Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektmanagement

Linda Pösse

André Ording

Martin Wachalski

Eugen Bondarenko

Präsentiert von:

Projektbegriff

Projektspezifische Organisationen

Komplexität

Aufwand

Fachübergreifend

Teamarbeit

„Ein Vorhaben, welches nur durch Einmaligkeit in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“

Projektmanagement

Zielvorgabe

Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzungen

Abgrenzungen von anderen Vorhaben

Projektmanagement

„Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation,

Führungstechniken und

Führungsmitteln

für die Abwicklung eines Projektes.“

Projektphasen

Projektphasen

Definitionsphase

Planungsphase

Durchführungsphase

Abschlussphase

Projektdefinition

Projektdefinition

Problembeschreibung und -analyse

Zielfestlegung

ProjektauftragProblembeschreibung und -analyse

Problembeschreibung und -analyse

Schritt 1: Problem erarbeiten

Schritt 2: Problem beschreiben

Schritt 3: Problemanalyse

Schritt 4: Projektentscheidung

Projektentscheidung

Projektentscheidung

Machbarkeit: Das Projekt muss realisierbar

Projektrisiko:Das Risiko muss überschaubar sein

Wirtschaftlichkeit: Der Erfolg des Projektes muss größer

als der Aufwand sein.

Projektdefinition

Projektdefinition

Problembeschreibung und -analyse

Zielfestlegung

ProjektauftragZielfestlegung

ZielfestlegungSachziel:

Was soll geplant/erreicht werden?

Kostenziel: Welches Budget ist für das Projekt vorgesehen?

Terminziel: Bis wann soll das Projekt abgeschlossen

sein?       

Ziele müssen:messbar realisierbar widerspruchsfrei sein

Mindmaping

Mindmaping

Bildhafte Darstellung der Gedanken mit folgenden Phasenverlauf:

1. Bedeutungskern notieren

2. Schlüsselbegriffe für die Hauptäste

3. Schlüsselbegriffe für weitere Zweige

4. Ideenbewertung

5. Strukturierung und Weiterführung

Machbarkeitsstudie

MachbarkeitsstudiePrüfung der Machbarkeit bezüglich, der Aufgabenstellung,

Projektmitarbeiter, Zeit und Kosten

Marktstudie

Untersuchung der Bedürfnisse von Kunden

Pilottest

Probeläufe eines Projekts

Computersimulation

Ausschnitt aus der realen Welt

Projektauftrag

Projektauftrag

Es ist ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer,

dieser ist für alle Beteiligten verbindlich

und fordert zum konkreten Handeln auf!

Aufbau eines Projektauftrags

ProjektauftragProjektname

Kurzbeschreibung des Projekts

Projektziele

Risiken Nutzen

Projektkosten

Projektstart Projektende

Meilensteine

Auftraggeber

Projektleiter

Projektteam

Datum Unterschriften Projektplanung

Projektplanung

Arbeitspakete

ProjektstrukturplanKapazitätsplanung

Projektablauf- und Terminplan

Kostenplanung

Arbeitspakete

Die ermittelten Arbeitspakete sind Grundlage für die:

-Projektstrukturplanung -Terminplanung - Qualitätsplanung

-Kostenplanung -Kapazitätsplanung

Ermittlung von Zeitschätzungen durch:

•Erfahrungswerte

•Analogieverfahren (das Projekt gleich einem anderen Projekt)

•Lieferzeitangaben und Terminzusagen

•Zeitkalkulation auf der Basis von speziellen Werten

Mögliche Probleme

von Zeitschätzungen

-Unterschätzung

-Ressourcen

-Reibungsverluste

-Zeitbedarf des

Projektmanagement

sind überschaubare Teilaufgaben, die für sich gesteuert und kontrolliert werden können. Die Ergebnisse werden in einem

tabellarischen Arbeitspaket festgehalten!

