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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
SAP Projekt Zeitwirtschaft
Benutzeranleitung für die SAP-Zeitwirtschaft
04/2016
Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Allgemeine Informationen zur SAP-Zeitwirtschaft Seite 3
Anmelden an SAP-Zeitwirtschaft Seite 5
Startbildschirm der Weboberfläche Seite 6
Der persönliche Kalender Seite 8
Der Teamkalender Seite 10
Die persönlichen Zeitkonten Seite 11
Übersicht über Abwesenheitsanträge Seite 12
Beantragen und Stornieren von Abwesenheitsanträgen Seite 13
Buchen von Dienstgang oder Telearbeit Seite 20
Das Zeitnachweisformular Seite 21
Zeitbuchungskorrekturen Seite 23
Ansprechpartner Seite 25
FAQs – Fragen und Antworten Seite 26
Inhaltsverzeichnis
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Wozu braucht es eine Zeitwirtschaft in SAP?
o Derzeit werden für die Zeiterfassung eine stark veraltete Software und ebenfalls veraltete
Terminals genutzt. Spätestens durch die Bauphasen müssen die Terminals gegen neue
ausgetauscht werden. Die alte Software ist nicht an das SAP-Personalsystem angebunden,
sodass die relevanten Beschäftigtendaten (Name, Zuordnung zu einer Einrichtung,
Arbeitszeitmodell) in beiden System parallel erfasst werden müssen.
o Die Integrierung der Zeitwirtschaft in SAP vereinfacht die Datenpflege und auch die
Handhabung für die Beschäftigten. Etliche hunderte Beschäftigte arbeiten mit SAP
(Bestellwesen, Berichte...) und können mit den gleichen Zugriffsrechten ihre persönlichen
Zeitwirtschaftsdaten einsehen (Zeitnachweis, Resturlaub...) bzw. Abwesenheits- und
Korrekturanträge online stellen.
Allgemeine Informationen zur SAP-Zeitwirtschaft
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
o Die Umrechnung von Kommen-Gehen-Zeiten in ein Tagessaldo erfolgt nachts im SAP-System.
Die Saldoinformation wird somit auch nachts an die Terminals geschickt. Wenn man sich also
zu Dienstende ausstempelt, zeigen die Terminals das Saldo vom Vortag an!
o Bei den neuen Terminals werden die Stempelkarten nicht mehr in das Gerät eingeführt sondern
nur vorgehalten. Die Buchung wird mit einem akustischen Signal bestätigt.
Allgemeine Informationen zu den neuen Terminals
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Über folgenden Link kommen Sie auf die SAP-
Webseite der Universität:
http://www.uni-bielefeld.de/sap/
Dort finden Sie im rechten Menü den Link zur
SAP-Zeitwirtschaft:
https://sap-p01.uni-bielefeld.de:8203/nwbc/
Auf der SAP-Anmeldeseite sind Benutzername
und Kennwort anzugeben.
Sind Sie bereits SAP-Nutzer, gelten hierfür Ihre
bisherigen SAP-Anmeldedaten.
Sind Sie erstmalig SAP-Nutzer, haben Sie Ihre
Anmeldedaten per Mail oder Brief erhalten.
Anmelden an SAP-Zeitwirtschaft
Über den Link zur SAP-Zeitwirtschaft können alle dezentralen SAP-Module (SRM, Berichtswesen)
erreicht werden, je nach Berechtigung. Die bisherigen Links werden mittelfristig entfernt.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Startbildschirm Ihres SAP-WebzugangsÜbersicht der SAP-Funktionen, je nach Berechtigungen (SRM, Zeitwirtschaft, Berichtswesen…
Anwendermenü
Oberer Teil mit den 4 Karteireitern
Unterer Teil zum Buchen von Abwesenheiten
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Sämtliche SAP-Berechtigungen, über die Sie verfügen, werden in der Kopfzeile über
verschiedene Reiter angezeigt und Sie können in die Funktionen wechseln.
Lediglich die Rechnungsbearbeitung im „X-Flow“ ist hierüber nicht erreichbar (kein SAP-Modul
sondern ein Dritt-Programm).
Der Karteireiter „SAP-Zeitwirtschaft“ (red. Anmerkg.: heißt jetzt noch Employee Self-Service)
führt zu den Funktionen der Zeitwirtschaft.
Das Anwendermenü links enthält die 4 Oberpunkte „Zeiterfassung“, „Abwesenheitsantrag“,
„Zeitnachweis“ und „Zeitbuchungskorrekturen“. Die Menüoberpunkte enthalten zum Teil
Unterpunkte. Als Startbildschirm dient die Maske „Abwesenheitsantrag“.
