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© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 2
Inhalt
1. Ausgangssituation
2. Start mit KAIZEN Aktion
3. Projekt Ziel
4. Prinzipien von Büro KAIZEN
5. Status Stufe 1
6. weiteres Vorgehen
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 7
Verbesserungsvorschläge aus den Startterminen
Status der Verbesserungsvorschläge
40
1713
0 0
1. Offen 2. In Arbeit 3. Erledigt 4. Abgelehnt 5.VerbessungDauerhaft
Anzahl KVPs
Anzahl Verbesserungen pro Kategorie
1%
20%
37%
3%
40%
Umwelt
Qualität
Zufriedenheit
Arbeitssicherheit
Produktivität
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 8
Potenzial- Beurteilung durch die Mitarbeiter
19%10%10-30%20%0-50%20%Reduzierung von Suchzeiten um 40 - 50%
jajajajajajaErhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
jajajajajajaDie Arbeit wird angenehmer und stressfreier
29%10-70%50%25%10-20%10-20%Einsparungen bei Flächen von 10 bis 20%
jajajajajajaOrdnung und Sauberkeit werden verbessert
20%10-30%10-30%10-25%5-10%5-10%Effizienzsteigerung um 10 bis 20% (Mitarbeiterproduktivität)
MittelwertGruppe 5 01.09.09
Gruppe 4 31.08.09
Gruppe 3 27.08.09
Gruppe 2 26.08.09
Gruppe 1 25.08.09
Gruppe und Datum
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 9
Potenzial- Beurteilung durch die Mitarbeiter
19%10%10-30%20%0-50%20%Reduzierung von Suchzeiten um 40 - 50%
jajajajajajaErhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
jajajajajajaDie Arbeit wird angenehmer und stressfreier
29%10-70%50%25%10-20%10-20%Einsparungen bei Flächen von 10 bis 20%
jajajajajajaOrdnung und Sauberkeit werden verbessert
20%10-30%10-30%10-25%5-10%5-10%Effizienzsteigerung um 10 bis 20% (Mitarbeiterproduktivität)
MittelwertGruppe 5 01.09.09
Gruppe 4 31.08.09
Gruppe 3 27.08.09
Gruppe 2 26.08.09
Gruppe 1 25.08.09
Gruppe und Datum
Projektziel : 5 % Effiz
ienzsteigerung
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 10
Prinzipien von Büro KAIZEN
� Büro-Kaizen bringt Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter!
� Nicht Fragen „Wer hat Schuld?“ sondern „Was hat Schuld?“
� Nichts ist so gut, dass man es nicht weiter verbessern kann!
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 11
7 Schritte zum leeren Schreibtisch
1. Posteingang
2. Wichtige Infos/Kontakte
3. Eigene Projekte
1. temporär
2. dauerhaft
4. Gemeinsame Projekte mit
Kollegen
5. Unterlagen zum Lesen
6. Büroutensilien
7. Termin- und
8. Aufgabenverwaltung
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 12
Nachhaltigkeit durch Spielregeln
Ich finde die Spieregeln gut.
Gut ist, wenn es dann Teamübergreifend gilt (für RM gesamt).
Emanuel Stoll 13.12.2009
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 16
Ablage wichtige Infos
Die Mappe ist Super, da habe ich alle Tricks im Überblick
Roland Graber 13.12.2009
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 18
Beispiel: Ablage von Pendenzen
Verknüpfung elektronische Pendenzen mit Papierablage
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 21
Mitarbeiter wollen selbstständig weiter machen
Durch Büro KAIZEN und die Einführung des Klickprogramms haben wir Suchzeiten um 30% reduziert und die Effizienz um 30% gesteigert.
Christoph Mangold 14.12.2009
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 22
Mitarbeiter wollen selbstständig weiter machen
Ich habe umgesetzt was ich umsetzen wollte und das bleibt dauerhaft.
Wir haben den Prozess umgestellt so das auch die Vertretung passt. Man weiss wer was macht und wo der Auftrag ist.
Bruno Wüthrich 14.12.2009
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 24
Potenzial- Beurteilung durch die Mitarbeiter
19%10%10-30%20%0-50%20%Reduzierung von Suchzeiten um 40 - 50%
jajajajajajaErhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
jajajajajajaDie Arbeit wird angenehmer und stressfreier
29%10-70%50%25%10-20%10-20%Einsparungen bei Flächen von 10 bis 20%
jajajajajajaOrdnung und Sauberkeit werden verbessert
20%10-30%10-30%10-25%5-10%5-10%Effizienzsteigerung um 10 bis 20% (Mitarbeiterproduktivität)
MittelwertGruppe 5 01.09.09
Gruppe 4 31.08.09
Gruppe 3 27.08.09
Gruppe 2 26.08.09
Gruppe 1 25.08.09
Gruppe und Datum
Projektziel : 5 % Effiz
ienzsteigerung
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 26
Zwischenstand 13.12.2009 - Durchschnittswerte
� Ordnung und Sauberkeit werden verbessert Ja
� Arbeit wird angenehmer und Stressfreier Ja
� Erhöhung der Mitarbeiter Zufriedenheit Ja
� Einsparungen von Flächen 23%
� Reduzierung der Suchzeiten um 14%
� Effizienzsteigerung heute 9%
� Effizienzsteigerung nach Outlook (Erwartung) 6%
Achtung: Schätzung eventuell optimistisch
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 28
Status Massnahmen
Status der Verbesserungsvorschläge
28 33
58
6 0
1. Offen 2. In Arbeit 3. Erledigt 4. Abgelehnt 5.VerbessungDauerhaft
Anzahl KVPs
Anzahl Verbesserungen pro Kategorie
1%
19%
40%
3%
36%
Umwelt
Qualität
Zufriedenheit
Arbeitssicherheit
Produktivität
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 29
Gesamtersparnisse in CHF
Finnanzieller Erfolg der Massnahmen 490'000 CHF
Effizienzsteigerung 5% 300'000 CHF
Gesamtergebnis 790'0 00CHF
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 30
Nächste Schulungen
18.-
20 J
anuar
201
0
15. u
nd 16. J
anuar 20
10
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 32
Empfehlung für weiteres Vorgehen
1. Stufe Aufgeräumter Arbeitsplatz
2. Stufe Spielregeln für die Abteilung
4. Stufe Erfolg durch Eigeninitiative
5. Stufe Ziele und Kennzahlen
3. Stufe Permanent perfektionierte Prozesse
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 33
Empfehlung für weiteres Vorgehen
1. Stufe
2. Stufe
4. Stufe
5. Stufe
3. Stufe
Wylerpark
Westschweiz Zürich Service Anlagen Bollwerk
© SBB • P-OP-RM-Kaizen • Ahmet Okluoglu • Dezember 2009 34
10 Schritte zur organisierten Abteilung
1. Ablagesystem
2. Beschriftung
3. Aushangwesen
4. Büromaterial
5. Prospektmaterial
6. Strukturierung EDV-Bereich
7. Betreuung Allgemeinplätze
8. Klare Zuständigkeiten
9. Besprechungsmanagement
10. Zusammenarbeit
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