© 1 Informationssysteme in Unternehmen Jörn Beineke, StR 06. November 2002

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Informationssysteme in Unternehmen

Jörn Beineke, StR06. November 2002

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Übersicht - Inhalt

• Geschäftsprozesse

• Modellierung von Geschäftsprozessen

• Strukturierter Systementwurf

• Wirtschaftlichkeit

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Geschäftsprozesse

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Geschäftsprozesse

W E R A N W E N ?E inkauf an L ief er ant

W A S ?Lager ar t ikel

W I E ?Per F ax auf F or mular

W A N N ?S obald M eldebest and unt er schr it t en

W O Z U ?N achbest ellung

© P. Stahlknecht / U. Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. 10. Auflage, Springer-Verlag, Berlin - Heidelberg 2002

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Geschäftsprozesse

• Ein Geschäftsprozess ist eine Folge (oder Vorgangskette) von logisch zusammengehörigen Aktivitäten (oder Geschäftsvorgängen), die ...– für das Unternehmen einen Beitrag zur Wertschöpfung

leistet– sich in der Regel am Kunden orientiert.

(Unternehmensinterne Auftraggeben können hierbei ebenso als Kunden verstanden werden.)

• Geschäftsprozesse sind– Leistungsprozesse – Erbringung der eigentlichen

betrieblichen Leistung– Unterstützungsprozesse

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Geschäftsprozesse

• Prozesse lassen sich nach Unternehmensbereichen gliedern– Primärprozesse: Beschaffung, Produktion, Vertrieb usw.– Sekundarprozesse: Rechnungswesen, Personalverwesen,

Informationsverarbeitung

• Prozesse, die wesentlich den Unternehmenserfolg beeinflussen, werden als Kernprozesse bezeichnet.

• Geschäftsprozesse müssen nicht zwangsläufig sequenziell ablaufen. Oft passierten verschiedene Aktivitäten eines Prozesses parallel.

• An einem Geschäftsprozess sind häufig verschiedene betriebliche Organisationseinheiten beteiligt. Bsp. Beschaffung

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Geschäftsprozesse

• Jeder Geschäftsprozess hat einen definierten Auslöser und ein definiertes Ende:– Auslöser: z.B. Kundenanfrage, Bewerbungseingang– Ergebnis: z.B. Angebot, Vorstellungsgespräch

• Geschäftsprozesse bestehen aus folgenden Elementen:– Auslöser: WANN beginnt der Geschäftsprozess?– Funktionen/Aktivitäten: WAS wird gemacht?– Ereignissen/Zustände– Zuständigkeiten: WER macht etwas?– Zeitpunkten: WANN wird etwas gemacht?– Entscheidungen: WELCHE Aktivität wird eingeleitet?

WELCHE Ereignisse sind eingetreten?– Ergebnis: WOMIT endet der Geschäftsprozess?

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Geschäftsprozesse

• Interne Geschäftsprozesse:– Lohn- und Gehaltsabrechnung– Produktionsaufträge– ...

• Externe, unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse– Beschaffung– Marktforschung– Interessenten– Kunden– Produktion – Handel – Point of Sale– ...

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Geschäftsprozesse – Beispiele

• Ausführung von Kundenaufträgen• Beschaffung von Rohstoffen/Materialien• Verkauf von Handelswaren in unterschiedlichen

Vertriebsformen (Einzel-, Groß-, Versandhandel, Direktvertrieb, E-Commerce ...)

• Reklamationsbearbeitung• Bearbeitung von Kreditanträgen• Bearbeitung einer Steuererklärung• Abwicklung von Schadensfällen• Durchführung eines Produktionsauftrages• Entwicklung einer Software• Erstellung eines Stundenplanes• ...

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Modellierung von Geschäftsprozessen

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Hierarchiediagramme

• Organigramm: – Beschreibung die Unternehmensstruktur– Hierarchieebenen im Unternehmen– Zuständigkeiten– Weisung– Berichtspflicht

