Einführung in die Transaktionsverarbeitung Transaktionen

Einführung in die Transaktionsverarbeitung

Transaktionen

Überblick

Der Ausdruck Transaktionsverarbeitung beschreibt alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um die täglichen Prozesse einer Organisation zu bewältigen.

Lernziele

1 Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb.

2 Elementare Bausteine eines Geschäftsprozeß-systems.

3 Design und Entwicklung eines doppischen Rechnungswesen-Systems.

Lernziele

4 Codierung in Geschäftsprozeßsystemen (insb. Codierung eines Kontenplans).

5 Gesetzliche Formular-Design- und -Aufbewahrungserfordernisse.

Lernziel 1

Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

KundeKunde

Mahn-wesenMahn-wesen

FakturierungFakturierung

Bestell-AnnahmeBestell-Annahme LagerLager

ProduktionProduktion

Produktions-Planung

Produktions-Planung

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

KundeKunde

FakturierungFakturierung

VersandVersand LagerLager

ProduktionProduktion

Produktions-Planung

Produktions-Planung

14 11

1210

Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

13

15 16

EinkaufEinkauf

ProduktionProduktion

Lohnverrng.Lohnverrng.

17

Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

19

18KreditorenKreditoren

WareneingangWareneingang

LieferantLieferant21

20

22

23

24

25

Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

Lohnverrng.Lohnverrng. KreditorenKreditoren

KundeKunde

Mahn-wesenMahn-wesen

Rechnungs-wesen

Rechnungs-wesen

MitarbeiterMitarbeiter26

27

2829

30

Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

WareneingangWareneingang

LagerLager

31

Transaktionszyklen und Anwendungssysteme

Obwohl keine zwei Unternehmen exakt gleich funktionieren, existieren in den meisten Unternehmen die gleichen Transaktionszyklen.

Transaktionszyklen und Anwendungssysteme

Die operativen Transaktionsflüsse können den einzelnen Geschäftsprozessen zugeordnet werden.

In den meisten Unternehmen existieren Bestell-, Fakturierungs-, Mahn- und noch zahlreiche andere Prozesse.

Transaktionszyklen und Anwendungssysteme

Gliederung der Transaktionsflüsse nach den wichtigsten Unternehmensprozessen Prozeß

Verkauf Beschaffung Produktion Infrastruktur1-7 17 8-9 2510-11 19-24 12-13 29-3014 26-28 15-16 31 18

Lernziel 2

Elementare Bausteine eines Geschäftsprozeßsystems

Elemente eines Geschäftsprozeßsystems

Aus welchen Bausteinen besteht ein Transaktionssystem?

– Inputs– Verarbeitung– Speicherung– Outputs

Elemente eines Geschäftsprozeßsystems

Beispiele für Inputs:– Kundenbestellungen– Versandpapiere– Rechnungen– Einkaufs-Bestellungen– Zeitaufschreibungen von Mitarbeitern

Elemente eines Geschäftsprozeßsystems

Bei der Verarbeitung werden Geschäftsdaten in Journalen und Registern dauerhaft gespeichert.

Journale dienen der Speicherung finanzieller Rechnungswesendaten.

Register werden zur Speicherung anderer Daten, welche nicht unmittelbar mit dem finanziellen Rechungswesen in Zusammenhang stehen, verwendet.

Elemente eines Geschäftsprozeßsystems

Spezialjournale (Nebenbücher) erfassen ähnliche, regelmäßig wiederkehrende Transaktionen.

Beispiele für Nebenbücher:– Verkaufsjournal– Einkaufsjournal– Kassabuch

Elemente eines Geschäftsprozeßsystems

BelegeBelege

Kassa-Eingangs-journal

Kassa-Ausgangs-Journal

Grundbuch Einkaufs-Journal

Verkaufs-Journal

Elemente eines Geschäftsprozeßsystems

Saldenlisten bzw. Dateien nehmen die Daten in händischen bzw. Computerunterstützten Systemen auf.

Saldenlisten stellen die (Zwischen-)Ergebnisse der finanziellen Transaktionen einer Organisation dar.

Es gibt funktional unterschiedliche Dateien:– Dateien mit Bewegungsdaten– Dateien mit Stammdaten– Dateien mit Parameter-Daten

Elemente eines Geschäftsprozeßsystems

Als Output wird jedes durch das System erstellte Dokument bezeichnet.

Beispiele:– Rohbilanz– Jahresabschluß – Statistiken– Gehalts-Schecks …

Lernziel 3

Design und Entwicklung eines doppischen

Rechnungswesen-Systems

Design doppischer Systeme

Ein Rechnungswesensystem muß zur entsprechenden Organisation “passen”.

