PM K.I.S.S. in Böblingen - tuev-sued.de · 1 pmcc consulting - wer wir sind 2 Die Stadtverwaltung Böblingen 3 Ausgangssituation und Herausforderungen 4 Erste Erfolge / PM KISS 5

PM K.I.S.S. in Böblingen

Warum in der Stadt Böblingen Projekte besser laufen

Christian Rinner

02.02.2017 in München

1 pmcc consulting - wer wir sind

2 Die Stadtverwaltung Böblingen

3 Ausgangssituation und Herausforderungen

4 Erste Erfolge / PM KISS

5 Ausblick auf das Projektmanagement in Zukunft

6Kritische Erfolgsfaktoren / Worauf es bei PM in der öffentlichen

Verwaltung ankommt…

WWW.PMCC-CONSULTING.COM 3

Profil

PMCC CONSULTING

Ihre Zufriedenheit ist

unsere wichtigste

Bestätigung – Qualität ist

der Maßstab unseres

Handelns


Ansatz

PMCC CONSULTING


Leistungsspektrum

PMCC CONSULTING

TRAINING BERATUNG COACHINGMANAGEMENT

AUF ZEITACADEMY SOLUTION

zum strategischen

Management,

Projekt-

und Prozess-

management,

fokussiert auf Fach-

kompetenz und

Sozialkompetenz

als individuelle oder

projektspezifische

Unterstützung in

Projekten,

Programmen und

Prozessen

zur Abdeckung von

Ressourceneng-

pässen im Projekt-

und Prozess-

management

individuelle

Ausbildungs-

konzepte

für das Management

von Strategien,

Projekten und

Prozessen

fundierte Beratung

und maßgeschnei-

derte Software-

lösungen zum

Einzel- und

Multiprojekt-

management

von Organisationen

und Unternehmen in

den Bereichen des

strategischen

Managements,

Projekt- und Prozess-

managements


Christian RINNER MIB, zPM

Ausbildungen (Auszug)

Ausbildung zum Medienfachmann für

Mediendesign / Werbung und Kommunikation

Universitätslehrgang für internationale

Geschäftstätigkeit, Logistik und Management

„Master of international Business“ an der „University

of Salzburg Business School“

Zertifizierter Projektmanager – Level C nach GPM (IPMA)

Zertifizierter Projektmanager nach PRINCE2® Practitioner

Absolvent Universitätslehrgang Projektmanagement

Systemische Coaching Ausbildung

Six Sigma

E: [email protected]

M: +43 / 676 / 720 38 68

I: www.pmcc-consulting.com

Tätigkeitsfelder (Auszug)

Partner (Teilhaber): Senior Consultant & Trainer

Verantwortlicher für den Produktbereich K.I.S.S. bei pmcc consulting

Lektor an der Frankfurt School of Finance & Management

Lektor an der FH Salzburg

pm k.i.s.s.® Produktverantwortlicher

PMCC CONSULTING


Die Stadtverwaltung Böblingen

Böblingen ist mit knapp 50.000 Einwohnern die zweitgrößte Stadt im Landkreis Böblingen

(Baden-Württemberg)

Böblingen zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität aus, die sich nicht zuletzt durch das

gute Angebot von interessanten Arbeitsplätzen begründet

Mehr als 350 ansässige Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen (Einzelhandel,

Autohäuser, Hightech-Unternehmen)

Darunter Unternehmen wie Hewlett-Packard oder

Philips Medizin Systeme und das erfolgreiche

Softwarezentrum Böblingen / Sindelfingen

Böblingen wurde zu einem leistungsstarken

Gewerbegebiet entwickelt



Warum Projektmanagement?

Vom Prozessmanagement zum Projektmanagement

Im Jahr 2011 hat die Stadtverwaltung begonnen alle Prozesse systematisch zu untersuchen und zu vereinfachen

Innerhalb der Prozessuntersuchungen wurde festgestellt, dass es mehrere gescheiterte Projekte gibt z.B. Organisations- oder Softwareprojekte

Zudem gab es keine geregelten Projektprozesse (Beauftragung, Controlling, Abschluss)

Projektarbeit wird immer bei der Stadtverwaltung immer wichtiger!



Welche Projekte gibt es? (Beispiele)

Bau von Kitas

Projekte zum Bürgerservice

IT Rollouts

Sanierungsprojekte

Musikfestivals

Jugendolympiade

Infrastrukturprojekte bei der Feuerwehr

Projekte bei den Stadtwerken Böblingen

Projekte des Gartenbauamts

Bau der Therme Böblingen etc.


o Fachkompetenz ist vorhanden

o Kaum PM Erfahrung

o Heterogene Zielgruppe an Projektleitern und

Projektteammitgliedern

o Unklares Rollenverständnis (insbesondere bei

Führungskräften)

o Ämterübergreifendes Arbeiten ist oft sehr

komplex

o Projektmanagementreifegrad ist sehr gering

FACTS…


Anforderungen an Projektmanagement bei der Stadt Böblingen…

Gleiches Verständnis für Projekte

Gleiche Sprache in Projekten

Ämterübergreifendes Projektmanagement

Einheitliches PM-Tool

Pragmatischer Ansatz

Über die TÜV SÜD Akademie und pmcc consulting zum pm k.i.s.s.® Ansatz



Der pm k.i.s.s. Ansatz



Der pm k.i.s.s. Ansatz

pm k.i.s.s. ist ein eigens für kleinere und mittelgroße Projekte reduzierter und weiterentwickelter

