Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuchhaltung Wesel, den 21.Juni 2006

Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim

Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und

Anlagenbuchhaltung

Wesel, den 21.Juni 2006

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Stadt Bornheim

48.356 Einwohner

Umstellung: 2007

Finanzsoftware: SAP

Kai seit 12/05

Rhein-Sieg-Kreis

Bonn

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Der Stand der Inventur

Ziel: Abschluss der Ersterfassung bis 31.08.2006

Soll Ist (bis 06.06)

Zeitaufwand (Tage) ca. 130 AT (nur Erfassung vor Ort)

ca. 50 %

Inventargüter ca. 20-25.000 ca. 8000

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Agenda

1. Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung

2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung

3. Überleitung Kai SAPAus Inventargütern werden Anlagengüter?!

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Agenda

1. Überblick:

Praktische Durchführung der Ersterfassung

EckdatenInventurablaufAllgemeine Vorbereitungen

2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung

3. Überleitung Kai SAP

Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

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o dezentrale Erfassung

Zuständigkeiten:EDV (z.B. PC´s, Drucker, Software usw.) -- EDV Abteilung

Büroausstattung (z.B. Schreibtische, Schränke) -- Beschaffungsstelle

Darüber hinaus der jeweils zuständige Geschäftsbereich (z.B. Schulamt Schulen)

Eckdaten

Die praktische Durchführung

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Eckdaten


o zentrale Wertermittlung (in KAI)

siehe 2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung


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o nicht-sprechende Inventarnummern

65 XX XX XX XX = Monitore, PC´s

57 XX XX XX XX = übrige elektrische Geräte

XX XX XX XX XX = “Rest“ (mengenmäßig am Bedeutesten)

Eckdaten


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Eckdaten




o Barcodeetiketten

werden “selbstgemacht“ = Ausdruck an Arbeitsplatzdruckern


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o 2x Laptop (permanente Inventur)

Eckdaten


Inventurverfahren

perm.Inventur

nach derArt

verlegteInventur

nach dem Zeitpunkt

nach demUmfang

Stich-proben-Inventur

Voll-ständige Inventur

Stich-tags-

inventur

Buch- / Beleg-Inventur

Körper-liche

Inventur

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Eckdaten




o Barcodeetiketten

o 2x Laptop (permanente Inventur)


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Inventurablauf

Inventurrahmen-planung

Feinplanung; Festlegung

InventurtermineVorarbeiten in Kai

Durchführung der Inventur

Nachbereitung der erf. Daten in KAI

InventurabschlussBestandsfort-schreibung

2006

2007


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Allgemeine Vorarbeiten


Zielgruppe: Aufnahmeteams, -leitungen

Anlagen: z.B. Kennzeichnungsleitlinie Abgrenzungstabelle bewegl./unbewegl. Vermögen Negativliste

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Agenda


2. Vorarbeiten zur Ersterfassung- und bewertung durch die zentrale Inventurleitung in Kai

- Freifelder

- Formeln, Werte….



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Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

Tätigkeiten in Bornheim…

Buchungskreise für jeden Geschäftsbereich

Berechtigungskonzept knüpft an BK an

Formeln möglichst viel durch Formeln

automatisieren

Stammdaten Zentrale Vorgabe von Mengen- und Orgaeinheiten

Freifelder SAP-Felder berücksichtigen

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Freifelder

Ziel:

Direkte Überleitung der in Kai erfassten;

mittels Formeln in Kai bewerteten

und

in Kai ausgewählten Inventargüter

zu

SAP.


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Freifelder

Die techn. Bezeichungen und Felddefinitionen müssen gleich sein!

Freifelder in Kai

Felder in SAP

=


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Freifelder

Technische Pflichtfelder

TechnischeKannfelder

Freifelder in KAI

= SAP-Felder“Nur“ KAI-Felder

Pflichtfelder Kannfelder

durch zentrale Inventurleitung

vorgegeben

von den Fachbereichen

zusätzlich hinzugefügt

z.B.