ProjektstrukturplanEigenschaften:

Verteilung der Arbeitspakete, sowie Verantwortlichkeiten

(dabei ist zu beachten, ob die einzelnen Bearbeiter kontinuierlich ausgelastet sind)

Basis für die fachliche Projektgliederung

Risikoanalysen

Ablauf und Terminplanung Beispiel

Ordnung der Arbeitspakete

Verknüpfung zwischen Bearbeiter, Arbeitspaket und Zeitbedarf

eine direkte Handlungsanleitung für die Projektdurchführung Zweck

Projektstrukturplan

Projekt

Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe

Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket

Arbeitspaket Arbeitspaket

Projektablauf- und Terminplanung

Hierbei werden den einzelnen Arbeitspaketen Zeitdauern und Kalendertermine zugewiesen

Berücksichtigung von folgenden Punkten:• Ermittlung der logischen Abhängigkeit zwischen den

einzelnen Arbeitspakten (welche müssen zwingend abgeschlossen werden, damit andere folgen können / welche können parallel laufen)

• Ermittlung der Dauer der einzelnen Arbeitspakete

Erstellung einer Vorgangsliste• Balkendiagramm, Netzplan oder Meilensteintechnik,

(tabellarische Liste)

Balkendiagramm

Balkendiagramm

Nachteile:Auswirkung von Zeitverzögerungen sind nicht erkennbar

notwendige Ressourcen bleiben unberücksichtigt

Netzplantechnik

NetzplantechnikAnwendung bei umfangreichen und komplexen Projekten

Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie

Vorteile:Zeit, Kosten, Ressourcen und weitere Einflussgrößen können berücksichtigt werdenPufferzeiten und kritischer Weg wird aufgeführt

Balkendiagramm / Netzplantechnik

Balkendiagramm / Netzplantechnik

Ziel:diese Arten der Darstellung sollen Daten überschaubarer und somit nachvollziehbarer machen

sie liefern folgende Informationen hinsichtlich der Zeitplanung:

frühestmöglicher End- bzw. Fertigstellungsterminspätmöglichster StartterminPufferKritischer Weg

häufigste Methode = Vorgangsknotennetz

Vorgangsknotennetz

VorgangsknotennetzVorgänge werden durch Knoten dargestellt

Pfeile dienen zur Anordnungsbeziehung

Knoten können folg. Information enthalten:

VorgangsnummerVorgangsbezeichnungfrüheste Anfangszeitpunktfrüheste Endzeitpunktspäteste Anfangszeitpunktspäteste Endzeitpunk

Berechnung der Zeitpunkte

Berechnung der ZeitpunkteZwei Arten:

1. Vorwärtsrechnung: • hierbei geht man vom frühesten Startzeitpunkt

aus und errechnet mit Hilfe der Vorgangszeiten die frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte

2. Rückwertsrechnung: • Beginn ist hier das geplante Projektende und

man rechnet in Richtung Gegenwart. Es ergeben sich die spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte der einzelnen Vorgänge

Skizze

Meilenstein

MeilensteintechnikFixierung von Meilensteinen (besondere Ereignisse)

Sie untergliedern das Projekt in Phasen, somit wird es überschauberer

EigenschaftenZweck:

• Instrument zur Fortschrittsmessung• Strukturierung des Arbeitsablaufs• Dokumentation von Resultaten• Selbstkontrolle

zu beachten ist folgendes:• Sie müssen realistisch geplant sein• es sollten überschaubare Phasen gewählt werden• zum Plantermin muss die komplette Leistung vorliegen

Kapazitätsplanung

KapazitätsplanungZur Einhaltung der errechneten Vorgangsdauern werden entsprechende Ressourcen (z.B. Personen mit best. Qualif., Sachmittel, finanzielle Mittel) zugewiesen

Zielgleichmäßige Auslastung der einzelnen Ressourcen

MöglichkeitenVerschiebung von ArbeitspaketenVeränderung der Dauer von ArbeitspaketenTeilung von ArbeitskapazitätenEinsatz zusätzlicher externer Ressourcen

Vorgehensweise

Vorgehensweise bei der Kapazitätsplanung

Die Ressourcen müssen im Rahmen der Projektdurchführung in der richtigen Art und Qualität, in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit sowie am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Folgende Schritte sind hierbei zu durchlaufen:Schritt 1 Bedarfsermittlung

Schritt 2 Ermittlung verfügbarer Kapazitäten

Schritt 3 Soll-Ist-Vergleich

Schritt 4 Kapazitätsausgleich

Kostenplanung

Kostenplanung

Überprüfung der Ergebnisse der Termin- und Kapazitätsplanung hinsichtlich ihrer Kosten.

