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KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: 01 4000 82829 Fax: 01 4000 99 82810 e-mail: post@kontrollamt.wien.gv.at www.kontrollamt.wien.at DVR: 0000191
KA I - 7-3/13
Unit F büro für mode, Prüfung der Gebarung in den Jah-
ren 2009 bis 2011
Tätigkeitsbericht 2013/14
KA I - 7-3/13 Seite 2 von 72
KURZFASSUNG
Der gemeinnützige Verein Unit F büro für mode wurde im Jahr 2000 als Informations-,
Kommunikations- und Koordinationsstelle zur Abwicklung der Förderung von zeitgenös-
sischer österreichischer Mode gegründet.
In der Gebarung des Vereines Unit F büro für mode waren weitreichende Mängel fest-
zustellen. Dies zeigte sich unter anderem darin, dass bei einer Vielzahl von Ausgaben-
belegen der betriebliche Zweck nicht erkennbar war.
Der Verein Unit F büro für mode tätigte eine hohe Zahl an In-sich-Geschäften mit der
A OG und mit dem - von der Geschäftsführung gegründeten - Verein A. Aus den engen
geschäftlichen und personellen Verknüpfungen ergaben sich Abgrenzungsprobleme und
Sphärenvermischungen. Diese zeigten sich - verstärkt durch Dokumentationsmängel - in
unklaren Aufwands- und Ertragszuordnungen, In-sich-Geschäften, Doppelfunktionen der
Geschäftsführung und daraus folgend einer mangelnden Nachvollziehbarkeit.
Der Verein Unit F büro für mode bewarb sich ab dem Jahr 2014 nicht mehr um die Ab-
wicklung der Modeförderung der Stadt Wien und des Bundes.
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INHALTSVERZEICHNIS
1. Grundlagen .................................................................................................................. 6
1.1 Allgemeines ............................................................................................................... 6
1.2 Tätigkeiten in den Jahren 2009 und 2010 .................................................................. 7
1.3 Änderung der Tätigkeiten ab dem Jahr 2011 ............................................................. 8
1.4 Subventionen der Stadt Wien und des Bundes in den Jahren 2009 bis 2011 ........... 9
1.5 Dokumentation der Beschlussfassungen und Vereinsorgane ................................. 10
1.6 Zeichnungsberechtigung und Onlinebanking ........................................................... 14
2. Jahresabschlüsse und Finanzielles ........................................................................... 15
2.1 Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 ............................................................................ 15
2.2 Wesentliche Positionen der Jahresabschlüsse ........................................................ 16
3. Kennzahlen ................................................................................................................ 18
3.1 Eigendeckung .......................................................................................................... 18
3.2 Personaltangente .................................................................................................... 19
3.3 Entwicklung der Umsatzerlöse und der Subventionen ............................................ 20
3.4 Anteil der weitergegebenen Förderungen ................................................................ 20
4. Sphärenvermischung ................................................................................................. 21
5. Mietverhältnisse ......................................................................................................... 22
5.1 Mietobjekt in Wien 6, Gumpendorfer Straße 10 - 12 ............................................... 22
5.2 Mietobjekt in Wien 6, Gumpendorfer Straße 56 ....................................................... 23
6. In-sich-Geschäfte ...................................................................................................... 23
6.1 Übernahme des "festival for fashion & photography"............................................... 23
6.2 Darlehen und Akonto an die Kreativdirektorin und den Geschäftsführer ................. 25
6.3 Dokumentation von In-sich-Geschäften ................................................................... 28
7. Weitere Feststellungen und Empfehlungen ............................................................... 30
7.1 Geschäfte mit Personenkreisen in einem Naheverhältnis zur Geschäftsführung des
Vereines Unit F büro für mode ....................................................................................... 30
7.2 Kostenvergleichsangebote ...................................................................................... 35
7.3 Mangelnde zweckmäßige bzw. sparsame Verwendung der Subventionsmittel ....... 37
7.4 Mangelhafte Dokumentation .................................................................................... 49
KA I - 7-3/13 Seite 4 von 72
7.5 Feststellungen zur Buchhaltung .............................................................................. 52
7.6 Feststellungen zur Kassengebarung ....................................................................... 56
8. Zusammenfassende Beurteilung des Kontrollamtes ................................................. 58
9. Zusammenfassung der Empfehlungen ...................................................................... 59
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
Abs ............................................. Absatz
AfA .............................................. Absetzung für Abnutzung
bzgl. ........................................... bezüglich
bzw. ........................................... beziehungsweise
ca. ............................................... circa
d.s. .............................................. das sind
DV .............................................. Datenverarbeitung
EDV ............................................ Elektronische Datenverarbeitung
etc. .............................................. et cetera
EUR ............................................ Euro
exkl. ........................................... exklusive
gem. .......................................... gemäß
GKU ............................................ Gemeinderatsausschuss für Kultur und Wissenschaft
GmbH ......................................... Gesellschaft mit beschränkter Haftung
HN .............................................. Honorarnote
inkl. ............................................ inklusive
KFS ............................................ Fachgutachten des Fachsenats der Kammer der Wirt-
schaftstreuhänder
Kfz .............................................. Kraftfahrzeug
km ............................................... Kilometer
KöSt. ........................................... Körperschaftssteuer
l ................................................... Liter
lt. ................................................ laut
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Mio.EUR ..................................... Millionen Euro
Nr. .............................................. Nummer
ÖBB ............................................ Österreichische Bundesbahnen
PC .............................................. Personal Computer
Pkt. ............................................. Punkt
Pkw ............................................. Personenkraftwagen
Pr.Z. ........................................... Präsidialzahl
rd. .............................................. rund
RLG ............................................ Rechnungslegungsgesetz
Rz. ............................................. Randzahl
S. ............................................... Seite
s.a. .............................................. siehe auch
StVO. 1960 ................................. Straßenverkehrsordnung 1960
TAN-Codes ................................. Transaktionsnummer-Codes
u.a. ............................................ unter anderem
UGB ............................................ Unternehmensgesetzbuch
Unit F .......................................... Unit F büro für mode
USt ............................................. Umsatzsteuer
usw. ........................................... und so weiter
VerG ........................................... Vereinsgesetz
z.B. ............................................ zum Beispiel
z.T. ............................................ zum Teil
Zl. ............................................... Zahl
ZVR ............................................ Zentrales Vereinsregister
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PRÜFUNGSERGEBNIS
Das Kontrollamt unterzog den Verein Unit F einer stichprobenweisen Prüfung und teilte
das Ergebnis seiner Wahrnehmungen nach Abhaltung diesbezüglicher Schlussbespre-
chungen den geprüften Stellen mit. Die von den geprüften Stellen gemäß den Bestim-
mungen der Geschäftsordnung für den Magistrat der Stadt Wien, Sonderbestimmungen
für das Kontrollamt (Anhang 1), abgegebenen Stellungnahmen wurden berücksichtigt.
Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht
ausgeglichen.
1. Grundlagen
1.1 Allgemeines
Der gemeinnützige Verein Unit F wurde im Jahr 2000 auf Initiative der Stadt Wien und
des Bundes als Informations-, Kommunikations- und Koordinationsstelle zur Abwicklung
der Förderung von zeitgenössischer österreichischer Mode gegründet. Ziel der Vereins-
gründung war es, Designerinnen bzw. Designer zu fördern, die das Potenzial haben,
sich am internationalen Modemarkt zu etablieren.
Der Verein Unit F ist im ZVR unter der Zl. 562491920 eingetragen und hat seinen Sitz in
Wien.
Der Verein Unit F bestand in den geprüften Jahren 2009 bis 2011 aus zwei Mitgliedern.
Die beiden Vereinsmitglieder hatten die Vorstandsfunktionen der Obfrau und des Kas-
siers inne und waren als Kreativdirektorin und Geschäftsführer beim Verein angestellt.
Die Basissubventionierung des Vereines Unit F erfolgte durch die Stadt Wien und das
Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur. Seit seiner Gründung im Jahr 2000
bis zum Beginn der Kontrollamtsprüfung zu Jahresende 2012 erhielt der Verein Unit F
lt. vereinsinternen Aufzeichnungen öffentliche Subventionsmittel der Stadt Wien und
des Bundes in der Höhe von insgesamt 4,085 Mio.EUR. Durch Sponsoring und im
Rahmen von Leistungsverträgen wurden vom Verein Unit F zusätzliche Einnahmen-
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quellen erschlossen, die sich weitgehendst auf die Veranstaltung des "festivals for
fashion & photography" bezogen.
Nach zwölf Jahren Tätigkeit in der österreichischen Modedesignszene beschloss der
Verein Unit F im Jahr 2012, sich ab dem Jahr 2014 nicht mehr um die Abwicklung der
Modeförderung von Stadt Wien und Bund zu bewerben.
Stellungnahme des Vereines Unit F:
Um das Verhältnis von erhaltenen Fördergeldern und akquirierten
Sponsorgeldern zu veranschaulichen, sei an dieser Stelle er-
wähnt, dass sich die Höhe der Erlöse, die von den Mitgliedern der
Geschäftsführung abseits der vom Bundesministerium für Unter-
richt, Kunst und Kultur und Magistratsabteilung 7 erhaltenen Sub-
ventionen erwirtschaftet wurde, bis Ende des Jahres 2012 auf ins-
gesamt rd. 4,88 Mio.EUR beläuft. Darin nicht berücksichtigt ist der
Betrag von rd. 770.000,-- EUR, der ab Anfang des Jahres 2011 für
den Verein A zur Durchführung des "festival for fashion & photo-
graphy" über Sponsoring erwirtschaftet wurde. Zur Auslagerung
der Durchführung des jährlichen "festival for fashion & photo-
graphy" an den Verein A kam es eben aufgrund dieser über die
Jahre immer stärker werdenden wirtschaftlichen Tätigkeit des
Vereines Unit F, die dessen Gemeinnützigkeit auf Dauer gefährdet
hätte.
Gegenäußerung des Kontrollamtes:
Die in der Stellungnahme von der Geschäftsführung angegebene Höhe der
erwirtschafteten Erlöse war vom Kontrollamt im Zuge seiner Prüftätigkeit
nicht festgestellt worden.
1.2 Tätigkeiten in den Jahren 2009 und 2010
Die vom Verein Unit F abzuwickelnde Förderungstätigkeit unterteilte sich in die folgen-
den drei Tätigkeitsbereiche Direkt-, Image- und Strukturförderung:
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Die Direktförderung durch den Verein Unit F floss in die sogenannten AFA-Austria
Fashion Awards (drei Modepreise, die jährlich von einer Fachjury vergeben werden), in
Projekte von Modedesignerinnen bzw. Modedesigner zur Etablierung in der Modesze-
ne, in Ateliers zur Unterstützung in der Startphase und in Showrooms zur Präsentation
von Modelabels im internationalen Bereich.
Die Imageförderung beinhaltete u.a. die Organisation des seit dem Jahr 2006 jährlich
stattfindenden "festivals for fashion and photography", die Herausgabe des "Festival
Magazines", die Durchführung der Festivalkampagne und die Organisation der Netz-
werkveranstaltung "Conference for Business of Fashion".
Die Strukturförderung umfasste u.a. die temporäre Verkaufsplattform "Guerilla Store",
Seminare und Workshops zur Professionalisierung und die Studie zur Konzeptentwick-
lung eines "Austrian Fashion Development Centers".
1.3 Änderung der Tätigkeiten ab dem Jahr 2011
Ab dem Jahr 2011 erfolgte eine umfangreiche Änderung der Tätigkeitsbereiche des
Vereines Unit F. Das "festival for fashion & photography" und damit zusammenhängen-
de Bereiche (wie das Festival-Magazin, die Festivalkampagne, die Conference für Bu-
siness of Fashion und der Guerilla-Store) wurden ab diesem Jahr nicht mehr vom Ver-
ein Unit F selbst veranstaltet, sondern an den nahestehenden Verein A ausgelagert.
Der Verein A wurde hiefür eigens von der Obfrau - und gleichzeitiger Kreativdirektorin -
und vom Kassier - und gleichzeitigen Geschäftsführer - des Vereines Unit F im Jänner
2011 gegründet. Der Verein A hatte seinen Sitz an der gleichen Adresse wie der Verein
Unit F, die Obfrau und der Kassier des Vereines Unit F hatten im Verein A dieselben
Vereinsfunktionen inne.
Die umfangreichen Erlöse, die der Verein Unit F durch Sponsoring und durch den Ab-
schluss von Leistungsverträgen zur Durchführung und Ausweitung des "festivals for
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fashion & photography" lukrieren konnte, flossen ab dem Jahr 2011 mit der Auslage-
rung der Tätigkeiten dem Verein A zu.
Laut Angabe des Vereines Unit F wurden auch die für die Festivalorganisation zu täti-
genden Aufwände in den Verein A ausgelagert. Dies konnte jedoch vom Kontrollamt
aufgrund der Vielzahl an gegenseitigen Verrechnungen und der beschriebenen Doku-
mentationsmängel nicht zur Gänze nachvollzogen werden.
Zur Abgeltung der Investitionen, die der Verein Unit F in den ersten fünf Jahren seit der
Gründung des Festivals geleistet hatten, und mit denen es auch möglich gewesen war,
eine eigenständige Marke aufzubauen, wurde zwischen dem Verein Unit F und dem
Verein A eine Lizenzgebühr in der Höhe von 60.000,-- EUR vereinbart, die in den
nächsten fünf Jahren mit jährlich 12.000,-- EUR fällig wurden.
Mit der Auslagerung der Festival-Tätigkeiten an den Verein A ergaben sich im Folgen-
den noch näher dargestellte Abgrenzungsprobleme und Sphärenvermischungen, die
sich in engen geschäftlichen und personellen Verknüpfungen, unklaren Aufwands- und
Ertragszuordnungen, In-sich-Geschäften und Doppelfunktionen der Kreativdirektorin
und des Geschäftsführers zeigten.
1.4 Subventionen der Stadt Wien und des Bundes in den Jahren 2009 bis 2011
Was die Subventionsmittel seitens der Stadt Wien in den Jahren 2009 bis 2011 betrifft,
beschloss der Gemeinderat am 29. April 2009, Pr.Z. 01219-2009/0001-GKU eine Sub-
vention in der Höhe von insgesamt 146.000,-- EUR, davon für das Jahresprogramm des
Vereines Unit F 136.000,-- EUR sowie für den Modepreis 2009 10.000,-- EUR. Im Jahr
2010 erhielt der Verein Unit F auf Basis des Gemeinderatsbeschlusses vom 27. Jänner
2010, Pr.Z. 00066-2010/0001-GKU, Subventionsmittel von 146.000,-- EUR für das Jah-
resprogramm 2010 sowie 20.000,-- EUR auf Basis des Gemeinderatsbeschlusses vom
30. Juni 2010, Pr.Z. 02013-2010/0001-GKU, für eine Sonderpräsentation zehn Jahre
Unit F büro für mode. Im Jahr 2011 genehmigte der Gemeinderat am 26. Jänner 2011,
Pr.Z. 04816-2010/0001-GKU, Subventionsmittel von 146.000,-- EUR für das Jahrespro-
gramm 2011, worin auch der mit 10.000,-- EUR dotierte Modepreis enthalten war.
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Vom Bund erhielt der Verein Unit F in den Jahren 2009 bis 2011 Subventionsmittel in
der Höhe von 550.000,-- EUR.
Insgesamt erfolgte somit in den betrachteten Jahren 2009 bis 2011 eine öffentliche
Subventionierung des laufenden Betriebes des Vereines Unit F in der Höhe von rd. 1,01
Mio.EUR.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Ergänzend sei auch hier erwähnt, dass im Vergleichszeitraum zu-
sätzlich zu den öffentlichen Subventionen durch die beiden Mit-
glieder der Geschäftsführung Erlöse von insgesamt 1,21 Mio.EUR
erwirtschaftet wurden.
Gegenäußerung des Kontrollamtes:
Festzuhalten ist, dass der in der Stellungnahme angeführte Betrag wesent-
lich höher ist als die Summe der in den Jahresabschlüssen 2009 bis 2011
des Vereines Unit F ausgewiesenen Umsatzerlöse und sonstigen betriebli-
chen Erträge. Gleichfalls ist der nunmehr angegebene Betrag höher als die
von der Geschäftsführung angegebenen Leistungserlöse, die sich aus einer
dem Kontrollamt während der Prüfung übermittelten Aufstellung errechneten.
1.5 Dokumentation der Beschlussfassungen und Vereinsorgane
1.5.1 Zur Dokumentation der internen Entscheidungen war festzustellen, dass das vor-
liegende Protokoll der Generalversammlung vom 13. Dezember 2010 mangelhaft ge-
führt wurde. So war dem Protokoll z.B. die Beschlussfassung über den Voranschlag
nicht zu entnehmen. Darüber hinaus verabsäumte es die Generalversammlung, Rech-
nungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer zu wählen.
Ferner war festzustellen, dass für den Prüfungszeitraum sämtliche Protokolle über die
Vorstandssitzungen im Zuge der Einschau nicht beigebracht wurden. Es war somit für
das Kontrollamt nicht nachvollziehbar, ob der Vorstand die ihm lt. Statuten vorbehalte-
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nen Aufgabenbereiche (wie z.B. Erstellung des Jahresvoranschlages, Abfassung des
Rechenschaftsberichtes und des Rechnungsabschlusses) behandelte und diesbezügli-
che Beschlüsse fasste.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf die durchgängige Dokumentation der
internen Entscheidungen zu achten und zu allen Sitzungen der Generalversammlung
und des Vorstandes zumindest Beschlussprotokolle zu verfassen. Fehlende Beschluss-
fassungen der Vereinsorgane samt deren Protokollierung sind umgehend nachzuholen.
