View
109
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
Institut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Seminar Content- und Wissensmanagement
Einführung in das Content Management
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
2Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Die vier Kernbereiche relevanter Technologien
Dokumenten-verwaltung
Prozess-organisation
Content-verwaltung
Wissensvermittlung
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
3Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Die vier Kernbereiche relevanter Technologien
Papierdokumente digitalisieren, verwalten und archivieren
Dokumenten-verwaltung
Prozess-organisation
Content-verwaltung
Wissensvermittlung
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
4Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Ursachen für den Einsatz von DMS
• hohes Aufkommen an Papierdokumenten
• Dezentralisierung, standortübergreifender Zugriff
• längere Suchzeiten durch Wachstum der Archive
• Verkürzung der Entscheidungswege durch Kopplung von DMS
und betrieblichen Abläufen (z. B. Genehmigungsworkflows)
• Nachvollziehbarkeit des Document Life Cycle
• Medienbrüche
• Mehrfachablage
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
5Prof. Klaus-Peter Fähnrich
DMS
• historisch gesehen ausgereifteste Technologie
• Ziel: Papierdokumente am Arbeitsplatz „auf Knopfdruck bereitstellen“.
Umwandlung in elektronische Dokumente
Archivierung und Verwaltung
Verteilung, Recherche
• Funktionen
Groupware
Imaging (Archivierung)
Workflow
• Grenzen zwischen einzelnen Komponenten verschwimmen
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
6Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Dokumentenorientierung (DRT)
• Dokumentenmanagementsysteme fallen in die Klasse der
document related technologies mit folgenden typischen
Eigenschaften:
klassisch keine Trennung von Struktur, Layout und Inhalt
Bereitstellung als abgeschlossene Einheit
weitere Verarbeitung selten automatisch
• DRT wird durch die Etablierung des Begriffs Content erweitert
und flexibilisiert führt zu content oriented technologies
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
7Prof. Klaus-Peter Fähnrich
DMS Definition
• das „klassische Dokumentenmanagement“ umfasst die
dynamische Verwaltung von Informationen
• wichtige Merkmale dieser Systemkategorie sind
Versionierung
kontrollierter Datenaustausch über Check-in- und Check-out-
Mechanismen
kooperative Bearbeitung
Zugriff über Suchmerkmale oder Strukturen ähnlich denen
eines Dateimanagers
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
8Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Techniken im DM (Digitalisierung)
• Digitalisierung von Dokumenten (Capturing) Erfassen der Originalvorlagen (Scannen) Optical Character Recognition (OCR) Überführen in ein digitales Format
• nach Digitalisierung Vernichtung der Originalvorlagen (Informationsverlust)
• Indexierung von Dokumenten manuell oder automatisch Metadaten
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
9Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Techniken im DM (Speicherung/Archiv)
• Speicherung von Dokumenten kritisch für dauerhafte
Verwendung
Information Management Lifecycle
optisch/magnetisch
Online/Near-Offline/Offline
Filesystem/DB
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
10Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Die vier Kernbereiche relevanter Technologien
Dokumenten-verwaltung
Prozess-organisation
Content-verwaltung
Wissensvermittlung
Flexible Verwaltung von Inhalten ohne Medienbezug
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
11Prof. Klaus-Peter Fähnrich
CMS Überblick
CMS vereinigen die Prozesse der Informationserstellung und -darstellung.
Document Management System Content Management System
Web ContentManagementSystem
Enterprise ContentManagementSystem
• qualitätsgesicherte Publikation über das Intra-, Extra-, Internet• dynamische Webseiten• Corporate Website (Design, Identity)
• statische Dokumente• abgestimmt auf ein Unternehmen• Abbildung interner Prozesse• strenge, sichere Verwaltung interner Dokumentmengen
WCMS:
ECMS:• unternehmensweite Informations- erstellung und -darstellung• integriert DMS• Internet-orientierte Lösungen (Portale, B2B)
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
12Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Aufbau von WCMS
Zugriffs-verwaltung
Benutzer-verwaltung
Import-schnittstellen
Export-schnittstellen
APIs
Asset-verwaltung
Workflow-komponente
Quelle: Zschau et al.: Web Content Mgmt
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
13Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Grundlegende Funktionen von CMS
IntegrationIntegration
• getrennte Betrachtung von Inhalt, Layout und Struktur
• Strukturdefinitionen (auch Rubrik- und Navigationsstrukturen)
• Informations- klassenbildung
• Workflow Prozesse (QS, Redaktion, Pflege, Lifecycle)
• Link- und Changemanagement
• Rollen, Rechte
• Kommunikations-sicherheit
• Distribution (Webserver, Offline, Print, ePaper ...)