Die Kostenplanung verfolgt drei Ziele:1. Ermittlung der Gesamtkosten2. Projektkosten (als Basis für die

Angebotskalkulation)3. Kostenplan als

Überwachungsinstrument

Projektdurchführung

Projektdurchführung

realer Projektablauf > Ist

geplanter Projektablauf > Soll

Aufgabe des Projektmanagements innerhalb der Projektdurchführung

Maßnahmen ergreifen, die das Projekt im Rahmen der Plandaten abgewickelt werden kann

Daten der Projektplanung an die tatsächlichen Daten angepasst werden.

Alternativpläne aufstellen

Projektdurchführung

ProjektdurchführungProjektsteuerung

übernimmt der Projektleiter Maßnahmen für alle Tätigkeiten und termingerechter Fertigstellung

ProjektcontrollingAbweichungen vom Projektplan feststellen und korrigieren „im Vorhinein“

• In Definitions- und Planungsphase

„während des Projekts“• Unterstützung der Durchführungsphase

„im Nachhinein“• Erfolgsüberprüfung von dem Projekt

Projektdokumentationalle relevanten Informationen zusammentragen und bereithaltendauerhafter Kontakt zum Auftraggeber

Projektsteuerung

Projektsteuerung

InformationsmanagementProjektleiter verteilt benötigte Informationen

→ Zeitersparnis, kein Leerlauf, Übersichtlichkeit usw.

KonfliktmanagementProbleme schnell beseitigen (Planabweichungen)• Fehlplanung, Änderungswünsche usw.

führen zu Plankorrekturen oder Anpassung des Plans

Projektcontrolling

ProjektcontrollingTermin- / Ablaufcontrolling

untersucht und analysiert projektbegleitend• primär: Vergleich von Soll-, Ist-Zuständen & Meilensteine

Projektstatus- oder Projektfortschrittbericht• Formular wird täglich, wöchentlich oder monatlich erstellt

Terminüberwachung• Balkendiagramm, Netzplänen oder Meilenstein-Chart• anschließende Planung von korrigierenden Maßnahmen

KostencontrollingErfassung von Kosten

• Projektkredite limitiert • bei Verlust → Selbsthaftung

ErgebniscontrollingAnalyse der Ergebnisse (Qualität & Gewinn)

Projektdokumentation

Projektdokumentation

ProzessdokumentationEntstehung und Entwicklung nachvollziehbar machen

• Besprechungsprotokolle, Statusberichte, Sonderberichte

ProduktdokumentationRahmen-, Planungs-. Beschluss- und Ergebnisdaten während der Projektdauer

Projekthandbuchwesentliche Informationen eines Projektes

• evtl. Hinweise und Anweisungen für tägliche Arbeiten

Übersicht

Projektdurchführung

ProjektsteuerungProjektsteuerung

•Informationsmanagement•Konfliktmanagement

ProjektdokumentationProjektdokumentation

•Prozessdokumentation•Produktdokumentation

•Projekthandbuch

ProjektcontrollingProjektcontrolling

•Termin- / Ablaufcontrolling•Kostencontrolling

•Ergebniscontrolling

Projektabschluss

ProjektabschlussErwartungen: Wünsche des Kunden/Auftraggebers Erwartungen der Anwender Wünsche des Projektteams Streben des Projektleiters Interessen Anderer Erwartungen der Unternehmensleitung

Anforderungen: grundsätzliche Vorüberlegung Gestaltung von Einleitung, Hauptteil und Schlussteil Wahl der Präsentationshilfsmittel organisatorische Vorbereitung nonverbale Kommunikation angemessene Wahl sprachlicher Hilfsmittel

Vielen danke für Ihre Vielen danke für Ihre AufmerksamkeitAufmerksamkeit