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Zentral - Dezentral

Wie gelingt strukturierte Kommunikation

im Verbund?

5. KLINIKKONGRESS RUHR/Dortmund/Forum 9

Winfried Behler

Volker Tenbohlen

8. September 2016

Überblick

01.09.2016 © St. Franziskus-Stiftung Münster 2

(1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster

(2) Markenhandbuch

(3) Handbuch Unternehmenskommunikation

(4) Wie wir miteinander kommunizieren

(5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig

(ab)gestimmt werden

(6) Die Musik spielt vor Ort

(7) Fazit

Franziskus-Darstellung aus dem Kloster Sacro Speco in

Subiaco (Italien).

Überblick

01.09.2016 © St. Franziskus-Stiftung Münster 3

(1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster

(2) Markenhandbuch

(3) Handbuch Unternehmenskommunikation

(4) Wie wir miteinander kommunizieren

(5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig

(ab)gestimmt werden

(6) Die Musik spielt vor Ort

(7) Fazit

Unser Profil

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Wir sind >

eine kirchliche Stiftung,

franziskanisch geprägt,

den Menschen zugewandt,

gemeinnützig und damit nicht gewinnorientiert,

ein regionales Netzwerk,

mit exzellenter Medizin & Pflege,

> spürbar engagiert.

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14 Krankenhäuser zzgl. Minderheitsbeteiligungen

(ca. 3.700 Betten)

9 Einrichtungen der Behinderten- und Seniorenhilfe

(ca. 1.000 Plätze)

Beteiligungen an Hospizen, ambulanten

Rehabilitationszentren, etc.

Tochtergesellschaften für Dienstleistungen im

Gesundheitswesen (insb. Facility Management und Logistik)

ca. 11.000 Mitarbeiter/innen

ca. 477.000 stationäre und ambulante Patienten/innen

Umsatz 2015: > 681 Mio. € (konsolidiert)

Eckdaten der Franziskus Stiftung

Die Einrichtungen im Überblick

6 01.09.2016 © St. Franziskus-Stiftung Münster

Überblick

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(1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster

(2) Markenhandbuch

(3) Handbuch Unternehmenskommunikation

(4) Wie wir miteinander kommunizieren

(5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig

(ab)gestimmt werden

(6) Die Musik spielt vor Ort

(7) Fazit

Markenhandbuch/Corporate Design-Manual

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Überblick

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(1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster

(2) Markenhandbuch

(3) Handbuch Unternehmenskommunikation

(4) Wie wir miteinander kommunizieren

(5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig

(ab)gestimmt werden

(6) Die Musik spielt vor Ort

(7) Fazit

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Überblick

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(1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster

(2) Markenhandbuch

(3) Handbuch Unternehmenskommunikation

(4) Wie wir miteinander kommunizieren

(5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig

(ab)gestimmt werden

(6) Die Musik spielt vor Ort

(7) Fazit

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Kommunikationsstrukturen

• Arbeitskreis Kommunikation (AKK) Kommunikationsbeauftragte aus

allen Einrichtungen, vier Mal jährlich (inkl. Klausurtagung)

• Thematische Projektgruppen z.B. Fundraising

• Regelkommunikation Einrichtungsebene/Stiftung: Jour Fixes zwischen

Kommunikationsbeauftragten/GF bzw. UK/Vorstand

• Berichts- und Planungskonferenzen in den Einrichtungen unter

Beteiligung der Referent/innen Kommunikation

• Interne Fortbildungen zu Kommunikationsthemen (InDesign, Typo3,

Beschwerdemanagement im Web, Social Media etc.)

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Intern kommunizieren!

„Mitarbeitende, die umfassend über interne Ziele, Abläufe und Probleme in Kenntnis gesetzt

werden und sich informiert fühlen, entwickeln eine bessere und nachhaltige Bindung an die

Einrichtung, identifizieren sich mit ihr und fühlen sich für die Arbeit der gesamten Einrichtung

bzw. des Trägers mitverantwortlich. Dazu tragen auch regelmäßig durchgeführte

Mitarbeiterbefragungen bei. Unsere Informationskultur ist von Partizipation geprägt….“

Rückmeldungen geben!

„Auf Stiftungs- und Hausebene haben wir zahlreiche unterschiedliche Gremien eingerichtet – z.

