Praxisbeispiel

ERP-Einführung in Zeit und Budget

Knut Mertens, Marketing -und Verkaufsleiter

Bern, den 5. Oktober 2011

AGENDA

• Case büroboss.de/logistik

• Methodische Vorgehensweise bei der

Projekteinführung und deren Nutzen für Bürologistik

• Warum ist dieses Vorgehen erfolgreich?

Case büroboss.de/logistik

• 8.000 Lagerartikel

• Grosshandel mit 14 Mandanten

• 350 Arbeitsplätze

• 300.000 Aufträge p.a

ERP-KomponentenWarenprozesse Verwaltungsprozesse

Warenwirtschaft Finanzbuchhaltung

Logistik Lohn und Gehalt

CRM Docuware / Archivierung

e-commerce

Business Integratoren

• 1 Mio. Auftragspositionen p.a

Management-Prozesse

Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung

Leistungserbringungs-Prozesse

Stammdaten Einkauf Verkauf Logistik CRM

Mandantenintegration

Ressourcen-Prozesse

Administration, Finanzen

Qualitätsmanagement

alle Geschäftsbereiche aller Mandanten

Herausforderungen für büroboss.de/logistik

E-commerce

Vorprojekt vor Vertragsunterschrift, warum?

Um für büroboss.de/logistik die folgenden Ziele zu erreichen:

Dokumentation der vereinbarten Funktionalitäten

Interdisziplinäre Übersicht auf die Prozesse

Verbindlichen Investitionsrahmen

Belastbaren Terminplan

für bürboss.de/logistik bildete das Vorprojekt immer den roten Faden während der Einführung

nach der erfolgreichen Einführung sind die Ergebnisse des Vorprojektes Gradmesser für zuvor definierte Zielerreichung von büroboss.de/logistik

Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen

Das Vorprojekt

als Vorstufe der eigentlichen Einführung dient dazu

die Menschen, die im Projekt zusammenarbeiten, zusammenzubringen um Vertrauen zu schaffen

die Dauer der Einführung durch zuvor analysierte und dokumentierte Prozesse zu verkürzen

die Basis für die Unternehmenszertifizierung nach ISO 9001 Norm zu sein und somit einen neuen Wettbewerbsvorteil zu generieren

Das Vorprojekt ist eine der wichtigen Voraussetzungen für die termin- und

kostengerechte Einführung von ERP-Software

Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen

Strategischer Nutzen des Vorprojektes

Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen

Transparenz Überprüfung Anpassung

Fortschritte und

Hindernisse des

Projektes werden

tagesaktuell

sichtbar gehalten

Lieferung und

Abnahmen von

definierten

Produktfunktionali-

täten in

regelmässigen

Abständen

Trotz des

Vorprojektes sind

Produktanforderun-

gen nicht als

Dogma zu

verstehen sondern

werden nach jeder

Lieferung neu

bewertet und

angepasst

Kaufmännischer Nutzen des Vorprojektes

Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen

0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

700000

mit Vorprojekt

ohne Vorprojekt

Einführungsphase

Konklusio Vorprojekt

Ein seriöses Vorprojekt bedeutete im Falle bürboss.de/logistik

trotz der erhöhten Planungsphase durch das Vorprojekt konnte drei Monate früher eingeführt werden

Die Kostensteigerungen während der Projektphase verliefen deutlich moderater als in vergleichbaren Projekten

eine 100% Budgetsicherheit ist auch durch ein Vorprojekt nicht zu erreichen

Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen

durch das Vorprojekt und die daraus ableitende iterative Einführungsmethode erreichten wir höchste Flexibilität zu vertretbaren Kosten

Projektstruktur

IT Daten WWS Logistik CRM e-com.

Database Migration Einkauf Lager Termine Kataloge

Hardware Geschäfts-

partner

Verkauf Touren-

planung

Kampagnen Webshop

Betriebs-

konzept

Artikelstamm Service

und

Verträge

Rüstpro-

zess

ADM-

Steuerung

Anbindung

Konfigu-

ratoren

Belege

BI

Alle Arbeitspakete waren mit den jeweiligen Experten von dynasoft und den Fachbereichsverantwortlichen von büroboss.de/logistik besetzt

Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen

Rollenverteilung

Dynasoft büroboss.de/logistik

Checkliste als Basis für Vorprojekt Bereitstellung sämtlicher

Unterlagen, Belege,

Prozessbeschriebe aller betroffenen

Leistungsbereiche

Dokumentation der Anforderungen Definition der Anforderungen

Parametrieren der Software Bereitstellung von Key Usern als

Multiplikatoren für die Organisation

Erarbeiten der Testszenarien Umfangreiche Testphase

Schulungskonzept Erstellung der auf die Benutzer

abgestimmten Beschreibungen

Qualitätsmanagement der Software Qualitätsmanagement der Prozesse

Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen

Bedeutung des Sales- und Marketingbereichs

die Aufgaben des Bereichs sind von Natur aus dem Menschen zugewendet

für den Erfolg der ERP-Einführung ist massgeblich, dass die Menschen auf Kunden -und Anbieterseite vertrauensvoll miteinander zusammenarbeiten

die Aufgabe des Marketing bei dynasoft liegt darin begründet eine aktive, übergreifende Rolle in der Projektkommunikation zu übernehmen

Zielsetzung dabei ist, Risiken bei der Einführung im Vorfeld zu erkennen und proaktiv gemeinsam mit dem Kunden nach Lösungen zu suchen, um Eskalation zu vermeiden

Der Sales- und Marketingbereich ist auch nach Vertragsunterschrift fester Bestandteil des

Projektteams

Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen

Methodische Vorgehensweiseund deren Nutzen

Erfolgskritische Faktoren

Der Mensch

Von Presales über die Vertragsanbahnung bis zum erfolgreichen Abschluss der Einführung arbeitet bei dynasoft immer dasselbe Team zusammen. Der Projektleiter bleibt die gesamte Lebenszyklusphase für den Kunden der einzige Ansprechpartner.

Das Vorprojekt

War der Schlüssel für die zielgerichtete, erfolgreiche Einführung bei büroboss.de/logistik

Das Projektmanagement

Auf Seiten büroboss.de/logistik stellte das erfolgskritische Moment der tosca Einführung dar

Die Flexibilität

die bei veränderten Vorzeichen vorhanden sein muss, wenn sich funktionalere, performantere und praxisnähere Abläufe während der Einführungsphase ergeben; Dogmen helfen nicht weiter

Warum ist diese Vorgehensweise erfolgreich?

«Der beste EDV-Umstieg, den ich je erlebt habe. Kein Tag ohne ERP-System, keine wirklichen Pannen, zwar unglaublich viel Stress, aber eben: es hat geklappt.

Wir konnten seither den Auftragsdurchlauf erheblich beschleunigen und sparen so knapp 5.000 Stunden pro Jahr ein.

Ausserdem ist die Bearbeitungsqualität der Logistik gestiegen und mit 99,98 % an fehlerfreien Positionen auf einem sehr guten Wert.»

Dirk Ohlmer, Geschäftsführer büroboss.de/logistik, Northeim

Besten Dank für Ihre

Aufmerksamkeit

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Niklaus-Konradstrasse 16

CH-4501 Solothurn

Tel.: 0041/32/62417-77

Mail: knut.mertens@dynasoft.ch