Selbst- und Zeitmanagement von Laura Baumann, IPN Brainpower GmbH & Co. KG

Erstellt von Laura Baumann

und Selina Jobst 1 von 45

Selbst-Selbst-und Zeitmanagementund Zeitmanagement

„„Der Mensch hat keine Zeit, Der Mensch hat keine Zeit,

wenn er sich nicht Zeit nimmt, wenn er sich nicht Zeit nimmt,

Zeit zu haben.Zeit zu haben.““- - Ladislaus Boros -

Quelle:Quelle:IPN Brainpower GmbH & Co. KGIPN Brainpower GmbH & Co. KG

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InhaltInhalt

Was ist Selbst- und Zeitmanagement? „Verschwendete“ Lebenszeit Sinn & Zweck des Zeitmanagements Vorteile

Wie funktioniert Zeitmanagement? Zielsetzung Planung Entscheidung Realisierung und Organisation Kontrolle

Wie gewinnen Sie Zeit? Regeln der Zeitgewinnung Zeitfresser – Therapie Ganzheitliche Planung

Methoden im Selbst- und Zeitmanagement Tages-, Wochen-, Monats-, Jahresplan Die Alpen – Methode Das Pareto – Prinzip Das Eisenhower – Prinzip Die Leistungskurve Anti - Aufschiebe – Strategien Zeitmanagement Tipps


Der menschliche Körper, die Emotionen und der Geist arbeiten nach einem bestimmten Rhythmus, der wissenschaftlich und statistisch nachgewiesen ist.

Daraus ergeben sich folgende Schätzungen, womit der Mensch seine Lebenszeit, durchschnittlich 76 Jahre, verbringt.

24 ½ Jahre mit Schlafen

13 ½ Jahre in der Schule und bei der Arbeit

12 Jahre mit Fernsehen und Radio hören

4 ½ Jahre mit sozialen Kontakten

3 Jahre mit Lesen

3 Jahre mit Essen

1 ¾ Jahre mit Körperpflege

1 Jahr am Telefon

9 ½ Monate auf der Toilette

5 Monate mit Liebe

9 ½ Jahre mit anderen Beschäftigungen

wie Hausarbeit, einkaufen etc.

Selbst- und ZeitmanagementSelbst- und Zeitmanagement„Verschwendete“ Lebenszeit


Selbst- und ZeitmanagementSelbst- und ZeitmanagementDefinition

Zeitmanagement Zeitmanagement ist das systematische und ist das systematische und

disziplinierte Planen Ihrer Zeit.disziplinierte Planen Ihrer Zeit.


Sinn & ZweckSinn & Zweck

Unterstützung in Ihrer praktischen Arbeit

Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten

Steigerung Ihrer Kompetenz im Umgang mit Kunden

Optimierung Ihrer Kernkompetenzen

Steigerung Ihrer kommunikativen Fähigkeiten


Viel mehr Zeit…Viel mehr Zeit…… für ein ausgeglicheneres Leben… für ein ausgeglicheneres Leben

Konzentration auf das Wesentliche

Effizientere und effektivere Bearbeitung der Aufgaben

Frühzeitige Erkennung von Problemen und Hindernissen

Täglicher ZeitgewinnTäglicher Zeitgewinn

ABER: Stopfen Sie nicht 15 Stunden Arbeit in 12

Stunden Nutzen Sie Ihre neu gewonnene Zeit zur

Erholung


Ihre VorteileIhre Vorteile

Prioritäten werden klar definiert

Erfolgserlebnisse schaffen Zufriedenheit

Stress wird abgebaut und langfristig vermieden

Es bleibt mehr Freiraum für Kreativität

Eine strukturierte Arbeitsweise schafft mehr Freiraum für

Freizeit und Erholung

Wesentliches wird leichter erkannt und kann schneller erledigt

werden


Selbst- und ZeitmanagementSelbst- und ZeitmanagementFunktionsweise von ZeitmanagementFunktionsweise von Zeitmanagement

33EntscheidungEntscheidung

Zeit-Zeit-ManagementManagement

11ZielsetzungZielsetzung

22PlanungPlanung

44RealisierungRealisierung

&&OrganisationOrganisation

55KontrolleKontrolle

Beschreibung Ihrer persönlichen Ziele

Zeitplanung zur Realisierung Ihrer persönlichen Ziele

Prioritätensetzung bei Ihren zu erreichenden Zielen

Organisation und Durchführung der anstehenden Aufgaben

Prüfung Ihrer erreichten Ziele


Selbst- und ZeitmanagementSelbst- und ZeitmanagementVorbereitung

Habe ich ein umfassendes Konzept zur Aufgaben- bzw. Zielsetzung?

