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The next Level ECM
SharePoint und ecspand
Wir möchten mit Ihnen über aktuelle Trends und
Herausforderungen, die Unterschiede zwischen
klassischen ECM Systemen und ecspand your SharePoint
sowie die TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
sprechen.
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Trends in der ECM Branche
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„Trends“ in der ECM Branche
Mobile
Beobachtet man die ECM Branche und Ihre Analys(t)en
werden immer drei aktuelle Trends genannt: Cloud,
Mobile und Social.
Die Realität sieht aber wie folgt aus:
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Realität der Branche
hera
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en
Zukunftsrealitiät?
Microsoft
Future Vision www.microsoft.com/office/vision
Es gibt dazu von Microsoft ein sehr interessantes
Video zum Thema „Future Vision“ aus dem wir drei –
auch für den ECM Bereich interessante - Ausschnitte
genauer anschauen möchten.
Das komplette Video finden Sie auf http://youtu.be/a6cNdhOKwi0?hd=1
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en
Zukunftsrealität?
mobiler
Workflow
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Zukunftsrealität?
mobiler
Workflow Der erste Ausschnitt beschäftigt sich mit den Themen
Mobile und Workflow und der Möglichkeit ortsun-
abhängig Prozesse bearbeiten zu können.
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en
Zukunftsrealität?
arbeiten mit
Dokumenten
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Zukunftsrealität?
arbeiten mit
Dokumenten
So oder so ähnlich könnten wir schon bald mit
Dokumenten arbeiten. Synchronisiert über die Cloud
mit komfortablen Editier- und Suchfunktionen.
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Zukunftsrealität?
Collabo-
ration
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Zukunftsrealität?
Collabo-
ration
Gemeinsam und parallel an Dokumenten und
Aufgaben zu arbeiten – vernetzt über die Cloud und
damit komplett ortsunabhängig.
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Zukunftsrealität?
Collabo-
ration
mobiler
Workflow
arbeiten mit
Dokumenten
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Zukunftsrealität?
Collabo-
ration
mobiler
Workflow
arbeiten mit
Dokumenten
Egal ob man jetzt daran glaubt oder nicht, dass so oder
so ähnlich die Zukunft aussehen könnte …
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Arbeitsrealität
Wissens-
arbeiter
dezentrale
Teams
Zeitmangel
Suchen und
Finden
steigende
Informations-
mengen
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en
Arbeitsrealität
Wissens-
arbeiter
dezentrale
Teams
Zeitmangel
Suchen und
Finden
steigende
Informations-
mengen
… die Arbeitsrealität vieler MitarbeiterInnen ist heute
schon von Wissensarbeit geprägt mit Herausforder-
ungen wie Mobilität, BYOD (Bring your own device),
Arbeit in verteilten Teams …
Dafür werden mehr und mehr andere Tools eingesetzt:
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Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge
Dropbox
box.com
Evernote
Docs
Skydrive
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Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge
Dropbox
box.com
Evernote
Docs
Skydrive
Die Nutzungszahlen der etablierten (Cloud-)Anbieter
im Bereich Collaboration und Dokumentenaustausch
(Skydrive >100Mio User, Dropbox >50Mio. User, Evernote >14Mio User) zeigen eindrucksvoll, dass sich
immer mehr Benutzer (auch im Arbeitskontext) neue
Tools suchen und diese auch einsetzen.
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Medienbrüche
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Medienbrüche
Tagtäglich haben wir an ständigen mit Medienbrüchen
zu kämpfen und müssen viele verschiedene
Applikationen und Suchrepositories bemühen um
unsere Informationen zu finden und Arbeit erledigen zu
können.
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„The Big Disconnect“
How can it be that
I am so powerful as a
consumer and so lame
as an employee? Geoffrey Moore
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„The Big Disconnect“
How can it be that
I am so powerful as a
consumer and so lame
as an employee? Geoffrey Moore
Christoph Pliete hat dieses Zitat von Geoffrey Moore
gestern schon in seiner Keynote gezeigt.
Warum gibt es einen so großen Unterschied in der
Qualität und Benutzerfreundlichkeit der Tools die wir
privat bzw. beruflich einsetzen? Und warum nicht eine
Software einsetzen, die bereits viele der Problem-
stellungen (wie Collaboration, Portal, Suche, Content-
management, …) adressiert?
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en
Lösung?
Self Service
Content Mgmt
Collaboration
Portal
Suche
Reporting
SharePoint
is a great tool
for pumping up
productivity.
Garantiert!