• Funktionsbaum:– Strukturierung von Aufgaben– Gruppierung– Gliederung

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Organigramm

F inanz - undRechnungswesen

E hrlich

M at er ial-wir t schaf t

H inze

Pr odukt ion

H einze

T echnischerBer eichB auer

Kauf männischerBer eichH uber

Geschäf t s-leit ung

B auer; H uber

Per sonal-wesenStreng

Ver t r ieb

E ifrig


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Funktionsbaum

Best ands-pr üf ung

L ief er ant en-auswahl

Best ell-abwick lung

W ar en-eingangs-pr üf ung

Rechnungs-kont r olle

Best ands-f or t schr eibung

W ar en-best ellung

W ar en-eingang

Best ellwesen


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Balkendiagramm

• z.B. Strukturierung von Arbeitsabläufen

T agA r beit s-gang

14 .10 .20 02

15 .10 .20 02

16 .10 .20 02

17 .10 .20 02

18 .10 .20 02

21.10 .20 02

22 .10 .20 02

23 .10 .20 02

F r äsen

Bohr en

S chleif en

A 1 A 2

A 2

A 3 A 4 A 5

A 1 A 2 A 3 A 4

A 1 A 2 A 3 A 4


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Datenflussplan

• Daten• Tabellen• Objekte

A ngebotver schicken

Kundendat enpr üf en

Kundendat eneingeben

Kundenanf r age

A ngeboter st ellen

S chr if t liches A ngebot

T ex t bau-st eine

A r t ikel-dat ei

Kunden-dat ei

A ngebot s-dat ei

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Rasterdiagramm

• Schadensregu-lierung in einer Versicherung

• Aktion• Zuständigkeit• Entscheidungen• Zeitlicher Ablauf

S t elle

A kt ion

1

2

3

4

5

6

7

Post s t elleS chadensr egulier ung

S ach-bear beit er L eit er

Buchhalt ung

S chadens-meldungannehmen

M eldungpr üf en

Z ahlungs-bet r ager mit t eln

Z ahlungs-bet r aggenehmigen

M it t e ilunger s t e llen

M it t e ilungver senden

Z ahlungs-bet r aganweisen

O r iginal Kopie

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Ereignisgesteuerte Prozessketten - EPKs

• Ereignisse

• Funktionen

• Verknüpfungsoperatoren– UND (AND;Symbol )

– ODER (OR; Symbol )

– EXKLUSIVES ODER (Symbol XOR)

• Konnektoren

xor

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EPKs - Beispiel

A nt r ag aufH ypot hek liegt vor

Bauunt er lagenpr üf en

S icher heit enpr üf en

U nt er lagenunvollst ändig

weit er e U nt er lagenbeschaff en

U nt er lagenvollst ändig

S icher heit envor handen

S icher heit ennicht vor handen

H ypot hekbewilligen

H ypot heknicht bewilligen

weit er e U nt er lagenliegen vor

X O R X O R

X O R

A nt r agabgelehnt

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EPK – SAP ReferenzmodellKundenauf t r ag liegt vor

W ar en-ver f ügbar keitpr üf en

XO R

W ar e istvor handen

W ar e ist nicht vor handen

W ar enachbest ellen

W ar e isteinget r off en

XO R

W ar e ver packen

Begleit papier eer s t ellen

A uf t r ag istver sandf er t ig

• Auftragsbearbeitung im Versandhandel

• Folgeprozess: Warenversand

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EPK - Übungen

• Schreiben einer Hausarbeit• Zulassung zum Examen• Konfiguration und Kauf eines Computer• Bau eines Hauses• Finanzierung eines Hauses• ...

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EPKs in der Praxis

• Marketing Information System– Kundendaten– Installationsdaten– Vertriebsprojektdaten– Referenzkundendaten– Kontaktdaten– Interessentenbewertung– Mailingaktionen

– Vertragsdaten– Messesystem

• Dialogverarbeitung• Berichtswesen

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Strukturierter Systementwurf

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Phasen der Systementwicklung

• Überblick über Projektstruktur

• Ausblenden der Projektmethode – Referat

• Basis für exemplarisches Entwicklungsprojekt:– Vertriebsprojekt-

datenbank– Referenzkunden-

datenbank

Phasenbez eichnung Phaseninhalt

Vor phase

A nalyse

E nt wur f

Realis ier ung

E inf ühr ung

Pr oj ekt begr ündung

I s t analyse- E r hebung des I st z ust ands- Bewer t ung des I st z ust ands

S ollkonz ept- F achent wur f- I V - Gr obent wur f- W ir t schaf t lichkeit sver gle iche

S yst ement wur fPr ogr ammspez ifi kat ionPr ogr amment wur f

Pr ogr ammier ungT est

S yst emf r eigabeS yst emeinf ühr ung

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Vorgehensmodelle

• Vorphase• Analyse• Entwurf• Realisierung• Einführung

• Strukturierte System-entwicklung

• Strukturierte System-einführung – z.B. ASAP Accelerated SAP

Vor phase

Phase A nalyse

Phase E nt wur f

Phase Realis ier ung

Phase E inf ühr ung

Pr oj ekt -begr ündung

I st analyse

S ollkonz ept

S yst ement wur f

Pr ogr amment wur f

Pr ogr ammier ungund T est

A npassung der S t andar dsof t war e

A uswahl undA nschaff ung vonS t andar dsof t war e

S yst em-einf ühr ung

E igen-ent wicklung F r emdbezug

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Vorphase - Projektbegründung

