Auswertung der Büro-Kaizen®-Umfrage zu effizienter Arbeitsweise Vielen Dank an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Umfrage zu effizienter Arbeitsweise im Büro. In dieser Ausarbeitung sind alle detaillierten Ergebnisse der Umfrage und die entsprechenden Auswertungen durch Büro-Kaizen® zu finden. Aus der Umfrage haben sich 5 große Potentiale herauskristallisiert, über die die Effizienz in Ihrem Unternehmen bereits ohne detailliertere Analyse verbessert werden und Verschwendung reduziert werden kann. Die 5 großen Potentiale sind:

• E-Mail-Flut (Im Ø erhalten Mitarbeiter/innen 30 E-Mails pro Tag) • Ablenkungen (Im Ø werden Mitarbeiter/innen 32 mal pro Tag abgelenkt) • Meetings (Im Ø sind ¼ der Besprechungen Verschwendung) • Suchzeiten (Im Ø suchen Mitarbeiter/innen 2 Minuten nach jedem Dokument) • Mitarbeiter-Zufriedenheit (80 % hätten gerne bessere EDV-Kenntnisse)

E-Mail-Flut

Welche Kanäle nutze Sie persönlich überwiegend zur Kommunikation?

Die wichtigste Erkenntnis: E-Mail ist trotz Microsoft 365, Teams und den Chatmöglichkeiten immer noch das führende Kommunikationsmittel. Wenn wir allein die damit einhergehenden Potentiale betrachten, kann die Effizienz bereits entscheidend gesteigert werden.

Wie viele E-Mails erhalten Sie durchschnittlich an einem Tag?

Heißt: Im Durchschnitt bekommen die Mitarbeiter/innen im Unternehmen 30 E-Mails am Tag. 30 % der Mitarbeiter/innen werden bei jeder eingehenden E-Mail durch (zum Teil sogar akustische) Benachrichtigungen abgelenkt. (siehe 3.) Aufgaben und Termine aus E-Mails werden systematisch in Aufgabenliste und Kalender eingepflegt und termingerecht erledigt.

69 % der Mitarbeiter/innen schaffen es nicht einmal im Selbstmanagement, die E-Mails effizient zu verarbeiten und die damit verbundenen Aufgaben zu erledigen bzw. Termine wahrzunehmen. Grundlage für ein effizientes Projekt- und Aufgabenmanagement im Team z. B. mit dem Planner oder Microsoft Project ist allerdings die Kontrolle über den persönlichen Workflow. Ansonsten entsteht Stress und die Produktivität leidet.

Ablenkungen Akustische und optische E-Mail-Empfangssignale sind deaktiviert. Das gilt auch für mobile Geräte (Tablet, Smartphone etc.).

Durch klare Zeitblöcke zur Verarbeitung der E-Mails (z. B. 2 mal am Tag) können alle Benachrichtigungen deaktiviert werden und trotzdem werden die E-Mails innerhalb eines halben Tages verarbeitet. In dringenden Fällen ist ohnehin das Telefon das richtige Medium. Mitarbeiter/innen müssen nicht permanent akustisch benachrichtigt und aus der konzentrierten Erledigung von Aufgaben gerissen werden. Es gibt feste Zeitfenster zur Bearbeitung von E-Mails am Tag.

Durch einen einheitlichen Workflow aller Mitarbeiter/innen und die gemeinsam vereinbarte Spielregel über Antwortzeiten können feste Zeitfenster zur E-Mail-Verarbeitung eingeplant werden. Im Durchschnitt erhalten die Mitarbeiter/innen 30 E-Mails am Tag. Im Durchschnitt benötigen Mitarbeiter/innen beim Verarbeiten der E-Mails mit der Büro-Kaizen®-Methode 1 Minute pro E-Mail. 2 Zeitblöcke á 15 Minuten (eine halbe Stunde pro Tag) sind somit ausreichend, um alles in eine effiziente Wiedervorlag bzw. den Kalender oder die Aufgabenliste zu verarbeiten, ohne ständig abgelenkt zu werden.

Wie oft werden Sie aus Ihrer Arbeit gerissen pro Stunde, weil Kollegen/-innen nachfragen?

