· Web view§ 9. Einsatz von ... (Nomenklatur je nach System unterschiedlich ... sowohl um bisher in Microsoft Excel / Microsoft Word ausgeführte Tätigkeiten abzulösen als

Vergabeverfahren ERP-Softwareder Bezirkskliniken Mittelfranken

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Bekanntmachungs-Nr. im Supplement zum EU-Amtsblatt: 2017/S 193-397166

Formblätter für das Angebot – von dem Bewerber, der vom Auftraggeber individuell zur

Angebotsabgabe aufgefordert wurde, ausgefüllt bis zum Ablauf der Angebotsfrist einzureichen –

Vergabeverfahren ERP-Software der Bezirkskliniken Mittelfranken, Bekanntmachungs-Nr. 2017/S 193-397166: Formblätter für das Angebot

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http://www.bezirkskliniken-mfr.de/

Teil A: Angaben zum Bieter

Hinweis: Diese Angaben dienen lediglich dazu, den Bieter kenntlich zu machen. Die Angaben dürfen nicht von den Angaben im Teilnahmeantrag abweichen.

1. Angaben zur (juristischen) Person / den (juristischen) Personen

Angaben zum Bieter (bei Einzelbietern):

Vollständiger Firmenname:

Anschrift:

Angaben zur Bietergemeinschaft (bei Bietergemeinschaften):

Mitglied 1 der Bietergemeinschaft:

Vollständiger Firmenname Mitglied 1 der Bietergemeinschaft:

Anschrift:



Anschrift:



Anschrift:

2. Verbindliche Kontaktdaten (für den Bieter bzw. einheitlich für die Bietergemeinschaft)

Ansprechpartner (Name Einzelperson)

Unternehmen, Adresse

Telefax


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E-Mail

3. Rechtsform der Bietergemeinschaft (nur bei Bietergemeinschaften)

Die Bietergemeinschaft hat derzeit folgende Rechtsform:

Während der Leistungserbringung ist für die Bietergemeinschaft folgende Rechtsform geplant:


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Teil B: Wesentliche Elemente des Vertrages

Der Bieter ist verpflichtet, seinem Angebot die nachfolgenden wesentlichen Elemente des abzuschließenden Vertrages sowie die Anlagen zugrunde zu legen. Mit seiner Unterschrift im Formblatt Angebot dieser Vergabeunterlagen bestätigt der Bieter die Geltung dieser Verträge und der Anlagen hierzu; weitere Vertragsbedingungen sind möglich, dürfen von diesen Vorgaben aber nicht abweichen.

Der Bieter ist verpflichtet, seinem Angebot die nachfolgenden wesentlichen Elemente des abzuschließenden Vertrages sowie die als Anlage vorgesehenen EVB-IT und anderen Anlagen zugrunde zu legen. Mit seiner Unterschrift im Formblatt Angebot dieser Vergabeunterlagen bestätigt der Bieter die Geltung dieser Verträge und der Anlagen hierzu.

Vertrag

über die Überlassung, Anpassung und Pflege von Software

Zwischen dem

Kommunalunternehmen Bezirkskliniken Mittelfranken, vertreten durch den Vorstand Herrn Helmut Nawratil, Feuchtwanger Str. 38, 91522 Ansbach

- im Folgenden auch „der Auftraggeber“ genannt -

und

……………………………………………………..

……………………………………………………..

……………………………………………………..

- im Folgenden auch „der Auftragnehmer“ genannt -

- im Folgenden einzeln/gemeinsam auch „Partei“/“Parteien“ genannt -


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wird folgender Vertrag geschlossen:

Präambel

Der Auftraggeber hat ein Vergabeverfahren zur Beschaffung der Leistungen nach diesem Vertrag (Lizenzierung von Software sowie Wartung/Pflege und damit verbundene weitere Dienstleistungen) durchgeführt, in dem der Auftragnehmer den Zuschlag erhält. Grundlage dieses Vertrages sind daher auch die von dem Auftragnehmer im Vergabeverfahren übergebenen Erklärungen und Nachweise sowie seine in diesem Vergabeverfahren festgestellte Eignung. Für den Auftraggeber ist das Fortbestehen dieser Eignung und eine gewissenhafte, zuverlässige und fachgerechte Erbringung der Leistungen von wesentlicher Bedeutung.

Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien Folgendes:

§ 1 Vertragsgegenstand, Vertragsbestandteile

(1) Gegenstand dieses Vertrages ist die Lieferung und Installation der in der Anforderungsliste (Lastenheft) (Anlage 2 zu diesem Vertrag/Teil E der Vergabeunterlagen, einschließlich Anhängen) genannten Software sowie damit verbundene Leistungen.

(2) Vertragsbestandteile sind in der nachfolgend angegebenen Anwendungsreihenfolge:

- die Bestimmungen dieses Vertragstextes;

- das ausgefüllte Formblatt Eignung (Anlage 1 zu diesem Vertrag, Teil A der Formblätter für den Teilnahmeantrag), ggf. einschließlich einer oder mehrerer Nachunternehmererklärungen;

- ggf. das ausgefüllte Formblatt Ergänzungen zu Nachunternehmern (jeweils Anhänge zu Anlage 1, Teil C der Formblätter für das Angebot) sowie ggf. eine oder mehrere Verpflichtungserklärungen von Nachunternehmern (Anhänge zu Anlage 1 zu diesem Vertrag) auf dem ausgefüllten Formblatt in Teil B der Formblätter für den Teilnahmeantrag / Teil D der Formblätter für das Angebot;


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- die Anforderungsliste (Lastenheft) einschließlich der EXCEL-Anhänge 1 und 2 dazu (Anlage 2 zu diesem Vertrag, Teil E der Formblätter für das Angebot mit EXCEL-Anhängen);

- das ausgefüllte Preisblatt zum Angebot (Anlage 3 zu diesem Vertrag, Teil F der Formblätter für das Angebot);

- die Vereinbarungen zur Softwareüberlassung, im Einzelnen:

- dem EVB-IT Systemvertrag in der Fassung vom 9. Januar 2013 (Anlage 4 zu diesem Vertrag);

- die Ergänzenden Vertragsbedingungen Systemvertrag in der Fassung vom 29. September 2012 (Anlage 5 zu diesem Vertrag);

- das EVB-IT Störungsmeldeformular zum Systemvertrag in der Fassung vom 29. September 2012 (Anlage 6 zu diesem Vertrag);

- das EVB-IT Formular Leistungsnachweis zum Systemvertrag in der Fassung vom 29. September 2012 (Anlage 7 zu diesem Vertrag);

- das EVB-IT Formular Änderungsverfahren zum Systemvertrag in der Fassung vom 29. September 2012 (Anlage 8 zu diesem Vertrag);

- das EVB-IT Formular Nutzungsrechtematrix zum Systemvertrag in der Fassung vom 23. November 2012 (Anlage 9 zu diesem Vertrag);

- die Unterschrift(en) für das gesamte Angebot (Anlage 10 zu diesem Vertrag, ausgefüllter Teil H der Formblätter für das Angebot);

- der Angebotstext des Auftragnehmers, in dem dieser insbesondere die im Lastenheft geforderten Ausführungen sowie die Ausführungen zu den Zuschlagskriterien Nr. 2. - 4., gegliedert nach den entsprechenden Anforderungen des Lastenhefts und der genannten Zuschlagskriterien gemacht hat (Pflichtenheft) (Anlage 11 zu diesem Vertrag);

- die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. August 2003.

