Basiswissen Zentrales Pfarrbüro

Das Wichtigste für Einsteiger in 8 Modulen

Februar - Juni 2021

Veranstalter:

Bischöfliches Ordinariat Bistum Limburg, Dezernat P, Abteilung Personalentwicklung und –förderung

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ein herzliches Willkommen von unserer Seite, der Abteilung Personalentwicklung und –förderung des Bischöflichen Ordinariats des Bistums Limburg. Wir hoffen, dass Sie gut in Ihre ersten Arbeitstage gestartet sind und bereits eine Vielzahl Ihrer Kolleginnen und Kollegen vor Ort kennenlernen konnten. Damit Sie sich schnell in Ihr neues Arbeitsfeld einarbeiten können, haben wir die Schulungsreihe „Basiswissen Zentrales Pfarrbüro“ entwickelt, um Ihnen möglichst übersichtlich und kompakt die wichtigsten Aspekte Ihrer Arbeit vorstellen und Sie in den wichtigsten IT-Anwendungen schulen zu können. Die Schulungsreihe besteht aus 8 Modulen, deren umfängliche Teilnahme wir für einen optimalen Einstieg empfehlen:

Modul 1 - Aufgabenfeld Zentrales Pfarrbüro

Modul 2 - Grundlagen Führen von Kirchenbüchern

Modul 3 - KVVG, Finanzen und Schriftgutverwaltung

Modul 4 - Kirche als Arbeitgeber

Modul 5 - Notes für Einsteiger

Modul 6 - Intentio für Einsteiger

Modul 7 - e-mip für Einsteiger

Modul 8 - Kasse im Pfarrbüro (KiP) für Einsteiger

Bitte melden Sie sich zu jedem Modul einzeln bei der Abteilung Personalentwicklung und –förderung des Bischöflichen Ordinariats an. Das Anmeldeformular finden Sie unter folgendem Link https://personalentwicklung.bistumlimburg.de/beitrag/zentrale-pfarrbueros/ Bei Fragen können Sie uns auch gerne unter der Telefonnummer 06431/295-198 kontaktieren (Katja Schermuly). Weitere Infos zum Zentralen Pfarrbüro, sowie Schulungsangebote finden Sie unter https://qs-zentrales-pfarrbuero.bistumlimburg.de/ Wir wünschen Ihnen einen guten Einstieg und ein gutes Ankommen in Ihrem Team.

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Basiswissen Zentrales Pfarrbüro – Modul 1 Aufgabenfeld Zentrales Pfarrbüro

Ihr Nutzen: Ankommen – verorten – durchstarten Mit dem ersten Modul lernen Sie zum Einstieg die Besonderheiten des „Mikrokosmos“ Zentrales Pfarrbüro kennen und nehmen Kontakt zu anderen neuen Kollegen auf. Nach dieser Schulung wissen Sie u.a.

wie das Zentrale Pfarrbüro funktioniert

was Ihre zukünftigen Aufgaben sind

welche wichtigen Gremien noch am Gemeindeleben vor Ort beteiligt sind

was hinter Kirchenentwicklung steckt

Inhalte: • Arbeitsweise Zentrales Pfarrbüro

• Aufgabenfelder im Team

• Funktionen im Team

• Wichtige Schnittstellen und Gremien

• Arbeitsprozesse und Standards

• Themen und Fragen der Kirchenentwicklung

Teilnehmerkreis: Neue Mitarbeitende im Zentralen Pfarrbüro

Methode: Virtuelle Schulung per Zoom mit interaktiven Vorträgen

Informationen: Termin: 4. Februar 2021

Dauer: 8:00 bis ca. 13:00 Uhr

Ort: Virtuelle Schulung

Referenten: Patric Feick, Bürokoordinator, Pfarrei Maria Himmelfahrt Hachenburg Martin Klaedtke, Koordinator, Ressort Kirchenentwicklung, Bischöfliches Ordinariat Limburg

Kosten: Die Kurskosten werden durch das Bischöfliche Ordinariat getragen.

