Einsparpotentiale bei der Pflege von Finanzstammdaten ausschöpfen

www.ibsolution.de © IBsolution GmbH

Gerald Kerndl

14. April 2015

Einsparpotentiale bei der Pflege von Finanzstammdaten ausschöpfen


Willkommen zum Webinar „Einsparpotentiale bei der Pflege von Finanzstammdaten ausschöpfen“

Die Unterlagen finden Sie nach dem Webinar unter: http://www.slideshare.net/IBsolutionGmbHhttp://www.youtube.com/IBsolution

Weitere Webinar-Termine:

16.04.2015 // Aufbau und Organisation eines 3rd Level Supports

28.04.2015 // SAP Advanced Analytics – Ein Überblick

Infos und Anmeldung über www.ibsolution.de/veranstaltungen

IBsolution GmbH - Webinar

http://www.slideshare.net/IBSolutionGmbH

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Qualitätsoffensive für Ihre Stammdaten

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Ihr Moderator

Gerald Kerndl

Projekt Manager, Master Data Governance


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Leistungsportfolio Stammdatenmanagement

Wir unterstützen Ihr Stammdatenprojekt oder –programm in allen Phasen:

Strategie, Konzeption, technische Realisierung, Organisation und Support.

Hierzu bieten wir gleichermaßen kompakte Festpreispakete und individuelle Lösungsansätze.

8

Strategie Methoden Werkzeuge

Migration Datenqualität Governance


Inhalt

1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Finanzstammdaten

2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Stammdatenpflege

3. Best Practice bei der Erschließung der Einsparpotentiale -> sicher und schnell zum Erfolg

4. Zusammenfassung


Inhalt




4. Zusammenfassung


Ausgangslage

Die Herausforderung ...

Ob Quartals- und Jahresabschluss, oder andere

Finanzberichte müssen zeitnah, pünktlich und

aussagefähig vorlegen. Darin dürfen keine Fehler

enthalten sein.

Verschiedene organisatorischen Einheiten arbeiten

dezentral mit Finanzstammdaten, wie z. Bsp.

Kontenrahmen, Profit Center, Kostenstellen. Hierbei

können vielfältige Fehler unterlaufen.

Nachweis zu führen, dass Compliance-Richtlinien

und gesetzliche Regelungen eingehalten wurden

… sicher haben Sie noch viele weitere Beispiele für

wiederkehrende Herausforderungen im täglichen

Arbeitsumfeld

... unsere Erfahrung ...

In Gesprächen mit unseren Kunden wird vielfach

offensichtlich, dass zur Bereitstellung von aktuellen

Stammdaten ein großer manueller Aufwand zu

erbringen ist.

Ohne geregelte Workflows zur Pflege von

Stammdaten haben Sie keine Chance,

Bearbeitungsfehler und Inkonsistenzen in den Daten

zu vermeiden

Vielfach liegt nicht das Wissen vor, dass es für den

dokumentierten Nachweis der Einhaltung von

Compliance-Regelungen eine Lösung auf Basis von

SAP-Standards zur Verfügung steht.

…


Verbesserungspotentiale erkennen

Zeitraubender Abstimmungsaufwand zwischen allen Beteiligten erforderlich, um den Anlage bzw. Änderungsprozess zu durchlaufen

Der aktuell vorliegende Bearbeitungsstand lässt sich vielfach nur aufwendig feststellen, Zeitverzug ist eine häufige Folge

Nahezu aussichtloses Unterfangen, den geforderten Compliance-Anforderungen (z. B. nachweisbarer Freigabeprozess) gerecht zu werden.