Sobald allerdings im
ECM Kontext von
SharePoint die Rede
ist kommen immer
wieder Kritikpunkte wie:
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Einschätzung der Analysten
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Einschätzung der Analysten
Business
hera
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Einschätzung der Analysten
Interessant wird es wenn man sich die Einschätzung von
Forrester im Detail - aufgeteilt nach Foundational
(Suche, Archivierung, Workflow, Records Management,
Security), Business (Portal, DMS, Collaboration, BPM,
Rights Management) und Transactional (Imaging,
Cold, Formulare) - ansieht.
hera
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en
Trotz fehlender Features wie …
Diese „Lücke“
des SharePoint ...
Diese „Lücke“
des SharePoint
wird gefüllt mit
ecspand your
SharePoint!
TOP 5 Gründe für den Einsatz von
SharePoint als ECM System
1 SharePoint
als Basis
share
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basi
s
Anders als klassische ECM Systeme
Capture
Storage
Link zu
SharePoint Link zu ERP
DMS Server
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als
basi
s
Anders als klassische ECM Systeme …
Capture
Storage
Link zu
SharePoint Link zu ERP
DMS Server
... die einen eigenen DMS Server voraussetzen und
SharePoint wie andere Drittapplikationen integrieren …
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als
basi
s
… basiert ecspand zu 100% auf SharePoint
… Capture
Storage
Link zu
SharePoint Link zu ERP
DMS Server
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als
basi
s
… basiert ecspand zu 100% auf SharePoint
… Capture
Storage
Link zu ERP
DMS Server
... nutzt die vorhandenen DMS Features und erweitert
den SharePoint damit zum vollwertigen ECM System.
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als
basi
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eine zentrale Infrastruktur
für dokumentenbasierte
Prozesse
SharePoint als Basis
einfaches
Verwalten
Nutzung der
Features
Office
Integration
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als
basi
s
Logische Strukturierung
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als
basi
s
Logische Strukturierung
Der ecspand Aktenplan aggregiert Dokumente
übersichtlich anhand ihrer Metadaten aus unterschied-
lichen Dokumentenbibliotheken.
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basi
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Logische Suche
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basi
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Logische Suche
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Logische Suche
Die ecspand Suche erlaubt das komfortable Wieder-
auffinden von Dokumenten anhand der spezifischen
Metadaten.
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als
basi
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Dokumentumwandlung
(Rendition) in normierte
langzeitstabile Formate
Archiv-
anbindung
integrierter (Web-)Viewer
Zusätzliche ECM „Standardfeatures“
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als
basi
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Dokumentumwandlung
(Rendition) in normierte
langzeitstabile Formate
Archiv-
anbindung
integrierter (Web-)Viewer
Zusätzliche ECM „Standardfeatures“
Der Renditionservice wandelt (nahezu) beliebige
Dokumentformate in langzeitstabile und compliance-
konforme PDF Dateien um, zeigt diese direkt im
Browser an und unterstützt Annotationen und
Highlightings.
2 Integration
inte
gra
tio
n
Integration
Scanning
Drag &
Drop am
Desktop
ERP, LOB,
Datenbanken
Drag &
Drop im
Browser
Dokumente werden an den verschiedensten Stellen im
Unternehmen erzeugt. Egal ob auf Papier oder
elektronisch: ecspand bietet zahlreiche Schnittstellen
zum Dokumentimport.
inte
gra
tio
n
Integration
Scanning
Drag &
Drop am
Desktop
ERP, LOB,
Datenbanken
Drag &
Drop im
Browser
inte
gra
tio
n
Integration
Scanning
Drag &
Drop am
Desktop
ERP, LOB,
Datenbanken
Drag &
Drop im
Browser
Der Scanclient (verfügbar für Desktop und Web)
digitalisiert Papierdokumente, legt diese im SharePoint
ab und ordnet sie automatisch in den Vorgangsakt ein.
Die sidebar hilft bei der einfachen Drag&Drop Ablage
von Dokumenten aus dem Filesystem oder Microsoft
Outlook
inte
gra
tio
n
Integration
Scanning
Drag &
Drop am
Desktop
ERP, LOB,
Datenbanken
Drag &
Drop im
Browser
Mit den ERP Connectoren werden (Stamm-)Daten
abgeglichen, (Ausgangs-)Dokumente archiviert und im
ERP verfügbar gemacht und applikationsübergreifende
(Standard-)Prozesse zur Verfügung gestellt.
