PM K.I.S.S. in Böblingen
Warum in der Stadt Böblingen Projekte besser laufen
Christian Rinner
02.02.2017 in München
1 pmcc consulting - wer wir sind
2 Die Stadtverwaltung Böblingen
3 Ausgangssituation und Herausforderungen
4 Erste Erfolge / PM KISS
5 Ausblick auf das Projektmanagement in Zukunft
6Kritische Erfolgsfaktoren / Worauf es bei PM in der öffentlichen
Verwaltung ankommt…
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Profil
PMCC CONSULTING
Ihre Zufriedenheit ist
unsere wichtigste
Bestätigung – Qualität ist
der Maßstab unseres
Handelns
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Leistungsspektrum
PMCC CONSULTING
TRAINING BERATUNG COACHINGMANAGEMENT
AUF ZEITACADEMY SOLUTION
zum strategischen
Management,
Projekt-
und Prozess-
management,
fokussiert auf Fach-
kompetenz und
Sozialkompetenz
als individuelle oder
projektspezifische
Unterstützung in
Projekten,
Programmen und
Prozessen
zur Abdeckung von
Ressourceneng-
pässen im Projekt-
und Prozess-
management
individuelle
Ausbildungs-
konzepte
für das Management
von Strategien,
Projekten und
Prozessen
fundierte Beratung
und maßgeschnei-
derte Software-
lösungen zum
Einzel- und
Multiprojekt-
management
von Organisationen
und Unternehmen in
den Bereichen des
strategischen
Managements,
Projekt- und Prozess-
managements
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Christian RINNER MIB, zPM
Ausbildungen (Auszug)
Ausbildung zum Medienfachmann für
Mediendesign / Werbung und Kommunikation
Universitätslehrgang für internationale
Geschäftstätigkeit, Logistik und Management
„Master of international Business“ an der „University
of Salzburg Business School“
Zertifizierter Projektmanager – Level C nach GPM (IPMA)
Zertifizierter Projektmanager nach PRINCE2® Practitioner
Absolvent Universitätslehrgang Projektmanagement
Systemische Coaching Ausbildung
Six Sigma
M: +43 / 676 / 720 38 68
I: www.pmcc-consulting.com
Tätigkeitsfelder (Auszug)
Partner (Teilhaber): Senior Consultant & Trainer
Verantwortlicher für den Produktbereich K.I.S.S. bei pmcc consulting
Lektor an der Frankfurt School of Finance & Management
Lektor an der FH Salzburg
pm k.i.s.s.® Produktverantwortlicher
PMCC CONSULTING
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Die Stadtverwaltung Böblingen
Böblingen ist mit knapp 50.000 Einwohnern die zweitgrößte Stadt im Landkreis Böblingen
(Baden-Württemberg)
Böblingen zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität aus, die sich nicht zuletzt durch das
gute Angebot von interessanten Arbeitsplätzen begründet
Mehr als 350 ansässige Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen (Einzelhandel,
Autohäuser, Hightech-Unternehmen)
Darunter Unternehmen wie Hewlett-Packard oder
Philips Medizin Systeme und das erfolgreiche
Softwarezentrum Böblingen / Sindelfingen
Böblingen wurde zu einem leistungsstarken
Gewerbegebiet entwickelt
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Warum Projektmanagement?
Vom Prozessmanagement zum Projektmanagement
Im Jahr 2011 hat die Stadtverwaltung begonnen alle Prozesse systematisch zu untersuchen und zu vereinfachen
Innerhalb der Prozessuntersuchungen wurde festgestellt, dass es mehrere gescheiterte Projekte gibt z.B. Organisations- oder Softwareprojekte
Zudem gab es keine geregelten Projektprozesse (Beauftragung, Controlling, Abschluss)
Projektarbeit wird immer bei der Stadtverwaltung immer wichtiger!
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Welche Projekte gibt es? (Beispiele)
Bau von Kitas
Projekte zum Bürgerservice
IT Rollouts
Sanierungsprojekte
Musikfestivals
Jugendolympiade
Infrastrukturprojekte bei der Feuerwehr
Projekte bei den Stadtwerken Böblingen
Projekte des Gartenbauamts
Bau der Therme Böblingen etc.
Warum in der Stadt Böblingen Projekte besser laufen
o Fachkompetenz ist vorhanden
o Kaum PM Erfahrung
o Heterogene Zielgruppe an Projektleitern und
Projektteammitgliedern
o Unklares Rollenverständnis (insbesondere bei
Führungskräften)
o Ämterübergreifendes Arbeiten ist oft sehr
komplex
o Projektmanagementreifegrad ist sehr gering
FACTS…
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Anforderungen an Projektmanagement bei der Stadt Böblingen…
Gleiches Verständnis für Projekte
Gleiche Sprache in Projekten
Ämterübergreifendes Projektmanagement
Einheitliches PM-Tool
Pragmatischer Ansatz
Über die TÜV SÜD Akademie und pmcc consulting zum pm k.i.s.s.® Ansatz
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Der pm k.i.s.s. Ansatz
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Der pm k.i.s.s. Ansatz
pm k.i.s.s. ist ein eigens für kleinere und mittelgroße Projekte reduzierter und weiterentwickelter
Projektmanagement-Ansatz:
Warum in der Stadt Böblingen Projekte besser laufen
Einladungen und Designs
o Kick-Off Sitzung
o Projektcontrolling-Sitzung
o Projektabschluss-Sitzung
Prozessvorlagen
Projekthandbuch
Checklisten
pm k.i.s.s. Hilfsmittel
Projektbeauftragung
Projektplanung
Projektcontrolling
Projektabschluss
pm k.i.s.s. Prozesse
Projektauftrag
Projektstrukturplan
Terminplanung
Kosten- und Ressourcenplanung
Kontext- und Risikoanalyse
pm k.i.s.s. Methoden
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Look and feel - pm k.i.s.s. Tool
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Look and feel - pm k.i.s.s. Tool
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Aktueller Status
Ca. 75 Projektleiter/innen wurden geschult
Zwei Runden Führungskräfte (Projektauftraggeber) wurden
geschult
bis heute ist der Einsatz von Methoden und Tool noch
freiwillig
Richtlinie wurde erarbeitet
Gesamtprojektübersicht der OB Projekte
Viele Projekte wurden bereits erfolgreich mit Hilfe des k.i.s.s.
