Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung...

Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim

Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und

Anlagenbuchhaltung

Wesel, den 21.Juni 2006

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Stadt Bornheim

48.356 Einwohner

Umstellung: 2007

Finanzsoftware: SAP

Kai seit 12/05

Rhein-Sieg-Kreis

Bonn

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Der Stand der Inventur

Ziel: Abschluss der Ersterfassung bis 31.08.2006

Soll Ist (bis 06.06)

Zeitaufwand (Tage) ca. 130 AT (nur Erfassung vor Ort)

ca. 50 %

Inventargüter ca. 20-25.000 ca. 8000

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Agenda

1. Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung

2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung

3. Überleitung Kai SAPAus Inventargütern werden Anlagengüter?!

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Agenda

1. Überblick:

Praktische Durchführung der Ersterfassung

EckdatenInventurablaufAllgemeine Vorbereitungen

2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung

3. Überleitung Kai SAP

Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

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o dezentrale Erfassung

Zuständigkeiten:EDV (z.B. PC´s, Drucker, Software usw.) -- EDV Abteilung

Büroausstattung (z.B. Schreibtische, Schränke) -- Beschaffungsstelle

Darüber hinaus der jeweils zuständige Geschäftsbereich (z.B. Schulamt Schulen)

Eckdaten

Die praktische Durchführung

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Eckdaten

o dezentrale Erfassung

o zentrale Wertermittlung (in KAI)

siehe 2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung

Die praktische Durchführung

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o dezentrale Erfassung

o zentrale Wertermittlung (in KAI)

o nicht-sprechende Inventarnummern

65 XX XX XX XX = Monitore, PC´s

57 XX XX XX XX = übrige elektrische Geräte

XX XX XX XX XX = “Rest“ (mengenmäßig am Bedeutesten)

Eckdaten

Die praktische Durchführung

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Eckdaten

o dezentrale Erfassung

o zentrale Wertermittlung (in KAI)

o nicht-sprechende Inventarnummern

o Barcodeetiketten

werden “selbstgemacht“ = Ausdruck an Arbeitsplatzdruckern

Die praktische Durchführung

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o 2x Laptop (permanente Inventur)

Eckdaten

Die praktische Durchführung

Inventurverfahren

perm.Inventur

nach derArt

verlegteInventur

nach dem Zeitpunkt

nach demUmfang

Stich-proben-Inventur

Voll-ständige Inventur

Stich-tags-

inventur

Buch- / Beleg-Inventur

Körper-liche

Inventur

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Eckdaten

o dezentrale Erfassung

o zentrale Wertermittlung (in KAI)

o nicht-sprechende Inventarnummern

o Barcodeetiketten

o 2x Laptop (permanente Inventur)

Die praktische Durchführung

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Inventurablauf

Inventurrahmen-planung

Feinplanung; Festlegung

InventurtermineVorarbeiten in Kai

Durchführung der Inventur

Nachbereitung der erf. Daten in KAI

InventurabschlussBestandsfort-schreibung

2006

2007

Die praktische Durchführung

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Allgemeine Vorarbeiten

Die praktische Durchführung

Zielgruppe: Aufnahmeteams, -leitungen

Anlagen: z.B. Kennzeichnungsleitlinie Abgrenzungstabelle bewegl./unbewegl. Vermögen Negativliste

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Agenda

1. Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung

2. Vorarbeiten zur Ersterfassung- und bewertung durch die zentrale Inventurleitung in Kai

- Freifelder

- Formeln, Werte….

3. Überleitung Kai SAP

Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

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Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

Tätigkeiten in Bornheim…

Buchungskreise für jeden Geschäftsbereich

Berechtigungskonzept knüpft an BK an

Formeln möglichst viel durch Formeln

automatisieren

Stammdaten Zentrale Vorgabe von Mengen- und Orgaeinheiten

Freifelder SAP-Felder berücksichtigen

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Freifelder

Ziel:

Direkte Überleitung der in Kai erfassten;

mittels Formeln in Kai bewerteten

und

in Kai ausgewählten Inventargüter

zu

SAP.

Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

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Freifelder

Die techn. Bezeichungen und Felddefinitionen müssen gleich sein!

Freifelder in Kai

Felder in SAP

=

Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

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Freifelder

Technische Pflichtfelder

TechnischeKannfelder

Freifelder in KAI

= SAP-Felder“Nur“ KAI-Felder

Pflichtfelder Kannfelder

durch zentrale Inventurleitung

vorgegeben

von den Fachbereichen

zusätzlich hinzugefügt

z.B.

