Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 1
IT-Anwendungen im Prüfungsservice
Informationen über:
1. Stand der Online-Prüfungsanmeldung mit HU-QIS
2. erste Vorstellungen zum elektronischen Lehrveranstaltungssystem (Elves)
CMS/Doris Natusch
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Thema 1: Stand HU-QIS
Stand der Einführung der Online-Prüfungsanmeldung Zusammenfassung der Fakultätseinschätzungen nächste Schritte
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Firewallzone (außen) Firewallzone (innen)
Internet-PCs bzw. SB-Stationen
Internet-PCs bzw. SB-Stationen
Web-Server für QIS-Anwendungen
Application-Server für QIS-Anwendungen
Windows-Terminalserverfarm mit den GX-Anwendungen
Datenbankserver mit Studierenden- und
Prüfungsdaten
PCs in der Verwaltung
Terminalserver
Fileserver
Zentrales Accountverzeichnis
Internet-PCs bzw. SB-Stationen
HU-Gate
Internet Universitätsnetz Firewall/DMZ Inneres Verwaltungsnetz
PC-Pools
Router/Switchtechnik
Prinzipskizze für Online-Prüfungsanmeldungen mittels QISPOS
HISPOS-PCs in den Fakultäten
VPN-Server
POS-GX-Anwendungsserver
Domaincontroller
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erstes Fazit
integratives Projekt (Organisation und IT) Akzeptanz ist insgesamt hoch, wichtiger Faktor: Information! unterschiedlicher Einführungsstand in den Fakultäten:
fortgeschritten: WiWi, Jur. Fak., LGF, Phil.-Fak. II,
Math.-Nat. II
am Anfang: Math.-Nat. I, Phil.-Fak. I und III
abwartend: Theologie, Phil.-Fak. IV noch organisatorische Vorbehalte gegenüber dem Einsatz der
Prüferfunktion Einführung von HISPOS (als Voraussetzung für QIS-
Funktionen) muss mit hoher Priorität fortgesetzt werden!
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Fakten und Zahlen
26 HISPOS-Arbeitsplätze in den Prüfungsbüros
61 Prüfungsordnungen bis WS 2005 in HISPOS abgebildet
5000 Briefe an Studierende verschickt
3% Rückläufer (nicht zustellbar)
3867 Prüfungsanmeldungen insgesamt
1646 elektronische Prüfungsanmeldungen (=42%)
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Stand der Einführung:Übersichten/Zahlen zum Anmeldeverhalten
Grafik Stand pro Fakultät
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Stand der Einführung:Rückfragen/Mails
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Zusammenfassung der Fakultätseinschätzungen
Frage 1: Wie schätzen Sie insgesamt die Prüfungsanmeldung per HU-QIS ein?
Frage 2: Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt?
Frage 3: Welche konkreten Vorschläge zur Verbesserung können Sie machen?
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Wie schätzen Sie insgesamt die Prüfungsanmeldung per HU-QIS ein?
• positiv, Arbeitserleichterung, wenn Kinderkrankheiten beseitigt
• wenn frühzeitig informiert (Flyer, KVV, Einführungsveranstaltungen) reibungsloser Ablauf
• gewisser Bedarf an „Rückversicherung“ bei Stud.• kurzfristig erhöhter Arbeitsaufwand für Schulung ,
Testarbeiten, Kontrolle des Verfahrens• Akzeptanz bei Erstsemestern am größten
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Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? (1)
• CMS-Account– PIN, Passwortablauf, Dauer der Freischaltung, Verwirrung
durch verschiedene Accounts
• TAN-Listen– Falsche Adresse, verlorene Listen, Neubeantragung
• allgemeine Informationen zu QIS fehlen• Verweigerung der Teilnahme
– „Schriftlich ist sicherer“, zu umständlich, Berührungsängste
• Startschwierigkeiten QIS– Systemprobleme, Softwarefehler
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Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? (2)
• Unkenntnis der organisatorischen Details– Termine, welche Module werden angeboten,...
• Fehler bei der Moduleingabe– Abhängigkeiten werden bei QIS nicht angezeigt
• fehlerhafte Studierendendaten– Prüfungsversion (pversion)
• Erfassung der Zulassungsvoraussetzungen– gar nicht bzw. zu spät erfasst
• Zusammenspiel der Beteiligten– wer trägt was wann ein?
