Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Universität Potsdam
Chair of Business Information Systemsand Electronic GovernmentUniversity of Potsdam
Univ.-Prof. Dr.–Ing. habil. Norbert Gronau Lehrstuhlinhaber | Chairholder
August-Bebel-Str. 89 | 14482 Potsdam | Germany
Tel +49 331 977 3322Fax +49 331 977 3406
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GeschäftsprozessmanagementModellierung von Geschäftsprozessen BPMN
Wdhl. Ereignisgesteuerte ProzesskettenBusiness Process Modeling and Notation
Wdhl. Ereignisgesteuerten Prozessketten- Textanalyse, Entitäten, ProzessskizzeBusiness Process Modeling and Notation- Modellierung des Prozessbeginns- Ausweitung mittels des Kollaborationsdiagramms- Modellierungsfinalisierung- Diskussion der Entwürfe
Ein alter Bekannter: Fallstudie: Carl Orff OHG: TextanalyseDer Kunde stellt zunächst eine Anfrage über eine Transistorschaltung an einen Vertriebsmitarbeiter. Daraufhin wird ein Angebot auf Basis der Kundenanforderungen mit der KalkApp erstellt. Ist der Kunde mit diesem Angebot einverstanden, bestellt er die entsprechende Schaltung in Form eines Kundenauftrags. Wenn er nicht einverstanden ist, wird ein neues Angebot erstellt, aber es kann auch vorkommen, dass der Kunde kein neues Angebot wünscht. Dann wird der Vorgang von der Sekretärin ins Archiv-DB abgelegt. Da die Carl Orff OHG annimmt, dass der Kundenauftrags aufgrund einer mangelnden Kundenbindung nicht ausgelöst wurde, wird das Kundenbindungsprogramm gestartet. Hier wird eine Einladung zum nächsten Kundenevent versendet, ein Verkaufstermin mit dem Kunden telefonisch vereinbart und das CRM-System aktualisiert.Wenn der Kundenauftrag beim Vertriebsmitarbeiter eintrifft, erfolgt zunächst die Prüfung der Vollständigkeit. Ein nicht vollständiger Kundenauftrag wird mittels der MailApp an einen Mitarbeiter der Konstruktionsabteilung geleitet. Dieser erweitert die technische Spezifikation des Kundenauftrags mit der TextApp und leitet ihn dann zurück an den Vertrieb. Ist der Kundenauftrag vollständig, wird er vom Vertrieb an die Fertigungsvorbereitung weitergeleitet, die den Kundenauftrag zeitlich in Abhängigkeit von den benötigten Materialien einplant. Dazu werden die Dispositionspapiere an den Produktionsleiter und die Bestellpapiere an die Beschaffung verschickt. Die Beschaffung löst nach Erhalt der Papiere einen Bestellvorgang bei dem jeweiligen Lieferanten aus, der mit Hilfe der BestellApp realisiert wird und eine Bestellung erzeugt. Nach Eintreffen der Ware vom Lieferanten wird diese von der Beschaffung an die Produktion weitergeleitet. Außerdem wird nach dem Eintreffen der Ware die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet und von dieser per Anweisung bezahlt und abgelegt. Dies geschieht ausschließlich über Hr. Meier, der als Buchungsberechtigter die entsprechenden Zahlungslegitimation erworben hat.Nach Erhalt der benötigten Teile und den Erhalt der Dispositionspapiere kann die Produktion nunmehr die Fertigung und Montage durchführen. Nach erfolgter Montage erfolgt die Fertigmeldung an die Fertigungsvorbereitung. Der Vorgang kann dort als abgeschlossen abgelegt werden. Die fertigen Transistorschaltungen werden im Versand an den Kunden verschickt. Hierfür angelegte Versandpapiere enthalten ein Anschreiben, die Rechnung und einen Werbeprospekt.Der Vertrieb schließt den Kundenauftrag ab. Gleichzeitig wird das Cross-Selling gestartet.
