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GISA GmbH
Lösungen mit EnergieGISA und enviaM setzen auf die Informationsplattform nscale
Die Herausforderung:
Um den wachsenden
Anforderungen gerecht zu werden,
sollte für die envia Mitteldeutsche
Energie AG (enviaM) unter der
fi rmeneigenen Bezeichnung
UAZ (Universeller Archiv-Zugriff)
eine konzernweite, einheitliche
Archivbasis geschaffen werden, in
der Dokumente verschiedenster
Systeme und Szenarien revisions-
sicher abgelegt werden können.
Das Ziel:
Die Zielvorgabe bestand darin,
die bereitgestellten Lösungen für
jede der 19 Gesellschaften der
enviaM-Unternehmens gruppe
nutzbar zu machen und mittels
einer einheitlichen Archiv basis
Skalen- und Synergie effekte
zu generieren. Dies machte ein
modernes, effi zientes Dokumenten-
management-System erforderlich,
das die geschäfts relevanten
Informationen unternehmensweit
bereitstellt – und auch in der
Zukunft die Integration weiterer
Betriebssparten ermöglicht.
Die Lösung:
Die GISA GmbH entschied sich für
die Ceyoniq Technology GmbH
und deren Lösungen rund um die
intelligente Informationsplattform
nscale, um den Anforderungen des
Kunden gerecht zu werden. Auf
Basis von nscale konnten folgende
Lösungen durch die GISA GmbH
erfolgreich konzipiert und realisiert
werden.
Kundenakte
Vertragsinformationssystem
Bauprojekte
Technische Akte zur
Kraftwerksdokumentation
Post- und
Rechnungseingangsverarbeitung
Anbindung SAP-Archive
an diverse kaufmännische
und IS-U Systeme
Über die GISA GmbHDer IT-Dienstleister GISA GmbH beschäftigt
deutschlandweit an fünf Standorten
etwa 540 Mitarbeiter. Der Hauptsitz ist in
Halle (Saale). Seit 1993 verzeichnet das
Unternehmen ein kontinuierliches und
nachhaltiges Wachstum. Das Angebot der
GISA reicht von der Prozess- und IT-Beratung
über die Entwicklung und Implementierung
von innovativen IT-Lösungen bis hin zum
Outsourcing kompletter Geschäftsprozesse
oder der gesamten IT-Infrastruktur.
Um Ihre Kunden noch besser bei der
Bewältigung ihres Informationsmanagement
unterstützen zu können, arbeitet die
Ceyoniq Technology GmbH bei der Planung
und Realisation komplexer IT-Lösungen
mit innovativen Partnern zusammen.
Die GISA GmbH ist Certifi ed Partner
der Ceyoniq Technology GmbH. Das
Unternehmen betreibt ein mehrfach
zertifi ziertes Rechenzentrum und investiert
kontinuierlich in Datensicherheit und
aktuelle Technologien.
Ceyoniq Technology GmbH und GISA
GmbH: Eine ideale Partnerschaft, um die
hohen Anforderungen der enviaM optimal
umzusetzen.
Über die enviaM-GruppeDie enviaM-Gruppe ist der führende regionale Energiedienstleister bei Strom und Gas in
Ostdeutschland. Zum Unternehmensverbund mit mehr als 4.400 Beschäftigten gehören
neben der envia Mitteldeutsche Energie AG (enviaM), Chemnitz, 18 Gesellschaften, an denen
enviaM mehrheitlich beteiligt ist. Die enviaM-Gruppe versorgt rund 1,5 Millionen Kunden
mit Strom, Gas, Wärme, Wasser und energienahen Dienstleistungen. Insgesamt hält
enviaM Beteiligungen an 53 Gesellschaften. Anteilseigner der enviaM sind die RWE AG
mit 58,6 Prozent und rund 650 ostdeutsche Kommunen mit 41,4 Prozent.
Die feste Verwurzelung vor Ort bildet die Basis für die Marktführerschaft der enviaM-
Gruppe in Ostdeutschland. Mehr als 45 Prozent der Wertschöpfung und 75 Prozent
des Einkaufs-und Investitionsvolumens verbleiben dort. Als Anteilseigner, Kunden,
Konzessionsgeber und Partner spielen die Kommunen eine Schlüsselrolle für die
Unternehmensentwicklung der enviaM. Daher ist der Unternehmensverbund der nahe
liegende Ansprechpartner rund um die Themen Energie, Service und Infrastruktur.
Die Anforderungen der enviaM an unter nehmensweite Dokumentenmanagment- und
Archivierungslösungen sind hoch. Deshalb musste ein intelligentes System in die
vorhandene IT-Infrastruktur integriert werden, das sämtliche Aspekte eines modernen
Informationsmanagements abdeckt: nscale.
Die enviaM Gruppe:
Kundenakte
Zur effi zienten Kundenbetreuung ist
eine zentrale Ablage aller einem Kunden
zugehörigen Dokumente wesentlich.
Hierfür hat die GISA für die enviaM
eine spezifi sche nscale-Kundenakte
entwickelt. Es handelt sich dabei um die
Ablage, Verwaltung und Archivierung
sämtlicher eingehender und ausgehender
Schriftwechsel im Umfeld der Abrechnungs-
kunden.
Durch den Einsatz von nscale konnten
Vorgänge im Kundenservice beschleunigt
sowie die Mitarbeiter- und Kunden-
zufriedenheit erhöht werden.