3 Joy of Use
joy
of use
Joy of Use
100% Web -
100% Funktion
Device-
unabhängig
Einheitliches
Interface
Office
Integration
Social Social und
Collaboration
joy
of use
Joy of Use
100% Web -
100% Funktion
Device-
unabhängig
Einheitliches
Interface
Office
Integration
Social
Arbeiten von wo und wie man will, eine 100%ige und
native Officeintegration, das gewohnte Benutzerinter-
face und die Nutzung der in SharePoint vorhandenen
Collaboration- und Socialfeatures erhöhen nicht nur
den Arbeitskomfort sondern reduzieren auch
Schulungsaufwände.
4 Lösungen
lösu
ng
en
Lösungen
Verträge
Rechnungen
Qualitäts-
management
Posteingang
Case
Management
Aufbauend auf den Basisservices und Importschnitt-
stellen bietet ecspand zahlreiche konfigurierbare
Lösungen und Lösungstemplates.
lösu
ng
en
Lösungen
Verträge
Rechnungen
Qualitäts-
management
Posteingang
Case
Management
lösu
ng
en
Vertragsmanagement
Erstellung
Archivierung
Verwaltung
Controlling
zentraler
Akt
Unterstützt das Arbeiten mit Verträgen über die
gesamte Laufzeit hinweg, verwaltet Dokumente und
Metadaten, beinhaltet Workflowtemplates und
metadatengesteuerte Berechtigungen.
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en
Vertragsmanagement
Erstellung
Archivierung
Verwaltung
Controlling
zentraler
Akt
lösu
ng
en
Vertragsmanagement
alles im
Überblick
einfaches
Userinterface
integrierte
Dokument-
erstellung
lösu
ng
en
Eingangsrechnungsverwaltung
Scannen
Erkennung
Ablage
Prozess
Integration
Vom Scannen über die Vorerfassung bis hin zu Frei-
gabeworkflows, Verbuchung in das ERP System und
Langzeitarchivierung hilft ecspand die Rechnungspro-
zesse zu beschleunigen.
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ng
en
Eingangsrechnungsverwaltung
Scannen
Erkennung
Ablage
Prozess
Integration
lösu
ng
en
Eingangsrechnungsverwaltung
einfaches
Userinterface
Integration
mobiler
Geräte
Cloud
lösu
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en
Qualitätsmanagement
vollständige
Dokumen-
tation
Dokumenten-
lenkung
Fokus auf
Anwender
Erstellen Sie Ihr QM-Handbuch mit der SharePoint
Lösung von ecspand inklusive Dokumentenlenkung, ISO
9001 Konformität, komfortable Workflowmasken und
Integration in Microsoft Office.
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ng
en
Qualitätsmanagement
vollständige
Dokumen-
tation
Dokumenten-
lenkung
Fokus auf
Anwender
5 Sicherheit
sich
erh
eit
bewährte Standardprodukte
Sicherheit
Investitions-
sicherheit
Nummer 1
Plattform
geringere
Durchlauf-
zeiten
sich
erh
eit
bewährte Standardprodukte
Sicherheit
Investitions-
sicherheit
Nummer 1
Plattform
geringere
Durchlauf-
zeiten
Mit SharePoint als die Nummer 1 Businessplattform
und ecspand stehen zwei bewährte Standardprodukte
zur Verfügung die durch Konfiguration und Parame-
trisierung spezifisch an Ihre Bedürfnisse angepasst
werden.
sich
erh
eit
bewährte Standardprodukte
Sicherheit
Investitions-
sicherheit
Nummer 1
Plattform
geringere
Durchlauf-
zeiten Dies gewährleistet rasche Projektumsetzung und
–änderungen, geringe Folgekosten und eine hohe
Update- und Investitionssicherheit!
Fazit
fazi
t
Fazit
So ähnlich könnte ein typischer Geschäftsfall mit
SharePoint und ecspand aussehen.
Geprägt von kollaborativem Arbeiten, Officeintegration,
(mobile) Workflows und komfortablen Editier-, Such-
und Auswertungsmöglichkeiten.
fazi
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Fazit
fazi
t
Fazit
SharePoint
und
ecspand
Integration
Joy of Use
Lösungen
Sicherheit
fazi
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Kombination von SharePoint & ecspand
Mit der Kombination von
und wird
Ihre Collaborationplattform
form vom Strong Performer zum ECM Leader!
fazi
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/me
Florian Laumer
Technical Sales Manager
d.velop International GmbH
florian.laumer@ecspand.de
+49-89-6720861540
www.ecspand.com
www.d-velop.com
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Bilder:
iStockphoto – ausgenommen Folie 5 (Nokia, Apple),
7 (Minolta), 25 (Nokia) und 29 (Microsoft)
Alle verwendeten Logos und Markennamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen.
Credits
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