Im Durchschnitt werden Mitarbeiter/innen pro Stunde allein durch Nachfragen von Kolleginnen und Kollegen 4 mal aus ihrer Arbeit gerissen. Am Tag sind das 32 Störungen. Wenn Mitarbeiter/innen nur 2 Minuten benötigen würden, um sich wieder in die ursprüngliche Aufgabe einzudenken und produktiv weiterzuarbeiten, wären das bereits 64 Minuten pro Tag. Das heißt über eine Stunde, die durch konzentriertes Arbeiten eingespart werden könnte. Laut einer Studie sind es allerdings 15 Minuten, bis man wieder bei 100 % der Konzentration und somit Produktivität angelangt ist. Im Großen und Ganzen: Störungen durch richtig eingesetzte Technik und gemeinsame Spielregeln reduzieren und dadurch die Produktivität steigern.

Meetings Was schätzen Sie, um wie viel Prozent könnten Besprechungen effizienter sein, wenn die Rahmenbedingungen stimmen, also die Technik funktioniert, eine Tagesordnung vorliegt, die richtigen Menschen am Tisch sitzen würden, …

Im Durchschnitt könnten Besprechungen somit um 30 % effizienter ablaufen! Ein riesiges Potential, das durch den richtigen Einsatz der Technik (z. B. Microsoft 365 – Teams-Struktur usw.) und gemeinsam vereinbarte und einfache Spielregeln gehoben werden kann. Wie viel Prozent der Zeit in Besprechungen empfinden Sie als Zeitverschwendung?

Im Durchschnitt sind 26 % und somit ca. ¼ der Besprechungen Verschwendung. In Kombination mit effizienteren Besprechungen und gleichzeitig zunehmenden Besprechungen durch z. B. agile und mobile Arbeitsweisen können hier enorme Potenziale gehoben werden.

Suchzeiten

Wie lange suchen Sie durchschnittlich nach einer Datei, Information oder Sonstigem?

Im Durchschnitt suchen Mitarbeiter/innen 2 Minuten (1,9 Min.) nach Dateien und Infos im PC. Wenn zum Beispiel nur 30 Dateien/Infos/E-Mails usw. pro Tag gesucht werden würden (Tendenz sind sehr viel mehr), wäre es wiederum eine Stunde an Suchzeiten pro Tag die für die Suche verschwendet werden würde. Durch eine strukturierte Ablage, gemeinsame Ablagespielregeln und eine funktionierende Wiedervorlage nach der Büro-Kaizen®-Methode können Suchzeiten nahezu eliminiert werden. Klar ist: Die wahren Effizienzsteigerungen kommen im Team und im gesamten Unternehmen zustande. Haben Sie ein Wiedervorlagesystem?

Problem: Allein 40 % der Mitarbeiter/innen haben nicht einmal im Selbstmanagement ein funktionierendes Wiedervorlagesystem im Einsatz – geschweige denn ein einheitliches System für alle Mitarbeiter. (Siehe Vertretungsfall)

Mitarbeiter-Zufriedenheit

Wie würden Sie generell Ihre eigene digitale Fitness in Schulnoten bewerten?

Mitarbeiter/innen geben sich selbst im Durchschnitt die Note 2,7 bei der digitalen Arbeitsweise. Viel wichtiger ist, dass die Mitarbeiter/innen damit nicht zufrieden sind, sondern gerne besser werden möchten. Hätten Sie gerne bessere EDV-Kenntnisse, weil es Ihnen helfen würde Ihre Arbeit leichter zu erledigen?

80 % der Mitarbeiter/innen hätten gerne bessere EDV-Kenntnisse und würden gerne effizienter arbeiten. Wichtig ist dabei vor allem, dass jeder Einzelne eine einfache und funktionierende Basis nutzt, die Vertrauen in die Arbeitsweise schafft und auf die immer weiter aufgebaut werden kann. Dabei unterstützen wir Unternehmen und jeden Einzelnen im Unternehmen mit der Büro-Kaizen®-Methode. Denn: Die Digitalisierung soll allen Mitarbeiter/innen bei ihrer Wertschöpfung helfen und nicht Zeit und Geld kosten. Das geht besser: Mit Büro-Kaizen®

Wenn Sie sich jetzt für die konkreten Potenziale in Ihrem Unternehmen interessieren und gerne einen individuellen Projektplan mit einem unserer Experten ausarbeiten möchten, dann tragen Sie sich in das Formular ein und wir melden uns persönlich schnellstmöglich direkt bei Ihnen. Sichern Sie sich daher einen Termin für die unverbindliche Potentialanalyse und erfahren welche Potentiale die Büro-Kaizen®-Methode in Ihrem Unternehmen heben kann.

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