Kraftwerksdokumentation
Im Laufe des Lebenszyklus eines Kraft-
werks entstehen verschiedenste Dokument-
ationen, Protokolle und Projektunterlagen.
Zu deren Verwaltung und Archivierung
kommt eine auf nscale basierende Lösung
zum Einsatz. Diese bietet neben den
üblichen DMS-Funktionen verschiedene
speziell auf Energie versorger zuge-
schnittene Funktionen wie beispielsweise
die Verstichwortung mit KKS-Informationen.
Auf nscale basierende Lösungen bei der enviaM
Vertragsinformationssystem
Die für den Konzern relevanten Verträge
werden im kundenspezifi schen nscale
Vertragsinformationssystem gepfl egt. Diese
auf dem nscale Cockpit-Client basierende
Lösung bildet den gesamten Lebenszyklus
eines Vertrages ab - von der Vertrags-
entstehung über das Vertragsmonitoring bis
hin zur revisions sicheren Archivierung der
Verträge. Über entsprechende Konnektoren
ist das System an Reporting- und ERP-
Lösungen angebunden.
Posteingang und Verteilung
Die enviaM-Gruppe verzeichnet mehr
als 3.000 Posteingänge täglich. Diese
müssen an verschiedenste Standorte
und Fachbereiche zugestellt werden. Die
im Verwaltungsbereich eingehende Post
wird digitalisiert und in Form von nscale
Vorgangsakten und Postkörben an die
Empfänger verteilt.
Auch bei dieser nscale-Lösung profi -
tieren die Anwender von Funktionen
wie: Wiedervorlage, Fristenverwaltung,
Integration in Drittsysteme (Portal, SAP)
sowie der revisionssicheren Archivierung
der Dokumente.
Mit nscale höchste Anforderungen im Informations- und Dokumentenmanagement erfüllenDie Basis der nscale-Landschaft der enviaM bildet der zentrale nscale Server Storage Layer
mit Anbindung an zwei EMC Centera Archivspeicher. Hierauf setzen mehrere nscale Server
Application Layer auf. Der Zugriff auf das UAZ geschieht für die Nutzer zum Teil mit den
nscale Clients (Desktop, Cockpit, Desktop Web, Desktop Filesystem) und zum Teil durch die
von der GISA geschaffenen Clients und Integrationen in Drittsoftware. Die Digitalisierung
von Papierdokumenten erfolgt durch eine angebundene Kofax Capture Infrastruktur. Durch
die vielfältigen Funktionen und Zugriffsmöglichkeiten ist es möglich, die Anforderungen
der enviaM zu realisieren.
Oracle Datenbank nscale Server Storage Layer
Ablage auf EMC Centera mit Spiegelung
nscale Server Application Layer
Scannen (Kofax Capture)
nscale Desktop
Filesystem
nscale CockpitClient
nscale Desktop
Web
SAP GUI SAP RM
nscale Desktop
Clientp CRM
„Absprung“UI M
Jegliche Anwendung
Anw
ende
rA
nwen
dung
enIn
fras
truk
tur
Kundenakte
VIS
e ePET
Anlagenakte
ePVT
e Bauakte
le Server A li i Layer
Verstichwortung – Suche – Versionierung – Check In/Out
COLD/Listarchivierung
Abl f E
CRM
Zentraler Archivserver
SAPCore, IS-U,
BW, HR
Weitere...
CRM
RBW,W,W HR
Layer
6,5 TB Daten
ca. 2.500 Nutzer
100 Mio. Dokumente
Schaffung einer einheitlichen Archivbasis
Verschiedene Anwendungsgebiete und Szenarien werden abgedeckt
Hohe Verfügbarkeit
Schnittstellen und Integration in verschiedene Systeme
Eingliederung in die vorhandene Infrastruktur
Mehrere physische Anwendungsebenen, die teilweise in weitere virtuelle Instanzen und
Dokumentenberichte unterteilt sind
elektronischer Posteingang
elektronischer Postverteiler
Vertragsinformationssystem
Auf einen Blick: nscale bei der enviaM Unternehmensgruppe
Analysen derAnforderungen Konzeption Implementierung Betreuung
und Betrieb
Design derECM-Lösungund technischeSpezifikation
Erarbeitung vonArchivstrategienund -richtlinien
Analyse der betroffenen Prozesse und Systeme
Schulung der Nutzerund Anlaufbetreuung
Betrieb und Betreuungvon ECM-Systemen(inkl. Support)
Umsetzung derLösung inkl. Test undChange Management
Die Dienstleistungen der GISA im nscale-Umfeld
nscale
nscale
nscale
nscale
nscale
nscale
Server Web
Pipeliner
Desktop
Cockpit
Desktop Filesystem
for SAP
Ceyoniq Technology GmbH
Boulevard 9
33613 Bielefeld
Tel.: +49 521 9318-1000
Fax: +49 521 9318-1111
E-Mail: [email protected]
www.ceyoniq.com
Über die Ceyoniq Technology GmbH
Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform
nscale 7vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend
einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin
zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikations-
prozesse (E-Mail-Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.).
Am Hauptsitz in Bielefeld und an den Standorten in Berlin, Hamburg, München, Leipzig
und Wien sind über 150 Mitarbeiter beschäftigt. Die Ceyoniq Technology GmbH ist Teil der
Ceyoniq Unternehmensgruppe, zu der auch die Ceyoniq Media GmbH in Bielefeld und die
Ceyoniq Consulting GmbH mit Standorten in Aachen und Leipzig gehören.