Bin ich ausreichend motiviert?

Besitze ich ein ausgeprägtes Geschick für die Ideenfindung?

Bin ich bei guter seelischer und körperlicher Gesundheit?

Habe ich hilfreiche persönliche Beziehungen?

Habe ich eine positive Einstellung?

„„Der Erfolgreiche überprüft seine Der Erfolgreiche überprüft seine Begabungen und Fähigkeiten, ehe er Begabungen und Fähigkeiten, ehe er

sein Ziel steckt.“sein Ziel steckt.“- - Vera F. Birkenbihl -


Selbst- und ZeitmanagementSelbst- und ZeitmanagementVorbereitung

Reicht das eigene Können und Wissen aus?

Besitze ich die notwendige Fachkompetenz?

Besitze ich Verhandlungs- und Kommunikationsgeschick? Kenne ich die rhetorischen Grundregeln?

Besitze ich ein Präsentations- und Moderationsgeschick bei meinen Vorträgen?

Besitze ich Erfahrung bei der Mitarbeiterführung und -motivation?

Besitze ich Erfahrung in der Teamarbeit?

Besitze ich einen wirkungsvollen Schreibstil?

Habe ich das Geschick überzeugend zu verhandeln?


1. Zielsetzung1. Zielsetzung

1. Zielfindung: Welche Ziele sollen verwirklicht werden?

2. Konkrete Zielformulierung: Welche Ziele? Warum und bis wann?

3. Setzte ich mir realisierbare oder anzustrebende Ziele?

4. Behalten ich meine Ziele stets vor Augen?

Es ist sinnvoll sich…

kurzfristige Ziele mittelfristige Ziele langfristige Ziele und realisierbare Ziele

zu stecken.

„Der Langsamste, der sein Ziel nicht

aus den Augen verliert, geht noch

immer geschwinder, als jener, der ohne

Ziel umherirrt.“- Gotthold Ephraim Lessing -


Don´t work hard – work SMART Don´t work hard – work SMART Zielformulierung

Ihr Ziel muss konkret, eindeutig und präzise formuliert sein. Formulieren Sie Ihre Ziele positiv.

Ihr Ziel muss überprüfbar sein, hinsichtlich Fortschritt und Zielerreichung.

Ihr Ziel muss von Ihnen selbst beeinflussbar sein. Oftmals wird das A auch mit „akzeptabel“ oder „aktiv beeinflussbar“ gleichgesetzt.

Ihr Ziel muss hoch gesteckt aber immer noch erreichbar sein. Ist Ihr Ziel nicht erreichbar, ist Frust vorprogrammiert.

Ihr Ziel muss für einen klaren Zeitrahmen, mit konkretem Erledigungstermin definiert sein.

S (Spezifisch)

M (Messbar)

A (Attraktiv)

R (Realistisch)

T (Terminierbar)


Don´t work hard – work SMART Don´t work hard – work SMART Zielformulierung

S (Spezifisch) Ihr Ziel muss konkret, eindeutig und präzise formuliert sein.

Formulieren Sie Ihre Ziele positiv.

M (Messbar) Ihr Ziel muss überprüfbar sein, hinsichtlich Fortschritt und Zielerreichung.

A (Attraktiv) Ihr Ziel muss von Ihnen selbst beeinflussbar sein.

Oftmals wird das A auch mit „akzeptabel“ oder „aktiv beeinflussbar“ gleichgesetzt.

R (Realistisch) Ihr Ziel muss hoch gesteckt aber immer noch erreichbar sein.

Ist Ihr Ziel nicht erreichbar, ist Frust vorprogrammiert.