Alle Anlagen sind wesentliche Bestandteile dieses Vertrages. Bei Abweichungen bzw. Widersprüchen haben die jeweils zuerst genannten Vertragsbestandteile Vorrang vor


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den danach genannten Vertragsbestandteilen. Soweit die jeweils zuerst genannten Vertragsbestandteile keine Regelungen enthalten, kommen die jeweils danach genannten Vertragsbestandteile zur Anwendung. Werden Vertragsbestandteile ganz oder teilweise ersetzt, so erhält die jeweils jüngere Regelung Anwendungsvorrang vor der älteren Regelung.

(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden zu keinem Zeitpunkt Inhalt dieses Vertrages oder eines Einzelvertrages, auch nicht durch spätere Einbeziehung, z. B. bei Abdruck auf Anschreiben oder Rechnungen, sofern die Parteien nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbaren.

§ 2 Leistungen des Auftragnehmers

(1) Der Auftraggeber erbringt die Leistungen nach diesem Vertrag einschließlich der Anlagen.

(2) Unwesentliche Änderungen der Leistung durch den Auftragnehmer im Zuge von Anpassungen an den technischen Fortschritt sind möglich, sofern solche Änderung weder einzeln noch in ihrer Gesamtheit wesentlich sind, nicht zu einer Preiserhöhung oder Leistungsminderung führen und sofern solche Änderungen das Äquivalenzverhältnis der wechselseitigen Leistungen nicht zum Nachteil des Auftraggebers verändern. Der Auftragnehmer teilt solche Änderungen vorab schriftlich mit und fügt eine Begründung dazu bei, dass die Voraussetzungen des Satzes 1 für eine zulässige Änderung vorliegen.

(3) Treten Änderungen gegenüber den Angaben im ausgefüllten Formblatt Eignung (Anlage 1 zu diesem Vertrag) ein, die zu einer Einschränkung oder Aufhebung der Eignung des Auftragnehmers führen können, so teilt der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber unverzüglich mit.

§ 3 Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers

Alle Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers nach diesem Vertrag sind Obliegenheiten im Rechtssinne und führen bei Nichterfüllung nicht zu Ersatz- oder anderen Ausgleichspflichten des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer, sofern nicht ausdrückliche Rechtsfolgen benannt sind. Mitwirkungshandlungen und hierfür einzuhaltende Termine gelten nur, wenn sie in diesem Vertrag oder auf der Grundlage dieses Vertrages schriftlich vereinbart wurden und ausdrücklich als Mitwirkungshandlungen bezeichnet sind.

§ 4 Vertraulichkeit, Datenschutz


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(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, über alle betrieblichen Angelegenheiten des Auftraggebers Dritten gegenüber Stillschweigen und den Schutz personenbezogener Daten zu bewahren und sicherzustellen, dass die von ihm eingesetzten Personen dies beachten. Diese Verpflichtungen dauern auch nach Vertragsende fort. Die vom Auftragnehmer eingesetzten Personen sind von diesem entsprechend verpflichtet sowie auf das Datengeheimnis verpflichtet. Auf Anforderung des Auftraggebers schließt der Auftragnehmer mit diesem eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach einem Muster des Auftraggebers.

(2) Neben den allgemeinen Anforderungen des Datenschutzrechts gelten die spezifischen Anforderungen für den Auftraggeber, deren Beachtung der Auftragnehmer bei der Leistungserbringung sicherzustellen hat. Hierzu zählt insbesondere, dass die physischen bzw. elektronischen Patientendaten weder für Testzwecke noch im Rahmen des Produktivsystems oder in anderer Weise das Gelände des Auftragsnehmers verlassen dürfen (vgl. § 27 BayKrG).

(3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Inhalt dieses Vertrages Dritten nur insoweit und nur dann mitzuteilen, als dies zur Vertragserfüllung notwendig ist.

§ 5 Haftung

(1) Im Übrigen haften Auftraggeber und Auftragnehmer einander für von ihnen zu vertretende Schäden wie folgt:

- für Sachschäden bis zu 500.000 Euro je Schadensereignis, insgesamt jedoch höchstens bis zu 1,0 Million Euro pro Vertrag;

- für Vermögensschäden höchstens bis zu 10% des Gesamtpreises des Vertrages. Die Haftung für Vermögensschäden ist insgesamt auf 500.000 Euro je Vertrag begrenzt.

(2) Ansprüche aus entgangenem Gewinn sind ausgeschlossen.

§ 6 Fortführung nach Fach- und Feinkonzept, Kündigung

(1) Mit dem vorliegenden Vertrag werden Leistungen zunächst nur bis zur Erstellung und Abnahme eines Fach- und Feinkonzepts durch den Auftragnehmer vereinbart. Mit der Abnahme des Fach- und Feinkonzept entscheidet der Auftraggeber, ob eine weitere Beauftragung des Auftragnehmers zum Projektpreis im Übrigen sowie ggf. zu optionalen Anteilen erfolgt.


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(2) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Als wichtiger Grund für eine außerordentliche Kündigung gelten insbesondere schwerwiegende Verletzungen von Bestimmungen dieses Vertrages und seiner Bestandteile. Der Auftraggeber kann das Vertragsverhältnis insbesondere dann ohne Einhaltung einer Frist oder unter Bestimmung einer von ihm zu bestimmenden verkürzten Frist kündigen, wenn

- Dem Auftraggeber bekannt wird, dass der Auftragnehmer oder ein von ihm eingesetzter Nachunternehmer seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, anderen Abgaben, Sozialbeiträgen oder für ihn verbindlicher Tariflöhne nicht erfüllt, oder

- Dem Auftraggeber bekannt wird, dass der Auftragnehmer oder ein von ihm eingesetzter Nachunternehmer sich an wettbewerbsbeschränkenden Absprachen beteiligt oder beteiligt hat, oder

- der Auftragnehmer Datenschutz- und/oder Vertraulichkeitsbestimmungen in nicht nur geringfügiger Weise verletzt.

(3) Im Falle einer Kündigung aus wichtigem Grund, den der Auftragnehmer gesetzt hat, haftet der Auftragnehmer insbesondere für alle Kosten, die dem Auftraggeber dadurch entstehen, da eine vertragsgemäße Leistung in anderer Weise sichergestellt werden muss, insbesondere für Kosten, die eine Neuausschreibung entstehen.

(4) Schadensersatzansprüche bleiben von dem Recht zur außerordentlichen Kündigung unberührt.

(5) Die Kündigung bedarf der Schriftform.

§ 9 Einsatz von Nachunternehmern

(1) Die Übertragung von Leistungen oder Teilleistungen auf Nachunternehmer ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Eine Übertragung ist grundsätzlich soweit möglich, wie Nachunternehmer für bestimmte Bereiche im Rahmen der Ausschreibung in Ziff. VI der Anlage 1 benannt wurden, und soweit für diese Nachunternehmer Nachunternehmerverpflichtungserklärungen als Anhänge zu Anlage 1 zu diesem Vertrag beigefügt sind. Zu Nachunternehmern in diesem Sinne zählen auch Dritte, auf die sich der Auftragnehmer für seine Eignung stützt, sowie Drittanbieter, deren Leistungen erforderlich sind, um die Leistung nach diesem Vertrag gemäß dem Konzept des Auftragnehmers in Anlage 2 einschließlich der Anhänge hierzu sowie Anlage 11 zu verwirklichen.