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Welche konkreten Vorschläge zur Verbesserung können Sie machen?
• mehr Informationen über HU-QIS und HU-Account an die Studierenden und Lehrenden
• künftig Online-Anmeldung zur Pflicht erklären• Checkliste über gesamten Anmeldezeitraum
(Aufgaben, Verantwortlichkeiten)• QIS-Flyer überarbeiten (mehr Infos zu Account und
Anmeldeprozedur)• Schulungen zu POS/QIS fortsetzen• verschlüsselten Mailverkehr einführen, da Umgang
mit Personendaten
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Nächste Schritte mit HU-QIS
Prüferfunktion (bisher nur 3 Tester) Vereinfachung Beantragung/Verlängerung Account QIS-Organisation verbessern (Checkliste,
Information, Schulungen) QIS – Verbesserungen einarbeiten Evaluation unter Studierenden Fortsetzung HISPOS-Einführung und damit weitere
Online-Prüfungsanmeldung mit HU-QIS Online-Bewerbung ab WS2006 Möglichkeit der Online-Adressenänderungen
anbieten
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Thema 2: elektronisches Lehrveranstaltungssystem (Elves)
Bedarf Stand Anforderungen Vorgehensweise
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Bedarf
durch Umstellung auf Bachelor/Master erhöhter Organisationsaufwand für Studierende und Lehrende
Ansteigen der Zahl der Veranstaltungen, für die Belegungsnachweise und Prüfungsleistungen erbracht werden müssen
durch parallele Veranstaltungen komplizierte Belegungsplanung
Prüfungsleistungen mit einer Vielzahl von Teilleistungen
Fazit: bessere (IT-)Unterstützung für Studierende und Lehrende erforderlich
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jetziger Stand
Veranstaltungen: Kursmanagementsystem Moodle Studienorganisation mit Goya elektronischer Studienführer (VLV/KVV) Anmeldesysteme (u. a. Career Center, HS-Sport, Sprachenzentrum) Veranstaltungsdatenbank
Studium: Zulassung/Bewerbung/Studium/Prüfungsverwaltung (HIS-Module ZUL,
SOS, POS, QIS)Personen:
Zentrales Informationssystem (ZIS), HIS-Modul SVARäume und Gebäude:
GebäudemanagementsystemEinrichtungen:
Abbildung der HU-Struktur durch Organisationskennzahlen (OKZ)
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Anforderungen
• einheitliches elektronisches Web-basiertes Vorlesungsverzeichnis
• überschneidungsfreier Stundenplan für Studierende• elektronische Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und
Prüfungen• Herstellen von Teilnehmerlisten, Erfassung von
Prüfungsleistungen durch Lehrende• Einbindung der bereits vorhandenen Lernmanagementsysteme• Schnittstellen zu den Raum- und
Personalmanagementsystemen
Ziel: Aufbau eines eService Portals für Studierende und Lehrende
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Vision vom Elves-Portal
HU - Basissysteme
HISLSF-Funktionen
Elves-Portal
Elves-Services
Authentifizierung (durch zentralen HU-Account)
Studierendendaten in HISSOS-GX
Veranstaltungen/Vorlesungs-verzeichnis
Personendaten in der
zentralen Adressdatenbank
Prüfungen
Raum- und Gebäude-
management der HU
Stundenplan
Prüfungsdaten in HISPOS-GX
LehrkräfteRäume
Zentrale Benutzer-datenbank
Modul-beschreibungen
Studierende
Lernmanagement-system Moodle
Fakultätsinterne Veranstaltungs-
systeme
weiterer eService
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Vorgehensweise
1. Erproben einzelner Komponenten (elektronisches Vorlesungsverzeichnis) von HISLSF in 2 Bereichen (Sowi, Juristen)
2. Gründen einer AG unter Federführung VPSI
3. Erarbeiten eines Konzeptes zur Einführung eines elektronischen Lehrveranstaltungssystems (Elves) bis zum Sommer 06
4. Umsetzen des Konzeptes ab Herbst 06