Ein alter Bekannter: Fallstudie: Carl Orff OHG: Entitätenextraktion
Funktionen Organisations-einheitenVerknüpfungs-
operatorenInforma-
tionsobjekteAngebot erstellen Vertrieb ^ AngebotVorgang ablegen Konstruktion xor Kunden-
anforderungVollständigkeit prüfen Fertigungs-vorbereitung
Kunden-anforderungVollständigkeit prüfen Fertigungs-
vorbereitung Anwendungs-systeme
Kunden-anforderung
Kundenauftrag an Konstruktionsabt. weiterleiten
Fertigungs-vorbereitung Anwendungs-
systemeAuftragKundenauftrag an Konstruktionsabt. weiterleiten
BeschaffungAnwendungs-
systemetechnische
SpezifikationTechn. Spez. erweitern & zurückleiten Beschaffung
Anwendungs-systeme
technischeSpezifikationKundenauftrag an Fertigungsvorber. weiterleiten Produktion KalkApp
technischeSpezifikation
Kundenauftrag einplanen & an Beschaffung versenden
Produktion KalkApptechnische
Spezifikation
Kundenauftrag einplanen & an Beschaffung versenden BuchhaltungMailApp Dispositions-papiereEingetroffene Ware und Rechnung weiterleiten VersandMailApp Dispositions-papiere
Rechnung bezahlen Rollen/ Stellen TextApp BestellungRechnung ablegen Kunde BestApp Rechnung
Fertigung und Montage durchführen Mitarbeiter Zahlungs-anweisungAuftrag fertig melden Sekretärin EreignisseZahlungs-anweisung
Kundenauftrag ablegen Buchungsberech. ... Versand-papiereSchaltungen verschicken Leiter Schnittstellen
Versand-papiere
Kundenauftrag abschließen Lieferant ...
Ein alter Bekannter: Fallstudie: Carl Orff OHG: Prozessabstraktion
Anfragebearbeitung
Ablage
alles ok vervollst.
Ablage
Rechnung
Abschluss
Synchronisationspunkt
nicht-parallelisierbare Aufgaben
parallelisierbare Aufgaben
Wdhl. Ereignisgesteuerten Prozessketten- Textanalyse, Entitäten, ProzessskizzeBusiness Process Modeling and Notation- Modellierung des Prozessbeginns- Ausweitung mittels des Kollaborationsdiagramms- Modellierungsfinalisierung- Diskussion der Entwürfe
Fallstudie: Carl Orff OHG
Der Kunde stellt zunächst eine Anfrage über eine Transistorschaltung an einen Vertriebsmitarbeiter. Daraufhin wird ein Angebot auf Basis der Kundenanforderungen mit der KalkApp erstellt. Ist der Kunde mit diesem Angebot einverstanden, bestellt er die entsprechende Schaltung in Form eines Kundenauftrags. Wenn er nicht einverstanden ist, wird ein neues Angebot erstellt, aber es kann auch vorkommen, dass der Kunde kein neues Angebot wünscht. Dann wird der Vorgang von der Sekretärin ins Archiv-DB abgelegt. Da die Carl Orff OHG annimmt, dass der Kundenauftrags aufgrund einer mangelnden Kundenbindung nicht ausgelöst wurde, wird das Kundenbindungsprogramm gestartet. Hier wird eine Einladung zum nächsten Kundenevent versendet, ein Verkaufstermin mit dem Kunden telefonisch vereinbart und das CRM-System aktualisiert.Wenn der Kundenauftrag beim Vertriebsmitarbeiter eintrifft, erfolgt zunächst die Prüfung der Vollständigkeit. Ein nicht vollständiger Kundenauftrag wird mittels der MailApp an einen Mitarbeiter der Konstruktionsabteilung geleitet. Dieser erweitert die technische Spezifikation des Kundenauftrags mit der TextApp und leitet ihn dann zurück an den Vertrieb. Ist der Kundenauftrag vollständig, wird er vom Vertrieb an die Fertigungsvorbereitung weitergeleitet, die den Kundenauftrag zeitlich in Abhängigkeit von den benötigten Materialien einplant. Dazu werden die Dispositionspapiere an den Produktionsleiter und die Bestellpapiere an die Beschaffung verschickt. Die Beschaffung löst nach Erhalt der Papiere einen Bestellvorgang bei dem jeweiligen Lieferanten aus, der mit Hilfe der BestellApp realisiert wird und eine Bestellung erzeugt. Nach Eintreffen der Ware vom Lieferanten wird diese von der Beschaffung an die Produktion weitergeleitet. Außerdem wird nach dem Eintreffen der Ware die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet und von dieser per Anweisung bezahlt und abgelegt. Dies geschieht ausschließlich über Hr. Meier, der als Buchungsberechtigter die entsprechenden Zahlungslegitimation erworben hat.Nach Erhalt der benötigten Teile und den Erhalt der Dispositionspapiere kann die Produktion nunmehr die Fertigung und Montage durchführen. Nach erfolgter Montage erfolgt die Fertigmeldung an die Fertigungsvorbereitung. Der Vorgang kann dort als abgeschlossen abgelegt werden. Die fertigen Transistorschaltungen werden im Versand an den Kunden verschickt. Hierfür angelegte Versandpapiere enthalten ein Anschreiben, die Rechnung und einen Werbeprospekt.Der Vertrieb schließt den Kundenauftrag ab. Gleichzeitig wird das Cross-Selling gestartet.
