Einsparpotentiale bei der systemübergreifenden Pflege von SAP – Referenzdaten mittels SAP Solution Manager ausschöpfen

IBsolution Academy – Webinar – Seite 1

Einsparpotentiale bei der systemübergreifenden Pflege von SAP – Referenzdaten mittels SAP Solution Manager ausschöpfen

22.10.2015, Gerald Kerndl, IBsolution GmbH


Für wen ist dieses Webinar?

Alle Personen, die sich mit der Optimierung von Prozessen

für die Pflege von Stammdaten beschäftigen

Verantwortliche für die Harmonisierung von Referenzdaten

und deren konsistente Verteilung in unterschiedliche

Systeme

Technische Mitarbeiter, die Einsatzmöglichkeiten der

Komponente SAP „Solution Manager“ für die

systemübergreifende Verteilung von Daten kennen lernen

wollen


Was lernen Sie in diesem Webinar?

Wie sie SAP Referenzdaten (Länderschlüssel, Währungs-

schlüssel, Materialgruppen, Zahlungsbedingungen etc.)

einheitlich pflegen können

Wie Sie stabile und nachvollziehbare Prozesse zur

Harmonisierung und für die Pflege von Referenzdaten

implementieren können

Dass es effiziente Möglichkeiten zur Pflege gibt


IBsolution Academy Erfolgszertifikat

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Multiple-Choice-Test ablegen

80% der Fragen korrekt beantworten


Ihr Trainer

Gerald Kerndl

Project Manager

IBsolution GmbH


Agenda

Was wird unter Referenzdaten im SAP-Kontext verstanden?

Potentielle Einsparpotentiale ausschöpfen

Harmonisierung und effiziente Pflege von Referenzdaten

Einsatzmöglichkeiten von SAP Solution Manager zur effizienten

Pflege und systemübergreifende Verteilung von Referenzdaten


Was wird unter Referenzdaten im SAP-Kontext verstanden?


Referenzdaten

Referenzdaten zeichnen sich aus durch:

• Vielfach als SAP Customizing-Daten gespeichert

• System-bedingt liegen einheitliche Ausprägungen innerhalb eines Systems

vor, diese sind vielfach nicht „harmonisiert“ zu den weiteren Systemen

innerhalb einer Unternehmensgruppe

• Teilweise sind die Werte kompatibel mit externen Standards (z. B. ISO)

• Finden häufige Verwendung in den Stammdaten und somit auch in den

Prozessdaten

• Einfach im Aufbau

• Geringes Volumen an Daten

• Unterliegen einer geringen Anzahl

von Änderungen

Beispiele

• Länderschlüssel

• Währungen

• Kunden- und Produktgruppen

• Zahlungsbedingungen

• Lieferkonditionen

• MaßeinheitenQuelle: SAP AG


Potentielle Einsparpotentiale ausschöpfen


Exemplarischer Use-Case

Fritz, sehr gereizt, muss Änderungen in den

Kundengruppen in 7 Systemen individuell pflegen

Hans, Leiter Vertrieb, benötigt dringend geänderte

Kundengruppen in allen Systemen

Gibt es eine alternative Lösung?

Einsatz desSAP Solution Manager!


Zentrale Pflege der Referenzdaten

Gründe für zentrale und einheitliche Pflege

• Effizienz: Änderungen nur einmal zentral pflegen

• Vereinheitlichung: Gleiche Werte haben inhaltlich auch die selbe

Bedeutung

• Konsistenz: Durch einheitliche und zeitnahe Verteilung liegen in allen

Systemen die identischen Referenzdaten für die Verwendung in allen

Geschäftsprozessen vor

• Nachvollziehbarkeit: Durch Prozess-Unterstützung ist eine

Nachvollziehbarkeit der Änderungen möglich


Einsparpotentiale

Erforderliche Änderungen können zentralüber ein Ticket erfasst und danach dem Verantwortlichen zugeordnet werden

Die inhaltliche Diskussion der Änderung erfolgt einmalig, koordiniert durch den Verantwortlichen

SAP Change Request Management (ChaRM) liefert bereits vordefinierte Prozess-Muster mit, die auch die Anforderungen nach ITIL (IT Infrastructure Library) berücksichtigen

Durch sogenannte Änderungsanträge kann der Ablauf in der festgelegten Form wiederkehrend erfolgen. Damit wird die Planung, Steuerung und Nachvollziehbarkeit unterstützt

Vermeidung von Fehlern im Pflegeprozess durch definierte Änderungs- und Freigabeprozesse

Die systemübergreifende Verteilung über Transportaufträge unterstützt die einheitliche Bereitstellung von identischen Referenzdaten