Kritik der Wirtschaftsprüfer, dass die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Änderungen z. Bsp. bei Finanzberichtstruktur (FRS) nicht ausreichend bzw. lückenhaft ist

Großer Einsatz erforderlich, um Daten mit einer zeitlichen Gültigkeit rechtzeitig, vollständig und geprüft in den jeweils erforderlichen Systemen bereitzustellen

Die Verteilung der Kontendaten in die verschiedenen Systemen erfolgt vorwiegend manuell oder durch wiederholte Eingabe und ist dadurch fehleranfällig und kann zu inkonsistenten Daten führen

Workflow-gestützte Anlage und Pflege der Stammdaten für z. B. Sachkonten, Finanzbericht-strukturen, Kostenstellen etc.

Der Bearbeitungsstand ist jederzeit erkennbar, die verantwortlichen Bearbeiter sind benannt

Einhaltung von Compliance-Anforder-ungen, zum Beispiel durch Absicherung eines 4-Augen-Prinzips bei der Prüfung und Genehmigung von Änderungen

Automatische und fortlaufende Dokumentation der Änderungen in standardisierten Änderungsbelegen

Anstehende Änderungen sollen vor ihrer zeitlichen Gültigkeit geändert, geprüft und freigegeben werden, damit sie zum Stichtag abgesichert bereitstehen

Automatisierung der Verteilung in die jeweiligen Systeme zur Vermeidung von Fehlern und Inkonsistenzen

ZielsetzungAusgangssituation

und Handlungsoptionen ableiten


Treiber für konsistente Finanzstammdaten

Anforderungen und Benefits

Prozesseffizienz

• Automatisierung der Datenpflege

• Integrierte Validierungen und Ableitungen

• Rollenbasierte Führung

• Verbesserte Überwachung der Pflegeprozesse

• Schnellerer Finanzabschluss

• Erhöhtes Vertrauen in Reporting Daten

Compliance Management

• Trennung der Aufgaben durch Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte

• Standardisierte Workflows

• Transparenz durch Änderungsbelege

• Erhöhte Sichtbarkeit in Änderungen

• Einfacherer Umgang mit internen Policies

Qualität und Konsistenz

• Standardisierte Datenmodelle

• Validierungsregeln

• Konfigurierbares Datenreplikations-konzept

• Reduzierter Aufwand um Informationen zu finden

• Verbesserte Modellierung, Planung und Analyse

Wertbeitrag MDG

Verbesserung

Dimension


Inhalt




4. Zusammenfassung


SAP Master Data Governance (SAP MDG)

Vordefinierter Out-of-the-Box Content

„Erweiterung der Geschäftsprozesse innerhalb der

SAP Business Suite, welches ein Governance für die zentrale Anlage, Änderung und Verteilung von

Stammdaten bereitstellt“

MDG-Customer

MDG-

Supplier

MDG-

Finance

MDG-Material


Zur Verfügung stehende Stammdaten-Objekte

SAP Master Data Governance


MDG-Finance| Facts

Add-On für SAP ERP

Anwendung für die prozessgestützte Pflege von Finanzstammdaten

Zentrale Lenkungs- und Steuerungsmechanismen unabhängig von lokaler oder zentraler Ausführung

Vordefinierter Out-of-the-Box Content

Vordefinierte Workflows

Datenmodelle für die nahezu alle gängigen Entitäten

Wiedervewendung von vorhandener Business-Logik

Integrierte Validierungs-/ und Ableitungsengine

Stammdaten werden im Staging-Bereich (MDG-Datenbank) erstellt, ergänzt oder verändert. Hierbei kommt der Flex-Mode zum Einsatz – d. h.: Es erfolgt kein direktes Schreiben in die ECC Tabellen (ERP Central Component )

Anschließende Replikation an die anbindende Systeme mit optionalem Key- und Value-Mapping

Abbildung von Zeitabhängigkeit für ALLE Finanzobjekte mittels sogenannten Editionen

Mittels Editionen können also Änderungen vorgenommen werden, welche erst zu einem späteren Zeitpunkt aktiv werden. (Bsp. Zur Vorbereitung von Änderungen in Kontenplänen)