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(2) Auf Anforderung des Auftraggebers wird der Auftragnehmer für vorgesehene sowie für bereits eingesetzte Nachunternehmer weitere geeignete Nachweise zu deren Eignung beibringen. Bringt der Auftragnehmer diese Nachweise nicht unverzüglich bei oder hat der Auftraggeber begründete Zweifel an der Eignung des Nachunternehmers, so wird der Auftragnehmer den Nachunternehmer unverzüglich aus der Leistungserbringung herausnehmen.

(3) Der Auftragnehmer wird Nachunternehmern insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen – insbesondere hinsichtlich Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen – stellen als nach diesem Vertrag zwischen dem Auftraggeber und ihm vereinbart ist und stellt sicher, dass dies auch für Nach-Nachunternehmer gilt.

(4) Inhaltliche Anforderungen dieses Vertrages an die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde gelten in gleicher Weise für mittelbare Nachunternehmer, und zwar auch dann, wenn und soweit dies in diesem Vertrag nicht ausdrücklich gefordert ist. Der Auftraggeber kann für diese Nachunternehmer geeignete Nachweise verlangen.

(5) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass von ihm eingesetzte Nachunternehmer die Regelungen dieses Vertrages, soweit diese die Leistung des Nachunternehmers betreffen, vollständig einhalten. Für einen Nachunternehmer steht der Auftragnehmer in gleicher Weise ein wie für seine eigenen Leistungen.

§ 10 Vergütung

(1) Die Vergütung richtet sich nach Anlage 3. Die Preise nach Ziff. I. und II. der Anlage 3 bildet einen Pauschalfestpreis im Sinne des EVB-IT Systemvertrages, der sich in zwei Stufen unterteilt: Entscheidet sich der Auftraggeber mit der Abnahme des Fach- und Feinkonzepts gegen eine weitere Beauftragung des Auftragnehmers, so erhält der Auftragnehmer nur die Vergütung für das Fach- und Feinkonzept, andere Ansprüche des Auftragnehmers bestehen nicht. Entscheidet sich der Auftraggeber für eine weitere Beauftragung, sind die übrigen Leistungen nach Ziff. I zu erbringen und werden vergütet. Die weitere Aufteilung der Ziff. I in Einzelbeträge dient nur der Transparenz der Kalkulation. Die Anteile nach Ziff. II des Preisblatts können vom Auftraggeber einzeln beauftragt werden, eine Verpflichtung hierzu besteht nicht.

(2) Alle in Anlage 3 angegebene Kosten sind Festpreise. Weitere Kosten als nach Ziff. I. und Ziff. II. der Anlage 3 können nicht geltend gemacht werden, mit Ausnahme von Kosten auf der Grundlage von Ziff. III. der Anlage 3, die auf schriftlichen Zusatzbeauftragungen durch den Auftraggeber beruhen. Weitere Aufgaben zur Erreichung des Projektziels, die nicht als Preise angegeben sind, sind vom Auftragnehmer ohne gesonderte Vergütung zu erbringen. Alle Kosten beinhalten auch die Kosten von Nachunternehmern und Dritten (insbesondere


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Drittanbietern), die für eine vollständige Leistung erforderlich sind und nach dem Konzept des Bieters einzusetzen sind (vgl. auch § 9); dies gilt insbesondere für die Kosten nach Ziff. I und Ziff. II der Anlage 3; dies gilt auch für Service- und Wartungsleistungen in den vorgegebenen und vereinbarten Zeiträumen. Insbesondere gilt für die Angaben in Anlage 3 Folgendes:

- Projekt- und Investitionskosten (einmalig): Hier sind alle einmalig anfallenden Kosten für die Bereitstellung und Implementierung des ERP-Systems angegeben, unterteilt nach den vorgegebenen Kategorien.

- Die Kosten der Dienstleistungen für die Softwareimplementierung enthalten alle einmalig anfallenden Kosten der Dienstleistungen für die Softwareimplementierung und die Migration des Systems sowie die Übernahme der Altdaten sowie die benötigten Kosten für das Parametrieren / Customizing der Software.

- Die Kosten der Dienstleistungen für die Schnittstellenimplementierung müssen die zur Schnittstellenrealisierung und Umsetzung notwendigen Kosten enthalten.

- Die Kosten für Schulung (Konzeption und Durchführung vor Ort) enthalten die Kosten für Planung und Durchführung von Schulungen für ca. 3 System-Administratoren, ca. 12 Key-User und ca. 35 Anwender vor Ort sind in dieser Ebene einzutragen.

- Die Service- und Wartungskosten (laufend) müssen die Service- und Wartungskosten für die ersten fünf Jahre nach abgeschlossener Implementierung enthalten, einschließlich der Kosten, die durch Software Dritter (Nachunternehmer des Auftragnehmers) anfallen. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, solche Software nicht über den Auftragnehmer zu beschaffen, wenn er bereits über die Software verfügt oder diese über eigene Verträge günstiger beschaffen kann.

- Unter Unternehmens-Lizenzen wird die uneingeschränkte Nutzung an beliebig vielen Arbeitsplätzen in beliebig vielen Unternehmen und Standorten und von beliebig vielen Benutzern des jeweils lizenzierten Moduls verstanden.

- Bei der Berechnung der Pflege- und Wartungsgebühren (Service) ist von folgenden Angaben auszugehen:

Serviceintervall: Montag – Freitag

Servicezeiten: 8 – 18 Uhr


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vier Stunden Reaktionszeit

24 Stunden Wiederherstellungszeit

Gewährleistung: 24 Monate nach Abnahme; Während der Gewährleistungsfrist (24 Monate) ist die volle Pflege für die Software ohne Kosten zu leisten.

- Die Kosten für Service und Wartung für Software für die ersten 5 Jahre beinhalten in den vorgegebenen Unterpunkten die Kosten für Service und Wartung für das 1. Jahr, 2. Jahr und 3. bis 5. Jahr nach abgeschlossener Implementierung.

- Kosten nach gesonderter Anforderung: Hier sind die Kosten für zusätzliche Dienstleistungs-Manntage eingetragen, falls diese vom Auftraggeber zusätzlich zu den vertraglich vereinbarten Manntagen auf schriftliche Anforderung in Anspruch genommen werden. Dienstleistungs-Manntage werden als Tage zu acht Stunden verstanden, angefordert können daher auch von ganzen Tagen abweichende Stundenkontingente.

(3) Die Zahlung der Vergütung erfolgt nach Rechnung für erbrachte Leistungen nach Abnahme. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage.

§ 11 Laufzeit, weitere Regelung zur Vergütung

(1) Der Vertrag wird mit Zuschlag wirksam. Für die Leistung gilt der Terminplan gemäß Anlage 11 als verbindliche Festlegung.

(2) Der Auftraggeber entscheidet nach Vorlage des Fach- und Feinkonzepts gemäß Anlage 3, Ziff. I.1., ob das Projekt fortgeführt wird:

- Nimmt der Auftraggeber das Feinkonzept ab, wird das Projekt aber nicht fortgeführt, so erhält der Auftragnehmer die Vergütung gemäß Anlage 3 Ziff. I.1.