Im Allgemeinen fallen keine Lizenzkosten an

NutzenVorteile

Einheitliche Meldestelle für notwendige Änderungen ist leicht vermittelbar

Zeiteinsparung durch strukturiertes und transparentes Vorgehen

Kürzere Einführungszeiten, da ChaRM bereits auf vordefinierte Prozess-Muster liefert, die an Ihre Anforderungen angepasst werden können

Konsistente Dokumentation der geplanten und durchgeführten Änderungen, sowie Nachvollziehbarkeit der Änderungen ist gewährleistet

Kosten- und Zeiteinsparung durch Vermeidung von Fehlerquellen

Vereinfachung im Berichtswesen, da vereinheitlichte Daten vorliegen

Geringere Anfangs-Investitionen, da keine Lizenzkosten anfallen


Harmonisierung und effiziente Pflege von Referenzdaten


Ausgangssituation

• Die Verantwortlichkeit umfasst(e) jeweilsein System

• Dadurch erfolgte die Festlegung der Referenzdaten ebenfalls pro System

Zielsetzung

• Harmonisierung der Werte und Inhalte

• Wenige Referenzdaten liegen bereits harmonisiert vor, jedoch erfolgt eine manuelle Pflege in den einzelnen Systemen, z. B. für Ländercode, Währungen etc.

• Die Vielfach der Referenzdaten liegen in den Unternehmen jedoch noch harmonisiert vor

• Zum Teil sehr komplex (z. B. bei Zahlungsbedingungen)

• Bedingt kann über „Wertemapping“ eine eindeutige Beziehung zwischen den unterschiedlichen Werte erfolgen

Harmonisierung der Referenzdaten

Quelle: SAP AG


Effiziente Pflege der Referenzdaten

Organisatorische Voraussetzungen für effiziente Pflege schaffen

Verantwortlichkeit pro „Referenztyp“ festlegen (Person(en) /

Organisation)

Festlegung des Pflegeverfahrens für Aufnahme von neuen Werte

oder Durchführung von Änderungen bzgl. Festlegung der

Ausprägung(en), Einhaltung von Vorgaben / Regeln etc.

Sicherstellung der einheitlichen Verteilung und gleichzeitigen

Bereitstellung in allen Systemen

Bereitstellung von systemseitiger Unterstützung, u. a. zur

Absicherung des Pflegeverfahrens (Erhöhung der Prozess-

Sicherheit)


Effiziente Pflege der Referenzdaten

Nutzenaspekte

Inhaltliche Diskussion und

Klärung der Werte-

Ausprägungen erfolgt nur

einmal

Vermeidung von Fehlern im

Pflegeprozess durch definierte

Änderungs- und

Freigabeprozesse

Sichere systemübergreifende

Verteilung der Daten über

bewährte Verfahren

Vereinfachung des

Berichtswesen

Quelle: SAP AG

Gängige Prozessabfolgen


Eine Kombination der obigen Alternativen

Unterstützung mittels SAP Solution Manager

Unterstützung mittels MDG-CO(SAP Master Data Governance for Custom Objects)

Systemseitige Unterstützung

Bewährte Alternativen

SAP Solution Manager

SAP MDG-CO


und SAP MDG-CO

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tig

er

Sch

werp

un

kt



Vorteile

In den meisten Fällen bereits für andere Anwendungsfälle im Einsatz

Die Prozess-Abbildung erfolgt über das „Change Request Management (ChaRM)

Vielfach bereits für den Software-Transport zwischen den D-, Q- und P-Systemen im Einsatz

Im Allgemeinen fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an

Nachteil

Nur harmonisierte Referenzdaten können verteilt werden, da parallel der Einsatz eines Wertemappings nicht möglich ist

Vergleich der Alternativen

SAP Master Data Governance

Vorteile

Sehr variable Abbildung von Workflows für den Pflegeprozess

Sicherstellung von Governance-Vorgaben (4– oder Mehr-Augen-Prinzip)

Datenpflege erfolgt in einem sogenannten „Staging-Bereich“, erst freigegebene Daten werden in die operativen Systeme verteilt

Automatische Erstellung von Änderungsprotokollen

Gleichzeitige Verteilung von harmonisierten und nicht-harmonisierten Referenzdaten (über Wertemapping) möglich

Nachteil

Für SAP MDG-CO fallen Lizenzkosten an


Einsatzmöglichkeiten von SAP Solution Manager zur effizienten Pflege und systemübergreifende Verteilung von Referenzdaten


D-SystemD-System

D-SystemD-System

D-SystemD-System

Einsatzszenario Solution Manager

Master System / Quellsystem

Solution Manager

Customizing Tabelle

Identnummer Beschreibung … …

Änderungvornehmen

D-Systeme(SAP)

Q-Systeme(SAP)