• Funktionsprinzipien (Staging, Live, gemischt)
• Architektur
• Datenhaltung
• Rohdaten
• Legacy- / ERP-Systeme
• EAI (Enterprise Applikation Integration)
• Middleware
ContentContent ManagementManagement SystemeSysteme
Quelle: Fraunhofer IAO – Content Management Systeme S.5
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
14Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Allgemeine Eigenschaften von CMS
• sind im Kontext vorhandener oder geplanter Komponenten Portale Suchmaschinen Verzeichnisstrukturen
• Architektur monolithische Applikation mehrere Komponenten einer integrativen Gesamtlösungen Komponenten als modulare Lösung
► Somit kann ein CMS als Kernkomponente oder als Gesamtlösung eingesetzt werden.
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
15Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Effekte der Einführung eines CMS
• Haupteffekt: Reduzierung des Aufwands für die Erstellung und Pflege der Inhalte
• zentrale technische Administration• Dezentralisieren die nicht-technischen Arbeiten (an den Inhalten)
• strikte Trennung zwischen Inhalt und Layout
• Zentralisierung des Regelwerks für die dynamische Erstellung der Inhalte
• Automatisierung der Prozesse (Workflows) der Publikation
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
16Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Wesentlich Merkmale eines CMS
• Verwaltung von Struktur- und Darstellungsinformationen
• dynamische Einbindung von Rohinhalten in Vorlagen
(Templates, Stylesheets)
• redaktioneller Neuerstellung durch standardisierte, webbasierte
Templates
• Automatisierung der Pflege
Löschen, Verschieben und Ändern von Inhalten
• Sicherung, Konsistenz und Aktualität von Informationen
Linküberprüfung
• Abbildung und Unterstützung des Workflow im Rahmen des
Content-Life-Cycles
• Zugangskontrolle über Benutzer-, Rollen-, Rechteverwaltung
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
17Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Aufbau von WCMS - Assetverwaltung
• verwalten, strukturieren und darstellen des zu publizierenden Contents
• Trennung von Inhalt und Layout digitale Assets Templates (Vorlagen)
Logo:
Titel: Kurzinformation
Text: Die rasante Weiterentwicklung von...
Repository Titel - Fett
TextLog
oKurzinformation
Die rasante Weiterent-wicklung von Technik und Inhalten multi-medialer Anwendungen erfordert eine neu aus-gerichtete und kombi-nierte Ausbildung. Je stärker neue Informa-tions- und Kommunika-tionstechnologien in Arbeitsbereiche Einzug halten, desto größer
Assets (Inhalt) Template (Layout) Publikation
+
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
18Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Trennung von Layout und Inhalten
• Aufgabentrennung (Entkoppelung einzelner Prozesse)
• einfaches Re-design
• Cross-Media-Publishing
Daten
Klassifikation
Templates
Inhaltstypen und -komponenten, Beziehungen, Links,Metadaten
Visuelle Darstellung und Anordnung von Inhalten, Struktur- und Navigations-darstellung
Dokumente: strukturierte Inhalte
Medien:Texte, Bilder, Audio, Video
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
19Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Kernprozesse und Funktionen eines CMS
• Benutzerverwaltung
Gruppen, Rollen, Rechte
• Entwicklung der Sitestruktur, Navigationshilfen und Stylesheets bzw. Templates
• Erstellung der Inhalte
Authoring neuer redaktioneller Informationen
• Pflege
Editing bestehender Informationen
• Qualitätssicherung und Freigabe
Workflow zwischen den einzelnen Berechtigungsgruppen
• Steuerung
Release- und Verfallsdatenüberwachung, Stylesheetverwaltung und Merging, Scheduling für Tasks, wie z. B. zyklischer FTP-Upload
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
20Prof. Klaus-Peter Fähnrich
CMS-Content erstellen
Erstellungszeitpunkt und Lebenszyklus von Content
- Monatsmagazin- Geschäftsbericht- Presseinformationen
- White Papers- Reden und Veröffentlichungen- Presseinformationen- Specials
- Aktuelles/News- Preistabellen- Marktinformationen- Linksammlungen
- Firmengeschichte- Lexikon- FAQ Liste- Produktblätterak
tual
isie
rtne
u
zyklisch ereignisgesteuert
• Wird Content in planbaren, festen und zyklischen Abständen erstellt?
