2014

Die eAkte in der öffentlichen Verwaltung:

Digitalisierung in Bundesbehörden

Teaser zum Vortrag auf dem ECM-Forum des BITKOM

auf der DMS Expo 2014

am 8.10.2014 um 13:30

Ralf Scheuchl, Macros Reply GmbH

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Abstract

Ab 2020 sehen sich Bundesbehörden verpflichtet, auf eine elektronische

Aktenführung umzustellen. Grund hierfür ist das E-Government-Gesetz von

August 2013.

Im Rahmen dieses Vortrags werden wir Ihnen nahe bringen, was die

Gesetzeslage für Auswirkungen hat und wie Behörden, und dadurch die Bürger,

von den Ergebnissen profitieren.

Sie lernen die Vorzüge digitaler Akten in Verbindung mit einem Postkorbsystem

kennen und erfahren, wie automatisch auch Inputkanäle, Prozesse und

Kundenzufriedenheit optimiert werden.

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Was Sie nach dem Vortrag am 9.10.2014 um 13:30 wissen

• Wie steht es mit der Digitalisierung in Deutschland?

• Wie sieht die Digitalisierungsstrategie am Beispiel Bayern aus?

• Welchen Herausforderungen sehen sich Behörden ausgesetzt?

• Was hat das eGovernmentgesetz damit zu tun?

• Wie können mithilfe des elektronischen Postkorb-/Aktensystems Macros

eWorkplace die Herausforderungen von Behörden und gleichzeitig die

gesetzlichen Bestimmung des Gesetzes zur Förderung der elektronischen

Verwaltung vom 25.7.2013 effizient erfüllt werden?

• Welche Vorteile haben ganzheitliche Ansätze zur Prozessoptimierung und

Digitalisierung und wie können Sie genutzt werden?

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Warum wird in Behörden immer mehr digitalisiert?

• Herausforderung für Behörden:

– Schriftformerfordernisse, Originalunterlagen, persönliches Erscheinen, schlechte

Erreichbarkeit und Information für den Bürger

– Aktenführung in Papier, Medienbrüche

– Technische Insellösungen, geringe Interoperabilität, wenig Kooperationen

• Aufgabenstellung:

– Verbesserung digitaler Dienste

– Ermöglichung von Interoperabilität

– Schaffung von Transparenz

• Der Weg: Nationale E-Government-Strategie (NEGS)

– Orientierung am Nutzen für Bürger, Unternehmen und Verwaltung

– Wirtschaftlichkeit und Effizienz

– Transparenz, Datenschutz und Datensicherheit

– Gesellschaftliche Teilhabe

– Zukunftsfähigkeit und Nachhaltigkeit

– Leistungsfähige IT-Unterstützung

• Ziel: nutzerfreundliche, effiziente, medienbruchfrei elektronische Verwaltungsverfahren

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Status quo: Digitalisierung bei Bund, Länder und Kommunen

23 Projekte insgesamt

10 Projekte des Landes

9 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

11 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

9 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

9 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

45 Projekte des Landes,

24 kommunale Projekte 10 Projekte insgesamt

10 Projekte des Landes

26 Projekte des Landes,

7 kommunale Projekte

10 Projekte des Landes,

22 kommunale Projekte

24 Projekte des Landes,

4 kommunale Projekte

4 Projekte des Landes

1 kommunales Projekt

12 Projekte insgesamt

14 Projekte des Landes,

9 kommunale Projekte

12 Projekte des Landes,

9 kommunale Projekte

Quelle: https://www.e-government-landkarte.de/

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Projekte

des

Bundes

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Digitalisierung am Beispiel Bayern – Entwicklung

• CSU-Landtag: Bayern wird zum Baumeister der digitalen Heimat (Link)

– Digitalisierungsstrategie: 2 Mrd. € 2012 – 2014

– Digitale Datenautobahn: Ausbau der Breitbandversorgung: 500 Mio. € 2012 – 2014

– Bayern als Fortschrittsregion im digitalen Zeitalter

– Digitale Industrie: Bayern als führender im Zeitalter der digitalen Industrie

– Digitales Lernen: Anbindung von Bildungseinrichtungen an das Digitale Bildungsnetz

– Schaffung eines Internet Think Tanks

– Förderung von Big-Data-Projekten für medizinischen Fortschritt (z.B. Krebsdatenregister).

– Digitale Verwaltung (eGovernment) für mehr Bürgerfreundlichkeit und Transparenz

• 12.11.2013: Seehofer möchte Bayern zur Leitregion für den digitalen Aufbruch machen

(Link)

• 14.07.2014: Freies W-LAN für alle als nächster logischer Schritt (Link)

• 30.07.2014: Staatliche Unterstützung für den Ausbau digitaler Infrastruktur in den

Landkreisen Neustadt a.d. Aisch - Bad Windsheim und Fürth (Link)

• 20.8.2014: Digitale Agenda – Weltweite Spitzenposition beim Breitbandausbau (Link)

Digitalisierung: trägt rund 1,5 Mrd. Euro zum Bruttoinlandsprodukt in Bayern bei

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Die eAkte und das eGovernment-Gesetz

• Hier setzt Macros eWorkplace an:

Ganzheitliche Umsetzung des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung vom

25.7.2013

– Elektronischer Inputkanal (§2: Jede Behörde ist verpflichtet, auch einen Zugang für die

Übermittlung elektronischer Dokumente … zu eröffnen)

– Elektronische Verwaltung digitaler Nachweise (§3: Wird ein Verwaltungsverfahren

elektronisch durchgeführt, können die vorzulegenden Nachweise elektronisch eingereicht werden;

Die zuständige Behörde kann erforderliche Nachweise … elektronisch einholen)

– Elektronische Akten (§6 Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen)

– Elektronische Dokumentverwaltung (§7: Die Behörden des Bundes sollen…an Stelle von

Papierdokumenten deren elektronische Wiedergabe in der elektronischen Akte aufbewahren.

Papierdokumente sollen nach der Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet werden)

– Selfservice für Bürger (§8: Soweit ein Recht auf Akteneinsicht besteht, können die Behörden des

Bundes …Akteneinsicht gewähren durch Aktenausdrucke, elektronische Dokumente am Bildschirm

wiedergeben, elektronischer Dokumente übermitteln, elektronischen Zugriff auf Akteninhalte bieten)

– Prozessoptimierung (§9: Abläufe so gestalten, dass Informationen zum Verfahrensstand und zum

weiteren Verfahren sowie die Kontaktinformationen der zum Zeitpunkt der Anfrage zuständigen

Ansprechstelle auf elektronischem Wege abgerufen werden können)

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Umsetzung: Ganzheitliche Prozessoptimierung bei Behörden

Inputmanagement

Output-

management

(Macros ePrint)

Cockpit

(Macros eWorkplace)

ePostkorb Verteilung ICR/OCR

Klass./

Indizier.

eAkte

Interne Eingangskanäle

(Office, E-Mail, File-System etc.)

Brief

Fax

E-Mail

Scannen

Kern-/Fach-

system

Viewer

Bearbeitungsstände,

Akten, Nachweise etc.

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Exemplarische Darstellung einer eAkte

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Erfahren Sie mehr…

am 8.10.2014

um 13:30 Uhr

auf dem ECM-Forum des BITKOM

auf der DMS Expo 2014

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