1.5.2 Eine ordentliche Generalversammlung hat lt. Statuten mindestens einmal jährlich
stattzufinden. Wie die Einschau des Kontrollamtes in die Vereinsunterlagen ergab, wur-
de dieser statutarischen Vorgabe lt. Generalversammlungsprotokoll vom 13. Dezember
2010 - das die Überschrift "Protokoll der Generalversammlung 2009" aufwies - nur in
einem Jahr Folge geleistet.
Dem Verein Unit F wurde empfohlen, die statutarischen Vorgaben zu beachten und die
Generalversammlungen jährlich abzuhalten. Falls organisatorisch-betriebliche Gründe
dem entgegenstehen, sind die Statuten entsprechend abzuändern.
1.5.3 Die Statuten sehen vor, dass der Vorstand aus mindestens zwei und höchstens
vier Mitgliedern zu bestehen hat, und zwar jedenfalls aus der Obfrau bzw. dem Obmann
und der Kassierin bzw. dem Kassier sowie allenfalls der Schriftführerin bzw. dem
Schriftführer und einer Obfrau/Obmann-Stellvertreterin bzw. einem Obfrau/Obmann-
Stellvertreter. Laut Anzeige der Vorstandswahl vom 20. Dezember 2010 bestand der
Vorstand aus zwei Mitgliedern, und zwar der Obfrau und dem Kassier.
Die Obfrau bzw. der Obmann vertritt den Verein. Schriftliche Ausfertigungen des Verei-
nes bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Unterschriften der Obfrau bzw. des Obmannes und
eines weiteren Vorstandsmitgliedes. Die stichprobenweise Einschau zeigte, dass
schriftliche Verträge nur z.T. von der Obfrau und dem Kassier gemeinsam unterfertigt
waren.
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Dem Verein Unit F wurde empfohlen, die statutarischen Vertretungsregelungen einzu-
halten.
1.5.4 Gemäß § 5 Abs 5 VerG müssen die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprü-
fer unabhängig und unbefangen sein.
Hinsichtlich der bestellten Rechnungsprüfer war durch das Kontrollamt festzustellen,
dass beide Rechnungsprüfer in einem engen persönlichen und geschäftlichen Nahe-
verhältnis zur Kreativdirektorin und zum Geschäftsführer sowie zum Verein Unit F als
solchen standen.
Die Verpflichtung zur Unabhängigkeit der Rechnungsprüfer soll die Entstehung von In-
teressenkonflikten, die zu einer Beeinträchtigung des Prüfungsergebnisses führen
könnten, vermeiden. Dementsprechend genügt für das Vorliegen der Abhängigkeit be-
reits die ernsthafte konkrete Möglichkeit der Befangenheit. Die Tatsache, dass sich bei-
de Rechnungsprüfer in engem persönlichen Verhältnis zur Kreativdirektorin bzw. zum
Geschäftsführer sowie in geschäftlichen Nahebeziehungen zum Verein Unit F befan-
den, legte nach Ansicht des Kontrollamtes eine konkrete Möglichkeit der Befangenheit
der Rechnungsprüfer nahe.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, bei der Neubestellung von Rechnungsprü-
ferinnen bzw. Rechnungsprüfern auf die Einhaltung des § 5 Abs 5 VerG zu achten.
1.5.5 Zur Berichtspflicht der Rechnungsprüfer war festzustellen, dass jährlich Rech-
nungsprüfungsberichte erstellt wurden.
Hinsichtlich der Zeitpunkte der Erstellungen der Berichte der Rechnungsprüfer für die
Jahre 2009 bis 2011 - und zwar am 31. Oktober 2010, am 30. November 2011 und am
31. Oktober 2012 - war anzumerken, dass gem. § 21 VerG die Rechnungsprüfer bis
spätestens neun Monate nach Ende des Rechnungsjahres ihrer Prüfpflicht nachzu-
kommen haben.
KA I - 7-3/13 Seite 13 von 72
Dem Verein Unit F wurde daher empfohlen, auf die Einhaltung der gesetzlichen Frist
zur Erstellung des Rechnungsprüfungsberichtes durch die beiden Rechnungsprüfer zu
achten.
1.5.6 Die Statuten sehen vor, dass die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer
der Generalversammlung über das Ergebnis der Überprüfung zu berichten haben. Dem
einzigen vorgelegten Generalversammlungsprotokoll vom 13. Dezember 2010 war zu
entnehmen, dass die Rechnungsprüfer der Generalversammlung für zwei Rechnungs-
jahre - für die Jahre 2008 und 2009 - Bericht erstatteten.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F darauf zu achten, dass die Rechnungsprü-
fer zeitnah in der jeweils nächsten - lt. Statuten jährlich abzuhaltenden - Generalver-
sammlung ihrer Berichtspflicht an die Generalversammlung nachkommen.
1.5.7 Auch hinsichtlich des Inhalts der erstellten Rechnungsprüfungsberichte waren
vom Kontrollamt Verbesserungspotenziale festzustellen. So konnte die Feststellung der
Rechnungsprüfer "auf jedem Beleg ist das bei der Verbuchung verwendete Buchhal-
tungskonto angegeben" insbesondere in den Jahren 2009 und 2010 nicht nachvollzo-
gen werden, da auf den vom Kontrollamt stichprobenweise eingesehenen Belege Kon-
tierungsvermerke weitgehend fehlten.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, künftig bei der Erstellung des Rechnungs-
prüfungsberichtes realitätsnähere Feststellungen zu treffen.
1.5.8 Laut VerG hat der Prüfbericht der Rechnungsprüfer auf In-sich-Geschäfte beson-
ders einzugehen. Im Prüfungszeitraum bestanden In-sich-Geschäfte des Vereines Unit
F einerseits mit der Kreativdirektorin und dem Geschäftsführer ad personam als auch
mit dem zuvor angeführten Verein A und der A OG, für die diese vertretungsbefugt wa-
ren. Festzustellen war, dass die dem Kontrollamt vorliegenden Prüfberichte der Rech-
nungsprüfer auf diese In-sich-Geschäfte nicht eingingen.
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Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, in Hinkunft auf die Prüfungspflichten der
Rechnungsprüfer verstärkt zu achten.
1.6 Zeichnungsberechtigung und Onlinebanking
1.6.1 Obwohl der frühere Vereinsobmann seit dem Jahr 2006 keine Vorstandsfunktion
mehr inne hatte, war dieser auf dem Konto des Vereines Unit F bis zum September
2009 gemeinsam mit dem Geschäftsführer zeichnungsberechtigt. Das Kontrollamt wies
darauf hin, dass Zeichnungsberechtigungen bei Bankkonten umgehend den aktuellen
Vertretungsbefugnissen angepasst werden müssen.
Seit Oktober 2009 bestanden auf dem Vereinskonto Einzelzeichnungsberechtigungen
der Obfrau und des Geschäftsführers.
Im Sinn der Gebarungssicherheit empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, ab einer
dem Verein Unit F zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung
durch die Obfrau bzw. den Geschäftsführer einzuführen. Das Vieraugenprinzip ist je-
denfalls bei Verfügungen über höhere Beträge ausnahmslos zu garantieren.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Da vom Verein eine Bankomatkarte benötigt wurde, musste lt. An-
gaben der Hausbank auf eine Einzelzeichnungsberechtigung um-
gestellt werden. Derzeit wird mit der Bank um eine Ausnahmere-
gelung, die eine gemeinsame Zeichnung wieder ermöglichen soll,
verhandelt.
1.6.2 Nach Angabe des Vereines Unit F erstellte die Buchhalterin anhand der ihr vorge-
legten Belege entsprechende Zahlungsvorschlagslisten, die von der Kreativdirektorin
und dem Geschäftsführer gemeinsam kontrolliert wurden. Der Geschäftsführer nahm
die Überweisungen durch Eingabe seiner "TAN-Codes" im Online-Banking alleine vor.
Eine abschließende Kontrolle dieser Überweisungen durch die Kreativdirektorin im Sinn
eines Vieraugenprinzips erfolgte nicht.
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Wenngleich mit dieser Vorgangsweise eine reibungslose und rasche Abwicklung des
Tagesgeschäftes verbunden ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, diesem
sensiblen Bereich der Gebarungssicherheit mehr Augenmerk zu widmen und eine adä-
quate Lösung unter Wahrung des Vieraugenprinzips zu erarbeiten.
2. Jahresabschlüsse und Finanzielles
2.1 Jahresabschlüsse 2009 bis 2011
Anhand wichtiger Positionen der Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 ergab sich folgendes
Bild:
2009 in EUR
2010 in EUR
2011 in EUR
Absolute Ver-änderung von 2009 auf 2011
in %
Umsatzerlöse 335.478,08 305.900,58 130.302,40 61,2
Subventionen 337.542,00 515.360,00 370.750,00 9,8
Veränderung des Bestands an noch nicht abrechenbaren Leistungen 168.088,00 -1.550,66 -55.739,01 133,2
Sonstige betriebliche Erträge 43.917,08 24.013,09 8.675,89 80,2
Aufwand für Material und sonstige bezogene Herstellungsleistungen 513.979,04 542.651,89 225.267,25 56,2
Personalaufwand 118.332,09 74.056,74 125.048,75 5,7
Abschreibungen 18.892,70 14.978,19 11.325,57 40,1
Sonstige betriebliche Aufwendun-gen 245.494,10 207.761,19 87.873,82 64,2
Betriebserfolg -11.672,77 4.275,00 4.473,89 138,3
Finanzerfolg -4.015,70 -4.096,04 -4.799,56 19,5
Ergebnis der gewöhnlichen Ge-schäftstätigkeit -15.688,47 178,96 -325,67 97,9
Steuern vom Einkommen und Er-trag 0,00 -594,13 -1,56 -
Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag -15.688,47 -415,17 -327,23 97,9
Anlagevermögen 33.237,02 29.938,98 28.405,40 14,5
Umlaufvermögen 165.436,66 200.539,66 186.469,11 12,7
Aktive Rechnungsabgrenzungspos-ten 85,00 144,09 0,00 100,0
Eigenkapital -64.065,94 -64.481,11 -64.808,34 1,2
Rückstellungen 7.200,00 7.200,00 2.500,00 65,3
Verbindlichkeiten 256.324,62 287.903,84 277.182,85 8,1
Passive Rechnungsabgrenzungs-posten -700,00 0,00 0,00 100,0
Obwohl der Verein Unit F ein kleiner Verein war, erstellte er freiwillig einen doppischen
Jahresabschluss. Somit waren zwingend die diesbezüglichen Bestimmungen des UGB
für mittlere Vereine nach § 22 Abs 1 VerG vollständig anzuwenden (Rechnungslegung
KA I - 7-3/13 Seite 16 von 72
der Vereine, 2. Auflage, Matznetter/Thunshirn, Kapitel 2, Rz. 343). Zu einer Abschluss-
prüfung war der Verein Unit F als kleiner Verein nach dem VerG im Prüfungszeitraum
nicht verpflichtet.
2.2 Wesentliche Positionen der Jahresabschlüsse
In der Folge werden die wesentlichen Positionen der Jahresabschlüsse beschrieben.
2.2.1 Die Umsatzerlöse des Vereines Unit F, die sich zu einem großen Teil aus Honora-
ren für Beratungen, Redaktionen, Projektkonzeptionen, Verkaufserlösen und Inserat-
platzierungen im Festival-Magazin zusammensetzten, sanken im Prüfungszeitraum
deutlich. Dies spiegelte die bereits erwähnte Auslagerung des Festivals im Jahr 2011
an den Verein A wider.
2.2.2 Die im Jahr 2010 deutlich höheren Subventionen waren auf außerordentliche
Subventionen anlässlich der zehnjährigen Tätigkeit des Vereines zurückzuführen.
2.2.3 Im Jahr 2009 wurden im Zuge der Abschlussbuchungen zwei Beträge in der Höhe
von 23.870,-- EUR bzw. 46.493,-- EUR vom Konto "Subventionen" auf das Konto "Be-
standsveränderungen noch nicht abrechenbare Leistungen" umgebucht.
Auf Befragung des Kontrollamtes nach dem Zweck dieser Buchungen konnte der Grund
weder von der Steuerberatungskanzlei noch vom Verein Unit F angegeben werden. Es
wurde lediglich darauf hingewiesen, dass diese Umbuchungen nicht ergebnisrelevant
wären.
Nach Ansicht des Kontrollamtes waren diese Umbuchungen zwar nicht erfolgsverän-
dernd, aber sehr wohl beeinflussten sie die Höhe der ausgewiesenen Subventionen.
Mangels aussagekräftiger Unterlagen bzw. aufklärender Angaben war dem Kontrollamt
eine entsprechende Wertung dieser Buchungen bzw. hinsichtlich der Notwendigkeit
einer korrigierten Darstellung nicht möglich.
KA I - 7-3/13 Seite 17 von 72
Auch hier zeigten sich die Folgen der im Zuge der Prüfung festgestellten mangelhaften
Dokumentation des Rechnungswesens, auf die noch näher eingegangen wird.
2.2.4 Bei den Aufwendungen des Vereines schien es bemerkenswert, dass der Perso-
nalaufwand im Gegensatz zu den Umsatzerlösen und den übrigen Aufwandsarten trotz
Wegfall des Festivals ab dem Jahr 2011 nicht sank, sondern sogar anstieg. Dies war
z.T. darauf zurückzuführen, dass der Personalstand des Vereines Unit F - trotz der Ver-
kleinerung der Tätigkeitsbereiche im Jahr 2011 - weitgehend unverändert blieb.
Hiezu wurde vom Verein Unit F angegeben, dass die höheren Personalkosten durch ein
vom Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur subventioniertes Kulturaus-
tauschprogramm, das der Verein Unit F gemeinsam mit dem Shanghai International
Fashion Center durchführte, bedingt waren. Nach der Schlussbesprechung wurde vom
Verein Unit F ein Vertrag mit dem Verein A vorgelegt, wonach dieser sämtliche diesbe-
züglichen Leistungen und Pflichten für den Verein Unit F übernahm. Die vom Bundes-
ministerium für Unterricht, Kunst und Kultur für dieses Kulturaustauschprogramm erhal-
tene Subvention in der Höhe von 66.600,-- EUR wurde vom Verein Unit F an den Ver-
ein A weitergeleitet.
Im Zuge der Prüfung wurde vom Verein Unit F zu den in den Jahresabschlüssen aus-
gewiesenen Personalaufwendungen weiters angegeben, dass "hiebei die Weiterver-
rechnung der anteiligen Personalkosten an den Verein A bzw. an die A OG nicht be-
rücksichtigt wurde. Es wurden für das Jahr 2011 (und für Anlaufkosten Festival 2010)
im Jahr 2011 insgesamt 69.173,07 EUR weiterbelastet. Sohin verbleiben noch
55.875,68 EUR an Personalkosten im Verein Unit F. Dies entspricht einer Reduktion
von Personalkosten verglichen mit 2010 um 25 %."
Die Ausführungen wurden vom Kontrollamt zur Kenntnis genommen, konnten aber
mangels dazu vorgelegter, konkreter, zeitnaher Unterlagen nicht nachgeprüft werden.
KA I - 7-3/13 Seite 18 von 72
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Sämtliche Weiterbelastungen der Personalkosten sind aus den
Ausgangsrechnungen von Unit F an den Verein A bzw. die A OG
eindeutig ersichtlich.
Gegenäußerung des Kontrollamtes:
Die Weiterbelastungen waren anhand der im Zuge der Prüfung vorgelegten
Unterlagen für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar.
3. Kennzahlen
3.1 Eigendeckung
Der Eigendeckungsgrad (Eigenerlöse/Gesamtaufwand) in Prozent zeigt, inwieweit die
erwirtschafteten Eigenerlöse in der Lage waren, die Gesamtaufwendungen abzude-
cken.
Dieser aus den Rechnungsabschlüssen des Vereines errechnete Wert fiel von 61,1 %
im Jahr 2009 über 39,1 % im Jahr 2010 und schließlich auf nur mehr 18,5 % im Jahr
2011.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Während die Erlöse von 305.900,58 EUR (im Jahr 2010) um
175.598,10 EUR oder rd. 57,4 % auf 130.302,40 EUR (im Jahr
2011) fielen, fielen im Vergleichszeitraum die Aufwände für Mate-
rial und sonstige bezogene Leistungen sowie die sonstigen be-
trieblichen Aufwände von insgesamt 750.413,08 EUR um
437.272,01 EUR oder rd. 58,3 % auf 313.141,07 EUR. Da das
Festival naturgemäß einen höheren Eigendeckungsgrad als die
Förderungstätigkeit von Unit F hat, kommt es notwendigerweise
bei Ausgliederung des Festivals zu einem Sinken des Eigende-
ckungsgrades bei Unit F.
KA I - 7-3/13 Seite 19 von 72
3.2 Personaltangente
Die Personalkostentangente (Personalaufwand/Gesamtaufwand) gibt den Anteil des
Personalaufwandes am Gesamtaufwand an.
Diese gleichfalls aus den Rechnungsabschlüssen des Vereines errechnete Kennzahl
stieg von 13,2 % im Jahr 2009 über 8,8 % im Jahr 2010 auf 27,8 % im Jahr 2011. Diese
deutliche Steigerung untermauerte die bereits erwähnte Feststellung, wonach der Per-
sonalstand des Vereines Unit F trotz Wegfall des Festivals nicht im Ausmaß der Erträge
bzw. anderen Aufwendungen sank.
Wie bereits ebenfalls ausgeführt wurde im Zuge der Prüfung vom Verein Unit F ange-
geben, dass "hiebei die Weiterverrechnung der anteiligen Personalkosten an den Ver-
ein A bzw. an die A OG nicht berücksichtigt wurde. Es wurden für das Jahr 2011 (und
für Anlaufkosten Festival 2010) im Jahr 2011 insgesamt 69.173,07 EUR weiterbelastet.
