11. September 2015 Prozess-, Projekt- und Multiprojektmanagement
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WITTECZEK
Prozess-, Projekt- und Multiprojektmanagement
in Unternehmen- Ein Überblick -
Dipl.-Ing., Dipl.-Wirtsch.-Ing. Volker Witteczek, Soltgrund 26, 31188 Holle
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0. Inhaltsverzeichnis0. Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkungen
2. Organisationsproblem
3. Prozess- und Qualitätsmanagement
4. Projektmanagement
5. Multiprojektmanagement
6. Literatur
7. Normen
8. Anhang, Projekt-Checkliste
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1. Vorbemerkungen
Vita:Studium:
Bauingenieurwesen: TU Braunschweig, Dipl.-Ing.
Wirtschaftsingenieurwesen: TU Braunschweig, Dipl.-Wirtsch.-Ing.
Weiterbildungsstudium Numerische Verfahren im Ingenieurwesen, TU Hannover undDortmund
Berufsweg:
1978 bis 1988 Tragwerksplanung, Bodengutachten, Bauleitung
1989 bis 2013 Senior Manager in einem DAX-Unternehmen
Experte für Projektmanagement,
Leitung Technische Revision
Senior Manager für Health, Safety und Environment (HSE)
Referent für Projektmanagement bei konzerninterner Academy und bei der GPM
seit 2014 ATZ und freiberuflicher Ingenieur
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2. OrganisationsproblemManagementansätze
Organisationsproblem**)
Prozess- und Qualitäts- management*)
ZielBedingungenConstraints
Mittel
Projekt- management
z. B. Change- management
*) ISO 9000 ff.**) Organisationslehre 1 und 2; W.Hill, R. Fehlbaum, P. Ulrichff.
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3. Prozess-und Qualitätsmanagement
Strategie
● Ziele● Standards● Rahmen.
Prozessplanung
● Prozessziele● Verantwortlichkeit● .Schnittstellen
Implementierung
● Organisation● Einführung● Kommunikation.
Controlling
● Analyse● Performance● Kontrolle
Optimierung (KVP*)
● Planänderungen● Potentiale● Training/Lernen
P DA C
**) Plan, Do, Check, Act
**)
*) Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
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3. Prozess- und QualitätsmanagementGrundsätze eines Qualitätsmanagementsystems
Kundenorientierung
Führung/Leadership
Einbeziehung aller betroffenen Personen Prozessorientierter Ansatz
Prozessorientierter Managementansatz
Ständiger Verbesserung
Sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung
Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen
Siehe ISO 9000
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4. ProjektmanagementProjektdefinition
Ein Projekt ist definiert durch Zielvorgabe Einmaligkeit, Neuartigkeit definierten Anfang definiertes Ende begrenzte MittelPrägende Merkmale sind Vielschichtigkeit und Komplexität mehrere Organisationsbereiche rechtlich-organisatorische Zuordnung
(Projektorganisation)
Keine Projekte ohne Risiken
Ziel ist es, die Risiken
zu bewerten, zu senken und zu kontrollieren
Es sind bewusste Entscheidungenherbeizuführen
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4. ProjektmanagementProjekttypen
Projekttypen Beschreibung/Beispiele
Investitions- und Instandhaltungs-projekte
Neubau, umfangreiche Instandhaltung,Abbruch, technische Anlagen
Organisations-projekte
Optimierung von Prozessen in einzelnen oder vielen Geschäftsbereichen,Veranstaltungsprojekte
IT-Projekte IT-Projekte mit weitreichenden Veränderungen, z. B. Einführung einer neuen Software
F&E-Projekte Entwicklung neuer technischer und wirtschaftlicher Produkte o. Dienste
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4. ProjektmanagementMagisches Dreieck im Projektmanagement
Projektumfeld
Kosten
Leistung
Zeit
Qualität
Stakeholder
Projekt-team
Betriebsorganisation
Interne Risiken
Externe Risiken
Projekt
Beschaffung
Kommunikation
Organisations- regelwerke
Gesetze
Verordnungen
Projektregeln
Politik
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4. ProjektmanagementStandardisierte Projektphasen (Projekt Life Cycle)
Grob-planung
Vor-planung
Detail-planung
Realisierungu. Abnahme
Abschluss Betrieb
Projekt Life Cycle
Planungs-auftrag
Projekt-freigabe
Planungs-freigabe
Fertigstellung ProjektendeErfahrungs-berichte
IdeeMachbarkeitVoruntersuchungSchätzung der KostenZeitaufwandRisikenKurzbeschreibungEntscheidung überWeiterverfolgung
BudgetaufstellungRisikobewertungPriorität d. Projekts Kosten-Nutzen-analyseZeitaufwandProjektorganisationRisikobewertungDetaillierung derBeschreibungEntscheidung überDurchführung
ProjektplanungStakeholder-analyseTechnischeDetailplanungVerträge für AusführungFreigabe durchAuftraggeber
Umsetzung mit Internen und externen FirmenSchrittweiseAbnahmenTermin-überwachungDokumentation des Projektablaufs
Formale AbnahmeEnddokumentationEndabrechnungErfahrungsberichtÜbergabeAuflösung Projekt-Team
NachkalkulationErgänzungLessons learned
Meilesteine
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4. ProjektorganisationLinien- und Matrixorganisation
AuftraggeberProjektsteuerung
Linienorganisation Projektorganisation
Projektleitung
TP 1 TP 2 TP 2
TM
TM
TM
TM
TM
TM
Projektteam
Geschäfts-führung
FG 1 FG 2 FG 2
FM
FM
FM
FM
FM
FM
Stab
FG: FachgebietsleiterFM: Fachmitarbeiter
TP: TeilprojektleiterTM: Teammitarbeiter
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4. ProjektmanagementProjektauftrag/Zielsetzung
S pezifisch
M essbar
A ttraktiv / anspruchsvoll
R ealistisch
T erminiert
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4. ProjektmanagementLeistungsmanagement / Projektstrukturplan
Grob-planung
Vor-planung
Detail-planung
Teil-Projekte
12..
n
Teil-Aufgaben
12..
n
Arbeits-pakete
1.11.2.