Aufgabenblatt
Die GPMUnternehmensberatung wurde von der Carl Orff OHG beauftragt, eine Systemanalyse durchzuführen. Sie und Ihr Team wurden mit dieser Aufgabe betraut. Ihre Aufgabe besteht darin, auf Basis des Gesprächsprotokolls, den Prozess der Auftragsabwicklung mit Hilfe einer BPMN zu modellieren.
Ein einfaches BPMN-Modell
Quelle: Allweyer 2009, S. 16
Mitarbeiter-bedarf melden
Stellenaus-schreibung
prüfen
Stellenaus-schreibung verfassen
Stellenaus-schreibung
überarbeiten
Stellenaus-schreibung
veröffentlichen
Mit-arbeiterbenötigt
Stelleausge-
schrieben
Fach
abte
ilung
Pers
onal
-ab
teilu
ngStel
le a
ussc
hrei
ben
OkayNichtOkay
PoolOrganisations-einheit
Start-ereignis Aktivität Ablauf
Exklusiver Gateway
End-ereignis
Verzweigungen
Zusatzinformation
Zusatzinformationen und Verzweigungen
["X > 100"
["X
Gateways
Stellenaus-schreibung verfassen
Stelle intern ausschreiben
Stelle extern ausschreiben
+ +
Paralleler Gateway
Inklusiver Gateway
Komplexer Gateway
Medium für Stellenanzeige
auswählen
Auf Homepage veröffentlichen
In Internet-Stellenbörse
veröffentlichen
In Zeitung veröffentlichen
Homepageausgewählt
Zeitungausgewählt
Internet-Stellenbörseausgewählt
Referenz früherer
Arbeitgeber 1 einholen
Referenz früherer
Professor einholen
Referenz früherer
Arbeitgeber 2 einholen
+ * Über Bewerber entscheidenProzess wird fortgesetzt, wenn zwei Referenzen eingetroffen sind.
Quelle: Allweyer 2009
Komplexer Gateway
Stellenaus-schreibung verfassen
Stelle intern ausschreiben
Stelle extern ausschreiben
+ +
Paralleler Gateway
Inklusiver Gateway
Komplexer Gateway
Medium für Stellenanzeige
auswählen
Auf Homepage veröffentlichen
In Internet-Stellenbörse
veröffentlichen
In Zeitung veröffentlichen
Homepageausgewählt
Zeitungausgewählt
Internet-Stellenbörseausgewählt
Referenz früherer
Arbeitgeber 1 einholen
Referenz früherer
Professor einholen
Referenz früherer
Arbeitgeber 2 einholen
+ * Über Bewerber entscheidenProzess wird fortgesetzt, wenn zwei Referenzen eingetroffen sind.