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Basiswissen Zentrales Pfarrbüro – Modul 2 Grundlagen Führen von Kirchenbüchern

Ihr Nutzen: Das Führen von Kirchenbücher ist eine wichtige Aufgabe im Zentralen Pfarrbüro, denn über diesen Weg werden u.a. Taufen und Trauungen registriert, die als kirchliche Urkunden gelten. In dieser Schulung lernen Sie u.a.

was Kirchenbücher so wichtig macht

wie Kirchenbücher aufgebaut sind

was Sie bei der Ausstellung von Auszügen beachten müssen

welche kirchenrechtlichen Grundlagen für das Eherecht gelten

Inhalte: • Allgemeine Hinweise und die Verantwortung für die Führung der

Kirchenbücher

• Die vorgeschriebenen Kirchenbücher und Verzeichnisse

• Bevollmächtigung zur Ausstellung von Auszügen aus pfarrlichen Büchern

• Unterschriftsbevollmächtigung durch den Pfarrer gemäß c. 535 § 3 CIC

• Taufbescheinigungen und Auszüge aus dem Taufbuch, Patenbescheinigungen

• Kirchenrechtliche Grundlagen zu Ehe- und Sakramentenrecht

• Überblick über die rechtliche Struktur des Bistums Limburg

Teilnehmerkreis: Neue Mitarbeitende im Zentralen Pfarrbüro

Methode: Virtuelle Schulung per Webex oder Zoom

Informationen: Termin: 11. März 2021 !! Anmeldungen bis zum 26. Februar 2021 möglich !!

Dauer: 9:00 bis ca. 17:00 Uhr

Ort: Virtuelle Schulung

Referenten: Prof. Dr. Peter Platen, Rechtsdirektor, Abteilung Kirchliches Recht, Bischöfliches Ordinariat Limburg

Kosten: Die Kurskosten werden durch das Bischöfliche Ordinariat getragen.

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Basiswissen Zentrales Pfarrbüro – Modul 3 KVVG, Finanzen und Schriftgutverwaltung

Ihr Nutzen: Das Zentrale Pfarrbüro agiert wie eine Verwaltungseinheit eines mittelständigen Unternehmens, u.a. Finanz-Abläufe sicherstellen und wichtige Dokumente verwalten. Sie verstehen nach dieser Schulung u.a.

welche Anforderungen an die Altregistratur bestehen

welche Besonderheiten mit der Einordnung der Kirche als Körperschaft

öffentlichen Rechts einhergehen

wie Zentrales Pfarrbüro und Rentamt zusammenarbeiten

was bei der Buchhaltung zu beachten ist

wie Umsatzsteueranforderungen umgesetzt werden müssen

Inhalt: • Altregistratur und Pfarrarchiv

• Kirchenvermögens- und Verwaltungsgesetz

• Kirche als Körperschaft öffentlichen Rechts

• Zusammenarbeit von Kirchengemeinden und Rentämtern

• Unterstützung durch das Rechnungswesen: Arbeitsprozesse und

Abstimmungen

• Erläuterungen zur Buchhaltung und Bilanzierung

• BOL Optionen

• Regelmäßige Abstimmungen, Meldungen und wichtige Dokumentationen

• Umsetzung Umsatzsteueranforderungen

• Spenden

Teilnehmerkreis: Neue Mitarbeitende im Zentralen Pfarrbüro

Methode: Interaktive Vorträge

Informationen: Termin: 13. April 2021

Dauer: 8:30 Uhr bis ca. 16:00 Uhr

Ort: Zoom-Konferenz

Referenten: Peter Papp, Referat Diözesanarchiv, Bischöfliches Ordinariat Limburg Dr. Alexander Schmitt, Leiter Referat Controlling Kirchengemeinden, Bischöfliches Ordinariat Limburg Sascha Heibel, Leiter Sachbereich Rechnungswesen, Rentamt Nord, Hadamar

Kosten: Die Kurskosten werden durch das Bischöfliche Ordinariat getragen.