- Wird das Projekt danach fortgeführt, so richtet sich die Vergütung nach Anlage 3 Ziff. I.2.-6. und Ziff. II, sowie – auf Anforderung – des Auftraggebers – Ziff. III.

(3) Die Wartung und Pflege des Systems ist auf 60 Monate vereinbart und kann mit Frist von sechs Monaten vom Auftraggeber gekündigt, über den genannten Zeitraum hinaus mit einer Frist von sechs Monaten verlängert werden, jeweils zu den Kosten nach Anlage 3 Ziff. II.


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(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt.

(5) Für Wartungs- und andere Dienstleistungen verlängert sich der Vertrag automatisch über den genannten Zeitraum hinaus zu den vorher geltenden Bedingungen und kann vom Auftragnehmer mit einer Frist von 12 Monaten zum Geschäftsjahresende und vom Auftraggeber mit einer Frist von 6 Monaten jeweils zum Monatsende gekündigt werden.

§ 12 Sonstiges

(1) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

(2) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Auf dieses Schriftformerfordernis kann nur durch ausdrückliche schriftliche Vereinbarung verzichtet werden.

(3) Durch etwaige Ungültigkeit einer oder mehrerer Bestimmungen dieses Vertrages wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Für den Fall, dass eine Bestimmung unwirksam oder undurchführbar sein sollte, werden die Vertragsparteien sie mit rückwirkender Geltung durch eine andere Bestimmung ersetzen, die ihr wirtschaftlich möglichst nahe kommt. Vorstehendes gilt entsprechend für den Fall, dass der vorliegende Vertrag eine Regelungslücke aufweisen sollte.

(4) Auf diesen Vertrag findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung, bei Anwendbarkeit von Landesrecht das Recht des Freistaats Bayern.

(5) Die Vertragssprache ist deutsch. Die schriftliche und mündliche Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sowie alle Dokumentation erfolgen ausschließlich in deutscher Sprache.

(6) Erfüllungsort ist Ansbach, soweit in den Anlagen nicht anders vermerkt.

(7) Gerichtsstand ist für beide Parteien Ansbach, sofern nicht durch zwingendes Recht ein anderer Gerichtsstand vorgegeben ist.


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Für den Auftraggeber:

_________ , den ______________

_________________________________ _____________________________________

(Unterschrift(en)) (Name(n) in Druckschrift)

Für den Auftragnehmer:

_________ , den ______________

_________________________________ _____________________________________

(Unterschrift(en)) (Name(n) in Druckschrift)


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Teil C: Formblatt Ergänzungen zu Nachunternehmern/Dritten (Anhang zu Anlage 1)

Zur Ausführung der geforderten Leistungen benennt der Bieter/die Bietergemeinschaft nachfolgend ergänzend zu den Angaben im Teilnahmewettbewerb Art und Umfang der Teilleistungen, für die sich der Bieter/die Bietergemeinschaft der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen werde(n).

Darzustellen sind hier lediglich Ergänzungen gegenüber dem Teilnahmewettbewerb. Soweit bereits im Teilnahmewettbewerb Aussagen getroffen wurden, müssen diese nicht mehr wiederholt werden, soweit dies nicht zum Verständnis des Zusammenhangs erforderlich ist.

Hierzu erklärt der Bieter/die Bietergemeinschaft:

Auf Verlangen der Vergabestelle bzw. des Auftraggebers werde(n) ich/wir unverzüglich

die Namen und Adressen der Unternehmen benennen, deren Fähigkeiten ich mich/wir uns im Auftragsfall bedienen werde(n), soweit nicht in dieser Erklärung ausgeführt,

die Verpflichtungserklärung(en) für wesentliche Teilleistungen auf der Vorlage des Formblatts Nachunternehmerverpflichtungserklärung (Teil D der Formblätter für das Angebot, Anhang/Anhänge zu Anlage 1 zum Vertrag, eine Erklärung je Nachunternehmer) dazu vorlegen, dass mir/uns die erforderlichen Mittel dieser Unternehmen zur Verfügung stehen (auf Anforderung auf einem Formular des Auftraggebers), ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen mir/uns und diesen Unternehmen bestehen Verbindungen, und

für Unternehmen, die nach ihrem Umfang und/oder ihrer Bedeutung wesentliche Leistungsteile erbringen sollen, entsprechende Erklärungen und auf Anforderung Nachweise zur Eignung, wie sie in diesen Vergabeunterlagen gefordert sind.

Leistungsbereich sowie Name und Adresse des vorgesehenen Nachunternehmers

Genaue Beschreibung der Teilleistung


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Teil D: Formblatt Verpflichtungserklärung Nachunternehmer/Dritte (Anhang/Anhänge zu Anlage 1)

Hinweis des Auftraggebers: Dieses Formblatt ist auf Aufforderung des Auftraggebers von dem vorgesehenen Nachunternehmer/Dritten auszufüllen (alle hellgrau unterlegten Felder) und bis zum Ablauf der mit der Aufforderung vorgegebenen Frist einzureichen.

Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers/Dritten

im Vergabeverfahren ERP-Softwareder Bezirkskliniken Mittelfranken

Bekanntmachungs-Nr. im Supplement zum EU-Amtsblatt: 2017/S 193-397166

(Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb)

I. Name des Bewerbers, auf den sich die Erklärung bezieht:

II. Angaben zum Nachunternehmer/Dritten:

Vollständiger Name / Firmenname

Anschrift

Telefonnummer

Faxnummer

E-Mail Adresse

III. Angaben zum vorgesehenen Leistungsbereich sowie zur Art und Weise der Einbindung des Nachunternehmers/Dritten:(insbesondere möglichst genaue Beschreibung von Art und Umfang der Leistung des Nachunternehmers/Dritten):


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IV. Eigenerklärung des Nachunternehmers/Dritten zu seiner Eignung

1. Der Nachunternehmer/Dritte erklärt, dass keine Person, deren Verhalten seinem Unternehmen zuzurechnen ist, nach den folgenden Tatbeständen rechtskräftig verurteilt oder gegen sein Unternehmen keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach

a) § 129 des Strafgesetzbuches (StGB) (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a StGB (Bildung terroristischer Vereinigungen), § 129b StGB (kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),

b) § 89c des StGB (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des StGB zu begehen,

c) § 261 StGB (Geldwäsche, Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte),

d) § 263 StGB (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,

e) § 264 StGB (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,

f) § 299 des StGB (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr),

g) § 108e des StGB (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern),

h) den §§ 333 und 334 des StGB (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des StGB (Ausländische und internationale Bedienstete),

i) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder

j) den §§ 232 und 233 des StGB (Menschenhandel) oder § 233a des StGB (Förderung des Menschenhandels).

k) Einer Verurteilung oder der Festsetzung einer Geldbuße im Sinne des Vorgenannten stehen eine Verurteilung oder die Festsetzung einer Geldbuße nach den vergleichbaren Vorschriften anderer Staaten gleich.