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Vorphase - Projektbegründung

• Projektvorschläge• Ziele des Projektes• Erwartungen an IT-Projekte:

– Einsparung von Personal/Kosten– Optimierung/Neugestaltung von Geschäftsabläufen/-

prozessen– Verkürzung von Zeiten– Aktualität der Informationen– Verbesserung der Antwortzeiten– Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit– Schnellere Reaktionszeiten auf Entwicklungen– Beschleunigung/Verbesserung der Kommunikation mit

Kunden/Geschäftspartnern– Intensivere Kundenbinung

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Kreativitätstechniken

• Sammeln und strukturieren von Ideen• Ideenfindungsprozess

• Brainstorming– Entwicklung und Sammlung neuer Ideen in einer Gruppe

• Szenarioanalyse– Zeitliche Projektion alternativer Handlungsmöglichkeiten– Was wäre wenn?

• Metaplan– Sammeln, strukturieren und klassifizieren von Ideen oder

Fakten

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Analyse

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Ziele der Phase

• Erstellung einer Ist-Analyse– Wie ist der heutige Stand?– Welche Geschäftsprozesse sollen abgebildet/verbessert

werden?– Wo sind die Probleme?– Welche Ziele sollen erreicht werden?

• Sollkonzept für die zu Entwickelnde Anwendung/ für das zu entwickelnde Informationssystem:– Anforderungen an das System aus Sicht der Anwender– Was muss es können?– Welche Daten müssen abgebildet werden?– Grobe Festlegung der informationstechnischen

Realisierung

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Bewertung des Ist-Zustandes

• Schwachstellen der bisherigen Praxis• Resultierende Auswirkungen• Quantifizierbare Mängel

– Überstunden– Stillstandszeiten– Lieferverzögerungen– Umsatzverluste– Reklamationen– ...

• Nicht quantifizierbare Mängel– Unvollständige oder doppelte Daten– Schlechte Datenqualität– Mangelnde Aktualität der Daten– Fehlende Führungsinformation – aggregierte Daten– ...

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Entwicklung des Sollkonzeptes

• Was soll ein System leisten?– Datenerfassung– Auswertung– Weiterverarbeitung

• Wer soll mit dem System wie arbeiten können?– Abteilungen– Hierarchieebene– Qualifikation der Benutzer

• Welche technische Realisierung ist geplant?– Datenbank– Individual- oder Standardsoftware– Web-Interface?– Mobile Anwendung?

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IV-Grobentwurf

• IT-Umgebung– Betriebssysteme, Sprachen, Datenbanken ...

• Informationstechnischer Entwurf– Funktionen, Teilfunktionen - Hierarchiediagramm– Datenstrukturen – ER-Modell, Tabellen, Relationen– Prozesse, Abläufe, Dialogbetrieb, Stapelbetrieb– Anwendungsbeispiele– Entwürfe für Dialoge, Listen, Berichte, Oberfläche, Struktur– Qualitätsanforderungen – z.B. Antwortzeiten– Dokumentation der Entwicklung– Anwenderdokumentation, Schulungsunterlagen

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Projektplan

• Personal- und Zeitbedarf• Entwicklungsaufwand, Kosten• Zeitplan für Entwicklung und Einführung• Schulungsaufwand für Benutzer• Kosten für Hardware• Anschaffungs- und Umstellungskosten• Betriebskosten• Folgekosten – Wartung• Mögliche Einsparungen• Erwarteter Nutzen• Konzept für die Einführungsphase

– Schrittweise– Phasenmodell– Big-Bang

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Wirtschaftlichkeit

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Wirtschaftlichkeitsvergleiche

K ost en

W ir t schaf t lichkeit

E inmaligeK ost en

L auf endeK ost en

N ut z en

Q uant ifi z ier -bar er N ut z en

N icht quant i-fi z ier bar erN ut z en

M onet ärbewer t bar erN ut z en

N icht monet ärbewer t bar erN ut z en


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Wirtschaftlichkeitsvergleiche

M onet är eBewer t -bar keit M onet är

bewer t barN icht monet ärbewer t bar

N ut z en

Q uant ifi z ier bar erN ut z en

N icht quant ifi z ier -bar er N ut z en

V er kür z ung von Bear beit ungsz eit enA bbau von Ü ber s t undenM at er iale inspar ungPer sonalr eduz ier ung

S chneller e A ngebot sbear beit ungW eniger T er minüber schr eit ungenH öher er S er vicegr adW eniger Kundenr ek lamat ionen