Folgende Aspekte müssen dabei berücksichtigt werden:

– Art und Zielsetzung der Organisation (z.B. NPO)– Strukturen und Funktionen innerhalb der Organisation– Größe und Lage, Produkte und Dienstleistungen– die Mitarbeiter, welche mit dem System arbeiten sollen

Design doppischer Systeme

Hierarchisches Modell eines Rechnungswesen-Systems

Jahresabschluß

Kontenplan

Zyklen Einnahmen Ausgaben Produktion

Anwendungs-Systeme

VerkaufMahnwesen

EinkaufLohn/Gehalt

LagerAnlagen

Standard-Buchungen

Identifizieren jene Konten, die vom Anwendungssystem

berührt werden

Design doppischer Systeme

Hierarchisches Modell eines Rechnungswesen-Systems

Jahresabschluß

Kontenplan

Zyklen Finanzierung Bilanzierung

Anwendungs-Systeme

Bargeld Hauptbuch

Standard-Buchungen

Identifizieren jene Konten, die vom Anwendungssystem

berührt werden

Konsolidierung

Design doppischer Systeme

Vier Stufen der Entwicklung eines Rechnungswesen-Systems:

1 Grober Entwurf eines Kontenplans sowie der daraus zu generierenden Abschlüsse.

2 Durchsicht mit Management und Mitarbeitern.

Design doppischer Systeme

3 Festlegung des Kontenplans und der Abschlüsse.

4 Entwurf der dazu passenden Journale, Formulare und sonstigen erforderlichen Unterlagen zum Einsatz des Systems.

Design doppischer Systeme

Der Kontenplan muss alle Aktiva, Verbindlichkeiten, Erträge, Aufwendungen und das Eigenkapital des Unternehmens umfassen.

Er sollte nicht nur aus gesetzlicher sondern auch aus der internen Kontroll-Sicht entwickelt werden.

Design doppischer Systeme

Bei der Planung der Journalbuchungen sollten folgende vier Schritte befolgt werden:

Schritt 1: Die Aktivitäten innerhalb der vier grundlegenden Transaktionszyklen analysieren:

1 Einnahmenzyklus2 Ausgabenzyklus3 Finanzierungszyklus4 Produktionszyklus

Design doppischer Systeme

Als fünfter Zyklus (wenngleich nicht Transaktionszyklus):

Der Abschlußzyklus erfaßt keine Transaktionen mit Agenten außerhalb der Unternehmung.

Design doppischer Systeme

Schritt 2: Die erforderlichen Aktivitäten innerhalb der Transaktionszyklen werden nach Anwendungssystemen gruppiert.

Ein Anwendungssystem verarbeitet logisch zusammenhängende Transaktionsgruppen.

Schritt 3: Es wird eine komplette Sammlung wiederkehrender (Standard-)Journal-buchungen entwickelt.

Design doppischer Systeme

Was sind Standard Journalbuchungen? Dabei handelt es sich um Musterbuchungen, welche im

laufenden Betrieb mit konkreten Zahlen in immer der gleichen Form auftreten.

Es sollten folgende drei Eigenschaften festgehalten werden:

1 Die von der Buchung berührten Konten2 Das erforderliche Quelldokument (Beleg)3 Der Zeitpunkt (die Periode) der Buchung

Design doppischer SystemeEntwurf von Standard-Journalbuchungen

Verkaufsjournal Seite 1 Soll Haben

Forderungen ErlöseDatum Kunden sonst.Klasse1Klasse2 Sonst. USt Nummer 120 121 511 512 520 550

Standard Journal Buchung Nr. 15 MonatlichS 120 KundenforderungenS 121 sonstige Forderungen H 511 Erlöse–Klasse 1H 512 Erlöse–Klasse 2H 520 Erlöse–sonstigeH 550 USt

Design doppischer Systeme

Der Datenfluß in manuellen Buchhaltungen geht von den Belegen zum Journal (Grundbuch), vom Journal zum Hauptbuch (Hauptkontensalden) und von dort in die Bilanz.

Unterschiedliche Transaktionssysteme wurden mit steigendem Datenvolumen entwickelt.

Design doppischer Systeme

Was ist ein one-write System? Ein Buchungssystem, bei dem in einem

Bearbeitungsschritt das Journal und die Hauptkontensalden fortgeschrieben werden.

Design doppischer Systeme

Was ist ledgerless bookkeeping (Hauptbuchkonten-lose Buchführung)?

Bei dieser Verarbeitungsform werden die Urdokumente (Belege) sortiert und verspeichert, anstatt auf Hauptbuchkonten verbucht zu werden.