2. Der Nachunternehmer/Dritte erklärt zudem, dass

a) sein Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht nachweislich gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat,

b) sein Unternehmen nicht zahlungsunfähig ist, über das Vermögen seines Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt


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oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht mangels Masse abgelehnt worden ist, sich sein Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat, falls ein rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan vorliegt, wird dieser dem Angebot beigefügt,

c) sein Unternehmen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird,

d) sein Unternehmen keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken,

e) sein Unternehmen nicht eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat,

f) sein Unternehmen in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien zu keinem Zeitpunkt eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, oder

g) sein Unternehmen zu keinem Zeitpunkt versucht hat, die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen oder vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die es unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte, oder fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt hat, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten, oder versucht hat, solche Informationen zu übermitteln.

h) sein Unternehmen keinen Verstoß gegen die Regelungen des Arbeitnehmerentsendegesetzes, des Aufenthaltsgesetzes, des Mindestlohngesetzes und des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes begangen hat.

3. Der Nachunternehmer/Dritte erklärt zudem, dass

a) er die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung selbst erfüllt ODER durch Dritte, wobei er dies auf einem Beiblatt erläutert, falls er diese Voraussetzungen nicht selbst erfüllt,

b) er Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers und der Vergabestelle keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat,

c) er unverzüglich weitere gewünschte Angaben machen bzw. Nachweise vorlegen wird, falls der Auftraggeber Rückfragen oder weiteren Klärungsbedarf, insbesondere zu meiner/unserer Eignung, äußert oder Erläuterungen oder Nachweise wünscht (z. B. die Bescheinigung eines Sozialversicherungsträgers, einen Gewerbezentralregister- oder Handelsregisterauszug oder eine Bankerklärung),

d) er über eine gültige Haftpflichtversicherung verfügt, wonach der Nachunternehmer/Dritte sowie seine Nachunternehmer in angemessener Höhe versichert ist/sind ODER er hiermit verbindlich zusichert, dass er im Falle der Beauftragung eine entsprechende Erhöhung der genannten Haftungssummen bzw. der Abschluss einer entsprechenden Versicherung vornimmt,


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e) er nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpflichtet ist ODER er in einem Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist, und zwar unter der Nummer

bei folgendem Register (Bezeichnung, Ort):

und

f) er den Auftraggeber unverzüglich informiere(n) und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen sowie ggf. Nachweise abgeben werde(n), falls sich während des weiteren Verfahrens (vor oder nach Angebotsabgabe) Änderungen an den von ihm vorstehend erklärten Sachverhalten oder anderen für ihn erkennbar relevanten Voraussetzungen für eine Zuschlagserteilung ergeben.

Hinweise des Auftraggebers:

- Sofern der Nachunternehmer/Dritte in der Vergangenheit Verstöße gegen Vorschriften begangen hat, die insbesondere gegen die Gesetzestreue und Zuverlässigkeit sprechen, mittlerweile jedoch geeignete Maßnahmen zur sog. Selbstreinigung im Sinne des § 125 GWB getroffen hat, so sind die Nachweise gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

- Sind zu dem jeweiligen Punkt keine Erklärungen/Nachweise in dem vorgegebenen Feld bzw. auf einem Beiblatt beigefügt, gilt jeweils die Erklärung bis zum Wort „ODER“ (in Großbuchstaben) als abgegeben.

V. Angaben des Nachunternehmers/Dritten zum Umsatz und zur Anzahl der Beschäftigten

1. Angaben zum Umsatz

Jahr Umsatz in EUR

2014

2015

2016

Der Nachunternehmer/Dritte verpflichtet sich, auf Anforderung des Auftraggebers unverzüglich Bilanzen oder Bilanzauszüge für die beiden letzten Geschäftsjahre vorzulegen, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist.


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Der Nachunternehmer/Dritte macht folgende Angaben zur Dauer des jeweiligen Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch), für das die vorstehenden Angaben gemacht wurden, sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2014):

2. Angaben zur Anzahl der Beschäftigten

Jahr Anzahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten

2014

2015

2016

VI. Erklärung des Nachunternehmers/Dritten zur Fachkunde und fachlichen LeistungsfähigkeitHierzu gibt der Nachunternehmer/Dritte Referenzen gleicher Größenordnung und Komplexität an, mit gleichen Angaben wie vorstehend zum Auftraggeber gefordert. Diese werden unter den Referenzen des oben genannten Bieters aufgeführt.

VII. Erklärung des Nachunternehmers/Dritten zur HaftungSoweit der oben genannte Bieter im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit die Kapazitäten des Nachunternehmers/Dritten in Anspruch nimmt, haftet dieser gegenüber dem Auftraggeber, den Bezirkskliniken Mittelfranken, im Falle der Auftragserteilung an den vorstehend genannten Bieter mit diesem gemeinsam für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfangs seiner Inanspruchnahme.


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VIII. Erklärung des Nachunternehmers/Dritten zur Bereitstellung der erforderlichen Mittel an den Hauptunternehmer im Falle der ZuschlagserteilungHiermit erkläre ich, dass ich dem Bieter im Falle der Zuschlagserteilung die erforderlichen Kapazitäten als Nachunternehmer für die in Ziff. III beschriebene Leistung zur Verfügung stellen werde. Ich bin ausreichend über den Auftrag und den Zeitplan für die Ausführung des Auftrages durch den Bieter in Kenntnis gesetzt worden.

IX. Unterschrift des Nachunternehmers/Dritten für die vorstehende Erklärung

_________________________ ________________________Ort, Datum Unterschrift, ggf. Firmenstempel

________________________Name des Unterschreibenden in Druckschrift


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Teil E: Anforderungsliste (Lastenheft) (Anlage 2 zum Vertrag)

Teil des vorliegenden Lastenhefts sind auch die Anhänge 1 und 2 zu diesem Teil E im Format EXCEL. Dies ist vom Bieter auszufüllen und gleichermaßen Vertragsbestandteil.

Weiterhin ist von dem Bieter auf eigener Vorlage ein Pflichtenheft zu erstellen und im Angebot beizufügen, in dem die Umsetzung der Anforderungen dieses Lastenhefts (WORD-Teil und EXCEL-Anhänge) nachvollziehbar darzustellen ist. Dies wird gleichermaßen Vertragsbestandteil.

Die Vorgaben dieser Anlage 2 sowie insbesondere der Anhänge dazu sind durchgängig funktional zu verstehen. Wenn und soweit also die nachstehenden Vorgaben zu bestimmten technischen Lösungen für eine bestimmte Thematik vorzusehen sind, so kann für die jeweilige Thematik auch eine andere technische Lösung angeboten werden. Diese ist sodann in dem Angebot im Hinblick auf die Realisierung der erforderlichen Funktionalität zu beschreiben.

I. Über die Bezirkskliniken Mittelfranken

1. Allgemeine Informationen über die Bezirkskliniken Mittelfranken

Die Bezirkskliniken Mittelfranken sind ein selbstständiges Unternehmen des Bezirks Mittelfranken in der Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts. Das Kommunalunternehmen hat seinen Sitz in Ansbach. Die Organe des Kommunalunternehmens sind der Verwaltungsrat und der Vorstand.

Als eines der größten Klinikunternehmen der Region stehen die Bezirkskliniken Mittelfranken für ein qualitativ hochwertiges Versorgungsspektrum in den Bereichen der Psychiatrie, Psychotherapie, Psychosomatik sowie Neurologie und der Geriatrischen Rehabilitation. Sie haben den Versorgungsauftrag für Menschen mit psychischen und neurologischen Erkrankungen aus ganz Mittelfranken.

