Oktober 2010 Ausgabe #3-10 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398

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Lean Management im Umgang mit WissenWeb 2.0 trifft E-GovernmentSocial Media & Content Management

Technologien des Information Mining: Business Intelligence, Semantik & Co. Special: Output-Management

Scan-Lösungen Eingangsrechnungen: Make or buy? | SESAM - Steuerbelege elektronisch einlesen | Was hat die

technische Dokumentation mit Collaboration zu tun? | Internet als Basis für die Teamarbeit | „DMS-on-Demand“ in

der Landwirtschaft | Durchgängige Geschäftsprozesse auf mobilen Endgeräten | Social Media Tools in ERP-Systemen

Halle 7, Stand B 01 www.dokmagazin.de

Durchgängige Geschäftsprozesse auf Notebooks, Tablet PC, Smartphones & Co.

Geschäftsprozesse, mobile Endgeräte, Enterprise Content Management (ECM),

Wissensmanagement, Social Media, Security

Mobilen Endgeräten, wie Smartphones oder neuen Tablet-PCs gehört die Zukunft – doch was bedeutet dieser Trend für den Busi-ness-Bereich? Welche Einsatzszenarien sind heute schon real, wel-che Lösungen sind in der Entwicklung? Und was bedeutet das für Unternehmen und Softwarehersteller? Zwar haben sich klassische Internetlösungen auf mobilen Geräten wie Handys und Notebooks schon seit einiger Zeit etabliert, doch einen echten Schritt nach vor-ne gab es zunächst nur durch den Einsatz von Blackberrys. Erst das iPhone und Netbooks haben richtig Fahrt in die Thematik gebracht.

Was bedeutet diese Entwicklung nun für die Sicherheit von Daten, Technik und Software? Welche Anforderungen stellen die neuen mobilen Geräte und die mobilen Geschäftsprozesse an Technik, Si-cherheit und den Arbeitsalltag der Nutzer?

An dem Pressegespräch, das im Rahmen der Expertenkonferenz von OPTIMAL SYSTEMS 2010 in Berlin stattfand, diskutierten Karsten Renz, CEO und Mitgründer von OPTIMAL SYSTEMS, Prof. Dr. Martin Michelson von der Hochschule Darmstadt sowie Stefan Nehls, Soft-ware Engineer von Zeppelin Baumaschinen GmbH, einem Anwen-der der ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS. Das DOK gibt das Pressegespräch mit Journalisten in Auszügen wieder.

von Endgeräten ein – sowohl Android, Blackberry, iPhone als auch Windows Mobile. Aber wir sind hier schon recht weit fort-geschritten und werden ab Oktober Clients für mehrere Platt-formen vorstellen. Im Rahmen der DMS EXPO ind der IT & Busi-ness in Stuttgart wird man die ersten Anwendungen für iPhones und Android-Smartphones sehen können.

Welche ECM-spezifischen Use Cases sind denn bereits jetzt im Fokus?

Karsten Renz: Unsere Kunden sollen ihre ECM-System dorthin mit-nehmen können, wo sie gerade sind., beispielsweise kurz vor einem Termin noch einmal aut einem Tablet PC die Kundenakte durchge-hen. Das Anwendungsszenario, das sich meines Erachtens als Erstes durchsetzen wird, ist das einer derzeit kleinen Anwendergruppe. Anwender, die jetzt schon Workflows nutzen, weil ich glaube, dass Geschäftsprozesse weiter beschleunigt werden können durch den mobilen Einsatz – eben weil man nicht mehr vom Arbeitsplatz ab-hängig ist. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist, den Entscheidern auf dem mobilen Device Informationen so anzuzeigen, dass diese Ent-scheidungen treffen können. Das ist ein Bereich, in dem ECM und Mobility ganz sicher zusammenwachsen werden.

Herr Nehls, welche Einsatzszenarien sind heute in Ihrem Unterneh-men denn schon im Einsatz?

Stefan Nehls: Wir setzen bereits mobile Lösungen ein, die unter anderem Kundenkennzahlen für den Vertrieb bereitstellen. Aber auch für Service-Mitarbeiter ist dies zum Beispiel bei akuten Not-fällen und zur regelmäßigen Wartung von Maschinen sinnvoll. Vor Ort an der Maschine beim Kunden oder auf der Baustelle kann der Service so Baupläne, Schaltpläne oder das Service-Ma-nual online einsehen oder Baugruppen- und Artikelnummern ermitteln. Der Mitarbeiter kann auch den Lagerbestand in den Niederlassungen oder im Zentrallager und beim Hersteller prü-fen sowie direkt eine Bestellung auslösen.

Herr Renz, auf der Expertenkonferenz wird es einen Ausblick auf Neuerungen im Produkt geben. Spielen dabei auch Mobile Devices eine Rolle wie Blackberrys, iPhones oder Android-Smartphones?