T (Terminierbar) Ihr Ziel muss für einen klaren Zeitrahmen, mit konkretem Erledigungstermin definiert sein.


ZielartenZielarten

sind eher kurzfristig sind messbar (haben ein Enddatum) sind präzise formuliert (kein „Ich will…“) sind realistisch

Anzustrebende Ziele

beanspruchen einen längeren Zeitraum reichen viel weiter in die Zukunft müssen nicht realistisch sein sind Wünschen ähnlich

Realisierbare Ziele

„„Wenn der Weg das Ziel ist, ist es besser, Wenn der Weg das Ziel ist, ist es besser, unterwegs als am Ende zu sein.“unterwegs als am Ende zu sein.“

- Michael Löhner -


Ziele definieren Ziele definieren

Ziele nach Fragen definieren

Was will ich erreichen? (Qualität)

Wie viel will ich erreichen? (Menge)

Warum will ich es erreichen?

(Begründung)

Bis wann will ich es erreichen? (Termin)

Wie will ich es erreichen? (Weg)

Ziele nach Bereichen definieren

Ziele zu Ihrem Beruf (wie z.B. Inhalt, Umfeld, Gehalt, Karriere, ...)

Ziele zu Ihrer Familie (Partner/In, Kinder, Verwandte, Urlaub, Erziehung, ...)

Ziele zu Ihrem Vermögen (Immobilien, Altersvorsorge, Anlagen, ...)


2. Planung2. Planung

Planen Sie rechtzeitig und im Voraus.

Berücksichtigen Sie Routinetätigkeiten bei Ihrer Planung.

Verplanen Sie nur ca. 60% Ihrer Zeit, 20% für Soziales und 20% für Unvorhergesehenes.

Bilden Sie Zeitblöcke, denn 1 x 60 Minuten sind mehr als 6 x 10 Minuten.

Berücksichtigen Sie Ihre persönliche Leistungskurve (keine uninteressanten Tätigkeiten

während Ihres Leistungstiefs planen).

Kontrollieren Sie Ihre Zielerreichung und berücksichtigen Sie Abweichungen bei der nächsten

Planung.

Verwenden Sie ein Medium zur Planung (die Planung sollte nicht nur im Kopf passieren).


Habe ich aus meinen Zielen die Wichtigsten bestimmt? (Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Brisenz)

Haben meine Ziele Prioritäten (bspw. A, B, C) erhalten? (Lebenswichtige Probleme vor nebensächlichen Problemen)

3. Entscheidung 3. Entscheidung

Besondere Hilfsmittel:

Prioritätenprinzip Pareto-Prinzip Eisenhower-Prinzip Delegation


4. Realisierung und Organisation4. Realisierung und Organisation

Anwendung des Selbstmanagements

Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben

Ausnutzung des Leistungshochs

Entwicklung eines persönlichen Arbeitsstils

Begonnene Arbeiten abschließen, bevor Neue angefangen werden

Zeit für kurze Pausen einplanen


5. Kontrolle5. Kontrolle

Arbeitsablaufkontrolle (Soll-Ist-Vergleich) Ergebniskontrolle (Zwischen-, End-, Zielkontrolle) Tagesrückblick (Selbstkontrolle)











Beispiel - Checkliste Beispiel - Checkliste

Tagesrückblick:

1. Sind angefangene Aufgaben abgeschlossen?

2. Habe ich eine Ergebnis- und Selbstkontrolle durchgeführt?

3. Habe ich einen Zeitplan für den nächsten Tag erstellt?

4. Gehe ich mit positiver Stimmung nach Hause?

5. Habe ich meine Leistungskurve voll ausgenutzt?


Regeln zur ZeitgewinnungRegeln zur Zeitgewinnung

Termine mit sich selbst für die Planung machen

Möglicht nur das Wesentliche tun (Pareto – Prinzip)

Prioritäten setzen (max. 2 „A“-Prioritäten pro Tag)

Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden

Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren (Salami – Taktik)

Gezielt abschirmen - Störungen beim Arbeiten unterbinden

Zeitlimits bei eigenen Terminen setzen

Unwichtiges und Routinetätigkeiten in die Abendstunden verlegen

Lassen Sie sich Luft - Verplanen Sie höchstens 60% Ihrer Zeit

Leistungshochs und -tiefs gezielt in die Planung einbeziehen


ZeitfresserZeitfresser

Sagen Sie den Zeitfressern den Kampf an!!!