Usability Features

Präsentation

Highlighting von Änderungen

Side Panel / Business Context Viewer


Änderungsprotokoll

Beispiel für Neuanlage einer Kostenstelle


Workflow-Protokoll

Beispiel


Editionen zur Abbildung des Gültigkeitstermins

In einer Edition werden geplante Änderungsanträge von Neuanlagen und / oder Änderungen gesammelt und gebündelt an einem bestimmten Stichdatum verteilt


Editionen zur Abbildung des Gültigkeitstermins

Vorteile:

Einfach und flexibel Änderungen planen

Transparenz über vergangene und zukünftige Änderungen

Granularität des Zeitpunktes der Replikation

Sofort nach der Genehmigung des Change Requests

Nachdem Edition freigegeben wurde

Manuell


Neues Sachkonto anlegen

Beispiel: Neues Sachkonto anlegen

Der zu Grunde liegender Workflow besteht aus drei Bearbeitungsschritten

Vereinfachter Darstellung der Prozessschritte:

Präsentationsbeispiel

Änderungsantrag und Edition auswählen

und Sachkonto anlegen

Änderungsantrag inhaltlich prüfen,

Ggfs. zurückweisen

Änderungsantrag Genehmigen bzw. ablehnen

Video_Sachkonto_Anlegen.avi


Neue Kostenstelle anlegen und in der Kostenstellenhierarchie zuordnen

Beispiel: In der Hierarchie-Pflege neue Kostenstelle anlegen und zuordnen

Der zu Grunde liegender Workflow besteht aus drei Bearbeitungsschritten

Vereinfachter Darstellung der Prozessschritte:

Präsentationsbeispiel

Änderungsantrag und Edition auswählen

Neue Kostenstelle anlegen

Neue Kostenstellein der Hierarchie

zuordnen

02_create_CC+H-assignments.avi


Inhalt




4. Zusammenfassung


Stammdatenmanagement

Stammdatenqualität ist eine notwendige Voraussetzung

für hohe Prozesseffizienz und richtige

Geschäftsentscheidungen

IBsolution hat ein Vorgehensmodell zur nachhaltigen Sicherstellung einer hohen

Stammdatenqualität entwickelt.


Der sichere Weg zum Stammdatenmanagement

Den gesamten „Lebenszyklus“ betrachten

Basierend auf einem Blueprint bzw. ihren Anforderungen implementieren wir die

MDM Lösung auf der ent-sprechenden technologischen Plattform

In dieser Phase identifizieren wir Schwachstellen und definieren die strategischeAusrichtung

Einmal implementiert ist das MDM Vorhaben keinesfalls zu Ende. In dieser Phase optimieren

wir die bestehende Lösung bzw. unterstützen sie im Betrieb

In dieser Phase stellen wir ihr MDM Vorhaben auf eine solide Basis. Neben der eigentlichen

Planung stellen wir in dieser Phase auch die technische Machbarkeit sicher

2

1

3

4


Standardisierte Vorgehensweise, individuelle Betrachtungsweise

Die Ausgangslagen entscheidet über den einzuschlagenden Weg

Handllungs-bedarf

erkennen

Anhand der WS-Ergebnisse planen und entscheiden

MDG-Workshopdurchführen

1

1 MDG-SupportOptimierung und Ausbau

der MDG-Lösung

MDG

Individualprojekt

durchführen

MDG RDS Paket

einführen



Workshop(s) durchführen

Handllungs-bedarf

erkennen

Anhand der WS-Ergebnisse entscheiden


1


der MDG-Lösung

MDG

Individualprojekt

durchführen

MDG RDS Paket

einführen


Leistungsbeschreibung

SAP MDG Workshop

Auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen überprüfen wir die Machbarkeit

der beabsichtigten Umsetzung und entwickeln daraus ein Zielszenario.

Betrachtung der heutigen Arbeitsweise als Basis für die weitere

Optimierung Ihrer Prozesse

Betrachtung der relevanten Einflussfaktoren und Umgebungsparameter

Sie erhalten konkrete Lösungsvorschläge zur Umsetzung Ihres

Stammdatenmanagements.