Karsten Renz: Die Entwicklung in diesem Bereich ist kundenge-trieben, aber beruht vor allem auf eher allgemeinen Anfragen. Wir stehen vor der Herausforderung, dass die Kunden noch gar keine spezifischen Use Cases vor Augen haben. Wir müssen also zunächst das technologische Angebot bereitstellen, das dann zu praktischen Lösungen reift. Wir müssen sämtliche Plattformen berücksichtigen und das schließt ausdrücklich alle Kategorien

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Betriebliche Praxis

Professor Michelson, Sie beschäftigen sich mit Informations- und Wissensmanagement. Wie beurteilen Sie diese Entwicklung hin zu mobilen Prozessen aus Sicht der Forschung?

Prof. Michelson: Zum einen muss man feststellen, dass die Trennung zwischen Privatleben und Job weiter schwin-det. Mobile Devices erfordern aber auch Überlegungen zur Eignung der bisherigen Geschäftsprozesse. Gleichzeitig sorgen die neuen Technologien dafür, dass die Geschäfts-prozesse individuell anpassbar werden. So macht zum Bei-spiel das iPad allein durch seine Größe und Bedienbarkeit die menschliche Informationsverarbeitung sinnvoll nutzbar, wie das Beispiel des Bauleiters auf der Baustelle zeigt. Was den Begriff Enterprise Content Management, also das ganze Unternehmenswissen, betrifft, so sehen wir in der Praxis oft noch Lösungen, die nur auf Teams, Abteilungen oder einzel-ne Bereiche zugeschnitten sind. Damit einher geht auch das Problem des „schweigenden Wissens“: Mitarbeiter geben ihr „Herrschaftswissen“ oft nicht oder nur zögerlich preis. Je-doch gibt es hier einen schleichenden Wechsel durch Social Media: Immer mehr Mitarbeiter teilen ihr Wissen in Foren, Wikis oder Social Networks. Dieser Trend ist zwar Bottom-up getrieben, aber zunehmend fördern Unternehmen diese Ansätze.

Der Begriff ECM ist vergleichsweise jung. Würden Sie Enterprise Con-tent Management überhaupt als einen wertschöpfenden Prozess definieren? Macht der mobile Einsatz nicht eher Sinn bei Prozessen wie ERP oder CRM?

Stefan Nehls: Für uns ist ECM auf jeden Fall ein wertschöp-fender Prozess. Das Unternehmenswissen muss ja erst aufberei-tet und dann verfügbar gemacht werden. Getrennte CRM-, ERP- und CRM-Systeme erzwingen immer wieder neue Suchen. ECM umfasst idealerweise die komplette Datenbasis und Subsysteme wie CRM sollten dort ihre Daten abgreifen.

Karsten Renz: Dies bietet enorme Vorteile und ermöglicht auch im Hinblick auf mobile Lösungen eine hohe Zukunftssicherheit. Der Anschluss von Spezialsystemen ist dann überhaupt kein Problem mehr, denn Schnittstellen sind in der Regel für jegliche Anwendungen denkbar und umsetzbar. Gerade für uns sind die Schnittstellen kein Problem, wir verfügen inzwischen über Kon-nektoren für 130 Fachszenarien.

Geschäftskritische Daten und mobile Lösungen – welche Rolle wer-den die Entwicklungen und die Anforderungen an die Sicherheit in diesem Bereich künftig spielen?

Karsten Renz: Das Problem der Sicherheit betrifft heute nicht mehr so sehr die Daten an sich, denn dafür gibt es seit Längerem geeignete Technologien. Das Problem ist eher in

den Köpfen. Hier gibt es hervorragende Kryptografie-Lö-sungen, die dafür sorgen, dass die Daten am Speicherort nur durch zulässige Vorgänge und berechtigte Nutzer abgerufen werden.

Prof. Michelson: Im Privatbereich lässt sich ein deutlicher Trend zur Auslagerung von Daten auf Netzwerkspeicher und externe Orte beobachten. Sicherlich gibt es auch hier einiges bei den Dienstleistern, aber auch bei den Nutzern nachzubessern. Die Bereitschaft der Menschen ist im Privaten durchaus schon vor-handen. Fraglich ist, ob sich diese Entwicklung auch auf den Ge-schäftsbereich übertragen lässt.