Es gibt eine Menge von Zeitfressern, die sowohl Zeit, als auch Energie rauben.

Teils ist die jeweilige Arbeitssituation eine Erklärung bzw. die Art und Weise,

wie im Unternehmen die Arbeit organisiert ist.

Aber verantwortlich und betroffen sind Sie!

Lösungsansätze für den Alltag: Delegieren Sie Ihren Möglichkeiten entsprechend Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz Strukturieren Sie Ihre Aufgaben Kommunizieren Sie klar mit Kunden, Mitarbeitern und Kollegen


Zeitfresser Ursachen LösungenVersuch, zuviel auf einmal zu tun

Keine Zeitplanung

Zu weit gespannte Interessen

Formulieren Sie Ziele, setzen Sie Prioritäten, planen Sie Ihre Zeit.

Beschränken Sie sich auf das Wesentliche.

Unentschlossenheit Angst, Fehler zu machen

Perfektionismus

Erkennen Sie, dass jeder Fehler die Möglichkeit zu neuer Erfahrung bietet.

Akzeptieren Sie Risiken als unvermeidbar. Entscheiden Sie auch, ohne alle Tatsachen zu kennen.

Zeitfresser - TherapieZeitfresser - Therapie


Ungeduld Keine Planung des Arbeitstages

Versuch, zuviel innerhalb kurzer Zeit zu tun

Planen Sie am Abend des Vortages, welche Aufgaben am nächsten Tag unbedingt erledigt werden müssen.

Tun Sie weniger selbst und delegieren Sie mehr (Eisenhower-Regel).

Aufgaben nicht zu Ende führen

Keine Prioritäten

Keine Endtermine

Legen Sie Prioritäten nach den KriterienDringlichkeit und Wichtigkeit fest, und erledigen Sie zuerst Aufgaben mit der höchsten Priorität.

Setzen Sie bei allen wichtigen Aufgaben einen realistischen Termin und halten Sie ihn auch ein.

Zeitfresser - TherapieZeitfresser - Therapie


Vision

Philosophie

Rollen

Ziele je Rolle

Konkrete Handlungsschritte

Taten

Ganzheitliche PlanungGanzheitliche Planungnach Stephen Coveynach Stephen Covey

Formulieren Sie eine persönliche Vision für Ihr Leben.

Leiten Sie daraus Ihre Lebensphilosophie ab.

Definieren Sie Ihre sozialen Rollen: „Ich“, „Ehepartner“, etc.

Planen Sie Ihre konkreten Handlungsschritte auf Wochenbasis.

Lassen Sie Taten folgen.

Leiten Sie sich Ihre Ziele pro Rolle aus Ihrer Vision und Philosophie ab.


ICH

Zu jeder beliebigen Lebenszeit kann ein Mensch nicht mehr als sieben soziale Rollen gleichzeitig ausfüllen, ohne Einzelne zu vernachlässigen.

Vision

Philosophie

Rollen

Ziele je Rolle

Konkrete Handlungsschritte

Taten

http://images.google.de/imgres?imgurl=http://www.wvsgym.de/partner/bilder/hut.jpg&imgrefurl=http://www.wvsgym.de/partner/partner.htm&usg=__l_J0BQpVSHyphy1MfWGucXpBIKE=&h=327&w=481&sz=16&hl=de&start=93&um=1&tbnid=1oBteOQtfmYgsM:&tbnh=88&tbnw=129&prev=/images%3Fq%3Dhut%26ndsp%3D18%26hl%3Dde%26sa%3DN%26start%3D90%26um%3D1


Methoden im SelbstmanagementMethoden im Selbstmanagement

Einige Methoden zur Umsetzung der Theorie

Tages-, Wochen-, Monatsplan Die ALPEN-Methode Das Pareto-Prinzip Das Eisenhower-Prinzip Die Leistungskurve Anti-Aufschiebe-Strategien Zeitmanagement-Tipp


Tages-, Wochen-, MonatsplanTages-, Wochen-, MonatsplanPlanung

Zeitgewinn durch optimale Einteilung und Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Zeit, Reduzierung der Durchführungszeit.

