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Praxisbeispiel
ERP-Einführung in Zeit und Budget
Knut Mertens, Marketing -und Verkaufsleiter
Bern, den 5. Oktober 2011
AGENDA
• Case büroboss.de/logistik
• Methodische Vorgehensweise bei der
Projekteinführung und deren Nutzen für Bürologistik
• Warum ist dieses Vorgehen erfolgreich?
Case büroboss.de/logistik
• 8.000 Lagerartikel
• Grosshandel mit 14 Mandanten
• 350 Arbeitsplätze
• 300.000 Aufträge p.a
ERP-KomponentenWarenprozesse Verwaltungsprozesse
Warenwirtschaft Finanzbuchhaltung
Logistik Lohn und Gehalt
CRM Docuware / Archivierung
e-commerce
Business Integratoren
• 1 Mio. Auftragspositionen p.a
Management-Prozesse
Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung
Leistungserbringungs-Prozesse
Stammdaten Einkauf Verkauf Logistik CRM
Mandantenintegration
Ressourcen-Prozesse
Administration, Finanzen
Qualitätsmanagement
alle Geschäftsbereiche aller Mandanten
Herausforderungen für büroboss.de/logistik
E-commerce
Vorprojekt vor Vertragsunterschrift, warum?
Um für büroboss.de/logistik die folgenden Ziele zu erreichen:
Dokumentation der vereinbarten Funktionalitäten
Interdisziplinäre Übersicht auf die Prozesse
Verbindlichen Investitionsrahmen
Belastbaren Terminplan
für bürboss.de/logistik bildete das Vorprojekt immer den roten Faden während der Einführung
nach der erfolgreichen Einführung sind die Ergebnisse des Vorprojektes Gradmesser für zuvor definierte Zielerreichung von büroboss.de/logistik
Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen
Das Vorprojekt
als Vorstufe der eigentlichen Einführung dient dazu
die Menschen, die im Projekt zusammenarbeiten, zusammenzubringen um Vertrauen zu schaffen
die Dauer der Einführung durch zuvor analysierte und dokumentierte Prozesse zu verkürzen
die Basis für die Unternehmenszertifizierung nach ISO 9001 Norm zu sein und somit einen neuen Wettbewerbsvorteil zu generieren
Das Vorprojekt ist eine der wichtigen Voraussetzungen für die termin- und
kostengerechte Einführung von ERP-Software
Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen
Strategischer Nutzen des Vorprojektes
Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen
Transparenz Überprüfung Anpassung
Fortschritte und
Hindernisse des
Projektes werden
tagesaktuell
sichtbar gehalten
Lieferung und
Abnahmen von
definierten
Produktfunktionali-
täten in
regelmässigen
Abständen
Trotz des
Vorprojektes sind
Produktanforderun-
gen nicht als
Dogma zu
verstehen sondern
werden nach jeder
Lieferung neu
bewertet und
angepasst
Kaufmännischer Nutzen des Vorprojektes
Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen
0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
700000
mit Vorprojekt
ohne Vorprojekt
Einführungsphase
Konklusio Vorprojekt
Ein seriöses Vorprojekt bedeutete im Falle bürboss.de/logistik
trotz der erhöhten Planungsphase durch das Vorprojekt konnte drei Monate früher eingeführt werden
Die Kostensteigerungen während der Projektphase verliefen deutlich moderater als in vergleichbaren Projekten
eine 100% Budgetsicherheit ist auch durch ein Vorprojekt nicht zu erreichen
Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen
durch das Vorprojekt und die daraus ableitende iterative Einführungsmethode erreichten wir höchste Flexibilität zu vertretbaren Kosten
Projektstruktur
IT Daten WWS Logistik CRM e-com.
Database Migration Einkauf Lager Termine Kataloge
Hardware Geschäfts-
partner
Verkauf Touren-
planung
Kampagnen Webshop
Betriebs-
konzept
Artikelstamm Service
und
Verträge
Rüstpro-
zess
ADM-
Steuerung
Anbindung
Konfigu-
ratoren
Belege
BI
Alle Arbeitspakete waren mit den jeweiligen Experten von dynasoft und den Fachbereichsverantwortlichen von büroboss.de/logistik besetzt
Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen
Rollenverteilung
Dynasoft büroboss.de/logistik
Checkliste als Basis für Vorprojekt Bereitstellung sämtlicher
Unterlagen, Belege,
Prozessbeschriebe aller betroffenen
Leistungsbereiche
Dokumentation der Anforderungen Definition der Anforderungen
Parametrieren der Software Bereitstellung von Key Usern als
Multiplikatoren für die Organisation
Erarbeiten der Testszenarien Umfangreiche Testphase
Schulungskonzept Erstellung der auf die Benutzer
abgestimmten Beschreibungen
Qualitätsmanagement der Software Qualitätsmanagement der Prozesse
Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen
Bedeutung des Sales- und Marketingbereichs
die Aufgaben des Bereichs sind von Natur aus dem Menschen zugewendet
für den Erfolg der ERP-Einführung ist massgeblich, dass die Menschen auf Kunden -und Anbieterseite vertrauensvoll miteinander zusammenarbeiten
die Aufgabe des Marketing bei dynasoft liegt darin begründet eine aktive, übergreifende Rolle in der Projektkommunikation zu übernehmen
Zielsetzung dabei ist, Risiken bei der Einführung im Vorfeld zu erkennen und proaktiv gemeinsam mit dem Kunden nach Lösungen zu suchen, um Eskalation zu vermeiden
Der Sales- und Marketingbereich ist auch nach Vertragsunterschrift fester Bestandteil des
Projektteams
Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen
Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen
Erfolgskritische Faktoren
Der Mensch
Von Presales über die Vertragsanbahnung bis zum erfolgreichen Abschluss der Einführung arbeitet bei dynasoft immer dasselbe Team zusammen. Der Projektleiter bleibt die gesamte Lebenszyklusphase für den Kunden der einzige Ansprechpartner.
Das Vorprojekt
War der Schlüssel für die zielgerichtete, erfolgreiche Einführung bei büroboss.de/logistik
Das Projektmanagement
Auf Seiten büroboss.de/logistik stellte das erfolgskritische Moment der tosca Einführung dar
Die Flexibilität
die bei veränderten Vorzeichen vorhanden sein muss, wenn sich funktionalere, performantere und praxisnähere Abläufe während der Einführungsphase ergeben; Dogmen helfen nicht weiter
Warum ist diese Vorgehensweise erfolgreich?
«Der beste EDV-Umstieg, den ich je erlebt habe. Kein Tag ohne ERP-System, keine wirklichen Pannen, zwar unglaublich viel Stress, aber eben: es hat geklappt.
Wir konnten seither den Auftragsdurchlauf erheblich beschleunigen und sparen so knapp 5.000 Stunden pro Jahr ein.
Ausserdem ist die Bearbeitungsqualität der Logistik gestiegen und mit 99,98 % an fehlerfreien Positionen auf einem sehr guten Wert.»
Dirk Ohlmer, Geschäftsführer büroboss.de/logistik, Northeim
Besten Dank für Ihre
Aufmerksamkeit
dynasoft ag
Niklaus-Konradstrasse 16
CH-4501 Solothurn
Tel.: 0041/32/62417-77
Mail: knut.mertens@dynasoft.ch
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