Startbildschirm Ihres SAP-Webzugangs
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Die Seite „Abwesenheitsantrag“ ist in zwei Abschnitten dargestellt. Im oberen Abschnitt finden
sich die vier Reiter „Kalender“, „Teamkalender“, „Zeitkonten“ und „Abwesenheitsanträge“.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Der persönliche Kalender
Im persönlichen Kalender der/des
Beschäftigten werden die
arbeitsfreien Tage sowie
bestimmte Abwesenheiten
angezeigt. Dabei wird der aktuelle
+ 2 Folgemonate dargestellt. Über
die Pfeile links und rechts neben
der Monatsangabe kann geblättert
werden.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Der Teamkalender zeigt u.a. die arbeitsfreien Tage sowie bestimmte Abwesenheiten der/des
Beschäftigten und der Kolleginnen/Kollegen der selben Organisationseinheit (Abteilung,
Fachbereich, Lehrstuhl…) an. Abwesenheiten werden vom jeweils aktuellen Tag an einen Tag in
die Vergangenheit, ansonsten vollständig in die Zukunft gerichtet angezeigt. Als
Abwesenheitsgrund wird nur „abwesend“ angegeben.
Der Teamkalender
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Die persönlichen Zeitkonten
Hier wird dargestellt, über welche Ansprüche an Abwesenheiten (Erholungsurlaub, Zusatzurlaub
gem. SGB IX, Stunden für Gesundheitskurse) die Beschäftigten verfügen. Diese Ansprüche werden
jährlich systemisch anhand der Vertragsdaten errechnet. Die Spalte „Anspruch abzgl. geplant“ zeigt
den jeweiligen Restanspruch abzüglich aller bereits genehmigter und beantragter Abwesenheiten
an.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Die bisher gestellten Abwesenheitsanträge
Alle gestellten Abwesenheitsanträge der/des Beschäftigten werden an dieser Stelle dargestellt, incl.
des aktuellen Bearbeitungsstatus. Bei noch nicht genehmigten Anträgen wird angezeigt, beim wem
die Anträge derzeit zur Genehmigung liegen. Abwesenheitsanträge werden nach erfolgter
Genehmigung systemisch verarbeitet und gebucht.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Stornierung von Abwesenheitsanträgen
Im Menüpunkt „Anwesenheitsübersicht“ können beantragte oder bereits genehmigte Anträge
korrigiert (Stiftsymbol) oder storniert (Mülltonne) werden. Eine Stornierung von z. B. bereits
genommenem Urlaub führt zu einer entsprechenden Minus-Buchung im Gleitzeitstundenkonto für
die betreffende Zeit. Stornierungen und Korrekturen sind bis zu max. 6 Monate rückwirkend möglich.
Einige Abwesenheiten lassen sich nur vom Sachbearbeiter in Dez. III korrigieren, z. B. Buchungen
für „Krankheit untertägig“ oder „Arztbesuch untertägig“. Hier fehlt die entsprechende
Bearbeitungsmöglichkeit.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Das Buchen von Abwesenheiten
Unterer Teil zum Buchen von Abwesenheiten
Buttons „Senden“ und„Senden und neu“
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Unabhängig von der Reiterauswahl wird
im unteren Teil dieser Seite die Funktion
zum Buchen von Abwesenheiten
angezeigt. Die hier gelisteten
Abwesenheiten können unter Angabe
der betr. Tage gebucht werden. Falls für
eine Abwesenheit konkrete Uhrzeiten
erfasst werden müssen, werden
entsprechende Felder eingeblendet.
Mit dem Button „Senden“ schicken Sie Ihren Abwesenheitsantrag ab und werden auf die Sicht der
Abwesenheitsanträge weitergeleitet.
Mit „Senden und neu“ bleiben Sie nach dem Senden eines Abwesenheitsantrags auf der Startseite
und könnten direkt einen neuen, weiteren Antrag beantragen.
Das Buchen von Abwesenheiten
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Das Buchen von Abwesenheiten
Vor dem Senden der Buchung kann über den Button „Prüfen“ sichergestellt werden, dass z. B.
die Kontingente nicht überzogen werden oder dass sich Abwesenheiten überschneiden.
Im Feld „Neuer Hinweis“ können Informationen an die/den Genehmiger/in mitgegeben werden.
Diverse Abwesenheiten wie „Arztbesuch untertägig“, „Teiltag krank“, „Gesundheitskurs“,
„Dienstreise“, „FoBi Zwischentage“, „FoBi 1tägig + An-/Abreise“ sowie die
„Geburtstagsgutschrift“ können nur rückwirkend gebucht werden, nicht am jeweils aktuellen
Tag.
