© maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 1 Prozessoptimierung durch papierarme Bearbeitung ORACLE Versicherungsforum 08.06.2005, Schloss Bensberg

© maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 1

Prozessoptimierung durch papierarme Bearbeitung

ORACLE Versicherungsforum 08.06.2005, Schloss Bensberg


Agenda

Über PapierKomplexität reduzierenTechnologie mit PotenzialPersönlicher Ausblick


Papier im Prozess ...

• ... ist Informationsträger• ... ist verbindlich in der Kommunikation• ... ist rechtlich abgesichert• ... ist Produkt der Versicherungswirtschaft • ... ist langsam im Transport• ... erlaubt schnelle Anweisungen• ... schafft schwergewichtige Akten und Archive• ... ist unser gewohntes Medium

• ... ist eine Effizienzfalle (?!?)


Papier berührt ...

• ... Kommunikation• ... Logistik• ... Rechtsverbindlichkeit• ... Arbeitsverhalten


Papierwelt

Posteingang Bearbeitung Ablage /Postausgang


Medienbrüche – Variante1








Scan




Scan

Das Ersetzen von Papier ist komplex und benötigt Äquivalente.


Agenda



Beispiel ATRADIUS AG

• Archivlösung IDEA Aufnahme und Abbildung von 25.000 Akten mit

beliebiger Strukturierung. Zusammenführung von Papierteilakten zu einer

vereinheitlichten digitalen Kundenakte. Unterstützung von 13 Fachabteilungen mit 300 MA. Digitalisierung von 2.000.000 Seiten in 6 Wochen. Ausbau- und Integrationsfähigkeit.

• Weltweiter Zugriff auf die Akte.• Unterstützung der „Satelliten-Büros“.

Zeitrahmen• Projektbeginn + 7,5 Monate = Start Produktion.• Projektbeginn + 3,5 Monate = Start Software-

Development, Aufbau IT-Infrastruktur, Scan-Vorbereitung.


Prozessmodell IDEA


Scan

Optimiert wurde der Zugriff auf Akten und deren Verwaltung.

IDEA


Akten und Dokumente

• Oberbegriff Unterbegriff

• Registerblatt• Registerblatt

Unterbegriff Unterbegriff

• Registerblatt• ....• Registerblatt

– Unterregister– ...

Hierarchie von Begriffen bestimmt die Semantik von Akte und Dokument.


Dateisystem

• Das Dateisystem ist die akzeptierte Standardsoftware zur flexiblen Modellierung von Begriffshierarchien. Sehr flexibel. Wenig Sicher.


Dokument-Management Systeme• Dokumentenzentrierte Abbildung von

Begriffshierarchien und Dokumenten-eigenschaften. Wenig flexibel. Sehr sicher.


ORACLE iFS

• Datenbankbasiertes Dateisystem. Sehr flexibel. Sehr sicher.

• Die Datenbank stellt sich nach außen dar, als wäre sie ein Dateisystem.

• Die Dokumente, Dateien oder E-Mails liegen als Dateiobjekte in der Datenbank.

• Der Zugriffsschutz wird über den Datenbank-Kernel gesteuert.


IDEA Implementierung

• Modellierung von Akten.



• Zuordnung der Dokumente zur Akte: Drag&Drop Geführter Dialog Scan

• Navigation in der Akte wie im Dateisystem-Browser.

• Sortierung der Dokumente.



• Anzeige der Dokumente im Navigationsbaum.

• Optimierte Anzeige von Dokumenten. Ganzseitenansicht DIN

A4 senkrecht. Monitorbetrieb im sog.

Portraitmodus. 18“ Zoll TFT Monitore.


Architektur

Index-Server

Intra-, Inter-, Extranet

Arbeitsplatz-rechner

Juke-Box

Datei-Server

Mail-Server


IDEA-Architektur

Archiv-Server



• WenigerKomponenten

• WenigerKosten

• WenigerLieferanten

Datei-Server

Mail-Server


IDEA Benefits

• Reduzierung von Investitions- und Betriebs-kosten.

• 1:1 Abbildung der Papierwelt im Archiv.• Schnelle Akten-/Dokumentzugriffe.• Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit

zum Kunden und Quality of Service.• Das Archiv ist gleichzeitig aktenbasiertes

Content-Management-System im Intra-/ Extranet.

• Wegfall von Tätigkeiten.• Hochautomatisierte Scanprozesse.


Agenda



IT-Landschaft

KnowledgeManagement

BetriebsSystem

ArchivSystem

RetrievalSystem

DocumentManagement

WorkflowManagement

LegacySysteme

Office Suite

E-MailCollaboration

Suite

ContentManagement


Zukünftige IT-Landkarte

KnowledgeManagement

ArchivSystem

RetrievalSystem

DocumentManagement

WorkflowManagement

LegacySysteme

Office SuiteE-Mail

CollaborationSuite

ContentManagement

Data + FileManagement


Potentiale IDEA

Datei-, Mail-,Archiv-Server



• Single point of truth.• Suchzeitenoptimierung

durch Reduzieren der Ablageorte.

• Einfache und kostengünstige Integration mit Drittanwendungen.


Agenda



Meine Erwartungen

• Datenbankbasierte Dateisysteme werden in den nächsten 5-10 Jahren zum Standard.

• Die damit verbundene Virtualisierung von Datei- und Verzeichnisdiensten: öffnet weitgehende Modellierungsfreiheit für andere

Arbeitsorganisationsformen (z.B. Mobile Worker, Outsourcing, Telearbeit).

Gestaltet etablierte IT-Marktsegmente gravierend um.

Reduziert Betriebs- und Herstellungskosten. Konzentriert die erheblich die Anbieterzahl.


Gute Beratung erkennen Sie daran,dass Schwieriges und Kompliziertes

einfach und machbar wird.Stefan Görres

Vielen Dank

maitcomanagement – it – consulting

Stefan GörresBrüsseler Ring 5152074 Aachenfon: +49 173 3131399fax: +49 221 27113154mail: [email protected]: www.maitco.de/

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