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Basiswissen Zentrales Pfarrbüro – Modul 4 Kirche als Arbeitgeber

Ihr Nutzen: Das Zentrale Pfarrbüro ist Anlaufstelle für Küster, Hausmeister, Reinigungskräfte und andere Beschäftigte in der Pfarrei und aufgrund dessen immer wieder mit Personalfragen konfrontiert. Diese Schulung gibt Ihnen u.a. ein Überblick darüber

Was Sie Wissenswertes über das Thema Gehalt wissen sollten

Wie Sie mit einer Krankmeldung verfahren

Was bei der Überwachung des Mindestlohngesetzes zu beachten ist

Inhalt: • Mitarbeitervertretung

• Arbeitsrecht und AVO

• Personalthemen an der Schnittstelle zum Rentamt

• Personalthemen zur Gehaltsabrechnung

Teilnehmerkreis: Neue Mitarbeitende im Zentralen Pfarrbüro

Methode: Interaktive Vorträge

Informationen: Termin: 16. April 2021

Dauer: 8:30 Uhr bis ca. 16:00 Uhr

Ort: Zoom-Konferenz

Referenten: Christina Merkel, Referentin, Hauptmitarbeitervertretung, Bistum Limburg Wolfgang Hammerl, Rechtsdirektor i. K., Referat Arbeitsrecht, Bischöfliches Ordinariat Janina Janny, Leiterin Sachbereich Personal, Rentamt Süd, Kelkheim Elisa Kegler, Sachbereich Personal, Rentamt Süd, Kelkheim Kristina Heidemann, Leiterin Referat Gehaltsabrechnung Kirchengemeinden, Bischöfliches Ordinariat Limburg

Kosten: Die Kurskosten werden durch das Bischöfliche Ordinariat getragen.

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Basiswissen Zentrales Pfarrbüro – Modul 5 Notes für Einsteiger

Ihr Nutzen: Das Softwareprogramm Notes ist ein unverzichtbarer Helfer bei der Organisation des Büroalltags im Zentralen Pfarrbüro. In dieser Schulung erfahren Sie, wie Sie Notes für die Organisation des Büroalltags nutzen können. Über eine zentral verwaltete Plattform nutzen Sie E-Mail, Kalender und Chat. Weitere Tools wie Visitenkarten und Anwesenheitsanzeige unterstützen die Kommunikation im Team.

Inhalt: • Aufbau von Notes

• Vorstellung der Email-, Chat- und Kalenderfunktionen

• Visitenkarte und Anwesenheitsanzeigen

• Tipps und Tricks

Teilnehmerkreis: Neue Mitarbeitende im Zentralen Pfarrbüro

Methode: Interaktiver Vortrag, Übungen

Informationen: Termin: 22. April 2021

Dauer: 9:00 bis 12:00 Uhr

Ort: IT-Schulungsraum des Bischöflichen Ordinariats, Frankfurter Str. 26, 65549 Limburg

Referent: Christian Demele, Zentralstelle IT, Bischöfliches Ordinariat Limburg

Kosten: Die Kurskosten werden durch das Bischöfliche Ordinariat getragen. Die Kosten der Anreise trägt die Dienststelle.

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Basiswissen Zentrales Pfarrbüro – Modul 6 Intentio für Einsteiger

Ihr Nutzen: Das Softwareprogramm Intentio ist eine elementare IT-Anwendung im Zentralen Pfarrbüro.

In dieser Schulung erfahren Sie, wie Sie Ihre kirchliche Kalenderführung mit allen damit einhergehenden Ausdrucken, sowie Ihre Messintentionen und Messstiftungen mit Hilfe von Intentio verwalten können.

Inhalt: • Aufbau von Intentio

• Anlegen und Verwalten von kirchlichen Terminen

• Erstellung von Ausdrucken und Auswertungen, z.B. die Gottesdienstordnung

• Anlegen und Verwalten von Messintentionen und Stiftungen

• Intentionsabrechnung

• Tipps und Tricks

Teilnehmerkreis: Neue Mitarbeitende im Zentralen Pfarrbüro

Methode: Interaktiver Vortrag, Übungen

Informationen: Termin: 22. April 2021

Dauer: 13:00 bis ca. 16:00 Uhr

Ort: IT-Schulungsraum des Bischöflichen Ordinariats, Frankfurter Str. 26, 65549 Limburg

Referenten: Jutta Jehn, Zentralstelle IT, Bischöfliches Ordinariat Limburg

Kosten: Die Kurskosten werden durch das Bischöfliche Ordinariat getragen. Die Kosten der Anreise trägt die Dienststelle.