Wichtig: Für volle Krankheitstage muss wie bisher über das jeweilige Sekretariat (oder
ähnlich) der Papierbeleg (ggf. incl. Attest vom Arzt) an Dez. III gesandt werden, dies deckt der
Webservice nicht ab.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Das Buchen von Abwesenheiten -Infos zu einzelnen Abwesenheitsarten
• Bei „Arztbesuch untertägig“ prüft das System, ob die Buchung innerhalb der Kernzeit liegt
(Regelung gem. der Dienstvereinbarung zur Gleitenden Arbeitszeit). Andernfalls kommt es zu
einer Hinweismeldung und die Angaben sind anzupassen.
• Bei „Krankheit untertägig“ müssen keine Uhrzeiten erfasst werden. Es erfolgt systemisch eine
Gutschrift des gesamten Tages.
• Für den Gesundheitskurs stehen pro Jahr 8 Stunden zur Verfügung. Während der Teilnahme
sollen sich die Beschäftigten ausstempeln und über die Webbuchung die Teilnahme nachträglich
buchen. Um Wegezeiten, insbes. bei externen Kursstandorten, zu kompensieren, wird das
Kontingent erhöht. Das gesamte Jahreskontingent für den Gesundheitskurs beträgt somit 9
Stunden.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Das Buchen von Abwesenheiten -Infos zu einzelnen Abwesenheitsarten
• Bei Dienstreisen werden Reisezeiten vor 06:45 und nach 20 Uhr mit 50% der Zeit angerechnet,
da diese Zeiten außerhalb der regulären Rahmenarbeitszeit liegen.
• Für das Buchen von Fortbildungszeiten gibt es zwei Arten:
o FoBi 1tägig bzw. An-/Abreise -> hier zählt die Teilnahme- bzw. Reisezeit (analog zu
Dienstreisen)
o FoBi Zwischentage -> hierfür wird unabhängig von der persönlichen Arbeitszeit ein voller
Arbeitstag gutgeschrieben (auch bei Teilzeitkräften)
• Sonstige Abwesenheit: Wenn eine Abwesenheit, die zu keiner der auswählbaren Arten passt,
gebucht werden soll, kann dies über „Sonstige Abwesenheiten“ gebucht werden. Dabei öffnet
sich ein neues Feld zur (zwingenden) Angabe einer Begründung.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Das Buchen von Abwesenheiten -Infos zu einzelnen Abwesenheitsarten
• Bei der Geburtstagsgutschrift wird systemisch geprüft, ob die/der Beschäftigte an dem Tag, für
den die Gutschrift gebucht werden soll, Geburtstag hat und ob sie/er an dem Tag anwesend war.
Trifft beides zu werden max. 50% der Sollarbeitszeit dieses Tages gutgeschrieben bzw. nur so
viel, dass max. die Sollarbeitszeit erreicht wird.
Bsp. 1: Bei einer Sollarbeitszeit von 8 Std. ist die/der Beschäftigte am Geburtstag von 07:15 –
12:30 Uhr anwesend und bucht später die Gutschrift. Der/dem Beschäftigte werden für den Tag
insgesamt 8 Std. gutgeschrieben, wovon 5 Std. 15 Min. Arbeitszeit und der Rest die Gutschrift
darstellen.
Bsp. 2: Bei einer Sollarbeitszeit von 8 Std. ist die/der Beschäftigte am Geburtstag von 08:30 –
12:00 Uhr anwesend und bucht später die Gutschrift. Der/dem Beschäftigte werden für den Tag
insgesamt 7 Std. 30 Min. gutgeschrieben, wovon 3 Std. 30 Min. Arbeitszeit und 4 Std. die
Gutschrift darstellen.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Das Buchen von Dienstgang oder Telearbeit
Im Menü „Zeiterfassung“ können die Buchungen „Beginn/Ende Dienstgang“ und „Beginn/Ende
Telearbeit“ (sofern man über Telearbeit verfügt) benutzt werden. Es wird dann die SAP-Serverzeit
als Beginn- bzw. Endezeit herangezogen.
Der Link „Zeit korrigieren“ führt, wie auch der Menüpunkt „Zeitbuchungskorrekturen“, zur
Funktion der Zeitbuchungskorrektur.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Der Zeitnachweis (für die letzten 3,
6, 12 oder alle Monate) enthält pro
Monat eine Anzeige aller An- und
Abwesenheiten incl. der tatsächlich
gebuchten Arbeitszeiten sowie die
berechneten Zeitsalden.