• Gibt es unvorhersehbare Ereignisse mit ad-hoc-Reaktion?
• Werden redaktionelle Inhalte nach CI/CD Vorgaben neu erstellt?
• Bleiben bestehende Informationen sichtbar, oder werden sie aktualisiert und damit
überschrieben?
Quelle: Fraunhofer IAO
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
21Prof. Klaus-Peter Fähnrich
CMS technisch-organisatorische Anforderungen
- Erstellung mit CD-konformen Templates- chronologische Archivierung- vorgegebene Struktur- def. Layout- Verlinkung und Contentüber- nahme auf Meta-Ebene- systemhinterlegte Planung
- Erstellung von CD-Vorlagen- Retrivalfunktionen- neue Struktur- neue Navigation- neue Verlinkung- nicht planbar
- keine sichtbare Archivierung- zyklische Verfallsdaten- bestehende Struktur- bestehende Verlinkung- bestehende Navigation- systemhinterlegte Planung
- Ereignisse müssen zu Reak- tionen führen (Workflow u. Reminderfunktionen)- divergierende Verfallsdaten- keine sichtbare Archivierung- bestehende Struktur- bestehende Verlinkung- bestehende Navigation- nicht planbar
aktu
alis
iert
neu
zyklisch ereignisgesteuert
Ers
tellu
ngsa
ufw
and
Pflegeaufwand Quelle: Fraunhofer IAO
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
22Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Publikation
Statische Komposition von Publikationen
Komposition• Struktur basiert auf XML• manuelles Binden der
Textbausteine in Publikation mittels statischer Links
• jede Publikation individuell erstellt
Nachteile• statisch und inflexibel• hohe manuelle Aufwände• keine Wiederverwendung der
Publikationen bzw. ihrer Strukturen T
e x
t b
a u
s t
e i n
e
s t
a t
i s
c h
e
L i n
k s
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
23Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Dynamische Komposition von Publikationen
Komposition• Struktur dient als Vorlage für alle
Publikationen einer Klasse• Wiederverwendung
• automatisches Binden der Texte in Publikationen mittels Regeln
• manuelles Binden von Texte mittels Links (Ausnahme)
• verbindende Texte
Text
Text
Überschrift
Überschrift
Regel
Text
Regel
Regel
Link
T e
x t
b a
u s
t e
i n
e
Publikation
P u
b l i k
a t
i o
n s
v o
r l a
g e
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
24Prof. Klaus-Peter Fähnrich
System-Technologien – Staging Server
QS-Server
Client
Web-Browser
Kunde/Leser
Staging-ServerWeb-Server
PublishingServer
Daten
TemplatesStaging-CMS
Client
Web-Browser
Autor
sicheres Login
• geeignet für statische Informationen mit zyklischer Publikation• Content wird in separater Umgebung erstellt und verwaltet• statischer Inhalt (Generat) werden zu def. Zeitpunkten erzeugt
(Staging)• Generat wird auf Web-Server exportiert
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
25Prof. Klaus-Peter Fähnrich
System-Technologien – Live Server
Client
Web-Browser
Kunde/LeserWeb-Server
Client
Web-Browser
Autor Templates
MiddlewareApp.-Server Daten
DynamischesCMS
• für hochdynamische Content-Erstellung und Updates• kurzlebige Informationen, schnelle Aktualisierungszyklen• Script-Logik oder Middleware erzeugt bei Anfrage das Generat• direkter Zugriff auf DB-Systeme und Applikations-Server
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
26Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Die vier Kernbereiche relevanter Technologien
Dokumenten-verwaltung
Prozess-organisation
Content-verwaltung
Wissensvermittlung
Steuerung der Informationsflüsse im Rahmen der Geschäftsprozesse
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
27Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Prozessorganisation – Workflowmanagement
• Technologie zur aktiven Unterstützung von Geschäftsprozessen• Voraussetzung: Geschäftsprozesse sind strukturiert
Bestellungs-eingang
Datenprüfen
Reservierung
Verfügbarkeitprüfen
Nachbestellung
Bereit-stellung/
Verpackung
Senden
Rechnung
Ablehnungstatus == 'Datenfehler'
status == 'nicht am Lager'
status == 'nachbestellt'
status == 'vorhanden'
BenachrichtigungKunde
status == 'nicht lieferbar'
status == 'nachbestellt'
status =='geprüft'
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
28Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Workflowmanagement – Datenfluss
• explizit modelliert
• Ermittlung des Bearbeitungszustandes und Lokalisation der
Daten während der Workflow-Ausführung
• Abkopplung des Datenflusses vom Kontrollfluss
• Datenbewegungen in heterogenen und verteilten Umgebungen
(Middleware)
• Modellierung von Medienbrüchen
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
29Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Workflowmanagement – Ziele/Probleme
• Erwartungen/Ziele
Vereinheitlichung von Prozessen
höhere Informationsverfügbarkeit
erhöhte Produktivität, reduzierte Ausführungskosten
bessere Überprüfbarkeit von Abläufen; Ausführungssicherheit
Integration vorhandener Datensilos; weniger Medienbrüche
Flexibilität bei Anpassung der Abläufe
• Befürchtungen/Probleme
Kontrolle der Mitarbeiter
unzureichende Flexibilität
Integrationsprobleme
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
30Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Workflowmanagement im (W)CMS
• Beispiel: Weiterleitung eines in einem Geschäftsprozess benötigten Dokuments innerhalb eines Unternehmens
• viele Herausforderungen Vertreterregel (wenn zuständige Person krank o. im Urlaub) Rollenkonzept, personenunabhängige Adressierung Alternativen (z. B. wenn Auftrag größer 100k €, dann an A
statt B) Sicherheitskonzept/Sicherung Freigabezyklus
• funktionsorientierter Ansatz wird vom prozessorientierten Ansatz abgelöst
Neue Inhalte Vorlage
Revision
Publikation
akzeptiert
Nachbearbeitung erforderlich
Redakteur
Chefredakteur
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
31Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Die vier Kernbereiche relevanter Technologien
Dokumenten-verwaltung
Prozess-organisation
Content-verwaltung
Wissensvermittlung
Auffinden von Informationen,Unterstützung des Umwandlungs-
prozesses von Informationenin Wissen
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
32Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Begriffsverständnis Daten, Information, Wissen
Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
33Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Gegenüberstellung Daten, Information und Wissen
• Daten und Informationen können in IT-Systemen explizit gespeichert werden, Wissen existiert in den Köpfen der Mitarbeiter (implizit)
• Informationen/Daten sind nur dann wertschöpfend, wenn sie zu Wissen verknüpft werden können
• Ziel Wissensmanagement: Umwandlungsprozess von Informationen zu
Wissen unterstützen Wissensmanagementsysteme: Einsatz von IT zur Erreichung dieses
Ziels
Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
34Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Treiber und Dimensionen des betrieblichen Wissensmanagements
• Sensibilisierung der Unternehmen für WM durch
große Informationsmengen
Einschätzung von Wissen als wichtige Ressource
Verhinderung der Fluktuation/Abwanderung des Wissens
dynamische und kooperative Entwicklungen sowie neue, moderne Prozesse zur Leistungserbringung
• WM ist ein übergreifendes und interdisziplinäres Thema und hat
eine organisatorische Sicht,
eine (unternehmens-)kulturelle Sicht und
eine technische Sicht.
• für jede Sicht bestehen unterschiedliche Konzepte und Technologien
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
35Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Stufenweise Umsetzung eines IT-basierten Wissensmanagements
1. Stufe des WM auf technische Unterstützung beschränkt statische Betrachtung von Wissen
2. Stufe des WM Zusammenhang von Mensch und Technik Betrachtung der Entstehung und des Austauschs von Wissens Communities of Practice, lernende Organisation
3. Stufe des WM sozio-technische Einheit (Wissenseinheit) neue Stufe von Content: Wissensobjekt Integration von Semantic Web Technologien
Einführung in das Content ManagementInstitut für InformatikBetriebliche Informationssysteme
36Prof. Klaus-Peter Fähnrich
Lernziele - Zusammenfassung
• Wissen, warum CM-Systeme für moderne
Webseiten notwendig sind,
• Funktionalitäten und Architekturprinzipien
kennen lernen,
• Die Wissens- und Prozessdimension
verstehen.
Recommended