Sohin verbleiben noch 55.875,68 EUR an Personalkosten im Verein Unit F. Dies ent-
spricht einer Reduktion von Personalkosten verglichen mit 2010 um 25 %."
Die Ausführungen wurden vom Kontrollamt zur Kenntnis genommen, konnten aber
mangels dazu vorgelegter Unterlagen nicht nachgeprüft werden.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Sämtliche Weiterbelastungen der Personalkosten sind aus den
Ausgangsrechnungen von Unit F an den Verein A bzw. die A OG
eindeutig ersichtlich.
Gegenäußerung des Kontrollamtes:
Die Weiterbelastungen waren anhand der im Zuge der Prüfung vorgelegten
Unterlagen für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar.
KA I - 7-3/13 Seite 20 von 72
3.3 Entwicklung der Umsatzerlöse und der Subventionen
In weiterer Folge berechnete das Kontrollamt den Anteil der Umsatzerlöse an der Ge-
samtsumme der beiden Hauptertragspositionen Umsatzerlöse und Subventionen wäh-
rend des Prüfungszeitraumes.
Der Anteil der Umsatzerlöse an der Gesamtsumme sank von 49,8 % im Jahr 2009 über
37,2 % im Jahr 2010 und schließlich auf 26 % im Jahr 2011.
Diese Kennzahl zeigte, dass es durch die Auslagerung des Festivals zu einem deutli-
chen Absinken der Eigenerlöse kam.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Gleichzeitig kam es auch zu einem deutlichen Absinken der Auf-
wände (s.a. Pkt. 3.1).
3.4 Anteil der weitergegebenen Förderungen
Das Kontrollamt errechnete den Anteil der durch den Verein Unit F weitergegebenen
Förderungen, die im Rahmen von Direktförderungen direkt den Modeschaffenden zu-
gutekamen.
Das Verhältnis der weitergegebenen Förderungen zu den vom Verein Unit F erhaltenen
Subventionen betrug im Jahr 2009 38,1 %, im Jahr 2010 29,8 % und im Jahr 2011
40,1 %.
Es zeigte sich somit, dass deutlich weniger als die Hälfte der erhaltenen Subventions-
mittel direkt den Modeschaffenden zufloss.
Der Anteil der weitergegebenen Förderungen an den Gesamtaufwendungen des Verei-
nes Unit F betrug im Jahr 2009 14,3 %, im Jahr 2010 18,3 % und im Jahr 2011 33,1 %.
Das Ansteigen der Prozentwerte im Jahr 2011 war nicht durch eine Steigerung der ver-
gebenden Direktförderungen, sondern durch die weitgehend gleichgebliebenen weiter-
KA I - 7-3/13 Seite 21 von 72
gegebenen Förderungen bei gesunkenen Gesamtaufwendungen infolge der Auslage-
rung des Festivals erklärbar.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Der Betrag von 70.000,-- EUR (Projektförderungen), 10.000,--
EUR Preisgeld (Modepreis der Stadt Wien) und 15.000,-- EUR
(Unit F Preis für Internationale Presse) an weiterzugebenden Di-
rektförderungen an Designerinnen bzw. Designer war in den Jah-
ren 2009, 2010 und 2011 mit den Fördergeberinnen bzw. Förder-
gebern akkordiert und konnte durch Akquisition von Sponsorinnen
bzw. Sponsoren sogar gesteigert werden.
4. Sphärenvermischung
Mit Gesellschaftsvertrag vom 18. Jänner 2010 wurde die A OG gegründet, welche in
weiterer Folge neben anderen Miteigentümerinnen bzw. Miteigentümern auch im Mitei-
gentum des Geschäftsführers und der Kreativdirektorin stand. Mit 7. Jänner 2011 wurde
von der Kreativdirektorin und dem Geschäftsführer der Verein A gegründet.
Die Geschäftsanschriften des Vereines A und der A OG waren ident mit jener des Ver-
eines Unit F. Die Büroräumlichkeiten des Vereines Unit F wurden vom Verein A und von
der A OG gemeinsam mit dem Verein Unit F genutzt.
Mit dem Geschäftsjahr 2011 kam es durch die Übernahme der Durchführung des "festi-
vals for fashion & photography" durch den Verein A und durch die wiederholten Ge-
schäfte des Vereines Unit F mit der A OG zu einer Sphärenvermischung der beiden
Vereine und der A OG.
Durch eine Vielzahl wechselseitiger Darlehen, Kostenübernahmen, Weitergabe von
Subventionsgeldern vom Verein Unit F an den Verein A, Kostenverrechnungen auf-
grund von Schätzungen der Geschäftsführung, welche naturgemäß insbesondere im
Nachhinein für einen außenstehenden Dritten und auch für das Kontrollamt nicht nach-
vollziehbar waren, ließen sich die jeweiligen Geschäftsfälle nicht mehr eindeutig dem
KA I - 7-3/13 Seite 22 von 72
Verein Unit F oder dem Verein A bzw. der A OG zuordnen, worauf noch näher einge-
gangen wird.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Dazu ist festzustellen, dass trotz der Auslagerung des betriebli-
chen Teils der Vereinstätigkeit in den Verein A die Tätigkeit vom
Verein A unmittelbar im Interesse von Unit F war und Unit F von
dieser Tätigkeit unmittelbar profitierte. In der Kommunikation nach
außen war das Festival nach wie vor ein Teil der Vereinstätigkeit
von Unit F, da die Entscheidung für die Trennung ja eine rein
steuerpolitische, keine inhaltliche war. Insofern liegt diese Sphä-
renvermischung, die zwar nicht im Interesse des Kontrollamtes ist,
durchaus in der Natur der Sache und schadete dem Verein in
keinster Weise, im Gegenteil.
5. Mietverhältnisse
Im Prüfungszeitraum verfügte der Verein Unit F über Geschäftsräumlichkeiten an zwei
unterschiedlichen Standorten im 6. Wiener Gemeindebezirk, und zwar in der Gumpen-
dorfer Straße 10 - 12 und in der Gumpendorfer Straße 56.
5.1 Mietobjekt in Wien 6, Gumpendorfer Straße 10 - 12
Das Mietobjekt in der Gumpendorfer Straße 10 - 12 war nach Angabe des Vereines
Unit F als gefördertes Modeatelier vorgesehen. Da schlussendlich dafür keine Förde-
rung seitens der Stadt Wien erfolgte, wurde das Mietverhältnis im März 2011 beendet.
Um Kosten zu vermeiden, wurden die Räumlichkeiten in dieser Zeit an eine Gesell-
schaft untervermietet. Die diesbezüglichen Verträge wurden vom Kontrollamt eingese-
hen.
Aufgrund der kostenneutralen Untervermietung ergab sich für den Verein Unit F kein
finanzieller Nachteil.
KA I - 7-3/13 Seite 23 von 72
5.2 Mietobjekt in Wien 6, Gumpendorfer Straße 56
Der Verein Unit F war seit dem 1. Mai 2007 Untermieter der Räumlichkeiten an dieser
Adresse. In weiterer Folge schloss der Verein Unit F Nutzungsvereinbarungen mit dem
Verein A, der A OG sowie einer weiteren OG und einer Einzelunternehmerin ab.
Während mit der weiteren OG und der Einzelunternehmerin schriftliche Nutzungsver-
einbarungen abgeschlossen wurden, basierten die Nutzungen der Räumlichkeiten
durch den Verein A und die A OG auf mündlichen Absprachen.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, ausschließlich schriftliche Mietverträge
abzuschließen.
Die zuvor angeführte Sphärenvermischung zeigte sich u.a. auch darin, dass der Verein
Unit F gegenüber dem Kontrollamt bei der ersten Besprechung angab, dass der Verein
A seit seiner Gründung 2011 Untermieter dieser Räumlichkeiten war. Entgegen dieser
ursprünglichen Angabe zeigten die weiteren Erhebungen jedoch, dass der Verein Unit F
weiterhin Untermieter der Räumlichkeiten war.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Dabei handelte es sich offenbar um ein Missverständnis, das in
der Schlussbesprechung nicht ausgeräumt werden konnte. Fakt
ist, dass der Verein Unit F nach wie vor Untermieter der Räum-
lichkeiten ist, die Verrechnung der Gesamtmiete durch den Unter-
vermieter jedoch aus praktischen Gründen an den Festival-Verein
erfolgte und dieser dann den vereinbarten Mietanteil an Unit F
weiterverrechnete. Schriftliche Verträge diesbezüglich sind derzeit
in Arbeit.
6. In-sich-Geschäfte
6.1 Übernahme des "festival for fashion & photography"
Die Übernahme des "festival for fashion & photography" durch den Verein A ab dem
Jahr 2011 war nach Angaben des Vereines Unit F aus steuerlichen Gründen geboten.
KA I - 7-3/13 Seite 24 von 72
Das Kontrollamt verkannte nicht die Notwendigkeit, die Durchführung des Festivals aus
steuerlichen Gründen auszulagern. Nach Ansicht des Kontrollamtes wäre jedoch die
Einbringung in eine vereinseigene GmbH zweckmäßiger gewesen, da diese Lösung die
vom Kontrollamt festgestellten Abgrenzungsprobleme und die festgestellten In-sich-
Geschäfte hintangehalten hätte.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Gründung einer GmbH wäre aufgrund der finanziellen Mög-
lichkeiten des Vereines Unit F nicht möglich oder auch sinnvoll
gewesen. Es wären bei Weitem höhere Gründungs- wie auch lau-
fende Kosten entstanden (Gesellschaftereinlage, Notariatsakt,
Veröffentlichungsgebühren, laufende KöSt etc.).
Im Jahr 2011 wurden signifikante Beträge an den Verein A ohne erkennbare Gegenleis-
tung überwiesen.
Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass es sich um im Budget vorgesehene
Beträge für die Durchführung des Festivals handelte. Nach der Schlussbesprechung
wurde vom Verein Unit F lediglich eine Übersicht der vom Verein A dafür erbrachten
Leistungen nachgereicht.
Diese Behauptung bzw. Darstellung war für das Kontrollamt mangels detaillierter Unter-
lagen bzw. entsprechender Kostenvergleiche mit Dritten nicht überprüfbar.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Für alle Transaktionen sind Belege vorhanden, die eine eindeutige
Zuordnung der widmungsgemäßen Verwendung der Gelder erlau-
ben (s.a. Stellungnahme zu Pkt. 4). Kostenvergleiche mit Dritten
wären hier nicht nur nicht möglich (es gibt kein zweites "festival for
fashion & photography"!), sondern auch nicht sinnvoll gewesen
(der Verein A wurde ja ausschließlich zum Zwecke der Auslage-
KA I - 7-3/13 Seite 25 von 72
rung und Durchführung des "festival for fashion & photography"
gegründet!).
Gegenäußerung des Kontrollamtes:
Belege, die über die vom Verein Unit F nachgereichte Übersicht hinausgin-
gen, wurden dem Kontrollamt im Zuge der Prüfung nicht vorgelegt. Warum
für die vom Verein A erbrachten Leistungen (z.B. Security, Licht- und Ton-
technik, Statik) keine Kostenvergleiche möglich gewesen wären, war für das
Kontrollamt nicht nachvollziehbar.
6.2 Darlehen und Akonto an die Kreativdirektorin und den Geschäftsführer
6.2.1 Der Jahresabschluss 2011 wies unverzinste Forderungen in der Höhe von
9.944,98 EUR und von 10.195,75 EUR gegen die Vorstandsmitglieder aus, welche sich
vorwiegend aus unverzinsten Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen zusammensetzten. Ab-
weichend von der offen ausgewiesenen Darstellung dieser Forderungen unter der Posi-
tion "sonstige Forderungen und Vermögensgegenstände" in den Jahresabschlüssen
2009 und 2010 wurden diese Forderungen ab 2011 gesammelt unter der Position "For-
derungen aus Lieferungen und Leistungen" ausgewiesen.
Dazu bemerkte das Kontrollamt, dass zu den "Forderungen aus Lieferungen und Leis-
tungen" alle Ansprüche aus Lieferverträgen, Werkverträgen, Dienstverträgen und ähnli-
chen Verträgen zählen, somit jedenfalls Forderungen, die in engem Zusammenhang mit
dem Unternehmensgegenstand stehen. Unverzinste Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen
an die Geschäftsführung eines Vereines zählen nicht zu dieser Position. Diese geänder-
te Darstellung führte dazu, dass die - im Prüfungszeitraum stetig angestiegenen - un-
verzinsten Forderungen gegenüber der Geschäftsführung nunmehr nicht offensichtlich
aus den Jahresabschlüssen erkennbar waren.
6.2.2 Hinsichtlich der vom Kontrollamt festgestellten Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen
bemerkte der Verein Unit F, dass es sich bei diesen Zahlungen um Vorauszahlungen
für die in den Dienstverträgen festgelegten Prämienzahlungen für die Sponsorenakqui-
KA I - 7-3/13 Seite 26 von 72
se durch die Geschäftsführung handelte, da noch nicht festgestellt werden konnte, in
welchem Ausmaß sich der Verein diese Zahlungen leisten können wird.
Zugrunde liegende Unterlagen über diese Prämienansprüche waren der Buchhaltung
nicht zu entnehmen, weswegen die Behauptung des Vereines Unit F für das Kontroll-
amt nicht nachprüfbar war. Die Verbuchungen als Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen -
diese Textierungen wurden vom Verein selbst gewählt - auf den Geschäftsführerkonten
und nicht als Prämienaufwand festigten die Behauptung des Vereines Unit F jedoch
nicht, ebenso wenig wie die anfängliche Angabe gegenüber dem Kontrollamt, dass kei-
ne Prämienauszahlungen stattfanden. Auch auf den zugrunde liegenden Belegen wur-
den durchgehend die Bezeichnungen Darlehen bzw. Akonto verwendet.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, allenfalls noch aushaftende Darlehen bzw.
Akonto-Zahlungen einzufordern und von weiteren unverzinsten Darlehen bzw. Akonto-
Zahlungen abzusehen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Der dem Kontrollamt vorliegenden Aufstellung der akquirierten
Sponsorengelder ist in Verbindung mit den in den Dienstverträgen
dafür vorgesehenen, Prämienauszahlungen eindeutig zu entneh-
men, dass diese Akontozahlungen 1. Rechtens erfolgten und 2.
bei Weitem nicht der tatsächlich den Geschäftsführern zustehen-
den Höhe erfolgten. Von den Geschäftsführern wurde auf einen
Großteil der Prämienauszahlung bis dato verzichtet, da die erwirt-
schafteten Sponsorengelder in die Projekte von Unit F investiert
wurden. Bis zur endgültigen Klärung der Höhe der Prämien, die
tatsächlich ausgeschüttet werden (können), werden diese Akonti
vorerst im Rahmen einer Ratenvereinbarung an den Verein zu-
rückerstattet (1. Rate wurde im Juli erstattet, die zweite und letzte
Rate ist mit Ende August fällig).
KA I - 7-3/13 Seite 27 von 72
6.2.3 Die Magistratsabteilung 7 hinterfragte im Rahmen ihrer Prüfungen die offen in den
Jahresabschlüssen ausgewiesenen Forderungen gegen die Geschäftsführung des Ver-
eines nicht.
Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 7, künftig bei Prüfungen der vorgeleg-
ten Abrechnungen bzw. der vorgelegten Jahresabschlüsse erhöhtes Augenmerk auf
Forderungen gegen eine Vereinsgeschäftsführung zu legen.
6.2.4 Der Verein Unit F teilte dem Kontrollamt nach der Schlussbesprechung mit, dass
sich die gegen ein Vorstandsmitglied bestehende Verrechnungsforderung um einen
Betrag in der Höhe von 2.004,98 EUR verringerte. Dieser Betrag wurde damals irrtüm-
lich auf das Verrechnungskonto, und nicht richtigerweise auf das entsprechende Auf-
wandskonto - da ein betrieblicher Aufwand - gebucht. Diese Behauptung konnte das
Kontrollamt anhand der Buchhaltungsunterlagen nachvollziehen.
Gleichzeitig gab der Verein Unit F bekannt, dass sich die Vorstandsmitglieder nun dazu
entschlossen hatten, die Akontozahlungen bis zur endgültigen Klärung und Auszahlung
der Prämien für die Sponsorenakquise dem Verein vorerst zurück zu erstatten. Für die
vorläufige Rückerstattung wurden Ratenzahlungsvereinbarungen getroffen. Die ent-
sprechenden Ratenvereinbarungen sowie die Überweisungsbelege für die Zahlung der
ersten Rate wurden dem Kontrollamt übermittelt.
Das Kontrollamt wies darauf hin, dass die von der Geschäftsführung begehrte Auszah-
lung von Prämien nur auf der Grundlage nachvollziehbarer und prüfbarer Unterlagen
sowie unter Zugrundlegung konkreter Berechnungsunterlagen zulässig ist. Auf die all-
gemeinen Verjährungsfristen ist ebenfalls Bedacht zu nehmen.
Stellungnahme der Magistratsabteilung 7:
Grundsätzlich wird die Magistratsabteilung 7 künftig bei Prüfungen
von Förderungsabrechnungen und Jahresabschlüssen verstärkt
auf die Plausibilität und Vollständigkeit der entsprechenden For-
KA I - 7-3/13 Seite 28 von 72
malkriterien achten und die gewonnenen Erkenntnisse in die künf-
tige Tätigkeit mit einbeziehen.
Der Prämienregelung steht die Magistratsabteilung 7 eher skep-
tisch gegenüber. Daher wird die Regelung für die Auszahlung
künftig im Vorhinein mit der Magistratsabteilung 7 abzusprechen
sein.