Zusätzlich schaffen Tages-, Wochen- und Monatspläne Verbindlichkeiten und eine lückenlose Kontrollmöglickeit.





Die ALPEN-MethodeDie ALPEN-MethodePlanungsmethodik nach Lothar J. Seiwert

A Aufgaben sammeln

L Länge der Tätigkeiten schätzen

P Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren (60:40-Regel)

E Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen

N Notieren der Planergebnisse / Nachkontrolle


Das Pareto-PrinzipDas Pareto-PrinzipEntscheidungsfindung nach Vilfredo Pareto

Nur 20% der Bevölkerung, besitzen 80% des Vermögens

Die meisten Unternehmen machen 80% ihres Umsatzes mit 20% ihrer Kunden

20 : 80 – Prinzip


Das Pareto-PrinzipDas Pareto-PrinzipEntscheidung

Das Pareto-Prinzip ist auf die tägliche Arbeit übertragbar!

Viele Arbeitnehmer stellen fest, dass Sie mit 20% der richtig eingesetzten Zeit und Energie etwa 80% des Arbeitsergebnisses erzielen können.

Allerdings müssen die verbleibenden 80% der Zeit auch noch eingesetzt werden, um ein optimales Ergebnis zu erzielen - falls die Zeit dazu vorhanden ist.

Entscheiden Sie selbst!Entscheiden Sie selbst!Zeit „Ertrag“

80 %80 %

20 %

20 %


Das Eisenhower-PrinzipDas Eisenhower-PrinzipEntscheidungsfindung nach D. Eisenhower

Unterscheidung der wirklich wichtigen Aufgaben, “A”-Prioritäten, von den längerfristige bedeutsamen “B”-Aufgaben, für die noch keine vordergründige Dringlichkeit besteht.

ABER: Den “B”-Aufgaben rechtzeitig Aufmerksamkeit widmen, bevor sie dringlich werden.


B – Aufgaben

Terminieren (bzw. bereits delegieren

A – Aufgaben

Sofort tun

C – Aufgaben

Delegieren

Das Eisenhower-PrinzipDas Eisenhower-PrinzipEntscheidung

65%

15%20% Prioritätenverteilung nach Dringlichkeit (x-Achse) und Wichtigkeit (y-Achse)

Angabe des empfohlenen Zeitrahmens (prozentual) laut Fachliteratur

Papierkorb: Weder wichtig noch dringend.

Prioritäten sind nach A,B,C kategorisiert, daher auch bekannt als ABC-Aufgaben/ Prioritäten/Analyse

Dringlichkeit

Wic

hti

gke

it


Rationalisieren

Das Eisenhower-PrinzipDas Eisenhower-PrinzipEntscheidung

Hilfestellung zur Aufgabenerledigung:

Leitfragen Maßnahmen

Warum überhaupt?

Warum gerade ich?

Warum in dieser Form?

Warum genau jetzt?

Eliminieren

Delegieren

Terminieren

Erledigen


Die LeistungskurveDie LeistungskurveRealisierung und Organisation

Bei der Arbeitseinteilung und Planung der Aufgaben, die täglichen Leistungshochs

und Leistungstiefs berücksichtigen.

Deutlich ersichtliche Leistungshochs am Vormittag, sowie am Spätnachmittag und dazwischen das Leistungstief (meist nach der Mittagspause).

Im Krankheitsfall unterdurchschnittliche Leistung – zu Hause bleiben.


„„Die Menschen, die etwas von heute auf morgen Die Menschen, die etwas von heute auf morgen

verschieben, sind dieselben, die es bereits von gestern verschieben, sind dieselben, die es bereits von gestern

auf heute verschoben haben.“auf heute verschoben haben.“- Sir Peter Ustinov -

Aufschieberitis nennt sich das psychologische Phänomen, dass man unangenehme Aufgaben immer wieder und weiter aufschiebt.

Menschen die davon stark betroffen sind, leiden teilweise Qualen unter ihrem eigenen Verhalten.