In acht Kliniken und zwei Heimen kümmern sich rund 3.000 Beschäftigte pro Jahr um rund 19.000 teilstationäre und stationäre sowie um etwa 31.000 ambulante Patienten. Alle Einrichtungen verfügen gemeinsam über ca. 1.700 Betten und Behandlungsplätze. Ergänzend bieten zwei soziotherapeutische Wohnheime in Ansbach und Uttenreuth Platz für ca. 95 Bewohnerinnen und Bewohner.


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Jedes Jahr werden rund 55 neue Auszubildende in der Krankenpflege und anderen Berufen dazu gewonnen. Jährlich erwirtschaften die Bezirkskliniken einen Umsatz von rund 180 Millionen Euro.

Das Klinikunternehmen hat folgende Einrichtungen:

- Bezirksklinikum Ansbach

o Klinik für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik

o Klinik für Psychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie des Kindes- und Jugendalters

o Klinik für Geriatrische Rehabilitation

o Klinik für Forensische Psychiatrie

o Berufsfachschule für Gesundheits- und Krankenpflege

- Klinikum am Europakanal Erlangen

o Klinik für Psychiatrie, Sucht, Psychotherapie und Psychosomatik

o Zentrum für Neurologie und Neurologische Rehabilitation

o Klinik für Forensische Psychiatrie

o Berufsfachschule für Gesundheits- und Krankenpflege

- Frankenalb-Klinik Engelthal

o Klinik für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik

o Substitutionsambulanz SubstAnz Nürnberg

o Psych. Tagesklinik und Institutsambulanz Fürth

o Psych. Tagesklinik und Institutsambulanz Neustadt a. d. Aisch

o Psych. Tagesklinik und Institutsambulanz Weißenburg

o Soziotherapeutisches Wohnheim Ansbach

o Soziotherapeutisches Wohnheim Eggenhof


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Darüber hinaus erweitern die Bezirkskliniken Mittelfranken in den nächsten Jahren ihr wohnortnahes Versorgungsangebot durch den strategischen Ausbau in Treuchtlingen (Umwandlung der Stadtklinik Treuchtlingen in eine Fachklinik für Psychosomatik), die Erweiterung des Standortes Fürth um eine psychiatrische Fachklinik und eine neue Tagesklinik in Roth.

Zu dem Klinikunternehmen gehören derzeit folgende Tochtergesellschaften:

- Bezirkskliniken Mittelfranken Service-GmbH (Dienstleistungen im Bereich Reinigung der Einrichtungen)

- Mosaik-GmbH (integratives Unternehmen, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit und ohne Behinderung arbeiten; u.a. Betrieb von Kiosk im Bezirksrathaus und Café im Therapiezentrum des Bezirksklinikums Ansbach)

2. Hintergrund der Ausschreibung und grundlegende Anforderungen

Der Leistungsumfang der im Einsatz befindlichen Produkte der Agfa HealthCare GmbH (E+S Rechnungswesen mit E+S Finanzbuchhaltung, ORBIS-Anlagenbuchhaltung sowie ORBIS-Kostenrechnung/Controlling) entspricht nicht mehr den Anforderungen der kaufmännischen Bereiche, so dass die Bezirkskliniken Mittelfranken für 2018 die Einführung eines neuen ERP-Systems vorsehen.

Derzeit gibt es drei Datenbanken (separate Mandanten) mit elf zu bilanzierenden Einheiten (hier: Buchungskreise). Die Datenbanken können untereinander nicht kommunizieren (siehe Abbildung 1). Diese Mandantenstruktur entspricht auch der Krankenhausinformations-system- (KIS-) Struktur von ORBIS.


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ab 2018 ab 2019

Krankenhaus Krankenhaus Krankenhaus in der in der in der in der Datenbank Datenbank Datenbank Datenbank

Forensisches KH

Forensisches KH

von Ansbach von Ansbach von Ansbach von Ansbach

Wohnheim Ansbach

Wonheim Eggenhof

ZFM

Unternehmens-leitung

Neu 1 (ab 2017)

Neu 2 (ab 2017)

Datenbank Ansbach

Datenbank Erlangen

Datenbank Engelthal

Neuer Träger Neuer Träger

2. JA (SKR 03): Service-

GmbH

3. JA (SKR 03): Mosaik-

GmbH

4. JA (SKR 03/45?): z.B. Stiftung I

5. JA (SKR03/45?): z.B.

Stiftung II

1. Jahresabschluss (KHBV): Kommunalunternehmen Bezirkskliniken Mittelfranken

Umsatzsteuerliche Organschaft / Konzern Bezirkskliniken Mittelfranken (derzeit wird noch kein Konzernabschluss erstellt)

Für die Aufnahme neuer Bereiche wie z. B. Stiftungen, gibt es keine EDV-gestützte Lösung hinsichtlich Mandanteneinrichtung und -Integration.

Für die Tochtergesellschaften (Bezirkskliniken Mittelfranken Service-GmbH und Mosaik-GmbH) ist der SKR 03 maßgeblich.

Alle anderen Bereiche werden KHBV-konform abgebildet.

Eine einheitliche Stammdatenpflege für alle Datenbanken ist nicht möglich. Stammdaten müssen folglich neunmal in jedem separaten Buchungskreis gepflegt werden.

Sachkonten, Kostenarten, Kostenstellen und Kreditoren sind datenbankübergreifend einheitlich gepflegt; für die Debitoren gibt es pro Datenbank teilweise unterschiedliche Bezeichnungen. Daher muss von den drei KIS-Datenbanken ggf. ein Mapping innerhalb der Schnittstelle erfolgen.

Verrechnungen von buchungskreisübergreifenden Overheadkosten erfolgen manuell und eine konsolidierte Jahresabschlussdarstellung kann lediglich in einem externen Auswertungstool (eisTIK Datawarehouse von KMS) erzeugt werden.


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Datenbankübergreifende bzw. buchungskreisübergreifende Buchungen und Auswertungen sind nicht möglich und stellen insbesondere für folgende Bereiche eine Barriere dar:

- Konsolidierung

- Umsatzsteuerverprobung

- Bankverbuchung

- Umlageberechnung

- Zentraler Einkauf / Einkauf über das Zentrale Facilitymanagement (ZFM)

- Bewegungen vom Anlagevermögen zwischen den Buchungskreisen

- Fördermittelverteilung und –neutralisierung

- Zentrale Dienstleistungen des ZFM bzw. der Unternehmensleitung

- Personaldaten (Gehaltsverbuchung in der Finanzbuchhaltung, Vollkräftestatistik im Data Warehouse eisTIK von KMS, Statistik aus TIMEOFFICE von CSG)

Für die Erstellung des Berichtswesens und die wiederkehrende Ermittlung bestimmter Kennzahlen muss auf verschiedene Datenbanken zurückgegriffen werden. Dies führt dazu, dass eine Bearbeitung der Daten durch Export in Microsoft Excel notwendig wird und die Zusammenfassung von Datenquellen (z.B. FiBu, AKDB für Personal) zeitverzögert erfolgt. Sämtliche Berichte und Auswertungen für die Bereiche Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Planung und Controlling werden derzeit in eisTIK von KMS erstellt.

Zudem gestaltet sich die Einrichtung neuer (externer) Schnittstellen als sehr aufwändig. Beispielsweise werden Leistungen externer Dienstleister (insbesondere Konsiliar-Leistungen) zurzeit manuell im System erfasst.

