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166 Großhandelsgeschäfte

Welche Tätigkeiten sind im Rahmen der Bearbeitung einer Kundenanfrage zu bearbeiten?

Anfrage einesbekanntenKunden

1. Prüfung, ob die angeforderten Artikel geliefert werden können2. Prüfung, ob die Lieferung in der angefragten Zeit erfolgen kann3. Prüfung, ob der Kunde bisher seinen Verpflichtungen nachgekommen ist4. Prüfung, welche Artikel der Kunde in welchem Umfang bisher bestellt hat und ob ihm gg"1.Sonderangebote

unterbreitet werden können5. Erstellen des Angebotes (brieflich, per Fax, telefonisch)

Anfrage einesneuen Kunden

Punkte 1., 2. und 5. wie oben.3. Prüfung, ob der Kunde kreditwürdig ist (hierzu ist ggf. eine Bankauskunft oder eine Auskunft bei einemWH"

schaftsinformationsdienst einzuholen, z. B. Schufa)4. Prüfung, ob dem Kunden je nach in Aussicht gestelltem Auftragsvolumen in Bezug auf KonaitioA6R aEle'

Sonderanfertigungen entgegengekommen werden kann

Disposition

Artikeldatei

Welche Daten benötigt die Verkaufsabteilung bei der Abwicklung eines Auftrages?

Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Mengeneinheit, Gewicht, Abmessungen, Preis sowie artikelabhängigeZu,schläge und Abschläge (z. B. Leckage, Mindermengenzuschläge), Lagerort, fortgeschriebener aktueller Lager-bestand, Mindestbestand, Höchstbestand, Meldebestand, fortgeschriebene Absatzzahlen, fortgeschrieben€!Umsatz.

Kundendatei Kundennummer (kann zugleich auch die Debitorennummer sein), Firma, Anschrift, Lieferungsbedingungen, Zairlungsbedingungen, zuständiger Vertreter, Ansprechpartner beim Kunden, fortgeschriebene Summe der offenenPosten, Kreditlimit, fortgeschriebener Umsatz (wichtig für Kundenbonus)

Vertreterdatei

Auftragsdatei

Vertreternummer, Name und Anschrift, Provisionssätze, fortgeschriebener Umsatz, fortgeschriebne ProvisioR

Auftragsnummer, Kundennummer, Position, Artikelnummern, Mengen, Termine, besndere Vorschriften fürVer-packung und Versand

Erläutern Sie den betrieblichen Ablauf einer Auftragsbearbeitung an einem Beispiel.

Verkauf

Ein Kunde bestellt am 08.03. 200 Mountainbikes, Art.Nr.34-57. Lieferzeit: 4 Wochen (Auslieferung beim Kunden sollam 05.04. erfolgen)Der Auftrag erhält eine Auftragsnummer, wird erfasst undan die Disposition weitergegeleitet.Dabei prüft derVerkaufssachbarbeiter gleichzeitig, ob derKunde seine Rechnungen bisher alle bezahlt hat. Stehennoch Rechnungen in größerem Umfang aus und ist dasKreditlimit erreicht oder überschritten, darf vorerst nichtausgeliefert werden.

Die Disposition prüft, ob die Fahrräder am Lager sinded:bis zum 03.04. am Lager sein werden. Der Bereitstelluntermin ergibt sich aus dem Auslieferungstermin abzüg/iehder Frachtdauer von 2 Tagen.Der Disponent ruft den Datensatz 34-57 auf und siehtsielldie Lagerbewegungen bis zum geplanten Bereitstellungs-termin an. Für den 03.04. sind noch 250 Fahrräderverfüg.bar.Wären sie es nicht, müsste der Disponent eine Bestellung1 a,,'ö,m

Versand

Am 03.04. werden die 200 Mountain Bikesim Versand zur Auslieferung bereitgestellt.Der Versanddisponent hat für diesen Tageinen LKW bei einer Spedition reserviert.Aus dem gespeicherten Auftragsdatensatzund dem Kundenstammsatz werden dieerforderlichen Daten abgerufen, um folgen-de Versandpapiere zu erstellen:I> LieferscheinI> Frachtbrief ------.I> Paketaufkleber

Nachdem die Sendung vom Spediteur ab-geholt wurde, zeichnet der verantwortlicheMitarbeiter im Versand den Lieferschein abund leitet diesen zusammen mit dem vomFahrer der Spedition abgezeichnetenFrachtbriefdoppel an die Verkaufsabteilungweiter.

Fakturierung

Die Ausgangsrechnung an denKunden wird nach dem vom Ver-sand abgezeichneten liefer-schein erstellt.Die Fakturierung übernimmt hier-zu den Datensatz aus der Auf-tragsdatei und prüft, ob alle Arti-kel des Auftrages ausgeliefertworden sind. Sind noch Restmen-gen auszuliefern, wird dies im ------.Auftragsdatensatz hinterlegt.Die Rechnung wird unterVerwen-dung der im AuftragSdatensatzhinterlegten Daten und der in derArtikelstammdatei hinterlegtenDaten erstellt, ausgedruckt undan den Kunden geschickt.

Rechnungswesen

Die erforderlichen Daten werden vonderFakturierung über eine Schnittstelle über-nommen und als Debitorendaten aufberei-"tet. Dabei wird zu jeder Rechnung ein"ner Posten" mit den vereinbarten Zahlun~bedingungen angelegt. Die Umsatzerlöseund die auf der Rechnung ausgewieseneMehrwertsteuer werden bei diesemVor-gang automatisch gebucht.Die Liste der offenen Posten gibt täglichAuskunft über die Außenstände. JenachAnforderung können nun täglich, wöehlieh oder monatlich die überfälligenZahllgen angemahnt werden.Nach Eingang der Zahlung wird diesege-bucht und der entsprechende offenePIlSIgelöscht. Der Auftrag ist damit abgesohllsen, sofern keine Reklamationen vomKIden eingehen.