Vertragsmanagement am SharePoint mit ecspand

SharePoint zum vollwertigen

ECM System erweitern

ECM Tag Wien 2011

d.velop GmbH

Josef Gemeri, Christian Kiesewetter

Herzlich

willkommen

Microsoft SharePoint

Enterprise Content Management

Rechnungen, Verträge,

Mitarbeiterakten,

Lieferscheine, etc.

Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,

Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,

Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-

Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte,

Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte,

Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte,

Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event-

Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt-

Unterlagen, externe Kommunikation, etc.

Long Tail

Rechnungen, Verträge,

Mitarbeiterakten,

Lieferscheine, etc.

Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,

Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,

Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-

Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte,

Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte,

Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte,

Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event-

Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt-

Unterlagen, externe Kommunikation, etc.

Long Tail

Traditionelles

Content

Management

Social

Networking and

Collaboration

PC

Phone

Browser

Traditionelles

ECM mit

Collaboration

PC

Phone

Browser

Rückblick MOSS 2007

Medienberichte

Sharepoint: Ohne Zusatzhilfe keine Lösung ...... muss meist eine DMS- oder ECM-Anbin-dung über Drittan-bieter einkalkuliert werden.

.....vielmehr öffnet MOSS den Markt und bietet Raum für zahlreiche Adaptionen und Lösungen. Diese kommen vor allem von den etablierten DMS- und ECM-Größen.

TOP-8 der neuen ECM

Funktionen in SharePoint 2010

Aktenverwaltung (Document Sets)

Eindeutige Document ID

Zentrales Metadatenmanagement

Auditierungs-Funktionalitäten

Business Data Connectivity (R/W)

Enterprise Search

Remote Blob Storage

META

Optimierung für sehr große Listen

Alles gut?

konkrete Lösungen

ecspand your SharePoint

einheitliche Oberfläche

prozessgesteuert

Integration Umsysteme & Papier

Aktenplan, Rendition & Compliance

fertige Lösungen

SharePoint als „Single Point of Service“

Unterschied klassisches DMS

Capture

Storage

…. Link zu ERP

DMS Server

Link zu

SP 2010

... zu ecspand your SharePoint

Capture

Storage

…. Link zu ERP

Das Gold liegt in den Prozessen

Die Herausforderung:

Prozesse automatisieren,

standardisieren und flexibilisieren

Archiv

Archiv

?

Vertragsakte

Aufgaben

Notizen

Dokumente

Emails

Fristen /

Laufzeiten

Anmerkungen

Kosten

€

Vorlagen

vollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,

vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage

Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling

Erstellen Archivierung

Ve

rwa

ltun

g

Controlling

Vertragsakte

Suche / Recherche

Vertragsvorlagen /

Digitalisierung /

Genehmigungsverfahren

Reporting

Vertragsstammdaten-

erfassung

Fristenüberwachung

Aufgaben/Wiedervorlagen

Erstellen Vertragsakt

Kopf- und vertragsspezifische Metadaten

Stammdaten aus ERP Systemen übernommen

flexibel anpassbar

mehrfachabhängige Wertemengen

intuitives Bedienkonzept

zusätzliche Vertragsinformationen

Frist- und Aufgabenverwaltung

Dokumentablage

Office Integration

ERP

Vertragsakte

Stammdaten

Metadaten

Fristen, Aufgaben

Vertragsakte

Stammdaten

Metadaten

Dokumente

Vertragsakte

Stammdaten

Metadaten

Dokumente

Erstellen Erstellung: Metadaten

Erstellen Erstellung: Metadaten

1) Stammdatenerfassung

1) Stammdatenerfassung

2) Detaildatenerfassung

Erstellen Erstellung: Metadaten

1) Stammdatenerfassung

2) Detaildatenerfassung

3) Laufzeiterfassung

Erstellen Erstellung: Metadaten

1) Stammdatenerfassung

2) Detaildatenerfassung

3) Laufzeiterfassung

4) Kündigungsstichtagsbenachrichtigung

Erstellen Erstellung: Metadaten

Erstellen Fristen

Fristen /

Laufzeiten

Erstellen Kostenverwaltung

Fristen /

Laufzeiten

Kosten

€

Erstellen Aufgabenverwaltung

Fristen /

Laufzeiten

Aufgaben Kosten

€

Erstellen Notizen

Fristen /

Laufzeiten

Aufgaben Kosten

€

Notizen

Erstellen Dokumentablage

Fristen /

Laufzeiten

Aufgaben Kosten

€

Notizen Dokumente Emails Scannen

Erstellen

Mehrere

Vertragstypen

Vertragsdokument anlegen

Templates für

Verträge

Vorlagenverwaltung

Erstellen Berechtigungen setzen

Verwaltung auf Ebene Vertragsakt

automatische Vererbung

Benutzer- / Gruppenebene

Standardkonzept SharePoint

Erstellen Berechtigungen setzen

Berechtigungsprofile

auf Basis von Metadaten

Kombination mit klassischer Regelung

Vertragsakte

Erstellen Prüfen und Freigeben

Stammdaten

Metadaten

Aufgaben

Fristen

Dokumente

Vertragsakte

Erstellen Prüfen und Freigeben

Stammdaten

Metadaten

Aufgaben

Fristen

Dokumente

Vertragsakte

Erstellen Prüfen und Freigeben

Stammdaten

Metadaten

Aufgaben

Fristen

Dokumente

Erstellen Prüfen und Freigeben

Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen

Vertretungsregelung

Eskalationsmanagement

Dokumentation der Ergebnisse

Erstellen Prüfen und Freigeben

Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen

Vertretungsregelung

Eskalationsmanagement

Dokumentation der Ergebnisse

Erstellen Abwesenheitsassistent

Archivierung Archivieren & Ablegen

Revisionssichere Archivierung

vertragsrelevanter Daten und

Dokumente

Auditing

Auslagerung auf Langzeitstorage

Zugriff über SharePoint

Aufbau einer Vertragsakte

Archivierung Archivieren & Ablegen

Ablage von Papierdokumenten

Scannen direkt in den Vertragsakt

Ablage in SharePointbibliothek

Archivierung Archivieren & Ablegen

ecspand Sidebar

Drag & Drop Ablage direkt aus Windows

Recherche über Client

Verwaltung Suche & Recherche

Standard SharePoint Volltextsuche

ecspand Metadatensuche

aktenspezifische Suchmaske

Verwaltung Suche & Recherche

Volltextsuche

Verwaltung Suche & Recherche

ecspand Suche

Verwaltung Suche & Recherche

ecspand Suche

Verwaltung Suche & Recherche

Verwaltung Vertragscockpit

Verwaltung Metadatensuche

Controlling Reporting

SharePoint Standard

• Listenansichten

• Gruppierungen und Filter

ecspand Features

• Recherche in den Vertragsinfos

• vertragsspezifisch und -übergreifend

Controlling Stichtage

Controlling Überblick

Controlling Kosten

Fazit

Archiv

Archiv

Archiv

Archiv

Archiv

Archiv

Archiv

LOB/DB

Archiv ERP

Archiv ERP

LOB/DB

Fragen?

Josef Gemeri Christian Kiesewetter

General Manager Sales & Partner Manager josef.gemeri@d-velop.ch christian.kiesewetter@d-velop.at

d.velop GmbH

EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien

T: +43 1 908 08 96

W: www.d-velop.at | www.ecspand.com