelle Budgetübersichten zu ermöglichen.
– An die Zeitaufschreibung ist aber auch der Overheadkostenzuschlag gekoppelt. Daher wird ein Projekt, welches viel Personalkosten hat auch mit hohen Overheadkosten belastet. Steuerungsimpuls wenig Zeiten auf Projekte zu buchen.
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Darstellung im Jahresabschluss
• Darstellung der Trennungsrechnung im Anhang des Jahresabschluss notwendig.
• Darstellung der Summe der Aufwendungen und Summe der Erträge der abgeschlossenen Projekte Differenz beschreibt das Ergebnis der wirtschaftlichen Tätigkeit der Hochschule.
• Prüfung erfolgt durch Wirtschaftsprüfer.
• Auswertung für die gesamte Hochschule. Eine Darstellung für kleinere Einheiten ist nicht erforderlich. Somit kann auch ein Ausgleich einzelner Projekte/Bereiche erfolgen.
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Schema zur Darstellung im Jahresabschluss
Trennungsrechnung
Hochschule
Gesamt
Hoheitlicher
Bereich
Wirtschaftlicher
Bereich
Evtl. noch Splittung
des wirtschaftlichen
Bereichs in
öffentliche/private
Auftraggeber
Erträge 150 100 50
Aufwendungen -116 -74 -42 Veränderte Bewertung
(Kosten gehen bei
Vollkostenbewertung
vom hoheitlichen in
den wirtschaftlichen
Bereich)
Ergebnis vor Sonderposten
für Investitionen
34 26 8 Wirtschaftliches
Ergebnis
Aufl. Sonderposten für
Investitionen
6 4 2
Zuführung zum Sonderposten
für Investitionen
-30 -20 -10
Ergebnis nach Sonderposten
für Investitionen
10 10 0 Zuführung/Entnahme
Rücklagen