Quelle: Allweyer 2009
Verzicht auf die Modellierung von Gateways
Entfernung bestimmen
Flug buchen
Bahnfahrt buchen
Mit Gateway
Reiseunter-lagen
zusammen-stellen
Über 500 km
Bis 500 km
Entfernung bestimmen
Flug buchen
Bahnfahrt buchen
Ohne Gateway
Reiseunter-lagen
zusammen-stellen
Über 500 km
Bis 500 km
Quelle: Allweyer 2009
Modellierung von Ereignissen
AktivitätUnbestimmt
Startereignis Endereignis
AktivitätZeitlich !
AktivitätDurch eine Nachricht ausgelöst
Nachricht versendend
AktivitätSignal
AktivitätMehrfacher Auslöser (ODER)Mehrfach-Endereignis
AktivitätBedingung als Startereignis
AktivitätParalleler mehr-facher Auslöser (UND)
Aktivität TerminierendesEndereignis
+
Quelle: Allweyer 2009
Abbildung von Schleifen
Bedarf erheben Angebot einholenBestellung aufgeben
+
Bis alle Mitarbeiter ihren Bedarfgemeldet haben
Bis geeignetesAngebotgefunden
Quelle: Allweyer 2009
Abbruch von Aktivitäten
Quelle: Allweyer 2009
Test bearbeiten Test korrigierenTest abgeben
Test einsammeln
!Bearbeitungszeitabgelaufen
Auftrag erfassen
Produkt ausliefern
Auftrag bearbeiten
Frage zum Auftrag
beantworten
!Frage zum Auftrag eingegangen
Abbruch einer Aktivität
Auslösen einer zusätzlichen Aktivität
Wdhl. Ereignisgesteuerten Prozessketten- Textanalyse, Entitäten, ProzessskizzeBusiness Process Modeling and Notation- Modellierung des Prozessbeginns- Ausweitung mittels des Kollaborationsdiagramms- Modellierungsfinalisierung- Diskussion der Entwürfe
Bewertung von BPMN
Aufgabenblatt
Die GPMUnternehmensberatung wurde von der Carl Orff OHG beauftragt, eine Systemanalyse durchzuführen. Sie und Ihr Team wurden mit dieser Aufgabe betraut. Ihre Aufgabe besteht darin, auf Basis des Gesprächsprotokolls, den Prozess der Auftragsabwicklung mit Hilfe einer BPMN zu modellieren.
Aufgabe 1
Modellieren Sie gemäß einer Aufgabenverteilung in Ihrem Team den Prozess bis zum „Erhalt der Auftragsannahme“ (Annahme oder Ablehnung) im Vertrieb mit Hilfe der BPMN. Treffen Sie geeignete Annahmen, sofern Angaben unvollständig sind oder vage formuliert wurden! Berücksichtigen Sie hierbei Die Swimlanes „Vertrieb“, „Mitarbeiter“, „Sekretärin“.
Anfragebearbeitung
Ablagealles ok vervollst.
AblageRechnung
Abschluss
Synchronisationspunkt
nicht-parallelisierbare Aufgaben
parallelisierbare Aufgaben
Wdhl. Ereignisgesteuerten Prozessketten- Textanalyse, Entitäten, ProzessskizzeBusiness Process Modeling and Notation- Modellierung des Prozessbeginns- Ausweitung mittels des Kollaborationsdiagramms- Modellierungsfinalisierung- Diskussion der Entwürfe
Darstellung von Nachrichteninhalten
Bewerber
Unternehmen
Bewerbung
Eingangs-bestätigung
Bewerber
Unternehmen
BewerbungEingangs-bestätigung
Quelle: Allweyer 2009
Kollaborationsdiagramm
Bewerbung schreiben
Eingangs-bestätigung empfangen
Einladung zu Interview
empfangen
An Interview teilnehmen
Arbeitsvertrag empfangen
Arbeitsvertrag unterschreiben
und zurück-senden
Bewerbung empfangen
Eingang bestätigen
Zu Interview einladen
Interview durchführen
Arbeitsvertrag zusenden
Unterschrie-benen
Arbeitsvertrag empfangen
Bewerbung Eingangs-bestätigung Einladung Fragen
AntwortenArbeitsvertrag
UnterschriebenerArbeitsvertrag
Unt
erne
hmen
Bew
erbe
r
Quelle: Allweyer 2009
Kollaborationsdiagramm
Bewerbung schreiben
Eingangs-bestätigung empfangen
Einladung zu Interview
empfangen
An Interview teilnehmen
Arbeitsvertrag empfangen
Arbeitsvertrag unterschreiben
und zurück-senden
Bewerbung empfangen
Eingang bestätigen
Zu Interview einladen
Interview durchführen
Arbeitsvertrag zusenden
Unterschrie-benen
Arbeitsvertrag empfangen
Bewerbung Eingangs-bestätigung Einladung Fragen
AntwortenArbeitsvertrag
UnterschriebenerArbeitsvertrag
Unt
erne
hmen
Bew
erbe
r
Aufgabe 2
Erstellen Sie eine Kollaborationsdiagramm.zwischen dem Kunden und dem Vertrieb. Modellieren Sie den Informations-, Daten- und Nachrichtenfluss mit Hilfe der BPMN. Treffen Sie geeignete Annahmen, sofern Angaben unvollständig sind oder vage formuliert wurden!