Gesamtnutzungsdauer

z.B. IP-Adresse, elektr. Prüfnummer, Wartungsvertrag?....

z.B. Anlagenklasse, Abschreibungs-schlüssel…

Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

z.B. Kum. AHK = Bilanzwert

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Beispiel: Vorgehen Anlegen Freifelder

1. “SAP“-Felder, die übergeleitet werden sollen, anlegen:

SAP-Pflichtfelder + ausgewählte SAP-Kannfelder

2. Felder, die in Kai für Formeln benötigt werden, um SAP-Felder zu füllen; anlegen

3. Felder, die nur in Kai zur Bestandserfassung benötigt werden, anlegen

---------------------------------------------------------------------------------- = Zentrale Vorgabe

+ individuelle Freifelder für einzelne Buchungskreise

Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

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Definition von Freifeldern

++Festlegung von:

- Name (techn.; ggfs. = SAP)

- Bezeichnung (sprechend)

- Datentyp (z.B. Text, Datum, Zahlen)

- Länge

- ……..

Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

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Beispiele:

Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

Kategorie Beispiele:

Manuell Anschaffungsdatum; AHK; Bezeichnung; Gesamtnutzungsdauer

Werte Anlagenklasse; Zustand;

Ermittlung AHW/WBW;

Zuwendungsschlüssel

Formel Bilanzwert

dazu z.B. notwendig:

- Restwert (in Kai hinterlegt)

- Indizierung

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Werte

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Formel

Beispiel:

Zwischenwert zur Ermittlung des Bilanzwertes für die EB

#Ermitt?? “1.e Erinnerungswert“?#URWRT:

“1.d gesch. Restwert“?#URWRT:

“1.c Herstellerkatalog“?#REST:

“1.b Lieferantenanfrage“?#REST:

“1.a hist. AHW“?#INWE

an anderer darüber liegender Stelle berücksichtigt:

- Bilanzwert bei GWG 0 €

- wenn Ende der Gesamtnutzungsdauer erreicht, dann 1 €

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Agenda

1. Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung

2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung

durch die zentrale Inventurleitung in Kai

3. Überleitung Kai SAP

Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

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Überleitung Kai SAP

KAI SAP

n:1

1:1

1/n:0

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Überleitung Kai SAP

KAI SAPn:1

Gruppenwert

Festwert

Geringwertige Vermögensgegenstände in Sammelverwaltung

(Überleitung GVG erst ab 01.01.2007)

z.B. 55 Inventargüter 1 Anlagegut

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GVG

GVG nach § 33 IV GemHVO NRW

- AHK< 410 € (netto)- selbständig nutzbar- abnutzbar

Überleitung Kai SAP

Aktivierungswahlrecht (§ 54 I i.V.m. § 33 GemHVO):

„…können im laufenden Haushaltsjahr vollständig abgeschrieben werden“

Regelung in Bornheim:Regelung in Bornheim:

GVG, die bis zum Bilanzstichtag angeschafft werden: keine Überleitung zu SAP (da Vollabschreibung auf 0 €)

GVG, die nach dem Bilanzstag angeschafft werden: Überleitung zu SAP

(Vollabschreibung im Monat des Zugangs) Grund: automatisierte Erstellung des Anlagenspiegels

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Inventargüter, deren Zeitwert oberhalb von 410 € (netto) liegt. mit Ihrem Zeitwert

Inventargüter, deren Zeitwert unter 410 € (netto) + ≠GVG mit Erinnerungswert 1 €

Überleitung Kai SAP

KAI SAP1:1

1 Inventargut = 1 Anlagegut

Überleitung Kai SAP

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1:1 Überleitung: Eröffnungsbilanz

Vereinfachung nach § 56 I GemHVO:

für Vermögensgegenstände

- mit Zeitwert < 410 € netto

Überleitung Kai SAP

-Keine Überleitung zu SAP (= kein Ansatz)

- Überleitung:- mit Zeitwert- mit Erinnerungswert

Regelung in Bornheim:Regelung in Bornheim:

Überleitung mit Erinnerungswert

Grund: “Anlage in SAP“ ggfs. notwendige Zuschreibungen, Verkauf über Buchwert usw.

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GVG, die bis zum 31.12.2006 beschafft werden

Überleitung Kai SAP

KAI SAPn:0

Keine Überleitung

Überleitung Kai SAP

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Fragen

Anregungen