Ansatzes umgesetzt
Akzeptanz im Haus variiert
Starke Abhängigkeit von den Führungskräften
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Ausblick auf das Projektmanagement in Zukunft
Projektlenkungsausschuss (Multiprojektmanagement):
Einberufung: vierteljährlich durch den Oberbürgermeister
Teilnehmer: Oberbürgermeister, Dezernenten (keine Vertretung durch Amtsleitung möglich), Bürgerreferentin,
Vertreter der Abteilung Organisation und Informationstechnik
Ziel: Information des Oberbürgermeisters anhand der Übersichtslisten über den Stand der Projekte in den
jeweiligen Ämtern
Nicht-Ziel: detaillierte Besprechung der Projekte, bspw. Diskussion einzelner Arbeitspakete
Bei Bedarf wird der Oberbürgermeister einen Statusbericht sowie weitere Projektunterlagen direkt durch den
Projektleiter einfordern.
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Ausblick auf das Projektmanagement in Zukunft
Warum in der Stadt Böblingen Projekte besser laufen
Projektlenkungsausschuss (Multiprojektmanagement):
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Ehrliche Stimmen…
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Wolfgang Lützner, Oberbürgermeister der Stadt Böblingen
Natürlich wird es im ersten Schritt
Mehraufwand bedeuten. Aber ich vergleiche es
wie mit dem „Schreibmaschinen schreiben“. Das
10-Finger-System erlernen ist vielleicht
mühsam. Aber rechnen Sie sich die Zeit aus,
was Sie für den Rest ihres Lebens sparen.
Genau so sollten Sie dem pm k.i.s.s. Ansatz eine
Chance geben. Und ich werde es einfordern…
Tobias Alber, Leiter Abteilung Organisation und IT
Stadtverwaltung Böblingen
Für alle die vorher schon nicht mit guter
Struktur klargekommen sind, wird dieser
Ansatz die Hölle sein…
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Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung – worauf es ankommt!
Akzeptanz auf Ebene der Führungskräfte!Nur wenn die Führungsebene hundertprozentig hinter dem Vorhaben einer Projektmanagement-Professionalisierung steht und den neuen Ansatz selbst lebt, kann Committment von allen Beteiligten erwartet werden.
Behutsamer Umgang mit Widerstand!Befürchtungen, Ängste oder Widerstände der Beteiligten müssen ernst genommen werden. Informieren Sie Beteiligte umfassend und frühzeitig und geben Sie Gerüchten keine Chance
Ganzheitlicher PM-Ansatz!Achten Sie bei der Auswahl Ihres PM-Ansatzes darauf, dass Sie diesen auch mit einem PM-Tool umsetzen können. Ein Tool allein verhilft Ihnen genauso wenig zu erfolgreicheren Projekten wie ein Set an Methoden, das zwar in der Theorie überzeugend klingt, sich allerdings nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand umsetzen lässt.
Standardisieren Sie Ihr Projektmanagement!Finden Sie einen passenden Projektmanagement-Ansatz, der für alle Ihre Projekte anwendbar ist. Nur so können Sie langfristig einen Überblick und eine professionelle Beauftragung und Zuteilung der Ressourcen sicherstellen
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Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung – worauf es ankommt!
Statten Sie Ihre Projektleiter mit dem nötigen PM-Know-how aus!
Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektleiter neben der nötigen fachlichen Kompetenz auch PM-Know-how
mitbringen. Vergessen Sie auch nicht zu berücksichtigen, dass sowohl der Projektauftraggeber als auch der
Projektleiter Kapazität für das Projekt haben müssen.
Schaffen Sie ein klares Rollenverständnis!
Sorgen Sie dafür, dass alle Projektbeteiligten (Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektteammitglieder) ihre
Rechte und Pflichten kennen und entsprechend wahrnehmen.
Starten Sie kein Projekt ohne einen schriftlichen Projektauftrag!
Der Projektauftrag ist die Basis für eine fundierte und professionelle Projektmanagement-Planung und muss
vom Projektleiter und Projektauftraggeber unterschrieben werden.
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Die Verantwortlichen bei der Stadtverwaltung Böblingen
Warum in der Stadt Böblingen Projekte besser laufen
Tobias Alber
Leiter Abteilung Organisation und Informationstechnik
+49 (0) 7031-669-1234
Stadtverwaltung Böblingen
Marktplatz 16
71032 Böblingen
Achim Schröter
Hauptamtsleiter
+49 (0) 7031-669-1211
Stadtverwaltung Böblingen
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