Durch den Best-Practice-Ansatz partizipieren Sie an unserer langjährigen

Projekterfahrung.

So sichern Sie eine effiziente Vorgehensweise im Projekt und reduzieren

mögliche Risiken.

Ihr Ergebnis

Roadmap für die Einführung Ihres spezifischen MDG-Systems

Konkrete Handlungsempfehlung für die nächste Projektphase und einen groben Projektplan

mit Benennung von konkreten Arbeitspaketen


Den geeigneten Weg einschlagen

MDG RDS Paket einführen (Rapid Deployment Solution)

Handllungs-bedarf

erkennen



1


der MDG-Lösung

MDG

Individualprojekt

durchführen

MDG RDS Paket

einführen

Pakete und Lösungen

Klar definierte und standardisierte

Leistung zu einem Fixpreis

Best-practice Ansatz;

bei vielen Kunden in gleicher/

ähnlicher Form eingeführt

Kundenspezifische Anpassungen

in begrenztem Umfang möglich

Standardisierung ermöglicht

schnelle Einführung

kostengünstig

geringer Kapazitätsbedarf auf

Seiten des Kunden (IT /

Fachbereich) erforderlich


Pakete geschnürt nach dem Ansatz „Rapid Deployment Solution „

Unsere Lösung

Vorteile von „Rapid Deployment Solution“

Bereitstellung von Praxis-erprobten Funktionen. Einen klar definierten Leistungsumfang. Vorkonfigurierte Inhalte und Erfahrungen aus erfolgreich durchgeführten Projekten. Vorgegebene Projektlaufzeit zum Festpreis.

Zum Beispiel umfasst das Paket "Rapid Deployment Solution 4 Accounting“ die Workflow-

gestützte Anlage und Änderung von Sachkonten, Kostenarten und Finanzberichtstrukturen auf

Basis von SAP MDG for Finance.


Leistungsbeschreibung

Beispiel: Rapid Deployment Solution 4 Accounting (Basis: SAP MDG-Finance)

Mit „Master Data Governance 4 Accounting“ erhalten Sie eine schlanke Komplettlösung

für die Workflow-gestützte Anlage und Änderung von Stammdaten für

Sachkonten, Kostenarten und Finanzberichtstrukturen.

Unser Angebot umfasst die Umsetzung incl. den Vorbereitungen für die Inbetriebnahme in

nur 3 Monaten Projektlaufzeit. Das gesamte Lösungspaket erhalten Sie zum Festpreis!

Einrichten der Bearbeiterfindung nach ihren Anforderungen auf Basis von SAP-Standard

Sicherstellung des eindeutigen 4-Augen-Prinzips Einrichten von Rollen und Berechtigungen nach ihren

Anforderungen Aufbau einer Organisationsstruktur (HR Ministamm)

oder Integration einer bestehenden Organisationsstruktur

Definition des Governance Scopes basierend auf dem von SAP ausgelieferten Datenmodell

Abbildung der Benutzeroberflächen in Deutsch oder Englisch

Benachrichtigung über neue Workitems via SAP Standard

Konfiguration des integrierten Reportings Konfiguration der Enterprise Search via TREX Erstellung der technischen Dokumentation

Erstellung eines Konzeptes nach ihren Anforderungen Überprüfung des Customizing für Sachkonten,

Kostenarten und Finanzberichtstruktur bezogen auf den Einsatz von MDG

Jeweils ein sequentiell ablaufender regelbasierter Workflow zur Anlage und zur Änderung von Sachkonten, Kostenarten und Finanzberichtstruktur

Anpassung der Standard Benutzeroberflächen an ihre Anforderungen

Erweiterung des Datenmodells und der Benutzeroberflächen um kundenspezifische Felder (sofern vorhanden)

Konfiguration des Verteilungsmodells (ALE) Konfiguration der Datenverteilung in maximal drei

Zielsysteme Abbildung von einfachen Ableitungs- und

Validierungsregeln auf Basis von BRF+


Investitionsvolumen

Dienstleistungen

Projektmanagement und Umsetzung entsprechendLeistungsbeschreibung

Ihr Invest

50.000 Euro zzgl. MwSt.

Zzgl. Reisekosten / Spesen

Systemvoraussetzungen

SAP ERP 6.0 mit EHP 6.0

MDG 7.0, Servicepack 2 (kann additiv installiert werden)

Rapid Deployment Solution 4 Accounting

Zum Festpreis!