Der Magistratsabteilung 7 wurde empfohlen, bei den Prüfungen der Abrechnungen für
die Jahre 2012 und 2013 auf diese Erfordernisse besonderes Augenmerk zu legen.
6.3 Dokumentation von In-sich-Geschäften
6.3.1 Die Einschau zeigte, dass In-sich-Geschäfte teilweise in Schriftform und teilweise
mündlich abgeschlossen wurden. Bei den in Schriftform abgeschlossenen In-sich-
Geschäften war die Unterschrift beider Mitglieder des Leitungsorganes vorhanden.
Grundsätzlich war zum Abschluss von In-sich-Geschäften anzumerken, dass lt. § 6 Abs
4 VerG im eigenen Namen oder für eine andere bzw. einen anderen geschlossene Ge-
schäfte einer bzw. eines organschaftlichen Vertreterin bzw. Vertreters mit dem Verein
der Zustimmung einer bzw. eines anderen, zur Vertretung oder Geschäftsführung be-
fugten Organwalterin bzw. Organwalters bedürfen.
Da In-sich-Geschäfte immer den Charakter einer problematischen Ausnutzung von Ver-
tretungsmacht in sich bergen, wies das Kontrollamt darauf hin, dass aus Gründen der
Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Dokumentation In-sich-Geschäfte nicht mündlich,
sondern ausschließlich in Schriftform abgeschlossen werden sollten. Im Zuge dessen
ist die gem. § 6 Abs 4 VerG erforderliche Zustimmung nachweislich zu erteilen.
Da bei In-sich-Geschäften des Vereines Unit F mit dem Verein A oder der A OG beide
Mitglieder des Leitungsorganes befangen waren, wäre grundsätzlich die Einholung der
Zustimmung der Mitgliederversammlung zum Vertragsabschluss zielführend gewesen.
Da jedoch die Kreativdirektorin und der Geschäftsführer die einzigen Vereinsmitglieder
KA I - 7-3/13 Seite 29 von 72
des Vereines Unit F waren, wäre die Zustimmung der Mitgliederversammlung beim Ver-
tragsabschluss nicht zweckerfüllend gewesen.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, im Fall von vorliegenden Befangenheits-
gründen ein besonderes Augenmerk auf das Vorliegen von Markt- und Börsenpreisen
bzw. auf die Einholung von Kostenvergleichen und eine diesbezügliche Dokumentation
zu legen.
6.3.2 Aufgrund der eingesehenen Unterlagen konnte das Kontrollamt nicht den Ein-
druck gewinnen, dass die In-sich-Geschäfte des Vereines Unit F mit dem Verein A und
der A OG keine Gefahr einer Benachteiligung für den Verein Unit F bargen.
Um diese bestehenden Zweifel des Kontrollamtes an der Vorteilhaftigkeit dieser Ge-
schäfte für den Verein Unit F auszuräumen, ersuchte das Kontrollamt deshalb die Ge-
schäftsführung des Vereines Unit F, die Jahresabschlüsse des Vereines A sowie der A
OG auf freiwilliger Basis vorzulegen.
Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass alle konkreten Fragen, die zur Klärung
eventueller Unklarheiten dienen, im Detail beantwortet würden, eine Offenlegung der
Bilanzen dafür aber nicht notwendig sei.
Vom Kontrollamt konnte somit nicht erhoben werden, inwieweit bei dem Verein A und
der A OG Gewinne erzielt wurden.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Vom Verein A wurden 2011 keinerlei Gewinne erzielt, die A OG
wurde als Personengesellschaft mit dem Zweck der Gewinnerwirt-
schaftung gegründet, jedoch wurden mit Unit F 2011 Geschäfte in
der Höhe von 444,75 EUR verrechnet, d.s. nicht einmal 1 % des
Gesamtumsatzes.
KA I - 7-3/13 Seite 30 von 72
Anzumerken war, dass diese Sphärenvermischung aus den der Magistratsabteilung 7
im Zuge der Antragstellungen bzw. der Abrechnungen vorgelegten Unterlagen ersicht-
lich war. Nach Ansicht des Kontrollamtes hätte aufgrund der vorliegenden Unterlagen
eine kritische Prüfung dieser gewählten Konstruktion durch die Magistratsabteilung 7
erfolgen müssen.
Der Magistratsabteilung 7 wurde empfohlen, eine Sphärenvermischung, die eine Nach-
prüfung der widmungsgemäßen Verwendung der zur Verfügung gestellten öffentlichen
Geldmitten de facto unmöglich machen, bei Subventionsnehmerinnen bzw. Subven-
tionsnehmern nicht zu akzeptieren. Die Auszahlung von Förderungen ist an das Vor-
handensein transparenter und nachvollziehbarer Betriebskonstruktionen zu binden.
7. Weitere Feststellungen und Empfehlungen
7.1 Geschäfte mit Personenkreisen in einem Naheverhältnis zur Geschäftsfüh-
rung des Vereines Unit F büro für mode
7.1.1 Der Verein Unit F unterhielt umfangreiche Geschäftsbeziehungen zu Geschäfts-
partnerinnen bzw. Geschäftspartnern, die zur Geschäftsführung in einem Naheverhält-
nis standen.
Der Verein bezahlte der Person X, die in einem Naheverhältnis zur Kreativdirektorin
steht, im Jahr 2010 rd. 32.000,-- EUR (exkl. USt) - soweit dies aus der Buchhaltung er-
kennbar war - für erbrachte Leistungen für "Konzeption und Artdirektion". Rund
28.000,-- EUR (exkl. USt) wurden dabei vom Verein Unit F an zwei fremde Gesellschaf-
ten sowie an die A OG weiterverrechnet.
Bezüglich der Weiterverrechnung an die zwei fremden Gesellschaften war für das Kon-
trollamt nicht nachvollziehbar, warum die Verrechnung von Leistungen der Person X an
Dritte über den "Umweg" Verein Unit F erfolgte.
Bezüglich der Weiterverrechnung an die A OG zeigte sich wieder die Problematik einer-
seits der Sphärenvermischung mit der A OG und anderseits der Geschäfte mit der Per-
son X.
KA I - 7-3/13 Seite 31 von 72
An die im Miteigentum der Person Y - die in einem Naheverhältnis zum Geschäftsführer
steht - stehende Geselschaft wurden in den Jahren 2009 und 2010 rd. 66.000,-- EUR
(exkl. USt) bezahlt.
Die Verträge mit der Person X wurden nicht in Schriftform abgeschlossen. Aufgrund der
mangelnden Dokumentation konnte das Kontrollamt die Angemessenheit der in Rech-
nung gestellten Leistungen nicht überprüfen. Weiters war somit eine eindeutige Zuord-
nung der vom Verein Unit F vorgelegten Kostenvergleichsangebote zu den von der
Personal X erbrachten Leistungen nicht möglich.
Bei den Vertragsabschlüssen mit der im Miteigentum der Person Y stehenden Gesell-
schaft wurden hingegen Kostenvergleichsangebote, welche die günstigere Leistungser-
bringung belegten, vorgelegt.
Im Jahr 2011 konnten keine wesentlichen derartigen Geschäftsfälle mehr festgestellt
werden.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Bei den beiden Geschäften in der Gesamthöhe von 28.000,--
EUR, welche die Person X dem Verein in Rechnung stellte, han-
delt es sich um Aufträge, die von der Unit F in Zusammenarbeit
mit der Person X gemeinsam akquiriert wurden und die zur ge-
meinsamen Gründung der A OG führten. Die Person X hat diese
beiden Geschäfte abgewickelt und somit auch das Honorar dafür
in Rechnung gestellt. In Summe war diese Abwicklung eine
Durchverrechnung und es entstanden keine Kosten und somit kein
Schaden für Unit F. Die beiden Aufträge mit einem Volumen von
jeweils 2.000,-- EUR (gesamt 4.000,-- EUR) wurden, durch dem
Kontrollamt vorliegende Vergleichsangebote, auf ihre Wirtschaft-
lichkeit hin geprüft.
KA I - 7-3/13 Seite 32 von 72
Dem Verein Unit F wurde empfohlen, insbesondere Geschäfte mit Geschäftspartnern,
die zur Geschäftsführung ein Naheverhältnis haben, zeitnah und derart zu dokumentie-
ren, dass eine widmungsgemäße Verwendung der Subventionsmittel nachvollziehbar
ist.
7.1.2 Darüber hinaus fand das Kontrollamt in der stichprobenweisen Einschau u.a. auf
die Person X lautende Hotelrechnungen bzw. Reiserechnungen, die vom Verein Unit F
bezahlt wurden. Aufgrund der Zeit der Hotelaufenthalte - Hotelzimmer der gehobenen
Preisklasse jeweils an den Jahreswenden 2009 und 2010 - verblieben Zweifel hinsicht-
lich eines betrieblichen Zwecks dieser Übernachtungen.
Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass es sich dabei um Aufenthalte zwecks
Abstimmungsarbeiten bei der Erstellung eines Magazins handelte.
Dazu war anzumerken, dass das erwähnte Magazin lediglich zweimal - und zwar im
Herbst/Winter 2009/10 und im Frühling/Sommer 2010 - erschien. Das Kontrollamt konn-
te aufgrund dieser Sachlage der Argumentation des Vereines Unit F zunächst nicht fol-
gen und sah diese daher als nicht geeignet an, den widmungsgemäßen Zweck dieser
Aufwendungen durchgängig glaubhaft zu machen. Im Rahmen der Abschlussbespre-
chung wies der Verein Unit F darauf hin, dass für das Jahr 2011 die Herausgabe eines
weiteren Magazins geplant war, welches mangels ausreichender Finanzierung nicht
zustande kam. Eine entsprechende Dokumentation dieser Erklärung wurde allerdings
nicht beigebracht.
Als weiteres Beispiel für den nicht zeitnahen Nachweis der widmungsgemäßen Ver-
wendung der zur Verfügung gestellten Geldmittel stellte das Kontrollamt im Rahmen der
Einschau die Kostenübernahme für eine Flugreise der Kreativdirektorin und der Per-
son X fest.
Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass es sich hiebei um eine Rechercherei-
se im Zusammenhang mit der London Fashion Week handelte.
KA I - 7-3/13 Seite 33 von 72
Vom Kontrollamt wurde darauf hingewiesen, dass es sich bei der Person X nicht um
einen Mitarbeiter des Vereines handelte und der Nutzen der Übernahme seiner Reise-
kosten für den Verein Unit F insofern unklar blieb.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Es wurden bei der Buchung der Flüge nur deswegen die Flugkos-
ten von der Person X übernommen, weil diese im Gegenzug die
Hotelkosten, die in etwa gleicher Höhe wie die Flugkosten waren,
zur Gänze getragen hat. Da dies über die Tatsache hinaus, dass
in der Unit F keine Hotelkosten gebucht wurden, nicht dokumen-
tiert ist, wurde vom Verein, um jeden Anschein einer nicht wid-
mungsgemäßen Verwendung von Vereinsvermögen für private
Zwecke zu vermeiden, dieser Betrag an die Person X verrechnet
und mittlerweile auch überwiesen. Eine Dokumentation der ge-
planten dritten Ausgabe des Magazins wurde dem Kontrollamt
gemeinsam mit dieser Stellungnahme übermittelt.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, Reisespesen für Vereinsmitglieder und
vereinsfremde Personen zeitnah und derart zu dokumentieren, dass keine Zweifel am
betrieblichen Zusammenhang und somit an der widmungsgemäßen Verwendung der
Subventionsmittel verbleiben.
7.1.3 Die Belegeinschau zeigte, dass der Verein Unit F im wiederholten Ausmaß Hono-
rare für Beratungsleistungen an Gesellschaften mit einer Nahebeziehung zur Person X
- ohne vorherige Einholung von Kostenvergleichsangeboten - bezahlte.
Dabei wurden z.B. pauschale Tagessätze in der Höhe von 1.000,-- EUR (exkl. USt) ak-
zeptiert und bezahlt. In einem anderen Fall wurden für die "strategische Beratung in
Positionierungs- und Gestaltungsfragen" für das zu diesem Zeitpunkt bereits zum vier-
ten Mal durchzuführende "festival for fashion & photography" in Summe 25.000,-- EUR
(exkl. USt) aufgewendet.
KA I - 7-3/13 Seite 34 von 72
Laut Angabe des Vereines Unit F wurde in diesem Fall kein Vergleichsangebot einge-
holt, weil der Verein Unit F die Möglichkeit hatte, einen umfassenden Positionierungs-
prozess für das "festival for fashion & photography" mittels eines Gegengeschäftes zu
finanzieren. Wäre diese Möglichkeit nicht gegeben gewesen, hätte diese Beratungstä-
tigkeit nicht stattfinden können.
Das Kontrollamt wies darauf hin, dass der Bedarf an externen Beratungsleistungen
schlüssig darzulegen und nachvollziehbar zu dokumentieren ist. Auf eine hinreichend
genaue Beschreibung der zu erbringenden Leistungen ist dabei stets zu achten, wobei
eine Vereinbarung von Pauschalhonoraren für Beratungsleistungen nicht geeignet ist,
den mit der Auftragserfüllung verbundenen Aufwand transparent darzustellen. Die Not-
wendigkeit einer externen Beratungsleistung und die diesbezüglichen Kosten-Nutzen-
Überlegungen sind immer zu dokumentieren. Die Einholung von Kostenvergleichsan-
geboten kann der Annahme von überhöhten Angeboten (wie z.B. überdurchschnittlich
hohe pauschalierte Tagessätze) entgegenwirken.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Unit F konnte diese Beratungsleistungen nur deswegen beauftra-
gen, weil im Gegenzug dazu Unit F einen Beratungsauftrag im
Auftragsvolumen von 30.000,-- EUR lukrieren konnte. Durch diese
Geschäftsgebarung konnte Unit F nicht nur inhaltlich wertvolle Be-
ratungsleistungen in Anspruch nehmen, sondern darüber hinaus
noch einen Erlös von 5.000,-- EUR lukrieren.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, diese grundlegenden Richtlinien bei der
Einholung von Beratungsleistungen zu beachten.
7.1.4 Die mangelnde Abgrenzung der verschiedenen Geschäftsbereiche durch die Ein-
beziehung von Personen mit einem Naheverhältnis zur Geschäftsführung zeigte sich
z.B. weiters bei der Anschaffung einer hochwertigen Digitalkamera samt Zubehör. Die-
se wurde von der Person X beschafft und mit seiner privaten Kreditkarte bezahlt. Im
Anschluss wurden ihm die Kosten vom Verein Unit F ersetzt. Die Anschaffungskosten
KA I - 7-3/13 Seite 35 von 72
der Kamera wurden zunächst auf das Verrechnungskonto der A OG und erst im Folge-
jahr 2011 auf das Anlagenkonto des Vereines Unit F gebucht. Bei der vom Kontrollamt
durchgeführten Inventarkontrolle in den Räumlichkeiten des Vereines Unit F, die auch
von der A OG mitbenutzt wurden, wurde diese Kamera vorgefunden.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf eine durchgehend eindeutige Trennung
der verschiedenen Geschäftssphären zu achten.
7.1.5 Im Rahmen der Stichprobe stellte das Kontrollamt u.a. auch verschiedene Ge-
schäftsfälle mit Verwandten der Kreativdirektorin fest.
Diese Leistungen beruhten ausschließlich auf mündlichen Verträgen.
Dem Verein Unit F wurde empfohlen, generell - insbesondere aber bei Geschäftsfällen
mit Geschäftspartnern mit einem Naheverhältnis zur Geschäftsführung - aus Gründen
der Nachvollziehbarkeit die Verträge ausschließlich in Schriftform abzuschließen.
7.2 Kostenvergleichsangebote
7.2.1 Im Zuge der stichprobenweisen Einschau wurde festgestellt, dass Beschaffungen
bzw. die Vergabe von Leistungen z.T. ohne Einholung von Kostenvergleichsangeboten
erfolgten bzw. diese nicht dokumentiert wurden.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Erstellung von Richtlinien für Beschaf-
fungen und die Vergabe von Leistungen auszuarbeiten. Ab einem bestimmten An-
kaufswert, dies könnte z.B. der steuerliche Wert für geringwertige Wirtschaftsgüter in
der Höhe von 400,-- EUR sein, sollten zwingend mindestens zwei Angebote eingeholt
und dokumentiert werden. Bei dieser Betragsgrenze wäre lediglich eine vertretbare An-
zahl von Geschäftsfällen von dieser Regelung betroffen, womit kein unwirtschaftlicher
Administrationsaufwand entstehen würde.
Aus präventiven Zwecken sollte in den Richtlinien auch festgelegt werden, dass eine
Einkaufsstückelung, also das willkürliche Teilen von Rechnungsbeträgen auf mehrere
KA I - 7-3/13 Seite 36 von 72
Rechnungen, unzulässig ist. Für den Fall des Ankaufs gebrauchter Gegenstände bzw.
von Gegenständen aus Privatvermögen wäre eine ausreichende Begründung beizule-
gen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Hiebei handelte es sich um die Erstellung einer Studie, die durch
eine Förderung einer Wirtschaftsförderstelle unterstützt wurde.
Sämtliche Fremdkosten (somit auch die in Anspruch genommenen
Beratungskosten) waren durch diese Förderung finanziert. Bei der
Konzeption des Studienprojektes war die Beteiligung eben dieser
beiden Gesellschaften mit der fördernden Stelle vereinbart (so-
wohl was die Wahl der beratenden Unternehmen wie auch die
Höhe des Beratungshonorars angeht), was auch im Annex des
Förderungsvertrages, der dem Kontrollamt vorliegt, eindeutig aus-
gewiesen ist. Somit war hier die Einholung eines Vergleichsange-
botes obsolet, weil die Beauftragung eines anderen Beraters, ab-
gesehen von der speziellen fachlichen Qualifikation, die hier im In-
teresse des Förderungsgebers war, auch einen Bruch des Förde-
rungsvertrages dargestellt hätte.