3. Weitere Anforderungen an die zukünftige ERP-Struktur

Die zukünftige ERP-Struktur muss eine einheitliche Lösung für alle beteiligten Bereiche schaffen. Neben den allgemeinen und spezifischen Anforderungen an ein neues ERP-System ist die Anbindung an bestehende und zukünftige Systeme sowie die Übernahme von Altdaten aus dem derzeitigen ERP-System vom Auftragnehmer sicherzustellen.


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4. Weitere Anforderungen an das zukünftige ERP-System

Neben den in diesem Lastenheft einschl. Anhang beschriebenen Kriterien werden folgende wesentliche Anforderungen an die vom Auftragnehmer zu erbringende Leistung gestellt.

Die ERP-Software muss Multi-Mandanten-fähig sein. Innerhalb eines Mandanten müssen mindestens zwei Hierarchien abbildbar sein, das heißt, dass innerhalb eines Mandanten mehrere bilanzierende Einheiten (hier: Buchungskreise) abbildbar sein müssen, die wiederum in Geschäftsbereiche (Nomenklatur je nach System unterschiedlich) untergliederbar sein müssen (siehe nachfolgende Abbildung). Geschäftsbereiche müssen separat ausgewertet werden können.

ab 2018 ab 2019

Krankenhaus Ansbach

Krankenhaus Erlangen

Krankenhaus Engelthal

Forensisches KH Ansbach

Forensisches KH Erlangen

Unternehmens-leitung

Wohnheim Ansbach

Wonheim Eggenhof ZFM

Neu 1 (ab 2017)

Neu 2 (ab 2017)

Umsatzsteuerliche Organschaft / Konzern Bezirkskliniken Mittelfranken (demnächst wird noch kein Konzernabschluss erstellt)

Neuer Träger Neuer Träger

1. Jahresabschluss (KHBV): Kommunalunternehmen Bezirkskliniken Mittelfranken

2. JA (SKR 03): Service-

GmbH

3. JA (SKR 03): Mosaik-

GmbH

4. JA (SKR 03/45?): z.B. Stiftung I

5. JA (SKR03/45?): z.B. Stiftung II

In diesem Zusammenhang ist insbesondere die Erfüllung folgender Punkte durch den Auftragnehmer sicherzustellen:

- Automatische Übernahme von Änderungen der Stammdaten einheitlich für ausgewählte bilanzierende Einheiten

- Komfortables und schnelles Umschalten zwischen den bilanzierenden Einheiten

- Unproblematische Erweiterung der bestehenden Strukturen um Einrichtungen (Mandanten), bilanzierende Einheiten und Geschäftsfelder

- Komfortable Lösung für

o Umlageverteilung

o Konsolidierung, Prüfung von Teilabschlüssen


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o Abstimmung von Schnittstellen

Die Fokusbereiche Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Planung sowie Berichtswesen sind zu vereinheitlichen und mit dem ERP-System abzudecken. Neben einer hohen Qualität der Monats- und Jahresabschlüsse müssen auch die Compliance in Hinblick auf steuerliche und handelsrechtliche Vorschriften sowie Vorgaben der externen Kostenträger, Banken und externen Dritten sichergestellt werden.

Für den internen Gebrauch ist im nächsten Schritt nach der Einführung einer neuen ERP-Umgebung eine Einführung der fallbezogenen Kostenträgerrechnung im Unternehmen geplant. Der Auftragnehmer muss daher sicherstellen, dass sowohl die Finanzbuchhaltung als auch das Controlling gleich ab dem ersten Tag im Grundsatz kostenträgerrechnungsfähig sind.

Teil des vom Auftragnehmer zu konzipierendenneuen ERP-Systems ist die Schaffung eines Workflow-Managements für ERP-gestützte Prozesse. Ziele sind die Automatisierung von Prozessschritten, die Standardisierung der unternehmensweiten Finanzprozesse sowie die Sicherstellung der Einhaltung festgelegter Prozesse durch ERP-Workflows.

Der Auftragnehmer muss automatisierte Plausibilitätskontrollen einrichten, sowohl um bisher in Microsoft Excel / Microsoft Word ausgeführte Tätigkeiten abzulösen als auch die Sicherzeit sowie Compliance zu erhöhen.

Aufgabe der Leistung des Auftragnehmers ist es, nicht nur die qualitativen (z. B. buchungskreisübergreifende Auswertungen), sondern auch die quantitativen Auswertungsmöglichkeiten (z. B. automatisierte Berichterstellung, Wegfall der Zusammenfassung von verschiedenen Datenquellen in eisTIK von KMS mit anschließendem Export in Microsoft Excel) zu verbessern.

Der Auftragnehmer muss ein Management Cockpit einrichten, das automatisiert mit den Daten aus dem ERP-System bespielt wird sowie zeitnahe und personalisierte Auskünfte für Entscheidungsträger ermöglicht.

5. Schnittstellen bzw. Kompatibilität des zukünftigen ERP-Systems

In der folgenden Tabelle sind im Einsatz befindlichen Schnittstellen genannt, die vom Auftragnehmer anzubinden sind. Das zukünftige ERP-System muss in der Lage sein, die erforderlichen Dateninhalte zwischen den Programmen zu übertragen bzw. zu empfangen. Art und Format der Datenübertragung sind dabei nicht verpflichtend vorgegeben. Sollte der Auftragnehmer eine andere Art der Datenübertragung


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anbieten, muss jedoch mindestens nachvollziehbar gewährleistet sein, dass die genannten Inhalte übertragen werden können.

Arten der Schnittstellen

Arten der Datenübertragung

Format der zu übertragenden Daten

Inhalte der zu übertragenden Daten

ORBIS KIS

bidirektional Systemstandard (Datenbank/HL7)

z.B. Patientenstammdaten, Patientenabrechnung inkl. Zuzahlung, 301-Avise, Patientengelder, Debitoren, Kreditoren, Sachkonten, Kontendefinitionen, Kontierungsrichtlinien, Kontensperrungen

Personal-abrechnung PWS von AKDB

unidirektional AKDB Standard Gehaltsbuchungen / Aufwand

Personal-abrechnung von DATEV (LODAS-Modul)

Unidirektional LODAS Auswertung 86: Buchungsbeleg ASCII-Import; csv-Datei

DATEV-/LODAS Standard

Leistungsabrechnung vfm von Loy+Hutz

bidirektional, z. B. Rückmeldung von definierten Anlagegütern an vfm und Import von Abrechnungsdaten

xml Stammdatenexport von Anlagegütern nach definierten Filtern

Import von Aufwandsbuchungen aus Leistungen

Bauprojekt-control-ling COOR

uni- und bidirektional (vorgesehen, noch nicht eingerichtet)

xml oder „Datenbankdirekt“

Übergabe von Kreditorenstammdaten und Buchungsdaten auf Baukonten

Freigabe von Zahlungen

Management-informati

unidirektional direkter Datenbankzugriff mit eigenem

nach Anforderung des Controllings


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ons-System eisTIK von KMS

Datenbank-Benutzer

DMS roXtra von Rossmanith GmbH

bidirektional Systemstandard (PDF, Bilddateien)

nicht relevant

Microsoft Excel

unidirektional xlsx Exportmöglichkeit der angezeigten Datentabellen/ Auswertungen

Darüber hinaus planen die Bezirksklinken Mittelfranken die Implementierung eines elektronischen Rechnungseingangssystems. Eine Integration in das neue ERP-System muss vom Auftragnehmer sichergestellt werden.

