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Automatische Anbindung von Gesellschaften für das Konzernreporting

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Aktuelle Herausforderungen im Konzernreporting

Anforderungen und Wirklichkeit

Wachsende Anforderungen

Dynamische legale Anforderungen

IFRS

BilMoG

Erhöhung der Abschlussfrequenzen

Konsolidierung als integraler Bestandteil

der Konzernsteuerung

Managementkonsolidierung

Plan- und Istvergleiche

Zusatz-Reportinganforderungen

Harmonisierung

Managementtauglichkeit

Externer Druck (Banken, Kapitalgeber)

Oft anzutreffen…

Heterogene Systemlandschaften

Medienbrüche

Große Unterschiede der Datenbereit-

stellung (Zeit und Qualität) zwischen

den Gesellschaften

Oftmals keine Datenbasis vorhanden

Verschiedene Stammdaten

Viel manueller Aufwand

Reines Excel-Berichtswesen

(keine Datenbank)

Inkonsistenz zwischen externem und

internem Berichtswesen

Diverse Anwendungen für Spezialzwecke

…

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Beispiel Excel

Excel als Datenbereitstellungstool für das Konzernberichtswesen - Praxisbeispiel

28.03.2011Seite 3

- reduntante Versionen

- pflegaufwändig

- manueller Aufwand der Eingabe

- verschiedene Versionen je nachZweck

- Erfassung von Melde/ Bewegungs-daten und Anhangsangaben

- hoher Aufwand zur Validierung

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Prozessschritte und Möglichkeiten der Optimierung

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Einzel-abschlüsse

Summen-bilanz

Konzernauf-rechnungen

Kapitalkon-solidierung

Konzern-bilanz / GuV + Anhang

Pro

zess

Vorsysteme Konsolidierung Reporting

Konzern-berichtswesen

Ziel:Flexibilität und

Zeitersparnis

Konsolidierungs-methoden

Ziel:AutomatisierungAbbildung legale

und Management-konsolidierung

AutomatischeDatenbereit-

stellung

Ziel:Erhöhung der

DatenqualitätZeitgewinn

IT-U

nte

rstü

tzu

ng

Der Prozess als Ausgangsbasis

28.03.2011 Arbeitskreis Berlin




Seite 5

Einzel-abschlüsse

Summen-bilanz




Pro

zess


Konzern-berichtswesen

Ziel:Flexibilität und

Zeitersparnis

Konsolidierungs-methoden

Ziel:AutomatisierungAbbildung legale

und Management-konsolidierung

AutomatischeDatenbereit-

stellung

Ziel:Erhöhung der

DatenqualitätZeitgewinn

IT-U

nte

rstü

tzu

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Einzel-abschlüsse

Summen-bilanz




Pro

zess


IT-U

nte

rstü

tzu

ng



SAP Netweaver als Basis


Unser Ansatz:

SAP-BW als zentrale Integrationsplattform für Reporting, Planung und Konsolidierung

28.03.2011Seite 8 Arbeitskreis Berlin


Automatische Datenbereitstellung

Das Prinzip

28.03.2011Seite 9

Melde-

daten

Vorsystem Data-Warehouse Konsolidierungssystem

Daten:

qualitätsgesichert

Konten-

harmonisierung

(optional)

Rechenregeln, z.B.

Jahresüberschuss/

Bilanzgewinn

Stamm-

daten

Daten für Vergleichs-

reporting Vorsysteme

Vorsystem-

daten

Stamm-

daten

Daten: ready for

consolidation

Reporting

Beliebig

wiederholbar

Beliebig

wiederholbar

SEM-BCS

SAP BO-P&C

SAP-BO-Financial Consolidation

Mapping / Validierungen

Zusatzmeldedaten

+ Non-SAP

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Vereinfachte Architektur - Kundenbeispiel

Architekturschema unter Nutzung von SAP BW

28.03.2011Seite 10

Non-SAP

Stamm-

daten

Melde-

daten

Meldedaten

dezentraler

Einheiten

Zusatz-

melde-

daten

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Übergreifende Prozessziele einer automatischen Datenanbindung

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Fast Close

Abschlussdauer Abschlussqualität

Erhöhung der Datenqualität der liefernden Systeme

Übergabe des Datenmanagments an die Fachabteilung

Einführung eines effektiven Warnsystems

Prozessverbesserung durch Monitoring

Einbeziehung aller Gesellschaften

Ausbaufähigkeit für weitere Anwendungen



Kundenbeispiel


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Bestimmung des Berichtsmonats

Seite 13 28.03.2011 Arbeitskreis Berlin


Konten/Positionsmaping

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Intelligentes Konten-/Positionsmapping Ableitung von Positionen, BWA, Partnerund Behandlung der Saldowechselproblematik

Weitere Mappingobjekte (BWA / Partner etc.) jederzeit möglich

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Start Ladeprozess

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Beginn des Ladeprozesses Auswahl der Gesellschaft Markieren Daten laden

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Ergebnis der Datenbereitstellung

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Eine Ampel signalisiert für den Anwender den Lade-Fortschritt

initial in Arbeit erfolgreich

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Statusverfolgung

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Aufruf des Reporting nach jedem Prozessschritt

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Durch Drücken der Schaltfläche werden ein oder mehrere Reports, je nach vorheriger Definition, aufgerufen. Über Standardfunktionen des BW werden Vorabvalidierungen angezeigt.