Gegenäußerung des Kontrollamtes:
Die Feststellungen des Kontrollamtes bezogen sich auf andere Beschaf-
fungsvorgänge bzw. Leistungsvergaben, die ohne Einholung von Kostenver-
gleichsangeboten erfolgten.
7.2.2 Hinsichtlich der Neugestaltung der Website des Vereines wurden zwei Angebote
eingeholt und dem Kontrollamt vorgelegt, wobei jedoch nicht das preisgünstigere, son-
dern das teurere Angebot gewählt wurde.
Vom Verein Unit F wurde die Nichtbeauftragung des preisgünstigeren Anbieters mit der
Nichterfüllung einer wesentlichen Anforderung begründet.
KA I - 7-3/13 Seite 37 von 72
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Ein Vergleichsangebot wurde eingeholt, allerdings konnte die
Kompetenz der technischen Umsetzung in der benötigten Qualität
und komplexen Funktionen (Übernahme der gesamten Unit F
Adressdatenbank, Verknüpfung der Unit F Website mit Förde-
rungsdatenbank, Adressdatenbank und Online-Einreichung) nur
von der letztlich gewählten Firma auch mit entsprechenden Refe-
renzen belegt werden (Programmierung der departure Website mit
dem Tool der Online-Einreichung). Das Vergleichsangebot sieht
die meisten Funktionen dementsprechend nicht in der benötigten
Qualität vor und war nur aus diesem Grund günstiger.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, künftig bei der Einholung von Kostenver-
gleichsangeboten die Leistungsbeschreibungen jedenfalls so exakt zu formulieren, dass
vergleichbare Kostenangebote eingeholt werden können. Bei sodann noch immer be-
stehenden Unterschieden zwischen verschiedenen Angeboten sollten diese ausrei-
chend dokumentiert werden, insbesondere dann, wenn in der Folge das teurere Ange-
bot ausgewählt wird.
7.3 Mangelnde zweckmäßige bzw. sparsame Verwendung der Subventionsmittel
Die mangelnde Abgrenzung des Vereinsbereichs vom Privatbereich der Geschäftsfüh-
rung zeigte sich in einer Vielzahl von Geschäftsfällen.
7.3.1 So ließ sich ein Mitglied der Geschäftsführung ein Privattraining in einem Fitness-
studio in der Höhe von 183,33 EUR (exkl. USt) vom Verein Unit F bezahlen.
Eine Vielzahl an Kleinbetragsrechnungen ließ nach Ansicht des Kontrollamtes nach der
Art der gekauften Produkte - so wurden u.a. Waschmittel, Delikatess-Gurken, Creme-
spinat, Avocados, Süßigkeiten usw. erworben - eher auf einen Kauf für einen Privat-
haushalt als auf einen betrieblichen Zweck schließen.
KA I - 7-3/13 Seite 38 von 72
Befragt nach dem betrieblichen Zusammenhang dieser Aufwendungen wurde vom Ver-
ein Unit F angegeben, dass diese Zahlungen auf das Verrechnungskonto des Mitglie-
des der Geschäftsführung gebucht wurden und somit den Verein nicht belasteten.
Dazu war vom Kontrollamt zu bemerken, dass die Verrechnungsforderung des Vereines
Unit F gegen das betroffene Mitglied der Geschäftsführung im Prüfungszeitraum von rd.
2.457,-- EUR im Jahr 2009 auf rd. 10.196,-- EUR im Jahr 2011 kontinuierlich anstieg,
was einem permanenten zinsenlosen Darlehen ohne jegliche erkennbare Tilgungs-
schritte nahe kam.
Für das Kontrollamt stellte sich die Frage nach der Werthaltigkeit dieser offenen Ver-
rechnungsforderung. Aufgrund der festgestellten mangelnden Abgrenzung zwischen
Vereinsbereich und Privatbereich konnte nicht gesagt werden, ob die bestehenden For-
derungen auch jemals eingefordert worden wären.
Auch wenn letztlich durch die Erfassung der erwähnten privaten Ausgaben auf einem
Verrechnungskonto des Vereines gegen das Mitglied der Geschäftsführung, formal dem
Verein (bisher) kein Schaden entstand, war für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar,
weshalb diese privaten Ausgaben überhaupt in die Vereinsgebarung Eingang fanden
und nicht ausschließlich in der Privatgebarung verblieben.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Der Verein wurde durch diese Vorgehensweise insofern nicht be-
lastet, als aufgrund der Dienstverträge des Geschäftsführers und
der Kreativdirektorin aufgrund niedriger Grundgehälter ein Anrecht
auf Provisionsausschüttung bei Akquisition von Sponsorengeldern
bestand. Dieser Anspruch summierte sich allein in den Jahren
2009 und 2010 auf insgesamt rd. 71.000,-- EUR. Da dem Ge-
schäftsführer und der Kreativdirektorin die Vereinstätigkeit und die
inhaltliche Qualität des Programms allerdings sehr am Herzen la-
gen, wurde diese Forderung (die im Übrigen auch nicht verzinst
wurde!) an den Verein bisher nicht geltend gemacht. Zusätzlich
KA I - 7-3/13 Seite 39 von 72
dazu verzichteten der Geschäftsführer und die Kreativdirektorin
wiederholt und in nicht unerheblichem Ausmaß auf Auszahlung ih-
res vertraglich vereinbarten Gehalts und haben vorübergehend für
den Verein ehrenamtlich bzw. im Rahmen einer geringfügigen Be-
schäftigung gearbeitet - ebenfalls im Sinn der Sparsamkeit und um
die Fortführung einer inhaltlich hochwertigen Arbeit trotz niedriger
Gesamtbudgets zu ermöglichen.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Bezahlung von privaten Ausgaben aus
Vereinsgeldern strikt zu unterlassen.
7.3.2 Ferner übernahm der Verein Unit F die Umbuchungskosten für einen Urlaubsflug
auf die Insel Ibiza. Mit dieser Feststellung konfrontiert wurde vom Verein Unit F dazu
angegeben, dass aufgrund eines betrieblichen Notfalls eine Verschiebung der bereits
geplanten Urlaubsreise erforderlich war und deswegen die Umbuchung vom Verein be-
zahlt wurde. Unterlagen über den behaupteten betrieblichen Notfall wurden dem Kon-
trollamt nicht vorgelegt.
Auch die vom Kontrollamt im Rahmen der stichprobenweisen Einschau festgestellte
Konsumation aus der Mini Bar, SPA-Leistungen und Room Service in einem Hotel
durch ein Mitglied der Geschäftsführung und eine weitere Person war für das Kontroll-
amt nicht mit dem bei der Verwendung öffentlicher Geldmittel geltenden Grundprinzip
der Zweckwidmung der Subventionsmittel vereinbar. Nach Angabe des Vereines Unit F
war eine Weiterverrechnung der betreffenden Kosten an die vereinsfremde Person vor-
gesehen, fand aber irrtümlicherweise nicht statt. Im Zuge der Prüfung erfolgte eine Wei-
terverrechnung eines Teilbetrages der angefallenen Kosten. Warum diese Weiterver-
rechnung nur für einen Teil der gesamten Rechnung stattfand, war mangels entspre-
chender Angaben oder Unterlagen für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar.
Außerdem war festzustellen, dass hochpreisige Kleidungsstücke vom Verein ange-
schafft wurden. So wurde vom Verein z.B. ein Herrenanzug samt Änderungskosten in
der Höhe von 799,-- EUR angeschafft. Laut Angabe des Vereines Unit F dienten diese
KA I - 7-3/13 Seite 40 von 72
Ankäufe der Ausstattung der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter und einer Anschaffung
im Rahmen des Fundus für Fotostyling. In diesem Zusammenhang wies das Kontroll-
amt darauf hin, dass die Ausstattung der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter, auch wenn
es sich um einen Modeverein handelt, nicht vom Vereinszweck mitumfasst ist. Vom
Verein Unit F wurde nachträglich dazu angegeben, dass die Anschaffung dieses Anzu-
ges ursprünglich durch den Verein Unit F erfolgte. Da der Anzug aber für den Verein A
benötigt wurde, wurden die Kosten diesem weiterverrechnet.
Weiters wurde im Zuge der stichprobenweisen Einschau u.a. die Bezahlung einer Ano-
nymverfügung wegen eines Verstoßes gegen die StVO. 1960 festgestellt. Befragt nach
dem betrieblichen Zusammenhang gab der Verein Unit F an, dass es sich um eine
Fahrt im Zuge einer Beratungstätigkeit gehandelt hätte. Das Kontrollamt wies darauf
hin, dass die Bezahlung einer Verkehrsstrafe - auch wenn diese, wie behauptet, anläss-
lich einer dienstlichen Fahrt verursacht wurde - grundsätzlich von der Verursacherin
bzw. dem Verursacher privat zu bezahlen ist. Im Zuge der Prüfung legte der Verein Unit
F einen Nachweis über die Refundierung vor.
Bei der weiteren Einschau in die Buchhaltung des Vereines Unit F wurde festgestellt,
dass eine Vielzahl an Fahrtickets der ÖBB mit dem stets gleichen Fahrziel, rd. 150 km
von Wien entfernt, bzw. die entsprechenden Retourfahrten nach Wien zurück, verrech-
net wurden. Diese Fahrten fanden - soweit im Rahmen der Stichprobe festgestellt -
ausschließlich an Wochenenden statt. Der Reisezeitraum an den Wochenenden und
die wiederholten Fahrten ließen nach Ansicht des Kontrollamtes einen privaten Zweck
dieser Aufwendungen als möglich erscheinen. Vom Verein Unit F wurde dazu angege-
ben, dass eine Mitarbeiterin des Vereines unterstützt wurde, die aufgrund der Erkran-
kung ihres Vaters pendeln musste, da sie andernfalls ihren verantwortungsvollen Job
nicht mehr im gleichen Ausmaß ausüben hätte können.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Zu den vom Verein übernommenen Umbuchungskosten ist ergän-
zend zu sagen, dass die Umbuchung so erfolgte, dass der Urlaub
1. später angetreten und 2. früher beendet wurde (ohne für die
KA I - 7-3/13 Seite 41 von 72
entfallenen Urlaubstage eine Entschädigung in irgendeiner Form
zu erhalten). Beim betrieblichen Notfall handelte es sich um die
drohende Absage eines Hauptsponsors mit einem Volumen von
ca. 45.000,-- EUR, was eine Übernahme der im Vergleich zu ei-
nem Totalausfall relativ geringen Umbuchungskosten gerechtfer-
tigt erscheinen ließ.
Zum angekauften Anzug ist zu sagen, dass dieser 1. an den Ver-
ein A weiterbelastet wurde, da er im Zusammenhang mit dessen
Tätigkeit Verwendung fand und 2. dass, auch wenn dies vom Kon-
trollamt anders gesehen wird, ein Mitarbeiter und somit Repräsen-
tant einer Organisation, die Kompetenz im Bereich höchstwertiger
Designermode vermitteln soll, in unmittelbarer Ausübung seiner
Tätigkeit einen gewissen höherwertigen Bekleidungsstil entspre-
chen sollte.
Die Weiterverrechnung eines Teilbetrages in der Höhe von 193,82
EUR erfolgte, da es sich hier um Aufwände handelte, die nicht in
unmittelbarem Zusammenhang mit der Erbringung der vereinbar-
ten Leistung handelte. Alle anderen Aufwände entstanden in un-
mittelbarem Zusammenhang mit der Realisierung des Projektes
Austrian Fashion Showcase Shanghai. Eine Übernahme von Ver-
pflegungsspesen war vereinbart.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, derartige, mit dem Prinzip der Zweckwid-
mung der Subventionsmittel möglicherweise nicht vereinbare Ausgaben zu unterlassen
bzw. die erforderlichen Begründungen auf den Belegen zeitnah zu vermerken.
7.3.3 Weiters schien die Höhe der Aufwendungen für Geschäftsessen nicht im Einklang
mit dem Geschäftsumfang und dem Geschäftszweck des Vereines Unit F zu stehen.
KA I - 7-3/13 Seite 42 von 72
So ergab eine Auswertung des Kontrollamtes alleine anhand der Buchungstexte für das
Jahr 2009 Aufwendungen für Geschäftsessen in der Höhe von rd. 6.300,-- EUR (exkl.
USt) und für das Jahr 2010 in der Höhe von rd. 3.600,-- EUR (exkl. USt). Für das Jahr
2011 konnte eine derartige näherungsweise Auswertung infolge der in diesem Jahr un-
klareren Buchungstexte nicht mehr mit ausreichender Sicherheit erfolgen. Im Rahmen
der stichprobenweisen Prüfung durch das Kontrollamt wurde keine vollständige Erfas-
sung aller Geschäftsessen vorgenommen. Beinahe sämtliche eingesehenen Ge-
schäftsessen fanden in unmittelbarer Nähe des Vereinssitzes bzw. der Wohnadresse
des Geschäftsführers statt.
Auf den Bewirtungsbelegen waren weder der Zweck, die teilnehmenden Personen noch
eine Zuordnung zu den Projekten angegeben.
Auch in Einzelfällen zeigte sich eine wenig sparsame Gebarung bzw. eine mangelnde
zweckmäßige Verwendung der Subventionsmittel. So beanstandete das Kontrollamt
u.a. die Konsumation einer 0,75 l Flasche Champagner als unverhältnismäßig für einen
mit öffentlichen Geldmitteln unterstützten Verein. In einem anderen Fall ließ sich der
Verein Aufstrichbrote und Sandwiches vom 1. Wiener Gemeindebezirk an die Be-
triebsadresse im 6. Wiener Gemeindebezirk - zu einem entsprechend hohen Preis -
zustellen.
Wiederholte Besuche bei einer Fastfood-Kette in den Abendstunden ließen nach An-
sicht des Kontrollamtes keinen unmittelbaren Zusammenhang zum Förderungszweck
vermuten.
Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass die Geschäftsessen hauptsächlich der
Sponsorenakquise dienten. Zusätzlich wurde auch das Team immer wieder zum Zweck
der Motivation und Team-Building zum Essen eingeladen. Im Sinn der Wirtschaftlichkeit
war dies die günstigere Methode im Vergleich zu einer Erhöhung der geringen Gehälter.
Die vom Kontrollamt festgestellten Rechnungen einer Fastfood-Kette in den Abend-
stunden wurden mit der Versorgung des Teams bei Arbeiten nach den Bürozeiten be-
gründet.
KA I - 7-3/13 Seite 43 von 72
Weiters wurde zu einer Rechnung über eine Konsumation in einem Café vom Verein
Unit F angegeben, dass es sich hiebei um eine geschäftliche Besprechung handelte,
was nach Ansicht des Kontrollamtes hinsichtlich der Speisen- und Getränkefolge - ein
Paar Würstel, ein Seidel Bier und eine Melange - nicht der Lebenserfahrung entsprach,
aber freilich auch nicht gänzlich ausgeschlossen werden konnte.
Eine andere Rechnung wies z.B. einen Einkauf einer Packung Ravioli in der Höhe von
2,69 EUR aus. Dazu wurde vom Verein Unit F angegeben, dass es sich hiebei um ein
Mitarbeiterinnen- bzw. Mitarbeiteressen handelte.
Unter Außerachtlassung der Begründungen wurde der Verein Unit F darauf hingewie-
sen, dass die Bezahlung von privaten Ausgaben aus Vereinsgeldern zu unterlassen ist.
Bei jedem Bewirtungsbeleg sind der Zweck und die teilnehmenden Personen zwingend
anzugeben. Außerdem ist eine Zuordnung zu den Projekten vorzunehmen. Eine Doku-
mentation hat zeitnah so zu erfolgen, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen
Verwendung der Subventionsmittel verbleiben.
Darüber hinaus war für das Kontrollamt auch die jährliche Höhe der entsprechenden
Aufwendungen für Geschäftsessen nicht nachvollziehbar.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Der Verein Unit F verfügt über ein großes nationales und internati-
onales Netzwerk an Expertinnen bzw. Experten und Unterstütze-
rinnen bzw. Unterstützern, die zum großen Teil für ihren Arbeits-
einsatz - außer der Übernahme von Reisekosten bei internationa-
len Gästen - keinerlei Aufwandsentschädigung erhalten. Da es
sich dabei zum Großteil um Persönlichkeiten handelt, die norma-
lerweise - würden zu ihnen nicht so gute und lange gepflegte Kon-
takte bestehen - hohe Honorare für ihre Tätigkeiten in Rechnung
stellen, erschien es dem Verein zweckmäßig und sparsam, diesen
Gästen, genauso wie Sponsorinnen bzw. Sponsoren und Partne-
KA I - 7-3/13 Seite 44 von 72
rinnen bzw. Partnern, die die Vereinstätigkeit finanziell oder ideell
unterstützen, mit entsprechender Gastlichkeit zu begegnen.
Die im Detail als unverhältnismäßig kritisierte Flasche Champag-
ner und Brötchen aus dem 1. Wiener Gemeindebezirk waren ein
Dankeschön und Verpflegung einer Runde aus internationalen
Expertinnen bzw. Experten, die sich bereit erklärten, unentgeltlich
für die Teilnahme an einer Jurysitzung nach Wien zu reisen.
Auch erschien es angebracht, Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter,
die bei niedrigem Gehalt und ohne eine Abgeltung von geleisteten
Überstunden zu erhalten, wenigstens fallweise zu verpflegen,
wenn auch bei einem Fast-Food-Restaurant.