Die Sammlung der Urbelege ersetzt dabei die Hauptbuchkontensaldenliste.

Design doppischer Systeme

Die Hauptbuchkonten-lose Buchführung wird in praxi zumeist bei den Nebenbüchern (Debitoren, Kreditoren, offene Posten) eingesetzt.

Diese Form der Buchführung vermindert die Redundanz (keine separaten Buchungen neben den Urbelegen) und damit auch die Kontrollmöglichkeiten.

Design doppischer Systeme

In der computergestützten Buchführung sind zwei Verarbeitungsformen möglich:

1 Stapelverarbeitung (batch processing)2 Dialogverarbeitung (direct processing, online

transaction processing = OLTP)

Design doppischer Systeme

Bei der Stapelverarbeitung werden die Buchungen am Journal gesammelt und danach gruppenweise auf die Hauptbuchkonten übertragen (Kontrollen bei der Journalbuchung UND bei der Stapelübertragung!).

Bei der Dialogverarbeitung wird gleichzeitig mit der Journalbuchung auch der Hauptbuchkontensaldo (auf dem externen Datenspeicher!) fortgeschrieben (Kontrollen NUR noch bei der einmaligen Journalerfassung!).

Design doppischer Systeme

Was ist eine Daten-Gültigkeitsprüfung? Dabei werden die Input-Daten auf Zulässigkeit,

Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Prüfungen können dabei auf

– Zeichen-,– Feld- und– Maskenebene (Zusammenhang

zwischen Feldinhalten) erfolgen

Design doppischer Systeme

Der doppischen Buchführung liegen nur drei (Bestands-)Kontenarten zugrunde: Aktiva, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.

Mittels Block Codierung (block coding) kann ein Kontenplan erstellt werden.

Dabei wird jeweils ein fortlaufender Kontozahlenblock für eine bestimmte Kontenart reserviert.

Lernziel 4

Codierung in Geschäftsprozeßsystemen

(insb. Codierung eines Kontenplans)

Codierungen bei Transaktionssystemen

Grundlage jeder Codierung ist zunächst ein zulässiger Zeichensatz.

Wozu wird ein Code verwendet?1 Als Kurzbezeichnung.2 Um die Daten mit einer Bedeutung zu

versehen (semantische Ebene).

Codierungen bei Transaktionssystemen

Beispiele für Codes:– Nummerische Codes– Alphanummerische Codes – Maschinen-lesbare Codes (z.B. Barcode)

Codierungen bei Transaktionssystemen

Was ist ein Block Code? Dieser klassifiziert Objekte gruppenweise. Ein hierarchischer Gruppencode (group of

hierarchical code) ist ein Block Code, in dessen Gruppen weitere Untergruppierungen möglich sind.

Codierungsbeispiele im Rechnungswesen

Codes werden überall im Rechnungswesen eingesetzt.

Beispiele:1 Kundennummern2 Kontozahlen

Codierungsbeispiele im Rechnungswesen

Typischer Aufbau von Kontozahlen

XX

Filialcode

XXXXX

Kontozahl Aktivitäts-Suffix

Codierungsbeispiele im Rechnungswesen

X

Kontenklassifikation

Aktiva, Passiva, Ertrag oder Aufwand

Zuordnung zur Bilanzposition

Typischer Aufbau von Kontozahlen

XX

Codierungsbeispiele im Rechnungswesen

111

Bankkonto Nr. xyz der Postbank

Aktiva

Kassa/Bank

Typischer Aufbau von Kontozahlen

Lernziel 5

Gesetzliche Formular-Design- und -

Aufbewahrungserfordernisse

Formular-Design und -Aufbewahrung

Formulare und Belege dienen zunächst als erster Datenspeicher und Medium zur Datenübertragung.

Damit werden aber auch Autorität und Verantwortung übertragen.

Sie geben den Mitarbeitern eine Hilfestellung, welche Daten bei Geschäftsprozessen erfaßt werden müssen.

Formular-Design und -Aufbewahrung

Primär sollten Formulare im Design immer am Anwender orientiert sein.

Bei Papierformularen sollten jedenfalls bestimmte Standards (wie etwa Farbgebung, Vornummerierung und Papiergröße und –qualität) eingehalten werden.

Formular-Design und -Aufbewahrung

Bei Design und Implementierung eines Rechnungswesen-Systems müssen auch die Aufbewahrungsfristen beachtet werden.

Diese Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Datenträger.

Formular-Design und -Aufbewahrung

Aufbewahrungsfristen sollten aber auch unter dem Aspekt der internen Verwendung dieser Daten festgelegt werden.