Gesamtnutzungsdauer

z.B. IP-Adresse, elektr. Prüfnummer, Wartungsvertrag?....

z.B. Anlagenklasse, Abschreibungs-schlüssel…


z.B. Kum. AHK = Bilanzwert

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Beispiel: Vorgehen Anlegen Freifelder

1. “SAP“-Felder, die übergeleitet werden sollen, anlegen:

SAP-Pflichtfelder + ausgewählte SAP-Kannfelder

2. Felder, die in Kai für Formeln benötigt werden, um SAP-Felder zu füllen; anlegen

3. Felder, die nur in Kai zur Bestandserfassung benötigt werden, anlegen

---------------------------------------------------------------------------------- = Zentrale Vorgabe

+ individuelle Freifelder für einzelne Buchungskreise


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Definition von Freifeldern

++Festlegung von:

- Name (techn.; ggfs. = SAP)

- Bezeichnung (sprechend)

- Datentyp (z.B. Text, Datum, Zahlen)

- Länge

- ……..


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Beispiele:


Kategorie Beispiele:

Manuell Anschaffungsdatum; AHK; Bezeichnung; Gesamtnutzungsdauer

Werte Anlagenklasse; Zustand;

Ermittlung AHW/WBW;

Zuwendungsschlüssel

Formel Bilanzwert

dazu z.B. notwendig:

- Restwert (in Kai hinterlegt)

- Indizierung

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Werte

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Formel

Beispiel:

Zwischenwert zur Ermittlung des Bilanzwertes für die EB

#Ermitt?? “1.e Erinnerungswert“?#URWRT:

“1.d gesch. Restwert“?#URWRT:

“1.c Herstellerkatalog“?#REST:

“1.b Lieferantenanfrage“?#REST:

“1.a hist. AHW“?#INWE

an anderer darüber liegender Stelle berücksichtigt:

- Bilanzwert bei GWG 0 €

- wenn Ende der Gesamtnutzungsdauer erreicht, dann 1 €

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Agenda


2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung

durch die zentrale Inventurleitung in Kai



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Überleitung Kai SAP

KAI SAP

n:1

1:1

1/n:0

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KAI SAPn:1

Gruppenwert

Festwert

Geringwertige Vermögensgegenstände in Sammelverwaltung

(Überleitung GVG erst ab 01.01.2007)

z.B. 55 Inventargüter 1 Anlagegut

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GVG

GVG nach § 33 IV GemHVO NRW

- AHK< 410 € (netto)- selbständig nutzbar- abnutzbar


Aktivierungswahlrecht (§ 54 I i.V.m. § 33 GemHVO):

„…können im laufenden Haushaltsjahr vollständig abgeschrieben werden“

Regelung in Bornheim:Regelung in Bornheim:

GVG, die bis zum Bilanzstichtag angeschafft werden: keine Überleitung zu SAP (da Vollabschreibung auf 0 €)

GVG, die nach dem Bilanzstag angeschafft werden: Überleitung zu SAP

(Vollabschreibung im Monat des Zugangs) Grund: automatisierte Erstellung des Anlagenspiegels

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Inventargüter, deren Zeitwert oberhalb von 410 € (netto) liegt. mit Ihrem Zeitwert

Inventargüter, deren Zeitwert unter 410 € (netto) + ≠GVG mit Erinnerungswert 1 €


KAI SAP1:1

1 Inventargut = 1 Anlagegut


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1:1 Überleitung: Eröffnungsbilanz

Vereinfachung nach § 56 I GemHVO:

für Vermögensgegenstände

- mit Zeitwert < 410 € netto


-Keine Überleitung zu SAP (= kein Ansatz)

- Überleitung:- mit Zeitwert- mit Erinnerungswert

Regelung in Bornheim:Regelung in Bornheim:

Überleitung mit Erinnerungswert

Grund: “Anlage in SAP“ ggfs. notwendige Zuschreibungen, Verkauf über Buchwert usw.

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GVG, die bis zum 31.12.2006 beschafft werden


KAI SAPn:0

Keine Überleitung


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Fragen

Anregungen

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