Die Koinzidenz, dass sich die Lokale in der Nähe des Vereinssit-
zes bzw. in der Nähe des Wohnsitzes des Geschäftsführers befin-
den, ergibt sich aus der Tatsache, dass der Wohnsitz des Ge-
schäftsführers sich in unmittelbarer Nähe zum Vereinssitz befin-
det.
7.3.4 Ferner stellte das Kontrollamt im Rahmen seiner stichprobenweisen Einschau
fest, dass auch bei anderen Geschäftsfällen der betriebliche Zusammenhang unmittel-
bar aufgrund der Belegdokumentation nicht erkennbar war.
So erwarb der Verein Unit F in einem Elektronikmarkt einen Staubsauger und in zwei
Fällen der Stichprobe iTunes Karten zum Download von Musik. Abgesehen davon, dass
der Erwerb einer iTunes Karte nur schwer einen Zusammenhang mit der geförderten
Tätigkeit erkennen ließ, war es auch bemerkenswert, dass der Staubsauger und eine
iTunes Karte in der Stadt Steyr - immerhin rd. 160 km von der Betriebsstätte des Verei-
nes entfernt - gekauft wurden. Bei der Abschlussbesprechung brachte der Verein Unit F
eine Erklärung bei, die allerdings zeitnah nicht dokumentiert wurde.
KA I - 7-3/13 Seite 45 von 72
Da es für das Kontrollamt fragwürdig erschien, einen handelsüblichen Staubsauger rd.
160 km von seinem geplanten Einsatzort entfernt zu kaufen, wurde eine unvermutete
Inventarprüfung durchgeführt, wobei dieses Gerät im Betrieb nicht aufgefunden werden
konnte. Da keine Inventaraufzeichnungen bzw. Vermerke beim Ausscheiden von Sach-
gütern geführt wurden, konnte auch kein Rückschluss auf den Verbleib dieses Gerätes
gewonnen werden.
Nach Angabe des Vereines Unit F wurde dieser Staubsauger bereits vor dieser Inven-
tarprüfung ausgeschieden. Dazu war vom Kontrollamt zu bemerken, dass der Kauf des
Staubsaugers am 20. April 2011 erfolgte und die Inventarprüfung am 20. März 2013
stattfand. Bei Zutreffen dieser Angaben wäre zu vermuten gewesen, dass innerhalb der
zweijährigen Gewährleistungsfrist gegenüber dem Verkäufer die gesetzlich zustehen-
den Gewährleistungsansprüche geltend gemacht worden wären, was aber letztlich nach
der Sachlage nicht erfolgte.
Bemerkenswert erschien in diesem Zusammenhang, dass sich unter den eingesehenen
Belegen auch Rechnungen desselben Elektronikmarktes in Steyr bzw. eines Möbelver-
kaufshauses in der Nähe von Steyr, in Haid/Ansfelden, befanden.
Hinsichtlich der iTunes Karte wurde in einem Fall angegeben, dass diese für die Mode-
schauen im Rahmen des Festivals gekauft wurde.
Diese Aussage widersprach jedoch der damaligen buchhalterischen Erfassung des
Kaufes auf dem Konto "Freiwilliger Sozialaufwand" mit dem Buchungstext "Geschenk",
weswegen die nunmehrige Aussage dem Kontrollamt zweifelhafter erschien, als die
damalige zeitnahe Angabe bei der Verbuchung.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Dass ein Staubsauger und andere geringwertige Güter rd. 160 km
vom geplanten Einsatzort entfernt angeschafft wurden, ergibt sich
aus der Tatsache, dass der Geschäftsführer in seiner Freizeit die-
se für den Verein zeitnah notwendigen Anschaffungen getätigt hat,
KA I - 7-3/13 Seite 46 von 72
weil dies während der Arbeitszeit zeitlich nicht möglich war, und
dieser sich zufällig an seinem Geburtsort befand. Daraus ergibt
sich jedoch nicht, dass die Aufwendung dem privaten Bereich zu-
zuordnen ist. Zur Nichtinanspruchnahme der Gewährleistungsan-
sprüche sei gesagt, dass dieser Staubsauger (Kaufpreis 89,90
EUR) durch eigenes Verschulden und nicht durch Herstellungs-
mängel, für die der Händler zur Verantwortung zu ziehen gewesen
wäre, beschädigt und somit ausgeschieden wurde. Mit der gekauf-
ten iTunes Karte wurde Musik für die Verwendung für Mode-
schauen, die während des Festivals stattfanden, angeschafft. Die
Verbuchung als Geschenk im freiwilligen Sozialaufwand war of-
fensichtlich ein Irrtum, die Anschaffung an sich ist jedoch keines-
wegs dem privaten Bereich zuzuordnen.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Geschäftsfälle zeitnah und derart zu
dokumentieren, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen Verwendung der Sub-
ventionsmittel verbleiben.
7.3.5 Der Verein Unit F kaufte lt. Anlageverzeichnis des Jahresabschlusses 2009 in der
Zeit von Mai 2007 bis Jänner 2009 insgesamt zwölf Laptops mit einem Gesamtwert in
der Höhe von rd. 11.500,-- EUR (exkl. USt). Im Jahr 2009 hatte der Verein nach eigener
Angabe acht Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter (inkl. der Geschäftsführung). Nach An-
gabe des Vereines Unit F waren jene Laptops, die die Zahl der permanenten Vereins-
mitarbeiterinnen bzw. Vereinsmitarbeiter übertrafen, für Praktikantinnen bzw. Praktikan-
ten vorgesehen.
Die Ausstattung mit EDV-Geräten in Relation zur Anzahl der Mitarbeiterinnen bzw. Mit-
arbeiter kann nach Ansicht des Kontrollamtes allerdings nicht als sparsame Verwen-
dung von Subventionsmitteln angesehen werden.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Beschaffung von Betriebsmitteln nur in
einem unbedingt erforderlichen Ausmaß vorzunehmen.
KA I - 7-3/13 Seite 47 von 72
7.3.6 Nach den vorgelegten Unterlagen kam es im Jänner 2009 zu einem Einbruch in
die Räumlichkeiten des Vereines Unit F, bei dem u.a. verschiedene Laptops gestohlen
wurden. Diese als gestohlen gemeldeten Laptops waren noch im AfA-Verzeichnis des
Jahresabschlusses 2011 ausgewiesen, obwohl sie tatsächlich nicht mehr vorhanden
waren.
In diesem Zusammenhang führte das Kontrollamt eine unvermutete Inventarprüfung
durch, wobei - bis auf den bereits erwähnten Staubsauger und einen Laptop - die lt.
AfA-Verzeichnis stichprobenweise ausgewählten Geräte aufgefunden wurden. Es war
jedoch zu bemerken, dass infolge der nicht aktuellen Inventaraufzeichnungen bzw. In-
ventarkennzeichnungen der Geräte eine große Unsicherheit bei der Zuordnung der
Aufzeichnungen zu den tatsächlich vorhandenen Geräten bestand. Auch hier zeigten
sich die durch die bereits erwähnte Sphärenvermischung entstandenen Abgrenzungs-
probleme, da während der Inventarprüfung selbst dem Geschäftsführer nicht klar war,
ob die im Betrieb befindlichen Desktop-PCs vom Verein Unit F, vom Verein A oder von
der A OG angekauft wurden.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Im Zeitraum der Anschaffung der Computer wurde im Büro von
Unit F zweimal (in den Jahren 2008 und 2009) eingebrochen (da-
nach wurde eine Alarmanlage angeschafft, seither kam es zu kei-
nem Einbruch mehr), insofern war es erforderlich, mehrere Er-
satzcomputer anzuschaffen (die allesamt durch die Versiche-
rungsentschädigung finanziert werden konnten). Es wurde dabei
bei einem Laptop offenbar übersehen, diesen aus dem Anlagen-
verzeichnis zu streichen. Darüber hinaus ist festzustellen, dass
Unit F neben seinen bezahlten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern
auch laufend mit unbezahlten Praktikantinnen bzw. Praktikanten
arbeitete, für die natürlich zumindest ein Computer zur Verfügung
gestellt werden musste.
KA I - 7-3/13 Seite 48 von 72
Abgesehen davon ist die Zuordnung der Geräte durch die ent-
sprechenden Rechnungen und die Auflistung im Anlagenverzeich-
nis sehr wohl eindeutig nachzuvollziehen (abgesehen von der Tat-
sache, dass zum Zeitpunkt der Anschaffung weder der Verein A
noch die A OG überhaupt existierte).
Gegenäußerung des Kontrollamtes:
Nach Ansicht des Kontrollamtes legten die Produktbezeichnungen bzw. die
Anschaffungsdaten im Anlagenverzeichnis sowie in der Verlustanzeige nahe,
dass mehrere der gestohlenen Laptops nicht aus dem Anlagenverzeichnis
ausgetragen wurden.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, das AfA-Verzeichnis immer aktuell zu hal-
ten.
7.3.7 Festgestellt wurde im Rahmen der Stichprobe ferner, dass die angebotenen Liefe-
rantenskonti nicht ausgenutzt wurden. Nach Angabe des Vereines Unit F lag dies da-
ran, dass aus Kostengründen keine taggenaue Buchhaltung möglich war, weswegen
einige Skonti nicht genutzt werden konnten.
Das Kontrollamt stellte dazu fest, dass die Nichtausnutzung der Lieferantenskonti die
teuerste Form der Finanzierung darstellt. So bedeutet z.B. der Verzicht eines angebo-
tenen Skontoabzugs von 3 % bei Bezahlung innerhalb von acht statt 30 Tagen eine
Verzinsung von rd. 50 % Jahreszinssatz. Eine durchgehende Nutzung der angebotenen
Skonti wäre aufgrund der (Kassen-)Liquiditätssituation des Vereines sehr wohl möglich
gewesen. Die Höhe der nicht ausgenutzten Skonti konnte vom Kontrollamt aus der
Buchhaltung nicht ermittelt werden, da die Verbuchung nach der sogenannten Prakti-
kermethode nur im Fall der Inanspruchnahme als "Skontoertrag" erfolgte.
Zu erwähnen war darüber hinaus, dass die Magistratsabteilung 7 in ihren Subventions-
bedingungen ausdrücklich festhält, dass Skonti in Anspruch zu nehmen sind.
KA I - 7-3/13 Seite 49 von 72
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Aus Kostengründen war die Buchhaltung ausgelagert (bis Ende
des Jahres 2010 an die Steuerberatung und seit dem Jahr 2011
an eine externe Buchhalterin). Dem Verein wären allerdings durch
eine taggenaue Buchhaltung, wie sie nur von einer internen Fix-
kraft erledigt werden kann, definitiv höhere Kosten entstanden, als
durch die nicht genützten Skonti eingespart hätten werden kön-
nen.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, für die notwendige organisatorische Be-
handlung der Eingangsrechnungen zu sorgen, damit die Skontofristen optimal ausge-
nützt werden können.
7.4 Mangelhafte Dokumentation
7.4.1 Bei den im Rahmen der Stichprobe eingesehenen Honorarnoten war zu bean-
standen, dass diese immer wieder formelle Mängel wie z.B. ungenügende Leistungsbe-
schreibungen, fehlende Angabe des Leistungsumfanges aufwiesen.
Dazu stellte das Kontrollamt fest, dass Honorarnoten für eine nachvollziehbare Abrech-
nung und Prüfung das Datum der Ausstellung, den Namen, die Adresse der Ausstellen-
den bzw. des Ausstellenden, die Rechnungsadressatin bzw. den Rechnungsadressa-
ten, den Leistungszeitraum, die Art der Leistung, den Leistungsumfang und den Zah-
lungsvermerk enthalten müssen.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, vor der Bezahlung von Honorarnoten auf
diese unabdingbaren Punkte zu achten.
7.4.2 Bei der Belegeinschau war weiters festzustellen, dass bei den Reisekostenab-
rechnungen der betriebliche Zusammenhang nicht ausreichend auf den Belegen doku-
mentiert war.
KA I - 7-3/13 Seite 50 von 72
Auf Verlangen des Kontrollamtes wurde vom Verein Unit F eine Aufstellung der einzel-
nen Reisen samt Reiseziel, der teilnehmenden Personen, des Reisezwecks und des
Beginn- und Endedatums vorgelegt.
Die in dieser Aufstellung angegebenen z.T. allgemein gehaltenen Begründungen wie
z.B. "Networking Rom" boten jedoch für das Kontrollamt z.T. mangels weiterer Angaben
bzw. Unterlagen keine zwingenden Rückschlüsse auf einen betrieblichen Zusammen-
hang.
Nach der Schlussbesprechung übermittelte der Verein Unit F dem Kontrollamt erneut
eine Reisekostenaufstellung mit weiteren, ergänzenden Kommentaren.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, den betrieblichen Zusammenhang von
Reisen jedenfalls zeitnah zu dokumentieren.
7.4.3 Im Rahmen der Durchsicht der Buchhaltungsunterlagen fiel eine Vielzahl von Ta-
xirechnungen mit Rechnungsbeträgen von rd. 5,-- EUR bis 15,-- EUR auf. Eine nähe-
rungsweise Zusammenzählung anhand der Buchungstexte in der Buchhaltung ergab für
das Jahr 2009 rd. 3.000,-- EUR (exkl. USt) für vorwiegend Taxifahrten (ohne Taxirech-
nungen Ausland) und einige Fahrscheine. Für das Jahr 2010 ergab sich dabei ein Be-
trag von rd. 3.500,-- EUR (exkl. USt). Für das Jahr 2011 konnte eine derartige nähe-
rungsweise Auswertung infolge der in diesem Jahr unklareren Buchungstexte nicht
mehr mit ausreichender Genauigkeit erfolgen.
Aufgrund der geringen Einzelbeträge konnte es sich dabei offensichtlich nur um relativ
kurze Fahrten handeln, womit sich die Frage ergab, warum in dem mit öffentlichen Ver-
kehrsmitteln sehr gut erschlossenem Stadtgebiet von Wien für so kurze Fahrten ein Ta-
xi gewählt wurde. Auch hier konnte aufgrund der mangelnden Dokumentation das Vor-
liegen privat veranlasster Fahrten nicht ausgeschlossen werden.
KA I - 7-3/13 Seite 51 von 72
Der Verein Unit F gab dazu an, dass die Taxifahrten zur raschen Erledigung der vielen
Termine notwendig gewesen wären und u.a. von Geschäftspartnerinnen bzw. Ge-
schäftspartnern in Anspruch genommen wurden.
Zu bemerken war, dass nach Ansicht des Kontrollamtes bei Benützung öffentlicher Ver-
kehrsmittel - ausgehend vom verkehrsgünstigen Vereinssitz - nach der Lebenserfah-
rung jedenfalls eine rasche Termineinhaltung möglich ist. Darüber hinaus erschien die
Höhe der jährlichen Taxirechnungen dem Geschäftsumfang des Vereines Unit F nicht
angemessen.
Im Hinblick darauf, dass öffentliche Verkehrsmittel in den meisten Fällen als Transport-
mittel benutzt werden können, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, aus Grün-
den der Sparsamkeit nur in begründeten Ausnahmefällen Taxileistungen in Anspruch zu
nehmen und dies entsprechend zu dokumentieren. Diese zeitnahe Dokumentation soll-
te den Zweck der Fahrt, den Ort des Fahrtantrittes, das Fahrtziel und die beförderte(n)
Person(en) enthalten, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
7.4.4 Im Rahmen seiner Stichprobe fielen dem Kontrollamt auch wiederholt Tankrech-
nungen ohne angegebene Begründungen auf. Da der Verein Unit F selbst kein Kfz be-
saß, stellte sich die Frage, inwieweit diese Tankrechnungen in einem betrieblichen Zu-
sammenhang standen.
Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass die Kreativdirektorin ihren eigenen
Pkw immer wieder für betriebliche Fahrten zur Verfügung stellte, aber keine entspre-
chenden Fahrtenbücher geführt wurden.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, Tankrechnungen nur bei Angabe einer
ausreichenden Begründung und auf Grundlage von zeitnahen Fahrtenbüchern zu be-
zahlen. Generell ist eine klare Regelung bzgl. des Spesen- und Aufwandersatzes zu
schaffen.
KA I - 7-3/13 Seite 52 von 72
7.5 Feststellungen zur Buchhaltung
Hinsichtlich der Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung waren
folgende Mängel festzustellen:
7.5.1 Auf einem großen Teil der zugrunde liegenden Belege fehlten die Kontierungs-
vermerke, was die Zuordnung zu den entsprechenden Buchungen erschwerte.
Von der steuerlichen Vertretung des Vereines Unit F wurde dazu angegeben: "Die Vor-
kontierung von Belegen ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch heutzutage mehr üb-
lich. Durch moderne EDV-Buchhaltung ist die Auffindbarkeit von Belegen und Buchun-
gen durch Suchfunktionen unterstützt, ein handschriftlicher Vermerk auf dem Beleg ist
damit überflüssig geworden."
Dazu wies das Kontrollamt auf die diesbezüglichen Literaturmeinungen hin "Aus jedem
Beleg muss ersichtlich sein, WANN, WO und WIE er verbucht wurde" (Buchhaltungs-
und Bilanzierungshandbuch, Bertl/Deutsch/Hirschler, 5. Auflage, S. 27); "Jede in der
Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben erfasste Bewegung muss auf den aufge-
zeichneten Geschäftsfall nachweisenden Beleg referenziert sein, Grundsatz der Nach-
vollziehbarkeit (Thunshirn, Rechnungslegung der Vereine, 3. Auflage, Kapitel 8, Rz.
749); "Folgende Angaben müssen nachweisbar sein: -> … Kontierung …" (Torggler in
Straube, UGB II/RLG § 190 Rz. 33); "Ein Beleg muss spätestens zum Buchungszeit-
punkt folgende Angaben enthalten: …, Bei Buchung des Geschäftsvorfalls sind folgen-
de Angaben zu ergänzen: a) Kontierung …" (KFS/DV 1, Kammer der Wirtschaftstreu-
händer, Rz. 27 und 28).