Das Zeitnachweisformular
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
• Wichtig: Neben einer Pop-Up-Blocker-Ausnahme für die SAP-Webseite muss ein Plug-In
für die Darstellung von PDF-Dokumenten im Browser (Mozilla, Firefox, IExplorer…) aktiv
sein, damit das Formular genutzt werden kann, sonst bleibt das Anzeigefenster grau (fragen Sie
Ihre IT bzw. den ServiceDesk).
• Im Zeitnachweis sind die erfassten An- und Abwesenheitsstunden („erf. Std.“) dargestellt. Hinweis:
Gleittage werden nicht als z. B. –7,97 Anwesenheitsstunden angezeigt sondern als +7,97
Abwesenheitsstunden.
• Neben der vertraglichen Sollarbeitszeit („Sollz“) wird in der Spalte Rahmenzeit („Rahmz“)
angezeigt, welche der erfassten Zeit in die Berechnung übernommen wird. So werden z. B.
Pausenzeiten abgezogen oder Zeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit, die in den meisten Fällen
06:45 Uhr bis 20:00 umfasst.
• Die Spalte „Glz“ zeigt das für den jeweiligen Tag errechnet Gleitzeitsaldo an, die Spalte „Glz kum“
zeigt die aufgerechnete Gleitzeit insgesamt bis zu dem jeweiligen Tag.
• Im untersten Abschnitt des Zeitnachweises werden die Gleitzeitsalden des Vormonats, des
laufenden Monats sowie das aktuelle Gesamtsaldo angezeigt.
Das Zeitnachweisformular
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Zeitbuchungskorrekturen
Zeitkorrekturen anlegen/ändern/löschen
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Zeitbuchungskorrekturen
• In den Zeitbuchungskorrekturen können sämtliche gebuchten Zeitereignisse (Kommen/Gehen,
Abwesenheiten) eingesehen werden.
• Hauptsächlich dient dieser Menüpunkt dem nachträglichen Buchen von Dienstzeiten, wenn z. B.
die Stempelkarte oder das Kommen-/Gehen-Buchen vergessen wurde. An der gleichen Stelle
können Buchungen, die über diese Funktion ausgelöst wurden, korrigiert oder gelöscht werden.
• Sämtliche Zeitkorrekturbuchungen müssen durch die/den Genehmiger/in bestätigt werden, bevor
sie zu einer abschließenden Buchung im System führen.
• WICHTIG: Das Buchen einer Zeitkorrektur muss mit dem Button „Sichern“ (oben auf der Seite)
abgeschlossen werden.
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
Ansprechpartner
• Bei fachlichen oder rechtlichen Fragen zum Thema Zeitwirtschaft, Arbeitszeit, Urlaub etc.
wenden Sie sich bitte wie bisher an die/den zuständigen Sachbearbeiter/in für Zeitwirtschaft (s.
Homepage Dez. III)
• Bei Fragen zur Bedienung der Weboberfläche der SAP-Zeitwirtschaft, die Sie aus dieser
Anleitung nicht beantworten können, wenden Sie sich bitte an die Key-User Herrn Niemann oder
Herrn Kelsner im Dez. III.
• Bei technischen Fragen zu Ihrem SAP-Account, Ihrem Passwort oder bei technischen Problemen
mit der Weboberfläche (z. B. Plug-Ins/Pop-Ups) wenden Sie sich bitte an den ServiceDesk (Tel.
6000)
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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
FAQs - Fragen und Antworten
• Mein Zeitnachweisformular wird nur grau dargestellt!
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Nach Updates der Internetbrowser kann es
passieren, dass die Formularfunktion deaktiviert
ist. Wenn man per rechtem Mausklick in das
graue Formular klickt, in dem Kontextfenster auf
„Plugin aktivieren“ klickt und diese Einstellung
„speichern“ bzw. „merken“ lässt, wird das
Formular wieder normal angezeigt.
Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries
FAQs - Fragen und Antworten
• Ich muss meine UniCard tauschen, da sie defekt ist!
• Ihre UniCard können Sie am InfoPunkt gegen eine neue austauschen. Sie bekommen
zudem eine Bescheinigung ausgestellt, mit der Sie ein eventuelles Geldguthaben auf der
UniCard am Servicepoint des Studentenwerk (im Gebäude X vor der Mensa)
zurückerhalten. Sobald Sie am Infopunkt Ihre neue UniCard erhalten haben, wird nachts die
UniCard-Nummer an das Zeitwirtschaftssystem übertragen und Sie können ab dem
Folgetag mit der neuen Karte stempeln.
• Der Tausch einer defekten UniCard light (reine Zeitstempelkarte) erfolgt in Dez. III bei Herrn
Niemann bzw. in Vertretung bei Herrn Kelsner.
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