Gehaltsabrechnung und Buchhaltung in China

I N F O

Auszeichnung als "bester Wirt-schaftsprüfer für den Mittelstand" (DISQ 2013) Testsieger Service- qualität aus Mandantensicht der zehn größten Wirtschaftsprüfungs-gesellschaften.

Inhalt:

� Buchhaltung in China � PRC GAAP Rechnungslegungsstandards

� Gehaltsabrechnung in China � Optimierung von Gehaltsstrukturen

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I N F O

Diese Broschüre soll dazu dienen, die Vorteile des

Outsourcings von Buchhaltung und Gehaltsabrech-

nung in China zu veranschaulichen. Das chinesische

System birgt in buchhaltungs- und steuerrechtlicher

Hinsicht viele Besonderheiten in sich und kann, wenn

man keine Experten beschäftigt, zu einer erhöhten

Steuerlast bis hin zu juristischen Konsequenzen für

Unternehmen führen. Beispielsweise kann eine fal-

sche Gehaltsstruktur eines Arbeitnehmers einem Un-

ternehmen erhebliche zusätzliche Kosten verursa-

chen. Outsourcing bietet die Möglichkeit, Firmen vor

diesen Risiken zu schützen und ermöglicht es Mana-

gern, sich auf das zu konzentrieren, wofür sie nach

China gekommen sind – nämlich um Geschäfte zu

tätigen.

Buchhaltung in China

PRC GAAP Rechnungslegungsstandards

China hat mit den PRC GAAP (People’s Republic of

China Generally Accepted Accounting Principles)

seine eigenen Rechnungslegungsstandards und

verwendet weder die IFRS (International Financial

Reporting Standards), die deutschen Rechnungsle-

gungsstandards gemäß dem HGB (Handelsgesetz-

buch), noch die GAAP der Vereinigten Staaten. In-

ternational tätige Unternehmen, die überlegen nach

China zu gehen, sollten bedenken, dass es ihren An-

gestellten vielleicht in anderen Ländern möglich ist

die Buchhaltung des Unternehmens selbst durchzu-

führen, sich dies in China jedoch als bedeutend

schwieriger herausstellen kann. Outsourcing kann

PRC GAAP Standards gewährleisten und ermöglicht

es diese anzupassen, um auch die IFRS, die deut-

schen Rechnungslegungsstandards, oder die US

GAAP Standards zu erfüllen.

Kosteneffiziente Buchhaltung

Outsourcing bietet auch in Hinsicht auf die Personal-

kosten entscheidende Vorteile gegenüber internen

Angestellten. So erspart sich ein Unternehmen bei-

spielsweise die Beiträge zur Kranken- und Pensions-

versicherung und muss auch nicht die Kosten für die

Abwesenheit, wegen Krankheit oder Urlaubs, eines

Angestellten tragen. Ein Dienstleistungsunternehmen

wird Ihnen nur genau die Zeit verrechnen, die der ex-

terne Experte für Sie tätig war.

Übertragung der Haftung

Durch die Übertragung der Haftung auf ein externes

Dienstleistungsunternehmen, werden die Führungs-

kräfte von der straf- und zivilrechtlichen Haftung für

eventuelle Buchhaltungsfehler befreit. Dadurch kön-

nen sich Manager vermehrt auf die Schlüsselaspekte

der Unternehmenstätigkeit konzentrieren.

Unabhängige Kontrolle

Neben der Kosteneffizienz garantiert Outsourcing

auch eine teambezogene Vorgehensweise, umfas-

sende und genaue Arbeit und reduziert zugleich das

Risiko, falsche Daten zu übermitteln. Die meisten Un-

ternehmen, die neu auf dem chinesischen Markt

sind, können es sich nur leisten ein oder zwei Buch-

halter einzustellen. Jedoch liefern auch die besten

Buchhalter im Team bessere Ergebnisse, da sie nur

so Wissen austauschen und am Ende die besten Lö-

sungen finden können. Je mehr Experten in die

Buchhaltung involviert sind, desto eher wird diese

vollständig und einheitlich sein. Externe Steuerspezi-

alisten sichern qualitativ hochwertige Arbeitsergeb-

nisse, was das Risiko einer falschen Steuererklärung

bzw. falscher und unvollständiger Unterlagen mini-

miert. Outsourcing trägt auch dazu bei, durch die

Fokus: Einkommenssteuer

Als Manager in China ist das geschäftliche und persönli-

che Leben oft sehr eng miteinander verknüpft. Wenn Sie

also überlegen die Buchhaltung und Gehaltabrechnung

Ihrer Firma externen Spezialisten zu übertragen, denken

Sie auch darüber nach Ihre Steuererklärung von densel-

ben Fachkräften durchführen zu lassen.

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Meinung externer Fachkräfte, einen neuen und ob-

jektiven Blick auf das Unternehmen zu erhalten.

Weitere Kostenvorteile können durch Outsourcing

entstehen, wenn die Anschaffung einer eigenen

Buchhaltungssoftware umgangen werden kann.

Elektronische Aufzeichnungen müssen in China mit

einer von zwei verpflichtend vorgeschriebenen Soft-

wares durchgeführt werden. Unternehmen können

sich zwischen Kingdee oder UFIDA entscheiden.