Stefan Nehls: Da kann ich nur zustimmen. Rein technisch ge-sehen sind die Möglichkeiten, die Inhalte zu schützen, heute schon gut und ausreichend. Zum Beispiel bedeutet dies: das Rechenzentrum als eigenes Sub Net betrachten, ein VPN-Fir-

DEUTSCHER MULTIMEDIA KONGRESS

DER TRENDSETTER FÜR INTERAKTIVE MEDIEN

BERLIN – STUTTGART

DMMK DIGITALE WIRTSCHAFT10./11. NOV. 2010, STUTTGART

TOP-THEMEN• Multitouch und Mobile Apps: Neue Dimensionen im Interaktions-Design • Social Media: Meinungsbildung, Marketing und Kollaboration • Digitale Markenführung und E-Commerce: Trends und Perspektiven

KEYNOTE-SPEAKERS• Ralph Haupter, Microsoft Deutschland • Jochen Rädeker, Strichpunkt/ADC• Jessica Greenwood, Contagious Magazine• Prof. Wolfgang Henseler, Sensory-Minds• Alf Henryk Wulf, Alcatel-Lucent Deutschland• Michael Bassier, Bassier, Bergmann & Kindler• Stefan Büscher, Porsche W

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Veranstalter: Partner:

Die Teilnahme an der internationalen Kreativ-wirtschaftskonferenz – Create10 – ist inklusive. www.create10.de

mennetzwerk einrichten, Zugang in dieses Netz nur mit E-Token ermöglichen oder verschlüsselte Datenhaltung im ECM sowie die verschlüsselte Übertragung der Daten von und zu externen Schnittstellen sicherstellen. Über eine entsprechende Smartcard könnte im Bedarfsfall zudem eine sehr sichere Authentifizierung erreicht werden. Aber das schützt nicht hundertprozentig vor menschlichem Fehlverhalten.

Wir halten fest: Zu den neuen Geräten und Technologien haben füh-rende Hersteller von Business-Software, wie OPTIMAL SYSTEMS, be-reits passende Lösungen am Markt oder in der Entwicklung. Hinzu kommen gravierende Veränderungen in den Arbeitsprozessen der Menschen. Wie schätzen Sie die Entwicklungen in den nächsten 12 Monaten ganz persönlich ein?

Stefan Nehls: Wir planen, im Herbst 2010 ein elektronisches Vertragsmanagement einzuführen. Einer der nächsten Schritte wird außerdem die Verfügbarkeit von tagesaktuellen Kun-denkennzahlen auf Blackberry-Geräten sein. Im Frühjahr 2011 soll dann der Austausch signierter PDF-Dokumente und Rech-nungen im Geschäftsverkehr möglich sein. Dann sollen auch unsere Kunden einen individuellen Dokumentenzugriff auf die sie betreffenden Dokumente erhalten. Diese Möglichkeiten werden meiner Meinung nach schnell Einzug in mobile Lö-sungen halten.

Professor Michelson: Das Web 2.0 und soziale Software wird weiter als Motor für mobile Prozesse dienen, davon bin ich überzeugt. Ich gehe davon aus, dass private Netzwerke und Communities so auch den beruflichen und fachlichen Bereich prägen und Softwarelösungen inspirieren. Wir werden aber auch im Bereich der Daten und Informationen erhebliche Um-brüche feststellen. Sie werden nicht mehr nur aus dem Netz geladen, lokal bearbeitet und weitergeleitet, sondern unmit-telbar im Netz bearbeitet und in Echtzeit mit anderen geteilt

werden. Ich bin gespannt, welchen Fortschritt das seman-tische Web in den nächsten zwölf Monaten machen wird. Der Weg weg von der Informationsflut hin zu den individuellen, strukturierten und zielgerichteten Informationen ist aber jetzt schon erkennbar. Es gibt aber auch Risiken zu beachten. Mobiles Netz bedeutet auch Kontrolle, Überwachung, Ver-wischung von Arbeit und Privatem. Rückzugsräume werden kleiner bzw. seltener.

Karsten Renz: Ganz konkret werden wir in den nächsten Mona-ten alle wichtigen mobilen Plattformen mit einer eigenen An-wendung abdecken. Was die weiteren Entwicklungen angeht, so denke ich, dass wir an der Schwelle größerer Veränderungen stehen. Der Arbeitsalltag wird geprägt sein von der Kommu-nikation miteinander und mit den Systemen. Das schafft neue Formen der asynchronen und auch der synchronen Zusam-menarbeit. Die Textform und die klassische E-Mail werden ab-gelöst. Asynchrone Kommunikation wird multimedial, zum Bei-spiel durch Videomail. Vor allem wird es keine unstrukturierte Datenhaltung mehr geben. Das dominierende Element wird die Datenkommunikation sein und nicht mehr der dokumen-tenbasierte Informationsfluss. Das sorgt für Datenströme und Inhaltspakete und verhindert Medienbrüche. Heute dominiert zwar noch der dokumentenbasierte Informationsfluss, weil Menschen noch sehr daran hängen, Infos in Form von Papier-dokumenten zu betrachten. Professor Michelson hat es schon angesprochen: Semantisches Web, mitdenkende Systeme und viel ausgereiftere intelligentere Suchen werden unseren Ar-beitsalltag erleichtern. n

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