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Vortrag von Jens-Uwe Klempien beim Arbeitskreis Unternehmenssteuerung & Geschäftsprozesse am 28.03.2011 in Berlin
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www.ibsolution.de © IBSolution GmbH
Automatische Anbindung von Gesellschaften für das Konzernreporting
AGIMENDO.connect
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Aktuelle Herausforderungen im Konzernreporting
Anforderungen und Wirklichkeit
Wachsende Anforderungen
Dynamische legale Anforderungen
IFRS
BilMoG
Erhöhung der Abschlussfrequenzen
Konsolidierung als integraler Bestandteil
der Konzernsteuerung
Managementkonsolidierung
Plan- und Istvergleiche
Zusatz-Reportinganforderungen
Harmonisierung
Managementtauglichkeit
Externer Druck (Banken, Kapitalgeber)
Oft anzutreffen…
Heterogene Systemlandschaften
Medienbrüche
Große Unterschiede der Datenbereit-
stellung (Zeit und Qualität) zwischen
den Gesellschaften
Oftmals keine Datenbasis vorhanden
Verschiedene Stammdaten
Viel manueller Aufwand
Reines Excel-Berichtswesen
(keine Datenbank)
Inkonsistenz zwischen externem und
internem Berichtswesen
Diverse Anwendungen für Spezialzwecke
…
Seite 2 28.03.2011 Arbeitskreis Berlin
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Beispiel Excel
Excel als Datenbereitstellungstool für das Konzernberichtswesen - Praxisbeispiel
28.03.2011Seite 3
- reduntante Versionen
- pflegaufwändig
- manueller Aufwand der Eingabe
- verschiedene Versionen je nachZweck
- Erfassung von Melde/ Bewegungs-daten und Anhangsangaben
- hoher Aufwand zur Validierung
Arbeitskreis Berlin
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Prozessschritte und Möglichkeiten der Optimierung
Seite 4
Einzel-abschlüsse
Summen-bilanz
Konzernauf-rechnungen
Kapitalkon-solidierung
Konzern-bilanz / GuV + Anhang
Pro
zess
Vorsysteme Konsolidierung Reporting
Konzern-berichtswesen
Ziel:Flexibilität und
Zeitersparnis
Konsolidierungs-methoden
Ziel:AutomatisierungAbbildung legale
und Management-konsolidierung
AutomatischeDatenbereit-
stellung
Ziel:Erhöhung der
DatenqualitätZeitgewinn
IT-U
nte
rstü
tzu
ng
Der Prozess als Ausgangsbasis
28.03.2011 Arbeitskreis Berlin
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Der Prozess als Ausgangsbasis
Prozessschritte und Möglichkeiten der Optimierung
Seite 5
Einzel-abschlüsse
Summen-bilanz
Konzernauf-rechnungen
Kapitalkon-solidierung
Konzern-bilanz / GuV + Anhang
Pro
zess
Vorsysteme Konsolidierung Reporting
Konzern-berichtswesen
Ziel:Flexibilität und
Zeitersparnis
Konsolidierungs-methoden
Ziel:AutomatisierungAbbildung legale
und Management-konsolidierung
AutomatischeDatenbereit-
stellung
Ziel:Erhöhung der
DatenqualitätZeitgewinn
IT-U
nte
rstü
tzu
ng
28.03.2011 Arbeitskreis Berlin
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Der Prozess als Ausgangsbasis
Prozessschritte und Möglichkeiten der Optimierung
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Einzel-abschlüsse
Summen-bilanz
Konzernauf-rechnungen
Kapitalkon-solidierung
Konzern-bilanz / GuV + Anhang
Pro
zess
Vorsysteme Konsolidierung Reporting
IT-U
nte
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tzu
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28.03.2011 Arbeitskreis Berlin
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SAP Netweaver als Basis
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Unser Ansatz:
SAP-BW als zentrale Integrationsplattform für Reporting, Planung und Konsolidierung
28.03.2011Seite 8 Arbeitskreis Berlin
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Automatische Datenbereitstellung
Das Prinzip
28.03.2011Seite 9
Melde-
daten
Vorsystem Data-Warehouse Konsolidierungssystem
Daten:
qualitätsgesichert
Konten-
harmonisierung
(optional)
Rechenregeln, z.B.