P-Systeme(SAP)

Transporte

1. Pflege von globalen harmonisierten Referenzdaten im Mastersystem

2. Verteilung erfolgt über die „Customizing Verteilung“ des Solution Managers


Ablauf einer automatischen Verteilung mit Transportsteuerung

Ablauf

• Zentrale Pflege der Customizing-Änderung im Mastersystem (Quellsystem)

durchführen

• Die Änderungen werden vom System

an SolMan (Solution Manager)

gemeldet

• SolMan prüft, ob Änderungen

weiterzugeben sind

• SolMan bereitet Änderungen auf und

verteilt diese an die Zielsysteme

• Im Zielsystem werden die

Customizing-Änderungen in Transportaufträge geschrieben, zur weiteren

Verteilung entsprechend der Transportschiene

• Zielsystem meldet an SolMan Vollzug oder eventuelle Fehler bei der Verteilung

• Im SolMan liegen Protokolle der Customizing-Verteilung vor

Quelle: SAP AG


Arten der Customizing-Verteilung

Möglichkeiten der Verteilung

Initialverteilung

Zur initialen Versorgung eines Systems mit Customizing-Daten

Automatische Customizing-Verteilung

Zur Verteilung von geänderten Customizing-Objekten, nur die

Veränderungen werden verteilt

Manuelle Verteilung eines einzelnen Transportauftrags

Zum Beispiel zur Fehlerbearbeitung bei fehlgeschlagenen Verteilungsläufen


Automatische Verteilung

Voraussetzungen schaffen

Erforderliche Systemeinstellungen vornehmen

Einsatz der Projektverwaltung des Solution Mangers ist möglich

Vorgehensweise

ggfs. Synchronisationsgruppen anlegen zur Festlegung des

Synchronisationsumfangs

Verteilungstyp festlegen: „Zeitgesteuerte Verteilung“, „Synchronisation bei

Transportfreigabe“ oder „Synchronisation bei Transportaufzeichnung“

Quell- und Zielsysteme festlegen

Ergebnis

Überprüfung der Einstellungen (u.a. ob bereits in anderen

„Zentralsystemen“ eine Verteilung eingerichtet ist)

Überprüfung der Erreichbarkeit der Systeme (RFC-Verbindungen)

Verteilung in die Zielsysteme (nur Entwicklungssysteme)

Weitere Verteilung in Qualitätssicherungs- und Produktivsysteme erst nach

Freigabe der dazugehörigen Transportaufträge


Protokollierung der Verteilung

Funktionsumfang der Protokollierung (Auszug)

Protokolle der Customizing-Verteilung mit den dazugehörigen

Systemmeldungen

Protokollierung der verteilungsrelevanten Vorgänge im Solution Manager

Aktivierungsprotokolle der Business Configuration Sets

Dadurch können eine Vielzahl von Detailauswertungen vorgenommen

und fehlgeschlagene Customizing-Verteilungen neu gestartet werden


Prozessablauf mittels ChaRM

Prozessunterstützung mittels SAP Change Request Management (ChaRM)

• Anforderung und Dokumentation von Änderungsanforderungen

• Genehmigung von Änderungen

• Benachrichtigungen

• Reporting

ChaRM gibt Auskunft über

• Wer hat die Änderung angefordert

• Wer hat die Änderung getestet

• Welche Änderungen sind noch in der

Entwicklung oder werden getestet

ChaRM sorgt somit u. a. dafür, dass die durchgeführten Änderungen transparent

und nachvollziehbar bleiben

Problemmeldung

Change Management Prozess

Änderungsdokumente

Transportaufträge

Rückmeldung


Vereinfachter Prozessablauf

Erfassung Ticket

Änderung festlegen

Änderunggenehmigen

Änderung freigeben

Ändern im D-System

Transport nach Q

Änderung freigeben

Transport nach P

Change Request

Requestor

RückmeldungÄnderungsbedarf

Rückmeldung


Vorteile von ChaRM

Vorteile beim Einsatz von SAP Change Request Management (ChaRM)

• ChaRM liefert bereits vordefinierte Prozess-Muster mit, die die

Anforderungen nach ITIL (IT Infrastructure Library) berücksichtigen

• Die vordefinierten Prozess-Muster können bei Bedarf angepasst werden

• Konsistente Dokumentation der geplanten und durchgeführten Änderungen

• Nachvollziehbarkeit der Änderungen ist gewährleistet

• Enge Integration mit dem SAP Transportmanagement


Haben Sie Fragen?

Für Fragen zum Webinar oder Bedarf an weiteren Informationen, dann Email an [email protected]

mailto:[email protected]


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Zum Test

Den Link finden Sie auch unten im Beschreibungstext.

http://bit.ly/1Xjc24k

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