Auch aus Gründen des Internen Kontrollsystems erschien eine Belegkontierung nach
wie vor angezeigt ("Auf jedem Beleg muss der so genannte Kontierungsvermerk ange-
bracht sein", Bilanzbuchhalter-Journal 53/13 März 2013, S. 24, Bundesverband der Ös-
terreichischen Bilanzbuchhalter; "Belege haben folgende Angaben zu enthalten -> …
Kontierung … Die Belegfunktion wird in ihrem Wesensgehalt nicht dadurch berührt,
dass die Buchführung DV-gestützt erfolgt", Revision des Rechnungswesens, S. 12 und
13, Deutsches Institut für Interne Revision). Die Prüfung des Kontrollamtes zeigte, dass
KA I - 7-3/13 Seite 53 von 72
trotz Vorhandensein einer EDV-Buchhaltung und den damit verbundenen Suchfunktio-
nen die Auffindbarkeit von Buchungen bzw. Belegen erschwert sein kann, wenn - wie
auch im Rahmen der Stichprobe aufgetreten - Beträge infolge der Kostenrechnung auf
verschiedene Konten aufgespalten wurden und dies am Beleg nicht dokumentiert war
oder Buchungstexte abgekürzt oder fehlerhaft eingetragen wurden.
So wird auch in Höhne/Jöchl/Lummerstorfer in Recht der Vereine, 4. Auflage, S. 502,
beschrieben, dass insbesondere das Fehlen des Buchungssatzes auf dem Beleg (wozu
keine Verpflichtung besteht, wenn der Zusammenhang anderweitig leicht herstellbar ist)
zu einer längeren Prüfungsdauer führen wird.
Von der steuerlichen Vertretung des Vereines Unit F wurde dem Kontrollamt dazu die
Meinung des Vorsitzenden des Fachsenates für Datenverarbeitung der Kammer der
Wirtschaftstreuhänder übermittelt, wonach die in Rz. 28 des Fachgutachtens KFS/DV 1
genannten Angaben (z.B. Kontierung) entweder auf dem Papierbeleg oder in den Bu-
chungsdaten selbst dokumentiert sein können.
Obwohl das Kontrollamt die Anbringung von Kontierungsvermerken im Sinn einer leich-
teren Nachvollziehbarkeit begrüßen würde, war anzuerkennen, dass in der Literatur
offenkundig verschiedene Meinungen vertreten werden, womit sich aus dem Umstand
der auf den Belegen fehlenden Kontierungsvermerke auch keine Beanstandung im Sinn
einer Verfehlung ergab. Aufgrund der durchgängigen Dokumentationsschwäche des
Vereines Unit F waren im konkreten Fall jedenfalls entsprechende Kontierungsvermerke
einzufordern, um es dem Verein Unit F künftig zu erleichtern, zu zeitnahen und leicht
nachvollziehbaren Dokumentationen zu kommen.
7.5.2 Die Belegeinschau zeigte weiters, dass die Belege nur teilweise nummeriert wa-
ren.
Das Kontrollamt wies darauf hin, dass sich das Erfordernis der fortlaufenden Nummerie-
rung der Belege aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und dem Bilan-
KA I - 7-3/13 Seite 54 von 72
zierungsgrundsatz der Vollständigkeit ergibt (Torggler in Straube, UGB II/RLG §190 Rz.
33).
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf jedem Beleg entsprechende Numme-
rierungen anzubringen.
7.5.3 Teilweise waren zu den im Rahmen der Stichprobe ausgewählten Buchungen
keine Belege auffindbar.
So wurde z.B. im Rahmen der Stichprobe die Bezahlung einer Spesenabrechnung der
Kreativdirektorin festgestellt, für die keine Belege vorgelegt werden konnten.
Vom Verein Unit F wurde dazu zunächst angegeben, dass die entsprechenden Belege
ausgehoben und nachgeliefert würden. Später wurde mitgeteilt, dass die Belege bereits
zum Buchungszeitpunkt nicht gefunden werden konnten, weshalb eine Buchung auf
das Verrechnungskonto der Kreativdirektorin erfolgte, womit der Verein nicht belastet
wurde.
Die Argumentation des Vereines Unit F, dass er nicht belastet wurde, wurde vom Kon-
trollamt nur bedingt geteilt, insbesondere weil die bestehende Verrechnungsforderung
des Vereines gegen die Kreativdirektorin in der Höhe von rd. 9.945,-- EUR zumindest
bis Ende des Prüfungszeitraumes 2011 von der Kreativdirektorin nicht ausgeglichen
wurde.
Für das Kontrollamt stellte sich die Frage nach der Werthaltigkeit dieser offenen Ver-
rechnungsforderung, da aufgrund der festgestellten mangelnden Abgrenzung zwischen
Vereinsbereich und Privatbereich nicht gesagt werden konnte, ob die gegen die Krea-
tivdirektorin bestehenden Forderungen auch jemals eingefordert worden wären.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, das fundamentale Belegprinzip einzuhal-
ten, wonach es zwingend keine Buchung ohne Beleg geben darf. Bei nicht auffindbaren
Belegen sind allenfalls Ersatzbelege zu erstellen.
KA I - 7-3/13 Seite 55 von 72
7.5.4 Zum Teil waren die Buchungstexte wenig aussagekräftig. So wurden Begriffe wie
"HN 3" oder "7210990879" als Buchungstexte verwendet, die für Dritte keinen Hinweis
auf die Leistung oder die Lieferung zuließen und derart den Nachvollzug zusätzlich er-
schwerten.
Die wenig spezifischen Buchungstexte ließen auch keine unmittelbaren Rückschlüsse
von den einzelnen Buchungen zu den zahlreichen Reisen lt. der bereits erwähnten Auf-
stellung zu, da diese zumeist keinen Hinweis auf die Namen der Reisenden gaben. So
war eine Zuordnung der Buchungen zu den einzelnen Reisen nur durch Befragen der
Geschäftsführung möglich.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, aussagekräftigere Buchungstexte zu ver-
wenden.
7.5.5 Der Verein führte keine Inventuren durch.
Das Kontrollamt merkte an, dass gem. § 192 UGB Inventuren zwingend durchzuführen
sind.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Inventuren werden in dem Ausmaß durchgeführt, als die im Anla-
genverzeichnis angeführten Güter inventarisiert werden.
Gegenäußerung des Kontrollamtes:
Auf die vom Kontrollamt im Zuge der Prüfung ausdrücklich verlangte Vorlage
von Unterlagen über vorgenommene Inventuren wurde im Verlauf der Prü-
fung nicht entsprochen.
Das Kontrollamt empfahl daher dem Verein Unit F, jährliche Inventuren durchzuführen.
KA I - 7-3/13 Seite 56 von 72
7.6 Feststellungen zur Kassengebarung
7.6.1 Wie das Kontrollamt im Rahmen seiner Einschau feststellte, wurden von den mit
der Kassaführung beauftragten Mitarbeiterinnen bzw. der Kreativdirektorin und dem
Geschäftsführer immer wieder Privateinlagen in die bzw. Privatentnahmen aus der Kas-
se vorgenommen.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, im Rahmen der Kassenführung derartige
Privateinlagen bzw. Privateinnahmen strikt zu unterlassen.
7.6.2 Weiters stellte das Kontrollamt fest, dass der Geschäftsführer Überweisungen
vom Betriebskonto des Vereines an sein Privatkonto vornahm, um diese Beträge an-
schließend an die Vereinskasse weiterzuleiten.
Da der Geschäftsbereich des Vereines vom Privatbereich der Geschäftsführung aus
Transparenzgründen streng zu trennen ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F,
derartige Vorgänge - wie z.B. die Vornahme von Überweisungen von einem Vereins-
konto an ein Privatkonto und danach die Weiterleitung der überwiesenen Beträge an die
Vereinskasse - ausnahmslos zu unterlassen.
Zu dieser gewählten Vorgangsweise wurde vom Verein Unit F angegeben, dass auf-
grund einer damals noch bestehenden Doppelzeichnungsverpflichtung für das Bank-
konto des Vereines eine Barabhebung nicht möglich war. Eine Überweisung mit den
entsprechenden "TAN-Codes" hätte hingegen funktioniert.
Der zweite Zeichnungsverpflichtete war - wie bereits erwähnt - der bis 2006 tätige Ob-
mann, der zu diesem Zeitpunkt nicht mehr in Wien lebte, jedoch zum damaligen Zeit-
punkt noch eine Zeichnungsberechtigung für das Bankkonto des Vereines besaß.
Ergänzend war anzumerken, dass einer dieser Überweisungsvorgänge deshalb vorge-
nommen wurde, um eine gleich darauf folgende Akontozahlung aus der Vereinskasse
an den Geschäftsführer zu ermöglichen.
KA I - 7-3/13 Seite 57 von 72
7.6.3 Das Kontrollamt stellte bei seiner Einschau in die Buchhaltungsunterlagen fest,
dass lt. den vorgelegten Unterlagen die Vereinskasse im Prüfungszeitraum sehr hohe
Kassenstände aufwies. So betrug der Kassenstand lt. Jahresabschlüssen
4.339,79 EUR zum 31. Dezember 2009, 9.189,69 EUR zum 31. Dezember 2010 und
9.942,93 EUR zum 31. Dezember 2011. Auch unterjährig lagen in der Kasse lt. Kas-
senberichten wiederholt hohe Geldbeträge, so betrug z.B. der Kassenstand des Verei-
nes zum 31. Juli 2011 immerhin 18.149,91 EUR.
Zur Feststellung des aktuellen Kassenstandes führte das Kontrollamt am 20. März 2013
eine unangekündigte Kassenprüfung durch. Der dabei festgestellte Kassenstand betrug
lediglich 8,20 EUR. Da keinerlei Unterlagen wie Kassenbuch oder Kassenbuchbelege
vorhanden waren, konnte vom Kontrollamt die Übereinstimmung von Soll- und Iststand
der Kasse vor Ort nicht überprüft werden.
Auf Befragen des Kontrollamtes, warum nunmehr im Vergleich zum Prüfungszeitraum
ein verschwindend geringer Kassenstand vorhanden war und warum keine Kassenun-
terlagen vorlagen, wurde vom Verein Unit F angegeben, dass am Vortag von der Buch-
halterin sämtliche Unterlagen abgeholt und ein Geldbetrag aus der Kasse entnommen
und auf das Bankkonto einbezahlt wurde. Die Höhe des entnommenen Geldbetrages
wurde bei der Kassenprüfung nicht beziffert und konnte aufgrund der nicht vorhandenen
Kassenunterlagen auch nicht eruiert werden.
Zur Nachvollziehung dieser Angaben forderte das Kontrollamt sämtliche Kassenberich-
te und Kassenbuchbelege der Monate Jänner bis März 2013 vom Verein an. Von der
Anforderung der Unterlagen bis zu deren Vorlage vergingen sechs Wochen.
Laut den sodann vorgelegten Kassenberichten bewegte sich der Kassenstand von Jän-
ner 2013 bis zum 19. März 2013 ständig in einer Höhe von rd. 9.000,-- EUR bis
11.000,-- EUR. Der Kassenstand betrug am Vortag der unangekündigten Prüfung des
Kontrollamtes lt. den Kassenberichten noch 10.948,60 EUR. Vorgelegt wurde u.a. auch
der vom Geschäftsführer unterzeichnete Kassenausgangsbeleg in der Höhe von
10.940,-- EUR vom 19. März 2013, womit sich lt. Kassenbericht am 20. März 2013 ein
KA I - 7-3/13 Seite 58 von 72
Kassenstand von 8,60 EUR, und nicht wie bei der Kassenprüfung festgestellt von
8,20 EUR, ergeben hätte. Laut Kontoauszug der Bank wurde der Betrag von
10.940,-- EUR erst am 25. März 2013, also sechs Tage nach der behaupteten Behe-
bung, auf dem Bankkonto einbezahlt. Dieser lange Zeitraum zwischen Kassenbehe-
bung und Bankeinzahlung war für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar und warf Zwei-
fel an der Schlüssigkeit der Angaben des Vereines Unit F auf.
In diesem Zusammenhang wurde vom Kontrollamt auch darauf hingewiesen, dass die
Kassenaufzeichnungen jedenfalls tagfertig zu führen sind, weshalb die lange Dauer bis
zur Vorlage der Kassenunterlagen für das Kontrollamt gleichfalls nicht nachvollziehbar
war.
Darüber hinaus war anzumerken, dass derartig hohe Kassenstände keinesfalls be-
triebsnotwendig erschienen und kein Kassenversicherungsschutz lt. eingesehener Ver-
sicherungspolizze vorhanden war.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, den Kassenstand - nicht nur an besonde-
ren Stichtagen - dem normalen Geschäftsbetrieb anzupassen und aus Gründen der
Nachvollziehbarkeit die Kassenaufzeichnungen bei der Kasse zu belassen.
8. Zusammenfassende Beurteilung des Kontrollamtes
In der Gebarung des Vereines Unit F waren weitreichende Mängel festzustellen.
Dies zeigte sich u.a. darin, dass bei einer Vielzahl von Ausgabenbelegen der betriebli-
che Zweck nicht erkennbar war. Die nachträglich angegebenen Begründungen des
Vereines Unit F waren nicht in allen Fällen nachprüfbar und schienen in vielen Fällen
auch zweifelhaft.
Der Verein Unit F tätigte eine außergewöhnlich hohe Zahl an In-sich-Geschäften mit der
A OG und mit dem - von der Kreativdirektorin und dem Geschäftsführer gegründeten -
Verein A. Aus diesen engen geschäftlichen und personellen Verknüpfungen ergaben
sich Abgrenzungsprobleme und Sphärenvermischungen, die sich - verstärkt durch die
KA I - 7-3/13 Seite 59 von 72
beschriebenen Dokumentationsmängel - in unklaren Aufwands- und Ertragszuordnun-
gen, In-sich-Geschäften und Doppelfunktionen der Kreativdirektorin und des Geschäfts-
führers und daraus folgend einer mangelnden Nachvollziehbarkeit zeigten.
Dazu kam eine große Zahl an formellen Mängeln im Bereich der Rechnungslegung, die
einen Nachvollzug der Verwendung der öffentlichen Mittel zusätzlich erschwerten.
Das Kontrollamt musste somit zusammenfassend feststellen, dass die vorgelegten Un-
terlagen z.T. nur mäßig geeignet waren, den geforderten Nachweis der widmungsge-
mäßen Verwendung der Förderungsmittel vollständig zu erbringen. Vielmehr gewann
das Kontrollamt im Zuge seiner Prüfung den Eindruck, dass dem Geschäftsführer und
der Kreativdirektorin der gegenständlich erforderliche Fokus auf die Gebarung des Ver-
eines Unit F u.a. durch die zahlreichen In-sich-Geschäfte und die fehlende klare Ab-
grenzung der Privatsphären zu den Vereinsbelangen verloren ging. Anlässlich der
Schlussbesprechung ließ der Verein Unit F sein Bemühen erkennen, alle Zweifel an der
Stichhaltigkeit der Gebarung durch die z.T. fehlenden und vor allem fehlenden zeitna-
hen Dokumentationen auszuräumen.
Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 7, die durch den vorliegenden Bericht
gewonnenen Erkenntnisse bei allfälligen weiteren Förderungsansuchen der gegen-
ständlichen Proponentin bzw. des gegenständlichen Proponenten in ihre Förderungs-
überlegungen mit einzubeziehen.
Ferner empfahl das Kontrollamt der Magistratsabteilung 7, in Hinkunft bei Prüfungen
von Förderungsabrechnungen die Belege zumindest stichprobenweise auf Plausibilität
und Vollständigkeit der erforderlichen Formalkriterien zu prüfen.
9. Zusammenfassung der Empfehlungen
Empfehlung Nr. 1:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf die durchgängige Dokumentation der
internen Entscheidungen zu achten und zu allen Sitzungen der Generalversammlung
KA I - 7-3/13 Seite 60 von 72
und des Vorstandes zumindest Beschlussprotokolle zu verfassen. Fehlende Beschluss-
fassungen der Vereinsorgane samt deren Protokollierung sind umgehend nachzuholen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen und die fehlenden Beschluss-
fassungen werden umgehend nachgeholt werden.
Empfehlung Nr. 2:
Dem Verein Unit F wurde empfohlen, die statutarischen Vorgaben zu beachten und die
Generalversammlungen jährlich abzuhalten. Falls organisatorisch-betriebliche Gründe
dem entgegenstehen, sind die Statuten entsprechend abzuändern.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen und Generalversammlungen
werden künftig jährlich abgehalten werden.
Empfehlung Nr. 3:
Dem Verein Unit F wurde empfohlen, die statutarischen Vertretungsregelungen einzu-
halten.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
Empfehlung Nr. 4:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, bei der Neubestellung von Rechnungsprü-
ferinnen bzw. Rechnungsprüfern auf die Einhaltung des § 5 Abs 5 VerG zu achten.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung des Kontrollamtes wird aufgegriffen und bei der
nächsten Bestellung der Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungs-
prüfer werden diese so ausgewählt werden, dass sie eindeutig
unabhängig und unbefangen sein werden.
KA I - 7-3/13 Seite 61 von 72
Die Empfehlung wird aufgegriffen und Rechnungsprüferinnen bzw.
Rechnungsprüfer werden unter Einhaltung von § 5 Abs 5 VerG
bestellt werden.
Empfehlung Nr. 5:
Dem Verein Unit F wurde empfohlen, auf die Einhaltung der gesetzlichen Frist zur Er-
stellung des Rechnungsprüfungsberichtes durch die beiden Rechnungsprüfer zu ach-
ten.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen und die Rechnungsprüfungsbe-
richte werden künftig innerhalb der gesetzlichen Frist erstellt wer-
den.