1.n
2.1.
Projekt
TP 1 TP 2
TP TeilprojektTA TeilaufgabeAP Arbeitspakte, nicht weiter aufgegliedert
TP n ...
AP TA
AP AP
TA
...
AP
Projektstrukturplan (PSE)
Lasten-/ Pflichtenheft
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4. ProjektmanagementKreativitätstechniken
ruhige Techniken
Kreatives SchreibenBrainwritingCollective-Notebook6-3-5 MethodeBrainwriting PoolABC-ListeMind MappingC-MapKJ-MethodeNM-MethodeCluster (Kreatives Schreiben)Edison-PrinzipIdeen-MarathonProgressive AbstraktionMorphologischer Kasten5-Warum-Technik
laute Techniken
BrainstormingNegativkonferenzKopfstandtechnikProvokationstechnikBisoziation, BionikAnalogietechnikZufallstechnikenSuperpositionSemantische IntuitionSynektikTilmag-MethodeCATWOEForce-Fit-Spiel6 Denkhüte von De Bono
bewegte Techniken
GaleriemethodeKartenabfragePinnwandmoderation (Metaplan-Technik)
Quelle: Wikipedia, Juli 2015; www.Kreativtivitätstechniken.info
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4. ProjektmanagementArbeitspakete
Projektname: Projekt-Nr.:Arbeitspaket: AP-Nr.:
Projektleiter: AP-Verantwortlicher
Beschreibung AP:
Materialaufwand: ….. € Personentage:Externer Aufwand: ….. €
Beginnt am:Endet am:
Unterschrift Projektleiter/in Unterschrift Arbeitspaket-Verantwortliche/r
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4. ProjektmanagementZeitmanagement
Softwarez. B. MS-Projectoder MS Excelsowie Spezialsysteme
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4. ProjektmanagementRessourcen – und Kostenmanagement
Zeit
Ressourcenaufwand (Personal, Material, Geräte)
Zeit
Kosten
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4. ProjektmanagementProjektcontrolling
Zeit
Ressourcenaufwand
Zeit
Kosten und Budget
Status
Meilenstein-Trendanalyse
Soll
Ist
Soll
Ist
Projektstatusbericht● Soll/Ist● Sachstand● Risiken
gefährdet
kritisch
keine Probleme
Dokumentation
„Lessons learned“
Planunterlagen
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4. Projektmanagement, ErfolgsfaktorenProjektmanagementatlas
Projektmanagementatlas Praktiker Experte
Erfolgsfaktoren in der Projektarbeit
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5. MultiprojektmanagementProjekte, Programme und Portfolios
ProjektportfolioProjektportfolio
ProgrammProjekt
ProgrammProgrammProjekt
Projekt
Projekt
Projekt
ProjektProjekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
ProjektProjekt
Projekt
ProgrammProjekt
Projekt
ProjektProjektProjekt
Projekt
Organisation
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5. MultiprojektmanagementProzesshaus
Wertschöpfungsprozesse
Projekt-Managementprozesse
Programm-Managementprozesse
Projektportfolio-Managementprozesse
Führungsprozesse
ProzesshausU
nter
stüt
zung
s-pr
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Mul
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5. Aufgaben eines Multiprojektmanagements (1)
Schaffung von Transparenz über die Projektelandschaft
Umsetzung von Visionen/Strategien in operative Projekte
Neuausrichtung der Projektelandschaft nach strategischen Zielen und Zieländerungen
Kommunikation von Unternehmenszielen
Unternehmensweite Koordination der Aktivitäten zwischen Projekten und zwischen Projekten und der Linie
Identifikation von Synergie-Potentialen
Vermittlung zwischen Projekten um Synergien nutzbar zu machen
Konsolidierung vorhandener Ressourcenkapazitäten
Optimieren von Projekt übergreifenden Ressourcenauslastungen
Projektbegleitende Überwachung von Projektfortschritten
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5. Aufgaben eines Multiprojektmanagements (2)
Coach in Projektmanagement-Fragen
Regulierer bei Konflikten zwischen Projekten und zwischen Projekt und Linie
Standardisierer von Projektmanagementansätzen
Unterstützung bei Einführung einer Projektmanagement Kultur
Früherkennung von Engpässen & Problemen, aktives Risikomanagement
„Das Setzen der richtigen Leute auf die richtigen Projekte.“
Abgleich der zukünftig benötigten Kompetenzen in Projekten
mit der Personal-Strategie
Training und Weiterbildung von Mitarbeitern im PM
Beurteilung von Projekterfolgen.
Aufbau einer Wissensdatenbank über beendete Projekte