Projektmanagement-Ansatz:


Einladungen und Designs

o Kick-Off Sitzung

o Projektcontrolling-Sitzung

o Projektabschluss-Sitzung

Prozessvorlagen

Projekthandbuch

Checklisten

pm k.i.s.s. Hilfsmittel

Projektbeauftragung

Projektplanung

Projektcontrolling

Projektabschluss

pm k.i.s.s. Prozesse

Projektauftrag

Projektstrukturplan

Terminplanung

Kosten- und Ressourcenplanung

Kontext- und Risikoanalyse

pm k.i.s.s. Methoden


Look and feel - pm k.i.s.s. Tool



Look and feel - pm k.i.s.s. Tool



Aktueller Status

Ca. 75 Projektleiter/innen wurden geschult

Zwei Runden Führungskräfte (Projektauftraggeber) wurden

geschult

bis heute ist der Einsatz von Methoden und Tool noch

freiwillig

Richtlinie wurde erarbeitet

Gesamtprojektübersicht der OB Projekte

Viele Projekte wurden bereits erfolgreich mit Hilfe des k.i.s.s.

Ansatzes umgesetzt

Akzeptanz im Haus variiert

Starke Abhängigkeit von den Führungskräften



Aktueller Status



Ausblick auf das Projektmanagement in Zukunft

Projektlenkungsausschuss (Multiprojektmanagement):

Einberufung: vierteljährlich durch den Oberbürgermeister

Teilnehmer: Oberbürgermeister, Dezernenten (keine Vertretung durch Amtsleitung möglich), Bürgerreferentin,

Vertreter der Abteilung Organisation und Informationstechnik

Ziel: Information des Oberbürgermeisters anhand der Übersichtslisten über den Stand der Projekte in den

jeweiligen Ämtern

Nicht-Ziel: detaillierte Besprechung der Projekte, bspw. Diskussion einzelner Arbeitspakete

Bei Bedarf wird der Oberbürgermeister einen Statusbericht sowie weitere Projektunterlagen direkt durch den

Projektleiter einfordern.



Ausblick auf das Projektmanagement in Zukunft


Projektlenkungsausschuss (Multiprojektmanagement):


Ehrliche Stimmen…


Wolfgang Lützner, Oberbürgermeister der Stadt Böblingen

Natürlich wird es im ersten Schritt

Mehraufwand bedeuten. Aber ich vergleiche es

wie mit dem „Schreibmaschinen schreiben“. Das

10-Finger-System erlernen ist vielleicht

mühsam. Aber rechnen Sie sich die Zeit aus,

was Sie für den Rest ihres Lebens sparen.

Genau so sollten Sie dem pm k.i.s.s. Ansatz eine

Chance geben. Und ich werde es einfordern…

Tobias Alber, Leiter Abteilung Organisation und IT

Stadtverwaltung Böblingen

Für alle die vorher schon nicht mit guter

Struktur klargekommen sind, wird dieser

Ansatz die Hölle sein…


Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung – worauf es ankommt!

Akzeptanz auf Ebene der Führungskräfte!Nur wenn die Führungsebene hundertprozentig hinter dem Vorhaben einer Projektmanagement-Professionalisierung steht und den neuen Ansatz selbst lebt, kann Committment von allen Beteiligten erwartet werden.

Behutsamer Umgang mit Widerstand!Befürchtungen, Ängste oder Widerstände der Beteiligten müssen ernst genommen werden. Informieren Sie Beteiligte umfassend und frühzeitig und geben Sie Gerüchten keine Chance

Ganzheitlicher PM-Ansatz!Achten Sie bei der Auswahl Ihres PM-Ansatzes darauf, dass Sie diesen auch mit einem PM-Tool umsetzen können. Ein Tool allein verhilft Ihnen genauso wenig zu erfolgreicheren Projekten wie ein Set an Methoden, das zwar in der Theorie überzeugend klingt, sich allerdings nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand umsetzen lässt.

Standardisieren Sie Ihr Projektmanagement!Finden Sie einen passenden Projektmanagement-Ansatz, der für alle Ihre Projekte anwendbar ist. Nur so können Sie langfristig einen Überblick und eine professionelle Beauftragung und Zuteilung der Ressourcen sicherstellen



Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung – worauf es ankommt!

Statten Sie Ihre Projektleiter mit dem nötigen PM-Know-how aus!

Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektleiter neben der nötigen fachlichen Kompetenz auch PM-Know-how

mitbringen. Vergessen Sie auch nicht zu berücksichtigen, dass sowohl der Projektauftraggeber als auch der

Projektleiter Kapazität für das Projekt haben müssen.

Schaffen Sie ein klares Rollenverständnis!

Sorgen Sie dafür, dass alle Projektbeteiligten (Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektteammitglieder) ihre

Rechte und Pflichten kennen und entsprechend wahrnehmen.

Starten Sie kein Projekt ohne einen schriftlichen Projektauftrag!

Der Projektauftrag ist die Basis für eine fundierte und professionelle Projektmanagement-Planung und muss

vom Projektleiter und Projektauftraggeber unterschrieben werden.



Die Verantwortlichen bei der Stadtverwaltung Böblingen


Tobias Alber

Leiter Abteilung Organisation und Informationstechnik

+49 (0) 7031-669-1234

[email protected]


Marktplatz 16

71032 Böblingen

Achim Schröter

Hauptamtsleiter

+49 (0) 7031-669-1211

[email protected]


Marktplatz 16

71032 Böblingen

23

Danke


VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT

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