Wdhl. Ereignisgesteuerten Prozessketten- Textanalyse, Entitäten, ProzessskizzeBusiness Process Modeling and Notation- Modellierung des Prozessbeginns- Ausweitung mittels des Kollaborationsdiagramms- Modellierungsfinalisierung- Diskussion der Entwürfe
Wdhl. Ereignisgesteuerten Prozessketten- Textanalyse, Entitäten, ProzessskizzeBusiness Process Modeling and Notation- Modellierung des Prozessbeginns- Ausweitung mittels des Kollaborationsdiagramms- Modellierungsfinalisierung- Diskussion der Entwürfe
Bewertung von BPMN
Aufgabe 3
Welche Bereiche in der vorgeschlagenen Modellierung hätten Sie anders abgebildet? Gestalten Sie drei Vorschläge und diskutieren Sie Vor- und Nachteile. Kommen Sie zu einem Fazit.
Hilfsfragen
Wie könnte die Aufgabe „Angebot erstellen und versenden“ alternativ modelliert werden, ohne das Schleifen-Element zu verwenden?An welcher Stelle in der vorgeschlagenen Modellierung könnten weitere Ereignisse platziert werden?Finden Sie ein Beispiel für den Abbruch einer Aktivität und gestalten Sie einen Modellierungsvorschlag.In der vorgeschlagenen Modellierung finden Sie die Aufgabe „Auftrag ablegen“ in der Fertigungsabteilung. Wo könnte diese Arbeit alternativ platziert werden?Fehlen Elemente, die sich in der vorgeschlagenen eEPK-Modellierung wiederfinden, in der vorgeschlagenen Modellierung der BPMN?
Vorteile
Bewertung von BPMN
Leicht lesbare BasisdiagrammeUmfassende WerkzeugunterstützungVorbereitung einer Automatisierung
Nachteile
Darstellbarkeit des gleichen Sachverhalts in mehreren verschiedenen DiagrammartenErschwerte Erlernbarkeit und InterpretationUnötige Trennung von Prozessen durch PoolbahnenVerwendung teilweise veralteter SymbolikUnterschiedliche Grafiken statt Attributierung
Quelle: Gronau 2016
Allweyer, T.: Business Process Model and Notation: Einführung in den Standard für die Geschäftsprozessmodellierung. Norderstedt 2009
Gronau, N.: Geschäftsprozessmanagement in Wirtschaft und Verwaltung. Analyse, Modellierung und Konzeption. Berlin 2016
Scheer, A.-W.: ARIS –Vom Geschäftsprozess zum Anwendungssystem. Berlin Heidelberg New York 1998
Literatur
Zum Nachlesen
Kontakt
Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau
Center for Enterprise ResearchUniversität PotsdamAugust-Bebel-Str. 89 | 14482 Potsdam Germany
Tel. +49 331 977 3322E-Mail [email protected]
Gronau, N.:Geschäftsprozessmanagement in Wirtschaft und Verwaltung.Berlin 2016
Geschäftsprozessmana-gement in Wirtschaft und Verwaltung Analyse, Modellierung und Konzeption
Norbert Gronau
mailto:[email protected]:[email protected]