Empfehlung Nr. 6:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F darauf zu achten, dass die Rechnungsprü-
fer zeitnah in der jeweils nächsten - lt. Statuten jährlich abzuhaltenden - Generalver-
sammlung ihrer Berichtspflicht an die Generalversammlung nachkommen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen und es werden bei künftigen
Generalversammlungen die Rechnungsprüferinnen bzw. Rech-
nungsprüfer jährlich berichten.
Empfehlung Nr. 7:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, künftig bei der Erstellung des Rechnungs-
prüfungsberichtes realitätsnähere Feststellungen zu treffen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
KA I - 7-3/13 Seite 62 von 72
Empfehlung Nr. 8:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, in Hinkunft auf die Prüfungspflichten der
Rechnungsprüfer verstärkt zu achten.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
Empfehlung Nr. 9:
Im Sinn der Gebarungssicherheit empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, ab einer
ihm zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung durch die Obfrau
bzw. den Geschäftsführer einzuführen. Das Vieraugenprinzip ist jedenfalls bei Verfü-
gungen über höhere Beträge ausnahmslos zu garantieren.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
Empfehlung Nr. 10:
Wenngleich mit der Vorgangsweise, Online-Banking alleine durchzuführen, eine rei-
bungslose und rasche Abwicklung des Tagesgeschäftes verbunden ist, empfahl das
Kontrollamt dem Verein Unit F, diesem sensiblen Bereich der Gebarungssicherheit
mehr Augenmerk zu widmen und eine adäquate Lösung unter Wahrung des Vierau-
genprinzips zu erarbeiten.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen (s.a. Stellungnahme zu Pkt.
1.6.1).
Empfehlung Nr. 11:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, ausschließlich schriftliche Mietverträge
abzuschließen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
KA I - 7-3/13 Seite 63 von 72
Empfehlung Nr. 12:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, allenfalls noch aushaftende Darlehen bzw.
Akonto-Zahlungen einzufordern und von weiteren unverzinsten Darlehen bzw. Akonto-
Zahlungen abzusehen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen und die Auszahlung der zu-
stehenden Prämien final geregelt werden.
Empfehlung Nr. 13:
Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 7, künftig bei Prüfungen der vorgeleg-
ten Abrechnungen bzw. der vorgelegten Jahresabschlüsse erhöhtes Augenmerk auf
Forderungen gegen eine Vereinsgeschäftsführung zu legen.
Stellungnahme der Magistratsabteilung 7:
Die Magistratsabteilung 7 wird künftig den Empfehlungen des
Kontrollamtes für die Prüfungen der Abrechnungen Folge leisten
und ein erhöhtes Augenmerk auf Forderungen gegen eine Ver-
einsgeschäftsführung legen.
Empfehlung Nr. 14:
Der Magistratsabteilung 7 wurde empfohlen, bei den Prüfungen der Abrechnungen für
die Jahre 2012 und 2013 auf die Nachvollziehbarkeit ausbezahlter Prämien sowie auf
diesbezügliche Verjährungsfristen besonderes Augenmerk zu legen.
Stellungnahme der Magistratsabteilung 7:
Die Magistratsabteilung 7 wird künftig bei den Prüfungen der Ab-
rechnungen für die Jahre 2012 und 2013 auf die Nachvollziehbar-
keit ausbezahlter Prämien sowie auf diesbezügliche Verjährungs-
fristen achten.
KA I - 7-3/13 Seite 64 von 72
Empfehlung Nr. 15:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, im Fall von vorliegenden Befangenheits-
gründen ein besonderes Augenmerk auf das Vorliegen von Markt- und Börsenpreisen
bzw. auf die Einholung von Kostenvergleichen und eine diesbezügliche Dokumentation
zu legen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen und es werden in Zukunft in je-
dem Fall mindestens zwei Vergleichsangebote (anstatt teilweise
nur einem Vergleichsangebot) eingeholt werden.
Empfehlung Nr. 16:
Der Magistratsabteilung 7 wurde empfohlen, eine Sphärenvermischung, die eine Nach-
prüfung der widmungsgemäßen Verwendung der zur Verfügung gestellten öffentlichen
Geldmitten de facto unmöglich machen, bei Subventionsnehmerinnen bzw. Subven-
tionsnehmern nicht zu akzeptieren. Die Auszahlung von Förderungen ist an das Vor-
handensein transparenter und nachvollziehbarer Betriebskonstruktionen zu binden.
Stellungnahme der Magistratsabteilung 7:
Die Magistratsabteilung 7 wird künftig erhöhte Achtsamkeit auf
eventuelle Sphärenvermischungen bei der Ausgabe der Förde-
rungsmittel lenken, um die Prüfbarkeit zu gewährleisten. Die In-
sich-Geschäfte waren im vorliegenden Fall im Rahmen des übli-
chen Prüfungsvorganges nicht erkennbar.
Empfehlung Nr. 17:
Dem Verein Unit F wurde empfohlen, insbesondere bei Geschäften mit Geschäftspart-
nern, die zur Geschäftsführung ein Naheverhältnis haben, zeitnah und derart zu doku-
mentieren, dass eine widmungsgemäße Verwendung der Subventionsmittel nachvoll-
ziehbar ist.
Empfehlung Nr. 18:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, Reisespesen für Vereinsmitglieder und
vereinsfremde Personen zeitnah und derart zu dokumentieren, dass keine Zweifel am
KA I - 7-3/13 Seite 65 von 72
betrieblichen Zusammenhang und somit an der widmungsgemäßen Verwendung der
Subventionsmittel verbleiben.
Empfehlung Nr. 19:
Das Kontrollamt wies darauf hin, dass der Bedarf an externen Beratungsleistungen
schlüssig darzulegen und nachvollziehbar zu dokumentieren ist. Auf eine hinreichend
genaue Beschreibung der zu erbringenden Leistungen ist dabei stets zu achten, wobei
eine Vereinbarung von Pauschalhonoraren für Beratungsleistungen nicht geeignet ist,
den mit der Auftragserfüllung verbundenen Aufwand transparent darzustellen. Die Not-
wendigkeit einer externen Beratungsleistung und die diesbezüglichen Kosten-Nutzen-
Überlegungen sind immer zu dokumentieren. Die Einholung von Kostenvergleichsan-
geboten kann der Annahme von überhöhten Angeboten (wie z.B. überdurchschnittlich
hohe pauschalierte Tagessätze) entgegenwirken.
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, diese grundlegenden Richtlinien bei der
Einholung von Beratungsleistungen zu beachten.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen, in Zukunft werden vor allem Be-
ratungsleistungen mit noch genaueren Leistungsverzeichnissen
abgerechnet werden.
Empfehlung Nr. 20:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, anlässlich der Beschaffung einer Digital-
kamera und deren ursprünglicher buchhalterischer Erfassung auf einem vereinsfremden
Verrechnungskonto, auf eine durchgehend eindeutige Trennung der verschiedenen Ge-
schäftssphären zu achten.
Empfehlung Nr. 21:
Dem Verein Unit F wurde empfohlen, generell - insbesondere aber bei Geschäftsfällen
mit Geschäftspartnern mit einem Naheverhältnis zur Geschäftsführung - aus Gründen
der Nachvollziehbarkeit die Verträge ausschließlich in Schriftform abzuschließen.
KA I - 7-3/13 Seite 66 von 72
Empfehlung Nr. 22:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Erstellung von Richtlinien für Beschaf-
fungen und die Vergabe von Leistungen auszuarbeiten. Ab einem bestimmten An-
kaufswert, dies könnte z.B. der steuerliche Wert für geringwertige Wirtschaftsgüter in
der Höhe von 400,-- EUR sein, sollten zwingend mindestens zwei Angebote eingeholt
und dokumentiert werden. Bei dieser Betragsgrenze wäre lediglich eine vertretbare An-
zahl von Geschäftsfällen von dieser Regelung betroffen, womit kein unwirtschaftlicher
Administrationsaufwand entstehen würde.
Aus präventiven Zwecken sollte in den Richtlinien auch festgelegt werden, dass eine
Einkaufsstückelung, also das willkürliche Teilen von Rechnungsbeträgen auf mehrere
Rechnungen, unzulässig ist. Für den Fall des Ankaufs gebrauchter Gegenstände bzw.
von Gegenständen aus Privatvermögen wäre eine ausreichende Begründung beizule-
gen.
Empfehlung Nr. 23:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, künftig bei der Einholung von Kostenver-
gleichsangeboten die Leistungsbeschreibungen jedenfalls so exakt zu formulieren, dass
vergleichbare Kostenangebote eingeholt werden können. Bei sodann noch immer be-
stehenden Unterschieden zwischen verschiedenen Angeboten sollten diese ausrei-
chend dokumentiert werden, insbesondere dann, wenn in der Folge das teurere Ange-
bot ausgewählt wird.
Empfehlung Nr. 24:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Bezahlung von privaten Ausgaben aus
Vereinsgeldern strikt zu unterlassen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Bezahlung von privaten Ausgaben wird in Zukunft, auch wenn
sie aufgrund einer nachvollziehbaren Basis (vom Verein geschul-
dete Prämienzahlungen) erfolgen, unterlassen werden.
KA I - 7-3/13 Seite 67 von 72
Empfehlung Nr. 25:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, mit dem Prinzip der Zweckwidmung der
Subventionsmittel möglicherweise nicht vereinbare Ausgaben zu unterlassen bzw. die
erforderlichen Begründungen auf den Belegen zeitnah zu vermerken.
Empfehlung Nr. 26:
Unter Außerachtlassung der Begründungen wurde der Verein Unit F darauf hingewie-
sen, dass die Bezahlung von privaten Ausgaben aus Vereinsgeldern zu unterlassen ist.
Bei jedem Bewirtungsbeleg sind der Zweck und die teilnehmenden Personen zwingend
anzugeben. Außerdem ist eine Zuordnung zu den Projekten vorzunehmen. Eine Doku-
mentation hat zeitnah so zu erfolgen, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen
Verwendung der Subventionsmittel verbleiben.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen und es werden in Zukunft alle
Bewirtungsbelege mit dem Zweck und den teilnehmenden Perso-
nen versehen und Projekten zugeordnet werden.
Empfehlung Nr. 27:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Geschäftsfälle zeitnah und derart zu
dokumentieren, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen Verwendung der Sub-
ventionsmittel verbleiben.
Empfehlung Nr. 28:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Beschaffung von Betriebsmitteln nur in
einem unbedingt erforderlichen Ausmaß vorzunehmen.
Empfehlung Nr. 29:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, das AfA-Verzeichnis immer aktuell zu hal-
ten.
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Empfehlung Nr. 30:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, für die notwendige organisatorische Be-
handlung der Eingangsrechnungen zu sorgen, damit die Skontofristen optimal ausge-
nützt werden können.
Empfehlung Nr. 31:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, vor der Bezahlung von Honorarnoten auf
die unabdingbaren Punkte - das Datum der Ausstellung, den Namen, die Adresse der
Ausstellenden bzw. des Ausstellenden, die Rechnungsadressatin bzw. den Rech-
nungsadressaten, den Leistungszeitraum, die Art der Leistung, den Leistungsumfang
und den Zahlungsvermerk - zu achten.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung des Kontrollamtes wird aufgegriffen, es wird in
Zukunft besonderes Augenmerk auf die lückenlose Dokumentation
sämtlicher geschäftlicher Vorgänge, insbesondere was die Anga-
be von Leistungsbeschreibungen bzw. Leistungsumfang in Hono-
rarnoten und Rechnungen betrifft, gelegt werden.
Empfehlung Nr. 32:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, den betrieblichen Zusammenhang von
Reisen jedenfalls zeitnah zu dokumentieren.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung des Kontrollamtes wird aufgegriffen, es wird in
Zukunft besonderes Augenmerk auf die lückenlose Dokumentation
sämtlicher geschäftlicher Vorgänge, insbesondere was die Anga-
be von Leistungsbeschreibungen bzw. Leistungsumfang in Hono-
rarnoten und Rechnungen betrifft, gelegt werden.
Empfehlung Nr. 33:
Im Hinblick darauf, dass öffentliche Verkehrsmittel in den meisten Fällen als Transport-
mittel benutzt werden können, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, aus Grün-
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den der Sparsamkeit nur in begründeten Ausnahmefällen Taxileistungen in Anspruch zu
nehmen und dies entsprechend zu dokumentieren. Diese zeitnahe Dokumentation soll-
te den Zweck der Fahrt, den Ort des Fahrtantrittes, das Fahrtziel und die beförderte(n)
Person(en) enthalten, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung des Kontrollamtes wird aufgegriffen, es wird in
Zukunft besonderes Augenmerk auf die lückenlose Dokumentation
sämtlicher geschäftlicher Vorgänge, insbesondere was die Anga-
be von Leistungsbeschreibungen bzw. Leistungsumfang in Hono-
rarnoten und Rechnungen betrifft, gelegt werden.
Es ist jedoch ist dazu zu sagen, dass Unit F auch mit vielen inter-
nationalen Gästen zu tun hat, für die der Transport mit Taxis un-
umgänglich ist. Für Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter wurden in
der Zwischenzeit Jahreskarten angeschafft.
Empfehlung Nr. 34:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, Tankrechnungen nur bei Angabe einer
ausreichenden Begründung und auf Grundlage von zeitnahen Fahrtenbüchern zu be-
zahlen. Generell ist eine klare Regelung bzgl. des Spesen- und Aufwandersatzes zu
schaffen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung des Kontrollamtes wird aufgegriffen, es wird in
Zukunft besonderes Augenmerk auf die lückenlose Dokumentation
sämtlicher geschäftlicher Vorgänge, insbesondere was die Anga-
be von Leistungsbeschreibungen bzw. Leistungsumfang in Hono-
rarnoten und Rechnungen betrifft, gelegt.
Die Empfehlung wird aufgegriffen und es wird in Zukunft ein Fahr-
tenbuch geführt werden.
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Empfehlung Nr. 35:
Obwohl das Kontrollamt die Anbringung von Kontierungsvermerken im Sinn einer leich-
teren Nachvollziehbarkeit begrüßen würde, war anzuerkennen, dass in der Literatur
offenkundig verschiedene Meinungen vertreten werden, womit sich aus dem Umstand
der auf den Belegen fehlenden Kontierungsvermerke auch keine Beanstandung im Sinn
einer Verfehlung ergab. Aufgrund der durchgängigen Dokumentationsschwäche des
Vereines Unit F waren im konkreten Fall jedenfalls entsprechende Kontierungsvermerke
einzufordern, um es dem Verein Unit F künftig zu erleichtern, zu zeitnahen und leicht
nachvollziehbaren Dokumentationen zu kommen.
Empfehlung Nr. 36:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf jedem Beleg entsprechende Numme-
rierungen anzubringen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
Empfehlung Nr. 37:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, das fundamentale Belegprinzip einzuhal-
ten, wonach es zwingend keine Buchung ohne Beleg geben darf. Bei nicht auffindbaren
Belegen sind allenfalls Ersatzbelege zu erstellen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
Empfehlung Nr. 38:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, aussagekräftigere Buchungstexte zu ver-
wenden.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
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Empfehlung Nr. 39:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, jährliche Inventuren durchzuführen.
Empfehlung Nr. 40:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, im Rahmen der Kassenführung Privatein-
lagen bzw. Privateinnahmen strikt zu unterlassen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
Empfehlung Nr. 41:
Da der Geschäftsbereich des Vereines vom Privatbereich der Geschäftsführung aus
Transparenzgründen streng zu trennen ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F,
Vorgänge - wie z.B. die Vornahme von Überweisungen von einem Vereinskonto an ein
Privatkonto und danach die Weiterleitung der überwiesenen Beträge an die Vereinskas-
se - ausnahmslos zu unterlassen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
Empfehlung Nr. 42:
Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, den Kassenstand - nicht nur an besonde-
ren Stichtagen - dem normalen Geschäftsbetrieb anzupassen und aus Gründen der
Nachvollziehbarkeit die Kassenaufzeichnungen bei der Kasse zu belassen.
Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:
Die Empfehlung wird aufgegriffen.
Empfehlung Nr. 43:
Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 7, die durch den vorliegenden Bericht
gewonnenen Erkenntnisse bei allfälligen weiteren Förderungsansuchen der gegen-
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ständlichen Proponentin bzw. des gegenständlichen Proponenten in ihre Förderungs-
überlegungen mit einzubeziehen.
Stellungnahme der Magistratsabteilung 7:
Die Magistratsabteilung 7 wird künftig die gewonnenen Erkennt-
nisse bei weiteren Förderansuchen berücksichtigen und einbezie-
hen.
Empfehlung Nr. 44:
Ferner empfahl das Kontrollamt der Magistratsabteilung 7, in Hinkunft bei Prüfungen
von Förderungsabrechnungen die Belege zumindest stichprobenweise auf Plausibilität
und Vollständigkeit der erforderlichen Formalkriterien zu prüfen.
Stellungnahme der Magistratsabteilung 7:
Die Magistratsabteilung 7 wird künftig verstärkt bei Prüfungen von
Förderungsabrechnungen die Belege stichprobenweise auf Plau-
sibilität und Vollständigkeit der entsprechenden Formalkriterien
prüfen.
Bezüglich jener Empfehlungen des Kontrollamtes, die sich auf den
Verein Unit F beziehen, wurde vom Verein bereits eine Stellung-
nahme an die Magistratsabteilung 7 übermittelt. Dennoch wird die
Kulturabteilung nochmals auf die Einhaltung der Empfehlungen
hinweisen.
Der Kontrollamtsdirektor:
Dr. Peter Pollak, MBA
Wien, im Oktober 2013
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