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Reporting der geladenen Werte

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Durch Drücken von gelangt man zur Prozessübersicht zurück.

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Anpassungen der HBII Werte – Aufruf des Teilprozesses

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Durch Drücken der Schaltfläche wird das Formular für die Eingabe derHB II Werte aufgerufen.

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Eingabe der HBII Anpassungen im Bericht

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Funktionen:

Neue Datensätze erzeugen oder bestehende Werte anpassen bzw. Kombination aus beiden

Auswahl des Sachkontos vereinfacht die Eingabe

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Mapping und Bereitstellung für BCS - Prozessaufruf

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Anschließender „Mappinglauf“ inkl. Prüfung von Aufriss-Anforderungen der Positionen. Bei fehlenden Aufrissen werden spezielle „Ersetzungs-Werte“ eingesetzt, dies erleichtert die Qualitätssicherung in den angeschlossenen ERP-Systemen.

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Query mit Mappingergebnis

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Funktionen:

Anzeige fehlendes / falsches Mapping

- Farbliche Markierung beinicht zugeordneten Positionen

- Ersetzungs-Merkmale mit anschließender Validierungs-möglichkeit im BCS(hier: BWA und Partner)

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Prozess für Non-SAP Gesellschaften (Flatfile – Anlieferung)

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Prozess für Non-SAP Gesellschaften (Flatfile – Anlieferung) II

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Funktionen:

Gleiche Oberfläche wiedie SAP-Datenbeschaffung

Auswahl des Flatfiles mit der Möglichkeit einer Vorabanzeige

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Bericht der hochgeladenen Daten und Statusänderung

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Anpassungen an HBII

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Auch beim Laden von Flatfiles besteht die Mögichkeit von Anpassungen

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Anpassungen an HBII analog zu den automatisch geladenen Daten

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Mapping und Bereitstellung für BCS

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Analoge Verarbeitung wie bei den ERP Daten, durch gesellschaftsspezifisches Mappingwird im Verbeitungsprozess auf Eigenheiten de Gesellschaft eingegangen (z.B. anderer Kontenplan, keine BWA im Vorsystem usw.)

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Mapping und Bereitstellung für BCS

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Mappingergebnis

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..Übernahme der bereitgestellten Daten im SEM-BCS



Automatische Datenbereitstellung

Projektvorgehensmodell

Aufgabe/ Schritt Inhalt / Beispiel

Aufnahme der Anforderungen Rechnungslegung-Standards GuV-Darstellung Datenketgorien Welche Kennzahlen auf welcher Ebene Zusatzangaben Vorgaben an Zeit und Qualität

Analyse des IST Datenquellen und Systemlandschaft Datenqualität Situation im Mutterhaus und den Tochtergesellschaften

Entwurf eines Datenmodells und ggf.Anpassungen in den Vorsystemen

Stamm- und Bewegungsdaten (z.B. Anforderungen an Positionsplan, welche Zusatzmerkmale) Datenbeschaffungsarten (z.B. automatisert über BW,Datenerfassungsmasken) Art und Zeitpunkt von Qualitätskontrollen Definition von Mapping-, Ableitungs- bzw. Berechnungslogiken Schaffung von Voraussetzungen in den Quellsystemen

Ziel: modular, parametergesteuert, erweiterbar

Implementierung Modular Parametergesteuert Erweiterbar auf andere Anwendungen Prozesssteuerung Webzugriff Berichtswesen für alle Schritte



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Zusammenfassung / Mehrwert

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Anbindung verschiedener Datenkategorien ( Legal, UKV, Profit Center, Ist,

Plan, Forecast, HGB, IFRS…) unter einer Nutzeroberfläche

Beschleunigung der Datenbereitsstellung – sofortige Verfügbarkeit

Verschiedene Möglichkeiten der Datenbereitstellung sowie –anpassung (HBII)

Alternative Flatfilebereitstellung und damit Vorabreporting

Zeitersparnis durch

Unabhängigkeit von der IT

Einmalige Harmonisierung der Kontenpläne

Entlastung der Aufgaben zum Abschlusszeitpunkt

Einbau von Validierungsregeln

Einbau von Berechnungs- und Ableitungsregeln

Dezentrale Datenbeschaffung- , -anlyse und –anpassung möglich, da über Web

Beliebige Wiederholbarkeit der Datenbeschaffung – auch in Teilschritten durch

Kapselung der Prozessschritte

Qualitätssicherung vor der Weiterverarbeitung durch einfache Vorabkontrolle

der Daten ( umfangreiches Reporting) jederzeit, unabhängig von der

tatsächlichen Durchführung einer Konsolidierung

Problemlose Anbindung weiterer Anwendungen in die gleiche Oberfläche

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