Jahresüberschuss/
Bilanzgewinn
Stamm-
daten
Daten für Vergleichs-
reporting Vorsysteme
Vorsystem-
daten
Stamm-
daten
Daten: ready for
consolidation
Reporting
Beliebig
wiederholbar
Beliebig
wiederholbar
SEM-BCS
SAP BO-P&C
SAP-BO-Financial Consolidation
Mapping / Validierungen
Zusatzmeldedaten
+ Non-SAP
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Vereinfachte Architektur - Kundenbeispiel
Architekturschema unter Nutzung von SAP BW
28.03.2011Seite 10
Non-SAP
Stamm-
daten
Melde-
daten
Meldedaten
dezentraler
Einheiten
Zusatz-
melde-
daten
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Der Prozess als Ausgangsbasis
Übergreifende Prozessziele einer automatischen Datenanbindung
Seite 11
Fast Close
Abschlussdauer Abschlussqualität
Erhöhung der Datenqualität der liefernden Systeme
Übergabe des Datenmanagments an die Fachabteilung
Einführung eines effektiven Warnsystems
Prozessverbesserung durch Monitoring
Einbeziehung aller Gesellschaften
Ausbaufähigkeit für weitere Anwendungen
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Kundenbeispiel
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AGIMENDO.connect
Bestimmung des Berichtsmonats
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Konten/Positionsmaping
Seite 14
Intelligentes Konten-/Positionsmapping Ableitung von Positionen, BWA, Partnerund Behandlung der Saldowechselproblematik
Weitere Mappingobjekte (BWA / Partner etc.) jederzeit möglich
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Start Ladeprozess
Seite 15
Beginn des Ladeprozesses Auswahl der Gesellschaft Markieren Daten laden
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Ergebnis der Datenbereitstellung
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Eine Ampel signalisiert für den Anwender den Lade-Fortschritt
initial in Arbeit erfolgreich
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Statusverfolgung
Seite 17 28.03.2011
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Aufruf des Reporting nach jedem Prozessschritt
Seite 18
Durch Drücken der Schaltfläche werden ein oder mehrere Reports, je nach vorheriger Definition, aufgerufen. Über Standardfunktionen des BW werden Vorabvalidierungen angezeigt.
28.03.2011
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Reporting der geladenen Werte
Seite 19
Durch Drücken von gelangt man zur Prozessübersicht zurück.
28.03.2011
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Anpassungen der HBII Werte – Aufruf des Teilprozesses
Seite 20
Durch Drücken der Schaltfläche wird das Formular für die Eingabe derHB II Werte aufgerufen.
28.03.2011
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Eingabe der HBII Anpassungen im Bericht
Seite 21
Funktionen:
Neue Datensätze erzeugen oder bestehende Werte anpassen bzw. Kombination aus beiden
Auswahl des Sachkontos vereinfacht die Eingabe
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Mapping und Bereitstellung für BCS - Prozessaufruf
Seite 22
Anschließender „Mappinglauf“ inkl. Prüfung von Aufriss-Anforderungen der Positionen. Bei fehlenden Aufrissen werden spezielle „Ersetzungs-Werte“ eingesetzt, dies erleichtert die Qualitätssicherung in den angeschlossenen ERP-Systemen.