Überträgt man die Buchhaltung externen Spezialis-

ten, so kann man sich die Kosten für diese Software

sparen und muss auch nicht für die entsprechende

Ausbildung der Mitarbeiter aufkommen. Besonders

vorteilhaft ist es, die Buchhaltung, Gehaltsabrech-

nung und die Wirtschaftsprüfung aus einer Hand zu

beziehen, da so unnötige Kommunikation erspart und

eine gleichbleibende Qualität sichergestellt wird.

Gehaltsabrechnung in China

Vertraulichkeit

In einem kleinen bis mittelgroßen Unternehmen müs-

sen Angestellte oft vielfältige Aufgaben erledigen.

Dabei kann es vorkommen, dass der Angestellte, der

die Buchhaltung erledigt auch für die Gehaltsabrech-

nung zuständig ist. Dies kann zu ungewünschten Si-

tuationen innerhalb des Unternehmens führen, wenn

bspw. Mitarbeiter die Gehälter ihrer Kollegen kennen.

Dieser Problematik kann durch Outsourcing der Ge-

haltsabrechnung begegnet werden.

Änderung rechtlicher Rahmenbedingungen

Da sich die rechtlichen Rahmenbedingungen in Chi-

na laufend mit beachtlicher Geschwindigkeit ändern,

wird es einem einzelnen Angestellten oft nicht mög-

lich sein, bei diesen Entwicklungen immer auf dem

neuesten Stand zu bleiben, wie dies einer speziali-

sierten Firma möglich ist. Outsourcing kann sicher-

stellen, dass Gehaltszahlungen vollständig den recht-

lichen Rahmenbedingungen entsprechen.

Optimierung der Gehaltsstruktur

Um die optimale Gehaltsstruktur erzielen zu können,

müssen sowohl die relevanten Gesetze für Chinesen

als auch Ausländer beachtet und ausgenutzt werden.

Zum Beispiel müssen Chinesen einen steuerabsetz-

fähigen Beitrag in das chinesische Sozialversiche-

rungssystem und den Wohnungsfonds einzahlen,

während ein Ausländer keine der beiden Zahlungen

leisten muss. Ausländer können jedoch Ausgaben für

Geschäftsreisen und Unterkünfte von der Steuer ab-

setzen. Um es Ausländern zu ermöglichen, einen

möglichst hohen Beitrag von der Steuer abzusetzen

und die Steuerlast für den Arbeitgeber so gering wie

möglich zu halten, wird für die Gehaltsabrechnung

umfassendes und detailliertes Wissen benötigt. Aus-

länder können so die eigene Einkommenssteuerlast

um bis zu 40% reduzieren. Nachteile resultieren

dann, wenn Möglichkeiten zur Steuerreduktion nicht

berücksichtigt werden und spiegeln sich in zu hohen

Steuerabgaben wider. Outsourcing kann in diesem

Bereich steuerlich optimierte Gehaltsstrukturen si-

cherstellen.

Unternehmen die von West nach Ost übersiedeln, sind oft nicht mit der Macht der chinesischen Stempel vertraut. Mit Stempeln werden alle offiziellen Transaktionen im chinesischen Geschäftsleben verifiziert. Während im Westen Firmen ihre Dokumente unterschreiben, benötigen hier Verträge, Steuererklärungen und alle sonstigen rechtlichen Vereinbarungen ihren spezifischen Stempel. Ein Unternehmen kann durch Outsourcing der Stempelverwaltung Geld sparen, da es sich die Anschaffung eines Saves erspart, in dem diese gelagert werden sollten. Es wird empfohlen, Stempel für finanzielle und rechtliche Angelegenheiten separat aufzubewahren. Ein Stempelverwalter kann dies für Sie übernehmen und so z.B. das Risiko ei-nes ungewollt eingestellten Mitarbeiters oder falscher Überweisungen minimieren.

Fokus: Verwaltung der Firmenstempel

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Warum Outsourcing? Die 80/20 Regel ist weit verbreitet und trifft auch im Bereich Outsourcing zu. Buchhaltung gehört für die meisten Un-ternehmen zu den fundamentalen Pro-zessen, jedoch gehört sie auch zu den 80% der Tätigkeiten, die sicher nicht die Kernkompetenz Ihres Unternehmens darstellen. Steuern, Gehaltsabrechnung und rechtliche Angelegenheiten sind uns wiederum so wichtig, dass wir 100% unserer Energie darauf verwen-den, Sie möglichst effizient zu unterstüt-zen. Lassen Sie uns die Details über-nehmen während Sie Ihr Geschäft aus-bauen.

Fokus: Bargeld Management Service Ausländische Firmen müssen in China zwei verschiedene Bankkonten haben: Eines für die Heimatwährung, auf dem sie Geld von und für An-teilseigner erhalten können und ein RMB Konto, über das sie ihre Ge-schäfte in China abwickeln. Geldtransfers müssen häufig persönlich bei einer Bank in China durchgeführt werden. Ein externer Serviceanbieter ist hier äußerst vorteilhaft und kann sowohl online als auch offline im Namen der ausländischen Firma Überweisungen tätigen. Dies ist somit ein weiterer Weg, wie sie durch Outsourcing Geld und Zeit sparen kön-nen. Der Umtausch ausländischer Währungen schließt einen persönli-chen Besuch bei der Bank ein. Stundenlanges Warten in der Schlange, Vorweisen des Reisepasses, sowie von Rechnungen und Verträgen um die SAFE (State Administration of Foreign Exchange) Vorschriften zu erfüllen kommen noch hinzu. Outsourcing spart hier Zeit und Nerven.