Kundenspezifische Lösung implementieren

Handllungs-bedarf

erkennen



1


der MDG-Lösung

MDG

Individualprojekt

durchführen

MDG RDS Paket

einführen

Kundeneinzelfertigung

Kundenspezifische Lösungen

gebaut mit Standard Software

Exakt auf die Kunden-

anforderungen zugeschnitten

Einsatz eines dedizierten

Projektteams

Komplette Projekt- und

Ergebnisverantwortung

Nachhaltige und langfristige

Kundenbeziehung über mehrere

Projekte; Übernahme von Support

der Lösung

ProjektmanagerTeam-Leader

Architekt, SC, C, JC



Handllungs-bedarf

erkennen



1


der MDG-Lösung

MDG

Individualprojekt

durchführen

MDG RDS Paket

einführen


Inhalt




4. Zusammenfassung


Nutzenaspekte

Strukturierte und jederzeit nachvollziehbare Vorgehensweise bei der Anlage und Pflege von Finanzstammdaten durch Workflow-gestützte Prozesse mit automatischer Erstellung eines Workflow-Protokolls

Einheitliche Arbeitsweise durch zentrale Lenkungs-und Steuerungsmechanismen unabhängig von lokaler oder zentraler Ausführung der Stammdatenpflege

Alle Änderungen werden vollständig durch automatisierte Erstellung von Änderungsbelegen dokumentiert

Nachweis über Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben durch Abbildung von ein- und mehrstufigen Prüf- und Genehmigungs-verfahren, bei Bedarf unter Einhaltung des 4-Augen-Prinzips

Stammdaten werden im Staging-Bereich (MDG-Datenbank) erstellt, ergänzt oder verändert. D. h.: Es erfolgt kein direktes Schreiben in die ECC Tabellen des ERP-Systems

Zeitabhängige Änderungen können im Vorfeld vorgenommen werden und zum Zeitpunkt der Gültigkeit aktiv gesetzt werden. Z. Bsp. Vorbereitung von geänderten Finanzberichten mit Gültigkeit ab Jahreswechsel

Einheitliche Stammdaten in allen Systemen durch Replikation in die betroffenen Systeme, z. Bsp. durch ALE-Verteilung (Application Link Enabling) mittels Idocs

… und viele mehr

Erleichterung bei der täglichen Arbeit und Reduzierung der "Zeitfresser"

Quelle: SAP


Rapid Deployment Solution Pakete nutzen

Nutzen durch "Rapid Deployment Solutions"

Sie erhalten eine Out-of-the Box-Lösung für Ihr Stammdatenmanagement auf Basis

des SAP Standards

Sie profitieren von unserem Best-practice-Ansatz und erhalten ein Praxis-

erprobtes Lösungspaket

Durch den Einsatz unserer Pakete mit abgegrenzten Leistungsumfang, einer

kurzen Projektlaufzeit von nur 3 Monaten und einem Festpreis reduzieren wir die

Projektrisiken auf ein Minimum

Unser Vorgehen sorgt für einen schnellen Return on Investment und sichert Ihre

Lösung auch für die Zukunft ab

Die umgesetzte Lösung lässt sich jederzeit erweitern oder an neue

Anforderungen anpassen. Nach einer Einweisung kann dies auch durch

Mitarbeiter aus Ihrem Hause erfolgen.


Haben Sie Fragen?

Fragen und Feedback

Fragen? Gern!


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