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Basiswissen Zentrales Pfarrbüro – Modul 7 e-mip für Einsteiger

Ihr Nutzen: Die Arbeit mit Kasualien und ihre Erfassung gehört zu den täglichen Arbeiten im Pfarrbüro. Das kirchliche Meldewesen wird durch die Software „e-mip“ unterstützt, die es kennenzulernen und anzuwenden gilt. In dieser Schulung lernen Sie u.a.

• über welche Funktionen e-mip verfügt

• wie Taufen, Firmungen und Trauungen im System zu erfassen und zu

verwalten sind

• wie Pfarrbriefverteilerlisten erstellt werden können

Inhalt: Praktische Übungen in e-mip am PC wie z.B. • Personenanzeige

• Posteingang / Nachrichten

• Standardangaben

• Zusätzliche Personen

• Bearbeitung von Amtshandlungen (Taufe, Wiederaufnahme, Trauung,

Kirchenaustritt)

• Zielgruppenauswertungen

Teilnehmerkreis: Neue Mitarbeitende im Zentralen Pfarrbüro

Methode: Interaktive Vorträge, Übungen

Informationen: Termin: 3. Mai 2021

Dauer: 9:00 bis ca. 17:00 Uhr

Ort: Virtuelle Schulung (Zoom-Videokonferenz)

Referenten: Petra Zimmer, Sachbearbeitung Meldewesen, Dezernat Finanzen, Verwaltung und Bau, Abteilung Controlling, Bischöfliches Ordinariat Bistum Limburg Abiel Adhanom, Meldewesen/Verwaltung, Gesamtverband der Kath. Kirchengemeinden in Frankfurt/Main

Kosten: Die Kurskosten werden durch das Bischöfliche Ordinariat getragen. Die Kosten der Anreise trägt die Dienststelle.

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Basiswissen Zentrales Pfarrbüro – Modul 8 Kasse im Pfarrbüro (KiP) für Einsteiger

Ihr Nutzen: Das Programm „Kasse im Pfarrbüro“ gehört zu den Standard-Softwareanwendungen im

Zentralen Pfarrbüro und ist ein sehr wichtiges Instrument in der korrekten finanztechnischen Verwaltung von Pfarreien. Sie wissen nach der Schulung u.a.

wie Sie eine Buchung durchführen

wie Sie mit Kollekten verfahren

wie Sie Unterkassen verwalten

wie Sie Auswertungen und Monatsabrechnungen anstoßen

Inhalt: Allgemeine Funktionen

o Vorstellung und Handhabung

o Monatsabrechnung

Hilfestellungen

o Handbuch und Vorlagen

o Suchfunktionen

Handling Unterkassen

o Anlage / Parameter

o Transfer

o Verknüpfung mit Projekten

Erfassung von Geschäftsvorgängen

o Splitbuchungen

o Vorschüsse / Vorlagen

o Verfügungsmittel und Geldtransit

o Rentamtsabrechnung

o Pflicht- und Caritaskollekten

Auswertungen in KiP

o Excel-Export

o Projektauszüge

Teilnehmerkreis: Neue Mitarbeitende im Zentralen Pfarrbüro

Methode: Interaktiver Vortrag, Übungen

Informationen: Termin: 8. Juni 2021

Dauer: 9:00 bis ca. 12:00 Uhr

Ort: Virtuelle Schulung (Zoom-Videokonferenz)

Referent: Thomas Brötz, Dezernat Finanzen, Verwaltung und Bau, Abteilung Haushalt und Rechnungswesen, Stabsstelle Programmierung, Bischöfliches Ordinariat Bistum Limburg

Kosten: Die Kurskosten werden durch das Bischöfliche Ordinariat getragen. Die Kosten der Anreise trägt die Dienststelle.