T. berufsgruppen- und hierarchieübergreifend – die an den (strategischen) Zielen arbeiten und

das operative Geschäft in den Einrichtungen unterstützen. In aller Regel werden die Sitzungen

protokolliert und es können Themen (z.B. als Beschlussvorlagen) in die Diskussion eingebracht

werden…“

Kakophonien vermeiden!

„So wichtig es ist, die Mitarbeiterschaft weitestgehend zu informieren und zum Dialog einzuladen,

um Partizipation zu ermöglichen und zu fördern, so wichtig ist es auch, die externe Kommunikation

möglichst zielführend und effizient einzusetzen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Ansprechpartner und Schnittstelle für sämtliche Fragen der Kommunikation sind die Referenten

Kommunikation in den Einrichtungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung/Hausleitung…“

Quelle: Handbuch Unternehmenskommunikation Franziskus Stiftung © 2016

Überblick

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(1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster

(2) Markenhandbuch

(3) Handbuch Unternehmenskommunikation

(4) Wie wir miteinander kommunizieren

(5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig

(ab)gestimmt werden

(6) Die Musik spielt vor Ort

(7) Fazit

Websites

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Social Media/Facebook

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Jahresbericht

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Pressearbeit

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Überblick

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(1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster

(2) Markenhandbuch

(3) Handbuch Unternehmenskommunikation

(4) Wie wir miteinander kommunizieren

(5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig

(ab)gestimmt werden

(6) Die Musik spielt vor Ort

(7) Fazit

Wenn nach einem langen Vorlauf …

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… ein Haus zum Verbund hinzukommt …

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… und die Erwartungen so aussehen …

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Westfälische Nachrichten,

24.10.2015

… gibt es in der Kommunikation vor Ort einiges zu tun.

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Intern:

- Informationsveranstaltung für Mitarbeiter/innen: Verantwortliche des Trägers und neue

Geschäftsführung stellen sich vor und beantworten Fragen.

- Einrichtung eines Intranets / Regelmäßige Information der Mitarbeiter/innen über geplante bzw.

beginnende Entwicklungsschritte

- Überprüfung, ggfs. Modifikation der Struktur von Konferenzen und Besprechungen

- Ansprechpartner für Mitarbeiter/innen vor Ort gewährleisten („Kümmerer“)

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Extern:

- Entwicklung eines neuen Logos nach CD-Vorgaben des Trägers (Markenhandbuch)

- Ergänzung und Adaption der Inhalte der Website des Hauses/ Neugestaltung der Site und

Integration in die Portalsite des Trägers incl. Migration auf Server des Trägers

- Gewährleistung der Präsenz des Hauses in Social Media

- Entwicklung neuer Print-Informationsmaterialien (Hausbroschüre, Themenflyer) nach CD-

Vorgaben des Trägers

- Gewährleistung regelmäßiger Präsenz des Hauses in lokalen/ regionalen Medien

(Tageszeitung, Anzeigenzeitungen, Lokalradio)

- Implementierung des CDs des Trägers im Haus (Beschriftungen, Beschilderung …)

- Etablierung einer Vortragsreihe zu medizinischen Themen des Hauses / Eröffnung mit

Vorstellung des neuen Trägers und Erläuterung der Entwicklungsperspektiven des Hauses

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Zunächst

ist die aus der Unternehmenskommunikation des Trägers gefragt und verantwortlich –

wie bereits in der Phase der Übernahme

Mittelfristig

wird die Stelle einer/s Kommunikationsbeauftragten vor Ort (50%-Stelle) eingerichtet und besetzt –

Integration in die Kommunikationsstrukturen des Trägers

Und wer macht das?

Überblick

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(1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster

(2) Markenhandbuch

(3) Handbuch Unternehmenskommunikation

(4) Wie wir miteinander kommunizieren

(5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig

(ab)gestimmt werden

(6) Die Musik spielt vor Ort

(7) Fazit

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• Klare Definition von Zuständigkeiten zentral –

dezentral

• Verbindliche Regelwerke (Handbuch

Unternehmenskommunikation, Markenhandbuch)

• Qualifikationsprofile der Verantwortlichen für

Kommunikation (UK, Kommunikationsbeauftragte)

• Konzepte und daraus entwickelte Maßnahmen

werden aus dem Handbuch abgeleitet

• Regelhafte Kommunikation (Vorstand,

Geschäftsführungen)

• Erprobung und Etablierung von

Evaluationsinstrumenten (Medienresonanzanalyse,

Maßnahmenverfolgungspläne)

Fazit

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!