28.03.2011
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Query mit Mappingergebnis
Seite 23
Funktionen:
Anzeige fehlendes / falsches Mapping
- Farbliche Markierung beinicht zugeordneten Positionen
- Ersetzungs-Merkmale mit anschließender Validierungs-möglichkeit im BCS(hier: BWA und Partner)
28.03.2011
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Prozess für Non-SAP Gesellschaften (Flatfile – Anlieferung)
Seite 24 28.03.2011
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Prozess für Non-SAP Gesellschaften (Flatfile – Anlieferung) II
Seite 25
Funktionen:
Gleiche Oberfläche wiedie SAP-Datenbeschaffung
Auswahl des Flatfiles mit der Möglichkeit einer Vorabanzeige
28.03.2011
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Bericht der hochgeladenen Daten und Statusänderung
Seite 26 28.03.2011
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Anpassungen an HBII
Seite 27
Auch beim Laden von Flatfiles besteht die Mögichkeit von Anpassungen
28.03.2011
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Anpassungen an HBII analog zu den automatisch geladenen Daten
Seite 28 28.03.2011
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Mapping und Bereitstellung für BCS
Seite 29
Analoge Verarbeitung wie bei den ERP Daten, durch gesellschaftsspezifisches Mappingwird im Verbeitungsprozess auf Eigenheiten de Gesellschaft eingegangen (z.B. anderer Kontenplan, keine BWA im Vorsystem usw.)
28.03.2011
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Mapping und Bereitstellung für BCS
Seite 30 28.03.2011
AGIMENDO.connect
Arbeitskreis Berlin
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Mappingergebnis
Seite 31 28.03.2011
AGIMENDO.connect
Arbeitskreis Berlin
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AGIMENDO.connect
..Übernahme der bereitgestellten Daten im SEM-BCS
28.03.2011Seite 32 Arbeitskreis Berlin
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Automatische Datenbereitstellung
Projektvorgehensmodell
Aufgabe/ Schritt Inhalt / Beispiel
Aufnahme der Anforderungen Rechnungslegung-Standards GuV-Darstellung Datenketgorien Welche Kennzahlen auf welcher Ebene Zusatzangaben Vorgaben an Zeit und Qualität
Analyse des IST Datenquellen und Systemlandschaft Datenqualität Situation im Mutterhaus und den Tochtergesellschaften
Entwurf eines Datenmodells und ggf.Anpassungen in den Vorsystemen
Stamm- und Bewegungsdaten (z.B. Anforderungen an Positionsplan, welche Zusatzmerkmale) Datenbeschaffungsarten (z.B. automatisert über BW,Datenerfassungsmasken) Art und Zeitpunkt von Qualitätskontrollen Definition von Mapping-, Ableitungs- bzw. Berechnungslogiken Schaffung von Voraussetzungen in den Quellsystemen
Ziel: modular, parametergesteuert, erweiterbar
Implementierung Modular Parametergesteuert Erweiterbar auf andere Anwendungen Prozesssteuerung Webzugriff Berichtswesen für alle Schritte
28.03.2011Seite 33 Arbeitskreis Berlin
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Zusammenfassung / Mehrwert
28.03.2011Seite 34
Anbindung verschiedener Datenkategorien ( Legal, UKV, Profit Center, Ist,
Plan, Forecast, HGB, IFRS…) unter einer Nutzeroberfläche
Beschleunigung der Datenbereitsstellung – sofortige Verfügbarkeit
Verschiedene Möglichkeiten der Datenbereitstellung sowie –anpassung (HBII)
Alternative Flatfilebereitstellung und damit Vorabreporting
Zeitersparnis durch
Unabhängigkeit von der IT
Einmalige Harmonisierung der Kontenpläne
Entlastung der Aufgaben zum Abschlusszeitpunkt
Einbau von Validierungsregeln
Einbau von Berechnungs- und Ableitungsregeln
Dezentrale Datenbeschaffung- , -anlyse und –anpassung möglich, da über Web
Beliebige Wiederholbarkeit der Datenbeschaffung – auch in Teilschritten durch
Kapselung der Prozessschritte
Qualitätssicherung vor der Weiterverarbeitung durch einfache Vorabkontrolle
der Daten ( umfangreiches Reporting) jederzeit, unabhängig von der
tatsächlichen Durchführung einer Konsolidierung
Problemlose Anbindung weiterer Anwendungen in die gleiche Oberfläche
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IBSolution GmbH
Salzstr. 140
D – 74076 Heilbronn
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Jens-Uwe Klempien
T (+49) 7131 / 6 49 74 – 1046
M (+49) 0151 / 180 29 473
jens-uwe.klempien@ibsolution.de
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