Auch die Möglichkeit einer späteren Anbindung eines Business Intelligence-Systems an das zukünftige ERP-System muss vom Auftragnehmer in Form entsprechender Schnittstellen und ggf. weiterer erforderlicher Systembestandteile sichergestellt werden.

6. Altdatenmigration

Folgende Anforderungen werden an die Migration von Altdaten aus den abzulösenden Systemen durch den Auftragnehmer gestellt.

Finanz- und Rechnungswesen:

- Übernahme aller Details aus dem laufenden Jahr inkl. offener Posten, so dass die Generierung der Anfangsbestände zum Umstellungszeitpunkt und der fortlaufende Betrieb gewährleistet sind

- Übernahme der monatlichen Salden pro Kostenart und Kostenstelle für die Jahre 2016 und 2017 mit dem Ziel, vergleichbare Daten über einen Zeitraum von drei Jahren in der Gewinn- und Verlustrechnung darstellen zu können

Kostenrechnung:

- Übernahme der Kostenarten- und Kostenstellenhierarchien (strukturelle Übernahme)

Anlagenbuchhaltung:


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- Übernahme aller nötigen Details zur ordnungsgemäßen Weiterführung des Anlagevermögens im neuen ERP-System:

o Anlagegüter

o historische Anschaffungswerte (Anlagenhistorie)

o Standorte

o Anlagegruppen

o Finanzierungsschlüssel

o Kostenstellen und Konten

o Verknüpfung bestimmter Förderschlüssel zu entsprechenden Bilanzpositionen: Ausgleichsposten und Sonderposten in der nach KHBV vorgegebenen Gliederung


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Teil F: Preisblatt (Anlage 3 zum Vertrag)Die Preise müssen alle Nebenkosten beinhalten, soweit nicht ausdrücklich anders zugelassen. Alle Kosten, auch die Kosten von Nachunternehmern und Dritten (insbesondere Drittanbietern), die für eine vollständige Leistung erforderlich sind und nach dem Konzept des Bieters einzusetzen sind, müssen vollständig enthalten sein.

Die Aufführung von Einzelpreisen stellt die gesamthafte Leistung und die Gesamtverantwortung des Auftragnehmers nicht in Frage.

Hinweise des Auftraggebers zum Ausfüllen der nachfolgenden Tabelle:

- Bitte achten Sie darauf, alle vorgegebenen hellgrauen Felder auszufüllen.

- Bitte tragen Sie nur Zahlen als EUR-Beträge brutto (einschl. Mehrwertsteuer) ein.

- Bitte achten Sie darauf, dass die Multiplikation eines vorgegebenen Mengengerüsts in der Spalte „Gegenstand“ mit dem von Ihnen angegeben Einzelpreis den von Ihnen angegebenen Gesamtpreis ergibt. Hier muss die Multiplikation von Einzelpreis und vorgegebenem Mengengerüst den Gesamtpreis ergeben.

- Sind nicht alle Felder ausgefüllt oder sind Ihre Angaben nicht eindeutig, kann Ihr Angebot wegen fehlenden Preisangaben nicht gewertet werden.


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I. Projekt- / Investitionskosten (einmalig)

1. Erstellung Fach- und Feinkonzept zur Abnahme

Anzahl Einheit(z.B. Stück, Manntage)

Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung

Summe Leistungen Fach- und Feinkonzept zur Abnahme

2. Software/Lizenzen


Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung

Basislizenzen

Weitere Lizenzen

Weitere Software-Komponenten

Schnittstellen


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Summe Software/Lizenzen

3. Dienstleistungen für Softwareimplementierung


Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung

Summe Dienstleistungen für Softwareimplementierung

4. Dienstleistungen für Schnittstellenimplementierung


Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung

Summe Dienstleistungen für Schnittstellenimplementierung

5. Schulung (Konzeption und Durchführung vor Ort)


Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung

Summe Schulung


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6. Nebenkosten inkl. Fahrtkosten


Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung

Summe Nebenkosten inkl. Fahrtkosten

Summe Projekt-/Investitionskosten (Ziff. I 1.-6.):

II. Service und Wartung für Software für die ersten 5 Jahre


Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung

Service und Wartung im 1. Jahr für Software

Service und Wartung im 2. Jahr für Software

Service und Wartung ab 3. bis 5. Jahr für Software

Summe Service und Wartung Software 5 Jahre

Summe Service- und Wartungskosten (II.):


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III. Weitere Kosten auf Anforderung und nach Bedarf

1. Dienstleistungs-Manntag inkl. Nebenkosten und Spesen außer Fahrtkosten

(Anzahl ist unverbindliche Prognose)

Anzahl Einheit:Stundensatz

Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung

160 h an 20 Tagen (ohne Anreise)

40 h an 5 einzelnen Tagen beim Auftraggeber

40 h an 5 zusammenhängenden Tagen beim Auftraggeber

Summe pro DL-Stunden inkl. Nebenkosten

2. Fahrtkosten für weitere Dienstleistungstage

Anzahl Einheit: Pauschale pro An- und Abreise

Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung

5 Einzeltage beim Auftraggeber

5 zusammenhängende Tage beim Auftraggeber

Summe Fahrtkosten

3. Bedarfsweise weitere Kosten

Anzahl Einheit Einzelpreis brutto

Gesamtpreis brutto

Ggf. Bemerkung


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Summe weitere Kosten

Summe weitere Kosten auf Anforderung (III.1.-3.):

IV. Fiktiver Brutto-Gesamtpreis

Gesamtkosten aus Ziff. I. bis III.


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Teil G: Formblatt Erklärung zu Verhandlungspunkten

Der Bieter wünscht Erklärungen zu folgenden Verhandlungspunkten (genaue Benennung, also nicht „Vertrag“ oder „Lastenheft“, sondern genaue Ziffer/Satz bzw. Untergliederungspunkt. Andernfalls ist eine sachgerechte Berücksichtigung in den Verhandlungen nicht möglich.

Lfd.

Nr.

Benennung des Verhandlungsthemas sowie Gliederungspunkt in den Vergabeunterlagen

Begründung für Verhandlungswunsch und Erläuterungen der Auswirkungen

Bewertung der finanziellen Auswirkungen (in Euro gegenüber Angabe im Preisblatt)

(für weitere Verhandlungspunkte bitte ergänzende Blätter verwenden, Nummerierung fortführen)


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Teil H: Unterschrift(en) für das gesamte Angebot (Anlage 5 zum Vertrag)

Hinweis: Wird das Angebot nicht an dieser Stelle unterschrieben, gilt es als nicht abgegeben. Die Unterschrift gilt im Zweifel für alle mit dieser Unterlage eingereichten Bestandteile des Angebots. Der Bieter bestätigt damit gleichzeitig die Geltung möglicherweise nicht eingereichter Teile der Vergabeunterlagen.

__________________________________________________________________Name des Bieters / ersten Mitglieds der Bietergemeinschaft

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Ort, Datum, Unterschrift

Stempel, Unterschrift

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Name des Unterschreibenden in Druckschrift


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(ggf. ergänzen)

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Documents

· Web view§ 9. Einsatz von ... (Nomenklatur je nach System unterschiedlich ... sowohl um bisher in Microsoft Excel / Microsoft Word ausgeführte Tätigkeiten abzulösen als