Aufschieberitis


ChecklisteNeige ich dazu Dinge aufzuschieben?

(1) Ich erfinde Gründe und suche nach Entschuldigungen, um ein schwieriges

Problem aufzuschieben.

(2) Ich brauche Druck, um an schwierigen Aufgaben weiterzuarbeiten.

(3) Ich vermeide klare Antworten, wenn ich um unangenehme Entscheidungen gebeten werde.

(4) Ich vernachlässige Kontrolle und Nachbearbeitung bei wichtigen Projekten.

(5) Ich versuche, dass andere unangenehme Dinge für mich erledigen.

(6) Ich bin zu müde oder zu nervös, um wichtige Dinge anzupacken.

(7) Ich muß erst alles vom Tisch wegarbeiten, um eine wichtige Aufgabe anzufangen.

(8) Ich vermeide es, mir Endtermine zu setzen.

(9) ....

Fast immer öfter fast nie


Anti–Aufschiebe-StrategienAnti–Aufschiebe-Strategien

Aktivitätenliste

Erstellen Sie eine Liste mit allen aufgeschobenen, belastenden Aufgaben dann setzen Sie

Prioritäten

Prioritätensetzung

„Werde oder will ich diese Aufgabe noch jemals erledigen?“

Bilanz-Methode

Wiegen Sie zwischen den Gründen für Ihr Aufschieben und den Vorteilen bei abschließender

Erledigung ab.

Überwiegen die Gründe fürs Aufschieben – dann setzen Sie Prioritäten! Überwiegen die

Vorteile zur Erledigung, verfahren Sie nach folgenden Taktiken…


Anti-Aufschiebe-StrategienAnti-Aufschiebe-Strategien

Salami-Taktik

Zergliedern Sie aufgeschobene Aufgaben in kleine, konkret durchführbare Schritte. Beginnen Sie

mit der ersten Teilaufgabe.

Erledigungstermin

Legen Sie für jeden Zwischenschritt einen konkreten Erledigungstermin fest. Übertragen Sie diese

in Ihre Tagesplanung.

Kontrolle

Lassen Sie sich durch andere fragen, ob Sie es tatsächlich geschafft haben. Ersatzweise können

Sie sich auch selbst kontrollieren (z.B. mit einer Checkliste).

Belohnung

Gönnen Sie sich nach jedem erfolgreichen Schritt zusätzlich etwas Schönes (z.B. Kaffeepause).

Ihre Motivation wird steigen


Zeitmanagement-TippZeitmanagement-Tipp

„„Ich habe keine Zeit, mich zu beeilen.“Ich habe keine Zeit, mich zu beeilen.“ - Igor Strawinsky -

Je eiliger man es hat, desto mehr geht schief!

Je mehr man sich beeilt, desto länger scheint alles zu dauern!

Je hektischer man wird, desto schlimmer wird es!


Zeitmanagement-TippZeitmanagement-Tipp

„„Wenn du es eilig hast, gehe langsam.“Wenn du es eilig hast, gehe langsam.“- Buchtitel von Lothar J. Seiwert (ALPEN-Methode) -

Praktische Hilfe unter Zeitdruck:

Atmen Sie einmal kurz durch und zwingen Sie sich ganz bewusst dazu, die anstehende

Aufgaben langsamer auszuführen.

So werden Sie in der Summe weniger Fehler machen, bessere Ergebnisse erzielen und

letztlich das Ziel schneller erreichen, als wenn Sie kopflos versuchen, alles besonders

schnell zu erledigen.


Laura BaumannLaura Baumann

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Die IPN Brainpower GmbH & Co. KG IPN Brainpower GmbH & Co. KG ist ein inhabergeführtes Unternehmen, spezialisiert auf Engineering- und IT Dienstleistungen.

Aus jahrelanger Erfahrung im Engineering und der IT pflegen wir deutschlandweit die besten Kontakte zu Projektentscheidern bei weltweit agierenden Großunternehmen und namhaften Mittelständlern. Deshalb sind wir exklusiv mit der Besetzung von rund 400 sehr interessanten Stellen in anspruchsvollen Projekten, die größtenteils nicht auf dem freien Markt zu finden sind, beauftragt.

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