E r höhung der D at enakt ualit ätV er besser t e I nf or mat ionenGest eiger t es U nt er nehmensimageE r weit er t e M är kt e und Geschäf t sf elder


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Präsentation

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Präsentation - Projektauftrag

• Präsentation der Ergebnisse der Vorphase und der Analysephase

• Präsentation von alternativen Realisierungskonzepten• Präsentation des Projektplanes• Erteilung des Projektauftrages• Festlegung der Projektziele• Festlegung des Kostenrahmens

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Entwurf

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Strukturierter Systementwurf

Kfz-Handel

Werk-statt

Buch-haltung

Kfz-Betrieb

Wagen-ankauf

Wagen-verkauf

Bestands-verwal-tung

Kunden-betreuung

Teilever-waltung

Debi-toren

Kredi-toren

Auftrags-annahme

Auftrags-ab-rechnung

Lager-verwal-tung

Bestell-wesen

Auftrags-verwal-tung

Abschlüs-se, Aus-wertungen


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Funktionendiagramm/Ebenendiagramm

1) F unkt ionendiagr amm

2) E benendiagr amm

I nput Pr ocess O ut put

K unden-st ammdat en

A r t ikel-st ammdat en

Best elldat en

L ager -best ands-dat en

F akt u-r ier ung

Best ands-ver walt ung

Rechnung

Ber icht s-wesen

L ager -best ands-dat en

A uf t r ags-bear beit ung

Best ands-ver walt ungF akt ur ier ung

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Datenflussdiagramm

K undendat ei

K undendat en

Best ellung L ief er dat en Rechnung

Best ands-dat en

E nt nahme-dat en

Rechnungs-summen

Best ellungbear beit en

Rechnungschr eibenK unde K unde

L ager best andsdat ei D ebit or endat ei


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Programmentwurf

• Datenorganisation– Nummernsysteme– Dateiorganisation: Stammdaten, Bewegungsdaten,

Datensätze, Primärschlüssel– Datenbankorganisation– Zugriffsrechte

• Eingabe– Herkunft der Daten– Übernahme von Daten– Ablauforganisation der Datenerfassung– Stapel- oder Dialogbearbeitung– Formulare, Dialogmasken– Fehlerbehandlung– Datenprüfung– Eingabehilfen

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Programmentwurf

• Verarbeitung– Berarbeitungs- und Berechnungsvorgänge– Formulierung von Abfragen und Auswertungen– Ablauffolge von Dialogen, Strukturierung von Dialogen– Fehlermeldungen– Hilfedateien

• Ausgabe– Bildschirmausgabe: Listen, Tabellen, Grafiken ...– Formatierung von Druckausgaben– Schriftqualitäten– Organisation der Druckausgabe (spool, offline ...)– Schnittstellen zur Datenweitergabe– Datensicherung, Backup

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Programmlogik

A ) Reihung (F olge)

S t r ukt ur b lock A

S t r ukt ur b lock B

S t r ukt ur b lock C

S t r ukt ur b lock B

S t r ukt ur b lock C


B) V er z weigung (einf ache A lt er nat ive)

S t r ukt ur -b lock A S t r ukt ur -

b lock A

S t r ukt ur -b lock B S t r ukt ur -

b lock B

Bedingunger f üllt ?


NJNJ


C) W ieder holung (mit vor angehender Bedingungspr üf ung)



W ieder holungsbed ingung

N

J

D ) A uswahl (mehr f ache A lt er nat ive)

S t r ukt ur -b lock A

S t r ukt ur -b lock B

S t r ukt ur -b lock C

F allab f r age

F all-abf r age

S t r ukt ur -b lock A

S t r ukt ur -b lock B

S t r ukt ur -b lock C


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Pseudocode

BE GI N E r öff ne D at ei A usgangsr echnungen R15 = 0 , R2 0 = 0 L ies D at ensat z A usgangsr echnung W H I L E D at ensät z e vor handen D O I F Rechnungsb et r ag > € 3 00 0 T H E N Rab at t = 0 ,20 • Rechnungsbet r ag R2 0 = R20 + Rab at t E L S E Rabat t = 0 ,15 • Rechnungsb et r ag R15 = R15 + Rabat t E N D I F L ies D at ensat z A usgangsr echnung E N D D O RGE S = R15 + R2 0 D r ucke RGE S , R15 , R2 0 S ch ließe D at ei A usgangsr echnungenE N D


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Weitere Phasen - Lebenszyklus

• Realisierung• Systemtest• Dokumentation• Schulung• Einführung• Wartung• Weiterentwickling

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Informationssysteme in Unternehmen

Jörn Beineke, StR06. November 2002

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